Introduction
Le Cadastre des allocations familiales est une base de données opérationnelle depuis juillet 2004, dans laquelle sont répertoriés tous les acteurs intervenants dans les dossiers d'allocations familiales depuis le 1er janvier 1996. Cette base de données est alimentée et mise à jour quotidiennement par les organismes d'allocations familiales.
Par organisme d'allocations familiales, il convient d'entendre: les caisses d'allocations familiales, les organismes publics d'allocations familiales et l'Office national d'allocations familiales pour travailleurs salariés.
Le principal objectif du Cadastre est de disposer d'un instrument de travail répondant à cinq fonctionnalités essentielles:
1. servir d'outil de gestion courante: grâce à son alimentation quotidienne avec les informations connues dans les bases de données internes du réseau secondaire de l'Office, le Cadastre mène à l'identification immédiate d'un dossier d'allocations familiales et à l'examen automatique du droit légitime des familles aux prestations familiales. Il doit refléter la totalité des droits à l'examen, refusés, en paiement, ou en débit, telle la photographie la plus fidèle possible de la réalité des données au moment de leur consultation.
2. être un vecteur de l'information électronique: en tant que répertoire de références, le Cadastre permet au réseau secondaire de l'Office de recevoir, via la BCSS, les informations disponibles en provenance des institutions de sécurité sociale et nécessaires à la gestion automatisée des dossiers d'allocations familiales. Ces informations parviennent automatiquement, sans demande préalable, par mode Push (distribution) et/ou par mode Pull (consultation).
3. être un instrument de lutte contre la fraude sociale: tant au moment de l'instruction du paiement (prévention des cumuls via une procédure automatisée de rejet de tout double paiement pour un même enfant au cours d'une même période) qu'au cours du dossier (via un cross-contrôle permanent entre les données d'attribution et la réalité).
4. permettre la consultation des données: les organismes tiers qui en justifient le besoin doivent pouvoir consulter les informations des dossiers d'allocations familiales.
5. s'inscrire dans le cadre de la simplification administrative: en réduisant fortement le nombre de formulaires utilisés dans le régime ainsi que le nombre d'interventions des assurés sociaux.
Chaque organisme d'allocations familiales a l'obligation d'intégrer au Cadastre toutes les données de tous les acteurs dans tous les dossiers consignés dans sa base de données interne.
Tout organisme qui crée un dossier en vue de l'examen du droit à l'une des prestations familiales (allocations familiales, allocation de naissance, prime d'adoption, prestations familiales garanties)
a l'obligation d'intégrer les données d'identification des acteurs connus ainsi que les données relatives aux zones obligatoires dans le Cadastre.
Le Cadastre doit assurer le reflet exact de la totalité des droits à l'examen, refusés, en paiement ou en débit, repris dans les bases de données propres des organismes d'allocations familiales.
La situation correcte en droit du dossier doit être reflétée aussi bien dans la base de données interne de chaque organisme d'allocations familiales qu'au Cadastre.
Les organismes d'allocations familiales sont responsables de l'intégration des données de leurs dossiers au Cadastre et du suivi de cette intégration.
Depuis la création du Cadastre, des millions de données y ont été introduites.
Dans le cadre de l'évaluation du Cadastre, l'Office a dressé une liste de critères permettant de s'assurer de la qualité des informations qui y figurent.
Un contrôle sur base de ces critères a permis de faire apparaître un certain nombre de divergences, ce qui a amené l'Office à consigner par écrit di ff érentes règles concernant les dossiers actifs au Cadastre.
Le but du présent document est de donner une description détaillée des zones et principes guidant l'alimentation et l'utilisation du Cadastre des allocations familiales.
Les règles reprises dans le présent document sont applicables à partir du 30 septembre 2011 pour tous les nouveaux dossiers et pour toutes les modifications introduites à partir de cette date dans les dossiers actifs.
Aperçu des données du Cadastre
Le Cadastre des allocations familiales, alimenté quotidiennement par les organismes d'allocations familiales, comprend, outre le numéro de matricule (voir point 1), les données relatives aux acteurs dans les dossiers: attributaires, allocataires, enfants bénéficiaires et quatrièmes acteurs.
Certaines données sont communes à tous les acteurs (voir point 2) alors que d'autres sont propres à certains d'entre eux (voir point 3).
