1. Collecte d'informations au moyen de formulaires et de supports électroniques
2. Principes généraux de la collecte d'informations
3. Collecte des données au moyen de formulaires par thème
4. Divers
1. Collecte d'informations au moyen de formulaires et de supports électroniques
Depuis quelques années, l'Office tient en permanence un inventaire de toutes les données indispensables pour payer les allocations familiales. Conformément aux dispositions du contrat d'administration, les directives concernant les méthodes et les modalités de collecte de ces données sont évaluées et actualisées chaque année.
Les caisses d'allocations familiales et les autres organismes de paiement des allocations familiales trouveront dès lors ci-après les nouvelles règles applicables à partir du 1er mars 2014.
2. Principes généraux de la collecte d'informations
Les contacts avec l'assuré social se situent sous le signe de la collecte des données et de la communication d'informations correctes et complètes. L'objectif général de la collecte de données consiste à payer les allocations familiales rapidement et correctement, en conformité avec la Charte:
(a) en élaborant des flux de données électroniques et en interrogeant ainsi le moins possible l'assuré social, grâce à une adaptation et un remplacement des formulaires par des données électroniques ;
(b) en consultant les banques de données.
Les caisses d'allocations familiales doivent veiller à mettre, "en temps réel ", les paiements en concordance avec les flux de données électroniques reçus concernant les données personnelles légales et professionnelles.
2.1. Collecte unique d'informations: ne demander les données indispensables qu'une seule fois
2.1.1. Principes généraux
1. Il ne faut demander que les données personnelles qui sont indispensables en vue du traitement correct et ponctuel du dossier. La collecte des données par la voie électronique ou par consultation de banques de données doit être justifiée et correspondre aux attentes du citoyen. Seules les données personnelles nécessaires à l'établissement du droit et au paiement des allocations familiales (par ex. la composition du ménage) peuvent être consultées.
L'usage impropre des données à d'autres fins peut faire l'objet de poursuites.
2. La collecte d'informations ne peut être excessive: il n'est pas permis de demander trop de données ni trop souvent.
3. Les données (collecte unique) sont demandées, de préférence par les canaux électroniques, le plus possible à la "source authentique" ; elles ne peuvent être demandées à l'assuré social au moyen d'un formulaire que si elles ne peuvent être obtenues par des canaux électroniques. Une source authentique est une base données qui est légalement ou réglementairement tenue de rassembler des données fiables, de les gérer et de les mettre à la disposition de tiers qui doivent obligatoirement utiliser ces données.
Exemple
Type de données |
Source authentique |
Données d'identification des entreprises |
Banque-carrefour des entreprises
(répertoire des employeurs) |
Données d'identification des citoyens |
Registre national des personnes physiques
Registre de la Banque-carrefour de la sécurité sociale |
Données sociales à caractère personnel |
Bases de données gérées par les institutions de sécurité sociale (dont l'ONSS) |
Exceptions
Certaines informations sur lesquelles le paiement des allocations familiales est basé et pour lesquelles il n'existe pas encore de source électronique " authentique" doivent encore être confirmées au moyen d'un formulaire, d'une attestation ou d'une déclaration.
Aperçu des données
Nature de l'information |
Mode de preuve |
1 |
Mise à la retraite de l'attributaire/pension de survie |
Attestation du service des pensions
(notamment brevet de pension) |
2 |
Détention |
Attestation du SPF Justice (adresse dans les tableaux en annexe) |
3 |
Placement dans une institution/famille |
Attestation/formulaire P3a / P3b / disposition du juge (voir thème n°8)
Vérifier si l'enfant reste dans la famille après la majorité. Si aucun message électronique (mail-box) de radiation n'est reçu à l'adresse de la famille d'accueil, on peut le supposer. |
4 |
Formation d'un "ménage de fait"
Conséquences positives (voir thème n° 11)
e.a. détermination du rang
Conséquences négatives (voir thème n° 11)
Former/ne pas former un "ménage de fait" (réfutation de la présomption) |
Registre national ou document officiel + déclaration des partenaires sur le formulaire J des partenaires
Registre national ou document officiel/autres documents +déclaration sur le formulaire J des partenaires / enquête sociale (contrôle domicile) |
5 |
Abandon de l'orphelin par le parent survivant |
Formulaire P16com
(voir tableaux en annexe) |
6 |
Disparition ou enlèvement de l'enfant ; l'attributaire a "abandonné" sa famille |
Déclaration des services judiciaires, administratifs ou de police |
7 |
Règles concernant l'autorité parentale (garde alternée et co-parenté) |
Jugement/arrêt/décision
(voir thème n° 9) |
8 |
Hébergement alterné de durée égale d'enfants majeurs (conséquence du régime de coparenté) |
Déclaration des deux parents (formulaire Mod. L) |
9 |
Aide du CPAS (revenu d'intégration + autre aide) |
Attestation/déclaration, si aucun flux |
10 |
Demande de versement sur un compte |
Formulaire mod. W |
11 |
Dans la Communauté flamande ou germanophone:
L'enseignement pour adultes, les cours du soir, l'enseignement de promotion sociale, l'enseignement privé, le contrat d'apprentissage, les stages (formation de chef d'entreprise ou pour être nommé à une charge), date de remise du mémoire de fin d'études, stage pour être nommé à une charge (notaire, huissier de justice...)
Dans la Communauté française :
L'enseignement suivi, le contrat d'apprentissage, les stages (formation de chef d'entreprise ou pour être nommé à une charge), date de remise du mémoire de fin d'études, stage pour être nommé à une charge (notaire, huissier de justice...) |
Attestation D062/formulaire P7/déclaration sur module de thèse_1/_2
Formulaire P7
|
12 |
Preuve d'un handicap ou d'une affection |
Attestation/Handichild |
13 |
Faits juridiques à l'étranger (naissance, décès, adoption...) |
Attestations/déclarations |
14 |
Cohabitation légale |
Déclaration |
15 |
Revenu de l’attributaire, du partenaire,de l’étudiant stagiaire, de la formation en alternance, de l’apprentissage sur le lieu de travail, de l’apprenti, de la formation en entreprise |
Déclaration sur le formulaire (notamment comme travailleur indépendant - voir thème n° 4) |
16 |
Chômeur sanctionné |
Décision de sanction (ONEM)
Déclaration |
17 |
Allocation de naissance |
Attestation de naissance/inscription dans les registres de la population |
18 |
Allocataire illégal |
Déclaration |
19 |
Contrats FPI (mise au travail des chômeurs) |
Services régionaux de l'emploi |
20 |
Le rang de l'enfant |
Formulaire Yter |
2.1.2. Débiteurs
On a demandé aux caisses d'allocations familiales de ne jamais mettre fin à l’intégration dans le Cadastre des débiteurs (attributaire et allocataire) d’allocations familiales payées indûment tant que la dette n’est pas entièrement payée (cf. CO 1363 du 9 novembre 2006). Il faut que l’allocataire reste intégré, ainsi que l’attributaire (996/52bis du 13 mai 2011).
2.1.3. Collecte unique et réutilisation de l'information
Les données (sociales à caractère personnel) ne sont demandées qu’une seule fois ; dès qu’elles sont en possession d’un organisme d’allocations familiales, elles sont stockées, gérées et actualisées et sont mises à la disposition des autres utilisateurs dans le secteur, par le biais du Cadastre ou du brevet d’attributaire.
Elles ne doivent pas être disponibles activement plus longtemps que nécessaire pour l’application de la législation des allocations familiales, compte tenu des délais de prescription légaux.
2.1.4. Conservation des informations qui ne sont plus actuelles
Les données qui ne sont plus utilisées pour l'octroi des allocations familiales doivent être archivées. Elles ne doivent plus être consultables directement, mais elles sont enregistrées dans les archives ou stockées sur des supports électroniques à l'Office (cf. circulaire de l'Office, CO 1380 du 23 décembre 2009). Des précisions ont été fournies dans la lettre circulaire 997/52bis du 13 mai 2011 et 997/75 du 14 avril 2011.
2.2. Conséquences de la collecte unique des informations
2.2.1. Examiner le droit d'office ou attendre une demande ?
L'Office pose comme principe général que les droits aux allocations familiales soient examinés au maximum de la propre initiative de la caisse d'allocations familiales et établis dans le cadre de l'examen automatique du droit. Lors de l'établissement de droits pour lesquels on fait encore appel à l'assuré social, il est important que l'information électronique disponible soit néanmoins utilisée au maximum (par ex. les données DMFA concernant le volume de travail peuvent être un indice pour le revenu dans le cadre de l' examen d'un supplément).
La caisse d'allocations familiales doit faire le nécessaire pour obtenir automatiquement l'information sur les droits potentiels qui ne peuvent pas encore être exercés automatiquement. Pour y parvenir, les acteurs exacts doivent être intégrés dans le Cadastre des allocations familiales avec le code de rôle adéquat et les flux d'informations qui en découlent doivent être traités de manière effective et efficiente.
Pour ce qui est de l'intégration des conjoints ou partenaires en vue de l'octroi des suppléments sociaux, on se reportera à la circulaire de l'Office, CO 1377 du 8 décembre 2008.
Statut de "quatrième acteur" : aperçu des intégrations dans le Cadastre |
Toujours intégrer avec le code 106 (allocataire = code 103) |
Tous les attributaires prioritaires potentiels ("quatrièmes" acteurs : cf. les schémas en annexe). |
Situation |
Acteurs avec code 103/106 |
Cession du droit à un attributaire qui appartient au groupe principal d'allocataires |
L'attributaire prioritaire au sens de l'article 64 LC, qui a cédé le droit |
Application de la dérogation générale sur la base de la CM 599 |
L'attributaire prioritaire au sens de l'article 64 LC |
Cession du droit à un attributaire qui n'appartient pas au groupe d'allocataires principal |
L'attributaire prioritaire au sens de l'article 64 LC, qui n'a pas cédé le droit et les attributaires prioritaires potentiels dans le ménage de l'enfant |
But |
Acteurs avec code 105 |
Examen automatique du droit aux allocations familiales d'orphelins |
L'autre parent (adoptant) de l'enfant qui n'est pas encore intégré avec un autre code. Ceci s'applique également à l'orphelin qui n'est pas élevé par le parent survivant, même s'il a été abandonné (ceci est important pour l'envoi du formulaire P16com). |
Suivi de toutes les modifications dans la composition du ménage |
Les chefs de ménage (personnes de référence) dans le ménage de l'allocataire autour desquels les enfants sont groupés et qui ne sont pas encore intégrés avec un autre code. Exception: la personne de référence (chef de ménage) du ménage dans lequel l'attributaire habite, mais pas l'allocataire (par ex. le chef de ménage du père attributaire dans le régime de coparenté). |
Suivi du paiement sur la base d'une dérogation individuelle |
Parent prioritaire ayant perdu la priorité suite à une dérogation individuelle accordée par le SPF. |
Conformément aux dispositions de la Charte, lorsque l'assuré social n'a pas donné suite dans le mois à la demande de renseignements (par ex. en ne renvoyant pas le formulaire), les caisses d'allocations familiales peuvent recueillir d'office des renseignements et prendre des décisions sur cette base, lesquelles sont valables en droit jusqu'à preuve du contraire (voir thème n° 9 : Formulaires incomplets ou manquants - Décision d'office).
2.2.2. Force probante générale des données électroniques et priorité sur les formulaires
Les données sur lesquelles le paiement des allocations familiales est basé sont attestées en priorité par des moyens électroniques (flux de données ou consultation de banques de données par l'intermédiaire de TRIVIA).
Toutes les conséquences juridiques connues découlent d'une preuve qui a été obtenue de cette manière : le paiement des allocations familiales de base ou la validation du paiement (voir thème n° 9 : Formulaires incomplets ou manquants - Décision d'office), le paiement provisionnel, le refus du droit ou la récupération éventuelle. Ceci vaut tant dans le cadre de la demande que dans le cadre de la poursuite des paiements.
2.2.3. Collecte unique des informations sur la base du numéro unique (par ex. le numéro d'entreprise ou le NISS)
S'il apparaît que toutes les données peuvent être obtenues à la source authentique, les mêmes données ne peuvent être demandées une seconde fois au moyen de formulaires.
Tout organisme doit utiliser au maximum les données qui sont déjà disponibles auprès d'autres services (art. 12 de la charte pour une administration à l'écoute des usagers).
2.3. Force probante des données d'information électroniques
Les données d'information électroniques (par ex. celles du Registre national) font foi jusqu'à preuve du contraire et peuvent être utilisées valablement en remplacement des données des registres de la population et des étrangers.
Différences entre les données du Registre national et les autres documents officiels?
Un arrêté royal stipule que quiconque constate des différences entre les données du Registre national et les autres documents officiels est tenu de les signaler immédiatement au Registre national. Les caisses d'allocations familiales sont dès lors priées de signaler ces différences au service Monitoring, qui prendra contact, le cas échéant, avec le Helpdesk du Registre national. La disposition demandant de communiquer directement ces différences au Registre national, qui était contenue dans les circulaires CO 1272 et CO 1381 du 8 février 2010, est supprimée.
2.4. Suppression de la légalisation des copies
Une copie bien lisible du document ou du formulaire suffit.
Rappelons que depuis le 31 mars 2004 (art. 508 de la loi-programme du 22 déc embre 2003), les services publics fédéraux ne peuvent plus réclamer de documents certifiés conformes.
Toutes les obligations légales ou réglementaires sont remplies par la remise d'une copie du document original.
Que faire en cas de doute concernant l'authenticité?
S'il existe un doute au sujet de l' authenticité d'un document, il y a lieu de prendre contact avec l'autorité qui peut fournir l'information. Si cela ne suffit pas, le service peut s'adresser à la source authentique. Une lettre recommandée avec accusé de réception doit être adressée à la personne qui a fourni la copie lisible. Dans la lettre, on lui demandera de fournir le document original, en mentionnant également le motif de cette demande.
La suppression de la légalisation concerne uniquement les copies que les citoyens ou les entreprises doivent fournir. Cette mesure ne s'applique pas aux documents que les organismes échangent en cas de nécessité (voir les lettres circulaires concernant le brevet d'attributaire et Yter).
Quand un document original est-il encore nécessaire ?
L'Office a adapté la position à partir de 2013. Un examen a montré que l'instruction n'est pas praticable, surtout à la lumière de l'évolution concernant la digitalisation des dossiers. Désormais, pour ces deux attestations une copie, télécopie ou copie PDF peuvent donc être admises.
Ceci n'empêche pas que les déclarations sur lesquelles des années, des noms, des chiffres, des cachets... ont clairement été "modifiés" doivent assurément donner lieu à une enquête quant à leur authenticité. L'exactitude des informations reçues est soumise à la source authentique pour vérification.
Cette instruction modifiée s'applique tant au document de base qu'aux annexes (par ex. des annexes envoyées sous forme de document PDF).
Pour les preuves authentiques de la naissance et de la vie, on se reportera au thème n° 2 ci-dessous (situation des familles en Belgique). Pour les familles à l'étranger, voir l'Annexe II.
2.5. La communication (électronique) avec le citoyen
Conformément à la charte pour une administration à l'écoute des usagers, approuvée par le Conseil des ministres du 23 juin 2006, tout service public autorise que la communication avec les citoyens ou les entreprises se fasse par le biais de différents canaux, tels que le courrier électronique, le courrier, le téléphone et le fax (art. 6).
Les données obtenues par d'autres canaux que le courrier ou les formulaires (courrier électronique, téléphone ou fax) doivent être acceptées pour établir le droit si l'expéditeur est suffisamment identifié ou si les mesures techniques nécessaires concernant l'authenticité de la signature (signature électronique sur l'eID) sont applicables.
Tout service public répond aux lettres et aux courriers électroniques par les mêmes voies, à moins que les données soient de nature à déconseiller toute communication électronique (par ex. la motivation d'une décision dans le cadre de la Charte ou la notification d'un indu). Les envois recommandés ne sont utilisés que s'ils sont réellement nécessaires ou lorsque la loi le prescrit (article 9 de la charte).
Pour le secteur des allocations familiales, ceci signifie concrètement que les envois recommandés sont utilisés exclusivement :
-
pour interrompre le délai de prescription de 1, 3 ou 5 ans pour les paiements indus;
-
pour la demande de retenues intersectorielles.
Lettres de motivation par courriel
Les lettres de motivation peuvent être envoyées par courriel si les conditions préalables suivantes sont remplies:
- l'allocataire (le destinataire) s'est fait enregistrer dans cette qualité auprès de la caisse d'allocations familiales. Il n'y a donc pas le moindre doute concernant l'identification (l'e-mail est au nom de l'allocataire) ;
- la caisse d'allocations familiales a reçu une confirmation de lecture de l'allocataire, ce qui démontre que le courriel a été lu. En l'absence d'une confirmation de lecture, la lettre de motivation est encore envoyée par la poste. Cette confirmation de lecture n'est plus nécessaire à partir de 2014.
Remarque
La lettre par laquelle un indu est notifié à l'allocataire est tellement cruciale dans la gestion de dossiers, e.a. en ce qui concerne l'interruption de la prescription, que cette lettre doit en tout cas être envoyée par la poste.
En vue du contrôle, il faut toujours conserver une copie de la lettre de motivation dans le dossier (électronique).
2.6. Le cachet numérique
Certaines communes et d'autres services publics utilisent un cachet numérique authentique pour transmettre numériquement des documents électroniques de façon sûre aux assurés sociaux dans le cadre du traitement de leur dossier d'allocations familiales.
Exemple de la ville de Malines
Les données du document sont stockées dans le code-barres sur le cachet numérique, de même que la signature numérique de la ville de Malines. Le code-barres peut être scanné de différentes manières et vérifié sur le site www.Mechelen.be/digitale stempel. La ville utilise le certificat qualifié de la ville pour signer. Ce certificat équivaut au cachet et à la signature d'un fonctionnaire. Etant donné que les documents électroniques contiennent un cachet numérique authentique et peuvent être vérifiés, ils répondent au cadre légal et sont juridiquement valables.
