CO 1386 du 9 février 2018 - Evaluation annuelle des besoins d'information sur supports électroniques et papier: Actualisation des instructions concernant le contrôle par formulaires

Depuis quelques années, FAMIFED tient en permanence un inventaire de toutes les données indispensables pour payer les allocations familiales. Conformément aux dispositions du contrat d'administration, les directives concernant les méthodes et les modalités de collecte de ces données sont évaluées et actualisées chaque année.

Les caisses d'allocations familiales et les autres organismes de paiement des allocations familiales trouveront dès lors ci-après les nouvelles règles applicables à partir du 1er mars 2018.

2. Principes généraux de la collecte d'informations

Les contacts avec l'assuré social se situent sous le signe de la collecte des données et de la communication d'informations correctes et complètes. L'objectif général de la collecte de données consiste à payer les allocations familiales rapidement et correctement, en conformité avec la Charte:

(a) en élaborant des flux de données électroniques et en interrogeant ainsi le moins possible l'assuré social, grâce à une adaptation et un remplacement des formulaires par des données électroniques;
(b) en consultant les banques de données.1.

Les caisses d'allocations familiales doivent veiller à mettre, "en temps réel ", les paiements en concordance avec les flux de données électroniques reçus concernant les données personnelles légales et professionnelles.

2.1. Collecte unique d'informations: ne demander les données indispensables qu'une seule fois

2.1.1. Principes généraux

1. Il ne faut demander que les données personnelles qui sont indispensables en vue du traitement correct et ponctuel du dossier. La collecte des données par la voie électronique ou par consultation de banques de données doit être justifiée et correspondre aux attentes du citoyen. Seules les données personnelles nécessaires à l'établissement du droit et au paiement des allocations familiales (ex. la composition du ménage) peuvent être consultées.
L'usage impropre des données à d'autres fins peut faire l'objet de poursuites.

2. La collecte d'informations ne peut être excessive: il n'est pas permis de demander trop de données ni trop souvent.

3. Les données (collecte unique) sont demandées, de préférence par les canaux électroniques, le plus possible à la "source authentique". Elles ne peuvent être demandées à l'assuré social au moyen d'un formulaire que si elles ne peuvent être obtenues par des canaux électroniques. Une source authentique est une banque de données qui est tenue par une loi ou une réglementation de rassembler des données fiables, de les gérer et de les mettre à la disposition de tiers qui doivent obligatoirement utiliser ces données.

Exemple

Exemple de collecte d'informations
Type de données	Source authentique
Données d'identification des entreprises	Banque-carrefour des entreprises (cf. Répertoire des employeurs)
Données d'identification des citoyens	Registre national des personnes physiques Registre de la Banque-carrefour de la sécurité sociale
Données sociales à caractère personnel	Bases de données gérées par les institutions de sécurité sociale (dont l'ONSS)

Exceptions

Certaines informations sur lesquelles le paiement des allocations familiales est basé et pour lesquelles il n'existe pas encore de source électronique "authentique" doivent encore être confirmées au moyen d'un formulaire, d'une attestation ou d'une déclaration.

Aperçu des données :


Nature de l'information		Mode de preuve
1	Mise à la retraite de l'attributaire/pension de survie/allocation de transition2	Attestation du service des pensions (notamment brevet de pension)
2	Détention	Attestation du SPF Justice (adresse dans les tableaux en annexe)
3	Placement dans une institution/famille	Attestation/formulaire P3a3 / P3b4 / disposition du juge (voir thème n°8) Vérifier si l'enfant reste dans la famille après la majorité. Si aucun message électronique (mail-box) de radiation n'est reçu à l'adresse de la famille d'accueil, on peut le supposer.
4	Formation d'un "ménage de fait" Conséquences positives (voir thème n° 11) e.a. détermination du rang5 Conséquences négatives (voir thème n° 11) Former/ne pas former un "ménage de fait" (réfutation de la présomption6)	Registre national ou document officiel7 + déclaration des partenaires sur le formulaire J des partenaires Registre national ou document officiel/autres éléments de preuve8 +déclaration sur le formulaire J des partenaires / enquête sociale (contrôle domicile)
5	Abandon de l'orphelin par le parent survivant	Formulaire P16com (voir tableaux en annexe)
6	Disparition ou enlèvement de l'enfant; l'attributaire a "abandonné" son ménage	Déclaration des services judiciaires, administratifs ou de police
7	Règles concernant l'autorité parentale (garde alternée et co-parenté)	Jugement/arrêt/décision (voir thème n° 9)9
8	Hébergement égalitaire d'enfants majeurs (conséquence du régime de co-parenté)	Déclaration des deux parents (formulaire Mod. L)
9	Aide du CPAS (revenu d'intégration + autre aide)	Attestation/déclaration, si pas de flux
10	Demande de versement sur un compte	Formulaire mod. W Feb10 En cas de délégation de sommes ou d'institution bancaire n'ayant pas souscrit à la convention: l'ancien modèle W reste utilisé.
11	Dans la Communauté flamande ou germanophone: L'enseignement pour adultes, les cours du soir, l'enseignement de promotion sociale, l'enseignement privé, le contrat d'apprentissage, les stages (formation de chef d'entreprise ou pour être nommé à une charge), date de remise du mémoire de fin d'études, stage pour être nommé à une charge (notaire, huissier de justice ...) Dans la Communauté française : L'enseignement suivi, le contrat d'apprentissage, les stages (formation de chef d'entreprise ou pour être nommé à une charge), date de remise du mémoire de fin d'études, stage pour être nommé à une charge (notaire, huissier de justice ...)	Attestation D062/formulaire P7/déclaration sur module de thèse_1/_2 Formulaire P7
12	Preuve d'un handicap ou d'une affection	Attestation/Handichild11
13	Faits juridiques à l'étranger (naissance, décès, adoption ...)	Attestations/déclarations/actes étrangers + jugements
14	Revenu de l'allocataire qui travaille à l'étranger ou du/de la partenaire qui travaille pour une organisation internationale	Formulaires P19fisc - A et B12
15	Revenu de l'étudiant stagiaire, de la formation en alternance, de l'apprentissage sur le lieu de travail, de l'apprenti, de la formation en entreprise	Déclaration sur le formulaire (notamment comme travailleur indépendant - voir thème n° 4)
16	L'allocation de naissance	Attestation de naissance/inscription dans les registres de la population
17	La prime d'adoption	Le Modèle Eter, la requête/l'acte d'adoption
18	Allocataire illégal	Déclaration13
19	Contrats FPI14 (mise au travail des chômeurs)	Services régionaux de l'emploi
20	Prolongation du stage d'insertion professionnelle	Formulaire SIP1, SIP2, SIP3, décision (négative) des SRE15/l'ONEM, lettre de convocation
21	Indemnité en compensation du licenciement	Preuve ONEM - flux non nécessaire sauf cas exceptionnel16
22	Administration et tutelle	Copie de la disposition judiciaire ou extrait de la publication au Moniteur belge

2.1.2. Indus

On a demandé aux caisses d'allocations familiales qui ont établi l'indu de ne jamais interrompre l'intégration dans le Cadastre des débiteurs (attributaire et allocataire) d'allocations familiales payées indûment tant que la dette n'est pas entièrement payée (cf. CO 1363 du 9 novembre 2006). Il faut que l'allocataire reste intégré, ainsi que l'attributaire (996/52bis du 13 mai 2011) en fonction de la réouverture du droit, des retenues sectorielles et de l'interruption de la prescription (code de rôle 103 pour l'allocataire17).

2.1.3. Collecte unique et réutilisation de l'information

Les données (sociales à caractère personnel) ne sont demandées qu'une seule fois. Dès qu'elles sont en possession d'un organisme d'allocations familiales, elles sont stockées, gérées et actualisées, et au sein du secteur, elles sont mises à la disposition des autres utilisateurs du réseau par l'intermédiaire du Cadastre ou au moyen du brevet d'attributaire.
Elles ne doivent pas rester activement disponibles plus longtemps que nécessaire pour l'application de la législation des allocations familiales, compte tenu des délais de prescription légaux.

La loi Only Once

Le principe important dans la loi Only Once du 5 mai 2014 est que tous les services publics sont obligés, dans leurs contacts avec le citoyen ou d'autres services publics, d'utiliser le numéro de registre national ou le numéro d'entreprise pour l'identification des personnes physiques et morales (entreprises) (Art. 4 de la loi Only Once). En principe, l'utilisation d'un numéro de dossier distinct n'est donc plus possible, excepté pour des applications internes (de back-office).
L'Agence pour la simplification administrative (ASA) a reçu pour mission de passer en revue tous les nouveaux formulaires (également ceux modifiés) afin de vérifier si le principe de collecte unique d'informations est respecté. Les citoyens et les entreprises pourront vérifier électroniquement si un formulaire a été testé et, le cas échéant, formuler une demande ou une plainte au sujet d'un formulaire particulier (papier ou électronique) par le biais du point de contact Kafka.be.

L'ASA accepte que le numéro de dossier figure sur toute la communication (formulaires, lettres, ...) pour autant que chaque fois le numéro de registre national de l'assuré social auquel la communication est adressée soit également renseigné18. Dans la correspondance adressée à une personne morale ou physique (tuteur, administrateur provisoire, médiateur de dettes) qui agit au nom d'un acteur, on indique le numéro de registre national de l'assuré social qui représente cette personne19. Il doit être bien clair que le numéro de registre national de l'assuré social est suffisant pour qu'il puisse s'identifier dans tout contact écrit ou oral auprès de sa caisse d'allocations familiales. Le numéro de dossier ne peut servir qu'à l'usage interne au sein de la caisse d'allocations familiales. La date limite pour l’utilisation généralisée du numéro de registre national sur toutes les lettres et tous les formulaires a été fixée au 31 décembre 2016.

Comme prévu dans le plan d'action 'Only Once' de FAMIFED les formulaires de demande d'allocations familiales d'orphelin/d'allocation de naissance/d'adoption/de supplément seront examinés au cours de l'année 2016 afin de voir s'ils répondent aux principes de collecte unique d'informations. Les versions modifiées seront communiquées par la lettre circulaire 999/180 du 23 janvier 2017.

2.1.4. Conservation des informations qui ne sont plus actuelles

Les données qui ne sont plus utilisées pour l'octroi des allocations familiales doivent être archivées. La CO 1380 du 23 décembre 2009 actualise les règles en matière d’archivage et de destruction des données anciennes et fixe les délais de conservation des données dans les dossiers de prestations familiales, quelle que soit la nature du support. La lettre circulaire 997/75 du 14 avril 2011 fixe les délais de conservation et d’archivage des données du Cadastre des allocations familiales.

2.2. Conséquences de la collecte unique des informations

2.2.1. Examiner le droit d'office ou attendre une demande?

FAMIFED pose comme principe général que les droits aux allocations familiales soient examinés au maximum de la propre initiative de la caisse d'allocations familiales et établis dans le cadre de l'examen automatique du droit. Lors de l'établissement de droits pour lesquels on fait encore appel à l'assuré social, il est important que l'information électronique disponible soit néanmoins utilisée au maximum (par ex. les données DMFA concernant le volume de travail peuvent être un indice pour le revenu de certaines catégories d'enfants bénéficiaires, dans le cadre de l'application de la règle des cinq jours20 pour les jeunes demandeurs d'emploi, per exemple).

La caisse d'allocations familiales doit faire le nécessaire pour obtenir automatiquement l'information sur les droits potentiels qui ne peuvent pas encore être exercés automatiquement. Pour y parvenir, les acteurs exacts doivent être intégrés dans le Cadastre des allocations familiales avec le code de rôle adéquat et les flux d'informations qui en découlent doivent être traités de manière effective et efficiente.

Pour ce qui est de l'intégration des conjoints ou partenaires en vue de l'octroi des suppléments sociaux, on se reportera à la circulaire de FAMIFED, CO 1400 du 14 décembre 2014.


Statut de "quatrième acteur" : aperçu des intégrations dans le Cadastre
Toujours intégrer avec le code 106 (allocataire = code 103 )	Tous les attributaires prioritaires potentiels (cf. schémas en annexe pour les "quatrièmes " acteurs)
Situation	Acteurs avec code 103/106
Cession du droit à un attributaire qui appartient au groupe principal d'allocataires	L'attributaire prioritaire au sens de l'article 64 LGAF, qui a cédé le droit
Application de la dérogation générale sur la base de la CM 599	L'attributaire prioritaire au sens de l'article 64 LGAF
Cession du droit à un attributaire qui n'appartient pas au groupe d'allocataires principal	L'attributaire prioritaire au sens de l'article 64 LGAF, qui n'a pas cédé le droit et les attributaires prioritaires potentiels dans le ménage de l'enfant
Objectif	Acteurs avec code 105
Historique des acteurs donnant droit au supplément	Intégration du partenaire influençant le droit au supplément qui n'est pas encore intégré pour d'autres raisons pour obtenir les données fiscales ultérieurement.
Examen automatique du droit à l'allocation d'orphelin	L'autre parent (adoptant) de l'enfant qui n'est pas encore intégré avec un autre code. Ceci s'applique également à l'orphelin qui n'est pas élevé par le parent survivant, même s'il a été abandonné21 (important pour l'envoi du formulaire P16com22).
Suivi du paiement sur la base d'une dérogation individuelle	Parent prioritaire ayant perdu la priorité suite à une dérogation individuelle accordée par le SPF.
Demande de visite de contrôle après la fin de la période de paiement	La demande de contrôle sur place requiert une intégration dans le Cadastre. L'acteur peut être intégré comme quatrième acteur au moment de la demande, avec le code 105. Ceci n'est pas qualifié d'intégration superflue. L’intégration doit être clôturée à la réception du rapport de contrôle, pour autant que les données ne soient plus pertinentes pour la gestion du dossier23.

Etant donné qu’à partir de la mise en production du flux D027, la modification de la composition du ménage sera communiquée pour chaque membre du ménage, l’intégration du chef de ménage dans le ménage de l’allocataire dont la situation n’a pas d’incidence sur le droit aux allocations familiales ne sera plus nécessaire. Lorsqu’on constatera lors la gestion du dossier que des quatrièmes acteurs ont été intégrés inutilement en raison du flux d’information actuel avec le flux D027, ils devront être supprimés.

Conformément aux dispositions de la Charte, lorsque l'assuré social n'a pas donné suite dans le mois à la demande de renseignements (ex. en ne renvoyant pas le formulaire), les caisses d'allocations familiales peuvent recueillir d'office des renseignements et prendre des décisions sur cette base, lesquelles sont valables en droit jusqu'à preuve du contraire (voir thème n° 9: Formulaires incomplets ou manquants - Décision d'office).

2.2.2. Force probante générale des données électroniques et priorité sur les formulaires

Les données sur lesquelles le paiement des allocations familiales est basé sont attestées en priorité24 par des moyens électroniques (flux de données ou consultation de banques de données par l'intermédiaire de TRIVIA).

Toutes les conséquences juridiques connues découlent d'une preuve qui a été obtenue de cette manière : le paiement des allocations familiales de base ou la validation du paiement (voir thème n° 9 : Formulaires incomplets ou manquants - Décision d'office), le paiement provisionnel, le refus du droit ou la récupération éventuelle. Ceci vaut tant dans le cadre de la demande que dans le cadre de la poursuite des paiements.

2.2.3. Collecte unique des informations sur la base du numéro unique (ex. le numéro d'entreprise ou le NISS)

S'il apparaît que toutes les données peuvent être obtenues à la source authentique, les mêmes données ne peuvent être demandées une seconde fois au moyen de formulaires.

Tout organisme doit utiliser au maximum les données qui sont déjà disponibles auprès d'autres services (Art. 12 de la charte pour une administration à l'écoute des usagers)25.

Les formulaires seront revus à partir de 2016 en fonction du principe Only once. Le numéro du Registre national sera chaque fois mentionné pour identifier l'assuré social.

2.3. Force probante des données d'information électroniques

Les données d'information électroniques (ex. celles du Registre national) font foi jusqu'à preuve du contraire et peuvent être utilisées valablement en remplacement des données des registres de la population et des étrangers.

Différences entre les données du Registre national et les autres documents officiels

Un arrêté royal26 stipule que quiconque constate des différences entre les données du Registre national et les autres documents officiels est tenu de les signaler immédiatement au Registre national. Les caisses d'allocations familiales sont dès lors priées de signaler ces différences au service Monitoring, qui prendra contact, le cas échéant, avec le Helpdesk du Registre national. La disposition demandant de communiquer directement ces différences au Registre national, qui était contenue dans les circulaires CO 1272 du 12 octobre 1993 et CO 1381 du 8 février 2010, est supprimée.

2.4. Suppression de la légalisation des copies27

Une copie bien lisible du document ou du formulaire suffit.

Rappelons que depuis le 31 mars 2004 (art. 508 de la loi-programme du 22 décembre 2003), les services publics fédéraux ne peuvent plus réclamer de documents certifiés conformes.

Toutes les obligations légales ou réglementaires sont remplies par la remise d'une copie du document original.

Que faire en cas de doute concernant l'authenticité?

S'il existe un doute au sujet de l' authenticité28 d'un document, il y a lieu de prendre contact avec l'autorité qui peut fournir l'information. Si cela ne suffit pas, le service peut s'adresser à la source authentique. Une lettre recommandée avec accusé de réception doit être adressée à la personne qui a fourni la copie lisible. Dans la lettre, on lui demandera de fournir le document original, en mentionnant également le motif de cette demande.

La suppression de la légalisation concerne uniquement les copies que les citoyens ou les entreprises doivent fournir. Cette mesure ne s'applique pas aux documents que les organismes échangent en cas de nécessité (voir les lettres circulaires concernant le brevet d'attributaire et Yter).

Quand un document original est-il encore nécessaire?

De manière générale, à la lumière de l'évolution concernant la digitalisation des dossiers, une copie, télécopie ou copie PDF ou une photo digitale de bonne qualité peuvent désormais être admises comme élément de preuve.

Ceci n'empêche pas que les déclarations sur lesquelles des années, des noms, des chiffres, des cachets... ont clairement été "modifiés" doivent certainement donner lieu à une enquête quant à leur authenticité. L'exactitude des informations reçues est soumise à la source authentique pour vérification.

Cette instruction modifiée s'applique tant au document de base qu'aux annexes (ex. des annexes envoyées sous forme de document PDF).

Pour les preuves authentiques de la naissance et de la vie, on se reportera au thème n° 2 ci-dessous (situation des familles en Belgique). Pour les familles à l'étranger, voir l'Annexe II.

Force probante des documents scannés

La force probante de l'information enregistrée de cette maniére est réglée par l'article 8 de 'arrêté royal du 22 mars 1993. La caisse d'allocations familiales qui a appliqué toutes les procédures juridiques pour l'agrément de l'archivage électronique des pièces reçues satisfait à toutes les conditions légales en la matière. Les informations enregistrées, conservées ou reproduites sur la base de ces procédures agréées ainsi que les copies ont force probante en matière de sécurité sociale, jusqu'à preuve du contraire.

Sur cette base, il faut conclure, par exemple, qu'une copie de l'attestation de naissance qui est archivée par la caisse d'allocations familiales a une force probante légale et peut donc servir de base pour la régularisation de paiements.

2.5. L'autre communication (électronique) avec le citoyen

Conformément à la charte pour une administration à l'écoute des usagers, approuvée par le Conseil des ministres du 23 juin 2006, tout service public autorise que la communication avec les citoyens ou les entreprises se fasse par le biais de différents canaux, tels que le courrier électronique, le courrier, le téléphone et le fax (Art. 6).

Les données obtenues par d'autres canaux que le courrier ou les formulaires (courrier électronique, téléphone ou fax) doivent être acceptées pour établir le droit si l'expéditeur est suffisamment identifié ou si les mesures techniques nécessaires concernant l'authenticité de la signature (signature électronique sur l'eID).
Lorsque l’assuré social reçoit la possibilité de consulter les données de son dossier d’allocations familiales par voie électronique, la connexion au site web de la caisse d’allocations familiales doit se faire via eID (ou token) qui non seulement protège l’accès aux informations confidentielles, mais garantit aussi l’authentification de l’allocataire et de sa signature. L’accès au moyen d'un mot de passe uniquement ne protège pas suffisamment les informations confidentielles29.