1. Le numéro matricule
Le numéro matricule reprend les données d'identification du dossier. Il est composé de 3 zones et est structuré comme suit :
- numéro de l'organisme
- numéro de bureau (de l'organisme repris ci-dessus)
- numéro de dossier (auprès du bureau repris ci-dessus)
Il ne peut y avoir au Cadastre qu'un seul numéro de matricule actif par attributaire et par organisme.
Lorsqu'un organisme modifie le numéro matricule unique repris dans le Cadastre, cela entraîne l'écrasement au Cadastre du numéro précédemment connu. Aucun historique de ces numéros de matricule n'est conservé.
Seul le dernier numéro de matricule connu au Cadastre permet de consulter les données et de reconstituer la situation historique.
2. Les données légales relatives à tous les acteurs
A. Généralités
Les données d'identification obligatoires à introduire par acteur:
NISS:
Tout acteur doit être intégré au Cadastre via un numéro d'identification à la sécurité sociale qui peut être un NISS attribué par le RNPP ou, à défaut, un numéro BCSS attribué par la BCSS.
Nom:
Il s'agit du nom de famille de l'acteur concerné, tel que repris dans le RNPP ou le Registre BCSS.
Il ne peut momentanément contenir que des lettres majuscules, des blancs, des traits d'union (-) et/ou des apostrophes (').
Il ne peut commencer ni par un trait d'union ni par un blanc.
Il ne peut pas comporter d'accent.
Prénom:
Il s'agit du prénom de l'acteur concerné, tel que repris dans le RNPP ou le Registre BCSS.
Il ne peut momentanément contenir que des lettres majuscules, des blancs, des traits d'union (-) et/ou des apostrophes (').
Il ne peut commencer ni par un trait d'union ni par un blanc.
Date de naissance:
Il s'agit de la date de naissance telle que reprise dans le RNPP ou le Registre BCSS.
L'année de naissance doit être ultérieure à 1800.
Il est demandé aux organismes d'être attentifs aux acteurs dont les dates de naissance seraient situées avant le 1er janvier 1900 et de vérifier si ces dates de naissances sont justifiées.
Si une date de naissance n'est pas complètement connue dans les Registres (RNPP/Registre BCSS):
- si seule l'année de naissance est connue alors la seule zone 'Year' est communiquée
- si seuls l'année et le mois de naissance sont connus alors les zones 'Year' et 'Month' sont communiquées
- si seuls l'année et le jour de naissance sont connus alors les zones 'Year' et 'Day' sont communiquées.
Pour ces données signalétiques (NISS/numéro BCSS, nom, prénom, date de naissance), que les organismes intègrent dans le Cadastre, l'Office appelle automatiquement les données légales des Registres (RNPP/Registre BCSS) et vérifie leur conformité par rapport aux données soumises au Cadastre. Les d onn ées non conformes voient leur intégration dans le Cadastre refusée et une mention de la raison du refus est indiquée dans le message en retour. D'autre part, lorsque l'Office reçoit des mutations en provenance du RNPP ou du Registre BCSS, il adapte en premier lieu lui-même les données figurant au Cadastre avant de les transmettre à l'organisme concerné.
Pour les prénoms composés, le Cadastre contient le(s) prénom(s), tel(s) qu'il(s) est (sont) repris dans les données légales.
Pour le prénom, comme par le passé, le contrôle de cohérence ne porte que sur la première lettre.
Il est cependant demandé aux caisses et organismes d'allocations familiales de communiquer systématiquement le prénom dans son intégralité.
B. Remplacement d'un numéro BCSS par un NISS
De nombreux acteurs ont été intégrés au Cadastre via des numéros BCSS, soit parce qu'aucun NISS ne leur avait été attribué au moment de leur intégration, soit parce que leur NISS n'avait pas été trouvé au moment de leur intégration au Cadastre.
La création d'un numéro BCSS ne peut pas se faire systématiquement.
Ainsi, pour chaque nouveau-né, les organismes d'allocations familiales ne peuvent pas créer un numéro BCSS à la réception de l'attestation spéciale de naissance. Ils doivent attendre la fin du mois qui suit le mois de la naissance de l'enfant pour créer un numéro BCSS si le NISS ne leur est pas parvenu automatiquement par message électronique, excepté pour l'enfant mort-né.
Pour l'enfant mort-né, l'organisme d'allocations familiales ne peut pas créer un numéro BCSS.