3. Collecte des données au moyen de formulaires par thème
Thème 1 - Virement sur un compte à vue en Belgique et à l'étranger
3.1.1. Protection légale des avoirs se trouvant sur le compte
Conformément à l'article 1410, §2, 1°, du Code judiciaire, les prestations familiales sont protégées contre la cession et la saisie. Les prestations perdent toutefois cette protection après avoir été portées sur un compte à vue, parce qu'elles ne sont plus identifiables comme telles.
La loi du 27 décembre 2005 portant des dispositions diverses a complété le Code judiciaire sur ce point, et prévoit l'attribution d'un code spécial à certaines prestations lors du versement sur un compte. L'arrêté royal du 4 juillet 2006 rend ces dispositions applicables à partir du 1er janvier 2007 (cf. circulaire de l'Office CO 1361 du 6 novembre 2006).
L'information figurant sur le formulaire Mod. W a été adaptée en fonction du changement de la réglementation, afin d'informer ainsi suffisamment l'assuré social.
3.1.2. Le virement SEPA
Le formulaire a également été adapté à la directive européenne relative à l'exécution des virements européens. Par conséquent, le numéro de compte actuel du bénéficiaire sera remplacé par le code IBAN composé de 16 caractères alphanumériques. En outre, le code BIC destiné à identifier la banque du bénéficiaire est également demandé sur le formulaire.
Pour les virements vers l'étranger, un formulaire W-int a été créé.
3.1.3. Le service bancaire de base
Conformément à l'article 3 de la loi instaurant un service bancaire de base (MB, 24 mars 2003), tout institution de crédit doit pouvoir ouvrir pour tout consommateur qui a sa résidence principale en Belgique un compte à vue pour 12,62 EUR (indexés) au maximum par an et pouvoir réaliser certaines opérations (service bancaire de base). La feuille d'information du formulaire W contient une brève référence à cette loi.
Le nouveau formulaire, qui a été adapté en fonction de ces trois modifications, vous a été communiqué avec la lettre circulaire de l'Office 999 /c.150 du 18 décembre 2008.
Thème 2 - Preuve de la naissance et de la vie
3.2.1. Procédure avant la naissance (demande de paiement anticipé)
Les dispositions de la CO 1386 concernant le paiement anticipatif de l 'allocation de naissance remplacent les instructions correspondantes (annexe 2, Chapitre 1er - point 2 et annexe 3, cas 4) de la CO 1348 du 11 février 2004.
Dépôt d'une demande et des documents justificatifs en vue d'obtenir le paiement anticipé de l'allocation de naissance.
Modèle E
Le formulaire modèle E (demande d'allocation de naissance) sera adapté. Il y sera précisé à partir de quel moment le médecin (l'obstétricien) pourra faire une déclaration valable quant à la date présumée de la naissance. Le formulaire adapté sera communiqué ultérieurement par lettre circulaire.
Qu'est-ce qu'une demande d'allocations familiales (notamment d'allocation de naissance)?
- tout document, fait, information, formulaire,... d'où ressort le droit aux allocations familiales;
- si la caisse d'allocations familiales dispose de suffisamment d'éléments pour établir votre droit, vous ne devez compléter aucun formulaire de demande;
- prenez contact avec votre caisse d'allocations familiales et communiquez-lui immédiatement tout changement de profession, d'identité, de domicile, d'études... Vous pouvez le faire par téléphone, lettre, fax ou courriel ou en vous présentant personnellement pendant les heures de bureau.
L'Office a adapté les formulaires AA (demande d'allocations familiales) B et Eter (demande d'allocation de naissance / prime d'adoption) dans ce sens et les a fait parvenir aux caisses d'allocations familiales.
Lors du paiement anticipé de l'allocation de naissance, on demande encore l' "attestation de naissance spéciale" à l'allocataire.
Attention! Le paiement anticipé fait toujours office de paiement provisionnel:
- il est inutile de demander une déclaration de ménage de fait (mod. J) avant la naissance lorsque la personne avec laquelle la mère cohabite sans être mariée introduit une "demande de paiement anticipé" de l'allocation de naissance;
- de même, il n'est JAMAIS nécessaire de demander la preuve de la déclaration de l'intention de reconnaître l'enfant pour pouvoir payer anticipativement l'allocation de naissance.
Le droit à l'allocation de naissance et aux allocations familiales doit être établi définitivement après la naissance de l'enfant en tenant compte des règles de priorité, des dispositions en matière de compétence et, le cas échéant, de la procédure d'examen automatique du droit (CO 1326 du 19 janvier 2001). Toutefois, une déclaration de ménage de fait est nécessaire afin de pouvoir établir le droit, après la naissance de l'enfant, du chef de la personne non mariée qui habite avec la mère (le père qui reconnaît l'enfant) et de valider le paiement de l'allocation de naissance.
Cumul avec les prestations familiales garanties
Si le "père" habite hors du ménage de la mère, l'allocation de naissance est payée à titre provisionnel sur la base de la demande du père "présumé" (modèle E), à condition que:
- la mère bénéficie d'une prestation du CPAS;
- il ne soit pas marié avec une autre femme que la future mère.
Après la naissance, la compétence (prestations familiales garanties - régime des travailleurs salariés) sera réglée définitivement sur la base de la filiation établie juridiquement.
L'examen: cf. point 3.2.3. Hypothèse II (demande du chef d'une personne qui ne fais PAS partie du ménage de la mère).
3.2.2. Procédure après la naissance
La naissance de l'enfant est prouvée par "l 'attestation de naissance spéciale" ou par un message électronique provenant du Registre national. Dès que la naissance et la vie de l'enfant ont été établies d'une des deux façons, on dispose d'une base suffisante pour:
- payer l'allocation de naissance ou justifier le paiement anticipé de l'allocation de naissance;
- payer les allocations familiales.
Il faut toujours être attentif au message électronique pour éviter les fraudes.
L'attestation de naissance spéciale ne sert plus à entamer les paiements des allocations familiales que lorsque le message électronique relatif à la naissance n'a pas encore été reçu (modification du Registre national).
Pour déceler les fraudes faisant usage de l' "attestation de naissance spéciale" falsifiée ou d'attestations de grossesse en fonction du paiement anticipé de l'allocation de naissance, les caisses sont priées de TOUJOURS être attentives au message électronique (mailbox) du Registre national en cas de paiement de l'allocation de naissance. Si le message électronique n'est pas disponible à la fin du mois suivant le mois de la naissance: demander le numéro BCSS (numéro bis) afin de pouvoir intégrer le paiement des allocations familiales au Cadastre. Les messages D doivent être traités immédiatement (annexe 1 du 997/52bis).
Si aucun message n'a été reçu trois mois après la date de naissance (présumée) et au plus tard avant la fin du cinquième mois après le paiement anticipé de l'allocation de naissance, l'information reçue est confrontée à la source authentique:
- consulter le Registre national et conserver une copie (imprimée) de l'écran de cette consultation dans le dossier (électronique);
- et/ou demander à la commune qui a émis l'attestation de naissance spéciale de confirmer la naissance (ou, le cas échéant, le décès ou la mortinaissance) de l'enfant.
Note: L'acte de présentation d'un enfant sans vie est établi par l'officier de l'état civil lorsque la mortinaissance a eu lieu plus de six mois après la conception. Dans ce cas, la mortinaissance donne également droit à l'allocation de naissance ou l'allocation de naissance anticipée ne doit pas être contestée. L'officier de l'état civil établit un acte de naissance portant la mention "enfant présenté sans vie" lorsqu'un acte de déclaration d'un enfant mort-né a été établi.
La caisse d'allocations familiales est invitée à recueillir des informations concernant l'existence de l'acte de pr ésentation d'un enfant sans vie auprès de l'administration communale concernée chaque fois qu'elle ne reçoit aucun message électronique.
La remise d'un certificat médical de fausse couche après au moins 180 jours de grossesse à la caisse d'allocations familiales compétente ne suffit pas pour établir le droit à l'allocation de naissance. Si, par contre, l'enfant est mort-né à l'étranger, la preuve de la mortinaissance (après 180 jours de grossesse) est fournie à l'aide d'un document émanant de l'autorité publique étrangère compétente, et à défaut, à l'aide d'un certificat médical.
Exemple:
Une demande d'allocation de naissance est introduite au cours du huitième mois de grossesse. L'allocation de naissance est payée de façon anticipée et il s'agit du premier enfant des parents. Dans la notification du paiement anticipé de l'allocation de naissance, on demande "l'attestation de naissance spéciale".
Aucun message mailbox du Registre national n'est reçu après la naissance. Le fait de la naissance n'est pas suffisamment prouvé pour justifier le paiement anticipé de l'allocation de naissance et payer les allocations familiales. À partir du troisième mois après la date de naissance présumée et au plus tard avant la fin du cinquième mois après le paiement anticipé de l'allocation de naissance, contact est pris avec les services de la population du domicile de la mère (cf. note ci-dessus).
Remarque:
Les caisses d'allocations familiales ne doivent plus prendre de mesures p ar ticulières pour annuler l'attestation de naissance spéciale lorsqu'elles la reçoivent. Si l'attestation de naissance spéciale est le premier document que vous recevez dans la procédure de demande de l'allocation de naissance, l'Office la considère comme une "demande" de prestations familiales.
3.2.3. Mesures destinées à éviter que l'allocation de naissance soit demandée et payée plus d'une fois
La procédure suivante est valable pour le paiement de l'allocation de naissance tant avant la naissance (paiement anticipé ou provisionnel) qu'après celle-ci.
3.2.3.1. Consultation de TRIVIA
Principe:
Compte tenu des possibilités accrues de collecte des données via TRIVIA, la caisse d'allocations familiales effectue d'office une enquête au sujet d'un cumul de paiements possible en consultant les répertoires de données.
Hypothèse I:
La demande de paiement (anticipé) de l'allocation de naissance émane d'un demandeur appartenant au groupe principal: (beau-)parent ou partenaire. |
- Pour la (future) mère, consultation du Cadastre + conservation d'une impression (d'écran) des consultations dans le dossier (électronique).
- Pour l'attributaire (le demandeur de l'allocation de naissance): consultation de TRIVIA et examen en fonction de l'établissement du droit + conservation d'une impression (d'écran) des consultations dans le dossier (électronique). Consultation du Registre national (+ conservation d'une impression (d'écran), lorsqu'on ne trouve aucun dossier lors de la consultation du Cadastre - troisième hypothèse ci-après).
Remarque: Préalablement à tout paiement de l'allocation de naissance, que ce soit avant ou après la naissance, la caisse d'allocations familiales doit toujours consulter le Cadastre au moins au nom de la future mère, même lorsqu'il s'agit d'une deuxième naissance ou d'une naissance suivante. La consultation a posteriori n'est plus nécessaire.
Constatations et conséquences de cette consultation de TRIVIA
- 1ère possibilité. Il n'existe un dossier qu'auprès de la caisse qui a reçu la demande d'allocation de naissance. Cette caisse paie déjà pour des enfants de l'attributaire - demandeur de l'allocation de naissance. Il s'agit d'une deuxième ou troisième naissance ou d'une naissance suivante pour l'attributaire.
Action: payer l'allocation de naissance et intégrer (cf. 3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre).
- 2ème possibilité. Il existe dans le Cadastre un dossier d'allocations familiales auprès d'une autre caisse d'allocations familiales = possibilité de cumul de l'allocation de naissance. La caisse qui a reçu la demande prend contact par téléphone avec l'organisme d'allocations familiales concerné et l'avertit de son intervention.
Action: la caisse d'allocations familiales qui a reçu la demande confirme son paiement par courriel ou par fax. L'allocation de naissance est ensuite payée immédiatement et le paiement est intégré dans le Cadastre (cf. 3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre).
- 3ème possibilité. Il n'existe aucun dossier d'allocations familiales auprès d'un autre organisme d'allocations familiales dans le Cadastre.
Action: Dans ce cas, l'allocation de naissance est payée immédiatement et le paiement est intégré dans le Cadastre (cf. 3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre).
Hypothèse II:
- La demande de paiement (anticipé) de l'allocation de naissance émane d'un demandeur n'appartenant PAS au groupe principal qui fait partie du ménage, par exemple un des grands-parents ou oncle de l'enfant.
- La demande de paiement (anticipé) de l'allocation de naissance émane d'un demandeur ne faisant PAS PARTIE du ménage.
|
- Pour la (future) mère : consultation du Cadastre + conservation d'une impression (d'écran) des consultations dans le dossier (électronique);
- Pour l'attributaire (le demandeur de l'allocation de naissance) : consultation de TRIVIA et examen en fonction de l'établissement du droit + conservation d'une impression (d'écran) des consultations dans le dossier (électronique);
- Pour les attributaires potentiels (selon la composition du ménage) : consultation de TRIVIA afin d'éviter les cumuls de paiements + conservation d'une impression (d'écran) des consultations dans le dossier (électronique).
Constatations et conséquences de la consultation de TRIVIA
-
S'il ressort de l'examen que l'allocation de naissance ne doit pas être payée dans le régime des travailleurs salariés la demande est transmise à l'organisme d'allocations familiales compétent. (régime des indépendants ou prestations familiales garanties), conformément à la Charte de l'assuré social. L'assuré social en est informé.
- S'il ressort de l'enquête que l'allocation de naissance doit être établie dans le régime des travailleurs salariés, on procède comme suit:
-
1re possibilité. Il n'existe un dossier qu'auprès de la caisse qui a reçu la demande d'allocation de naissance.
Action: L'allocation de naissance est payée immédiatement et le paiement est intégré dans le Cadastre (cf. 3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre).
-
2e possibilité. Il existe dans le Cadastre un dossier d'allocations familiales auprès d'une autre caisse d'allocations familiales = possibilité de cumul de l'allocation de naissance. La caisse qui a reçu la demande prend contact par téléphone avec l'organisme d'allocations familiales et l'avertit de son intervention.
Action: la caisse d'allocations familiales qui a reçu la demande confirme son paiement par courriel ou par fax. L'allocation de naissance est ensuite payée immédiatement et le paiement est intégré dans le Cadastre (cf. 3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre).
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3e possibilité. Il n'existe aucun dossier d'allocations familiales auprès d'un autre organisme d'allocations familiales dans le Cadastre.
Action: Dans ce cas, l'allocation de naissance est payée immédiatement et le paiement est intégré dans le Cadastre (cf. 3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre).
Rappelons une fois encore que le paiement anticipé fait toujours office de paiement provisionnel. Le droit à l'allocation de naissance et aux allocations familiales doit être établi définitivement après la naissance de l'enfant en tenant compte des règles de priorité, des dispositions en matière de compétence et, le cas échéant, de la procédure d'examen automatique du droit (cf. CO 1326 du 19 janvier 2001).
3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre
Pour prévenir le cumul de paiements de l'allocation de naissance, les caisses d'allocations familiales sont priées d'intégrer, au plus tard le jour où est programmé le paiement de l'allocation de naissance, le paiement et les données sur l'allocataire, l'attributaire et tous les attributaires potentiels ("quatrièmes" acteurs, cf. les schémas en annexe) dans le Cadastre.
3.2.3.3. "Attestation de naissance spéciale"
La caisse d'allocations familiales qui reçoit l'attestation de naissance spéciale la conserve ou la transmet à la caisse qui est compétente ou qui a payé l'allocation de naissance selon le Cadastre.
Si la naissance est prouvée par un message électronique du Registre national, il n'est plus nécessaire de demander l'attestation de naissance spéciale. Le rang de la naissance est déterminé sur la base des indications figurant dans le dossier ou, à défaut, sur la base d'une demande individuelle adressée à l'allocataire. S'il existe un doute au sujet du rang de la naissance, on interroge les parents dans une lettre distincte. Il suffit qu'il s'agisse du premier enfant d'un des deux parents pour accorder le premier rang. Etant donné que l'information concernant le rang de la naissance ou la filiation ne peut être obtenue au moyen de l'ancien formulaire E-attest, celui-ci est supprimé. La CO 1318 du 15 janvier 1999 a été abrogée depuis 2009.
3.2.4. Mesures destinées à éviter le cumul de paiements entre la prime d'adoption et l'allocation de naissance
La prime d'adoption ne peut être payée qu'une seule fois à l'adoptant ou à son conjoint ou partenaire pour un enfant. En outre, aucun des deux (adoptants s'ils adoptent tous deux l'enfant) ne peut avoir déjà reçu l'allocation de naissance ou une prime d'adoption pour cet enfant.
Même enquête de cumul que pour l'allocation de naissance
Les recherches au nom du (des) parent(s) (adoptant(s) dans le Cadastre suffisent dans la procédure destinée à éviter le cumul de l'al location de naissance et de la prime d'adoption
Si l'enquête sur le cumul révèle qu'aucun cumul n'est possible avec une prime d'adoption, la prime d'adoption ou l'allocation de naissance est payée (anticipativement). Si un cumul s'avère possible, il suffit de prendre contact par téléphone (avec la caisse d'assurances sociales) et de confirmer le résultat de la conversation par courrier, fax ou courriel.
Si, après enquête, on ne dispose pas de suffisamment de données, on achève le cas échéant l'examen du cumul au moyen d'une visite de contrôle chez la personne qui a perçu l'allocation de naissance/la prime d'adoption.
Cette interdiction de cumul de l'allocation de naissance et une prime d'adoption pour un même enfant n'exclut pas un paiement différentiel entre les deux le cas échéant (plus pour coparente, cf. ci-dessous).
Au besoin, une visite de contrôle chez la personne qui a perçu l'allocation de naissance quand le rang de naissance correct ne peut être déterminé.
Thème 3 - Octroi d'un supplément aux chômeurs, malades et pensionnés - Majoration des allocations familiales pour les familles monoparentales
Les instructions de la CO 1400 sont d'application à dater du 1er janvier 2015.