Tout service public répond aux lettres et aux courriers électroniques par les mêmes voies, à moins que les données soient de nature à déconseiller toute communication électronique (ex. la motivation d'une décision dans le cadre de la Charte ou la notification d'un indu). Les envois recommandés ne sont utilisés que s'ils sont réellement nécessaires ou lorsque la loi le prescrit (article 9 de la charte).

Pour le secteur des allocations familiales, ceci signifie concrètement que les envois recommandés sont utilisés exclusivement:

pour interrompre le délai de prescription30 de 3 ou 5 ans pour les paiements indus. La prescription n'est interrompue que si l'envoi recommandé est effectué à l'adresse officielle d'après le Registre national.
pour la demande de retenues intersectorielles.

Lettres de motivation par courriel

Les lettres de motivation (notamment en rapport avec la cessation du paiement, le changement de l'organisme d'allocations familiales compétent...) peuvent être envoyées par courriel si l'allocataire (le destinataire) s'est fait enregistrer dans cette qualité auprès de la caisse d'allocations familiales. Il n'y a donc pas le moindre doute concernant l'identification (l'e-mail est au nom de l'allocataire).

Remarque: la lettre par laquelle un indu est notifié à l'allocataire est tellement cruciale dans la gestion de dossiers, en ce qui concerne l'interruption de la prescription, que cette lettre doit en tout cas être envoyée par la poste. En vue du contrôle, il faut toujours conserver une copie de la lettre de motivation dans le dossier (électronique).

2.6. Opposabilité des renseignements obtenus par téléphone

Les renseignements reçus par téléphone de l'enfant bénéficiaire, de l'attributaire ou de l'allocataire, de la mère d'accueil ou du responsable de l'institut où est placé l'enfant ne peuvent être utilisés qu'en fonction de la CESSATION du paiement des allocations familiales ou d'un supplément, rang ... sous certaines conditions.

Procédure à suivre:

Etablir un compte-rendu de l'entretien téléphonique mentionnant
- la date, l'heure, le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de l'interlocuteur;
- résumé des faits communiqués;
- la décision qui est prise suite aux faits communiqués (cessation paiement, suppression supplément...).

Pour pouvoir servir de preuve opposable, il faut que:

L'entretien téléphonique soit confirmé par écrit, par lettre ou courriel
- jour, heure, interlocuteur;
- la décision prise;
- demande de renseignements complémentaires.

Si la demande de renseignements complémentaires en vue de l'établissement d'un droit reste sans réponse, un seul rappel est envoyé (cf. procédure de la décision d'office).

Pour l'octroi d'un droit, on ne peut utiliser qu'un document authentique ou une déclaration écrite. Les copies peuvent toutefois être acceptées (cf. 2.4. Une copie bien lisible suffit)

2.7 Le cachet numérique

Certaines communes et d'autres services publics utilisent un cachet numérique authentique pour transmettre numériquement des documents électroniques de façon sûre aux assurés sociaux dans le cadre du traitement de leur dossier d'allocations familiales31.

Exemple de la ville de Malines

Les données du document sont stockées dans le code-barres sur le cachet numérique, de même que la signature numérique de la ville de Malines. Le code-barres peut être scanné de différentes manières et vérifié sur le site www.mechelen.be/digitalestempel. La ville utilise le certificat qualifié de la ville pour signer. Ce certificat équivaut au cachet et à la signature d'un fonctionnaire. Etant donné que les documents électroniques contiennent un cachet numérique authentique et peuvent être vérifiés, ils répondent au cadre légal et sont juridiquement valables.

2.8. Echange d'information en cas de paiement à une personne autre que l'allocataire légal

Toutes les données relatives à l'établissement du droit (statut de l'enfant, situation familiale et revenus du ménage) doivent être demandées à l'allocataire légal au sens des Art. 69 et Art. 70, LGAF32. Par ailleurs, il va de soi que le courrier contenant des informations concernant les paiements, la constitution des montants ou des lettres d'indu concernent la personne qui perçoit réellement les allocations familiales. Il est nécessaire d'évaluer au cas par cas à qui les informations sont destinées en distinguant, d'une part, l'acteur juridique qui doit fournir les informations déterminantes pour l'établissement du droit et le paiement et, d'autre part, la personne qui a un intérêt légitime à obtenir les informations.

Un “tuteur ad hoc” est un représentant de l’enfant sans mandat général. Par conséquent, le tuteur ad hoc a uniquement droit à des informations en rapport avec les allocations familiales de l’enfant bénéficiaire, à savoir uniquement limitées au montant des allocations familiales payées (cf. 996/84 du 26 mars 2008).

3. Collecte des données au moyen de formulaires par thème

Thème 1 - Virement sur un compte à vue en Belgique et à l'étranger

3.1.1. Protection légale des avoirs se trouvant sur le compte

Conformément à l'Art. 1410, §2, 1°, du code judiciaire, les prestations familiales sont protégées contre la cession et la saisie. Les prestations perdent toutefois cette protection après avoir été portées sur un compte à vue, parce qu'elles ne sont plus identifiables comme telles.

La loi du 27 décembre 2005 portant des dispositions diverses a complété le code judiciaire sur ce point, et prévoit l'attribution d'un code spécial à certaines prestations lors du versement sur un compte. L'arrêté royal du 4 juillet 2006 rend ces dispositions applicables à partir du 1er janvier 2007 (cf. circulaire de FAMIFED CO 1361 du 6 novembre 2006).

L'information figurant sur le formulaire Mod. W a été adaptée en fonction du changement de la réglementation, afin d'informer ainsi suffisamment l'assuré social.

3.1.2. Le virement SEPA

Le formulaire W a également été adapté à la directive européenne relative à l'exécution des virements européens. Par conséquent, le numéro de compte actuel du bénéficiaire a été remplacé par le code IBAN composé de 16 caractères alphanumériques. En outre, le code BIC destiné à identifier la banque du bénéficiaire est également demandé sur le formulaire.

Pour les virements vers l'étranger, un formulaire W-int a été créé.

3.1.3. Le service bancaire de base

Conformément à l'Art. 3 de la loi instaurant un service bancaire de base (MB, 24 mars 2003), toute institution de crédit doit pouvoir ouvrir pour tout consommateur qui a sa résidence principale en Belgique un compte à vue pour 12,62 EUR (non indexés)33 au maximum par an et pouvoir réaliser certaines opérations (service bancaire de base). La feuille d'information du formulaire W contient une brève référence à cette loi.

Le nouveau formulaire, qui a été adapté en fonction de ces trois modifications, vous a été transmis avec la lettre circulaire de FAMIFED 999 /150 du 18 décembre 2008.

3.1.4. Contrôle direct du titulaire du compte en banque communiqué par l’allocataire

La demande de paiement sur un compte a été rendue plus résistante à la fraude et en même temps plus conviviale pour l’allocataire grâce à l’introduction d’une nouvelle procédure, dans laquelle les organismes d'allocations familiales exercent par la voie électronique un contrôle de l’identité du titulaire d’un compte auprès d’un établissement bancaire qui a conclu une convention à cet effet avec FAMIFED. L’allocataire ne doit donc désormais plus se rendre au guichet de la banque pour faire attester les données de son compte financier. Toutefois, d'après les conventions conclues avec les banques, les allocataires doivent quoi qu'il en soit donner leur accord pour que les données soient contrôlées directement auprès de la banque. Compte tenu de ces circonstances, un formulaire reste donc nécessaire. Cependant, un courriel de l’intéressé qui mentionne le numéro de compte (modifié) peut également être pris en compte à condition que l’expéditeur des informations électroniques soit identifiable et que le courriel indique expressément que la caisse d'allocations familiales a l’autorisation de contrôler les données bancaires. Les instructions concernant cette procédure de contrôle direct de l’identité du titulaire du compte et le modèle Wfeb adapté en ce sens ont été communiquées par la lettre circulaire 996/114 du 9 avril 2015.

S’il apparaît lors du contrôle du numéro de compte que FAMIFED n’a pas conclu de convention avec l’établissement bancaire, la caisse d'allocations familiales envoie une lettre à l'allocataire pour lui demander de faire attester les données relatives à son compte financier, au guichet de sa banque, au moyen du modèle W (procédure décrite dans la lettre circulaire 999/130 du 16 août 2004).

La caisse d'allocations familiales peut spécifier sur son site web pour quelles banques l’ancien formulaire doit encore être utilisé, afin que l’allocataire soit immédiatement informé correctement sur le formulaire (modèle W ou modèle Wfeb) qui doit être complété.

Le contrôle du numéro de compte ne peut pas être effectué non plus de façon électronique en cas de paiement à un titulaire qui ne peut pas être intégré comme allocataire dans le Cadastre. C’est le cas lorsqu’il est question d’une délégation de sommes, et l’ancienne procédure avec le modèle W reste applicable. Le paiement sur le compte d’un tuteur, d’un administrateur provisoire ou d’un médiateur de dettes s’effectue conformément à la décision du tribunal, ou les données concernant le numéro du compte sont demandées par lettre.

Thème 2 - Preuve de la naissance/de la vie et de l'adoption

3.2.1. Procédure avant la naissance (demande de paiement anticipé)

Les dispositions de la CO 1386 concernant le paiement anticipé de l'allocation de naissance remplacent les instructions correspondantes (annexe 2, Chapitre 1er - point 2 et annexe 3, cas 4) de la CO 1348 du 11 février 2004.

Dépôt d'une demande et des documents justificatifs en vue d'obtenir le paiement anticipé de l'allocation de naissance.

Le modèle E

Conformément à l’Art. 73bis, § 2, LGAF, l'allocataire peut demander l'allocation de naissance à partir du sixième mois de la grossesse et en obtenir le paiement deux mois avant la date probable de la naissance mentionnée sur le certificat médical à joindre à la demande.
Pour le paiement anticipé de l’allocation de naissance, un certificat médical qui a été complété au plus tôt quatre mois avant la date présumée de la naissance est toujours nécessaire, ce qui donne à la caisse d'allocations familiales l’assurance d’un paiement correct.

Afin de pouvoir introduire correctement la demande de paiement anticipé de l'allocation de naissance, il est précisé sur le modèle E (demande d'allocation de naissance) à partir de quel moment le médecin (l'obstétricien) peut faire une déclaration valable pour l'allocation de naissance en tenant compte de la date présumée de la naissance (communiqué par la lettre circulaire 999/168).

Lorsqu'on reçoit uniquement un certificat médical de la grossesse sans modèle E, en l'absence d'indications contraires (déclarations ou consultation du Cadastre), il faut procéder au paiement anticipé de l'allocation de naissance de premier rang. Quand il n’y a aucun doute sur l’identité des parents, il n’est pas nécessaire d’interroger davantage le ménage en envoyant un formulaire.

L’adaptation du modèle E à la législation relative à la comaternité34 a été communiquée par la lettre circulaire 999/175 du 12 mai 2015. En cas de comaternité, l’allocation de naissance doit toujours être payée à la mère (sans possibilité de choix). Une nouvelle adaptation du modèle E, dans lequel la rubrique 7 sera supprimée, sera effectuée en 2016.

Par contre, les allocations familiales sont payées à la plus âgée (mère ou coparente). Pour le paiement des allocations familiales sur un compte, on envoie encore un modèle W distinct, à moins que la mère soit la plus âgée. En 2016, une révision du modèle E a eu lieu à l'occasion de l'examen du respect de la loi Only Once. Il y a également eu une rectification d'informations incorrectes qui figuraient sur le formulaire concernant la comaternité (le libre choix du paiement a été supprimé).

Qu'est-ce qu'une demande d'allocations familiales (notamment d'allocation de naissance)?35

tout document, fait, information, formulaire,... d'où ressort le droit aux allocations familiales, à l'allocation de naissance
si la caisse d'allocations familiales dispose de suffisamment d'éléments pour établir votre droit, vous ne devez compléter aucun formulaire de demande
prenez contact avec votre caisse d'allocations familiales et communiquez-lui immédiatement tout changement de profession, d'identité, de domicile, d'études... Vous pouvez le faire par téléphone, lettre, fax ou courriel ou en vous présentant personnellement pendant les heures de bureau

FAMIFED a adapté les formulaires AA (demande d'allocations familiales) B et Eter (demande d'allocation de naissance / prime d'adoption) dans ce sens et les a fait parvenir aux caisses d'allocations familiales36.

Lors du paiement anticipé de l'allocation de naissance, on demande encore l' "attestation de naissance spéciale" à l'allocataire.

Attention! Le paiement anticipé fait toujours office de paiement provisionnel:

il est inutile de demander une déclaration de ménage de fait (mod. J) avant la naissance lorsque la personne avec qui vit la mère en dehors des liens du mariage introduit une "demande de paiement anticipé" de l'allocation de naissance
de même, il n'est JAMAIS nécessaire de demander la preuve de la déclaration de l'intention de reconnaître l'enfant pour pouvoir payer anticipativement l'allocation de naissance

Le droit à l'allocation de naissance et aux allocations familiales doit être établi définitivement après la naissance de l'enfant en tenant compte des règles de priorité, des dispositions en matière de compétence37 et, le cas échéant, de la procédure d'examen automatique du droit (CO 1326 du 19 janvier 2001). Toutefois, une déclaration de ménage de fait (mod. J) est nécessaire afin de pouvoir établir le droit, après la naissance de l'enfant, du chef de la personne non mariée qui habite avec la mère (le conjoint de la mère ne reconnaît pas l'enfant) et de valider le paiement de l'allocation de naissance.

Cumul avec les prestations familiales garanties

Directives pour compléter la demande de paiement anticipé de l'allocation de naissance lorsque la femme enceinte habite seule sans son partenaire ("père présumé").

Situation	Directives
1) La femme enceinte n'a pas d'emploi/de prestation sociale, reçoit ou non une aide du CPAS et le "père présumé" n'est PAS marié avec une autre femme que la future mère.	L'allocation de naissance est payée de manière provisionnelle sur la base de la demande du père.
2) La femme enceinte n'a pas d'emploi/de prestation sociale, reçoit ou non une aide du CPAS et le père présumé est marié avec une autre femme que la future mère.	Faire compléter le modèle E au nom de la mère et le transmettre aux Prestations familiales garanties

Après la naissance, la compétence (prestations familiales garanties - régime des travailleurs salariés) sera réglée définitivement sur la base de la filiation établie juridiquement.

Pour l'examen: voir point 3.2.3.1. Hypothèse II (demande du chef d'une personne qui ne fait PAS partie du ménage de la mère).

3.2.2. Procédure après la naissance

La naissance de l'enfant est prouvée par "l 'attestation de naissance spéciale"38 ou par un message électronique provenant du Registre national. Dès que la naissance et la vie de l'enfant ont été établies d'une des deux façons, on dispose d'une base suffisante pour:

payer l'allocation de naissance ou justifier le paiement anticipé de l'allocation de naissance
payer les allocations familiales

Il faut toujours être attentif au message électronique pour éviter les fraudes!

L'attestation de naissance spéciale ne sert plus à entamer les paiements des allocations familiales que lorsque le message électronique relatif à la naissance n'a pas encore été reçu (modification du Registre national).

Pour déceler les fraudes faisant usage de l' "attestation de naissance spéciale" falsifiée ou d'attestations de grossesse en fonction du paiement anticipé de l'allocation de naissance, les caisses sont priées de TOUJOURS être attentives au message électronique (mailbox) du Registre national en cas de paiement de l'allocation de naissance. Si le message électronique n'est pas disponible à la fin du mois suivant le mois de la naissance: demander le numéro BCSS (numéro bis) afin de pouvoir intégrer le paiement des allocations familiales au Cadastre. Les messages D doivent être traités immédiatement (annexe 1, 997/52bis).

Si aucun message n'a été reçu trois mois après la date de naissance (présumée) et au plus tard avant la fin du cinquième mois après le paiement anticipé de l'allocation de naissance, l'information reçue est confrontée à la source authentique:

consulter le Registre national et conserver une copie (imprimée) de l'écran de cette consultation dans le dossier (électronique)
et/ou demander (à la commune qui a émis l'attestation de naissance spéciale) de confirmer la naissance (ou, le cas échéant, le décès ou la mortinaissance) de l'enfant

Note:

L'acte de présentation d'un enfant sans vie est établi par l'officier de l'état civil lorsque la mortinaissance a eu lieu plus de six mois après la conception. Dans ce cas, la mortinaissance donne également droit à l'allocation de naissance ou à l'allocation de naissance anticipée qui ne doivent pas être contestées. L'officier de l'état civil établit un acte de naissance portant la mention "enfant présenté sans vie" lorsqu'un acte de déclaration d'un enfant mort-né a été établi. La caisse d'allocations familiales est invitée à recueillir des informations concernant l'acte de déclaration d'un enfant mort-né auprès de l'administration communale concernée chaque fois qu'elle ne reçoit aucun message électronique.

La remise d'un certificat médical de fausse couche après au moins 180 jours de grossesse à la caisse d'allocations familiales compétente ne suffit pas pour établir le droit à l'allocation de naissance. Si, par contre, l'enfant est mort-né à l'étranger, la preuve de la mortinaissance (après 180 jours de grossesse) est fournie à l'aide d'un document émanant de l'autorité publique étrangère compétente, et à défaut, à l'aide d'un certificat médical.

Exemple:

Une demande d'allocation de naissance est introduite au cours du huitième mois de grossesse. L'allocation de naissance est payée de façon anticipée et il s'agit du premier enfant des parents. Dans la notification du paiement anticipé de l'allocation de naissance, on demande " l'attestation de naissance spéciale".
Aucun message mailbox du Registre national n'est reçu après la naissance. Le fait de la naissance n'est pas suffisamment prouvé pour justifier le paiement anticipé de l'allocation de naissance et payer les allocations familiales. À partir du troisième mois après la date de naissance présumée et au plus tard avant la fin du cinquième mois après le paiement anticipé de l'allocation de naissance, contact est pris avec les services de la population du domicile de la mère (cf. note ci-dessus).

Remarque:

Les caisses d'allocations familiales ne doivent plus prendre de mesures particulières pour annuler l'attestation de naissance spéciale lorsqu'elles la reçoivent. Si l'attestation de naissance spéciale est le premier document que vous recevez dans la procédure de demande de l'allocation de naissance, FAMIFED la considère comme une "demande" de prestations familiales.

3.2.3. Mesures destinées à éviter que l'allocation de naissance soit demandée et payée plus d'une fois

La procédure suivante est en principe valable pour le paiement de l'allocation de naissance tant avant la naissance (paiement anticipé ou provisionnel) qu'après celle-ci.

3.2.3.1. Consultation de TRIVIA

Principe:

Compte tenu des possibilités accrues de collecte des données via TRIVIA, la caisse d'allocations familiales effectue d'office une enquête au sujet d'un éventuel cumul de paiements en consultant les répertoires de données.

Hypothèse I:

La demande de paiement (anticipé) de l'allocation de naissance émane d'un demandeur appartenant au groupe principal39: (beau-)parent ou partenaire.

Pour la (future) mère, consultation du Cadastre + conservation d'une impression (d'écran) des consultations dans le dossier (électronique) ou de tout autre élément prouvant la consultation (par ex. check-list des actions exécutées)
Pour l'attributaire (le demandeur de l'allocation de naissance): consultation de TRIVIA et examen en fonction de l'établissement du droit + conservation d'une impression (d'écran) des consultations dans le dossier (électronique). Consultation du Registre national (+ conservation d'une impression (d'écran) ou de toute autre preuve attestant la consultation (par ex. check-list des actions exécutées), lorsqu'on ne trouve aucun dossier lors de la consultation du Cadastre (troisième hypothèse ci-après)

Remarque

Préalablement à tout paiement de l'allocation de naissance, que ce soit avant ou après la naissance, la caisse d'allocations familiales doit toujours consulter le Cadastre au moins au nom de la future mère, même lorsqu'il s'agit d'une deuxième naissance ou d'une naissance suivante.
La consultation a posteriori n'est plus nécessaire.

