1. Modifications pour l'année académique 2013-2014
- Le formulaire P7 a été actualisé du point de vue du contenu (cf. annexe 1).
- L'intégration des étudiants de la Communauté germanophone dans le flux de données électronique (D062), dont la documentation technique est reprise à l'annexe 2.
2. Le processus d'attribution
2.1. Les Communautés flamande et germanophone: code linguistique du dossiers = N/D
2.1.1. Envoi P7 - lettres d'information
A terme, l'objectif est de ne plus effectuer d'envoi annuel généralisé en série du formulaire P7 pour les dossiers dont le code linguistique est N/D.
Le dernier envoi généralisé et l'envoi individuel de la lettre d'information_étudiant 18+ a lieu dans l'année durant laquelle le jeune atteint 18 ans.
Enfants nés en 1995 : les familles dont les enfants ont 18 ans (ou atteignent cet âge en 2013) reçoivent la lettre d'information_étudiant 18+, envoyée à l'allocataire le 16 septembre.
Enfants nés après 1995 : les familles reçoivent la lettre d'information_étudiant 18+ au mois de septembre de l'année durant laquelle l'enfant atteint 18 ans (septembre 2014, etc.).
Le modèle de cette lettre d'information_étudiant 18+ se trouve en annexe.
Il est à chaque fois indiqué que plus aucune information ne sera donnée annuellement tant que l'enfant étudie, mais que le dossier sera suivi individuellement au moyen des flux électroniques. On attire particulièrement l'attention sur le fait que la lettre d'information doit bien être conservée.
Situations
- Sur le brevet d'attributaire, il est mentionné " D062 ", ce qui implique que la procédure de cette circulaire a été suivie.
- La compétence est reprise de l'organisme d'allocations familiales pour les travailleurs indépendants ou d'un organisme d'allocations familiales étranger: la lettre d'information est envoyée dès le début des paiements pour tous les jeun
- La compétence est reprise d'un autre organisme d'allocations familiales (y compris les garanties) : l'organisme d'allocations familiales qui a payé le mois de septembre est supposé avoir envoyé la " lettre d'information_étudiant 18+ ".
- es de 18 ans et plus.
- Les allocations familiales ont été interrompues/suspendues: utilisation P7 point 2.1.2 ci-après.
- L'enfant arrive de l'étranger : utilisation P7 point 2.1.2 ci-après.
Il convient de s'assurer que les informations sont fournies au moins une fois pour chaque enfant.
2.1.2 Utilisation formulaire P7
Le formulaire P7-N n'est pas supprimé mais n'est plus envoyé en série en septembre.
Cependant, il est toujours utilisé :
- pour l'enseignement pour lequel aucun flux D062 n'est envoyé : enseignement de promotion sociale, enseignement du soir, enseignement pour adultes, enseignement privé, formations reconnues (y compris l'enseignement supérieur professionnel). Le cas échéant, un rappel est envoyé quand la réponse ne parvient pas pour le 15 novembre (application du processus de traitement décrit dans la rubrique 2.2) :
- à chaque fois qu'il y a une incertitude sur le droit aux allocations familiales ou lorsqu'il s'agit d'un premier droit au cours d'une année scolaire ou académique.
Quand faut-il encore remplir un formulaire P7a/b :
Schéma :
| OUI |
NON |
Pas de flux D062 (enseignement du soir,
de promotion sociale,...) |
L'étudiant atteint 25 ans |
| Premier droit en Belgique |
Interruption/arrêt des études aussi à l'étranger |
Nouveau droit après interruption, autres études
après interruption |
Le jeune est inscrit comme demandeur
d'emploi (D043) |
L'enfant handicapé atteint l'âge de 21 ans
(deuxième couche de droit...) et pas de D062 |
Fin du régime en faveur de l'étudiant qui
prépare un mémoire |
2.1.3. Traitement attestation électronique D062 : principes généraux
- Les messages des flux D062 / formulaires P7 sont immédiatement traités ;
- Les allocations familiales continuent à être payées à titre provisionnel jusqu'au 30 novembre (dernier paiement le 8 décembre) ;
- Si, après le traitement des données des flux D062 pour novembre et décembre, il apparaît que les données sur les études sont manquantes ou insuffisantes, on lance la procédure de récupération des allocations familiales payées à titre provisionnel le 15 décembre. La procédure vous a été communiquée par le biais de la lettre circulaire 999/c.164 du 8 octobre 2012.