3.3.1. Octroi sur la base d'un formulaire de demande
Principe : Les formulaires de contrôle sont envoyés à des moments fixes déterminés au préalable.
Dans de nombreux cas, l’Office constate des retards dans l’examen du droit aux suppléments sociaux. Les caisses d'allocations familiales sont informées de ces constatations par le biais du rapportage annuel. Les caisses d’allocations familiales sont dès lors priées de s’efforcer d’envoyer les formulaires aux dates préalablement fixées.
3.3.2. L’envoi groupé des formulaires P19/P19ter en 2014
Les instructions de la CO 1377 de décembre 2008 ont été adaptées dans la circulaire de l’Office CO 1384 du 8 juin 2010. Ces instructions restent applicables pour l’envoi groupé de 2014.
L’attention est attirée sur les adaptations suivantes :
1) Les nouveaux cas
Lorsque le formulaire P19 n’est pas renvoyé au moment où la qualité de chômeur de longue durée, de malade, d’invalide ou de pensionné est acquise dans le cadre du premier examen du droit au supplément, il ne doit pas être rappelé après un mois.
L’impossibilité d’octroyer le droit à un supplément en raison de l’absence du formulaire de contrôle P19 ne doit PAS être motivée par écrit. Un contrôle sur place est toutefois prévu dans certains cas pour les familles bénéficiant d’un revenu de remplacement (cf. point Divers 4.1).
2) Envoi groupé du formulaire P19 – Rappel du formulaire après 45 jours
Selon les instructions actuelles, le formulaire P19/P19ter est envoyé à la mi-janvier 2014.
Le rappel des formulaires P19 suit après un mois (30 jours). Compte tenu du fait qu'il est démontré que de nombreux formulaires sont encore reçus immédiatement après le rappel, la caisse a la possibilité de porter le délai de rappel à 45 jours, à condition qu’elle prenne l’engagement de traiter les formulaires reçus suite au rappel dans les 15 jours. De cette manière, les familles qui donnent immédiatement suite au rappel pourront encore recevoir le supplément aux allocations familiales à la date normale, sans interruption.
3) Pour les cas où un formulaire de demande du supplément ou d’une majoration est déjà envoyé avec un mois de référence du dernier trimestre de l’année civile, il est absolument souhaitable de prendre des mesures pour éviter que le même formulaire soit envoyé une seconde fois avec la même question à l’occasion de l’envoi groupé en janvier. Ce formulaire P19 reçu contenant les données relatives aux revenus du dernier trimestre sert de base pour les paiements provisionnels de l’année qui vient. Lorsqu’un formulaire est malgré tout envoyé en janvier, cela n’a d’effet sur les paiements que pour autant qu’il soit reçu et qu’il apparaisse qu’il met en lumière de nouvelles informations qui n’avaient pas été mentionnées sur le formulaire précédent.
Exemple : Le septième mois de maladie est atteint le 19 octobre 2013. La caisse d'allocations familiales reçoit l’information du « 6e mois » le 15 octobre et envoie un formulaire P19 (mois de référence : octobre) le 5 novembre. Le formulaire rentre le 10 novembre 2013. Les conditions familiales et les revenus répondent aux conditions pour recevoir le supplément. Le supplément 50 ter est payé à partir de novembre et tant qu’aucune modification du ménage et de la profession n’est signalée (cf. Envois intermédiaires dans les CO 1377 et 1384). Le prochain envoi groupé aura lieu en janvier 2015. Si un formulaire est malgré tout encore expédié dans l'envoi groupé en janvier 2014, dans aucun cas le paiement du supplément ne peut être interrompu lorsque ce formulaire n’est pas renvoyé par l’intéressé.
Remarque : ce régime ne s’applique qu’au formulaire P19. Le formulaire P19ter doit toujours être envoyé de nouveau, même si un formulaire P19 a été envoyé au cours du quatrième trimestre.
4) En cas d’assimilation, un nouveau formulaire P19 doit être envoyé en toute hypothèse en vue de la continuation du paiement du supplément. Afin d’inclure au maximum les fluctuations éventuelles des revenus dans l’évaluation et de ne pas mettre en péril la continuation éventuelle du paiement d’un supplément social, le formulaire P19 est envoyé à la fin du trimestre (à partir de la dernière semaine du mois) au cours duquel l’interruption (occupation > 27 jours civils) produit ses effets sur le taux. La période indiquée sur le formulaire (cases mensuelles à compléter) pour examiner l’assimilation correspond à la période qui apparaît sur le dernier formulaire reçu.
Au début de l’assimilation : envoi du P19 chaque fois que l’attributaire bénéficie de l’assimilation, qu’il ait travaillé 27 jours ou non.
Exemple 1 : L’attributaire est chômeur de longue durée et il reçoit le supplément 42 bis. Il reprend le travail le 15 avril 2013. Le formulaire P19 est envoyé la dernière semaine du mois de juin 2013 (période de référence du formulaire : janvier 2013 – juin 2013). Le dernier formulaire P19 reçu lors de l’envoi groupé de 2013 a en effet été complété jusqu’en décembre 2012 inclus.
Exemple 2 : L’attributaire est chômeur de longue durée et il reçoit le supplément 42 bis. Il reprend le travail le 15 juin 2013. Le formulaire P19 est envoyé la dernière semaine du mois de septembre 2013 (période de référence du formulaire : janvier 2013 – septembre 2013). Le dernier formulaire P19 reçu lors de l’envoi groupé de 2013 a en effet été complété jusqu’en décembre 2012 inclus.
Exemple 3 : L’attributaire est chômeur de longue durée jusqu’au 30 avril 2013. Suit une occupation du 1er mai au 5 mai 2013, puis aucun statut. Il reprend son occupation le 4 juin. Le formulaire P19 est envoyé la dernière semaine du mois de juin 2013 (période de référence du formulaire : janvier 2013 – juin 2013). Le dernier formulaire P19 reçu lors de l’envoi groupé de 2013 a en effet été complété jusqu’en décembre 2012 inclus. Par conséquent, l'assimilation prend déjà fin début juin 2013. Dans l’exemple, le formulaire P19 fait déjà office (a posteriori) aussi de P19 de clôture. Bien que l’attributaire n’ait travaillé que quelques jours au cours du mois de référence mai, un formulaire P19 doit néanmoins être envoyé.
Remarques
- Si le formulaire P19 « examen de l’assimilation » n’est pas reçu, on décide d’office, après un rappel, si les paiements du supplément sont validés ou si le cas échéant un contrôle est effectué sur place (les paiements ne pouvant pas être validés avec les données disponibles). En cas d’occupation à temps plein, on suppose que le revenu dépasse le plafond. Seuls les paiements effectués peuvent être validés sur la base d’une consultation. En aucun cas la consultation de TRIVIA ne peut donner lieu à l’octroi d’autres suppléments.
- Conformément à l’arrêté royal du 26 octobre 2004 portant exécution des articles 42 bis et 56, § 2, des lois coordonnées relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés, l’attributaire qui est divorcé ou séparé de corps et de biens ou de fait, a droit à un supplément dans les conditions suivantes :
(1) l’allocataire est son conjoint ou ex-conjoint (type de famille III) ou l’autre parent (type de famille IV),
et
(2) ce conjoint ou ex-conjoint ou l’autre parent ne forme pas un ménage de fait au sens de l’article 56 bis, § 2, de ces mêmes lois et n’a pas contracté un nouveau mariage, sauf si le mariage est suivi par une séparation de fait.
La séparation de fait doit apparaître par la résidence principale séparée des personnes en cause dans le Registre national des personnes physiques, exception faite des cas dans lesquels il ressort d'autres documents officiels produits à cet effet que la séparation de fait est effective bien qu'elle ne corresponde pas ou plus avec l'information obtenue auprès dudit Registre.
Pour ces cas, l’envoi du formulaire P19 reste toutefois nécessaire. Au début du droit, et ensuite annuellement, on envoie le formulaire P19ter en vue d’établir le droit au supplément social dans le cadre de l’examen automatique du taux le plus avantageux, comme le prévoit la circulaire ministérielle CM 599 du 16 juillet 2007.
- Le formulaire de contrôle P19 ne doit pas être envoyé lorsque l’attributaire qui ne fait pas partie du ménage de l’allocataire (en situation monoparentale) atteint le 7e mois de maladie ou de chômage, si cet allocataire en situation monoparentale a déjà reçu un P19 et un P19ter en fonction de cette situation monoparentale (interchangeabilité des formulaires). En effet, rien n’indique que la situation des revenus de l’allocataire a changé.
- L’Office souligne qu’il existe un risque d’envoi de formulaires superflus et d’interruption des paiements des suppléments lorsque l’interruption en raison d’une occupation prend fin dans les 28 jours ou lorsque la décision de payer l’allocation de garantie de revenu (code 57 du flux D042) se fait attendre et que le statut « d’assimilation » ne peut par conséquent pas encore être établi avec certitude. Lorsque l’attributaire a une (brève) reprise du travail ou lorsqu’une allocation de garantie de revenu était encore due pendant l’occupation (à temps partiel), il n’y a eu aucune interruption dans le statut de chômeur de longue durée et l’envoi entre-temps d’un formulaire P19 était superflu. On insiste dans ce cas pour que les processus automatisés soient réglés de telle manière qu’aucun formulaire superflu ne soit envoyé, ou qu'au moment de la communication de la fin de l'occupation (Rip-out) dans les 28 jours ou de l'octroi de l'allocation de garantie de revenu, le blocage du supplément social soit suspendu immédiatement, sans attendre le formulaire P19 envoyé entre-temps. Si la caisse d'allocations familiales a toutefois constaté à juste titre une interruption du chômage et a suspendu les paiements du supplément à cette occasion et envoyé un formulaire P19, on accepte qu’elle attende la réception de ce formulaire pour reprendre le paiement du supplément, même lorsqu’il s’agit d’un volume de travail réduit (cf. supra).
- Selon la CO 1384, les formulaires P19 intermédiaires doivent être envoyés au plus tard à la fin du trimestre au cours duquel le droit trimestrialisé à un supplément prend fin. Toutefois, si l’occupation qui interrompt le chômage débute au cours d’un mois de référence (février, mai, août, novembre), on présume que le plafond de revenus a été dépassé pour ce mois. Il est impossible de déterminer dans chaque cas individuel sans informations du ménage si le plafond de revenus a été dépassé. Par conséquent, le formulaire P19 est envoyé à la fin de la période du droit trimestrialisé sur la base du mois de référence précédent. Si l’interruption est constatée au cours du 4e trimestre, le formulaire P19 est envoyé fin décembre et ne doit pas être repris à nouveau dans l’envoi groupé en janvier (cf. supra). Suspendre le paiement du supplément sans envoyer un P19 est inacceptable.
Exemple 1 : Reprise du travail le 4 août. Le paiement du supplément est suspendu à partir du 1er octobre. Lors de la suspension du paiement du supplément, un P19 doit être envoyé le 30 septembre.
Exemple 2 : Reprise du travail le 25 août. Idem que pour l’exemple 1.
Exemple 3 : Reprise du travail le 5 août. La caisse d'allocations familiales reçoit fin décembre le formulaire P19 envoyé fin septembre. Le paiement du supplément est interrompu à partir d’octobre. L’occupation se prolonge jusqu’au 30 septembre. Le flux D042 est reçu en novembre. L'attributaire redevient chômeur pour tout le mois d’octobre. Les revenus sont inférieurs au plafond. Le supplément à partir d’octobre est payé en janvier de l’année suivante. L’interruption a été établie par l’absence de flux D042 pour septembre en octobre. Etant donné que l’assimilation a effectivement débuté, la caisse d'allocations familiales doit attendre le formulaire pour reprendre le paiement du supplément.
Exemple 4 : Reprise du travail le 1er août. Aucun flux D042 n’est reçu pour août en septembre. Le formulaire P19 est envoyé fin septembre et les paiements du supplément sont suspendus à partir du 1er octobre. Le formulaire P19 n’est pas renvoyé. Le RIP-out début octobre confirme la sortie de service le 30 septembre. Nouveau chômage à partir d’octobre. La caisse d'allocations familiales envoie un formulaire P19ter en janvier, lequel reste également sans réponse. Etant donné que le formulaire n’est pas renvoyé, le paiement du supplément ne peut pas reprendre. Pour le supplément payé jusqu’au 30 septembre, on applique les règles en matière de décision d’office (cf. infra).
- La « problématique » des événements du premier et du quatrième trimestre qui entraînent l'envoi du formulaire intermédiaire P19 le 31 mars et l’envoi groupé des modèles P19 le 15 janvier.
Exemple 1 : Modification de la situation familiale. La mère isolée qui a droit au supplément monoparental cohabite à partir du 15 décembre 2013 (ou 15 janvier 2014). Le droit trimestrialisé au supplément monoparental court éventuellement jusqu’au 31 mars 2014. Le formulaire groupé P19 est envoyé le 15 janvier 2014 (période 01/01/2013 – 31/12/2013).
Exemple 2 : Interruption chômage ou maladie. Un attributaire qui a droit au supplément pour chômeurs/invalides (42bis/50ter) travaille à partir du 15 décembre 2013 (= interruption chômage/maladie). Le droit trimestrialisé à l'art. 42bis/50ter court éventuellement jusqu’au 31 mars 2013. Le formulaire groupé P19 est envoyé le 15 janvier 2014 (période 01/01/2013 – 31/12/2013). Le cas échéant un nouveau P19 est envoyé le 31 mars 2014 (période 01/01/2014 – 31/03/2014) en vue de renseignements supplémentaires.
Le processus de l’envoi annuel du formulaire P19 le 15 janvier est absolument prioritaire sur le questionnaire périodique. Si le formulaire P19 n’est pas renvoyé, le paiement provisionnel du supplément est limité au 28 février.
La période de référence du formulaire est en principe du 1er janvier au 31 décembre. Il y a une exception quand on a reçu un P19 pour le quatrième trimestre de l’année précédente. Dans ce cas un nouveau P19 ne doit pas être envoyé en vue d'éviter un double emploi. Pour le premier exemple (cohabitation le 15 décembre), envoi du P19 le 15 janvier, cela veut dire que quand on ne le reçoit pas correctement rempli, les paiements du supplément seront bloqués fin février. L’envoi d’un formulaire fin mars est superflu et doit être évité. Le suivi de la fin de la situation monoparentale peut parfaitement être intégré dans le processus de l’envoi du P19 puisque cela requiert une décision individuelle au niveau du dossier du gestionnaire de dossier.
Dans le deuxième exemple (début d’occupation le 15 décembre = assimilation) on ne peut non plus dévier de la procédure existante d’envoi du P19 le 15 janvier, y compris le paiement provisionnel. Le processus de l’envoi groupé sera entamé et le P19 de janvier sera traité avant qu’on puisse prendre une décision sur l’assimilation. Comme la période de référence du premier formulaire court jusque fin décembre, il sera nécessaire d'envoyer un formulaire supplémentaire fin mars avec période de référence janvier-mars. Cela n’empêche pas qu’on doit terminer le processus du 15 janvier avant que le processus d'assimilation puisse avoir d'effet. Les deux processus peuvent se dérouler au même moment mais on ne peut pas prendre de décision sur l'assimilation sans disposer de l'appréciation de l’envoi groupé annuel du P19.
- Conformément à la CO 1384, le P19 de clôture doit être envoyé au plus tard à la fin du premier trimestre en cas de modification de la situation familiale, c’est-à-dire le trimestre du nouvel événement.
Un partenaire vient habiter dans le ménage
Exemple : La caisse d'allocations familiales octroie le supplément monoparental à une mère allocataire isolée dont les revenus se situent sous le plafond. La mère forme un ménage de fait à partir du 14 février. Etant donné que cette mère allocataire forme une famille monoparentale au moins 1 jour au cours du mois de référence février et que ses revenus ne dépassent pas le plafond à ce moment-là, elle a un droit trimestriel au supplément monoparental de l’article 41, LC, jusqu’au 30 juin.
Remarque : Si la modification de la situation familiale se produit le premier jour d’un mois de référence (le 1er février), on applique la CM 593 du 3 novembre 2005 et le droit au supplément monoparental prend fin au terme du trimestre concerné (le 31 mars dans notre exemple).
Dans une telle situation, le P19 est désormais envoyé à la fin du droit trimestrialisé, donc en fait un trimestre plus tard que prévu par la CO 1384. Le paiement du supplément se poursuit également jusqu’à la fin du droit trimestrialisé. Si l’intéressée n’a pas encore renvoyé le formulaire un mois après le rappel, il convient de prendre une décision d’office (cf. cette circulaire CO 1386/2014, 3.9.3.3).
Un partenaire quitte le ménage
Si un supplément est déjà payé du chef de la mère attributaire (chômeuse ou invalide), il ne faut pas envoyer un nouveau formulaire P19. Un formulaire P19 est envoyé immédiatement (CO 1377 du 8 décembre 2008) lorsque le droit à un supplément peut s’ouvrir parce qu’un partenaire quitte le ménage.
- Sur le formulaire P19ter, on indique dans tous les cas l’ensemble de l’année écoulée (par ex. 2013) comme période de référence. Le formulaire est envoyé à tous les ménages qui se trouvent le 31 décembre dans une situation ouvrant un droit éventuel à un supplément (supplément monoparental ou supplément social). S’il est toutefois possible d’aligner la période de référence sur les derniers renseignements reçus (formulaire P19), cette solution est préférable.
3.3.3. Quel organisme envoie le formulaire de contrôle?
Principe (cf. CO 1330 du 21 mai 2001)
Dans tous les cas, le formulaire est envoyé, suivi et traité par l’organisme d’allocations familiales qui est compétent pour payer les allocations familiales pour le mois de l’envoi obligatoire, même lorsque cette caisse paie les allocations familiales à titre provisionnel pour ce mois.
Si cet organisme d’allocations familiales constate que le formulaire de contrôle traité contient des informations qui sont importantes pour la caisse d’allocations familiales à laquelle il a transféré la compétence ou dont il a repris la compétence, il prend contact avec cette caisse (cf. les instructions relatives au brevet d’attributaire).