Constatations et conséquences de cette consultation de TRIVIA

1ère possibilité. Il n'existe un dossier qu'auprès de la caisse qui a reçu la demande d'allocation de naissance. Cette caisse paie déjà pour des enfants de l'attributaire - demandeur de l'allocation de naissance. Il s'agit d'une deuxième ou troisième naissance ou d'une naissance suivante pour l'attributaire.
Action: payer l'allocation de naissance et intégrer (Cf. 3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre).
2ème possibilité. Il existe dans le Cadastre un dossier d'allocations familiales auprès d'une autre caisse d'allocations familiales = possibilité de cumul de l'allocation de naissance. La caisse qui a reçu la demande prend contact par téléphone avec l'organisme d'allocations familiales concerné et l'avertit de son intervention.
Action: la caisse d'allocations familiales qui a reçu la demande confirme son paiement par courriel ou par fax. L'allocation de naissance est ensuite payée immédiatement et le paiement est intégré dans le Cadastre (Cf. 3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre).
3ème possibilité. Il n'existe aucun dossier d'allocations familiales auprès d'un autre organisme d'allocations familiales dans le Cadastre.
Action: Dans ce cas, l'allocation de naissance est payée immédiatement et le paiement est intégré dans le Cadastre (Cf. 3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre).

Hypothèse II:

La demande de paiement (anticipé) de l'allocation de naissance émane d'un demandeur n'appartenant PAS au groupe principal qui fait partie du ménage, par exemple un des grands-parents ou oncle de l'enfant.
La demande de paiement (anticipé) de l'allocation de naissance émane d'un demandeur ne faisant PAS PARTIE du ménage.

Pour la (future) mère: consultation du Cadastre + conservation d'une impression (d'écran) des consultations dans le dossier (électronique) ou de tout autre élément prouvant la consultation (par ex. check-list des actions exécutées)
Pour l'attributaire (le demandeur de l'allocation de naissance): consultation de TRIVIA et examen en fonction de l'établissement du droit + conservation d'une impression (d'écran) des consultations dans le dossier (électronique) ou de tout autre élément prouvant la consultation (par ex. check-list des actions exécutées)
Pour les attributaires potentiels (selon la composition du ménage): consultation de TRIVIA afin d'éviter les cumuls de paiements + conservation d'une impression (d'écran) des consultations dans le dossier (électronique) des membres du ménage ou de tout autre élément prouvant la consultation (par ex. check-list des actions exécutées)

Constatations et conséquences de la consultation de TRIVIA

S'il ressort de l'examen que l'allocation de naissance ne doit pas être payée dans la LGAF (travailleurs salariés40/indépendants), la demande est transmise aux prestations familiales garanties. L'assuré social en est informé.
S'il ressort de l'enquête que l'allocation de naissance doit être établie dans la LGAF (travailleurs salariés/indépendants), on procède comme suit:
- 1re possibilité. Il n'existe un dossier qu'auprès de la caisse qui a reçu la demande d'allocation de naissance.
  Action: L'allocation de naissance est payée immédiatement et le paiement est intégré dans le Cadastre (Cf. 3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre).
- 2e possibilité. Il existe dans le Cadastre un dossier d'allocations familiales auprès d'une autre caisse d'allocations familiales = possibilité de cumul de l'allocation de naissance. La caisse qui a reçu la demande prend contact par téléphone avec l'organisme d'allocations familiales et l'avertit de son intervention.
  Action: la caisse d'allocations familiales qui a reçu la demande confirme son paiement par courriel ou par fax. L'allocation de naissance est ensuite payée immédiatement et le paiement est intégré dans le Cadastre (Cf. 3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre).
- 3e possibilité. Il n'existe aucun dossier d'allocations familiales auprès d'un autre organisme d'allocations familiales dans le Cadastre.
  Action: Dans ce cas, l'allocation de naissance est payée immédiatement et le paiement est intégré dans le Cadastre (cf. 3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre).

Rappelons une fois encore que le paiement anticipé fait toujours office de paiement provisionnel. Le droit à l'allocation de naissance et aux allocations familiales doit être établi définitivement après la naissance de l'enfant en tenant compte des règles de priorité, des dispositions en matière de compétence41 et, le cas échéant, de la procédure d'examen automatique du droit (Cf. CO 1326 du 19 janvier 2001).

3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre

Pour prévenir le cumul de paiements de l'allocation de naissance, les caisses d'allocations familiales sont priées d'intégrer, au plus tard le jour où est programmé le paiement de l'allocation de naissance42, le paiement et les données sur l'allocataire, l'attributaire et tous les attributaires potentiels ("quatrièmes" acteurs, cf. les schémas en annexe) dans le Cadastre.

3.2.3.3. "Attestation de naissance spéciale"

La caisse d'allocations familiales qui reçoit l'attestation de naissance spéciale la conserve ou la transmet à la caisse qui est compétente ou qui a payé l'allocation de naissance selon le Cadastre.

Si la naissance est prouvée par un message électronique du Registre national, il n'est plus nécessaire de demander l'attestation spéciale de naissance. Le rang de la naissance est déterminé sur la base des indications figurant dans le dossier ou, à défaut, sur la base d'une demande individuelle adressée à l'allocataire. S'il existe un doute au sujet du rang de la naissance, par exemple lorsque la déclaration concernant le rang de la naissance sur le modèle E ou sur l'attestation spéciale de naissance ne correspond pas aux données dans TRIVIA, on interroge les parents dans une lettre distincte. Quand le rang de naissance sur l’attestation spéciale de naissance ne correspond pas à la déclaration sur le modèle E, une interrogation supplémentaire n’apporte rien de plus. La déclaration sur l’attestation spéciale de naissance concerne les informations provenant de la source authentique et ne doit pas être remise en doute pour autant qu’elle concorde avec les données disponibles dans le Cadastre. Il suffit qu'il s'agisse du premier enfant d'un des deux parents pour accorder le premier rang. La CO 1318 du 15 janvier 1999 a été abrogée depuis 2009.

Sur le modèle E, la formulation de la question 4 a été adaptée afin d’exclure toute incertitude au sujet du rang de la naissance.

3.2.3.4. Gel de la compétence à partir du 1er janvier 2018

Conformément à la CO 1415 du 8 septembre 2017, le gel de la compétence est également appliqué dans les cas où la caisse d'allocations familiales a payé anticipativement l’allocation de naissance en 2017, en vertu des règles actuelles, pour un enfant qui naîtra après le 31 décembre 2017. Dans ces circonstances, la caisse d'allocations familiales qui était compétente selon les règles actuelles pour le paiement anticipé de l’allocation de naissance en 2017 est également compétente pour le paiement des allocations familiales à partir de la naissance de l’enfant en 2018.

Le paiement anticipé de l’allocation de naissance pour un premier enfant (nouveau dossier) n’entre pas dans le cadre du gel de la compétence. Il convient d’organiser ce paiement anticipé en vertu de l’Art. 73bis de la LGAF qui prévoit que le paiement anticipé de l’allocation de naissance doit être effectué par la caisse d'allocations familiales qui disposerait de la compétence du paiement des allocations familiales à la date à laquelle la demande de paiement anticipé est introduite.

Vu les diverses formes de ménages et afin d’éviter de perdre l’avantage du paiement anticipé, il convient de prendre en considération la demande de chaque attributaire, au sens de l'Art. 51 de la LGAF, potentiel (voir CO 1326 du 19 janvier 2001). Cet attributaire potentiel doit introduire sa demande auprès de la caisse d'allocations familiales compétente dans son chef conformément à Art. 2 de l’arrêté de compétence du 25 octobre 1997. Le double paiement est évité grâce à la consultation et l’intégration immédiate du paiement de l’allocation de naissance au Cadastre des allocations familiales (voir plus haut).

Le paiement anticipé de l’allocation de naissance est un paiement provisionnel. Si l’enfant naît le 1er janvier 2018 ou après et qu’il ressort, à la naissance, que la demande n’a pas été introduite par l’attributaire prioritaire au sens de l’Art. 64 LGAF, ou que celui-ci a changé d’employeur entre le paiement anticipé et la naissance de l’enfant, le gel de la compétence s’applique pour le paiement des allocations familiales. Le dossier est ensuite géré par la même caisse d'allocations familiales, mais il faut quoi qu’il en soit ouvrir le dossier au nom de l’attributaire prioritaire. Le gel ne peut avoir d’impact sur le montant à octroyer.

Si l’allocation de naissance est payée anticipativement par une caisse d'allocations familiales qui, en vertu de l’Art. 2 de arrêté de compétence du 25 avril 1997, n’est pas compétente du chef de l’attributaire, au sens de l'Art. 51 LGAF, potentiel (c.-à-d. qui n'est ni la caisse d’allocations familiales de la mère, ni celle du père), l’Art. 73bis LGAF n’est alors pas respecté. Par conséquent, il convient de transférer le dossier avec un brevet à la caisse d'allocations familiales qui est compétente en vertu de l’Art. 73bis LGAF et de l’Art. 2 de l’arrêté de compétence du 25 octobre 1997.

En cas de litiges entre les caisses d'allocations familiales, FAMIFED décidera, conformément à ce point de vue, quel organisme d'allocations familiales est compétent.

3.2.4. Conditions d’obtention d’une prime d’adoption

Le régime des allocations familiales a été adaptée systématiquement aux réformes (notamment du droit civil) sur le plan du droit de l’adoption et de la filiation (Art. 51, §3, 2° LGAF). La LGAF a été adaptée à l’adoption par des partenaires du même sexe (cf. CO 1382 du 10 février 2010). A dater du 1er janvier 2015, il n'est plus nécessaire que l'épouse de la mère adopte l'enfant. La partenaire de la mère (la coparenté)43 est automatiquement parent de l'enfant. La loi s'applique uniquement à deux parents de sexe féminin. Les instructions à ce sujet ont été communiquées par la circulaire CO 1403 du 27 février 2015.

L’Art. 73quater, LGAF, fixe les différentes conditions pour l’obtention d’une prime lors de l’adoption d’un enfant par l’adoptant (et/ou son conjoint ou partenaire de sexe différent ou par deux hommes).

Une requête doit être déposée au tribunal compétent ou, à défaut, un acte d’adoption signé doit avoir été établi
L’enfant doit faire partie du ménage de l’adoptant en Belgique
Lorsque l’enfant a plus de 18 ans, il doit encore suivre des études, travailler sous contrat d’apprentissage ou être inscrit comme demandeur d'emploi. Une prime d’adoption peut également être payée pour les enfants handicapés jusqu’à 21 ans, puis jusqu’à 25 ans lorsqu’ils étudient, suivent une formation ou cherchent du travail
Une seule prime d’adoption peut être payée pour un enfant pour un ménage
L’allocation de naissance ou la prime d’adoption ne peut pas encore avoir été payée en Belgique à l’adoptant ni à son conjoint ou partenaire pour cet enfant

L'adoptant a droit aux allocations familiales à partir de la date à laquelle l'enfant a été réellement repris dans le ménage avant l'adoption (Art. 51, §3, 2°, LGAF). Pour le droit aux allocations familiales en faveur d’un enfant pour lequel une procédure d’adoption est en cours et qui fait partie du ménage du futur adoptant, on peut se baser sur la CM 446 du 13 octobre 1986 et la CM 451bis du 5 août 1991.

3.2.4.1. Preuves à fournir pour obtenir une prime d’adoption auprès d’une caisse d'allocations familiales

Procédure

Pour une adoption interne (en Belgique), on joint à la demande de prime d'adoption (formulaire Eter) une copie de la requête déposée au tribunal compétent.

Pour une adoption à l’étranger, on demande une copie de la requête ou, à défaut, une copie de l’acte d’adoption signé à l’étranger.

Le formulaire Eter a été adapté en ce sens. Le formulaire modifié a été fourni avec la lettre circulaire 999/180 du 23 janvier 2017.

3.2.4.2. Mesures destinées à éviter le cumul de paiements entre la prime d'adoption et l'allocation de naissance

La prime d'adoption ne peut être payée qu'une seule fois à l'adoptant ou à son conjoint ou partenaire pour un enfant. En outre, aucun des deux (adoptants s'ils adoptent tous deux l'enfant) ne peut avoir déjà reçu l'allocation de naissance ou une prime d'adoption pour cet enfant.

Même enquête de cumul que pour l'allocation de naissance

Les recherches au nom du (des) parent(s) (adoptant(s) dans le Cadastre suffisent dans la procédure destinée à éviter le cumul de l'allocation de naissance et de la prime d'adoption

Si l'enquête sur le cumul révèle qu'aucun cumul n'est possible avec une prime d'adoption, la prime d'adoption ou l'allocation de naissance est payée (anticipativement). Si un cumul semble possible, il suffit de prendre contact par téléphone (avec la caisse d'allocations familiales) et de confirmer le résultat de la conversation par courrier, par fax ou par courriel.

Si, après enquête, on ne dispose pas de suffisamment de données, on achève le cas échéant l'examen du cumul au moyen d'une visite de contrôle chez la personne qui a perçu l'allocation de naissance/la prime d'adoption.
Cette interdiction de cumul de l'allocation de naissance et d'une prime d'adoption pour un même enfant n'exclut pas un paiement différentiel entre les deux le cas échéant (plus pour coparente, cf. ci-dessous).
Au besoin, une visite de contrôle est effectuée chez la personne qui a perçu l'allocation de naissance quand le rang de naissance correct ne peut être déterminé. Pour le rang de l’allocation de naissance d’un enfant puîné, on ne tient pas compte d’un enfant adopté.

3.2.5. Application de la CM 599 pour l'allocation de naissance et la prime d'adoption dans les dossiers de travailleurs indépendants

La Communication 618 du 2 juillet 2014 précise que les dérogations générales instaurées sous le régime de l'ancienne loi relative aux allocations familiales s'appliquent aussi aux travailleurs indépendants. La dérogation générale de la CM 599 de l'Art. 73bis LGAF et de l'article 51, §1er, 2° ou 4° LGAF, peut être appliquée aux travailleurs indépendants, pour autant que la naissance ou l'adoption ait eu lieu le 1er juillet 2014 ou après cette date. Pour les travailleurs indépendants, il faut dans ce cas vérifier s'il y avait un assujettissement au statut social des travailleurs indépendants pour la période requise.

Thème 3 - Octroi d'un supplément aux chômeurs, malades et pensionnés - Majoration des allocations familiales pour les familles monoparentales

3.3.1. Octroi provisionnel des suppléments sociaux et du supplément monoparental

Grâce au développement du flux fiscal, on prend en considération depuis 2015 la moyenne44 des revenus professionnels et/ou des prestations sociales imposables pour établir le droit aux suppléments sociaux et au supplément monoparental. A cette occasion, une nouvelle procédure a été élaborée pour l’établissement du paiement provisionnel des suppléments. Les directives et les formulaires correspondants pour l’année de transition 2015 ont été communiqués par la CO 1400 du 11 décembre 2014.

A partir du 1er février 2016, les instructions de la procédure adaptée de la CO 1407 du 18 janvier 2016 et les précisions communiquées par le biais de la lettre circulaire 999/121 du 14 mars 2016 sont applicables pour l’octroi provisionnel des suppléments. Pour le reste, les instructions de la CO 1400 du 11 décembre 2014 restent entièrement en vigueur.

Avec la procédure adaptée de la CO 1407, la décision du paiement provisionnel est prise sur la base des revenus moyens estimés. Le ménage doit déclarer sur le modèle S les revenus bruts de tous les mois écoulés de l’année civile (Cf. 3.4.3. Déclaration sur l’honneur pour établir le revenu).

Familles en Belgique: Procédure standard

Si l'octroi provisionnel d'office n'est pas possible, un formulaire "Demande de supplément social" (Mod. S) est envoyé dans les 30 jours pour les possibles nouveaux droits à un supplément. Lorsque le formulaire Mod. S n’est pas renvoyé dans le cadre du premier examen du droit au supplément, il ne doit pas être rappelé.

L’impossibilité d’octroyer le droit à un supplément en raison de l’absence du formulaire de contrôle Mod. S ne doit PAS être motivée par écrit. Les contrôles à domicile (contrôles d'assistance pour familles monoparentales spécifiques) ont été supprimés depuis le 1er janvier 2015.

Points d’attention: l’allocataire malade et l’allocataire sans données socioprofessionnelles

On part du principe que l'allocataire ne reçoit qu'une indemnité de maladie pour l'octroi provisionnel d'office. Si le dossier contient toutefois des indications que l'allocataire reçoit aussi une indemnité (complémentaire), le supplément n'est pas octroyé d’office mais on procède à un contrôle au moyen du modèle S (voir lettre circulaire 996/121 du 14 mars 2016).

Travailleur malade - DMFA, code 50

Les travailleurs salariés malades ou en incapacité de travail peuvent, dans le cadre d’une assurance-groupe proposée par l’employeur, percevoir un supplément à l’intervention de la mutualité afin de compenser la perte de revenus. Attendu que ces suppléments entrent en ligne de compte pour le contrôle des revenus à l’aide du flux fiscal, il convient, pour l’allocataire isolé malade qui dispose encore d’un contrat de travail et qui est encore renseigné dans les messages DMFA au code 50, d’examiner par l’intermédiaire d’un modèle S la possibilité d’un paiement provisionnel du supplément (pas de paiement provisionnel d’office).

D047 Code U travailleur indépendant assimilé comme malade

La catégorie de cotisation U comprend plusieurs types d’assimilations (malade, service militaire, détention provisoire, allocations pour soins de proximité). Aucune autre donnée du flux D047 ne permet de déterminer le type précis d’assimilation. Le code U sert de base à l’établissement du droit aux allocations de base. Ce n’est que si, pour la même période, un message de flux D046 est également reçu, que cette donnée génère la constitution du statut de malade de longue durée et l’examen du doit au supplément 50 ter.

Puisque les indépendants bénéficient généralement d’une assurance revenu garanti afin de compenser la perte de revenus en cas d’incapacité de travail et que ce revenu de remplacement imposable45 st pris en considération pour le contrôle des revenus avec le flux fiscal46, il est recommandé d’examiner systématiquement le droit au supplément social 50ter ou au supplément monoparental pour travailleur indépendant isolé assimilé comme malade (D046 + D047 code U) à l’aide d’un modèle S (voir plus bas, pas d’octroi provisionnel d’office)47.

Allocataire sans données socioprofessionnelles

Après évaluation des constatations lors de la première application globale du flux fiscal, la directive de la lettre circulaire 996/121 du 14 mars 2016 prévoyant l’octroi du supplément provisionnel d’office à l’allocataire isolé sans données socioprofessionnelles connues dans les banques de données, sera abandonnée. Pour éviter tout paiement indu du supplément si la personne concernée travaille à l’étranger ou comme fonctionnaire international, l’examen relatif au supplément est réalisé à l’aide du modèle S. Sur le formulaire de ce dernier, on a ajouté l’option à cocher "fonctionnaire international"48 pour détecter ces cas et, le cas échéant, passer à la procédure du formulaire P19-Fisc A (voir plus bas).

Familles à l'étranger ou dont un acteur influençant le droit au supplément est un fonctionnaire international: procédure différente

Pour les cas relatifs à l’étranger ou dans le cas de l’occupation d’un partenaire influençant le droit au supplément dans une organisation internationale, on continuera de travailler avec la déclaration sur l’honneur sur les formulaires P19fisc A49. Ce formulaire est à la fois un formulaire de demande et un formulaire de contrôle/d’information périodique (cf. ci-dessous).
Les acteurs influençant le supplément qui résident en Belgique mais travaillent à l'étranger, relèvent de la procédure habituelle où le paiement provisionnel est effectué sur la base du modèle S et le droit est établi définitivement sur la base des données obtenues via le flux fiscal. La procédure a été expliquée dans la lettre circulaire 999/177 du 17 novembre 2015 et dans l’addendum du 4 mai 2016.

