1. Collecte d'informations au moyen de formulaires et de supports électroniques
Depuis quelques années, l'Office tient en permanence un inventaire de toutes les données requises pour payer les allocations familiales. En vertu du contrat d'administration, les directives concernant les méthodes et les modalités de col lecte de ces données sont évaluées et actualisées chaque année.
Les caisses d'allocations familiales et les autres organismes de paiement des allocations familiales trouveront dès lors ci-après les nouvelles règles applicables pour l'année 2007.
2. Principe général
Les contacts avec l'assuré social sont placés sous le signe de la collecte des données et de la communication d'informations correctes et complètes. L'objectif général de la collecte de données consiste à payer les allocations familiales rapidement et correctement, en conformité avec la Charte, et ce, en interrogeant le moins possible l'assuré social, grâce à la simplification et au remplacement de formulaires par des données électroniques et par la consultation des banques de données. Les caisses d'allocations familiales doivent veiller à faire concorder les paiements " en temps réel " avec les flux de données électroniques concernant les données personnelles légales et professionnelles qu'elles reçoivent.
2.1 Collecte d'informations: principes généraux
Collecte unique d'informations :
- les données sont demandées le plus possible directement à la " source authentique ";
- les données ne peuvent être demandées à l'assuré social au moyen d' un formulaire que si elles ne peuvent être obtenues par des canaux électroniques;
- on ne pourra demander que les données qui sont indispensables en vue du traitement correct et ponctuel du dossier;
- un groupe de travail au sein de l'Office adapte les formulaires qui restent nécessaires en fonction des nouveaux flux de données. Ces formulaires doivent en outre répondre à des critères rigoureux en matière d'intelligibilité, de convivialité et de facilité de complètement.
Réutilisation des données:
- les données ne sont demandées qu'une fois ; dès qu'elles sont en possession d'un organisme dans le secteur, elles sont mises à la disposition des autres utilisateurs, par le biais du Cadastre ou du brevet d'attributaire.
2.2. Conséquences
Force probante générale des données électroniques et priorité sur les formulaires
Les données sur lesquelles le paiement des allocations familiales est basé sont attestées par des moyens électroniques (flux de données ou consultation de banques de données par l'intermédiaire de TRIVIA). Une preuve obtenue de la sorte engendre toutes les conséquences juridiques connues: le paiement des allocations familiales de base ou éventuellement d'un supplément, le paiement provisionnel ou le refus du droit, ou la récupération éventuelle. Ceci vaut tant dans le cadre de la demande qu'à l'occasion de la continuation des paiements.
S'il apparaît que toutes les données peuvent être obtenues à la source authentique, aucune information ne peut être demandée au moyen de formulaires.
Exceptions
Certaines informations sur lesquelles le paiement des allocations familiales est basé et pour lesquelles il n'existe pas encore de source électronique doivent encore être confirmées au moyen d'un formulaire, d'une attestation ou d'une déclaration.
Aperçu des données
|
Nature de l'information |
Mode de preuve |
| 1 |
Mise à la retraite de l'attributaire/pension de survie |
Attestation/déclaration du service de pension |
| 2 |
Détention |
Attestation/déclaration |
| 3 |
Placement dans une institution/famille |
Attestation/formulaire P3/P3b |
| 4 |
Former/ne pas former un " ménage de fait " |
Déclaration sur l'honneur/formulaire J |
| 5 |
Abandon de l'orphelin par le parent survivant |
Formulaire P16com |
| 6 |
Disparition, enlèvement de l'enfant; l'attributaire a " abandonné " sa famille |
Déclaration des services judiciaires ou de police |
| 7 |
Règles concernant l'autorité parentale (coparenté) |
Jugement/arrêt/décision |
| 8 |
Aide du CPAS |
CPAS non reliés à la Banque- carrefour: attestation/déclaration |
| 9 |
Demande de versement sur un compte |
Formulaire mod. W |
| 10 |
Enseignement suivi, contrat d'apprentissage, stages (formation de chef d'entreprise ou pour être nommé à une charge) |
Attestation/formulaire |
| 11 |
Preuve du handicap ou d'une affection |
Attestation/formulaire |
| 12 |
Faits juridiques à l'étranger (naissance, décès, adoption,...) |
Attestations/déclarations |
| 13 |
Cohabitation légale |
Déclaration |
| 14 |
Maladie professionnelle |
Attestation |
| 15 |
Revenus |
Déclaration sur le formulaire |
| 16 |
Chômeur sanctionné |
Décision de sanction (ONEM)
Déclaration |
| 1 |
Allocation de naissance |
Attestation de naissance spéciale |
3. Collecte des données (par thème)
Thème n° 1 - La naissance et la preuve de la vie
La naissance de l'enfant est prouvée par l'" attestation de naissance spéciale " délivrée par la commune ou par un message électronique provenant du Registre national. Il suffit que la naissance ait été établie d'une des deux façons pour pouvoir commencer à payer les allocations familiales.