Toutefois, en sollicitant de la BCSS la création d'un numéro BCSS pour un attributaire, un allocataire, un enfant bénéficiaire ou un quatrième acteur, l'organisme d'allocations familiales s'engage à traiter les messages en distribution le plus rapidement possible dès leur réception.
Si un NISS est communiqué à l'organisme d'allocations familiales par une autre source que les messages en distribution, l'organisme d'allocations familiales ne prend pas d'initiative et attend la communication des messages en distribution.
Lorsqu'un organisme d'allocations familiales constate qu'un acteur créé à l'origine avec un numéro BCSS possède également un NISS, il ne peut en aucun cas créer une deuxième fois cet acteur.
Si dans les deux mois, l'organisme d'allocations familiales constate qu'il n'a pas reçu de message en distribution confirmant l'information en provenance d'une autre source, il s'agit d'une anomalie à signaler au service monitoring de l'Office qui se charge de faire remplacer le numéro BCSS par le numéro NISS.
Les organismes sont priés de communiquer les noms, prénoms, numéro BCSS et NISS des personnes pour lesquelles le remplacement du numéro BCSS par un NISS est demandé au service monitoring:
Francophone
Tél.: 02-237 23 55
Mail: monitoringfr@rkw-onafts.fgov.be
Néerlandophone
Tél.: 02-237 23 35
Mail: monitoringnl@rkw-onafts.fgov.be
Fax: 02-237 23 09
En cas de besoin, le service monitoring de l'Office leur demandera des renseignements complémentaires.
Cette procédure est applicable pour le remplacement d'un numéro BCSS par un NISS, d'un numéro BCSS par un autre numéro BCSS et d'un NISS par un autre NISS.
3. Les données propres par type d'acteur
A. Principes généraux
En vertu du principe de proportionnalité de la BCSS, seules les informations qui sont strictement nécessaires à la gestion et au traitement d'un dossier peuvent être communiquées.
Les zones obligatoirement complétées dès qu'un acteur est intégré au Cadastre comme les données d'identification et la date de début d'intégration, ne peuvent, sauf exception légalement justifiée, faire l'objet d'une suppression. Dans chaque dossier au Cadastre, il doit donc subsister au moins une période d'intégration.
Les paiements effectués par les organismes d'allocations familiales doivent correspondre aux paiements que les organismes renseignent au Cadastre des allocations familiales.
B. L'attributaire
Il est formellement interdit aux organismes d'allocations familiales d'introduire un enfant bénéficiaire en qualité d'attributaire dans le Cadastre des allocations familiales aux fins de recherche d'informations familiales ou socioprofessionnelles.
Au cas où l'organisme d'allocations familiales ne serait pas en mesure d'identifier l'organisme compétent pour le paiement des allocations familiales, il lui est toujours possible, après avoir épuisé toutes les possibilités de recherches légales normales, d'adresser la demande de renseignement au service Orientation de l'Office, suivant la procédure décrite dans la lettre circulaire de l'Office 997/59 du 20 juillet 2004.
La date de début d'intégration doit obligatoirement être remplie au Cadastre dès que l'attributaire est créé dans la base de données interne de l'organisme d'allocations familiales.
La date de début d'intégration ne peut en aucun cas se situer avant le 1er jour du mois de la naissance de l'attributaire. Elle ne peut en principe pas se situer avant les 18 ans de l'attributaire, sauf exception légalement justifiée. Cette obligation découle du principe de proportionnalité de la BCSS en vertu duquel ne peuvent pas être communiquées les informations qui ne sont pas strictement nécessaires à la gestion et au traitement d'un dossier. L'Office demande aux organismes de vérifier annuellement tous les dossiers actifs dans lesquels l'attributaire est âgé de moins de 18 ans.
La date de début d'intégration ne peut être située plus de 12 mois avant la date à laquelle l'organisme a encodé l'attributaire dans sa propre base de données interne sauf exception légalement justifiée.
La date de début d'intégration ne peut pas être postérieure à la date à laquelle l'organisme a encodé l'attributaire dans sa propre base de données interne.
En cas de mise à jour, la date initiale ou la dernière date connue peut être modifiée et remplacée uniquement par une date antérieure, pour autant que celle-ci respecte les règles énoncées ci-dessus.