Si l’assuré social ne donne pas suite à un rappel, l’autre caisse d’allocations familiales en est informée. Chaque organisme d’allocations familiales prend alors une décision d’office (le cas échéant, après un contrôle sur place) pour la période pour laquelle il a payé à titre provisionnel.
Exemples
Formulaire P19
La procédure de la circulaire 996/67 de 7 novembre 2006 sera adaptée.
Principe: la caisse d’allocations familiales qui délivre le brevet indique toujours la situation du dernier P19 reçu. Ex.: format « P19 2013 reçu » ou « P19 2013 en cours d'examen »
Motivation : Depuis la circulaire 996/67 le contexte est changé et les suppléments ont été complétés de l’assimilation et du supplément monoparental. En 2006, en cas de changement de compétence du chef du même attributaire, le supplément ne pouvait impacter les paiements de la caisse suivante que dans le cadre de la trimestrialisation. Depuis lors il y a bien plus de suppléments et le droit à un supplément reste valable même si la compétence change du chef du même attributaire. Compte tenu de ces éléments, il est logique que la caisse qui cède la compétence effectue, comme convenu, l’examen (envoyer, suivre et valider le P19) et communique les résultats à la caisse suivante. Si non les deux caisses effectueraient séparément leur examen, ce qui entrainerait un double emploi et de l'embarras. Suite à ce contexte changé les directives de la CO 1386/2014 priment les directives de la lettre circulaire 996/67 de 2006. Les mentions complémentaires doivent être prévues sur le brevet à partir du 1er mars 2014, date d’entrée en vigueur de cette circulaire.
Exemple 1 : La caisse A paie jusqu’au 31 décembre 2013 et la caisse B à partir du 1er janvier 2014. Il existe un droit au supplément monoparental. La caisse A indique sur le brevet la situation du dernier P19 reçu « P19 2013 reçu ». La caisse B envoie le formulaire P19 en janvier 2014 et envoie aussi un rappel en février si nécessaire. Si le formulaire rentre et qu’il contient des informations qui sont également importantes pour la caisse A, la caisse B envoie un brevet complémentaire à la caisse A. Si l’assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse B le signale à la caisse A. Celle-ci prend alors une décision (d’office) au sujet de la période jusqu’en décembre, et la caisse B pour la période à partir du 1er janvier.
Rappel de la caisse B à la caisse A n’est pas nécessaire.
Exemple 2 : La caisse A paie jusqu’au 31 janvier et la caisse B à partir du 1er février. Il existe un droit au supplément monoparental. La caisse A envoie un formulaire P19 en janvier, et envoie aussi le rappel en février si nécessaire. Si le formulaire rentre, la caisse A envoie un brevet complémentaire à la caisse B. Si l’assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse A le signale à la caisse B. La caisse A prend alors une décision (d’office) au sujet de la période jusqu’en janvier, et la caisse B attend cette décision pour le paiement du supplément de février (date de fin des paiements provisionnels) et les suppléments suivants. Rappel de la caisse B à la caisse A n’est pas nécessaire.
Formulaire P7
Exemple 1 : La caisse A paie jusqu’au 31 août et la caisse B à partir du 1er septembre. Il y a un enfant bénéficiaire : un étudiant de 20 ans. La caisse B envoie le formulaire P7 en septembre et envoie le rappel en novembre si nécessaire. Si le formulaire rentre et qu’il contient des information qui sont également importantes pour la caisse A, la caisse B envoie un brevet complémentaire à la caisse A. Si l’assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse B le signale à la caisse A. Celle-ci prend alors une décision (d’office) au sujet de la période jusqu’au 31 août, et la caisse B pour la période à partir du 1er septembre.
Exemple 2 : La caisse A paie jusqu’au 30 septembre et la caisse B à partir du 1er octobre. Il y a un enfant bénéficiaire : un étudiant de 20 ans. La caisse A envoie le formulaire P7 en septembre et envoie si nécessaire le rappel en novembre. Si le formulaire rentre, la caisse A envoie un brevet complémentaire à la caisse B. Si l’assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse A le signale à la caisse B. La caisse A prend alors une décision (d’office) au sujet de la période jusqu’au 30 septembre, et la caisse B pour la période à partir du 1er octobre.
La nouvelle procédure décrite dans la lettre circulaire de l’Office 999/c.169 du 5 juillet 2013 prévoit qu’aucun formulaire P7 ne doit plus être envoyé pour les dossiers dont le code linguistique est N/D. L’information est donnée (une seule fois) à l’étudiant au cours du mois de septembre. On attend les flux. Si le flux D062 ne vient pas, on envoie un rappel le 15 décembre après le traitement de tous les flux.
Exemple : La caisse A paie jusqu’au 30 octobre 2013 et la caisse B à partir du 1er novembre 2013. Un enfant bénéficiaire : un étudiant de 20 ans. La caisse A indique le code N sur le brevet (« D062 »). La caisse A indique le nombre de crédits pour 2013-2014 : D062 OK/D06201/D062/02. La caisse B attend le flux. La caisse B envoie le rappel (module 15 décembre) après avoir traité tous les flux. Si elle ne reçoit aucun flux ni aucun formulaire, la caisse B communique le résultat de son enquête. La caisse A prend alors une décision (d’office) au sujet de la période jusqu’au 30 octobre et la caisse B pour la période à partir du 1er novembre.
Remarque : seules les données pertinentes pour l’année académique en cours sont transmises à l’aide du brevet.
Formulaire P20
Exemple : La caisse A paie jusqu’au 30 juin et la caisse B à partir du 1er juillet. L’enfant bénéficiaire est un jeune ayant quitté l’école et inscrit comme demandeur d’emploi. La période d’octroi s’achève fin juillet (fin du stage d’insertion professionnelle). La caisse B envoie le formulaire de clôture P20C et, si nécessaire, le rappel. Si le formulaire rentre et qu’il contient des information qui sont également importantes pour la caisse A, la caisse B envoie un brevet complémentaire à la caisse A. Si l’assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse B le signale à la caisse A. Celle-ci prend alors une décision (d’office) au sujet de la période jusqu’au 31 mars, et la caisse B d’avril à juillet.
Thème 4 - Octroi des allocations familiales ou d’un supplément – Preuve des revenus
3.4.1. Contenu du formulaire P19
3.4.1.1. Preuve de la situation monoparentale
Si la question concernant la situation monoparentale n’est pas complétée (clairement) sur le formulaire P19/P19ter et qu’on ne mentionne pas non plus de revenus pour un partenaire, on suppose qu’il s’agit d’un oubli de la personne qui a complété (signé) le formulaire, qui peut être corrigé par la caisse même. On consulte la composition du ménage dans le Registre national (historique) pour l’ensemble de la période. Le formulaire ne doit par conséquent être renvoyé pour être complété que lorsqu’il apparaît, en consultant la composition du ménage dans le Registre national, que la personne qui a complété (signé) le formulaire cohabite avec un conjoint ou un partenaire (présomption de ménage de fait). Dans ce cas, on envoie également un formulaire J. Le ménage de fait peut être réfuté au moyen d’une copie (électronique ou sur papier) d’un contrat de (sous-)location, mais pour être opposable à la caisse d’allocations familiales celui-ci doit dans ce cas être enregistré au sens fiscal. La domiciliation doit être adaptée dans le Registre national après trois mois au plus tard dans le sens d’une composition de ménage séparée (cf. 3.11.2.). Si la composition du ménage n’est pas modifiée après trois mois, on continue de retenir la présomption de formation d’un ménage de fait, jusqu’à ce que le Registre national soit adapté.
3.4.1.2. Preuve du mariage à l’étranger
Conformément à l’arrêté royal du 26 octobre 2004 portant exécution des articles 42 bis et 56, § 2, des lois coordonnées relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés, l’attributaire qui est divorcé, séparé de corps et biens ou séparé de fait a droit à un supplément, dans les conditions suivantes :
- (1) l’allocataire est son conjoint ou son ex-conjoint (type de famille III) ou l’autre parent (type de famille IV),
et
- (2) ce conjoint ou ex-conjoint ou l’autre parent ne forme pas un ménage de fait au sens de l’article 56 bis, § 2, des mêmes lois et n'est pas remarié, sauf si le nouveau mariage a été suivi d'une séparation de fait.
Comme l’article 41, L.C. renvoie à article 56bis, §2, L.C. (régime allocations d’orphelins) cette procédure vaut également pour le supplément monoparental.
On rencontre de plus en plus de mariages contractés à l’étranger dont l’acte est enregistré dans le Registre national par les autorités belges après enquête.
Il arrive régulièrement que des paiements indus d’un supplément en soient la conséquence.
Adaptation du formulaire P19
C’est pourquoi on demande sur le P19 de le signaler immédiatement à la caisse d’allocations familiales lorsqu’un mariage est contracté à l’étranger (cf. la lettre circulaire 999/c.170 du 14 novembre 2013).
3.4.2. Déclaration sur l’honneur pour établir le revenu
Aucune source authentique n’est encore actuellement disponible pour fournir la preuve des revenus du travail en tant que travailleur salarié ou indépendant ou d’une prestation sociale. Des déclarations sur l’honneur des revenus sur les formulaires P19 doivent ainsi être acceptées, et elles servent de base à l’établissement du droit à un supplément jusqu'à preuve du contraire. Sont également des déclarations sur l’honneur en soi, les notes, fiches de salaire, etc. jointes au formulaire, par lesquelles l’assuré social fait preuve de la volonté de déclarer un certain revenu. Ce qui compte comme déclaration est l’intention ou l’expression de la volonté, et non la forme extérieure.
Cas particulier : déclaration des revenus durant les vacances annuelles
On a constaté que cette régularisation repose souvent sur des preuves insuffisantes et des déclarations incomplètes ou incorrectes.
Comment traiter le formulaire P19/P19ter lorsque le revenu est supérieur au plafond pour tous les mois sauf un (par exemple les mois de vacances de juillet ou août) ou deux mois consécutifs (par exemple les mois de vacances juillet et août) ?
En principe, la déclaration sur l’honneur est acceptée (sauf indications contraires), excepté lorsque le revenu indiqué sur le formulaire P19 est trop élevé pour tous les mois, sauf un mois ou deux mois consécutifs au cours desquels un revenu inférieur au plafond est déclaré. Cette déclaration est insuffisante pour obtenir le paiement d’un supplément (trimestrialisé) aux allocations familiales.
Remarque : cette règle ne s’applique que pour les formulaires P19/P19ter sur lesquels un revenu est complété pour six mois au moins.
Procédure :
- vérifier dans les banques de données socioprofessionnelles disponibles et les flux internes (mis en tampon) s'il existe des indications qui permettent d'accepter la réduction du revenu ;
- lorsque la consultation de ces données ne donne aucune indication permettant d’admettre la diminution du revenu, on demande présume, jusqu'à preuve du contraire, que la déclaration es incomplète ou incorrecte. Le refus est motivé. L’assuré social peut démontrer au moyen de documents en rapport avec les revenus bruts de ce mois (par exemple des fiches de salaire, des preuves de versement…) que le plafond n’est pas dépassé (renversement de la charge de la "preuve")
Pour les étudiants visés à l’article 3 de l’arrêté royal du 10 août 2005 qui sont soumis à la norme des revenus (études à temps partiel – travail à temps partiel/apprentissage sur le lieu de travail/formation en alternance) et les jeunes ayant quitté l’école et inscrits comme demandeurs d’emploi durant le stage d’insertion professionnelle, les mêmes principes sont applicables. Les déclarations sur l’honneur (notamment sur les formulaires P7 et P20) doivent être acceptées jusqu'à preuve du contraire.
Thème 5 – Octroi du droit aux allocations d’orphelins
3.5.1. Contrôle au moyen du formulaire P16
Les circulaires de l’Office CO 1340 du 24 juillet 2002 et 1355 du 16 janvier 2006 ont communiqué aux caisses d’allocations familiales la nouvelle procédure d’établissement du droit aux allocations d’orphelins. L’envoi du formulaire P16 a été supprimé et remplacé par un suivi, par le biais du Registre national, de la cohabitation (ménage de fait) ou du remariage du conjoint survivant pour les ménages en Belgique.
Pour les allocataires à l’étranger le formulaire P16 n’apporte rien de plus au dossier, par conséquent il est également supprimé pour les familles comprenant des orphelins à l’étranger. Si un ménage de fait est signalé sur le formulaire P12, on envoie un Modèle J (déclaration de non-formation d’un ménage de fait) comme pour les ménages en Belgique. Il ne doit pas non plus être rappelé en 2014.
Le formulaire P16 peut encore être utilisé pour la déclaration d’une cohabitation de fait, lorsque la date de début diffère de la date officielle dans le Registre national.
En exécution de la loi-programme du 27 décembre 2004, le droit aux allocations majorées est rétabli (50 bis) au moment de la séparation après un mariage ou la formation d’un ménage de fait. Le rétablissement des allocations d'orphelins majorées ne s’applique que pour la veuve ou le veuf qui se sépare d’un conjoint ou partenaire après avoir cohabité avec lui (ménage de fait). Cette règle ne s’applique donc pas lorsque le parent survivant est remarié et ne cohabite pas avec le nouveau beau-parent, qui réside par exemple à l’étranger.
Ces faits sont prouvés au moyen d’un document officiel (cf. tableau de formulaires actualisé en annexe). Le modèle J (déclaration de non–formation d’un ménage de fait) ou la déclaration de témoins ne peuvent servir dans cette situation.
Pour établir l'abandon de l’orphelin (formulaire P16com) qui donne lieu à l’octroi des allocations majorées d'orphelins, les instructions restent inchangées (cf. annexes).
Présomption d’abandon
Pour les enfants placés dans une institution pour lesquels le 1/3 est versé sur un livret d’épargne vaut la présomption d’abandon. La procédure d’abandon de l’orphelin doit être entamée (cf. annexes), nonobstant la déclaration sur le formulaire P3, qui est insuffisante pour réfuter la présomption (envoyer le P16com à l’institution).
Il en est de même pour l’établissement du droit aux allocations d’orphelins pour les enfants à l’étranger (demande avec mod. B et contrôle périodique avec le formulaire P12).
Rappelons que tous les parents (adoptants) des enfants bénéficiaires doivent être intégrés dans le Cadastre au moins avec le code 105 en fonction de l’examen automatique du droit aux allocations d’orphelins en Belgique. Le parent (connu) résidant à l’étranger sans NISS ne doit pas être intégré avec un numéro bis.
Pour établir la filiation entre le défunt et l’orphelin, on demandait toujours dans le passé l’acte de naissance à la commune où l’enfant était né. Rappelons que cette procédure est superflue et que les données de filiation qui figurent sur la « composition du ménage » que l’on obtient par l’intermédiaire du Registre national ou la preuve que l’enfant est né pendant le mariage de son (ses) parent(s) (décédés) et que la filiation ne fait pas l’objet d’un désaveu de paternité par le parent décédé, peuvent être utilisées comme preuve de la filiation du parent décédé.
La circulaire du ministre CM 602 du 12 mars 2008 a communiqué les instructions pratiques pour l’application des nouvelles dispositions en matière d’établissement du droit aux allocations d’orphelins (majorées) lorsque le(s) parent(s) décédé(s) ne peut (peuvent) ouvrir un droit en raison de l’absence de toute qualité d’attributaire durant la dernière année avant le décès.
Ces nouvelles dispositions sont entrées en vigueur le 1er octobre 2007.
3.5.2. Demande au moyen du formulaire Mod. B (demande d’allocations d’orphelins)
L’Office a adapté le formulaire Mod. B au fait que la caisse d'allocations familiales ne connaît pas tous les acteurs qui peuvent entrer en ligne de compte en tant qu’attributaires pour le droit aux allocations d’orphelins dans le cadre de la nouvelle réglementation. Lorsque tous les acteurs sont connus et que le droit peut être établi sur la base des données dont la caisse dispose par l’intermédiaire des banques de données (Trivia, CIMIRe, banque de données des caisses d’allocations familiales, etc.), le formulaire de demande est superflu.
Thème 6 - Contrôle des enfants bénéficiaires au moyen de formulaires
3.6.1. Adaptation du formulaire P7 (étudiants) à la nouvelle structure de l’enseignement
A la suite de la déclaration de Bologne, une nouvelle structure de l’enseignement, appelée réforme BaMa, est entrée en vigueur dans les universités et les écoles supérieures. Désormais, le titre de bachelier est attribué après 3 ans et celui de master après au moins 1 an, et ce, au lieu des grades de candidat et de licencié. Des crédits remplacent les heures de cours. Dans le cadre de la flexibilisation, il est possible d’étudier dans les universités et écoles supérieures avec un programme d’études individuel pour toutes les années dans un système de semestres.
Pour l’enseignement supérieur, il suffit d’être inscrit pour un nombre d’heures suffisant (13 heures par semaine pour les formations qui ne sont pas exprimées en crédits, par ex. l’enseignement supérieur de promotion sociale, l’enseignement à l’étranger,…) ou pour 27 crédits – au plus tard le 30 novembre – pour avoir droit aux allocations familiales pour une année académique entière.
Pour l’enseignement supérieur, l’obligation de suivre régulièrement les cours a été supprimée (AR du 10 août 2005), y compris pour les formations qui ne sont pas (encore) exprimées en crédits (hors BaMa).
L’arrêté royal du 10 août 2005 a adapté la réglementation relative aux allocations familiales aux nouveaux développements sur le plan de l’enseignement. En collaboration avec les caisses, l’Office a entièrement adapté le formulaire P7 (droit aux allocations familiales en faveur des étudiants) pour les écoles supérieures et universités à la collecte électronique des données au moyen du flux D062. Les caisses d'allocations familiales sont informées au plus tard au cours du mois de juin de chaque année des modifications de la procédure de collecte des données pour les étudiants (cf. lettre circulaire II/999/c.161 du 24 juin 2011).