Exemple: Une demande d'allocation de naissance est introduite au cours du huitième mois de grossesse. L'allocation de naissance est payée de façon anticipée et il s'agit du premier enfant des parents. Dans la notification du paiement anticipé de l'allocation de naissance, on demande l'" attestation de naissance spéciale ". Après la naissance, on reçoit comme première information un message mail-box du Registre national. Le fait de la naissance est suffisamment prouvé pour payer les allocations familiales.
Thème n° 2 - Octroi d'un supplément aux chômeurs, malades et pensionnés - Envoi des formulaires
Dans de nombreux cas, le Département Contrôle de l'Office constate des retards dans l'examen du droit aux suppléments. La question est de savoir quand le formulaire doit être envoyé pour payer à temps le supplément ou ne pas interrompre le paiement d'un supplément.
Calendrier d'envoi
1. Premier envoi
Pour éviter les retards, les procédures de travail doivent être réglées de telle manière que les formulaires P19/P19 bis soient envoyés à partir de la réception normale du flux du sixième mois (le 20e jour du mois) et avant la fin de ce mois. En les envoyant plus tard, le paiement ponctuel du supplément n'est plus garanti (cf. CO 1355 du 16 janvier 2006).
2. Envoi annuel des formulaires pour redemander un supplément
Les formulaires actuels P19/P19 bis ont été envoyés le 15 janvier 2007. Les familles comprenant un attributaire chômeur, pensionné, malade, invalide ou handicapé qui n'ont pas droit à un supplément reçoivent, dans le courant de l'année 2007 ou au plus tard à l'occasion de la délivrance du brevet, le formulaire P19ter au moyen duquel ils peuvent demander une révision de la décision de ne payer aucun supplément.
3. Nouvel envoi du formulaire en cas de modification de la situation
Envoi (intermédiaire)
L'arrêté royal du 26 octobre 2004 portant exécution des articles 42 bis et 56, § 2, des lois coordonnées, a introduit de nouvelles règles d'octroi du supplément.
Les modifications qui se produisent peuvent avoir une incidence sur l'octroi du supplément.
Afin de faire concorder les paiements au maximum et sans retard avec la nouvelle situation, les caisses d'allocations familiales sont priées d'envoyer immédiatement un formulaire P19/P19 bis en cas de modification de la situation familiale (par exemple lorsqu'un message indique qu'un attributaire isolé s'est établi en ménage).
L'envoi d'un formulaire spécifique P19/P19 bis/P19 ter dès que la persistance du chômage de longue durée de plus de six mois est interrompue par une activité lucrative de plus de 27 jours civils consécutifs, est réglé par la CO 1362 du 16 février 2007 dans le cadre de la nouvelle réglementation relative à l'octroi d'un supplément après le début d'une nouvelle activité (règle des 8 trimestres à partir du 1er janvier 2007).
Dans les autres cas, aucun nouveau formulaire ne doit être expédié avant le prochain envoi groupé du 15 janvier de l'année prochaine.
Thème n° 3 - Octroi des allocations familiales ou d'un supplément - Preuve des revenus
Aucune donnée issue d'une source authentique n'est encore disponible à l'heure actuelle pour fournir la preuve des revenus du travail en tant que salarié ou indépendant. Les " déclarations sur l'honneur " des revenus sur les formulaires P19/P19 bis servent de base à l'établissement du droit à un supplément jusqu'à preuve du contraire.
Pour certaines catégories d'étudiants et de jeunes ayant quitté l'école et inscrits comme demandeurs d'emploi qui exercent une activité indépendante, la procédure prévue dans la note d'information 1996/3 du 13 mai 1996 reste en vigueur.