La date de fin d'intégration de l'attributaire n'est pas complétée pour les dossiers en paiement, en récupération d'indus, à l'examen, dans lesquels se pose la question de savoir s'il y aura paiement.
La date de fin d'intégration doit être complétée en cas de fin de droit ainsi que lors de la réception du formulaire de clôture du dossier (cf. CO 1386).
L'organisme d'allocations familiales ne peut jamais encoder une date de fin d'intégration située à plus de 3 mois dans le futur.
La date de fin d'intégration ne peut pas être antérieure à la date à laquelle l'organisme l'a encodée au Cadastre.
Lorsque la date de fin d'intégration de l'attributaire est complétée, les fins d'intégrations de tous les autres acteurs dans le dossier doivent avoir été complétées avec comme date de fin au plus tard celle reprise au niveau de l'attributaire. Ces obligations découlent du principe de proportionnalité de la BCSS en vertu duquel ne peuvent pas être communiquées les informations qui ne sont pas strictement nécessaires à la gestion et au traitement d'un dossier.
Dans le cadre des brevets d'attributaires, la lettre circulaire II/C/996/67/df du 7 novembre 2006 prévoit que 'dès que le brevet est envoyé à la caisse subséquente, la caisse d'origine doit clôturer l'intégration de tous les acteurs concernés'. Cette règle s'applique à tous les organismes d'allocations familiales conformément à ce qui est explicité dans le tableau en annexe (annexe 2).
Pour les dossiers d'orphelins, la personne décédée apparaît systématiquement comme attributaire, peu importe la personne dont la situation socioprofessionnelle est déterminante pour le principe des 6 forfaits. Pour les dossiers visés par l'art. 56 quater LC, la personne qui perçoit la pension de survie apparaît comme attributaire.
Pour les dossiers qui ne sont pas des dossiers d'orphelins, la date de fin d'intégration doit obligatoirement être remplie en cas de décès de l'attributaire en indiquant le dernier jour du mois du traitement de l'information du décès de celui-ci.
Pour les cas où un organisme a créé un même attributaire dans deux dossiers différents (soit un dossier avec le NISS et un dossier avec un numéro BCSS soit deux dossiers avec deux numéros BCSS soit deux dossiers avec deux NISS), il y a lieu pour l'organisme de:
1. réunir toutes les informations sur les périodes d'intégration et de paiement dans le dossier qu'il désire conserver,
2. effacer toutes les périodes d'intégration et de paiement dans le dossier qu'il désire voir supprimer,
3. communiquer au service monitoring de l'Office le numéro du dossier qu'il désire faire supprimer pour cause de créations multiples d'un attributaire.
C. L'allocataire
Par allocataire, on entend les personnes physiques qui perçoivent des prestations familiales.
Les personnes non physiques ne sont donc pas reprises au Cadastre sous la qualité d'allocataire.
Les personnes qui perçoivent les allocations familiales à la suite d'une décision judiciaire (notamment administrateurs provisoires, créanciers de somm es, médiateurs de dettes) ne sont donc pas reprises au Cadastre (pas même sous le rôle 'allocataire'). Concrètement, l'allocataire qui doit être repris au Cadastre est celui qui aurait perçu les allocations familiales s'il n'y avait pas eu de décision judiciaire.
La date de début d'intégration de l'allocataire doit oblig atoirement être remplie au Cadastre dès que l'allocataire est créé dans la base de données interne de l'organisme d'allocations familiales.
La date de début d'intégration ne peut en aucun cas se situer avant le 1er jour du mois de la naissance de l'allocataire. Elle ne peut en principe pas se situer avant les 16 ans de l'allocataire, sauf exception légalement justifiée. Cette obligation découle du principe de proportionnalité de la BCSS en vertu duquel ne peuvent pas être communiquées les informations qui ne sont pas strictement nécessaires à la gestion et au traitement d'un dossier. L'Office demande aux organismes de vérifier annuellement tous les dossiers actifs dans lesquels l'allocataire est âgé de moins de 16 ans.
La date de début d'intégration ne peut pas être postérieure à la date à laquelle l'organisme a encodé l'allocataire dans sa propre base de données interne. En cas de mise à jour, la date initiale ou la dernière date connue peut être modifiée et remplacée uniquement par une date antérieure, pour autant que celle-ci respecte les règles énoncées ci-dessus.
