1. Objet de la présente circulaire
La mise en service du cadastre des allocations familiales et la diffusion des flux DMFA et RIP permettent d'appliquer l'examen automatique du droit. Cet examen automatique du droit n'est cependant possible que par les organismes qui sont intégrés au cadastre. Deux procédures doivent dès lors exister simultanément. Afin d'assurer la transparence des règles pour tous les organismes d'allocations familiales, il est proposé d'appliquer la nouvelle procédure uniquement pour le secteur des salariés, c'est-à-dire entre les caisses privées et spéciales d'allocations familiales et l'ONAFTS.
Pour cette raison, la présente circulaire a pour objet de définir la nouvelle procédure ou d'examen automatique du droit, de rappeler l'ancienne procédure d'examen par l'organisme compétent, de décrire les nouvelles règles des paiements provisionnels applicables à la nouvelle procédure et, d'exposer les nouvelles règles relatives à la transmission des données via le brevet d'attributaire dans les deux procédures.
2. Principe des procédures d'examen du droit
2.1. Principe de l'examen automatique du droit
L'examen automatique de droit a pour but de faire instruire par la caisse " A " le nouveau droit pour la caisse " B ".
Jusqu'à ce jour, dans la majorité des cas, c'est la caisse " B " qui était informée d'un changement d'attributaire ou d'employeur par un modèle AB ou une demande de l'intéressé. Aujourd'hui, via le cadastre des allocations familiales et de la diffusion des nouveaux flux DMFA et RIP, les informations sont directement transmises à la caisse " A ".
L'ONAFTS et les caisses d'allocations familiales sont, en effet, tenus d'intégrer dans le cadastre des allocations familiales toutes les personnes de l'environnement familial qui, par leur travail ou par une situation socioprofessionnelle assimilée à du travail (chômage par exemple), sont susceptibles de générer un droit aux allocations familiales. De la sorte, la caisse d'allocations familiales ou l'ONAFTS sont mis au courant, par messages électroniques, de toute situation susceptible de signifier la fin de sa compétence et le début de compétence d'une autre caisse d'allocations familiales voire d'un autre régime.
L'organisme d'origine (organisme " A ") est dès lors en mesure:
1° De se charger de l'instruction en fonction de la nouvelle situation;
2° De garantir la continuité du paiement par un paiement provisionnel;
3° De déterminer le début de l'intervention de l'organisme " B " ;
4° D'adresser à ce dernier un brevet d'attributaire, consignant à la fois les éléments récapitulatifs du dossier et les paramètres de changement de compétence.
2.2. Principe de l'examen du droit par l'organisme compétent
En ce qui concerne les organismes d'allocations familiales non intégrés au cadastre, la procédure d'examen du droit par l'organisme compétent reste d'application.
Ainsi l'organisme subséquent (organisme B) est chargé, à la suite d'une demande (demande de l'intéressé ou information de son affilié (modèle AB)):
1° De rechercher l'organisme d'origine;
2° D'envoyer une demande de brevet à cet organisme " A ";
2° D'instruire le droit sur la base des informations en sa possession et sur la base des données transmises par le brevet d'attributaire;
L'organisme d'origine (organisme " A ") est chargé, s'il est informé d'un changement de compétence:
1° De rechercher la caisse du nouvel attributaire prioritaire;
2° D'envoyer d'office à l'organisme de ce nouvel attributaire (l'organisme " B ") les données en sa possession au moyen du brevet;
3° De garantir le paiement provisionnel tant que l'organisme " B " n'a pas repris les paiements.
3. Paiement provisionnel des allocations familiales
Compte tenu de la nouvelle procédure d'examen automatique du droit, les instructions données dans la CO 1216 du 26 juin 1989 et dans la CO 1337 du 13 mai 2002 sont modifiées comme suit:
3.1. En cas d'établissement d'un premier droit
En vertu de l'article 4 de l'arrêté royal du 12 juin 1989 portant exécution de l'article 71, § 2, L.C., l'organisme d'allocations familiales doit commencer à payer les allocations familiales à titre provisionnel dès qu'il est en possession d'une demande et d'un extrait du registre de la population ou du registre des étrangers indiquant la composition du ménage dont les enfants font partie.