En cas de rappel du formulaire P7, il n’est plus nécessaire d’envoyer à nouveau la partie info (P7-info).
D’un commun accord avec les caisses d'allocations familiales, l’Office a profondément modifié la procédure du formulaire P7 pour l’année scolaire et académique 2013-2014 pour les étudiants dans la Communauté flamande, pour lesquels les données sont obtenues au moyen du flux D062.
Les instructions ont été fournies par la lettre circulaire 999/c.169 du 5 juillet 2013.
Compte tenu des expériences positives de l’Office avec le lay-out de Bpost, il est proposé que les caisse d’allocations familiales adaptent aussi les formulaires existantes à cette mise en forme en 2014 (cf. le P7 sur le site web de l'Office).
3.6.1.1. Etudiant qui met fin à ses études au cours de l'année scolaire ou académique – Preuves de la cessation des études – Présomption de cessation des études – Cessation durant les examens
Cessation des études pour un étudiant BaMa
Conformément à l’article 10 de l’arrêté royal du 10 août 2005, les allocations familiales ne sont plus dues pour l’étudiant lorsqu’au cours de l’année académique, ses études sont interrompues ou ramenées à moins de 27 crédits. Il en va de même pour les désinscriptions au cours du mois des examens, en juin. Dans la Communauté flamande, une désinscription est systématiquement signalée par le biais du flux D062. Dans les Communautés française et germanophone, cela se fait au moyen d’une déclaration sur l’honneur et une déclaration de l’établissement d'enseignement, que la famille doit envoyer spontanément à la caisse d’allocations familiales concernée. Pour fournir la preuve de la cessation des études, tous les moyens de droit sont également acceptés (attestations, formulaires, déclarations, flux…).
Concrètement, quand la famille communique – n’importe comment – que le jeune a arrêté ses études, les paiements doivent être suspendus et, à l’intéressé il est rappelé qu’il doit s’enregistrer comme demandeur d’emploi. Il existe une présomption de cessation des études lorsque l’étudiant s’inscrit comme demandeur d’emploi et qu’un flux D043 (ou l’attestation A200 sur papier ou une déclaration valable) l’attestant est reçu. Ce principe vaut tant pour les inscriptions au cours des mois de vacances que pour les inscriptions durant l’année académique. Pour les désinscriptions qui sont communiquées au moyen d’un message D062 qu’il n’est plus nécessaire d’envoyer un P7-A de confirmation.
Situation particulière
Pour les inscriptions en tant que demandeur d'emploi au cours du mois de juin avant les vacances d’été, l’Office présume que les études n’ont pas été interrompues à la date de l’inscription au cours du mois des examens (juin), à moins que l’interruption ne soit prouvée par une déclaration ou un flux de l’établissement d'enseignement ou par une déclaration sur l’honneur de l’intéressé (par exemple une déclaration de cessation prématurée des études le 13 juin).
Une désinscription dans le mois de juillet (flux D062) est par contre égale à une désinscription à la fin de l’année académique et donne donc droit pendant les mois de vacances. Si le jeune ne s’est pas réinscrit avant le début de l’année scolaire/académique suivante, les règles pour les dernières vacances d’été s’appliquent.
3.6.1.2. Situations à l’étranger
Pour tous les étudiants, même ceux qui étudient à l’étranger, la lettre d’information 18+ ou le formulaire P7-A est (envoyé le 15 septembre de chaque année). Les paiements ne sont entamés qu’à la réception du formulaire E ou du P7-int dûment complété et signé. Le formulaire P7-A (Communauté française) qui manquerait encore et qui n’est plus applicable à la situation ne doit alors plus être suivi. Le paiement provisionnel est limité au mois après l’envoi du formulaire.
En cas d’études en dehors de l’Union européenne, la CM 599 et la lettre circulaire 999/154 du 15 juillet 2009 sont applicables.
Formulaires de clôture pour les enfants à l’étranger
Concernant les formulaires de clôture à l’étranger, on applique le plus possible la même procédure qu’en Belgique (mutatis mutandis).
Cela signifie concrètement :
- Pour la formation de chef d’entreprise : formulaire P9bis ou E (comme en Belgique) au début du droit, ensuite chaque année puis en clôture.
- Pour les étudiants dans l’enseignement à temps plein : pas de formulaire de clôture P7-a ; formulaire P7 (int) ou E au début du droit, ensuite chaque année.
- Pour les étudiants dans l’enseignement à temps partiel : comme pour l’enseignement à temps plein. Il est prévu dans la CO 1386/2012 de demander le contrat de travail pour connaître le revenu (vérifier les conditions de revenus).
- Pour les contrats d'apprentissage : formulaire P9 ou E (comme en Belgique) au début du droit, ensuite chaque année puis en clôture.
3.6.1.3. Procédure pour l’étudiant qui prépare une thèse
On attire l’attention sur le fait que la lettre circulaire 999/c.169 du 5 juillet 2013 a changé profondément la procédure pour les étudiants des Communautés flamande et germanophone qui préparent une thèse. Pour les étudiants des établissements scolaires francophones (procédure de la CO 1374 du 25 septembre 2008), il n’y a pas de changements. Le régime de l’année de diplôme sur la base du flux D062 ne peut être appliqué qu’une seule fois par formation et par grade (bachelier/master) et ce, uniquement à partir de l’année académique 2011-2012. Aucune révision d'office n’est obligatoire pour les années académiques précédentes (courriel du 22 novembre 2011 à tous les organismes de paiement). Lorsqu’ aucune information à ce sujet n’a été communiquée, on présume que l’étudiant remet la thèse durant la première session.
Exemple : Pour une certaine année académique, l’étudiant était inscrit pour 17 crédits pour une année de diplôme. Le module étudiant thésard-1 est envoyé, mais pas renvoyé (présomption que l’étudiant prépare une thèse reste). Les allocations familiales sont payées jusqu’en juin de l’année suivante. La caisse d’allocations familiales envoie le module étudiant thésard-2, afin de connaître la date de dépôt de la thèse. Sur le formulaire P7-A, il est indiqué que la thèse a été déposée en juin. L’étudiant s’inscrit comme demandeur d’emploi en juillet. En raison du dépôt de sa thèse, l’enfant perd la qualité d’étudiant pour le troisième trimestre. Si le module étudiant thésard-2 ou le formulaire P7-A n’est pas renvoyé, on suppose que cet enfant a été étudiant thésard jusqu’à la date d’inscription comme demandeur d’emploi (pour max. une année), et il n’existe pas non plus de double statut pour le troisième trimestre (décision d’office).
Paiement fractionné du minerval
Des problèmes peuvent surgir en rapport avec le paiement régulier des allocations familiales lorsque les établissements d'enseignement refusent de compléter le formulaire ou de délivrer une attestation d’études tant que la totalité du minerval n’a pas été payée. Ce problème a déjà été évoqué dans la circulaire de l’Office CO 1340 du 24 juillet 2002 (p. 13).
L’Office a pris en 2009 l’initiative de demander à nouveau aux établissements d'enseignement de remettre l’attestation d’études destinée aux allocations familiales immédiatement après l’inscription.
Les caisses d’allocations familiales sont invitées à signaler les problèmes au service Monitoring du Département Contrôle de l’Office. L’Office prendra contact avec l’école supérieure ou avec l’université.
3.6.2. Autres adaptations du formulaire P7 (étudiants)
3.6.2.1. Occupation de l’étudiant (à temps partiel)
Lors de la rédaction du formulaire P7a, des questions spécifiques ont été modifiées et remplacées par le module de lettre « travail à temps partiel / études à temps partiel » (Cf. lettre circulaire 996/c.169 en annexe) prévu pour certaines catégories d’étudiants qui exercent une activité professionnelle, et pour lesquelles ce n’est pas la norme des heures qui doit être appliquée, mais la norme des revenus (stagiaires et étudiants à temps partiel visés aux articles 3, 14 et 15 de l’arrêté royal du 10 août 2005). Pour eux, aucun suivi ne peut être opéré au moyen de la DMFA. Ceci s’applique également à l’occupation à l’étranger.
La décision d’office – application de la règle des cinq jours (= 38 heures)
A défaut d’une déclaration écrite concernant le revenu, la caisse d’allocations familiales dispose de la possibilité d’appliquer la règle des cinq jours. Cette modalité rend le contrôle surplace superflu.
L'application de cette règle suppose le renversement de la charge de la preuve. On peut automatiquement établir un paiement indu à partir d'une occupation de cinq jours ouvrables ou de 38 heures ou de journées assimilées au travail (par ex. congés annuels, jours fériés légaux, salaire garanti en cas de maladie ou d'accident etc.). S'il y a moins de 5 jours de travail ou de 38 heures, la validé du paiement provisionnel peut être admise..
Pour l’enseignement spécial, la norme de 240 heures est applicable
Dans le flux D062, les cas d’enseignement à temps partiel sont indiquées par le code 312. Par contre, les cas qui sont communiqués avec le code 321 (enseignement spécial) ne sont pas soumis à la norme des revenus mais à celle des heures (cf. CO 1374 du 25 septembre 2008, p. 5). Les caisses d'allocations familiales sont priées de tenir compte de ces catégories spéciales lors de l'encodage des cas.
L’étudiant travailleur indépendant
Pour l’étudiant travailleur indépendant en ordre principal, la déclaration sur l’honneur fait office de preuve concernant la norme des 240 heures. La disposition à ce sujet dans la CO 1354 du 8 juillet 2005 (p. 16) est abrogée.
- Le code A sur le message du RGTI indique la profession principale : dans ce cas, une déclaration sur l’honneur indiquant le nombre d’heures prestées est nécessaire pour vérifier si la norme de 240 heures est respectée.
- Avec un code H sur le message du RGTI, l’étudiant est assujetti à l’article 37 de l’arrêté royal du 8 avril 1976 (exemption de cotisations sociales). Dans ce cas, les allocations familiales continuent d’être payées sans demander aucune déclaration sur l’honneur.
- Le code K sur le message du RGTI est l’assurance faillite pour les travailleurs indépendants : dans ce cas, aucune déclaration sur l’honneur concernant le nombre d’heures prestées ne doit être demandée. En ce qui concerne l’étudiant qui se trouve sous la norme des 240 heures, la prestation ne constitue pas un obstacle, car il s’agit d’un régime qui n’est pas repris dans l’arrêté royal du 10 août 2005. En ce qui concerne les étudiants à temps partiel qui se trouvent sous la norme de revenus, cette prestation sociale est additionnée à la somme des autres revenus.
3.6.2.2. Réorientation au cours de l’année académique et enseignement supérieur professionnel
Le formulaire P7 a été adapté en fonction des innovations dans l’enseignement en ce qui concerne le flux D062 et l’enseignement supérieur professionnel (voir : lettre circulaire de l’Office II/C/997/69ter du 24 septembre 2009).
3.6.3. Prévention des indus
Preuve de la norme des revenus en cas de travail à temps partiel/études à temps partiel (codes 312/313)
Mesures à partir de l’année académique 2013 - 2014
Pour l’enseignement à temps partiel dans la Communauté flamande/germanophone: code 312/313 + RIP
Pour l’enseignement à temps partiel dans la Communauté française: question 22 du P7 + RIP
A la réception de ces codes, le module « travail à temps partiel / études à temps partiel » est envoyé (voir lettre circulaire 999/c.169 du 5 juillet 2013).
A partir de l'année scolaire et académique 2012 - 2013, à la réception d'un message RIP, on demande immédiatement une déclaration concernant le revenu (le contrat). En attendant, le paiement des allocations familiales est suspendu.
Si les messages RIP n’ont pas été traités au cours de cette année académique pour d’autres occupations que le travail à temps partiel dans le cadre de la formation à temps partiel/travail à temps partiel, on demandera en septembre 2014 une déclaration sur l’honneur pour tous les mois pour lesquels les allocations familiales ont été payées.
Mesures à partir de l’année académique 2014-2015
En accord avec les caisses d’allocations familiales, les données RIP seront également suivies à partir de septembre 2014 pour les jeunes travaillant à temps partiel et pour les contrats d'apprentissage. De cette manière, tous les jeunes qui sont soumis à la norme de revenu seront traités de la même manière sur le plan de l'occupation. Une lettre circulaire technique sera préparée et publiée début juillet 2014.
Preuves de la norme des 240 heures en cas de travail et d’études (autres que les codes 312/313)
Pour les occupations en Belgique, la norme des 240 heures est établie à l’aide des messages DMFA. A partir de l'année scolaire ou académique 2013-2014, la charge de la preuve est inversée. L’étudiant dont l’occupation a dépassé la norme des heures (> 240 heures) au cours d’un trimestre (premier, deuxième ou quatrième trimestres) et pour lequel les allocations familiales ont dû être portées en débit, n’aura plus droit aux paiements provisionnels pour les autres trimestres de l’année académique concernée (y compris la période de vacances suivante). Cela signifie que dans de tels cas, on attendra les messages DMFA avant de payer les trimestres suivants, sauf s’il est suffisamment démontré que l’occupation en cause qui était responsable du dépassement de la norme au cours du trimestre précédent a pris fin ou que le volume de travail a été réduit (< 240 heures). Les déclarations sur l’honneur peuvent être prises en considération. En toute hypothèse, une évaluation finale trimestre par trimestre reste néanmoins nécessaire. Le guide de l’utilisateur RIP et DMFA pour les étudiants sera adapté en ce sens d’un commun accord avec les caisses d'allocations familiales.
Exemple : L’étudiant est inscrit pour 30 crédits durant l’année académique 2013 - 2014. Le 20 janvier 2014, la caisse reçoit le message DMFA du quatrième trimestre 2013, d’où il ressort que la norme des heures a été dépassée. Les allocations familiales pour le quatrième trimestre 2013 sont récupérées, mais le paiement des allocations familiales est également suspendu jusqu’à la réception du message DMFA suivant. Le 20 mai 2014, les allocations familiales suspendues du premier trimestre sont régularisées, à l’occasion de la réception du message DMFA du premier trimestre 2014, à moins que l’étudiant ait déclaré que le volume d’occupation pour le premier trimestre 2014 est passé sous la norme.
Droit aux allocations familiales pendant les dernières vacances d’été
Un jeune qui s’inscrit pour l’année académique suivante après les vacances d’été, même pour moins de 27 crédits, se trouve dans le champ d’application de l’article 11 de l’arrêté royal du 10 août 2005. On n’exige pas ici qu’il s’agisse d’une inscription pour au moins 27 crédits ou 17 heures de cours. En d’autres termes, il n’est pas nécessaire non plus que l'intéressé dispose d'une inscription qui donne droit aux allocations familiales même pas en cas d’un doctorant, pour qui les crédits conformément à l’art. 9 de l’AR du 10 août 2005 ne sont pas pris en considération. Dans ces circonstances, le troisième trimestre doit être qualifié de « mois de vacances ordinaire », et cet étudiant peut par conséquent travailler sans limite sans perdre son droit aux allocations familiales. Ceci s’applique même lorsque l’étudiant s’inscrit pendant l’année académique suivante après le 30 novembre (par exemple pour le deuxième semestre).
3.6.4. Suppression du contrôle au moyen des formulaires P2 et P5 pour les enfants handicapés en Belgique
Dans le passé, le droit à l’allocation spéciale des enfants atteints d’un handicap jusqu’à 21 ans, ou des handicapés plus âgés (+ 25 ans), était contrôlé au moyen de formulaires. Etant donné que l’activité lucrative peut être contrôlée au moyen des flux (RIP/DMFA/flux d’indemnités/Cimire) par l’intermédiaire de la Banque-carrefour, le formulaire P2 a été supprimé à partir de l’année 2008 pour les enfants atteints d'une affection, par la circulaire de l’Office CO 1371 du 15 janvier 2008. Pour les handicapés plus âgés, le formulaire P5 avait déjà été supprimé à partir de l’année 2007 (voir CO 1366 du 16 février 2007). La suppression du formulaire P2 implique l’utilisation de codes électroniques, pour lesquels des informations ont été données dans le cadre de l’actualisation du guide de l’utilisateur de la DMFA (voir circulaire de l’Office CO 1373 du 5 août 2008 et la lettre circulaire 996/98 du 24 mai 2011).
3.6.5. Révision de l’incapacité – Fait nouveau ?
La lettre circulaire II/C/996/c.92/wam du 6 mai 2009 a modifié les conditions de demande d’une révision médicale énumérées dans la circulaire de l’Office CO 1373 du 5 août 2008.
L’inscription comme demandeur d'emploi et le bénéfice d'allocations de chômage n’est plus définie comme un fait nouveau et n’entraîne désormais plus une demande de révision de l’incapacité médicale, pas plus qu’une suspension des allocations familiales (allocations ordinaires et spéciales de l’article 47, LC). Le SPF doit être informé de l’occupation ; il décidera si une révision est nécessaire. En cas d’occupations successives, un message T1 n’est envoyé que la première fois.
La suspension de l’allocation supplémentaire est seulement nécessaire lorsque l’occupation représente en soi un obstacle pour l’octroi de l’allocation supplémentaire comme défini à l’article 12 de l’arrêté royal du 3 mai 1991 portant exécution des articles 47, 56 septies et 63, LC. Les allocations familiales ordinaires restent dues (cf. lettre circulaire 996/98 du 24 mai 2011).
Il est par ailleurs rappelé qu’il ne faut envoyer aucun message T1 en cas d’occupation en tant qu’étudiant jobiste ou d’inscription comme demandeur d'emploi du jeune atteint d’une affection. L’application de l’article 48 des lois coordonnées a été précisée dans un courriel du 17 novembre 2011. Cette règle est valable pour les 50 jours d’occupation comme étudiant avec des cotisations sociales réduites. Ils ne font pas obstacle au paiement de l’allocation supplémentaire.
3.6.6. L’enfant handicapé atteint l’âge de 21 ans
Les caisses d’allocations familiales sont priées d’examiner le statut de l’enfant handicapé trois mois avant son vingt-et-unième anniversaire, en consultant Trivia (étudiant, contrat d'apprentissage, formation de chef d’entreprise, inscrit comme demandeur d'emploi, occupation…).