La date de fin d'intégration de l'allocataire doit obligatoirement être complétée lorsque l'allocataire perd sa qualité d'allocataire dans le dossier, ainsi qu'en cas de fin de droit aux prestations familiales et lors de la réception du formulaire de clôture du dossier (cf. CO 1386). Cette obligation découle du principe de proportionnalité de la BCSS en vertu duquel ne peuvent pas être communiquées les informations qui ne sont pas strictement nécessaires à la gestion et au traitement d'un dossier.
L'organisme d'allocations familiales ne peut jamais intégrer une date de fin d'intégration située à plus de 3 mois dans le futur.
La date de fin d'intégration ne peut pas être antérieure à la date à laquelle l'organisme l'a encodée au Cadastre.
Pour les modifications de rôle 102 en 103 et vice versa, une date d'intégration située antérieurement à la date à laquelle l'organisme l'encode au Cadastre est admise dans la mesure où celle-ci correspond bien à un besoin d'information effectif. Par exemple une caisse qui paie dans le chef d'un père, travailleur salarié, s'aperçoit le 12 mars 2012, qu'elle a besoin des attestations A011 à partir du 1er février 2012 dans le chef de la mère chômeuse, pour une question de modification de priorité ; elle peut donc, dans ce cas de figure, le 12 mars 2012, clôturer le rôle 102 à la date du 31 janvier 2012 et introduire la même personne sous le rôle 103 à la date du 1er février 2012.
La date de fin d'intégration doit obligatoirement être remplie en cas de décès de l'allocataire, en indiquant le dernier jour du mois du traitement de l'information du décès de celui-ci.
La période d'intégration de l'allocataire doit être comprise dans la période d'intégration de l'attributaire.
La date de début de paiement à l'allocataire doit correspondre au 1er jour du mois auquel le droit au paiement se rapporte. Cette date ne peut jamais se situer avant la naissance de l'allocataire.
Elle ne peut jamais se situer avant la date de début d'intégration ni après la date de fin d'intégration de l'allocataire.
L'organisme d'allocations familiales ne peut pas procéder au versement d'allocations familiales à l'allocataire tant que la date du début de paiement à l'allocataire n'est pas intégrée au Cadastre.
La date de fin de paiement à l'allocataire doit correspondre au dernier jour du mois auquel le dernier droit au paiement à cet allocataire se rapporte.
Elle ne peut jamais se situer avant la date de début d'intégration ni après la date de fin d'intégration de l'allocataire.
L'organisme d'allocations familiales ne peut jamais intégrer une date de fin de paiement située à plus de 3 mois dans le futur.
L'organisme d'allocations familiales ne peut pas procéder au versement d'allocations familiales à l'allocataire qui ne correspondent pas à la situation correcte en droit telle que reflétée au Cadastre des allocations familiales.
Si un organisme continue ses paiements, cette date de fin ne peut pas être co mplétée. Un organisme ne peut pas non plus indiquer systématiquement une date de fin de paiement et la reporter à intervalles réguliers. Si la date de fin de paiement est complétée, c'est bien parce que la caisse a reçu ou non un élément qui lui permet d'arrêter ses paiements.
Si par la suite, la caisse reçoit des éléments lui permettant de reprendre les paiements et donc, que suite à une nouvelle décision de la caisse, les paiements sont repris en sorte qu'il y a interruption d'au moins un mois dans les paiements à l'allocataire, l'organisme créera une nouvelle période de paiement et ouvrira une nouvelle date de début de paiement. Dans l'historique des paiements, il peut donc y avoir une ou plusieurs interruption(s) des paiements.
Dans le cadre des dossiers en suspens, la procédure à suivre est explicitée dans le tableau en annexe (annexe 3).
La période de paiement à l'allocataire doit être comprise dans la période d'intégration de l'allocataire, laquelle doit elle-même être comprise dans la période d'intégration de l'attributaire.
Dans un même dossier, les périodes de paiement d'un allocataire ne peuvent pas se chevaucher, que ce soit partiellement ou entièrement. L'ensemble des périodes de paiements doit être compris dans l'ensemble des périodes d'intégration de l'allocataire et doit comprendre au moins l'ensemble des périodes de paiements à l'enfant bénéficiaire. Il ne peut pas y avoir de période de paiement à l'allocataire sans période de paiement à au moins un enfant bénéficiaire.