3.3.2. Etablissement définitif du droit

3.3.2.1. Décision d'office définitive sur la base des données fiscales

En 2017, le traitement des données fiscales de l'exercice 2015 des familles résidant en Belgique a eu lieu pour la première fois. En concertation avec les caisses d'allocations familiales, une procédure de traitement des données fiscales a été développée. Les directives pratiques ont été communiquées par la CO 1412 du 20 février 2017 et la lettre circulaire 996/127 du 4 mai 2017 et l’avenant du 27 juillet 2017.50

3.3.2.2. Validation du supplément payé sur la base du formulaire sériel P19fisc A51 (familles à l’étranger ou si le partenaire travaille pour une organisation internationale)

Les formulaires P19fisc A envoyés chaque année servent à la fois de formulaire d'information et de formulaire de contrôle. Pour ces familles, les procédures de la CO 1386/2014 et de l’octroi sur la base de la déclaration sur l’honneur concernant les revenus sont maintenues. Pour les familles qui reçoivent un supplément, la procédure du rappel unique et de la décision d’office (généralement la récupération du supplément) reste en application52. Si aucun supplément n'est payé, le formulaire est envoyé chaque année le 15 janvier53, mais sans suivi (donner infos). Si un des partenaires influençant le droit au supplément travaille pour une organisation internationale, le droit est établi définitivement sur la base de la déclaration relative aux revenus des deux partenaires sur le formulaire, envoyée chaque année le 15 janvier. Aucun autre contrôle du revenu belge n’est effectué à l’aide du flux fiscal54. Dès que les données fiscales électroniques sont manquantes pour un acteur, l’établissement du droit au supplément pour toutes les situations dans le dossier se fait à l’aide d’un formulaire.

Si, à la demande des données fiscales, il ressort que, pour certaines familles en Belgique, aucune déclaration d’impôt électronique n’est disponible ou si, au moment de la dernière demande groupée, les données fiscales n’ont toujours pas pu être communiquées par flux fiscal, un formulaire P19fiscA sera envoyé aux familles pour demander les données relatives aux revenus55. Le formulaire est adapté en ce sens. L’établissement définitif du droit au supplément se fait alors sur base de cette déclaration sur l’honneur.

Aperçu des formulaires en rapport avec les suppléments

Nom

A qui?

Date d'envoi

Modèle S

(procédure standard au moyen du flux fiscal)

Formulaire de demande de supplément (provisoire) - Famille en Belgique

Ad hoc suite à un événement

(aussi pour l’examen de la prolongation du paiement provisionnel à l’occasion d’un nouvel événement qui entraîne une suspension du paiement provisionnel : assimilation, modification de la composition du ménage)

P19Fisc-A56

(déclaration sur l'honneur)

Familles résidant en dehors de la Belgique ainsi que les familles dont le partenaire/conjoint travaille pour une organisation internationale qui reçoivent un supplément ou qui peuvent éventuellement y prétendre

Les familles en Belgique pour lesquelles aucun flux fiscal n'est reçu.

Chaque année le 15 janvier
Ad hoc suite à un événement

À la réception du message de flux indiquant que les données fiscale électroniques ne sont pas disponibles ou que celles-ci n’ont pas encore été communiquées lors de la dernière demande groupée.

Thème 4 - Octroi des allocations familiales ou d'un supplément

3.4.1. Preuve de la situation monoparentale

Lorsqu'il apparaît, en consultant la composition du ménage dans le Registre national, que l'allocataire cohabite avec un conjoint ou un partenaire, on applique la présomption de ménage de fait. Dans ce cas, un formulaire J est envoyé afin d’examiner la formation d’un ménage de fait. À la suite de l’arrêt de la Cour de cassation du 9 octobre 2017, l’argumentation en vue de réfuter la présomption d’un ménage de fait a été étendue. La Cour de cassation a en effet estimé que l’avantage socio-économique découlant du partage d’une habitation est insuffisant pour considérer les habitants comme cohabitants, mais qu’il faut pour cela en outre que les intéressés effectuent conjointement les tâches ménagères (par exemple, l’entretien de l’habitation, préparation et prise des repas) et y contribuent éventuellement financièrement.
Lorsque deux personnes sont domiciliées à la même adresse, il existe une présomption réfutable de formation de ménage de fait. La charge de la preuve contraire incombe aux personnes concernées. Elles peuvent réfuter cette présomption au moyen de la déclaration sur le modèle J où elle fournissent des arguments quant aux raisons pour lesquelles elles ne forment pas un ménage de fait et joignent à cet effet les pièces justificatives nécessaires. Les formulaires existants J-a et J-info continuent à être utilisés pour effectuer cet examen.

Une copie (électronique ou papier) du contrat de (sous-)location est acceptée comme preuve de réfutation de la formation d’un ménage de fait à condition que le contrat de location ait été enregistré57. Si le contrat de location est enregistré dans les trois mois après son entrée en vigueur, la présomption de formation d’un ménage de fait est alors suffisamment réfutée à partir de la date de prise de cours du contrat de location. Lorsque l'enregistrement a lieu après trois mois, la réfutation de ménage de fait vaut à partir de la date de l'enregistrement. L’enregistrement fiscal du contrat de location n’est toutefois plus une condition. L’exigence selon laquelle il convient d’adapter, au plus tard dans les trois mois, la domiciliation dans le Registre national en composition de ménage distincte disparaît également puisque les villes et les communes appliquent d’autres critères pour permettre l’inscription en tant que cellule familiale distincte dans le Registre national. En d'autres termes, il n'y a plus lieu de suivre la modification du Registre national.

Réfutation de la formation de ménage de fait à l’aide de la procédure du modèle J

Situation de départ: paiement du supplément ou des allocations d'orphelins majorées

Donnée

Action

Inscription "tierce personne" à l’adresse de l’allocataire

Suspension du paiement du supplément (en tenant compte de la trimestrialisation) ou des allocations d'orphelins majorées Poursuite du paiement des allocations familiales ordinaires + Envoi modèle J-a

Réception de la déclaration sur l’honneur de non-formation d’un ménage de fait (J-a) + argumentation avec pièces justificatives58

Si un contrat de location ou de travail enregistré a été joint : régularisation avec effet rétroactif des allocations d’orphelins majorées ou du supplément à partir de la date du contrat.

Un contrôle à domicile est demandé seulement et uniquement en cas de présomption de fraude.

3.4.2. Preuve du mariage à l'étranger

Conformément à l'arrêté royal du 26 octobre 2004 portant exécution des Art. 42bis et Art. 56, §2 LGAF, l'attributaire qui est divorcé, séparé de corps et biens ou séparé de fait a droit à un supplément, dans les conditions suivantes:

l'allocataire est son conjoint ou son ex-conjoint (type de famille III) ou l'autre parent (type de famille IV),et
ce conjoint ou ex-conjoint ou l'autre parent ne forme pas un ménage de fait au sens de l'Art. 56bis, §2, des mêmes lois et n'est pas remarié, sauf si le nouveau mariage a été suivi d'une séparation de fait.

On rencontre de plus en plus de mariages contractés à l'étranger dont l'acte est enregistré dans le Registre national par les autorités belges après enquête.
Il arrive régulièrement que des paiements indus d'un supplément en soient la conséquence.
Sur les formulaires et feuilles d'information rédigés dans le cadre du flux fiscal, on demande aux familles de signaler immédiatement à la caisse d'allocations lorsqu'un mariage est contracté à l'étranger (Cf. annexes à la CO 1400).

Par la lettre circulaire 996/119 du 29 septembre 2015, il a été précisé, suite à l’arrêt n° 6/2015 du 22 janvier 2015 de la Cour constitutionnelle, dans quelles circonstances l’allocataire peut encore prétendre au supplément monoparental temporairement après un mariage à l’étranger, lorsqu’aucun visa n’a encore été accordé à l’époux(se) et que la cohabitation n’est par conséquent pas encore possible.

3.4.3. Déclaration sur l'honneur pour établir le revenu

La décision de paiement provisionnel d’un supplément social ou du supplément monoparental est prise sur la base d’une déclaration sur l’honneur du ménage. La famille doit désormais faire une déclaration sur l’honneur au sujet de ses revenus professionnels et de remplacement pour tous les mois écoulés de l’année civile concernée, afin que les revenus annuels puissent être estimés sur cette base. La caisse d'allocations familiales décide en conséquence d’accorder ou non le supplément à titre provisionnel (Cf.CO 1407 du 18 janvier 2016 relative à la nouvelle procédure de paiement provisionnel. Les preuves ne doivent plus être jointes à cette déclaration). La décision définitive sera en effet prise sur la base des données fiscales.

La déclaration sur l’honneur concernant les revenus sans plus ne sert plus qu’à établir le droit à un supplément pour les familles qui habitent en dehors de la Belgique ou lorsqu’un des acteurs donnant droit au supplément travaille en dehors de la Belgique ou pour une organisation internationale et qu’on ne reçoit pas de données fiscales électroniques (Cf. ci-dessous).

La CO 1407 du 18 janvier 2016 et la lettre circulaire 996/121 du 14 mars 2016 ont précisé les revenus à prendre en considération pour le calcul des revenus imposables moyens.

Il a été décidé que le flux fiscal serait introduit à partir du 1er janvier 2015 exclusivement pour établir le droit aux suppléments (Cf. CO 1400), et donc pas pour les enfants bénéficiaires.

Pour les étudiants visés à l'Art. 3 de l'arrêté royal du 10 août 2005 qui sont soumis à la norme des revenus (études à temps partiel - travail à temps partiel/apprentissage sur le lieu de travail/étudiants suivant une formation duale ou en alternance) et les jeunes ayant quitté l'école et inscrits comme demandeurs d'emploi durant le stage d'insertion professionnelle, les déclarations sur l’honneur quant aux revenus (notamment sur les formulaires P7 et le module "travailler-apprendre_RIP") doivent être acceptées jusqu'à preuve du contraire59.
Lors de la déclaration sur l’honneur concernant les revenus sur le formulaire, il convient de tenir compte des avantages découlant de l’exercice de l’activité lucrative ou du contrat de stage/d’alternance (primes et bonus) pour déterminer si la norme des revenus a été dépassée. Il n’est en revanche pas tenu compte des chèques-repas et droits d’auteur (et droits voisins)60, indemnités pour frais de matériel, frais de déplacement ou indemnité vestimentaire. Lors de la prochaine adaptation des formulaires concernés, ces informations seront ajoutées à la feuille info.

Pour les enfants bénéficiaires, on continue d'appliquer les procédures existantes61.
Lors de l'établissement du droit aux allocations familiales pour les jeunes liés par un contrat d'apprentissage ou contrat d’alternance, les étudiants auxquels s'applique la norme des revenus et les jeunes demandeurs d'emploi, on continue d'appliquer à partir du 1er janvier 2015 les normes de revenus actuelles et les procédures administratives de la lettre circulaire 999/153 du 1er juillet 2009 et de la lettre circulaire 999/178 du 5 juillet 2016 (Cf. Thème 6 - Contrôle des enfants bénéficiaires au moyen de formulaires).

Thème 5 - Octroi du droit aux allocations d'orphelins

3.5.1. Contrôle au moyen du formulaire P16

Pour les conséquences de la coparenté pour les allocations d'orphelins, nous vous renvoyons à la CO 1403 du 27 février 2015.

Les caisses d'allocations familiales ont été informées par les circulaires de FAMIFED CO 1340 du 24 juillet 2002 et 1355 du 16 janvier 2006 de la nouvelle procédure d'établissement du droit aux allocations d'orphelins. L'envoi du formulaire P16 a été supprimé et remplacé par un suivi, par le biais du Registre national, de la cohabitation (ménage de fait) ou du remariage du conjoint survivant pour les ménages en Belgique.

Pour les allocataires à l'étranger, le formulaire P16 n'apporte rien de plus au dossier. Par conséquent, il est également supprimé pour les familles comprenant des orphelins à l'étranger. Si un ménage de fait est signalé sur le formulaire P12, on envoie un Modèle J (déclaration de non-formation d'un ménage de fait) comme pour les ménages en Belgique. Il ne doit pas non plus être rappelé.

Le formulaire P16 peut encore être utilisé pour la déclaration d'une cohabitation de fait, lorsque la date de début diffère de la date officielle dans le Registre national.

En exécution de la loi-programme du 27 décembre 2004, le droit aux allocations majorées d'orphelins est rétabli (Art. 50bis) au moment de la séparation après un mariage ou lorsque la formation d'un ménage de fait prend fin. Le rétablissement des allocations majorées d'orphelins ne s'applique que pour la veuve ou le veuf qui se sépare d'un conjoint ou partenaire après avoir cohabité avec lui (ménage de fait)62. Cette règle ne s'applique donc provisoirement pas lorsque le parent survivant est remarié et ne cohabite pas avec le nouveau beau-parent, qui réside par exemple à l'étranger.

Ces faits sont prouvés au moyen d'un document officiel63 (cf. tableau de formulaires actualisé en annexe). Le modèle J (déclaration de non-formation d'un ménage de fait) ou la déclaration de témoins ne peuvent servir dans cette situation.

Pour établir l'abandon de l'orphelin (formulaire P16com) qui donne lieu à l'octroi des allocations majorées d'orphelins, les instructions restent inchangées (cf. annexe 1, p16).

Présomption d'abandon de l'orphelin

Pour les orphelins placés dans une institution ou en famille d'accueil, on applique toujours la présomption d’abandon. Pour les orphelins placés dans une institution, la procédure d’abandon doit être lancée (envoi du formulaire P16com Cf. annexe II, p. 8) quelle que soit la destination du tiers des allocations familiales et la déclaration sur le formulaire P3, qui est insuffisante pour réfuter la présomption. Pour les orphelins placés en famille d'accueil également, l’examen sur l’abandon doit être lancé même si le supplément forfaitaire 70ter est déjà payé.

Il en va de même pour l'établissement du droit aux allocations d'orphelins pour les enfants à l'étranger (demande avec mod. B et contrôle périodique avec le formulaire P12).

Rappelons que tous les parents (adoptants) des enfants bénéficiaires doivent être intégrés dans le Cadastre au moins avec le code 105 en fonction de l'examen automatique du droit aux allocations d'orphelins en Belgique. Le parent (connu) résidant à l'étranger sans NISS ne doit pas être intégré avec un numéro bis.

Pour établir la filiation entre le défunt et l'orphelin, on demandait toujours dans le passé l'acte de naissance à la commune où l'enfant était né. Rappelons que cette procédure est superflue et que les données de filiation qui figurent sur la "composition du ménage" que l'on obtient par l'intermédiaire du Registre national ou la preuve que l'enfant est né pendant le mariage de son (ses) parent(s) (décédés) et si la filiation ne fait pas l'objet d'un désaveu de paternité par le parent décédé, peuvent être utilisées comme preuve de la filiation du parent décédé.

La circulaire du ministre CM 602 du 12 mars 2008 a communiqué les instructions pratiques pour l'application des nouvelles dispositions en matière d'établissement du droit aux allocations d'orphelins (majorées) lorsque le(s) parent(s) décédé(s) ne peut (peuvent) ouvrir un droit en raison de l'absence de toute qualité d'attributaire durant la dernière année avant le décès.
Ces nouvelles dispositions sont entrées en vigueur le 1er octobre 2007.

3.5.2. Demande au moyen du formulaire Mod. B (demande d'allocations d'orphelins)

FAMIFED a adapté le formulaire Mod. B au fait que la caisse d'allocations familiales ne connaît pas tous les acteurs qui peuvent entrer en ligne de compte en tant qu'attributaires pour le droit aux allocations d'orphelins dans le cadre de la nouvelle réglementation. Lorsque tous les acteurs sont connus et que le droit peut être établi sur la base des données dont la caisse dispose par l'intermédiaire des banques de données (Trivia, CIMIR e64

Thème 6 - Contrôle des enfants bénéficiaires au moyen de formulaires

Etant donné que le flux fiscal ne s'applique pas aux enfants bénéficiaires, cela signifie qu'à partir du 1^er janvier 2015, lors de l'établissement du droit aux allocations familiales pour les jeunes liés par un contrat d'apprentissage ou contrat d'alternance, les étudiants auxquels s'applique la norme des revenus et les jeunes demandeurs d'emploi, vous devez continuer de prendre en considération le montant brut des revenus professionnels et/ou des prestations sociales et que la collecte de données continue de s'effectuer au moyen des formulaires.

3.6.1. Adaptation du formulaire P7 (étudiants) à la nouvelle structure de l'enseignement

A la suite de la déclaration de Bologne, une nouvelle structure de l'enseignement, appelée réforme BaMa, est entrée en vigueur dans les universités et les écoles supérieures. Désormais, le titre de bachelier est attribué après 3 ans et celui de master après au moins 1 an, et ce, au lieu des grades de candidat et de licencié. Des crédits remplacent les heures de cours. Dans le cadre de la flexibilisation, il est possible d'étudier dans les universités et écoles supérieures avec un programme d'études individuel pour toutes les années dans un système de semestres.

Pour l'enseignement supérieur, il suffit d'être inscrit pour un nombre d'heures suffisant (13 heures par semaine pour les formations qui ne sont pas exprimées en crédits, par ex. l'enseignement supérieur de promotion sociale, l'enseignement à l'étranger...) ou pour 27 crédits - au plus tard le 30 novembre - pour avoir droit aux allocations familiales pour une année académique entière.

Pour l'enseignement supérieur, l'obligation de suivre régulièrement les cours a été supprimée (AR du 10 août 2005), y compris pour les formations qui ne sont pas (encore) exprimées en crédits (hors BaMa).

L'arrêté royal du 10 août 2005 a adapté la réglementation relative aux allocations familiales aux nouveaux développements sur le plan de l'enseignement. En collaboration avec les caisses, FAMIFED a entièrement adapté le formulaire P7 (droit aux allocations familiales en faveur des étudiants) pour les écoles supérieures et universités à la collecte électronique des données au moyen du flux D062. Les caisses d'allocations familiales sont informées au plus tard au cours du mois de juin de chaque année des modifications de la procédure de collecte des données pour les étudiants (cf. lettre circulaire II/999/c.172 du 4 juillet 2014).

En cas de rappel du formulaire P7, il n'est plus nécessaire d'envoyer à nouveau la partie info (P7-info).

D'un commun accord avec les caisses d'allocations familiales, FAMIFED a apporté une modification profonde à la procédure du formulaire P7 à partir de l'année scolaire et académique 2013-2014 pour les étudiants dans la Communauté flamande pour lesquels les données sont obtenues au moyen du flux D062.

Pour l’année académique 2017-2018, les instructions de la lettre circulaire 999/182 du 29 juin 2017 et les formulaires y afférents s’appliquent. Pour l’année académique 2018-2019, les instructions seront communiquées après concertation avec les entités fédérées, vu le transfert de la compétence des allocations familiales aux entités cette année-là.

Les adaptations des formulaires par FAMIFED ne concernent jamais la période ni l'année scolaire/académique. Les caisses d'allocations familiales doivent veiller à communiquer chaque année la période de contrôle correcte.

3.6.1.1. Etudiant qui met fin à ses études au cours de l'année scolaire ou académique - Preuves de la cessation des études - Présomption de cessation des études - Cessation durant les examens

Cessation des études pour un étudiant BaMa

Conformément à l'article 10 de l'arrêté royal du 10 août 2005, les allocations familiales ne sont plus dues pour l'étudiant lorsqu'au cours de l'année académique, ses études sont interrompues ou ramenées à moins de 27 crédits. Il en va de même pour les désinscriptions au cours du mois des examens, en juin. Dans les Communautés flamande et germanophone, une désinscription est systématiquement s ignalée par le biais du flux D062. Dans la Communauté française, cela se fait au moyen d'une déclaration sur l'honneur ou d'une déclaration de l'établissement d'enseignement que la famille doit envoyer spontanément à la caisse d'allocations familiales concernée. Pour fournir la preuve de la cessation des études, tous les moyens de droit sont également acceptés (attestations, formulaires, déclarations, flux...).
Concrètement, quand la famille communique - quelle que soit la façon - que le jeune a arrêté ses études - les paiements doivent être suspendus et il est rappelé à l'intéressé qu'il doit s'inscrire comme demandeur d'emploi.
Il existe une présomption de cessation65 des études lorsque l'étudiant s'inscrit comme demandeur d'emploi et qu'un flux D043 (ou une attestation A200 sur papier ou une déclaration valable) l'attestant est reçu. Ce principe vaut aussi bien pour les inscriptions au cours des mois de vacances que pour les inscriptions durant l'année académique. Ce n'est que pour les désinscriptions qui sont communiquées au moyen d 'un message D062 qu'il n'est plus nécessaire d'envoyer un P7-A de confirmation.