Le formulaire qui est envoyé avec la lettre d’information doit y être adapté. Il convient seulement d’envoyer encore le formulaire P7 lorsque le statut de l’enfant handicapé n’est pas connu.
Conformément à la CM 610, le formulaire P2 ne doit être envoyé pour les enfants hors de Belgique qu’à partir de l’envoi en septembre de l’année au cours de laquelle l’enfant atteint l’âge de 18 ans et non plus à partir de l’âge de 16 ans. Les tableaux en annexe doivent également être adaptés en ce sens (annexe 1, rubrique 2.1 et annexe 2, p. 26).
3.6.7. L’enfant atteint d'une affection travaille ou bénéficie d’une prestation
La circulaire du ministre CM 610 du 23 mars 2010 modifie les conditions auxquelles doivent répondre les activités d’un jeune handicapé ou la prestation sociale qui en découle, pour que ce jeune puisse conserver le supplément d’allocations. À partir du 1er janvier 2010, les enfants atteints d'une affection continuent d’avoir droit au supplément pour handicapés lorsque leur activité ou prestation sociale ne fait pas obstacle (deuxième filet de sécurité) à l’octroi des allocations familiales sur la base de l’article 62 des lois coordonnées, c.-à-d. en tant qu’étudiant (thésard), jeune ayant quitté l’école, apprenti lié par un engagement d'apprentissage ou un contrat d'apprentissage ou comme étudiant (à temps partiel) avec un contrat de stage de travail (formation en alternance).
La lettre circulaire II/c.996/98 du 24 mai 2011 a fourni des précisions au sujet de la procédure à suivre.
Formulaire P5 – allocations familiales pour handicapés plus âgés
Les handicapés plus âgés (art. 47 bis des lois coordonnées) peuvent seulement être occupés dans un atelier protégé ou bénéficier d’une prestation limitée (cf. article 63 des lois coordonnées).
Attention ! Le bénéfice d’une pension de survie ne fait pas obstacle à l’octroi des allocations familiales pour les handicapés plus âgés.
Les caisses d'allocations familiales sont priées de ne plus utiliser les formulaires P5 à partir de 2007 et de recueillir les informations nécessaires du traitement des flux socioprofessionnels correspondants relatifs à l’occupation, à la maladie, au chômage, aux maladies professionnelles et aux accidents du travail.
Les données concernant le revenu d’une pension (de survie) ne peuvent pas encore être communiquées électroniquement et sont demandées par lettre à l’Office national des pensions (ONP) ou à l’Institut national d’assurances sociales pour travailleurs indépendants (INASTI), à partir de l’âge de 60 ans, sauf lorsqu’il s’agit de pensionnés à la suite d’une occupation dans un atelier protégé ou après avoir été malades ou chômeurs après une période d’occupation dans un atelier protégé (la dernière occupation).
La pension ne peut pas être plus élevée que le revenu garanti aux personnes âgées, sauf lorsqu’elle découle d’une occupation pour handicapés dans un atelier protégé. La preuve ne doit être fournie qu’une seule fois.
Pour les handicapés âgés domiciliés hors de Belgique, l’obligation du suivi à l’aide des formulaires P2 (après le droit inconditionnel) et P5 est maintenue.
3.6.8. Régime particulier pour le volontariat (loi du 27 décembre 2005 portant des dispositions diverses)
Les formulaires mentionnent une formule générale : « Pour les volontaires, on applique un régime spécial. Vous pouvez obtenir de plus amples informations à ce sujet auprès de votre caisse d'allocations familiales. »
La loi du 3 juillet 2005 prévoit la présomption d’une activité en tant que volontaire si les indemnités forfaitaires ne dépassent pas un montant mensuel ou annuel déterminé (conditions cumulatives). Ces montants sont indexés annuellement.
Rappelons que la circulaire de l’Office CO 1357 du 7 juin 2006 (p. 7) a communiqué les règles spécifiques pour le suivi des revenus issus du volontariat.
Point de vue actuel
Le SPF Sécurité sociale a attiré l’attention de l’Office sur le point suivant (lettre du 23 avril 2008).
Lorsque l’intéressé est assujetti à la sécurité sociale, le message DMFA indique en principe si cette personne est considérée ou non comme volontaire.
S’il existe un doute à ce sujet, parce que le volontaire déclare que son revenu est le remboursement de ses frais, la caisse d’allocations familiales s’adresse à l’Office national de la sécurité sociale ou aux services de l’Inspection sociale, qui décideront si le volontaire en question remplit ou non les conditions.
3.6.9. Effet des révisions d’office concernant les enfants handicapés (art. 47 et 63 LC) – Procédure pour les juridictions du travail – Application de l’article 48, alinéa 4 des lois coordonnées – nature de la décision judiciaire
Au cas où la famille conteste la décision d’office devant les tribunaux et que le jugement/arrêt confirme la décision d’office, l’article 48 n’est pas d’application (cf. art. 23 de l’A.R. du 28 mars 2003). Si par contre le jugement/l’arrêt ne respecte pas la date de prise d’effet de la décision d’office, il y aura l’effet retard.
Lors d'une révision sur demande ou d'une nouvelle demande, on applique l'article 48 dans tous les cas.
Thème 7 – Le jeune demandeur d’emploi au cours du stage d’insertion professionnelle
Les données concernant le revenu du jeune demandeur d’emploi au cours du stage d’insertion professionnelle sont encore recueillies au moyen du formulaire P20. Pour les jeunes bénéficiant d’un droit inconditionnel, le P20 est envoyé consécutivement à la réception du message d’inscription comme demandeur d'emploi (D043), et non à la fin du droit inconditionnel. De cette manière, le ménage reçoit immédiatement l’information au sujet du droit en tant que demandeur d'emploi au moment où l’inscription est actuelle.
Nouvelle procédure
Le 10 avril 2013, l’Office a informé les organismes d’allocations familiales de la nouvelle procédure pour l’inscription de jeunes demandeurs d’emploi au cours du stage d’insertion professionnelle. Désormais, tous les documents délivrés par les services régionaux de l’emploi mentionnant l’inscription et la date d’inscription sont acceptés afin d'examiner le droit comme demandeur d'emploi dans le sens de l'article 62, § 5, LC, même s'il s’agit d’une inscription dans une des autres catégories pour laquelle aucune attestation A200 (D043 dans la terminologie du Cadastre) est envoyée. Les attestations A200 ne sont envoyées que pour les trois catégories suivantes : le jeune demandeur d’emploi, le demandeur d’emploi libre et le demandeur d’emploi travaillant à temps partiel. En application de cette nouvelle procédure, il fallait envoyer une copie du document d’inscription au service Monitoring de l’Office afin que celui-ci puisse évaluer le fonctionnement du flux D043.
Entre-temps, ces évaluations, réalisées régulièrement, ont montré que le flux D043 fonctionne comme prévu, c’est-à-dire que toutes les inscriptions pour les trois catégories de demandeurs d'emploi mentionnées nous sont transmises par un flux. Désormais, les organismes d’allocations familiales ne doivent donc plus transmettre au service Monitoring des copies des documents d’inscriptions. Cela n’empêche pas qu’il faut continuer à accepter tous les documents, délivrés par les services régionaux de l’emploi mentionnant l’inscription et la date d’inscription, afin d’examiner le droit comme demandeur d’emploi dans le sens de l’article 62, §5 L.C.
En outre, les déclarations DIMONA/RIP sont intégrées dans l’examen du droit aux allocations familiales pour les jeunes demandeurs d’emploi pendant la période d’attente. Ceci signifie que si la caisse d’allocations familiales reçoit des données RIP, un nouvel examen du droit aux allocations familiales est effectué. Pour le montant du revenu, le formulaire reste à l’heure actuelle la seule source d’information. Il n’est pas possible de valider systématiquement les données indiquées sur le formulaire P20 au moyen d’une consultation de TRIVIA.
De nouveaux exemples d’application ont été fournis au moyen de la lettre circulaire 996/82bis du 5 août 2011.
Lorsque le formulaire P20 n’est pas renvoyé, la règle des cinq jours est appliquée en cas de décision d’office pour les jeunes demandeurs d’emploi (cf. thème 9).
L’Office a élaboré une lettre circulaire contenant des instructions actualisées, des exemples et une adaptation du formulaire P20 et des modules (lettre circulaire II/C/c.153/SN du 1er juillet 2009).
Prévention des indus
L’accent est mis tout particulièrement sur le fait que pour éviter les indus, tous les messages RIP en rapport avec une occupation sont traités sans délai (dans les 7 jours civils) et en priorité et déclenchent les réactions décrites dans la lettre circulaire précitée (suspension des paiements, envoi du formulaire et du module 18 bis), même ceux qui portent la mention STU pour le troisième trimestre.
Début de la période de consultation
Règle générale : Conformément à l’article 1er, § 2, de l’arrêté royal du 12 août 1985, la période de 360 jours calendriers (stage d’insertion professionnelle) débute le 1er août après la dernière année scolaire ou académique (CO 1389 du 16 mai 2102).
Exceptions :
Début de la période d’octroi |
Priorité des moyens de preuve – Ordre de la force probante
|
Le jour après la fin de toutes les activité imposées par le programme d'études, lorsque cette fin se situe après le 1er août ou le jour après la fin de l'apprentissage ou de la formation |
Source authentique (message de radiation D062) ; à défaut, la déclaration sur l’honneur sur le formulaire P7a (question 3), P20 (question 2 ou 3 du formulaire) ou P9
|
Le jour après la remise d'un mémoire de fin d'études supérieures ou le jour après l'interruption de la préparation de celui-ci |
Source authentique (message de radiation D062) ; à défaut, la déclaration sur l’honneur sur le formulaire P7a (question 3), P20 (question 2 ou 3 du formulaire) ou P9 |
Le jour après la fin de la période de stage exigée pour être nommé à une charge publique, ou le jour après l'interruption de ce stage |
Source authentique (déclaration du maître de stage)
|
Le jour après la date à laquelle il a été mis fin prématurément à de nouvelles études, un apprentissage ou une formation, à condition :
a) qu'il ne se soit pas écoulé un délai de plus de quinze mois entre la fin d'études, d'un apprentissage ou d'une formation et la reprise d'études, d'un apprentissage ou d'une formation ;
b) que les nouvelles études, le nouvel apprentissage ou la nouvelle formation aient duré au moins six mois si le délai mentionné sous a) est dépassé |
Source authentique (message de radiation D062) ; à défaut, la déclaration sur l’honneur sur le formulaire P7A (question 3), P20 (question 2 ou 3 du formulaire) ou P9 |
Exemples
- Un étudiant s'inscrit à l'université pour 60 crédits. Jusqu'à preuve du contraire, le D062 fait s'ouvrir un droit aux allocations familiales pour toute l'année académique. Le 10 mars 2014, la caisse d'allocations familiales reçoit un flux D043 indiquant une inscription comme demandeur d'emploi le 7 mars 2014 (présomption de cessation des études). Elle ne reçoit aucun D062 mentionnant la désinscription. L’étudiant déclare sur le formulaire P20 qu’il a abandonné ses études le 2 mars 2014. Compte tenu de la déclaration, le stage d’attente débute le 3 mars 2014, selon le schéma ci-dessus en raison du manque d’informations en provenance de la source authentique.
- Dans un cas comparable, la caisse reçoit un flux D043 et une désinscription D062 avec date de prise de cours le 20 mars 2014. Le stage d’attente débute le 21 mars 2014, étant donné que c’est l’information de la source authentique D062 concernant la cessation des études qui prime.
- Dans un cas analogue, la caisse d'allocations familiales ne reçoit qu’une inscription comme demandeur d’emploi (flux D043) sans désinscription comme étudiant (flux D062), mais l’étudiant majeur déclare sur le formulaire P7 du 18 septembre 2014 qu’il a poursuivi ses études (admis jusqu’au 30 juin 2014). Le stage d’attente débute le 1er août 2014, selon le schéma ci-dessus en raison du manque d’informations en provenance de la source authentique.
La formation professionnelle individuelle et le stage d’insertion
L'allocation d'insertion / de formation / de stage doit être prise en compte dans le calcul du revenu plafond (Cf. lettre circulaire 997/28nonies). Pour la formation professionnelle individuelle (FPI) et le stage d’insertion, la prime de productivité est également considérée comme revenu.
Le formulaire P20 a été adapté. (Cf. lettre circulaire 999/c.169 du 5 juillet 2013)
Nouvelle valeur TRI – Stage d’insertion
a) En général
Dans le cadre du plan de relance, un contingent de 10.000 places pour l’apprentissage sur le lieu de travail a été créé pour jeunes demandeurs d’emploi peu qualifiés. Moyennant le stage d’insertion d’au maximum six mois, le jeune demandeur d’emploi peu qualifié peut faire connaissance avec le marché de l’emploi pendant son stage d'insertion professionnelle (l’ancien stage d’attente). Pendant ce stage d’insertion, les jeunes demandeurs d’emploi reçoivent une indemnité qui peut être considérée comme une composante du salaire. Les stagiaires bénéficieront d’une allocation de stage de 26,82 euro par jour de la part de l’ONEM et une indemnité mensuelle de 200 euro au maximum de la part de l’employeur.
Les employeurs communiquent l’entrée en service de ces stagiaires par des attestations Dimona (attestations D051 dans la terminologie du Cadastre).
On réfère à ces stagiaires par la nouvelle valeur TRI dans la zone KindofWorker. Cette valeur est disponible par un flux de consultation et de distribution. A partir 1er février 2014, les messages de mutation D051 mentionnent tous les stages d’insertion, et tous les stages d’insertion entamés depuis le 1er janvier 2013 peuvent être consultés moyennant le flux de consultation P051. Pour ces stagiaires, une attestation D042 est également envoyée à propos des allocations de stage que l’ONEM leur paie. La zone NrOfControlledDays dans ces attestations mentionne combien de jours ces stagiaires ont été rémunérés. Ces données sont également disponibles par le flux de consultation P042.
b) Dans la pratique
1. Etablissement du droit pour la période avant l’envoi des messages Dimona avec mention de TRI (1er décembre 2012 - 31 janvier 2014)
Les dossiers de jeunes demandeurs d’emploi dans un stage d’insertion dans lesquelles l’examen du droit pour la période d’attribution a été clôturé entre-temps sur la base des déclarations sur le formulaire P20 ou d’un contrôle à domicile ne doivent pas être revus systématiquement.
Cela ne vaut pas pour les dossiers dans lesquels, à défaut d’une réaction sur un rappel P20, une décision d’office sur la validité des paiements pour la période d’attribution doit encore être prise. En consultant le message Dimona (P051), on peut constater qu'il s’agit d’un stage d’insertion, grâce à la valeur TRI dans la zone KindofWorker. Le dépassement du montant maximum autorisé est présumé dès que les données dans le message P042 font apparaître que le demandeur de travail a suivi un stage d’insertion pendant au moins cinq jours. Dans ce cas, les paiements sont suspendus immédiatement et un formulaire P20 accompagné d’un module de motivation 18bis est envoyé à l’assuré social concerné. C’est alors la personne concernée qui doit, le cas échéant, fournir la preuve du contraire.
2. Etablissement du droit à partir de la date de réception des messages Dimona avec mention TRI (1er février 2014)
A partir du 1er février 2014, la réception d’un message Dimona avec mention de la valeur TRI dans la zone KindofWorker occasionne la procédure habituelle décrite dans la lettre circulaire 999/c.153 du 1er juillet 2009. Les paiements sont suspendus immédiatement et un formulaire P20 accompagné d’un module de motivation 18bis est envoyé à l’assuré social concerné. La suspension des paiements est levée si l'assuré social concerné peut prouver moyennant des attestations de l'employeur qu'il n'a pas dépassé le montant maximum autorisé
Engagement volontaire militaire
La loi du 10 janvier 2010 instituant l’engagement volontaire militaire a modifié l’article 62 des lois coordonnées. En conséquence, les informations figurant sur le formulaire P20 ont été adaptées, en ce sens que la solde du militaire volontaire pendant les six premiers mois ne constitue pas un obstacle pour l’octroi des allocations familiales durant le stage d’insertion professionnelle (voir circulaire de l’Office CO 1385 du 18 novembre 2010).
Thème 8 – Les enfants placés
Preuve du placement dans une institution
Pour les enfants placés dans la Communauté flamande
Les instructions changent à partir de 2014 conformément aux décrets Integrale Jeugdhulp en Integrale Pleegzorg. Les modifications seront communiquées prochainement par courriel.
Pour les enfants placés dans les Communautés française et germanophone
Signalons que pour le placement chez un particulier et le paiement à un particulier, une attestation/déclaration/disposition du juge ou le formulaire P3 font office de début de preuve et suffisent pour entamer le paiement provisionnel. La réception du formulaire D227 doit faire l’objet d’un suivi.
Pour ce qui est de la preuve du paiement du supplément spécial visé à l’article 70 ter des lois coordonnées, on se référera à la circulaire de l’Office CO 1344 du 10 juillet 2003 et à la lettre circulaire II/A/996/45 du 24 décembre 2003, qui restent inchangées.
Pour les enfants placés dans une institution, le formulaire D227 a comme finalité spécifique de signaler les enfants pour lesquels on applique une modalité de paiement particulière (collective) à l’égard de l’autorité responsable du placement. Le formulaire reste dès lors indispensable.
Notification du montant pour un enfant placé
Pour les placements dans une famille d’accueil à charge du Fonds Jongerenwelzijn, la Communauté flamande ne doit plus être informée des montant payés depuis le 1er janvier 2009, mais les services de placement familial doivent encore l’être (lettre circulaire II/C/999/c.152/SN du 29 juin 2009).
Pour la Communauté française, on applique également une nouvelle modalité de paiement, qui vous a été communiquée par la lettre circulaire II/C/996/c.94/wam du 18 novembre 2011.