Dans le cadre des brevets d'attributaires, la lettre circulaire II/C/996/67/df du 7 novembre 2006 prévoit que 'dès que le brevet est envoyé à la caisse subséquente, la caisse d'origine doit clôturer l'intégration de tous les acteurs concernés'. Cette règle s'applique à tous les organismes d'allocations familiales conformément à ce qui est explicité dans le tableau en annexe (annexe 2).
Dans le cas particulier des débits à récupérer, la date de fin d'intégration de l'allocataire ne doit pas être remplie en application de la CO 1363 du 9 novembre 2006 qui modifie le vade-mecum annexé à la CO 1346 du 15 décembre 2003.
En effet, celle-ci prévoit: 'A défaut de biens réalisables ou en cas d'insuffisance de ceux-ci, l'intégration du débiteur est maintenue au Cadastre... Le maintien de la période d'intégration ouverte permet à la caisse de rester informée de tout mouvement éventuel des données légales et socioprofessionnelles du débiteur...'.
L'organisme qui paie le taux de base a aussi l'obligation de payer les suppléments qui seraient dus durant toute la période de son intervention, qu'il s'agisse de paiements provisionnels, de paiements définitifs ou de paiements sujets à remboursement à charge d'autres régimes. Ceci évite que deux organismes apparaissent au Cadastre pour la même période et le même enfant, l'une ayant payé le taux de base et l'autre uniquement un supplément.
Les paiements provisionnels effectués à l'intérieur de la Répartition nationale par un organisme, même en dépit de l'arrêté des compétences, sont à considérer comme paiements valides pour le Cadastre tant qu'ils ne donnent pas lieu à une régularisation entre organismes.
Enfin, en cas de décès de l'allocataire, la zone de date de fin de paiement doit être complétée avec le dernier jour du mois du décès de cet allocataire.
La date du paiement de l'allocation de naissance, même en cas de naissances multiples, doit correspondre avec la date réelle du paiement. Elle doit être encodée au Cadastre dès que l'organisme prévoit l'ordre de paiement de l'allocation de naissance.
Si plusieurs allocations de naissance sont payées à des moments différents pour des enfants bénéficiaires différents, plusieurs dates de paiements sont men tionnées au niveau des allocations de naissances et elles doivent correspondre avec les dates réelles des paiements de ces primes.
L'organisme d'allocations familiales ne peut jamais intégrer une date de paiement de l'allocation de naissance située à plus de 3 mois dans le futur.
D. L'enfant bénéficiaire
La date de début d'intégration doit obligatoirement être remplie au Cadastre dès que l'enfant bénéficiaire est créé dans la base de données interne de l'organisme d'allocations familiales.
La date de début d'intégration ne peut en aucun cas se situer avant le 1er jour du mois de la naissance de l'enfant bénéficiaire.
La date de début d'intégration ne peut pas être postérieure à la date à laquelle l'organisme a encodé l'enfant bénéficiaire dans sa propre base de données interne. En cas de mise à jour, la date initiale ou la dernière date connue peut être modifiée et remplacée uniquement par une date antérieure, pour autant que celle-ci respecte les règles énoncées ci-dessus.
La date de fin d'intégration de l'enfant bénéficiaire doit obligatoirement et ne peut être complétée qu'en cas de fin de droit aux prestations familiales ainsi que lors de la réception du formulaire de clôture du dossier (cf. CO 1386). Cette obligation découle du principe de proportionnalité de la BCSS en vertu duquel ne peuvent pas être communiquées les informations qui ne sont pas strictement nécessaires à la gestion et au traitement d'un dossier.
L'organisme d'allocations familiales ne peut jamais intégrer une date de fin d'intégration située à plus de 3 mois dans le futur.
La date de fin d'intégration ne peut pas être antérieure à la date à laquelle l'organisme l'a encodée au Cadastre.
La période d'intégration de l'enfant bénéficiaire doit être comprise dans la période d'intégration de l'attributaire.
En cas de décès de l'enfant bénéficiaire, la date de fin d' intégration doit obligatoirement être remplie en indiquant le dernier jour du mois du traitement de l'information du décès de celui-ci.
La date de début de paiement doit correspondre au 1er jour du mois auquel le droit au paiement se rapporte. Cette date ne peut jamais se situer avant la naissance de l'enfant bénéficiaire. La caisse d'allocations familiales ne peut pas procéder au versement d'allocations familiales en faveur de l'enfant bénéficiaire tant que la date du début de paiement en faveur de l'enfant bénéficiaire n'est pas intégrée au Cadastre.