Situation particulière:

Pour les inscriptions en tant que demandeur d'emploi au cours du mois de juin avant les vacances d'été, FAMIFED présume que les études n'ont pas été interrompues à la date de l'inscription au cours du mois des examens (juin), à moins que l'interruption ne soit prouvée par une déclaration ou un flux de l' établissement d'enseignement ou par une déclaration sur l'honneur de l'intéressé (par exemple une déclaration de cessation prématurée des études le 13 juin).

Une désinscription dans le mois de juillet (flux D062) équivaut par contre à une désinscription à la fin de l'année académique et donne donc droit pendant les mois de vacances. Si le jeune ne s'est pas réinscrit avant le début de l'année scolaire/académique suivante, les règles pour les dernières vacances d'été s'appliquent.

3.6.1.2. Etudiant à l'étranger

Pour tous les étudiants, même ceux qui étudient à l'étranger, on envoie la lettre d'information 18+ ou le formulaire P7-A.

Paiement provisionnel pour les étudiants à l'étranger

Les familles se trouvant à l'étranger avec des étudiants reçoivent chaque année des informations via le formulaire P7-A + le formulaire E ou le formulaire bilatéral ou le formulaire P7-int pour les études à l'étranger.

Les paiements ne sont entamés qu'à la réception du formulaire E ou du P7-int dûment complété et signé. Le formulaire P7-A qui manquerait encore et qui n'est plus applicable à la situation ne doit alors plus être suivi. Conformément aux directives de la lettre circulaire 999/176 du 3 juillet 2015, à partir de septembre 2015, on applique pour les familles à l’étranger le régime suivant pour l’octroi des allocations familiales provisionnelles en faveur des étudiants à l’étranger.

	Paiement provisionnel	Application
Enfants dans l’EEE	Oui - un mois après l’envoi du formulaire	Cf. Art. 9 AR du 12 juin 1989
Accords bilatéraux	Néant	Cf. accord bilatéral
CM 599 (Etudes hors EEE)	Néant	Cf. dérogation
Dérogation individuelle	Néant	Cf. dérogation

En cas d'études en dehors de l'Union européenne, la CM 599 du 16 juillet 2007 et la lettre circulaire 999/154 du 15 juillet 2009 sont applicables.

Directives pour les contrôles à domicile en cas d'études à l'étranger

Dans le cadre de la lutte contre la fraude, la lettre circulaire 996/120 du 24 février 2016 a fourni des directives afin de déterminer dans quels cas un contrôle à domicile doit être demandé. Conformément aux instructions de cette lettre circulaire, les contrôles à domicile ne doivent plus être demandés pour les étudiants qui poursuivent leurs études en dehors de l'EEE et pour lesquels les caisses d'allocations familiales disposent d'une preuve, sous la forme d'une attestation scolaire ou du flux D062, que ces jeunes étudiaient en Belgique, dans l'EEE ou en Suisse au cours de l'année scolaire précédente.

Si cette preuve concernant l'année scolaire précédente, à savoir une attestation scolaire ou un flux D062, n'apparaît pas dans le dossier, la caisse d'allocations familiales doit demander cette information à l'aide du module Attestation d'études qui est joint au formulaire bilatéral ou au formulaire P7-int. (Cf. procédure de la lettre circulaire 999/178 du 5 juillet 2016).

Formulaires de clôture pour les enfants à l'étranger

Concernant les formulaires de clôture à l'étranger, on applique le plus possible la même procédure qu'en Belgique (mutatis mutandis).

Cela signifie concrètement:

Pour la formation de chef d'entreprise: formulaire P9bis ou E (comme en Belgique) au début du droit, ensuite chaque année puis en clôture
Pour les étudiants dans l'enseignement à temps plein: pas de formulaire de clôture P7-a; formulaire P7 (int) ou E au début du droit, ensuite chaque année
Pour les étudiants dans l'enseignement à temps partiel: comme pour l'enseignement à temps plein. Il est prévu dans la CO 1386/2012 de demander le contrat de travail pour connaître le revenu (vérifier les conditions de revenus)
Pour les contrats d'apprentissage: formulaire P9 ou E (comme en Belgique) au début du droit, ensuite chaque année puis en clôture

Décision d'office pour absence de données sur la nouvelle année scolaire à l'étranger66

Les formulaires E402 / E403 font défaut: le paiement est limité au paiement provisionnel67. Si aucune réaction après rappel (envoyé après 45 jours. -60 jours), le paiement provisionnel est récupéré.
Formulaire bilatéral ou P7-int fait défaut: Les paiements sont déjà bloqués (pas de paiement provisionnel). Pas d’autre action si pas de réaction au rappel.

Décision d'office pour absence de données sur la nouvelle année scolaire à l'étranger

En l'absence de données concernant un empêchement, on ne revient plus sur les paiements effectués jusqu'à la date de fin des vacances d'été mentionnée sur le dernier formulaire scolaire.

Période de vacances en cas d'études à l'étranger (Dérogation générale - Art. 52 LGAF).

Etant donné que l’étudiant temporairement absent pour des études en dehors de l’EEE68 conserve son domicile en Belgique, l’enfant remplit les conditions de la CM 599 et on présume que les périodes de vacances sont passées en Belgique. Cette présomption est valable jusqu’à preuve du contraire. Tant qu’il n’est pas radié des registres de la population ou qu’il n’apparaît pas d’une autre manière que l’enfant n’était pas dans le ménage pendant la période des vacances, aucune interrogation supplémentaire de la famille n’est nécessaire. Si la preuve du contraire (pas dans le ménage) était toutefois fournie (par ex. à l'aide d'une déclaration des parents, d'un contrat de travail à l'étranger, d'une facture de téléphone à l'étranger…), une dérogation individuelle devrait être demandée pour la période de vacances, conformément à l’Art. 52 LGAF.
Les dérogations individuelles sont valables pendant la durée de la décision.

Poursuite des études à l’étranger - Année académique au sens de l’Art. 11 de l’AR du 10 août 2005

Si l’étudiant continue d’étudier l’année académique suivante, le droit se poursuit, en vertu de l’Art. 11 de l’AR du 10 août 2005, durant 120 jours civils après la fin de l’année académique précédente.
À supposer que l’enfant reste inscrit en Belgique (CM 599 ) et ait droit ensuite aux allocations familiales belges en raison d’études sur un autre continent, alors la période entre le début de l’année académique actuelle et le début de l’année académique suivante peut être considérée comme année académique au sens de l’Art. 11 de l’AR du 10 août. Par conséquent, le droit se poursuit en vertu de l’Art. 11 de l’AR durant 120 jours civils après la fin de l’année académique. Vu que l’année académique ne se termine qu’en septembre et qu’il y a encore un droit à une période de vacances, le droit peut être octroyé en vertu de l’Art. 11 de l’AR jusqu’en janvier de l’année suivante si l’enfant commence ensuite des études sur un autre continent.

Durée de la Dérogation générale de la CM 599 à l'Art. 52 LGAF

Conformément à la CM 599, il existe deux types de dérogation générale, à savoir la "dérogation pour une année"69 (A) et la "dérogation pour la durée des études" pour les études supérieures à l’étranger lorsque l’étudiant n’a pas obtenu de diplôme de l’enseignement supérieur ni en Belgique, ni à l’étranger (B).70La dérogation générale pour une année (A) et la dérogation pour la durée des études (B) peuvent être combinées une seule fois durant les années successives selon les possibilités de combinaison AB et BA71. Il ne faut donc dans ces cas pas demander de dérogations individuelles au SPF, puisque le texte de la CM 599 ne prévoit pas la limitation selon laquelle on ne peut pas avoir bénéficié précédemment d’une autre dérogation générale.

La dérogation générale pour les études visées à la CM 599, point 2.1. (secondaire en Belgique vers secondaire à l'étranger) est limitée à la durée d'une année académique ou année scolaire selon ce qui est d'application localement. Le cas échéant, une dérogation individuelle doit toutefois être demandée pour une période déterminée si une nouvelle année scolaire a été entamée selon le règlement local.

Enseignement à distance dans un établissement d’enseignement étranger.

Le point de vue relatif à l'enseignement à distance dans un établissement d'enseignement étranger communiqué par la CO 1386 du 19 février 2016 est annulé. Le lieu de résidence du jeune (Belgique ou étranger) n'est pas déterminant pour le droit aux allocations familiales. Est déterminant pour le droit aux allocations familiales le fait que l'enseignement à distance soit suivi dans un établissement d'enseignement belge ou étranger et qu'il s'agisse d'un enseignement supérieur ou non.

Les dispositions suivantes sont applicables pour le droit aux allocations familiales en faveur des jeunes qui suivent un enseignement à distance :

Dans l'enseignement NON supérieur:

Etablissement scolaire belge: aucun droit aux allocations familiales
Etablissement scolaire étranger: critère de reconnaissance par l'autorité étrangère

Dans l'enseignement supérieur:

Etablissement scolaire belge : critère des 27 crédits (ou 13 heures de cours par semaine si le cursus n'est pas exprimé en crédits)
Etablissement scolaire étranger : critère de reconnaissance par l'autorité étrangère; à défaut, c'est le critère des 27 crédits qui est applicable (ou 13 heures de cours par semaine si le cursus n'est pas exprimé en crédits)

Cette directive relative à l'enseignement à distance, communiquée par la lettre circulaire 999/178, peut être appliquée avec effet rétroactif dans les limites de la prescription.

3.6.1.3. Procédure pour l'étudiant qui prépare une thèse/un mémoire

On attire l'attention sur le fait que la lettre circulaire 999/c.169 du 5 juillet 2013 a changé profondément la procédure pour les étudiants des Communautés flamande et germanophone qui préparent une thèse. Pour les étudiants des établissements scolaires francophones -mémoire- (procédure de la CO 1374 du 25 septembre 2008), il n'y a pas de changements. Le régime de l'année de diplôme sur la base du flux D062 ne peut être appliqué qu'une seule fois par formation et par grade (bachelier/master) et ce, uniquement à partir de l'année académique 2011-2012. Aucune révision d'office n'est obligatoire pour les années académiques précédentes. Lorsqu'aucune information à ce sujet n'a été communiquée, on présume que l'étudiant remet la thèse/le mémoire durant la première session. Les allocations familiales peuvent être accordées jusqu’à un an en faveur de l’étudiant thésard/mémorant qui a une deuxième session. Le second dépôt de la thèse/mémoire est considéré comme le dépôt définitif. La déclaration des parents qui affirment que le jeune a une deuxième session est suffisante. Sur le formulaire de réponse, on a ajouté la possibilité de cocher "pas réussi et deuxième dépôt en deuxième session" au module de lettre étudiant thésard 2. Le module adapté a été transmis en annexe à la lettre circulaire 999/178 du 5 juillet 2016.
À partir de l’année académique 2017-2018, la procédure de suivi des étudiants en thèse au moyen des modules de thèse est étendue aux étudiants en thèse des établissements d'enseignement francophones. Les directives et le formulaire P7, actualisé en ce sens, ont été communiqués au moyen de la lettre circulaire 999/182 du 29 juin 2017.

Exemple

Pour une certaine année académique, l'étudiant était inscrit pour 17 crédits au cours d'une année de diplôme. Le module année de thèse-1 est envoyé, mais pas renvoyé (la présomption que l'étudiant prépare une thèse/mémoire reste). Les allocations familiales sont payées jusqu'en juin de l'année suivante. La caisse d'allocations familiales envoie le module année de thèse-2, afin de connaître la date de dépôt de la thèse/mémoire. Sur le modèle année de thèse-2 ou le formulaire P7-A, il est indiqué que la thèse a été déposée en juin.
L'étudiant s'inscrit comme demandeur d'emploi en juillet. En raison du dépôt de sa thèse/mémoire, l'enfant perd la qualité d'étudiant pour le troisième trimestre. Si le formulaire n'est pas renvoyé, on suppose que la thèse/mémoire a été remis(e) pendant la première session, et il n'existe pas non plus de double statut pour le troisième trimestre (décision d'office).

Variantes

Un étudiant travaille plus de 240 heures durant le deuxième trimestre. Les allocations familiales sont suspendues pour le second trimestre comme pour les autres étudiants. Sauf indication contraire (inscription comme demandeur d'emploi, D062, P7...), on présume que l'enfant est resté étudiant jusqu'au 30 juin (décision d'office). La période d'octroi court à partir du 1^er juillet.

Paiement fractionné du minerval

Des problèmes peuvent surgir en rapport avec le paiement régulier des allocations familiales lorsque les établissements d'enseignement refusent de compléter le formulaire ou de délivrer une attestation d'études tant que la totalité du minerval n'a pas été payée. Ce problème a déjà été évoqué dans la circulaire de FAMIFED CO 1340 du 24 juillet 2002 (p. 13).

FAMIFED a pris en 2009 l'initiative de demander à nouveau aux établissements d'enseignement de remettre l'attestation d'études destinée aux allocations familiales immédiatement après l'inscription.

Les caisses d'allocations familiales sont invitées à signaler les problèmes au service Monitoring du Département Contrôle de FAMIFED. FAMIFED prendra contact avec l'école supérieure ou avec l'université.

Dans le "Décret Paysage", il est stipulé à l'article 102 qu'en cas de paiement de 10% du minerval au plus tard le 31 octobre de l'année académique, les documents administratifs (y compris la preuve d'inscription allocations familiales) sont mis à disposition dans les 14 jours72.
Ainsi, le problème des allocations familiales et du non-paiement du minerval a été réglé par décret.

Attestations d’études électroniques des établissements d’enseignement de la Communauté française

L'UCL a fait savoir qu'à partir de l'année académique 2014-2015, les attestations d'études ne seraient plus transmises par la poste mais par voie électronique, après quoi celles-ci doivent être imprimées par l'étudiant et jointes au formulaire P7. Plusieurs autres établissements d'enseignement ont suivi cette méthode, entre autres les universités de Namur et Liège.

La procédure complète a été décrite dans la lettre circulaire 999/172 du 4 juillet 2014.

Ce mode d'échange de données concernant les attestations d'études entre les institutions d'enseignement de la Communauté française et les caisses d'allocations familiales a été approuvé par FAMIFED et peut donc être généralisé.

3.6.1.4. Paiement provisionnel avec le code 002

Si un code provisoire 002 est communiqué avec le flux D062, le nombre définitif de crédits suit au plus tard avec l'envoi de décembre que reçoivent les organismes d'allocations familiales en janvier (Cf. annexe 8 à la lettre circulaire 999/169). En attendant de recevoir le nombre exact de crédits, le code 002 suffit pour payer à titre provisionnel jusqu’en décembre (paiement le 8 janvier). La réception du flux du mois de décembre a donc trois conséquences:

attestation de modification avec nombre de crédits définitif ≥ 27: valider et continuer de payer
attestation de modification avec nombre définitif de crédits < 27: débiter
pas de flux = anomalie: informer Monitoring et suspendre les paiements

Les références contradictoires dans la circulaire CO 1370 et dans la lettre circulaire 999/163 au délai de 4 mois pour le paiement provisoire sont abrogées.

3.6.1.5. Stage obligatoire dans le cadre d'une formation de chef d'entreprise

Afin de pouvoir assimiler les stages à des heures de cours, il est nécessaire que ce stage constitue une condition pour obtenir un diplôme reconnu légalement (Art. 3,2° de l'AR du 10 août 2005). Les stages effectués après l'obtention d'un diplôme pour acquérir de l'expérience professionnelle, même s'ils correspondent aux exigences de l'accès réglementé à une profession indépendante73 ou ne sont pas obligatoires mais fortement recommandés dans le cadre d'une formation, n'entrent pas en considération pour l'assimilation aux heures de cours.

3.6.1.6. Procédure pour l’étudiant malade

La lettre circulaire 999/176 du 3 juillet 2015 donne un aperçu des possibilités existantes d’obtenir les allocations familiales en faveur d’un enfant mineur qui tombe malade.

Sur la base d’un certificat médical, les allocations familiales sont payées jusqu’à la fin de l’année scolaire en cours et toujours au moins pendant 6 mois. Pour l’enfant dans l’enseignement secondaire, le SPF Sécurité sociale peut établir l’impossibilité de suivre les cours. Pour les étudiants tant dans l’enseignement secondaire que dans l’enseignement supérieur, on peut demander au SPF Sécurité sociale d’établir la qualité d’enfant atteint d’une affection sur la base de laquelle les allocations familiales peuvent être accordées jusqu’à 21 ans.

Lorsque toutes les options précédentes ont été épuisées, il reste une dernière possibilité qui consiste à ce que le jeune signe une déclaration selon laquelle il s’inscrira comme jeune demandeur d’emploi après sa guérison (Cf. annexe à la lettre circulaire 999/176). Cette déclaration et un certificat médical permettent d’accorder les allocations familiales en tant que jeune qui n’a pas pu s’inscrire comme demandeur d'emploi en raison de sa maladie. A condition que l’inscription comme demandeur d'emploi suive dans les cinq jours après la guérison, il existe un droit aux allocations familiales durant toute la période de maladie pendant laquelle le jeune qui quitte l’école n’a pas pu s’inscrire comme demandeur d'emploi. S’il ne s’inscrit pas à temps comme demandeur d’emploi après sa guérison, cela entraîne la récupération des allocations familiales payées.74 Quand cette inscription dans les 5 jours ouvrables est impossible pour cause de force majeure (décès) ou de modification de la situation (reprise d'études avec droit aux allocations familiales75: 17 heures de cours dans l'enseignement non supérieur ou au moins 27 crédits dans l'enseignement supérieur, début d’une occupation), on ne revient cependant pas sur les paiements effectués. Le dossier est clôturé quand l’enfant atteint l’âge de 25 ans.
Dans l'intérêt des familles, on peut appliquer le régime susmentionné dans les limites de la prescription en ce qui concerne les années scolaires antérieures76.
Les dispositions figurant dans l’exemple 17 de la lettre circulaire 996/82 du 7 mars 2008 ont été abrogées par le point de vue ci-dessus.

3.6.1.7. Absence injustifiée dans l’enseignement non supérieur

L'étudiant dans l'enseignement non supérieur a l'obligation de suivre régulièrement les cours.
Le montant des allocations familiales pour le jeune qui fait l’école buissonnière dans l’enseignement non supérieur diminue proportionnellement, sans octroi des allocations familiales complètes pour le dernier mois dû, en fonction du nombre de jours d’absence communiqué par l’école.77 Le montant des prestations familiales à octroyer est déterminé en appliquant la formule suivante:

(nombre de jours du mois civil - nombre de jours de suspension) X (montant mensuel des allocations familiales) / nombre de jours du mois civil

La période d’absence injustifiée est qualifiée par l’école. Si l’absence injustifiée est renseignée comme période par l’école, le droit est suspendu pour l’intégralité de la période renseignée. La période de suspension78 s’étend du jour de la première absence illégitime au jour de la dernière absence illégitime inclus (éventuellement le jour précédant la période de vacances scolaires ou le week-end).
Si en revanche, l’école renseigne des jours séparés d’absence, le nombre de jours d’absence est déduit du montant total d’allocations familiales.
Les allocations familiales pour les vacances de Noël et de Pâques79 ne sont pas dues lorsque le jeune a été totalement ou partiellement absent de manière injustifiée dans le mois qui précède.

3.6.2. Autres adaptations du formulaire P7 (étudiants)

3.6.2.1. Occupation de l'étudiant (à temps partiel)

Lors de la rédaction du formulaire P7a, des questions spécifiques ont été modifiées et remplacées par le module de lettre "travail à temps partiel / études à temps partiel" (Cf. lettre circulaire 999/169), qui a été remplacé à son tour par le module "travailler apprendre_RIP" (Cf. procédure lettre circulaire 999/178 et annexe à l'addendum du 21 novembre 2016 de la lettre circulaire 996/117bis). Ce module est prévu pour certaines catégories d'étudiants qui exercent une activité professionnelle, et pour lesquelles ce n'est pas la norme des heures qui doit être appliquée, mais la norme des revenus (stagiaires et étudiants à temps partiel80 visés aux articles 3, 14 et 15 de l'arrêté royal du 10 août 2005). Pour eux, aucun suivi ne peut être opéré au moyen de la DMFA. Ceci s'applique également à l'occupation à l'étranger (voir également 3.6.3. Prévention des indus). Etant donné que le flux fiscal ne s'applique pas à ces étudiants, les déclarations sur l'honneur sont toujours acceptées comme éléments de preuve.