Thème n° 4 - Contrôle de l'octroi du droit aux allocations d'orphelins
1. Contrôle au moyen d'un formulaire
Les circulaires de l'Office CO 1340 du 24 juillet 2002 (pp. 4 et 5) et 1355 du 16 janvier 2006 ont communiqué aux caisses d'allocations familiales la nouvelle procédure d'établissement du droit aux allocations d'orphelins. L'envoi du formulaire P16 a été supprimé et remplacé par un suivi, par le biais du Registre national, de la cohabitation (ménage de fait) ou du remariage du conjoint survivant.
En exécution de la loi-programme du 27 décembre 2004, le droit aux allocations majorées d'orphelins est rétabli (50 bis) au moment de la séparation qui suit un mariage ou la formation d'un ménage de fait. Ces faits sont attestés par un document officiel. Le modèle J (déclaration de non-formation d'un ménage de fait) ou la déclaration de témoins sont inutiles dans cette situation.
Pour établir l' abandon de l'orphelin (formulaire P16 com), qui donne lieu à l'octroi des allocations majorées d'orphelins, les instructions restent inchangées (cf. annexes). Il en va de même pour l'établissement du droit aux allocations d'orphelins pour les enfants à l'étranger (demande avec mod. B et contrôle périodique avec le formulaire P16).
Rappelons que tous les parents (adoptants) des enfants bénéficiaires doivent être intégrés dans le Cadastre en vue de l'examen automatique du droit aux allocations d'orphelins en Belgique.
Pour établir la filiation entre le parent décédé et l'orphelin, on demande jusqu'à présent l'acte de naissance à la commune où l'enfant est né. Rappelons que les données relatives à la filiation qui apparaissent sur la composition du ménage que l'on obtient par l'intermédiaire du Registre national ou la preuve que l'enfant est né pendant le mariage de ses parents peuvent être utilisées à cet effet.
Thème n° 5 - Contrôle des enfants bénéficiaires au moyen de formulaires
1. Adaptation du formulaire P7 (étudiants) à la nouvelle structure de l'enseignement
A partir de l'année académique 2004-2005, à la suite de la déclaration de Bologne, une nouvelle structure de l'enseignement, appelée réforme BaMa, est entrée en vigueur dans les universités et les écoles supérieures en vertu des décrets structurels des Communautés française et flamande. Pour les étudiants en première année, le titre de bachelier est attribué après 3 ans et celui de master après au moins 1 an, et ce, au lieu de ceux de candidat et de licencié. Des crédits remplacent les heures de cours.
Depuis l'année académique 2005-2006, il est possible d'étudier aux universités et écoles supérieures sur une base flexible selon un système de semestres pour toutes les années.
Les arrêtés royaux du 10 août 2005 ont adapté la réglementation relative aux allocations familiales aux nouveaux développements sur le plan de l'enseignement.
En collaboration avec les caisses, l'Office a entièrement adapté le formulaire P7 (droit aux allocations familiales en faveur des étudiants) destiné aux écoles supérieures et aux universités à la nouvelle réglementation pour l'année académique 2006-2007 (lettre circulaire II/C/999/c.136/sn du 26 juin 2006).
Lors de la rédaction du nouveau formulaire, on a tenu compte du fait que pour certaines catégories d'étudiants, ce n'est pas la norme des heures qui doit être appliquée, mais la norme des revenus (articles 3, 14 et 15 de l'AR du 10 août 2005), ou du fait qu'aucun suivi ne peut être opéré au moyen de la DMFA (occupation à l'étranger).
Les caisses d'allocations familiales sont priées de tenir compte de ces catégories spéciales lors de la codification des cas.
2. Contrôle au moyen de formulaires pour les enfants handicapés - Suppression du formulaire P5
Jusqu'à présent, le droit des enfants atteints d'un handicap jusqu'à 21 ans, ou des handicapés nés avant le 1er juillet 1966 (handicapés de + 25 ans) était contrôlé au moyen de formulaires. Pour les enfants atteints d'une affection, le formulaire P2 (16-21 ans) était utilisé, et pour les bénéficiaires handicapés de plus de 25 ans, on utilisait le formulaire P5.