La date de fin de paiement, si elle est complétée, ne peut être antérieure à la date de début de droit au paiement. Elle ne peut être complétée qu'au moment de l'arrêt effectif des paiements.
L'organisme d'allocations familiales ne peut jamais intégrer une date de fin de paiement située à plus de 3 mois dans le futur.
L'organisme d'allocations familiales ne peut pas procéder au versement d'allocations familiales en faveur de l'enfant bénéficiaire qui ne correspondent pas à la situation correcte en droit telle que reflétée au Cadastre des allocations familiales.
Pour les enfants qui sont nés après le 30 juin 1966, la date de fin de paiement pour l'enfant bénéficiaire ne peut se situer au-delà du dernier jour du mois dans lequel l'enfant atteint l'âge de
25 ans.
La date de fin de paiement pour l'enfant bénéficiaire doit toujours être le dernier jour du mois correspondant au dernier mois du droit au paiement.
Dans un même dossier, les périodes de paiement valides d'un enfant bénéficiaire ne peuvent pas se chevaucher, que ce soit partiellement ou entièrement. L'ensemble des périodes de paiements valides de l'enfant doit être compris dans l'ensemble des périodes d'intégration de l'enfant ainsi que dans l'ensemble des périodes de paiements à l'allocataire. Il ne peut pas y avoir de période de paiement à l'enfant bénéficiaire sans période de paiement à l'allocataire.
Si un organisme continue ses paiements, la date de fin de paiement ne peut pas être complétée.
Il ne peut pas non plus indiquer systématiquement une date de fin de paiement et la reporter à intervalles réguliers. Si la date de fin de paiement est complétée, c'est bien parce que la caisse a reçu ou non un élément qui lui permet d'arrêter ses paiements.
Si par la suite, la caisse reçoit des éléments lui permettant de reprendre les paiements et donc, que suite à une nouvelle décision de la caisse, les paiements sont repris en sorte qu'il y a interruption d'au moins un mois dans les paiements pour l'enfant bénéficiaire, l'organisme créera une nouvelle période de paiement et ouvrira une nouvelle date de début de paiement. Dans l'historique des paiements, il peut donc y avoir une ou plusieurs interruption(s) des paiements.
Dans le cadre des dossiers en suspens, la procédure à suivre est explicitée dans le tableau en annexe (annexe 3).
Dans le cadre des brevets d'attributaires, la lettre circulaire II/C/996/67/df du 7 novembre 2006 prévoit que 'dès que le brevet est envoyé à la caisse subséquente, la caisse d'origine doit clôturer l'intégration de tous les acteurs concernés'. Cette règle s'applique à tous les organismes d'allocations familiales conformément à ce qui est explicité dans le tableau en annexe (annexe 2).
En cas de décès de l'enfant bénéficiaire, la zone de date de fin de paiement doit être complétée avec le dernier jour du mois du décès de cet enfant.
Le Cadastre ne reprend pas les périodes de paiements faisant l'objet d'un remboursement à charge d'un autre régime, puisque la notion de droit au paiement ne s'applique qu'aux périodes de paiements effectués en fonction des règles de compétence.
L'organisme qui paie le taux de base a aussi l'obligation de payer les suppléments qui seraient dus durant toute la période de son intervention, qu'il s'agisse de paiements provisionnels, de paiements définitifs ou de paiements sujets à remboursement à charge d'autres régimes.
Ceci évite que deux organismes apparaissent au Cadastre pour la même période et le même enfant, l'une ayant payé le taux de base et l'autre uniquement un supplément.
Les paiements provisionnels effectués à l'intérieur de la Répartition nationale par un organisme, même en dépit de l'arrêté des compétences, sont à considérer comme paiements valides pour le Cadastre tant qu'ils ne donnent pas lieu à une régularisation entre organismes.
Lorsque l'enfant bénéficiaire est son propre allocataire, il doit être repris au Cadastre sous les deux qualités: allocataire et enfant bénéficiaire.
L'organisme d'allocations familiales qui a payé le montant de la prime d'adoption intègre la date effective de paiement de la prime d'adoption dans le Cadastre au niveau de l'enfant bénéficiaire, telle qu'elle est reprise dans la base de données interne de l'organisme d'allocations familiales.