Compte tenu, d'une part, de ce que la Charte de l'assuré social stipule que les prestations sociales sont octroyées d'office dès que cela s'avère matériellement possible et, d'autre part, de ce que, selon une récente conception, le formulaire sert uniquement de moyen d'obtenir des renseignements, des documents ou messages autres que les formulaires de demande peuvent donner lieu à l'examen automatique du droit, à l'établissement du droit ou au paiement (provisionnel) des allocations familiales.
Tout document ou donnée émanant d'une source fiable peut être considéré comme une demande. Il faut bien entendu que l'identité du demandeur et des ayants droit soit établie et qu'il n'existe aucun risque de confusion concernant la nature de l'avantage à octroyer. Ainsi, au moment de la réception d'un signal électronique d'une situation professionnelle, les organismes d'allocations familiales doivent automatiquement entamer l'examen du droit aux allocations familiales.
Exemple
Un organisme d'allocations familiales apprend par le biais d'un message RIP, d'un message DMFA ou d'un autre flux que l'assuré social est redevenu travailleur salarié, chômeur, inapte au travail après une période d'inactivité, une activité indépendante ou un séjour à l'étranger.
Les organismes d'allocations familiales qui reçoivent un tel signal électronique s'engagent à demander d'office les renseignements manquants, pour procéder au paiement des allocations familiales sans exiger de nouveau formulaire de demande.
Si l'attributaire travaille pour un employeur au moment de la naissance de son droit, les données du fichier du personnel (flux P051 RIP) servent de base pour l'examen du droit prioritaire et la détermination de l'organisme d'allocations familiales compétent. Le paiement anticipé de l'allocation de naissance peut être effectué et le paiement provisionnel peut être entamé sur la base de ces données, en attendant le message DMFA.
3.2. En cas de continuation du droit
3.2.1. En cas d'application de l'examen automatique du droit
La nouvelle procédure implique que si l'organisme d'allocations familiales reçoit des données faisant apparaître un changement d'employeur, de la situation socioprofessionnelle ou de la situation familiale, il note et gère ces données et assure la continuité des paiements par le biais de la poursuite des paiements à titre provisionnel.
Il faut ensuite attendre la réception des données qualifiées concernant la situation socioprofessionnelle (du nouvel attributaire prioritaire). Au moment de la réception de ces données, l'organisme d'allocations familiales initial détermine la date de prise de cours de l'intervention de l'organisme d'allocations familiales suivant et envoie à cet organisme d'allocations familiales, un brevet d'attributaire mentionnant à la fois tous les éléments du dossier et les paramètres du changement de compétence.
Conséquences de la nouvelle procédure sur les paiements provisionnels
Si le paiement provisionnel n'est plus possible du chef de l'attributaire prioritaire initial, parce que celui-ci n'a plus la qualité d'attributaire (potentiel) dans le régime des travailleurs salariés, alors que la caisse dispose de données faisant apparaître qu'une autre personne ouvre un droit prioritaire dans le régime des travailleurs salariés, elle doit considérer ces données comme une demande valable. Elle doit dès lors continuer à payer les allocations familiales à titre provisionnel du chef du nouvel attributaire prioritaire sur la base de ces données, et ce, conformément à l'article 4 de l'arrêté royal du 12 juin 1989.
En d'autres termes, l' obligation de continuer à payer les allocations familiales à titre provisionnel demeure aussi longtemps qu'il existe un droit dans le régime des travailleurs salariés, soit du chef de l'ancien attributaire prioritaire, soit du chef du nouvel attributaire prioritaire.
3.2.2. Lorsque la procédure existante " Examen par l'organisme d'allocations familiales compétent " reste applicable
Dans ce cas, rien ne change. Les instructions données dans la CO 1216 du 26 juin 1989 restent intégralement applicables.
En cas de changement du droit prioritaire, le paiement peut continuer à être effectué à titre provisionnel aussi longtemps que l'attributaire prioritaire initial satisfait aux conditions pour ouvrir un droit dans le régime des travailleurs salariés.
3.3. Durée du paiement provisionnel sans pièces justificatives de la situation socioprofessionnelle de l'attributaire
3.3.1. L'attributaire est au service d'un employeur (cf. article 6, § 1er, de l'arrêté royal du 12 juin 1989 portant exécution de l'article 71, § 2, L.C.)