Formulaire P5
Les handicapés peuvent seulement être occupés dans un atelier protégé ou bénéficier d'une prestation limitée provenant d'une occupation dans un atelier protégé (cf. article 63 des lois coordonnées - texte de la feuille d'info du P5).
Les caisses d'allocations familiales sont priées de ne plus utiliser les formulaires P5 à partir de 2007, et de recueillir les informations nécessaires du traitement des flux socioprofessionnels correspondants relatifs à l'occupation, à la maladie, au chômage et aux accidents du travail.
3. Contrôle au moyen d'autres formulaires - Règles pour 2007
Le formulaire P20 (jeunes demandeurs d'emploi) a été actualisé dans le prolongement du formulaire P7 (droit en tant qu'étudiant).
En ce qui concerne l'envoi des autres formulaires P3, P9, et P9 bis, vous trouverez les procédures applicables en annexe.
Thème n° 6 - Formulaires manquants
1. Les nouveaux groupes cibles
Pour les nouveaux groupes cibles des chômeurs, des malades et des invalides qui entament une activité et les personnes qui recevaient les prestations familiales garanties, et qui passent au régime des travailleurs salariés, la procédure relative aux formulaires spécifiques est exposée dans une circulaire distincte CO 1362 du 16 février 2007.
2. Les étudiants
Pour l' année scolaire et académique en cours, les règles contenues dans l'ancienne circulaire CO 1355 du 16 janvier 2006 restent maintenues.
Pour l' année scolaire ou académique 2007-2008, les nouvelles instructions vous seront communiquées en fonction de l'adaptation des procédures de travail aux flux concernant l'enseignement en provenance de la Communauté flamande.
3. Les formulaires de demande des revenus - P19, P19bis et P20
Pour les catégories de chômeurs, malades et invalides qui ne sont pas visés par les nouvelles mesures (le régime de huit trimestres) et pour les jeunes qui quittent l'école et qui s'inscrivent comme demandeurs d'emploi, nous rappelons les règles qui ont été exposées dans la CO 1355 du 16 janvier 2006.
Le formulaire constitue un outil en vue d'obtenir des données indispensables. Le droit ne peut dès lors pas être refusé parce que le formulaire n'a pas été renvoyé, si toutes les données indispensables peuvent être obtenues par des moyens électroniques (cf. Force probante générale de la preuve électronique, 2.2).
Pour l'obtention d'un supplément, la question concernant le revenu du partenaire, par exemple, n'est pas pertinente lorsque la banque de données interne ne mentionne pas de données socioprofessionnelles à la suite d'une intégration avec le code 106.
Si l'information ne peut être obtenue par un canal électronique, un formulaire reste nécessaire. Cette règle est applicable dans les situations où le revenu est déterminant et que les flux de données n'apportent pas de réponse.
Rappel de formulaires non renvoyés
En attendant un traitement global de tous les flux de données électroniques, pour les formulaires ayant trait à l'année 2006-2007, chaque document manquant doit être rappelé une fois. La pratique qui consiste à envoyer un rappel en cas de non-renvoi du formulaire de contrôle tout en mettant déjà en garde contre une éventuelle récupération est maintenue.
Il faut anticiper sur un deuxième rappel de formulaires et sur d'éventuels rappels suivants en consultant TRIVIA et en exploitant les messages RIP et DMFA reçus et les autres flux.
Si les données manquantes peuvent être obtenues grâce à ces consultations, il ne faut plus envoyer aucun rappel.
Procédure à suivre avant de procéder au recouvrement d'allocations familiales payées indûment
Le simple fait de ne pas renvoyer ces formulaires P19, P19bis et P20 ne constitue en aucun cas une base juridique suffisante pour entamer une procédure de recouvrement des allocations familiales payées. De telles actions risquent presque toujours d'être déclarées non fondées par le tribunal.
Les caisses d'allocations familiales doivent donc utiliser tous les moyens qui sont mis à leur disposition pour éviter que des procédures de récupération des allocations familiales basées sur l'absence de formulaires soient intentées devant les juridictions du travail (par les assuréssociaux ou par elles-mêmes).
4. Instructions pratiques pour l'établissement des indus
Il est exclu de notifier un indu (par lettre recommandée) sans avoir consulté les banques de données disponibles (TRIVIA) ou sans consulter les flux reçus pour examiner le montant indu. Les caisses d'allocations familiales peuvent prendre comme paramètre le volume de travail pour évaluer la norme des revenus. Une occupation à temps plein indique que la norme des revenus est dépassée.