L'organisme d'allocations familiales ne peut jamais intégrer une date de paiement de la prime d'adoption située à plus de 3 mois dans le futur.
E. Le quatrième acteur
La date de début d'intégration au Cadastre des allocations familiales doit obligatoirement être remplie dès que le quatrième acteur est créé dans la base de données interne de l'organisme d'allocations familiales.
La date de début d'intégration du quatrième acteur ne peut en aucun cas se situer avant la date de début d'intégration de l'attributaire.
La date de début d'intégration ne peut pas être postérieure à la date à laquelle l'organisme a encodé le quatrième acteur dans sa propre base de données interne. En cas de mise à jour, la date initiale ou la dernière date connue peut être modifiée et remplacée uniquement par une date antérieure, pour autant que celle-ci respecte les règles énoncées ci-dessus.
La date de fin d'intégration du quatrième acteur doit obligatoirement être complétée lorsqu'il perd sa qualité de quatrième acteur. Cette obligation découle du principe de proportionnalité de la BCSS en vertu duquel ne peuvent pas être communiquées les informations qui ne sont pas strictement nécessaires à la gestion et au traitement d'un dossier.
L'organisme d'allocations familiales ne peut jamais intégrer une date de fin d'intégration située à plus de 3 mois dans le futur.
La date de fin d'intégration ne peut pas être antérieure à la date à laquelle l'organisme l'a encodée au Cadastre.
Pour les modifications de rôle 105 en 106 et vice versa, une date d'intégration située antérieurement à la date à laquelle l'organisme l'a encodée au Cadastre est admise dans la mesure où la date introduite correspond bien à un besoin d'information effectif.
La période d'intégration du quatrième acteur doit être comprise dans la période d'intégration de l'attributaire.
Dans le cadre des brevets d'attributaires, la lettre circulaire II/C/996/67/df du 7 novembre 2006 prévoit que 'dès que le brevet est envoyé à la caisse subséquente, la caisse d'origine doit clôturer l'intégration de tous les acteurs concernés'. Cette règle s'applique à tous les organismes d'allocations familiales conformément à ce qui est explicité dans le tableau en annexe (annexe 2).
La date de fin d'intégration doit obligatoirement être remplie en cas de décès du quatrième acteur, en indiquant le dernier jour du mois du traitement de l'information du décès de celui-ci.
F. Traitement des codes d'erreur Cadastre
La liste des codes d'erreur Cadastre et leur description est disponible sur le site web de l'Office www.onafts.be
Pour le bon fonctionnement du Cadastre, il est indispensable que lorsqu'un organisme d'allocations familiales reçoit un code d'erreur Cadastre, il le traite immédiatement.
G. Suivi
L'Office demande aux organismes participants au Cadastre de modifier leur programmation en conséquence des règles décrites ci-dessus et de communiquer à l'Office les coordonnées de la personne de contact responsable de la gestion de ce dossier.
Toutes les questions concernant le Cadastre peuvent être adressées au service Monitoring du Département Contrôle:
Francophone
Tél.: 02-237 23 55
Mail: monitoringfr@rkw-onafts.fgov.be
Néerlandophone
Tél.: 02-237 23 35
Mail: monitoringnl@rkw-onafts.fgov.be
Fax: 02-237 23 09
Annexes 1, 2 et 3
Annexe 1 à la lettre circulaire 997/52bis
Annexe 2 à la lettre circulaire 997/52bis
Annexe 3 à la lettre circulaire 997/52bis
Annexe 4 du 5 juillet 2012 - Instructions relatives à la suite à donner au rapport reprenant
l'évaluation des intégrations des données au Cadastre
Vous trouverez en pièce jointe, l'annexe 4 de la lettre circulaire de l'Office 997/52bis du 13 mai 2011 relative au Cadastre des allocations familiales.
Cette annexe au Guide de l'utilisateur du Cadastre définit les objectifs des 25 critères qui permettent d'évaluer la qualité des informations qui figurent au Cadastre et décrit la procédure mise en place par l'Office pour évaluer trimestriellement les données des dossiers intégrés au Cadastre ainsi que la suite à donner par les organismes d'allocations familiales aux remarques faites par l'Office.
L'Office reste à votre disposition pour tout complément d'informations.
Annexes 1, 2 et 3
Annexe 4