Notification d’un paiement au dernier allocataire avant un placement dans une famille d’accueil (article 70 ter des lois coordonnées)
La procédure de notification est réglée par la circulaire CO 1344 du 10 juillet 2003. En annexe à la circulaire figure un modèle de lettre destinée à informer les communautés compétentes pour le placement en famille d’accueil du début du paiement du montant prévu par l’article 70 ter des lois coordonnées.
L’action sociale préventive
Dans le cadre du service volontaire, les communautés ont prévu des mesures d’aide spécifiques à la famille afin d’éviter le placement d’un jeune. Il ne s’agit pas de placements réguliers au sens de l’article 70 des lois coordonnées. Par conséquent, la clé de répartition particulière (2/3 pour l’institution ou l’autorité, 1/3 pour une personne physique ou sur un livret d’épargne) n’est pas applicable.
L’Office adaptera le formulaire P3-a (voir lettre circulaire de l’Office 999/c.158/sn du 20 décembre 2010).
Paiement d’intérêts en cas d’une décision judiciaire d’octroi après un refus administratif (avis du service juridique II/13/60226/contr./Art.70KBW/SVB du 14 mai 2013).
Lorsque le juge attribue les allocations familiales au titre de l’article 70 LC, la question se pose si les intérêts dus en vertu de l’article 20 de la Charte doivent être payés aussi bien à l’institution (bénéficiaire du 2/3) qu’à l’allocataire du 1/3. En outre, il faut fixer le montant sur lequel les intérêts doivent être calculés.
Etant donné que la Charte (article 2, alinéa 1, 7°) ne concerne que les assurés sociaux qui sont des personnes physiques, ainsi que leurs représentants légaux et leurs mandataires, les organismes d’allocations familiales ne doivent pas payer d’intérêts à l’institution où l’enfant est placé, ce bénéficiaire n'étant pas une personne physique. Les institutions où sont placés les enfants ne sont pas de bénéficiaires dans le sens de la Charte. Les intérêts dus sont calculés sur le solde au titre de l’article 70, LC (1/3) et non pas sur le montant total.
Thème 9 - Formulaires incomplets ou manquants - Décision d’office
3.9.1. Principes généraux
Le formulaire constitue seulement un outil destiné à obtenir des données indispensables. On fait surtout appel à l’assuré social pour recueillir les données concernant sa situation en matière de revenus.
La Charte de l’assuré social précise que si l’assuré social ne répond pas à un premier rappel de renseignements, l’organisme effectue lui-même un examen après un mois et prend d’office une décision sur la base des données connues. Les cas à l’étranger font l’objet d’un rappel après un délai de 45 jours. En fonction de cette disposition, on fait au maximum usage des données en matière de situation socioprofessionnelle et de conditions de vie auxquelles le secteur des allocations familiales a accès.
Malgré le manque de collaboration de la famille, la caisse d’allocations familiales prend d’office une décision sur la base d’indications suffisantes :
- par le biais d’une consultation de toutes les banques de données (internes) ou des flux (TRIVIA), suffisamment d’éléments peuvent être obtenus pour décider dans des cas individuels ;
- si la demande de l’information doit être considérée comme non pertinente, compte tenu de la situation socioprofessionnelle ou familiale telle qu’elle ressort des flux de données électroniques (non) reçus ou de la consultation des banques de données.
La décision d’office est motivée à l’allocataire.
Le droit ne peut pas être refusé parce que le formulaire n’a pas été renvoyé, et ce, si toutes les données indispensables peuvent être obtenues par des moyens électroniques (cf. Force probante générale de la preuve électronique, 2.2.).
Si l’information ne peut être obtenue par un canal électronique, un formulaire reste nécessaire. Cette règle est surtout applicable dans les situations où le revenu est déterminant et où les flux de données n’apportent pas de réponse.
3.9.2. Rappel de formulaires non renvoyés
Procédure pour l’année 2014 : situations dans lesquelles la collaboration de l’assuré social est encore demandée
Les instructions ci-dessous sont valables pour l’année 2014.
En attendant la collecte générale des données par flux de données électroniques, chaque document manquant est rappelé une fois après un mois. Pour le formulaire P19, la caisse a la possibilité d’allonger le délai de rappel jusqu’à 45 jours au maximum. Ceci implique toutefois l’engagement de traiter dans les 14 jours les formulaires renvoyés suite à ces rappels.
Les cas à l’étranger font l’objet d’un rappel après un délai de 45 à 60 jours civils. La pratique qui consiste à envoyer un rappel en cas de non-renvoi du formulaire de contrôle tout en mettant déjà en garde contre une éventuelle récupération doit être maintenue.
Il faut anticiper un deuxième rappel et d’éventuels rappels suivants en consultant TRIVIA de façon interactive et en exploitant les messages RIP et DMFA et les autres flux reçus.
Si les données manquantes peuvent être obtenues en procédant à ces consultations/intégrations, il ne faut plus envoyer aucun rappel automatique, conformément à la Charte de l’assuré social. Cette procédure remplace le formulaire manquant et valide les paiements pour la période couverte par le formulaire (y compris les paiements provisionnels). Lorsqu’il est impossible d’obtenir des informations suffisantes, un contrôle sur place doit être effectué.
3.9.3. Cas d’application particuliers
3.9.3.1. Le formulaire pour les étudiants (P7-A) n’est pas renvoyé
Adaptations apportées par la lettre circulaire 999/c.169 du 5 juillet 2013
Pour les étudiants dans les Communautés flamandes/germanophones (code N) aucun formulaire n’a plus été envoyé, mais on attend le flux D062. A l’avenir, on envoie pour les étudiants une seule lettre informative (module d’info 18+) au mois de septembre de l’année de leur 18 ans. Si aucun message (électronique) n’est reçu après le traitement des flux concernant le mois de novembre, les caisses contactent la famille au moyen d’un formulaire spécialement conçu à cette fin. Pour les étudiants qui préparent une thèse, il existe des mesures spécifiques.
Dans la circulaire de l’Office CO 1374 du 25 septembre 2008, point 5.3, vous avez appris quelles sont les conséquences du non-renvoi du formulaire P7-A. Dans la lettre circulaire de l’Office II/C/999/C.154/SN du 15 juillet 2009, ces instructions ont été confirmées.
Pour les jeunes à l’étranger, le formulaire P7-A ne doit plus être suivi dès que le formulaire E ou le formulaire P7-int a été reçu, ce qui permet de poursuivre les paiements.
3.9.3.2. Le formulaire pour les jeunes demandeurs d’emploi (P20) n’est pas renvoyé
Dans la lettre circulaire de l’Office II/C/999/C.153/SN du 1er juillet 2009, des instructions vous ont été données pour le cas où le formulaire P20 fait défaut.
Décision d’office – Application de la règle des cinq jours (= 38 heures)
Lorsque le formulaire P20 n’est pas renvoyé après un premier rappel, la caisse d’allocations familiales dispose de la possibilité d’appliquer la règle des cinq jours. Cette modalité rend le contrôle sur place superflu.
L’application de cette règle suppose le renversement de la charge de la preuve. On peut automatiquement établir un paiement indu à partir d’une occupation de cinq jours ouvrables ou de 38 heures ou de journées assimilées au travail (par ex. congés annuels, jours fériés légaux, salaire garanti en cas de maladie ou d'accident...). S’il y a moins de 5 jours de travail ou de 38 heures, la validé du paiement provisionnel peut être admise.
Pendant la durée et à la fin de la période d'octroi (stage d'insertion professionnelle), aucun paiement ne peut être effectué en vertu de cette règle. Les instructions de la lettre circulaire 999/c.153 doivent être strictement respectées. Cette règle n'a aucun rapport avec l'octroi d'office des allocations familiales suspendues sur la base du message DMFA du troisième trimestre (240 heures au maximum) ou de la reprise des études après les vacances d'été (enfant ayant la double qualité d'étudiant et de demandeur d'emploi pendant les vacances d'été). Sur la base d'un message RIP reçu après le 15 août, on peut toutefois renoncer à une suspension préventive pour le mois d'août (vacances d'été de l'étudiant dans l'enseignement non supérieur) ou pour les mois d'août et de septembre (vacances d'été de l'enfant dans l'enseignement supérieur).
3.9.3.3. Le formulaire pour les suppléments sociaux (P19) n’est pas renvoyé – Continuation du paiement du supplément
Pour la validation du supplément contrôlée au moyen du formulaire P19, on applique le principe exposé ci-dessus. Pour les paiements futurs du supplément, les formulaires P19 et P19ter sont cependant à nouveau nécessaires. Si ces formulaires ne sont pas renvoyés, les paiements se poursuivent au taux ordinaire. La mesure particulière en rapport avec le formulaire de demande P19 (premier envoi) figure ci-dessous, au point 4.
Attention !
Sur la base de la consultation de TRIVIA lorsque le formulaire n’a pas été renvoyé, les paiements 41, 42 bis et 50 ter, LC, qui ont été effectués peuvent néanmoins être validés si rien n’indique que le revenu était supérieur au maximum autorisé, mais aucun paiement de supplément ne peut être effectué dans ce contexte sans que l’intéressé réagisse sur le formulaire P19. Le principe de la déclaration sur l’honneur reste maintenu.
3.9.3.4. Données relatives à la coparenté et à l’hébergement alterné de durée égale
Conformément à la CM 555 du 26 février 1998, les caisses d'allocations familiales doivent examiner quel régime de parenté est applicable lorsque les parents sont séparés et que les caisses d'allocations familiales ont vent d’un jugement de divorce. A défaut de transcription du jugement de divorce et de preuve contraire fournie par les intéressés, les caisses d'allocations familiales peuvent supposer que les parents séparés élèvent les enfants en coparenté.
Concrètement, cela signifie qu’à l’occasion de la réception d’un courrier mailbox contenant un message de divorce, les caisses d'allocations familiales s’adressent à l’allocataire pour connaître le régime de parenté. Un mois après le premier envoi, on insiste à nouveau dans une seconde lettre pour obtenir le jugement ou l’acte (passages relatifs au régime d’éducation).
Lorsque l’intéressé ne réagit pas, contrairement aux dispositions de la CO 1345, point 6, du 10 juillet 2003, le paiement n’est plus suspendu, mais la caisse d’allocations familiales prend une décision d’office sur la base des données communiquées précédemment au sujet du régime de parenté dans le dossier ou de la coparenté présumée conformément à la circulaire ministérielle CM 555.
Formulaire L
Pour ce qui est du régime de l’hébergement alterné de durée égale (bilocation) et du formulaire L créé à ce sujet, on se reportera à la circulaire de l’Office CO 1356 du 9 juin 2006.
Thème 10 - Procédure à suivre avant de procéder au recouvrement d’allocations familiales payées indûment
3.10.1. Principes généraux
La CO 1360 vous a expliqué dans quels cas un indu naît par suite d’une erreur commise par la caisse d’allocations familiales (indu A) ou par la faute de l’allocataire (indu B). Dans le prolongement, les caisses d'allocations familiales établissent des paiements indus même si l’assuré social n’a commis aucune faute. Une jurisprudence constante veut que ces actions soient rejetées. Il est donc désormais superflu d’entamer des procédures inutiles devant les juridictions du travail, sauf lorsqu’un défaut, une faute, un manquement peuvent être reprochés à l’assuré social.
Prévention des indus
Afin de réduire le nombre de paiements indus, on mentionne sur chaque formulaire : « Vous devez nous communiquer le plus rapidement possible toute modification de votre situation familiale ou de celle des enfants (travail, fin des études, étranger,…). Vous pouvez le faire par lettre, par téléphone, par fax, par courriel… »
Avant la signature, on indiquera le texte : « J’ai lu l’information qui accompagne ce formulaire. ».
L‘Office adapte les formulaires et communiquera la version modifiée aux caisses d’allocations familiales (cf. lettre circulaire 999/c. 168 du 2 mai 2013).
Le simple fait de ne pas renvoyer un formulaire de contrôle ne constitue en aucun cas une base juridique suffisante pour entamer une procédure de recouvrement des allocations familiales payées. De telles actions risquent presque toujours d’être déclarées non fondées par le tribunal. Les caisses d’allocations familiales doivent donc utiliser tous les moyens qui sont mis à leur disposition pour éviter que des procédures de récupération des allocations familiales basées sur des formulaires manquants soient intentées devant les juridictions du travail (par les assurés sociaux ou par les caisses elles-mêmes).
3.10.2. Instructions pratiques pour l’établissement des indus
Il est exclu de notifier un indu sans avoir consulté les banques de données disponibles (TRIVIA) ou sans consulter les flux reçus pour examiner le montant indu. Les caisses d'allocations familiales peuvent prendre comme indication suffisante ou comme paramètre le volume de travail pour évaluer la norme des revenus.
On donne connaissance au débiteur du paiement indu par une simple lettre ou par un contrôle à domicile. Conformément à la Charte de l’assuré social, l’indu est envoyé par recommandé ou rappelé chaque fois que la prescription menace (CO 1360 du 1er août 2006). La lettre circulaire II/C/996/83/BH du 19 mars 2008 a fourni des instructions supplémentaires pour l’établissement des indus.
Une occupation à temps plein ou suffisante indique jusqu'à preuve du contraire que la norme des revenus est dépassée.
Pour le demandeur d'emploi, on applique la règle des cinq jours (= 38 heures), conformément au point 3.9.3.2.
Exemple 1 : L’inscription comme demandeur d'emploi a été reçue le 5 septembre.
Le formulaire P20 n’est pas renvoyé, pas même après un rappel. Il apparaît dans TRIVIA que l’enfant a exercé une activité lucrative. Les données de TRIVIA prouvent suffisamment que le plafond des revenus est dépassé, par conséquent, la caisse prend une décision à ce sujet concernant les paiements d’allocations familiales qui ont été effectués. On tient compte du fait que la DMFA doit être traitée pour le troisième trimestre (au maximum 240 heures). Les données relatives à la remise au travail des chômeurs (par ex. les contrats de formation professionnelle individuelle / stage d’insertion) peuvent être demandées aux services régionaux de l’emploi.
Exemple 2 : Le formulaire P19 a été envoyé en janvier 2013 (période du 1er janvier au 31 décembre). Un premier rappel n’a donné aucun résultat. Le partenaire de l’attributaire chômeur travaille à temps plein depuis le 1er juillet. Il existe suffisamment de preuves que la limite des revenus est dépassée, par conséquent, la caisse prend une décision à ce sujet concernant les paiements du supplément qui ont été effectués.
Lorsque les données qui sont mises à la disposition via les différentes banques de données ne permettent pourtant pas de prendre une décision et qu’il manque en outre des informations (par ex. concernant les revenus à l’occasion d’une occupation au cours d’un mois civil) ou qu’il existe un doute à ce sujet, les caisses sont priées, lorsque le formulaire n’est pas renvoyé malgré la menace d’une récupération, de demander les données manquantes par le biais d’un contrôle au domicile. La procédure décrite est également valable pour engager une procédure de récupération devant le tribunal du travail.
3.10.3. Présentation schématique de la procédure en cas de formulaires manquants – Procédure à suivre avant d’établir un indu – Valider/Payer/Ré
Procédure en cas de formulaires manquants
Etape |
Action |
Moment/délai |
Teneur de la décision |
1 |
Envoi du formulaire, P19, P20... |
Voir tableaux en annexe |
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2 |
Formulaire non reçu |
Rappel après 30 ou 45 jours (étranger: 45-60 jours)
Cessation des paiements provisionnels le mois qui suit l'envoi du formulaire. |
|
3 |
Si possible, décision (finale) sur la base d'une consultation des banques de données. Pour le demandeur d'emploi, application d'office de la règle des 5 jours (= 38 heures), sans P20 (validation ou récupération) |
Dans le mois suivant le rappel |
- régularisation
- récupération
- aucune action
- autre action
- motivation
|
4 |
Contrôle sur place + décision finale |
Dans les 4 mois suivant le premier envoi |
- régularisation
- récupération
- aucune action
- motivation
|
IMPORTANT : Pas d'octroi des suppléménts sans formulaire, uniquement validation des suppléments payés ( à titre provisionnel).
Thème 11 - Le Registre national
3.11.1. Actualisation périodique des données d'identification par le biais du Registre national
En vue d'une concordance maximale des données personnelles dans la base de données des caisses d'allocations familiales avec les données d'identification du Registre national, les caisses d'allocations familiales sont priées de consulter le Registre national en cas de changement de compétence (+ conserver une impression (d'écran) dans le dossier électronique ou tout autre élément prouvant la consultation comme check-list des actions effectuées).
Recommandation
l'Office conseille vivement à toutes les caisses d'allocations familiales la pratique existante dans certaines caisses, qui consiste à effectuer ensuite tous les trois ans "par lots" une actualisation des fichiers en provenance du Registre national.
3.11.2. Le Registre national et la localisation des différents acteurs du droit
La localisation des acteurs du droit (résidence effective de l’attributaire, de l’allocataire ou des enfants) n’est pas déterminée uniformément dans les lois coordonnées. Il est important pour chaque application de consulter chaque fois l’article de loi concerné afin de vérifier de quelle manière la localisation est réglée. Parfois seul le domicile officiel selon le Registre national est accepté, dans d’autres cas on consulte soit le Registre national ou un document officiel, soit tout moyen de preuve.
Dans les grandes lignes, la fourniture de la preuve peut être résumée de la façon suivante :
- Lorsque la condition légale pour l’acquisition de la qualité d’attributaire ou d’allocataire consiste à ce que les enfants « fassent partie du ménage/soient élevés par/cohabitent avec… », on tient compte de toutes les circonstances de fait. Tous les moyens sont applicables pour fournir la preuve de la composition du ménage : les données du Registre national, une attestation de police ou un jugement, la déclaration de deux témoins… La situation de fait peut entraîner tant la perte que l’acquisition de la qualité d’attributaire/allocataire au sens des lois coordonnées (fonctionne dans les deux sens).