2.2. La Communauté française: code linguistique du dossier = F
La procédure existante avec l'envoi du formulaire P7-F est conservée pour l'année scolaire et académique 2013-2014.
Traitement P7
- Le 16 septembre, les formulaires P7-F sont envoyés en série.
- Rappel le 15 novembre.
- Les allocations familiales continuent à être payées à titre provisionnel jusqu'au 30 novembre 2013 (dernier paiement le 8 décembre 2013). En effet, d'après l'AR du 10 août 2005, l'étudiant peut s'inscrire dans l'enseignement supérieur jusqu'au 30 novembre pour avoir droit aux allocations familiales pour l'année académique entière.
- Si, au 16 décembre, les données nécessaires sur les études sont toujours manquantes, on lance la procédure de récupération des allocations familiales payées à titre provisionnel (cf. lettre circulaire 999/c.164).
2.3. Réorientation du processus
Si un organisme d'allocations familiales reçoit une inscription comme demandeur d'emploi D043 avant le 16 décembre, alors on passe au processus pour le jeune demandeur d'emploi. L'enfant bénéficiaire est, en principe, considéré comme un " ancien étudiant ". Le formulaire P20a (à la réception du message d'inscription) est immédiatement envoyé. A partir de l'inscription comme demandeur d'emploi, tous les messages RIP sont traités conformément à la lettre circulaire 999/c.153 du 1er juillet 2009, également ceux durant les vacances d'été avec la mention "STU/STX".
Si l'organisme d'allocations familiales reçoit un flux D042 (chômeur complet indemnisé), alors la caisse d'allocations familiales conclut, jusqu'à preuve du contraire, que le jeune n'est plus étudiant mais chômeur complet indemnisé.
Pour les étudiants dont les données sur les études sont recueillies au moyen du formulaire P7 ou du flux D062, les allocations familiales continuent à être payées à titre provisionnel jusqu'au 30 novembre 2013 (dernier paiement le 8 décembre), dans l'attente de recevoir la preuve des études. Pour les jeunes qui étudient hors de la Belgique, les jeunes liés par un contrat d'apprentissage (formulaire P9) ou qui suivent une formation de chef d'entreprise (formulaire P9bis), le paiement provisionnel prend fin le 31 octobre, partant du principe que le formulaire adéquat est envoyé dans le courant du mois de septembre.
Si l'intéressé signale un autre statut en réponse à la lettre d'information (p. ex. contrat d'apprentissage), alors on passe au processus propre à ce statut. Ainsi, le formulaire P9/P9bis sera envoyé pour les jeunes dont on sait qu'ils sont liés par un contrat d'apprentissage ou suivent une formation de ch ef d'entreprise.
Les problèmes relatifs aux messages d'inscription D062/attestations d'études doivent être signalés au département Contrôle :
Francophones et néerlandophones
Tél. : 02-237 23 35
Courriel : monitoringnl@rkw.be
2.4. Points d'attention
2.4.1. Etudiant préparant un mémoire pendant une année diplômante
Cf. fiche d'information 2
La procédure actuelle
Les allocations familiales sont payées à titre provisionnel jusqu'au 30 juin de l'année scolaire en cours, un formulaire P7a est envoyé en juillet pour connaître la date de dépôt du mémoire de fin d'études ou de la fin de l'année diplômante. La seule source d'information pendant l'année académique est l'inscription en tant que jeune demandeur d'emploi pour présumer que l'année diplômante est terminée. Souvent, la réponse est que le jeune a déjà remis son mémoire de fin d'études depuis un certain temps ou a terminé son année diplômante dans le courant de l'année académique précédente. Il s'avère que le jeune ne devait pas remettre de mémoire de fin d'études, mais était inscrit pour quelques cours qu'il/elle n'avait pas réussi et, de ce fait, était inscrit pour moins de 27 crédits. Ces jeunes-là n'entrent pas en considération pour le droit aux allocations familiales en tant qu'étudiant préparant un mémoire, ce qui donne ainsi lieu à une récupération. Si cette information n'a été reçue qu'après le 30 juin, alors une année scolaire entière d'allocations familiales a été payée indûment.
Etant donné que le flux D062 ne contient aucune zone pour indiquer quand un mémoire de fin d'études doit être effectivement remis (ou l'a été) et/ou que la zone " Can attain diploma " est utilisée pour l'année dans laquelle le diplôme peut être obtenu indépendamment du fait qu'une thèse doit être remise ou non, la solution suivante est applicable.