Les données pour le mois de référence sont reprises dans la déclaration trimestrielle (DMFA). Elles ne sont disponibles sur le réseau télématique que 5 mois après le temps réel. L'ancien paiement provisionnel de 1 mois est donc étendu. La continuation des paiements à titre provisionnel est applicable jusqu'à la fin du trimestre civil suivant celui dans lequel se situe le mois de référence pour lequel les données font défaut ou sont incomplètes.
Ce paiement provisionnel "étendu" est subordonné à la condition qu'aucune date de fin ne soit mentionnée sur le dernier message DMFA et qu'aucun avis RIP n'ait informé la caisse de la fin du contrat de travail avant le premier jour du mois de référence qui engendre le droit trimestriel. Si l'attributaire a quitté son employeur avant le premier jour du mois de référence, la poursuite du paiement à titre provisionnel pendant 3 mois n'est donc pas applicable.
3.3.2. L'attributaire se trouve dans une situation d'attribution au sens des articles 56 ou 56octies, L.C., ou est un chômeur complet indemnisé visé à l?article 56novies, L.C. (article 6, § 1er, de l'arrêté royal du 12 juin 1989 portant exécution de l'article 71, § 2, L.C.)
Dans ce cas, rien ne change. Si les pièces justificatives pour le mois de référence d'un trimestre civil font défaut ou sont incomplètes, le paiement provisionnel reste limité à la fin du premier mois du trimestre suivant.
3.4. Point important
Comment l'organisme d'allocations familiales payeur doit-il procéder s'il ne dispose pas de données concernant la situation socioprofessionnelle de l'attributaire à la date d'expiration du droit trimestrialisé?
Dans ce cas, il consulte immédiatement toutes les banques de données disponibles. Il en garde la preuve dans le dossier, aux fins de contrôle.
Si cette action ne permet pas à l?organisme d'allocations familiales de poursuivre les paiements, il demande immédiatement les données manquantes à l'allocataire, conformément à l'article 3 de l?arrêté royal du 12 juin 1989 portant exécution de l'article 71, § 2, L.C. Pour éviter toute interruption dans les paiements, la réponse doit être traitée en priorité. S'il en ressort que l'attributaire est chômeur complet indemnisé, en incapacité de travail ou en interruption de carrière, les allocations familiales peuvent encore être payées à titre provisionnel pendant 1 mois, en attendant la réception des données qualifiées concernant la situation socioprofessionnelle.
4. La transmission des données via le brevet d'attributaire
Le brevet a été conçu afin de garantir la transmission des données pertinentes pour le droit aux allocations familiales au départ d'un organisme d'allocations familiales qui les possède (organisme " A ") vers un autre organisme d'allocations familiales qui en a besoin pour reprendre les paiements d'allocations familiales (organisme " B ").
Le brevet a été actualisé en fonction des nouvelles réglementations, à savoir: l'allocation forfaitaire liée au droit de l'enfant placé en famille d'accueil (article 70 ter, LC) et les allocations familiales en faveur des enfants atteints d'une affection et nés après le 1er janvier 1996 (articles 63 et 47, LC).
Les modalités de transmission du brevet dans l'ancienne procédure et dans la nouvelle procédure sont définies dans le " guide de l'utilisateur " annexé à la présente CO.
5. Annexes à la CO
La présente circulaire comprend trois annexes:
Annexe 1: Le guide de l'utilisateur du brevet: ce guide définit les différents documents de transmission des données, les modes de transmission du brevet dans les deux procédures, les délais de transmission et les sanctions qui s'y rattachent et enfin la responsabilité des caisses dans la transmission des données.
Annexe 2: Aperçu de la manière dont le paiement provisionnel des allocations familiales doit être appliqué dans les différentes situations dans les deux procédures.
Annexe 3: Une série de cas types dans lesquels l'exécution pratique de l'examen automatique du droit est précisée.
6. Communication de modifications futures
Etant donné que la réglementation est en constante évolution et qu'elle peut entraîner des modifications relatives au brevet d?attributaire et que la mise en pratique des instructions relatives aux paiements provisionnels peut avoir pour conséquence de mettre en évidence des situations non prévues, des modifications futures qui ont trait aux instructions relatives au brevet d'attributaire, à son contenu ou aux instructions relatives aux paiements provisionnels reprises dans les documents en annexes (guide de l'utilisateur, applications pratiques des paiements provisionnels et exemples de situations concrètes) seront communiquées par note de service.
7. Date d'entrée en vigueur
La date d'entrée en vigueur vous sera communiquée ultérieurement.