3.6.2.2. Réorientation au cours de l’année académique et enseignement supérieur professionnel.

En 2009, le formulaire P7 a été adapté en fonction des innovations dans l’enseignement en ce qui concerne le flux D062 et dans l’enseignement supérieur professionnel (voir: lettre circulaires 997/69ter du 24 septembre 2009).

Pour rappel.

Quand, suite au retrait de l'enfant du Cadastre (occupation, séjour à l'étranger...), les données du flux D062 ne sont pas reçues à une date ultérieure, la caisse d’allocations familiales doit prendre contact avec le service Monitoring sur la base des informations sur la reprise des études obtenues de la famille (Cf. module de lettre "15 novembre" de la procédure décrite dans la lettre circulaire 999/176 du 3 juillet 2015).

3.6.2.3. Adaptation à la suite de la réforme de l’enseignement en alternance.

En fonction de la réforme de l’apprentissage en alternance en Région wallonne, Communauté française et Commission communautaire française, le formulaire P7 a été adapté pour l'envoi annuel en septembre 2016. Depuis le 1er septembre 2015, le "contrat d’alternance", qui tombe sous l’application de l’Art. 3 de l’AR du 10 août 2005, remplace tant le contrat d'apprentissage de l’IFAPME/du SFPME81 que le contrat d’insertion socioprofessionnelle des CEFA82 dans les entités concernées. Pour l’année scolaire 2016-2017, les opérateurs de formation utilisent de nouveau la version abrégée du formulaire P7 (Cf. procédure lettre circulaire 996/117 du 18 septembre 2015).

Suite au décret sur "l'apprentissage dual" (Decreet Duaal Leren)83 et au décret sur les formations en alternance (Decreet Alternerende Opleidingen)84 dans la Communauté flamande85, le formulaire P7 et la lettre d’information18 + ont également été adapté.
Le CFA, qui est un contrat commun et qui relève de l'application de l'Art. 3 de l'AR du 10 août 2005, remplace, à partir du 1er septembre 2016, le contrat d'apprentissage de SYNTRA ainsi que la convention pour l’enseignement secondaire professionnel à temps partiel (DBSO) en Flandre et en Région de Bruxelles-Capitale (Commission communautaire flamande). La Flandre a mis également en place à partir de l'année scolaire 2016-2017 un projet pilote de formation sur le lieu de travail intitulé "Schoolbank op de werkplek", qui vise à organiser des orientations d'études en alternance tant dans l'enseignement à temps plein, que dans l'enseignement à temps partiel ou dans l'apprentissage. L'enseignement en alternance relève de l'application de l'Art. 3 de l'AR du 10 août 2005. La procédure de suivi de la norme de revenus pour l'enseignement à temps partiel/en alternance est d'application (aussi pour les formations en alternance dans l'enseignement à temps plein). Vu la date à laquelle FAMIFED a été informée des deux décrets, tous les formulaires scolaires n’ont pas pu être adaptés avant l’envoi massif déjà programmé pour le 15 septembre 2016 et, en attendant les formulaires P7, P9 (contrat d'apprentissage) et lettre d'information 18+ remaniés, la procédure décrite dans la lettre circulaire 996/117bis et l'addendum est en vigueur. La fiche d'information figurant sur le formulaire P20 (jeune demandeur d'emploi) a toutefois déjà été adaptée. Les instructions administratives pour le traitement des données relatives aux formations duales sont reprises dans la lettre circulaire 996/117bis du 19 septembre 2016 et l’avenant du 21 novembre 2016.

3.6.3. Prévention des indus

3.6.3.1. Traitement des messages RIP(APL) pour le suivi de la norme des revenus

Afin de traiter tous les jeunes qui sont soumis à la norme des revenus de la même manière sur le plan du suivi lors d’une occupation, à partir de l’année scolaire 2015-2016, les déclarations DIMONA/RIP(APL) sont intégrées dans l'examen du droit aux allocations familiales pour les jeunes dans l’enseignement à temps partiel (apprentissage sur le lieu de travail),une formation duale ou en alternance ou pour les jeunes sous contrat d'apprentissage , conformément aux procédures communiquées dans la lettre circulaire 999/c.176 du 3 juillet 2015 et la lettre circulaire 999/178 du 5 juillet 2016 et la lettre circulaire 999/182 du 29 juin 2017.

3.6.3.2. L’étudiant à temps plein qui exerce une activité : suivi de la norme des 240 heures

La procédure selon laquelle le droit ne peut être établi définitivement qu'après réception du message DMFA comporte un risque de paiements indus..

Afin de sensibiliser les familles à la norme d’occupation pour les allocations familiales, et de leur rappeler qu'en vue d'éviter une récupération, ils devaient spontanément avertir leur caisse d'allocations familiales si l'occupation dépassait les 240 heures par trimestre, on a envoyé durant l’année scolaire 2015-2016 le module de lettre informative Etudiant_RIP suite à la réception d'un message DIMONA de l'étudiant (procédure communiquée par la lettre circulaire 999/c.176 du 3 juillet 2015).

Il est ressorti de l'évaluation de la procédure que, dans de nombreux cas, la lettre d'avertissement envoyée par DIMONA suscite l'inquiétude au sujet de la suspension des allocations familiales. On a décidé de concert avec les caisses d'allocations familiales d'abandonner l'envoi du module Etudiant_RIP par DIMONA à partir de l’année académique 2016-2017. Pour éviter que les familles ne soient pas assez informées sur les conditions du droit aux allocations familiales en tant qu'étudiant, la lettre d'information 18+ sera dorénavant envoyée chaque année le 15 septembre à toutes les familles flamandes comprenant des étudiants de 18 ans et plus, plutôt qu'une fois à la fin du droit inconditionnel de l'enfant. Pour les étudiants de la Communauté française et germanophone, sur la feuille d'info du formulaire P7, on met davantage l'accent sur la responsabilité de la famille concernant la communication d'une occupation de plus de 240 heures par trimestre86.

La décision d'office - application de la règle des 5 jours (= 38 heures).

A défaut d'une déclaration écrite concernant le revenu, la caisse d'allocations familiales dispose de la possibilité d'appliquer la règle des cinq jours. Cette modalité rend le contrôle surplace superflu.

L'application de cette règle suppose le renversement de la charge de la preuve. On peut automatiquement établir un paiement indu à partir d'une occupation de cinq jours ouvrables ou de 38 heures ou de journées assimilées au travail (par ex. le congé annuel, les jours fériés légaux, le salaire garanti en cas de maladie ou d'accident etc.). S'il y a moins de 5 jours de travail ou de 38 heures, la validé du paiement effectuée à titre provisionnel peut être acceptée.

Preuves de la norme des 240 heures en cas de travail à temps partiel/études à temps partiel (code 312/313)

Pour les occupations en Belgique, la norme des 240 heures est établie à l’aide des messages DMFA.87 A partir de l'année scolaire ou académique 2012-2013, la charge de la preuve est inversée. L’étudiant dont l’occupation a dépassé la norme des heures (> 240 heures) au cours d’un trimestre (premier, deuxième ou quatrième trimestres) et pour lequel les allocations familiales ont dû être portées en débit, n’aura plus droit aux paiements provisionnels pour les autres trimestres de l’année académique concernée (y compris la période de vacances suivante). Cela signifie que dans de tels cas, on attendra les messages DMFA avant de payer les trimestres suivants, sauf s’il est suffisamment démontré que l’occupation en cause qui était responsable du dépassement de la norme au cours du trimestre précédent a pris fin ou que le volume de travail a été réduit (< 240 heures). Les déclarations sur l’honneur peuvent être prises en considération. En toute hypothèse, une évaluation finale trimestre par trimestre reste néanmoins nécessaire. Le guide de l’utilisateur RIP et DMFA pour les étudiants sera adapté en ce sens d’un commun accord avec les caisses d'allocations familiales.

Si réception d’une preuve d’études valable (P7 D062 ou déclaration), il est également possible pour l’étudiant qui travaille plus de 240 heures par trimestre (par exemple, les militaires de l’École royale militaire, les doctorants,...) de ne pas clôturer l’intégration en fonction de l’examen d’un possible droit (trimestre avec moins de 240 heures).

Exemple: L'étudiant est inscrit pour 30 crédits. Le 20 janvier, la caisse reçoit le message DMFA du quatrième trimestre de l'année précédente d’où il ressort que la norme des heures a été dépassée. Les allocations familiales pour le quatrième trimestre sont récupérées, mais le paiement des allocations familiales est également suspendu jusqu’à la réception du message DMFA suivant. Le 20 mai, les allocations familiales suspendues du premier trimestre sont régularisées, à l’occasion de la réception du message DMFA du premier trimestre 2014, à moins que l’étudiant ait déclaré que le volume d’occupation pour le premier trimestre est passé sous la norme.

Droit aux allocations familiales pendant les dernières vacances d’été

Un jeune qui s’inscrit pour l’année académique suivante après les vacances d’été, même pour moins de 27 crédits, se trouve dans le champ d’application de l’article 11 de l’arrêté royal du 10 août 2005. On n’exige pas ici qu’il s’agisse d’une inscription pour au moins 27 crédits ou 17 heures de cours. En d’autres termes, il n’est pas nécessaire non plus que l'intéressé dispose d'une inscription qui donne droit aux allocations familiales, même dans le cas d'un étudiant préparant un doctorat pour qui les crédits ne sont pas pris en considération conformément à l'art. 9 de l'AR du 10 août 2005.88. Dans ces circonstances, le troisième trimestre doit être qualifié de "mois de vacances ordinaire", et cet étudiant peut par conséquent travailler sans limite sans perdre son droit aux allocations familiales. Ceci s’applique même lorsque l’étudiant s’inscrit pendant l’année académique suivante après le 30 novembre (par exemple pour le deuxième semestre). L’étudiant peut travailler sans limite pendant les dernières vacances d’été (> 240 heures) en cas d’inscription avec le code 00 après les vacances d’été. On n’applique pas non plus l’Art. 48 LGAF, lors d’une désinscription suivie d’une inscription avec 00 et de confirmation ultérieure du nombre de crédits.

Pour l'enseignement spécial89, la norme de 240 heures est applicable

Dans le flux D062, les cas d'enseignement à temps partiel sont indiquées par le code 312. Par contre, les cas qui sont communiqués avec le code 321 (enseignement spécial) ne sont pas soumis à la norme des revenus mais à celle des heures (Cf. CO 1374 du 25 septembre 2008, p. 5). Les caisses d'allocations familiales sont priées de tenir compte de ces catégories spéciales lors de l'encodage des cas.

L'étudiant exerçant une activité indépendante: nouveaux codes de cotisations dans le RGTI à partir du 1er janvier 2017.

Depuis le 1er janvier 2017, les étudiants qui exercent une activité indépendante et qui introduisent une demande en sens peuvent obtenir le nouveau statut d’étudiant-indépendant. A partir de cette même date, le régime de cotisations actuel dans lequel l’activité indépendante des étudiants est assimilée à une activité complémentaire (valeur H dans la catégorie de cotisation) est supprimé.Dorénavant, ces assurés sociaux ont un statut social spécifique.

Suite à l’introduction de ce nouveau statut d’étudiant-indépendant, la catégorie de cotisation dans les flux A301 et L302 (D047 et P047 dans la terminologie du Cadastre) a été élargie avec 3 nouvelles valeurs à partir du 1er janvier 2017:

Catégorie 1, si l’étudiant-indépendant n’est pas redevable de cotisations sociales ou s’il ne verse qu’une cotisation provisoire sur un revenu forfaitaire au début de l’activité
Catégorie 2, si l’étudiant-indépendant est redevable de cotisations réduites sur un revenu à partir de la moitié du revenu minimum pour les indépendants à titre principal
Catégorie 3, si l’étudiant-indépendant est redevable de cotisations en tant qu’indépendant à titre principal

Pour ce qui est du droit aux allocations familiales, on applique le nouveau statut d’étudiant-indépendant à partir du 1er janvier 2017 (paiement le 8 février 2017):

a) En application de la norme des 240 heures

Catégorie 1: présomption que la norme des 240 heures n’est pas dépassée. Les paiements sont poursuivis.

Catégories 2 et 3: Les paiements sont suspendus et on demande d’envoyer une déclaration sur l’honneur quant au nombre d’heures prestées par trimestre. Si l’étudiant déclare ne pas travailler plus de 240 heures par trimestre, le droit aux allocations familiales est maintenu et les paiements sont régularisés. Cette déclaration doit ensuite être renouvelée chaque année.

b) En application de la norme des revenus

Pour toutes les catégories (1, 2 et 3), on demande une déclaration sur l’honneur concernant les revenus bruts mensuels.

Convention d'immersion professionnelle

La loi-programme du 2 août 2002 a créé la possibilité pour les étudiants de conclure une convention d’immersion professionnelle.Il s’agit d’une convention par laquelle une personne acquiert certaines connaissances ou aptitudes chez un employeur dans le cadre de sa formation en effectuant des prestations de travail. L’étudiant qui accomplit une convention d’immersion professionnelle reçoit une indemnité d’apprentissage fixée par arrêté royal.

Depuis le 1er juillet 2015, la convention d’immersion professionnelle n’est assujettie à l’ONSS que lorsque 6 critères sont remplis (Cf. AR du 29 juin 2014 - MB du 8 août 2014).

Par analogie avec le traitement du contrat FPI, lorsqu’on ne reçoit aucun message DMFA portant le code de prestations 1 ou 301, la convention d’immersion professionnelle n’est pas prise en compte pour l’évaluation de la norme de 240 heures pour les étudiants à temps plein et les thésards.

Pour les formes d’enseignement où l’on applique la norme des revenus, les revenus de cette convention doivent être additionnés à tous les autres revenus pour vérifier si le plafond des revenus est dépassé. L’ancien point de vue concernant la norme des revenus est donc maintenu.

3.6.4. Suppression du contrôle au moyen des formulaires P2 et P5 pour les enfants handicapés en Belgique

Dans le passé, le droit à l'allocation spéciale des enfants atteints d'un handicap jusqu'à 21 ans, ou des handicapés plus âgés (+ 25 ans), était contrôlé au moyen de formulaires. Etant donné que l'activité lucrative peut être contrôlée au moyen des flux (RIP/DMFA/flux d'indemnités/Cimire90) par l'intermédiaire de la Banque-carrefour, le formulaire P2 a été supprimé à partir de l'année 2008 pour les enfants atteints d'une affection, par la circulaire de FAMIFED CO 1371 du 15 janvier 2008. Pour les handicapés plus âgés, le formulaire P5 avait déjà été supprimé à partir de l'année 2007 (voir CO 1366 du 16 février 2007). La suppression du formulaire P2 implique l'utilisation de codes électroniques, pour lesquels des informations ont été données dans le cadre de l'actualisation du guide de l'utilisateur de la DMFA (voir circulaire de FAMIFED CO 1373 du 5 août 2008 et la lettre circulaire 996/98 du 24 mai 2011).

3.6.5. Révision de l'incapacité - Fait nouveau?

La lettre circulaire 996/92 du 6 mai 2009 a modifié les conditions de demande d'une révision médicale énumérées dans la circulaire de FAMIFED CO 1373 du 5 août 2008.

L'inscription comme demandeur d'emploi et le bénéfice d'allocations de chômage n'est plus définie comme un fait nouveau et n'entraîne désormais plus une demande de révision de l'incapacité médicale, pas plus qu'une suspension des allocations familiales (allocations ordinaires et spéciales de l'Art. 47 LGAF). Le SPF doit être informé de l'occupation; il décidera si une révision est nécessaire. En cas d'occupations successives, un message T1 n'est envoyé que la première fois.

Le stage d'insertion91 ne concerne pas l'occupation dans le circuit normal du travail et celui-ci ne doit donc pas être considéré comme un "nouveau fait" au sens des lettres circulaires 996/92 du 6 mai 2009 et 996/98 du 24 mai 2011. Pour l'enfant atteint d'une affection qui commence un stage d'insertion, il ne faut donc pas le signaler au SPF.

La suspension de l'allocation supplémentaire est seulement nécessaire lorsque l'occupation représente en soi un obstacle pour l'octroi de l'allocation supplémentaire comme défini à l'Art. 12 AR du 3 mai 1991 portant exécution des Art. 47, Art. 56septies et Art. 63 LGAF. Les allocations familiales ordinaires restent dues. (cf. lettre circulaire 996/98 du 24 mai 2011).

Il est par ailleurs rappelé qu'il ne faut envoyer aucun message T1 en cas d' occupation en tant qu'étudiant jobiste ou d'inscription comme demandeur d'emploi du jeune atteint d'une affection. L'application de l'Art. 48 LGAF a été précisée dans un courriel du 17 novembre 2011. Cette règle est valable pour les 475 heures d'occupation comme étudiant avec des cotisations sociales réduites. Ils ne font pas obstacle au paiement de l'allocation supplémentaire.

3.6.6. L'enfant handicapé atteint l'âge de 21 ans

Les caisses d'allocations familiales sont priées d'examiner le statut de l'enfant handicapé trois mois avant son vingt-et-unième anniversaire, en consultant Trivia (étudiant, contrat d'apprentissage, formation de chef d'entreprise, inscrit comme demandeur d'emploi, occupation...).

Le formulaire qui est envoyé avec la lettre d'information doit y être adapté. Il convient seulement d'envoyer encore le formulaire P7 lorsque le statut de l'enfant handicapé n'est pas connu.

Conformément à la CM 610, le formulaire P2 ne doit être envoyé pour les enfants hors de Belgique qu'à partir de l'envoi en septembre de l'année au cours de laquelle l'enfant atteint l'âge de 18 ans et non plus à partir de l'âge de 16 ans. Les tableaux en annexe doivent également être adaptés en ce sens (annexe 1, rubrique 2.1 et annexe 2, p. 26).

3.6.7. L'enfant atteint d'une affection travaille ou bénéficie d'une prestation

La circulaire du ministre CM 610 du 23 mars 2010 modifie les conditions auxquelles doivent répondre les activités d'un jeune handicapé ou la prestation sociale qui en découle, pour que ce jeune puisse conserver le supplément d 'allocations. À partir du 1er janvier 2010, les enfants atteints d'une affection continuent d'avoir droit au supplément pour handicapés lorsque leur activité ou prestation sociale ne fait pas obstacle (deuxième filet de sécurité) à l'octroi des allocations familiales sur la base de l'Art. 62 LGAF, c.-à-d. en tant qu'étudiant (thésard), jeune ayant quitté l'école, apprenti lié par un engagement d'apprentissage ou un contrat d'apprentissage ou comme étudiant (à temps partiel) avec un contrat de stage de travail (formation en alternance).
La lettre circulaire 996/98 du 24 mai 2011 a fourni des précisions au sujet de la procédure à suivre.

Etant donné que la prime octroyée par l'employeur dans le cadre d'un stage d'insertion n'est pas soumise aux cotisations de sécurité sociale, l'octroi ne constitue pas un obstacle au supplément visé à l'Art. 47 LGAF.

Formulaire P5 - allocations familiales pour handicapés plus âgés

Les handicapés plus âgés (Art. 47bis LGAF) peuvent seulement être occupés dans un atelier protégé ou bénéficier d'une prestation limitée (Cf. Art. 63 LGAF).

Attention! Le bénéfice d'une pension de survie ne fait pas obstacle à l'octroi des allocations familiales pour les handicapés plus âgés.

Les caisses d'allocations familiales sont priées de ne plus utiliser les formulaires P5 à partir de 2007 et de recueillir les informations nécessaires du traitement des flux socioprofessionnels correspondants relatifs à l'occupation, à la maladie, au chômage, aux maladies professionnelles et aux accidents du travail.