La procédure adaptée
Communautés flamande et germanophone D062
Etape 1:
| La condition de l'année de thèse pour l'année diplômante : D062 < 27 crédits en combinaison avec la notion "Can attain diploma : J " |
Etape 2:
Il ne s'agit pas d'un étudiant doctorant (cf. fiche d'information 5.1)
Schéma
| Première fois dans une année de thèse |
Deuxième fois consécutive dans l'année de thèse |
| Suivre étapes 3 et 5 |
Une même orientation : suivre étape 4 |
|
Niveau ou orientation différent : Suivre étapes 3 et 5 |
Etape 3:
Le module de lettre " année de thèse/1 " est envoyé (annexe). Les paiements sont poursuivis jusqu'à ce que le formulaire soit renvoyé complété.
Etape 4 : L'étudiant est dans deux années diplômantes consécutives (cf. fiche en annexe)
- pour la même orientation : Cette information peut être obtenue en comparant le " administrative group ". Motivation : L'étudiant se trouve pour la deuxième fois dans une année diplômante OU prépare une thèse / un mémoire de fin d'études ou un rapport de stage, pour la deuxième année consécutive pour les mêmes études. Dans ce cas, il n'existe pas de droit aux allocations familiales (AR du 16 janvier 1968). Il/elle doit être inscrit pour au moins 27 crédits pour continuer à recevoir des allocations familiales. Dans ce cas, on envoie une " décision de refus " pour moins de 27 crédits (données définitives qui ne remplissent pas les conditions de la CO 1374 du 25 septembre 2008 annexe 2).
- pour un autre niveau ou orientation : cf. étape 3
Etape 5 : La fin de l'année académique
Celle-ci est suivie par un module de lettre " année de thèse/2 " (annexe 5) au mois de juillet pour vérifier quand la thèse/le mémoire de fin d'études / le rapport de stage a été ou sera remis.
Hypothèse 1 : Le formulaire n'est pas renvoyé. Les paiements restent suspendus au 30 juin (fin du droit et pas de période de vacances) à moins qu'une information contradictoire/complémentaire ne soit signalée d'une autre manière au moyen d'un flux, d'un formulaire, d'une déclaration (aussi par téléphone, email, fax,...). Les paiements peuvent alors reprendre (application de l'article 48 des Lois coordonnées).
Exemples :
- Le flux D043 a été reçu au courant du mois de juillet. La période d'octroi commence à courir du 1er juillet en partant de l'hypothèse que la thèse a été introduite le 30 juin.
- Le flux D043 est reçu le 25 juin avec inscription au 15 juin. On présume que les études se sont terminées (jusqu'à preuve du contraire) au 14 juin et que le stage d'insertion professionnelle d'un an prend cours.
Hypothèse 2 : Le formulaire est renvoyé. Adaptation (régularisation) des paiements en fonction des informations obtenues. Si la thèse n'est pas encore introduite, alors le paiement peut être poursuivi jusqu'au 30 septembre (max. 1 an).
Communauté française : P7b
Décisions sur la base de la déclaration dans l'intitulé du P7F-b.
Voir aussi question 9 sur la déclaration P7F-a.
2.4.2. " Up with people "
Les jeunes qui séjournent à l'étranger avec cette organisation suivent des formations dans une institution d'enseignement à l'étranger. Le formulaire P7-int doit être complété par l'institution d'enseignement et pas par l'organisation.
2.4.3. L'enseignement à temps partiel (l'apprentissage sur le lieu de travail) (cf. fiche d'information 5.4)
Pour l'enseignement à temps partiel dans les Communautés flamande et german ophone : code 312/313.
Pour l'enseignement à temps partiel dans la Communauté française : question 22 du P7b.
Dans ce cas, l'enfant bénéficiaire étudie à temps partiel et travaille à temps partiel (" apprentissage sur le lieu de travail "). La norme des revenus (articles 3 et 14 de l'AR du 10 août 2005) est d'application. La norme des 240 heures n'est pas applicable dans ce cas.
Ces jeunes reçoivent des informations générales via la lettre d'information_étudiant 18+ (N/D) ou le formulaire P7F au 16 septembre.
Sur le P7-a, la question sur les revenus en cas d'enseignement à temps partiel (question 1) est supprimée.