Exemple : L'inscription comme demandeur d'emploi a été reçue le 5 septembre 2005.
Le formulaire P20 n'est pas renvoyé, pas même après un rappel. Il apparaît dans TRIVIA que l'enfant a exercé une activité à temps plein. Les données de TRIVIA prouvent suffisamment que le plafond des revenus est dépassé. Par conséquent, la caisse prend une décision à ce sujet concernant les paiements d'allocations familiales qui ont été effectués. On tient compte du fait que la DMFA doit être traitée pour le troisième trimestre (au maximum 240 heures). Les données relatives à la remise au travail des chômeurs (par ex. les contrats de formation professionnelle individuelle) peuvent être demandées à l'ONEM.
Exemple : Le formulaire P19 a été envoyé en janvier 2006 (période du 1er janvier 2005 au 31 décembre 2005). Un premier rappel n'a donné aucun résultat. Le partenaire de l'attributaire chômeur travaille à temps plein depuis le 1er juillet 2005 (cf. note). Il existe suffisamment de preuves que la limite des revenus est dépassée, par conséquent, la caisse prend une décision à ce sujet concernant les paiements du supplément qui ont été effectués.
Lorsque les données qui sont mises à la disposition par l'intermédiaire des différentes banques de données ne permettent pourtant pas de prendre une décision et qu'il manque néanmoins des informations (par ex. concernant les revenus) ou qu'il existe un doute à ce sujet, les caisses sont priées, lorsque le formulaire n'est pas renvoyé malgré la menace d'une récupération, de recueillir les données manquantes au moyen d'un contrôle au domicile.
La procédure décrite est également valable pour engager une procédure de récupération devant le tribunal du travail.
5. Le formulaire de demande d'un supplément (P19/P19 bis) n'est pas renvoyé
Lorsque le formulaire de demande d'un supplément n'est pas renvoyé, le suivi se limite à l'envoi annuel d'une feuille d'information et à la question de savoir si l'examen doit être rouvert (P19 ter). Chaque année, une sélection arbitraire de 10 % des cas qui ne reçoivent pas de supplément parce que le droit a été refusé ou parce que le formulaire n'a pas été renvoyé font l'objet d'une visite à domicile.
Dans le cadre du remplacement progressif des contrôles récurrents par des contrôles plus " ciblés ", les caisses d'allocations familiales sont priées de procéder à une visite à domicile des familles et de les informer en détail des conditions requises pour percevoir un supplément et de leur faire compléter le cas échéant le formulaire P19 ou P19bis correspondant:
- toutes les familles ayant uniquement un (des) revenu(s) de remplacement;
- l'isolé (parent ou ex-conjoint) qui est chômeur, malade ou pensionné ou qui bénéficie d'un revenu d'intégration.
Divers
Déclaration aux organismes assureurs pour l'enfant atteint d'une affection
Il est rappelé aux caisses d'allocations familiales que la déclaration destinée aux mutualités doit être envoyée à temps (cf. circulaire du ministre CM 595 du 1er juillet 2006). Les caisses sont priées de conserver dans le dossier un duplicata de l'envoi du document ou de le stocker sous forme électronique.
Révision de l'incapacité - Nouvel élément
A la demande du SPF Sécurité sociale (lettre de 7 février 2006, référence: II/06/55626/FOD/HH), nous rappelons que lorsque la caisse d'allocations familiales est informée d'éléments qui peuvent indiquer que les conditions réglementaires ne seraient plus remplies pour avoir droit au supplément d'allocations (art. 47/63 des lois coordonnées), cet élément doit être communiqué automatiquement au médecin compétent.
Une occupation, l'admission aux allocations de chômage, une inscription comme demandeur d'emploi (par ex. dans l'enseignement à temps partiel) etc. font partie des éléments qui peuvent indiquer qu'une modification est intervenue dans la situation médicale ou médicosociale de l'intéressé.
Les caisses d'allocations familiales sont priées d'appliquer strictement les instructions communiquées par la circulaire de l'Office CO 1143 du 20 février 1985.
Vous trouverez en annexe les tableaux adaptés concernant les procédures de contrôle et d'utilisation des formulaires pour 2007. (PAS REPRIS)