Les données concernant le revenu d'une pension (de survie) ne peuvent pas encore être communiquées électroniquement et sont demandées par lettre au Service fédéral des Pensions (SFP) ou à l'Institut national d'assurances sociales pour travailleurs indépendants (INASTI), à partir de l'âge de 60 ans, sauf lorsqu'il s'agit de pensionnés à la suite d'une occupation dans un atelier protégé ou après avoir été malades ou chômeurs après une période d'occupation dans un atelier protégé (la dernière occupation).

La pension ne peut pas être plus élevée que le revenu garanti aux personnes âgées, sauf lorsqu'elle découle d'une occupation pour handicapés dans un atelier protégé. La preuve ne doit être fournie qu'une seule fois.

Pour les handicapés âgés domiciliés hors de Belgique, l'obligation du suivi à l'aide des formulaires P2 (après le droit inconditionnel) et P5 est maintenue.

3.6.8. Régime particulier pour le volontariat (loi du 27 décembre 2005 portant des dispositions diverses)

Les formulaires mentionnent une formule générale: "Pour les volontaires, on applique un régime spécial. Vous pouvez obtenir de plus amples informations à ce sujet auprès de votre caisse d'allocations familiales."

La loi du 3 juillet 2005 prévoit la présomption d'une activité en tant que volontaire si les indemnités forfaitaires ne dépassent pas un montant mensuel ou annuel déterminé (conditions cumulatives). Ces montants sont indexés annuellement92.

Rappelons que la circulaire de FAMIFED CO 1357 du 7 juin 2006 (p.7) a communiqué les règles spécifiques pour le suivi des revenus issus du volontariat.

Point de vue actuel

Le SPF Sécurité sociale a attiré l'attention de FAMIFED sur le point suivant (lettre du 23 avril 2008). Lorsque l'intéressé est assujetti à la sécurité sociale, le message DMFA indique en principe si cette personne est considérée ou non comme volontaire.

S'il existe un doute à ce sujet, parce que le volontaire déclare que son revenu est le remboursement de ses frais, la caisse d'allocations familiales s'adresse à l'Office national de la sécurité sociale ou aux services de l'Inspection sociale, qui décideront si le volontaire en question remplit ou non les conditions.

3.6.9. Effet des révisions d'office concernant les enfants handicapés (Art. 47 et Art. 63 LGAF) - Procédure pour les juridictions du travail - Application de l'Art. 48, al. 4 LGAF - nature de la décision judiciaire93

Au cas où la famille conteste la décision d'office devant les tribunaux et que le jugement/arrêt confirme la décision d'office, l'Art. 48 n'est pas d'application (cf. Art. 23 de l'AR du 28 mars 2003). Si par contre le jugement/ l'arrêt ne respecte pas la date de prise d'effet de la décision d'office, il y aura l'effet retard.

Lors d'une révision sur demande ou d'une nouvelle demande, on applique l'Art. 48 dans tous les cas.

Lorsque la famille demande la révision d'une décision existante, ceci peut avoir pour résultat l'octroi d'un montant supérieur ou inférieur (Art. 22 AR du 28 mars 2003 portant exécution des Art. 47, Art. 56septies et Art. 63 LGAF).

Quand la nouvelle décision entraîne l'octroi avec effet rétroactif d'un montant supérieur, la différence entre le montant dû et le montant versé est payée en plus.

Cependant, quand la nouvelle décision entraîne l'octroi d'un montant inférieur, d'après la CM 607, il n'est pas question de remboursement. Tous les paiements restant à effectuer le sont d'après la nouvelle décision sans tenir compte de l'Art. 48, 4 al. LGAF.

Exemple: la famille demande une révision. Suite à cela, l'organisme d'allocations familiales reçoit une nouvelle décision le 9 janvier selon laquelle l'enfant n'est reconnu que pour 14 points à partir du 1^er juillet de l'année précédente, ce qui entraîne un montant mensuel inférieur. Le paiement pour le mois de janvier est effectué le 8 février selon le nouveau taux.

Octroi d’intérêts d’office comme suite d’une décision judiciaire après un refus administratif

Lorsqu’une caisse d'allocations familiales est condamnée par le tribunal du travail à payer des arriérés de suppléments d’allocations familiales aux termes de l’Art. 47 LGAF, ces intérêts doivent toujours être payés d’office, même lorsque le juge ne se prononce pas à ce sujet. Afin de garantir le traitement identique de toutes les familles, les caisses d'allocations familiales sont priées d'appliquer ce point de vue dans tous les cas. Sur la base de l'article 20 de la Charte de l'assuré social, des intérêts sont dus dans cette situation à partir de la date d'exigibilité (date à laquelle le paiement doit être effectué) de la prestation qui est due selon le juge. La CO 1349 du 9 juillet 2004 donne de plus amples explications au sujet du calcul des intérêts.

3.6.10. Nouvelle procédure Handicare entre le SPF et les familles

A partir du 1er juillet 2016, la collecte de données du SPF auprès des familles est adaptée. Ceci n'a pas de conséquences pour les procédures des caisses d'allocations familiales. Suite à un message T001, le SPF Sécurité sociale met à la disposition des familles un questionnaire en ligne qui est renvoyé via l'application "Myhandicap". La famille ne doit plus envoyer de formulaire imprimé94.

L'enfant sera convoqué à un examen médical et le médecin communiquera sa décision à la famille et à la caisse d'allocations familiales comme avant. Les caisses d'allocations familiales reçoivent donc toujours au moyen des messages T002, l’état d’avancement du dossier et la décision médicale prise par le SPF.

La lettre d’information Module 20, qui est envoyée quand l’enfant atteint d'une affection atteint l’âge de 20 ans, pour informer le ménage de la fin du droit aux allocations familiales à l’âge de 21 ans en sa qualité d’enfant atteint d’une affection et pour expliquer en outre la procédure de demande d’intervention dans le régime des personnes handicapées du SPF Sécurité sociale, a été adaptée à la version modernisée de la procédure de demande via l’application MyHandicap.95

Thème 7 - Le jeune demandeur d'emploi au cours de la période d'attente

Les données concernant le revenu du jeune demandeur d'emploi au cours du stage d'insertion professsionnelle sont encore recueillies au moyen du formulaire P20. Pour les jeunes bénéficiant d'un droit inconditionnel, le P20 est envoyé consécutivement à la réception du message d'inscription comme demandeur d'emploi (D043), et non à la fin du droit inconditionnel. De cette manière, le ménage reçoit immédiatement l'information au sujet du droit en tant que demandeur d'emploi au moment où l'inscription est actuelle.

Chaque inscription après des études valables96 donne droit à une période d’octroi de 360 jours où le droit aux allocations familiales existe dans les mois où le revenu brut d’une activité lucrative ou le montant d’une allocation sociale ne dépasse pas le plafond.97

Nouvelle procédure

Le 10 avril 2013, FAMIFED a informé les organismes d'allocations familiales de la nouvelle procédure pour l'inscription de jeunes demandeurs d'emploi au cours du stage d'insertion professionnelle. Désormais, tous les documents délivrés par les services régionaux de l'emploi mentionnant l'inscription et la date d'inscription sont acceptés afin d'examiner le droit comme demandeur d'emploi dans le sens de l'Art. 62, §5 LGAF, même s'il s'agit d'une inscription dans une des autres catégories pour laquelle aucune attestation A200 (D043 dans la terminologie du Cadastre) est envoyée. Les attestations A200 ne sont envoyées que pour les trois catégories suivantes : le jeune demandeur d'emploi, le demandeur d'emploi libre et le demandeur d'emploi travaillant à temps partiel. En application de cette nouvelle procédure, il fallait envoyer une copie du document d'inscription au service Monitoring de FAMIFED afin que celui-ci puisse évaluer le fonctionnement du flux D043.

Entre-temps, ces évaluations, réalisées régulièrement, ont montré que le flux D043 fonctionne comme prévu, c'est-à-dire que toutes les inscriptions pour les trois catégories de demandeurs d'emploi mentionnées nous sont transmises par un flux. Désormais, les organismes d'allocations familiales ne doivent donc plus transmettre au service Monitoring des copies des documents d'inscriptions. Cela n'empêche pas qu'il faut continuer à accepter tous les documents, délivrés par les services régionaux de l'emploi mentionnant l'inscription et la date d'inscription, afin d'examiner le droit comme demandeur d'emploi dans le sens de l'Art. 62, §5 LGAF.

En outre, les déclarations DIMONA/RIP sont intégrées dans l' examen du droit aux allocations familiales pour les jeunes demandeurs d'emploi en stage d'insertion professionnelle (prolongé).
Ceci signifie que si la caisse d'allocations familiales reçoit des données RIP, un nouvel examen du droit aux allocations familiales est effectué. Pour le montant du revenu, le formulaire reste à l'heure actuelle la seule source d'information. Il n'est pas possible de valider systématiquement les données indiquées sur le formulaire P20 au moyen d'une consultation de TRIVIA.

De nouveaux exemples d'application ont été fournis au moyen de la lettre circulaire 996/82bis du 5 août 2011.

Lorsque le formulaire P20 n'est pas renvoyé, la règle des cinq jours98 est appliquée en cas de décision d'office pour les jeunes demandeurs d'emploi (cf. thème 9).

FAMIFED a élaboré une lettre circulaire contenant des instructions actualisées, des exemples et une adaptation du formulaire P20 et des modules (lettre circulaire 999/153 du 1er juillet 2009).

Prévention des indus

L'accent est mis tout particulièrement sur le fait que pour éviter les indus, tous les messages RIP en rapport avec une occupation sont traités sans délai (dans les 7 jours civils) et en priorité et déclenchent les réactions décrites dans la lettre circulaire précitée (suspension des paiements, envoi du formulaire et du module 18 bis), même ceux qui portent la mention STU pour le troisième trimestre.

Début de la période de consultation

Règle générale

Conformément à l'Art. 1er, §2, 1° AR du 12 août 1985, la période de 360 jours civils (stage d'insertion professionnelle) débute le 1er août après la dernière année scolaire ou académique (CO 1389 du 16 mai 2012).

Exceptions


Début de la période d'octroi	Priorité des moyens de preuve - Ordre de la force probante99.
Le jour après la fin de toutes les activité imposées par le programme d'études, lorsque cette fin se situe après le 1er août ou le jour après la fin de l'apprentissage100 ou de la formation	Source authentique (message de radiation D062); à défaut, la déclaration sur l'honneur sur le formulaire P7a (question 3), P20 (question 2 ou 3 du formulaire) ou P9
Le jour après la remise d'un mémoire de fin d'études supérieures ou le jour après l'interruption de la préparation de celui-ci	Source authentique (message de radiation D062); à défaut, la déclaration sur l'honneur sur le formulaire P7a (question 3), P20 (question 2 ou 3 du formulaire) ou P9
Le jour après la fin de la période de stage exigée pour être nommé à une charge publique, ou le jour après l'interruption de ce stage	Source authentique (déclaration du maître de stage)
Le jour après la date à laquelle il a été mis fin prématurément à de nouvelles études, un apprentissage ou une formation, à condition: a) qu'il ne se soit pas écoulé un délai de plus de quinze mois entre la fin d'études, d'un apprentissage ou d'une formation et la reprise d'études, d'un apprentissage ou d'une formation; b) que les nouvelles études, le nouvel apprentissage ou la nouvelle formation aient duré au moins six mois si le délai mentionné sous a) est dépassé	Source authentique (message de radiation D062); à défaut, la déclaration sur l'honneur sur le formulaire P7A (question 3), P20 (question 2 ou 3 du formulaire) ou P9

Exemples

Un étudiant s'inscrit à l'université pour 60 crédits. Jusqu'à preuve du contraire, le D062 fait s'ouvrir un droit aux allocations familiales pour toute l'année académique. Le 10 mars, la caisse d'allocations familiales reçoit un flux D043 indiquant une inscription comme demandeur d'emploi le 7 mars 2012 (présomption de cessation des études). Elle ne reçoit aucun D062 mentionnant la désinscription. L'étudiant déclare sur le formulaire P20 qu'il a abandonné ses études le 2 mars 2012. Compte tenu de la déclaration, le stage d'attente débute le 3 mars 2012, selon le schéma ci-dessus en raison du manque d'informations en provenance de la source authentique.
Dans un cas comparable, la caisse reçoit un flux D043 et une désinscription D062 avec date de prise de cours le 20 mars 2012. Le stage d'attente débute le 21 mars 2012, étant donné que c'est l'information de la source authentique D062 concernant la cessation des études qui prime.
Dans un cas analogue, la caisse d'allocations familiales ne reçoit qu'une inscription comme demandeur d'emploi (flux D043) sans désinscription comme étudiant (flux D062), mais l'étudiant majeur déclare sur le formulaire P7 du 18 septembre 2012 qu'il a poursuivi ses études (admis jusqu'au 30 juin 2012). Le stage d'attente débute le 1er août 2012, selon le schéma ci-dessus en raison du manque d'informations en provenance de la source authentique.

Droit pendant les vacances d'été après l’apprentissage / contrat d'alternance

Pour les contrats conclus avant le 1er septembre 2015 (Communauté française) et avant le 1er septembre 2016 (Communauté flamande), la période d'octroi commence à courir le jour suivant la fin du contrat ou le jour après l’interruption, que les conditions relatives à la continuité du droit en vertu de l’Art. 62, §2 LGAF soient remplies ou non 3 mois après l’interruption. Le cas échéant, il existe la double qualité de l’enfant bénéficiaire. Pour les nouveaux contrats (contrat de formation en alternance/'overeenkomst alternerende opleiding') qui relèvent de l’article 3 de l’AR du 10 août 2005, les vacances d'été sont d’application comme prévu dans cet arrêté (double statut pour août).

Exemption de l’inscription comme demandeur d’emploi

Lorsque le jeune ne s’inscrit pas comme demandeur d’emploi parce qu’il dispose d’une attestation de l’ONEM "Dispense d’inscription comme demandeur d'emploi sur la base de l’Art. 38, al. 1er, CM, et de l’Art. 98 bis, 1er, de l’AR", les jours qui comptent comme stage d'insertion professionnelle pour l’ONEM peuvent également être pris en considération pour établir le droit aux allocations familiales afin de conserver au maximum la cohésion entre le régime du chômage et la législation des allocations familiales. Malgré l’absence d’inscription comme demandeur d'emploi, les allocations familiales peuvent être accordées pour la période mentionnée sur l’attestation, pour autant que toutes les autres conditions d’octroi soient remplies.

Prolongation du stage d'insertion professionnelle

Après la période d'octroi de 360 jours calendrier, le jeune continue à bénéficier des allocations familiales aux conditions ordinaires en termes de revenu tant que ses efforts pour trouver du travail n'ont pas été évalués deux fois de manière positive par l'ONEM.
Suite à la sixième réforme de l’État, l’activation des demandeurs d’emploi est organisée, depuis le 1er janvier 2016, par les Services régionaux de l'emploi. Seule la Région bruxelloise est encore concernée par l’ONEM. Cela implique que quatre procédures différentes sont en vigueur concernant le suivi du comportement de recherche d’emploi. La CO 1410 du 10 juin 2016 comporte une nouvelle procédure générique et les modules de lettre et formulaires adaptés y afférents pour pouvoir, malgré la diversité des systèmes de suivi existants dans les Services régionaux de l'emploi, établir le droit aux allocations familiales durant la prolongation du SIP suivant une seule procédure générale. Vu que les caisses d'allocations familiales n'ont pas encore accès aux données qualifiées de la source authentique (Services régionaux de l'emploi) et de l'ONEM concernant les résultats des évaluations, il reste nécessaire de demander les renseignements au ménage à l’aide des formulaires.

Pour les enfants dont le SIP est prolongé, il faut indiquer sur le Brevet d'attributaire (mod. Y) " SIP prolongé jusqu'au XX/XX/XXXX ", c'est-à-dire la date de fin de la période de 6 mois suivant l'évaluation négative, durant laquelle les allocations familiales peuvent être payées à titre provisionnel en attendant de recevoir le résultat de l’évaluation suivante.

Une adaptation supplémentaire de la feuille d’info néerlandaise du formulaire P20 a été effectuée après l’introduction du contrat de formation en alternance et de "l'apprentissage dual" (duaal leren) dans la Communauté flamande et la Commission communautaire flamande (Cf. lettre circulaire 996/117bis du 19 septembre 2016).

La formation professionnelle individuelle et le stage d 'insertion

L'allocation d'insertion/de formation/de stage doit être prise en compte dans le calcul du revenu plafond (Cf. lettre circulaire 997/28nonies). Pour la formation professionnelle individuelle (FPI) et le stage d'insertion, la prime de productivité est également considérée comme revenu.

Le formulaire P20 a été adapté. (Cf. lettre circulaire 999/169 du 5 juillet 2013).

Nouvelle valeur TRI - Stage d'insertion

Dans le cadre du plan de relance, le gouvernement fédéral a pris un certain nombre de mesures visant à promouvoir l'emploi dans le secteur horeca. Ces mesures ont une influence sur le message Dimona (D051), dont le contenu a été modifié.

Comme mentionné dans la CO 1386 qui vous a été transmise par e-mail ayant pour objet "CO 1386 - 2014 Evaluation annuelle des besoins d'information sur supports électroniques et papier" le 24/02/2014, il existe une nouvelle valeur TRI dans la zone KindofWorker du message Dimona. Cette valeur doit être ajoutée dans les messages qui sont transférés à partir du 01/04/2014. A partir de cette date, ce code doit donc pouvoir être traité par les organismes d'allocations familiales.

a) Globalement

Dans le cadre du plan de relance, un contingent de 10.000 places pour l'apprentissage sur le lieu de travail a été créé le 1er janvier 2013 pour les jeunes demandeurs d'emploi peu qualifiés. Moyennant le stage d'insertion d'au maximum six mois, le jeune demandeur d'emploi peu qualifié peut faire connaissance avec le marché de l'emploi pendant son stage d'insertion professionnelle (l'ancien stage d'attente). Pendant ce stage d'insertion, les jeunes demandeurs d'emploi reçoivent une indemnité qui peut être considérée comme une composante du salaire. Les stagiaires bénéficieront d'une allocation de stage de 26,82 euro par jour de la part de l'ONEM et une indemnité mensuelle de 200 euro au maximum de la part de l'employeur.

Les employeurs communiquent l'entrée en service de ces stagiaires par des attestations Dimona (attestations D051 dans la terminologie du Cadastre).
On fait référence à ces stagiaires par la nouvelle valeur TRI dans la zone KindofWorker. Cette valeur est disponible par un flux de consultation et de distribution. A partir 01/04/2014, les messages de mutation D051 mentionnent tous les stages d'insertion, et tous les stages de transition entamés depuis le 1^er janvier 2013 peuvent être consultés moyennant le flux de consultation P051. Pour ces stagiaires, une attestation D042 est également envoyée à propos des allocations de stage que l'ONEM leur paie. La zone NrOfControlledDays dans ces attestations mentionne combien de jours ces stagiaires ont été rémunérés. Ces données sont également disponibles par le flux de consultation P042.

b) Application pratique

Etablissement du droit pour la période avant l'envoi des messages Dimona avec mention de TRI (1^eravril 2014)

A partir du 1^er avril 2014, la réception d'un message Dimona avec mention de la valeur TRI dans la zone KindofWorker déclenche la procédure habituelle décrite dans la lettre circulaire 999/153 du 1^er juillet 2009. Dans ce cas, les paiements sont suspendus immédiatement et un formulaire P20 accompagné d'un module de motivation 18bis est envoyé à l'assuré social concerné. La suspension des paiements est levée si l'assuré social concerné peut prouver moyennant des attestations de l'employeur qu'il n'a pas dépassé le montant maximum autorisé.

La documentation technique des messages D051 et P051 sera complétée par cette valeur et vous sera transmise plus tard.

FAMIFED demande aux organismes d'allocations familiales de faire le nécessai re à ce sujet. Pour de plus amples informations ou des questions con cern ant cette modification, vous pouvez toujours prendre contact avec le service Monitoring via monitoring.ctrl@famifed.be.