En annexe, vous trouverez un module de lettre " travailler_étudier à temps partiel ", dans laquelle :
- des informations particulières sont données ;
- une copie de la convention de stage est demandée ;
- des revenus trop élevés peuvent être signalés.
Utilisation de ce module
En cas d'apprentissage à temps partiel, les données RIP sont examinées uniquement en fonction du message de la convention de stage. Tant qu'il n'y a pas de message, le paiement est poursuivi. A la réception du message RIP de la convention de stage, le module de lettre " travailler_étudier à temps partiel " est envoyé et une copie de la convention de stage est demandée pour connaître les revenus du travail à temps partiel. Il est clairement expliqué quelles sont les conditions légales pour obtenir des allocations familiales dans le cadre de la convention " travailler-apprendre ". En attendant de recevoir une copie de cette convention, les paiements restent suspendus.
2.4.4. La formation professionnelle individuelle et le stage d'insertion
L'enseignement à temps partiel et le stage d'insertion professionnelle
La convention de stage du service régional de l'emploi est demandée également pour les formations FPI et pour le stage d'insertion. L'allocation d 'insertion/de formation/de stage doit être prise en compte dans le calcul du plafond des revenus (cf. lettre circulaire 997/28nonies).
Pour la formation professionnelle individuelle FPI et le stage d'insertion, la prime de productivité est également considérée comme un revenu (le P20 adapté se trouve en annexe).
L'enseignement à temps plein
Pendant la période de formation, il n'y a pas de déclarations ONSS. Vu qu'il ne s'agit pas d'une convention de travail, les heures travaillées dans le cadre de la formation ne comptent pas pour atteindre la norme des 240 heures.
Attention! Pour l'étudiant à temps plein, chaque allocation dans le régime du chômage (donc aussi l'allocation de formation et de stage) constitue toutefois un obstacle au paiement des allocations familiales.
Exemple : Après des études à temps plein, l'étudiant commence une formation professionnelle individuelle le 1er août. L'allocation de stage pendant les mois d'août et de septembre est un obstacle pour la période de vacances en tant qu'étudiant. En tant que demandeur d'emploi, les revenus pour août et septembre sont trop élevés. En tant qu'étudiant, bien que la norme des 240 heures soit respectée, l'allocation de stage constitue un obstacle absolu pour août et septembre.
2.4.5 Etudiant doctorant
Un doctorant peut, le cas échéant, ouvrir un droit aux allocations familiales lorsqu'il suit une formation doctorale pour laquelle minimum 27 crédits sont octroyés.
Cf. fiche d'information 5.1
2.4.6. Enseignement modulaire (également à l'étranger)
Les avis de la lettre circulaire 999/c. 163 du 2 juillet 2012 sont confirmés.
Cf. fiche d'information 5.3
2.4.7 Effets d'une modification et d'une désinscription sur le droit aux allocations familiales
Cf. fiche d'information 4
2.4.8 Le code provisoire 000
Cf. fiche d'information 1.3
2.4.9 Le code provisoire 001 ou 002
Cf. fiche d'information 1.2
3. Documents contradictoires
En cas de contradiction entre les différentes attestations/messages, on doit signaler le cas au service Monitoring et suspendre les paiements jusqu'à la réception d'une réponse.
Francophones et néerlandophones
Tél. : 02-237 23 35
Courriel : monitoringnl@rkw.be
4. Adaptations aux formulaires et lettre d'information
4.1 Adaptations aux formulaires P7 et P20
Les formulaires adaptés P7-N, P7-F et P7-D se trouvent en annexe. Le formulaire P20 a été adapté en fonction de la formule du stage d'insertion.
4.2. Les lettres d'information
Code linguistique du dossier = N/D
La lettre pour les plus de 18 ans.
4.3. Les modules de lettre
Deux modules de lettre ont été rédigés pour les étudiants en thèse :
- Le module envoyé au début de l'année académique pour savoir si une thèse/un mémoire/un rapport de stage est préparé ;
- Le module comportant la question sur la remise ou non d'une thèse/mémoire/rapport de stage après le 30 juin.
Un module a également été pour créé pour les étudiants de l'enseignement à temps partiel.
- Le module " travailler_étudier à temps partiel "
5. Annexes
- Les formulaires P7-N/P7-F/P7-D, les lettres d'information et les modules de lettres.
- La documentation technique pour le D062 des Communautés flamande et germanophone
- Les fiches d'information concernant le traitement des attestations D062