- Lorsque, pour l’octroi d’un supplément, l’attributaire « vit seul avec les enfants » ou « cohabite avec un partenaire et les enfants », c’est également la situation de fait qui est prépondérante pour la preuve de ces conditions. Tous les moyens de droit peuvent alors être utilisés pour fournir la preuve de la composition du ménage.
- Au cas où les époux ont décidé ne plus vivre ensemble, ce qu’ils faisaient bien avant l’arrivée de l’un d’eux en Belgique ou le départ des deux du pays, le mariage est sans impact négatif sur le taux accordé, s’agissant d’une séparation de fait et les déclarations sur le P19 étant confirmés par le Registre national. La preuve à fournir d’une séparation de fait en dehors de la Belgique, sera l’objet d’une lettre circulaire 999 distincte en 2014.
- Le fait d’avoir le même domicile et d’être inscrit à la même adresse fait naître la présomption (réfutable) d’un ménage de fait. Ceci entraîne automatiquement la perte du supplément (conséquences négatives pour les suppléments : articles 41, 50 bis, 42 bis et 50 ter, LC). Le ménage de fait peut d’ailleurs être prouvé par tous les moyens : déclaration des intéressés, témoins, contrôle sur place, attestation de police…, lesquels ont également des conséquences pour les suppléments, à savoir la perte ou l’addition des revenus (conséquences négatives).
Si la présomption de ménage de fait est réfutée par un contrat de location, celui-ci doit (première condition) être enregistré. La composition du ménage officielle doit (deuxième condition) être adaptée dans les trois mois (suivre les mail-boxes). Si la composition du ménage n’est pas modifiée dans le Registre national après trois mois, on continue de retenir la présomption de formation d’un ménage de fait.
Si le contrat de location n’est pas enregistré (endéans le délai prévu de trois mois) mais la composition de ménage est bien modifiée, la présomption de ménage de fait est suffisamment réfuté dès la date à laquelle la composition du ménage a été modifié, mais non pas à partir de la date de début du contrat de location.
- Exemple 1 : A et B, non parents, sont inscrits à la même adresse. Le contrat de location (3/6/9) pour une chambre distincte pour B a été enregistré le 27/03/2014 et la période de location débute le 1er janvier 2014. La période de trois mois commence le 1e janvier (deux conditions).
1re hypothèse : changement d’adresse dans le registre de la population au 31 mars 2014 : droit au supplément pour familles monoparentales possible à partir du 1er janvier 2014 (date de début de l’exécution du contrat), avec prise d’effet à partir du 1er février 2014 (art. 48 si changement du montant).
2e hypothèse : changement d’adresse dans le registre de la population au 10 juillet 2014 : droit au supplément pour familles monoparentales possible à partir du 10 juillet 2014 avec prise d’effet à partir du 1er août 2014.
- Exemple 2 : A et B, non parents, sont inscrits à la même adresse. Le contrat de location pour une chambre distincte pour B a été enregistré le 27 avril 2014 et la période de location débute le 1er janvier 2014. La période de trois mois commence le 1er janvier (deux conditions).
1re hypothèse : changement d’adresse dans le registre de la population au 31 mars 2014 : droit au supplément pour familles monoparentales possible à partir du 01/03/2014 avec prise d’effet à partir du 1er avril 2014 (art 48 si changement du montant).
2e hypothèse : changement d’adresse dans le registre de la population au 10 juillet 2014 : droit au supplément pour familles monoparentales possible à partir du 10 juillet 2014 avec prise d’effet à partir du 1er août 2014.
- Exemple 3 : A, veuve, et B, non parents, sont inscrits à la même adresse (mailbox du 15 janvier), ce qui donne lieu à la présomption de ménage de fait (donc perte du taux 50bis). Le contrat de location pour une chambre distincte pour B a été enregistré le 27 février 2014 et le contrat de location concerne une période qui commence le 01/01/2014. La période de trois mois commence le 1er janvier (deux conditions).
1re hypothèse : changement d’adresse dans le registre de la population au 31 mars 2014 : droit au taux 50bis rétabli à partir du 1er janvier 2014 (date de début de l’exécution du contrat), avec prise d’effet à partir du 1er janvier 2014 ( pas d’art 48).
2e hypothèse : changement d’adresse dans le registre de la population au 10 juillet 2014 : droit au taux 50bis possible à partir du 10 juillet 2014 avec prise d’effet à partir du 1er août 2014.
- Exemple 4 : A, veuve, et B, non parents, ne sont pas inscrits à la même adresse (deuxième condition remplie ab initio), mais séjournent à la même adresse (cf. rapport du contrôle social du 13 janvier). Le contrat de location (3/6/9) pour une chambre distincte pour B est conclu pour une période qui commence le 1er janvier 2014. La période de trois mois commence le 1er janvier.
1re hypothèse : Le contrat de location pour une chambre distincte pour B est enregistrée le 27 février 2014 : droit au taux 50bis rétabli à partir du 1er janvier 2014 (date de début de l’exécution du contra), avec prise d’effet à partir du 1er janvier 2014 (pas d’art 48).
2e hypothèse : changement d’adresse dans le registre de la population au 10 juillet 2014 : droit au taux 50bis possible à partir du 10 juillet /avec prise d’effet à partir du 1er août 2014.
- La fin du ménage de fait et l’obtention à nouveau du supplément (conséquences positives pour les suppléments : articles 41, 50 bis, 42 bis et 50 ter, LC) sont prouvées au moyen d’une composition du ménage conformément au Registre national ou d’un autre document officiel. Ce point est très restrictif : seuls un modèle 2 (déclaration de changement de résidence), un constat de police ou une décision judiciaire (jugement ou arrêt) établissant des domiciles distincts peuvent être acceptés. La date d’inscription dans le Registre national est en principe la date à laquelle la déclaration de changement de résidence a été établie, à moins qu’il n’apparaisse que l’intéressé n’a pas encore pu obtenir son changement de résidence à la nouvelle adresse. En principe, une contradiction entre la date de déclaration sur le Modèle 2 et la mise à jour du Registre national n’est désormais généralement plus possible.
- Pour le groupement des enfants de différents allocataires (paiement selon le rang) ayant le même domicile, on consultera la composition du ménage selon le Registre national ou un autre document officiel. Voir aussi le commentaire du point précédent. Le groupement ne s’applique que pour l’inscription d’allocataires au domicile de particuliers et non pour l’inscription d’allocataires à l’adresse d’institutions de droit public ou privé (maisons de retraite, hôpitaux, prisons…), auquel cas la mention "Fait partie d'une communauté" apparaît dans le Registre national.
- Après la séparation, pour la coparenté, on utilise la « fiction juridique » d’un domicile commun. Pour la preuve de la résidence d’enfants mineurs ou de majeurs déclarés inaptes, on consulte le Registre national ou un autre document officiel (mod. 2). Pour l’administration exclusive, c’est la situation de fait qui est valable, avec tous les moyens de preuve (voir: CM 386 et CM 555).
- Pour les enfants placés, l’enfant mineur bénéficiant d’un droit inconditionnel est censé habiter chez le destinataire du tiers des allocations familiales (ceci est important pour le groupement, le rang et les suppléments, ainsi que pour le supplément d’âge protégé). Si le tiers est versé sur un livret d’épargne, l’enfant mineur bénéficiant d’un droit inconditionnel est censé résider dans le ménage de l’attributaire pour toutes les conséquences précitées. Les enfants dont la minorité a été prolongée et qui résident dans une institution sont allocataires pour eux-mêmes au sens de l’article 69, § 2, des lois coordonnées et ne sont pas groupés avec les enfants de l’attributaire ou du tuteur/de l’administrateur provisoire auquel les allocations familiales sont payées (voir lettre circulaire 996/c.29 du 25 juin 2003 et CO 1365 du 14 mai 2007).
- Pour le paiement au père en faveur d’un enfant qui réside chez lui et qui est élevé dans le régime de la coparenté, la seule preuve valable est le Registre national.
- Pour le paiement à l’enfant qui vit seul, on consulte le Registre national ou un document officiel.
- La CM 599 prévoit le paiement en faveur de l’enfant qui étudie à l’étranger et qui habite en Belgique. Fait office de preuve, le domicile en Belgique selon le Registre national. Pour les enfants non apparentés dans le ménage de l’attributaire, il existe une dérogation jusqu’à l’âge de 12 ans ou lorsqu’ils sont apparentés au quatrième degré et tant qu’il existe un droit. Le fait qu’il font partie du ménage est prouvé à l’aide du Registre national ou d’un document officiel.
Cas particulier : les détenus
La direction de la prison peut déclarer à la demande de la personne de référence que l’inscription du détenu à son adresse n’est plus souhaitable. Ceci peut être la preuve que le ménage a été suivi d’une séparation de fait sans que l’inscription à la prison ait déjà été enregistrée dans le Registre national.
Ces principes seront explicités ultérieurement dans une lettre circulaire. L'étude de l'inspecteur de l'Office consacrée à ce sujet dans les 2 langues nationales vous sera communiquée sur demande et fait office d'information suffisante.
4. Divers
4.1. Le formulaire de demande d'un supplément (formulaire de demande P19) n'est pas renvoyé
La circulaire de l'Office CO 1393 du 13 septembre 2013 commente les directives concernant la réorientation du contrôle social. Afin d’éviter que certaines familles ne demandent ni la majoration pour familles monoparentales, ni le supplément social, les anciennes règles en matière de contrôle sur place y sont maintenues pour le cas où une familles vivant d’un revenu de remplacement ne renvoie pas le premier formulaire P19 concernant les supplément
4.2. Point de vue des tribunaux du travail concernant le devoir d 'information
Compte tenu de l'article 3 (devoir d'information) et de l'article 6 (dans un langage compréhensible) de la Charte de l'assuré social, de plus en plus de jugements et d'arrêts ont été prononcés ces derniers temps, dans lesquels l'information était considérée insuffisante pour le maintien des droits. Suite à ces points de vue, l'Office adaptera les informations sur les formulaires.
4.3. Force probante des documents scannés
La force probante de l'information enregistrée de cette manière est réglée par l'article 8 de l'arrêté royal du 22 mars 1993. La caisse d'allocations familiales qui a accompli toutes les procédures juridiques pour l'agrément de l 'archivage électronique des pièces reçues satisfait à toutes les conditions légales. Les informations enregistrées, conservées ou reproduites sur la base des ces procédures agréées ainsi que les copies ont force probante en matière de sécurité sociale, jusqu'à preuve du contraire.
Sur cette base, il faut conclure, par exemple, qu'une copie de l'attestation de naissance qui est archivée par la caisse d'allocations familiales a une force probante légale et peut donc servir de base pour la régularisation de paiements.
4.4. Déclaration aux organismes assureurs pour les orphelins de père et mère
Il est rappelé aux caisses d'allocations familiales que la déclaration destinée aux mutualités doit être envoyée à temps (cf. circulaire du ministre CM 605 du 9 octobre 2008). Les caisses sont priées de conserver dans le dossier un duplicata de l'envoi du document ou de l'enregistrer sous forme électronique.
4.5. Délai d'envoi de l'accusé de réception du brevet (nouvelle procédure)
En accord avec les caisses d'allocations familiales, le délai d'envoi de l'accusé de réception du brevet a été modifié. A partir de la date d'entrée en vigueur de la présente circulaire, le courriel (accusé de réception du brevet) est envoyé au plus tard le 20 du mois suivant celui au cours duquel la caisse d'origine (caisse A) a envoyé le brevet d'attributaire (Mod. Y) à la caisse B. Le délai d'envoi d'un rappel à la caisse B par la caisse A lorsque celle-ci ne reçoit pas le courriel est adapté dans le même sens.
Le rappel n'est plus nécessaire lorsque la caisse A constate que la caisse B a intégré l'attributaire, l'allocataire et le(s) enfant(s) bénéficiaire(s). Cette modification du délai et de la procédure ne nécessite pas immédiatement une adaptation des programmes informatiques étant donné que ceux-ci prévoient un délai plus court (20 jours après la réception du brevet).
Exemple
La caisse A envoie le brevet d'attributaire à la caisse B le 31 mai, avec transfert de compétence à partir du 1er juin. La caisse B confirme la réception du brevet au plus tard le 20 juin. Si ce n'est pas le cas et que la caisse B a intégré l'attributaire, l'allocataire et le(s) enfant(s) bénéficiaire(s) et les délais de paiement dans le Cadastre, la caisse A ne doit en principe plus envoyer de rappel.
Transfert de la compétence au moyen d'un brevet d'attributaire pour un droit potentiel (nouvelle procédure)
Dans le cadre d'un examen automatique du droit, un changement de compétence est constaté à un moment auquel il n'existe qu'un droit potentiel aux allocations familiales.
Exemple
Un enfant va vivre chez ses grands-parents. Pendant son stage d'insertion professionnelle, il entame une activité. Puisque la caisse du grand-père (caisse B) ne peut payer pour aucun enfant (consulter le Cadastre), le dossier reste à la caisse A jusqu'à ce qu'il y ait de nouveau des paiements. Ce n'est qu'à ce moment que la caisse A envoie le dossier, accompagné d'un brevet, à la caisse compétente, selon la procédure de l'examen automatique du droit.
4.6. Encaissement des cotisations capitatives
Afin de pouvoir comparer les déclarations sur le modèle F aux déclarations de la DMFA, il est désormais nécessaire de mentionner le NISS sur le modèle F. Les caisses concernées en ont été informées par courriel.
4.7. Mention de la date de début de l’assimilation sur le brevet d’attributaire (Mod. Y)
Etant donné qu'il est apparu lors du contrôle administratif que les caisses d'allocations familiales indiquent la date du début de « l'assimilation » de différentes manières sur le brevet d’attributaire Mod. Y, ce qui crée un risque de paiements erronés. C’est pourquoi la règle générale est désormais que c’est la date du début de la première activité qui doit être complétée d’une manière générale dans les périodes manquantes sur le brevet dans la case « début de l’assimilation ».
4.8. Accueil d’enfants de Tchernobyl dans des familles belges
Dans certains cas, il est possible d’accorder, pour une durée limitée, des allocations familiales à des familles qui accueillent des enfants, et ce, de la même manière quelle que soit la caisse d'allocations familiales du régime des travailleurs salariés ou du secteur public qui est compétente pour cette famille.
L’association concernée « Accueil Santé ASBL Enfants de Tchernobyl » et les organismes d'allocations familiales ont été informés des conditions et de la procédure.
L’enfant doit avoir moins de 12 ans (CM 599 du 16 juillet 2007).
- La famille doit introduire une demande auprès de la caisse qui paie déjà les allocations familiales si cette famille compte d’autres enfants. Si elle n’a pas d’autres enfants bénéficiaires, elle doit introduire une demande auprès de la caisse à laquelle est affilié l’employeur du membre le plus âgé de la famille. Dans les deux cas, elle doit utiliser le formulaire AA, disponible sur le site web de la caisse concernée.
- Au formulaire de demande, elle doit joindre la copie du « visa pour court séjour » sur lequel est mentionnée l’adresse du domicile provisoire de l’enfant bénéficiaire, ainsi que les dates de séjour précises.
- Pour pouvoir bénéficier des allocations avec effet rétroactif (cinq ans au maximum), il faut demander un historique du « visa pour court séjour » à la commune ou à l’Office des étrangers (World Trade Center II, chaussée d’Anvers 59 B, 1000 Bruxelles, à l’attention du Service Publicité, Madame Deval), en mentionnant le nom et le prénom de l’enfant bénéficiaire.
Attention : L’article 48 des lois coordonnées prévoit que les allocations familiales ne sont dues qu’à partir du mois qui suit l’ouverture du droit. Cela signifie que si le séjour de l’enfant couvre pas deux mois, aucun droit aux allocations familiales ne peut être accordé.
Exemple : un enfant est inscrit à l'Office des étrangers dans la famille d'accueil le 30 juin ; les allocations familiales sont dues à partir du mois de juillet, et sont payables à partir du 10 août. Si toutefois l’enfant arrive le 3 juillet et repart avant le 1er août, il n’existe aucun droit aux allocations familiales.
4.9. Le brevet à envoyer aux prestations familiales garanties – Rappel des règles
En vue de l’examen automatique du droit, les caisses d'allocations familiales doivent délivrer d’office un brevet au service Garanties lorsqu’elles ne peuvent plus établir aucun droit suite à une sanction en matière de chômage qui constitue un obstacle pour le paiement des allocations familiales, de la cessation d’une activité, d’une allocation du CPAS, etc. Il ne suffit pas de se contenter d’informer le ménage de son droit possible aux prestations familiales garanties sans délivrer un brevet à ce service.
4.10. Date de fin de l’incapacité de travail dans le flux D046 (A020)
La date qui est introduite comme date finale de l’incapacité de travail dans le flux D046 (A020) en cas de guérison est le dernier jour de la reconnaissance de l’incapacité de travail et non le premier jour de la guérison (lettre circulaire 997/35 sexies du 6 novembre 2012).
4.11. Régularisation avec le service Jongerenwelzijn de la Communauté flamande
Le service Jongerenwelzijn insiste pour que les allocations familiales payées indûment pour des enfants placés, « en lieu et place » d’un autre organisme d'allocations familiales, soient régularisées de préférence entre les organismes d'allocations familiales mêmes, sans faire appel à un remboursement de la Communauté flamande.
4.12 Composition du ménage pour les familles en Pologne
L’Office attire l’attention sur le fait que selon la législation interne polonaise, le formulaire E401 peut être rempli directement par les caisses d’allocations familiales polonaises.
Annexes
Tableaux des formulaires actualisés
Les organismes d'allocations familiales trouveront en annexe les tableaux reprenant les procédures de contrôle et d'utilisation des formulaires pour 2014.
Annexe I : Tableau des formulaires adapté;
Annexe II : Aperçu des procédures d’examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires pour 2014;
Annexes III : Fiches "L'étudiant" et "schéma de l'(ex-)étudiant".