Engagement volontaire militaire

La loi du 10 janvier 2010 instituant l'engagement volontaire militaire a modifié l'article 62 de la loi générale. En conséquence, les informations figurant sur le formulaire P20 ont été adaptées, en ce sens que la solde du militaire volontaire pendant les six premiers mois ne constitue pas un obstacle pour l'octroi des allocations familiales durant durant le stage d'insertion professionnelle (voir circulaire de FAMIFED CO 1385 du 18 novembre 2010).

Arrêt de la procédure de suivi en cas d’empêchement qui dépasse la période d’attente

La lettre circulaire 999/153 du 1er juillet 2009 prévoit la possibilité, après réception du formulaire P20, de cesser prématurément le suivi ultérieur du droit en tant que jeune demandeur d’emploi quand les 4 conditions suivantes sont remplies.

Sur le formulaire, il est indiqué que l’empêchement va dépasser la période d’attente (emploi définitif trouvé).
Les revenus déclarés dépassent le plafond pour les allocations familiales.
La raison de la cessation du paiement et la fermeture du dossier sont motivés correctement.
Des informations sont fournies au sujet de la manière dont le droit peut être obtenu à nouveau, lorsque l’obstacle cessera d’exister.

FAMIFED a reçu des plaintes concernant l’envoi inutile de formulaires de clôture P20 et de rappels à la fin de la période d'octroi après que les intéressés ont déjà signalé un empêchement qui allait dépasser la période d’attente. Pour éviter un envoi superflu de formulaires, il est recommandé, chaque fois qu'il est répondu « Oui, définitif » à la question 4 du formulaire P20, de supprimer le suivi du jeune demandeur d’emploi suivant la procédure susmentionnée, après quoi la période d’intégration du jeune dans le Cadastre peut être clôturée.

Thème 8 - Les enfants placés

3.8.1. Pour les enfants placés dans la Communauté flamande

Les instructions ont été modifiées depuis de 2014 conformément aux décrets Integrale Jeugdhulp en Integrale Pleegzorg. Les modifications apportées à la procédure ont été communiquées à tous les organismes d'allocations familiale par courriel pour les enfants qui sont placés dans une institution et/ou dans une famille d'accueil (Cf. courriel du 24 décembre 2013 adressé à tous les organismes d'allocations familiales).

Dans les courriels adressés aux caisses d'allocations familiales les 28 février 2014, 10 novembre 2015 et 16 novembre 2016, les principes ont été à nouveau expliqués et les points de contact pour les différents types de placement communiqués. La lettre circulaire 999/184 du 16 juin 2017 fournissait des instructions complémentaires concernant la mise en production d’une nouvelle application pour l’envoi des messages de placement par l’Agentschap Jongerenwelzijn (JWZ).

3.8.1.1. Quelle instance envoie le message?

A) Messages concernant le début et la fin des placements et autres modifications (message sur les 2/3)

Les placements qui sont à la charge de Jongerenwelzijn sont communiqués par JWZ (service allocations familiales) aux caisses d'allocations familiales au moyen du message de placement D227. Jongerenwelzijn envoie, pour les nouveaux dossiers, le formulaire D227 au service Monitoring qui recherche ensuite la caisse compétente dans le Cadastre et lui transfère le formulaire.
Le message de placement D227 contient dorénavant une date de fin dans le futur. Si le message de placement ne devait pas mentionner de date de fin, l’Art. 70 LGAF s’applique tant qu’une date de fin de placement n’a pas été communiquée.
Les placements en famille d'accueil sont signalés aux caisses d'allocations familiales par les services de placement provinciaux et non par le Jongerenwelzijn. Après la mesure de transition (cf. courriel du 28 février 2014 adressé à toutes les caisses d'allocations familiales), ceci s'applique aux placements à partir du 1er avril 2014. Le service de placement familial communique toujours l’information à la caisse d’allocations familiales, afin de payer les 3/3 des allocations familiales à la famille d'accueil et l’allocation spéciale (70ter LGAF) au dernier allocataire avant le placement.
Un message D227 avec la date de fin du placement est envoyé suite à une modification de la forme d'aide, de l'instance effectuant le placement ou parce que le jeune a définitivement quitté l'institution ou que la mesure de placement dans la famille d'accueil a pris fin. Un jeune qui continue à séjourner dans cette famille d’accueil n'est donc plus placé, mais sur base volontaire dans cette famille.

Concernant la communication des prolongations des placements, en vue d’éviter les interruptions de paiement, FAMIFED a pris les dispositions suivantes avec Pleegzorg Vlaanderen, qui les communiquera aux services de placement :

la mention de la date de fin du placement, lors de la communication du début du placement, comprend la communication des prolongations ultérieures ;
si aucune date de fin du placement n'est mentionnée lors de la communication du début du placement, cela signifie que le paiement des allocations familiales est poursuivi jusqu'à la communication de la date de fin du placement ; les prolongations intermédiaires ne sont pas communiquées.

Selon le décret du 29 juin 2012 portant organisation du placement familial, la mesure de placement peut être prolongée jusqu’à l’âge de 21 ans au maximum (auparavant, 20 ans seulement). Si le placement se prolonge jusqu’à l’âge de 21 ans, le paiement de l’allocation forfaitaire 70 ter peut également être prolongé aux conditions posées jusqu’à la fin du placement.

Les placements par la Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) ou par Kind & Gezin sont communiqués à la caisse d’allocations familiales au moyen d’un avis de placement par l’institution. Les courriers ou courriels sans mention du D227, qui communiquent le début ou la fin d’un placement ou toute autre modification, sont acceptés parce qu’ils proviennent de la source authentique.

B) Messages concernant la partie réservée des allocations familiales (1/3)

Ils sont envoyés par l’instance qui est en charge du jeune.

Exception

L’autorité de placement prend une décision qui exige l’ouverture d’un compte d’épargne au nom de l’enfant. Dans ce cas, le Fonds Jongerenwelzijn ouvre le compte d'épargne et signale à la caisse d’allocations familiales la destination du tiers. Si un compte d’épargne doit être ouvert pour le jeune placé dans d’autres secteurs (VAPH, Kind & Gezin), JWZ prendra une décision sur la destination du tiers mais il n’y aura pas de message de début ou de fin de placement. Les institutions dans lesquelles sont placés les enfants par l’intermédiaire de la VAPH ou de Kind & Gezin (CKG = Centra voor Kinderzorg en Gezinsondersteuning) envoient elles-mêmes le message de placement aux caisses d'allocations familiales. Jongerenwelzijn ne mentionne que la décision concernant la destination du tiers, s'il est décidé de le verser sur un compte d'épargne au nom de l'enfant mineur (et éventuellement l'enfant majeur). Les caisses d'allocations familiales ne peuvent donc pas s'adresser à Jongerenwelzijn pour obtenir l’avis de placement mais doivent se tourner vers les institutions de la VAPH et les CKG.

Décision sur le tiers en cas de placement à la charge des services de protection de la jeunesse

Pour les cas visés à l'Art. 70, al. 3 LGAF (le placement à charge des services chargés de la protection de la jeunesse), il faut attendre la décision du tribunal de la jeunesse, sauf si une décision a déjà été prise précédemment suite à un placement antérieur. L'Agence Jongerenwelzijn (JWZ) confirme à FAMIFED que le point II,1.2. de la CM 509 reste en vigueur, ce qui signifie que si une décision judiciaire a déjà été prise au préalable par le tribunal de la jeunesse au sujet de l'utilisation du solde des allocations, le paiement à l'allocataire désigné doit être poursuivi.

Un contrôle est en outre effectué formellement à l'aide du formulaire P3-a afin d'examiner la conformité de la décision de justice en demandant à l'institution quelle personne continue à s'occuper de l'enfant. Si la conformité n'est pas attestée, on prend contact avec JWZ.

Cette correction est aussi d'application pour les paiements éventuellement bloqués actuellement. FAMIFED demande aux caisses d'allocations familiales d'effectuer les rectifications nécessaires en tenant compte de cette correction.

En cas de placement à charge d’une autorité publique (VAPH, CKG) par le tribunal de la jeunesse, le tiers peut être payé à l’allocataire d’avant le placement si celui-ci s’occupe encore de l’enfant selon le P3, et dans ce cas, il ne faut pas attendre de savoir si une décision du tribunal de la jeunesse suivra encore au sujet du tiers. Le tribunal de la jeunesse ne doit pas être interrogé à ce sujet.

Lorsqu’il ressort du formulaire P3 que l’allocataire d’avant le placement ne s’occupe plus de l’enfant, on prend tout d’abord contact avec l’institution pour connaître la destination du tiers. Si ce contact se révèle infructueux, la possibilité suivante est de s’adresser au tribunal de la jeunesse.

C) Avis de placement en cas de combinaison de placements (intersectoriels)

Sans famille d’accueil

Dans les situations présentant une combinaison de modules de séjour de Jongerenwelzijn, de la VAPH et/ou de Kind & Gezin, les 2/3 des allocations familiales sont versés à l’instance où la majeure partie du séjour se situe. Ce n'est que si la majeure partie du séjour se trouve chez Jongerenwelzijn que celui-ci communique le placement à la caisse d’allocations familiales. Dans les autres cas, la communication est faite par la structure/l’institution de la VAPH ou d’un CKG.

Avec famille d’accueil

Sur la base de la dérogation générale de l'Art. 51, §4 LGAF, le droit prioritaire est maintenu dans la famille d’accueil en cas de double placement (CM 521 du 12 mars 1993). Dans une combinaison avec une famille d’accueil, les parents d’accueil sont considérés comme étant la famille naturelle et les règles identiques concernant les allocations familiales sont de rigueur, tout comme pour un placement ordinaire. La porte d'entrée ou le Juge de la jeunesse peuvent décider que le tiers ira à la famille d’accueil. La communication sur le tiers est assurée par le service de placement familial, qui transmet le nom de la famille d'accueil à la caisse d’allocations familiales. Si le service de placement familial ne le mentionne pas, la caisse d’allocations familiales paie le tiers à l’allocataire d'avant le placement initial, généralement la mère d'accueil

Sans famille d’accueil

Dans les situations présentant une combinaison de modules de séjour de Jongerenwelzijn, de la VAPH et/ou de Kind & Gezin, les 2/3 des allocations familiales sont versés à l’instance où la majeure partie du séjour se situe. Ce n'est que si la majeure partie du séjour se trouve chez Jongerenwelzijn que celui-ci communique le placement à la caisse d’allocations familiales. Dans les autres cas, la communication est faite par la structure/l’institution de la VAPH ou d’un CKG.

Avec famille d’accueil
Sur la base de la dérogation générale de l'Art. 51, §4 LGAF, le droit prioritaire est maintenu dans la famille d’accueil en cas de double placement (CM 521 du 12 mars 1993). Dans une combinaison avec une famille d’accueil, les parents d’accueil sont considérés comme étant la famille naturelle et les règles identiques concernant les allocations familiales sont de rigueur, tout comme pour un placement ordinaire. La porte d'entrée ou le Juge de la jeunesse peuvent décider que le tiers ira à la famille d’accueil. La communication sur le tiers est assurée par le service de placement familial, qui transmet le nom de la famille d'accueil à la caisse d’allocations familiales. Si le service de placement familial ne le mentionne pas, la caisse d’allocations familiales paie le tiers à l’allocataire d'avant le placement initial, généralement la mère d'accueil101 Lorsque le service de placement familial communique au sujet du tiers, les allocations familiales forfaitaires sont payées à l'allocataire d'avant le placement (sauf indications contraires).

3.8.1.2. Types de placement au sein du champ d’application de l’Art. 70 LGAF

Centre fermé De Grubbe à Everberg

Ce centre doit être considéré comme une institution où un mineur peut être placé de manière résidentielle (application de l'Art. 70 LGAF).

Ceci signifie donc la répartition des allocations familiales : 2/3 à l'institution, 1/3 comme décidé par l'organisme placeur. Jongerenwelzijn signalera en temps opportun les placements qui ne sont plus à charge du gouvernement fédéral et deux tiers des allocations familiales devront être payés à Jongerenwelzijn.

Internats ouverts en permanence

Jongerenwelzijn a fait savoir que depuis le 1er septembre 2016, tous les internats ouverts en permanence relèvent de l’aide à la jeunesse non directement accessible. Jongerenwelzijn a confirmé que les caisses d'allocations familiales recevront la notification par le biais du D227 depuis sa cellule centrale allocations familiales102. Par conséquent, les procédures existantes s’appliquent pour la répartition des allocations familiales (1/3 - 2/3).

FAMIFED a reçu de nombreuses plaintes concernant des paiements par chèques circulaires des deux tiers aux internats. FAMIFED rappelle que, conformément à l’Art. 70, al.2 LGAF, les allocations familiales dues en faveur d'un enfant placé par l'intermédiaire ou à charge d'une autorité publique dans une institution, en application de la réglementation relative à la protection de la jeunesse, sont payées à concurrence de deux tiers à l'institution. Il est demandé faire le nécessaire pour appliquer correctement cette méthode de paiement.

3.8.1.3. Formes d’accompagnement hors du champ d’application de l’Art. 70 LGAF103

L'action sociale préventive

Dans le cadre du service volontaire, les communautés ont prévu des mesures d'aide spécifiques à la famille afin d'éviter le placement d'un jeune. L'Action spécifique104 a remplacé l'action sociale préventive (anciennement ASP). L'Action spécifique est devenue une forme de VIST (Versnelde IndicatieStelling) qui peut être abordée dans les situations urgentes. Il ne s'agit pas de placements réguliers au sens de l'Art. 70 de la loi générale. Par conséquent, la clé de répartition particulière (2/3 pour l'institution ou l'autorité, 1/3 pour une personne physique ou sur un livret d'épargne) n'est pas applicable. FAMIFED adaptera le formulaire P3-a (adaptation à la lettre circulaire 999/158 du 20 décembre 2010).

Centra voor Integrale Gezinszorg (CIG)

Les CIG offrent un soutien aux familles rencontrant des problèmes d’éducation graves afin d’éviter la désintégration des familles105. L’accompagnement s’adresse à la famille dans son ensemble. Il est important de signaler à ce sujet qu’un séjour dans un CIG est un placement dans une famille et non PAS un éloignement du domicile d’un mineur. Le ménage prend une grande partie des frais à charge, ce qui justifie qu’il reçoive les allocations familiales. Par conséquent, l’un des parents continue de percevoir l’intégralité des allocations familiales.

Accueil de crise

Le séjour temporaire de l'enfant n'a en fait aucune influence sur le paiement des allocations familiales. Seule une notification du service de placement familial indique qu’il s’agit d’un placement familial et que les allocations familiales sont dues à la famille d'accueil.

L'application de l'article 70ter doit toujours être signalée à l'organisme placeur (la porte d'accès intersectorielle), pas au Jongerenwelzijn.

3.8.1.4. Suppression de la notification D228P et du formulaire P3

Pour les placements en famille d'accueil en Communauté flamande, le formulaire D228P (aperçu trimestriel des montants payés) ne doit plus être envoyé à la famille d'accueil depuis le 1er janvier 2014, ni au service de placement familial (Cf. courriel du 24 décembre 2013 à tous les organismes d'allocations familiales). La lettre circulaire 999/152 du 29 juin 2009 est abrogée à partir de cette date. Il suffit de fournir le motif à la famille d’accueil, conformément à la Charte de l’assuré social, au début et à la fin du placement et lors de toute décision administrative qui implique une modification du montant. Suite au décret du 29 juin 2012 portant organisation du placement familial, le formulaire Mod. P3-b a été supprimé.

Selon l’Agence Jongerenwelzijn, il apparaît que les caisses d'allocations familiales fournissent encore les formulaires D228P. A la demande de Jongerenwelzijn, FAMIFED insiste auprès des caisses d'allocations familiales pour qu'elles ne transmettent plus les décomptes des montants payés.

3.8.1.5 Routage des messages de placement

D227 de Jongerenwelzijn

Jongerenwelzijn envoie les avis D227 à la dernière institution qu’il connaît et ne vérifie pas si elle est encore compétente, ce qui a déjà entraîné des discussions et des paiements de bonne foi. Afin d’éviter cela, la caisse d'allocations familiales qui reprend le dossier contacte Jongerenwelzijn lorsqu’elle reçoit le brevet afin de signaler la reprise de la compétence106.

En cas de nouveau placement ou lorsque Jongerenwelzijn ne connaît pas la caisse compétente, le message de placement est transmis au service Monitoring de FAMIFED. À partir de ce moment, le paiement de bonne foi ne peut plus être invoqué vu que JWZ a informé le secteur des allocations familiales. Dans de tels cas, c'est la date à laquelle JWZ a envoyé le message à FAMIFED qui s'applique et non la date à laquelle la caisse accuse réception du message. La date sur le D227 ne peut être contestée par la caisse afin d'invoquer le paiement de bonne foi.

D227 du service provincial de familles d’accueil et les notifications Art. 70ter

FAMIFED attire l’attention des caisses d'allocations familiales sur la consigne de communiquer le paiement de l’allocation forfaitaire à l’organisme placeur107 à savoir l’instance de renvoi sur le D227 ou la porte d’accès intersectorielle de la province concernée (et non au Jongerenwelzijn).

Actuellement, on examine la possibilité que les caisses d’allocations familiales envoient aussi une notification à l’organisme placeur lorsque l’allocation forfaitaire 70ter ne peut être octroyée, pour que l’organisme placeur sache clairement si l’allocation forfaitaire est payée ou non. Le module de lettre relatif au paiement ou non de l’allocation forfaitaire 70ter sera adapté en ce sens.

3.8.1.6. Régularisation avec le service Jongerenwelzijn de la Communauté flamande

Concernant les allocations familiales payées indûment en faveur des enfants placés qui ont été payées "en lieu et place" d’un autre organisme d'allocations familiales, il a été décidé que celles-ci soient prioritairement réglées directement entre les organismes d'allocations familiales, sans faire appel à une récupération auprès de la Communauté flamande. Cela concerne des régularisations entre organismes (anciens débiteurs C) qui, actuellement, ne sont généralement plus effectuées. Cette méthode de travail ne peut pas être étendue aux débiteurs B.
Les débiteurs B (paiements indus des 2/3) sont demandés, comme toujours, à la Communauté flamande.

3.8.1.7. Aperçu schématique : Placements en Communauté flamande - Quand les paiements des allocations familiales doivent-ils être suspendus?

Placement	Article	Paiement 1/3	Suspension des paiements en attendant la décision du Tribunal de la jeunesse (TJ)	Suspension des paiements en attendant la décision de la porte d'accès intersectorielle
Les allocations familiales dues en faveur d’un enfant placé dans une institution par l’intermédiaire ou à charge d’une autorité publique	Art. 70, al. 1^er	Le solde à la personne physique visée à l’article 69 Cf. D227 (bis) / notification placement / P3	Non, paiement à la personne qui continue de s’occuper de l’enfant jusqu’à ce que le TJ ait pris une décision et qu’elle soit communiquée par JWZ. D227P et D227Pbis	Non D227P avec indication « allocataire avant le placement est bénéficiaire du 1/3 » est suffisant pour le paiement
			Oui, lorsque, selon le P3, cet AL ne s’occupe plus de l’enfant ? -> Demander décision via JWZ.	Oui, lorsque, selon le P3, cet AL ne s’occupe plus de l’enfant ? -> Demander décision via JWZ.
Enfant placé en application de la réglementation relative à la protection de la jeunesse, dans une institution à charge de Jongerenwelzijn (JWZ)	Art. 70, al. 3.	L’affectation du solde en faveur de l’enfant fait l’objet d’une décision d’office, selon le cas : 1° du tribunal de la jeunesse qui a ordonné le placement dans une institution 2° de l’autorité désignée par une Communauté Cf. D227 /P3	Oui, sauf lorsqu’une décision a déjà été prise par le TJ avant le placement	Non
			Oui, lorsque, selon le P3, cet AL ne s’occupe plus de l’enfant ? -> Demander décision via JWZ.	Oui, lorsque, selon le P3, cet AL ne s’occupe plus de l’enfant ? -> Demander décision via JWZ.
Enfant placé en application de la réglementation relative à la protection de la jeunesse, dans une institution à charge de la VAPH, de Kind en Gezin, des CGK	Art. 70, al. 3.	Le solde à la personne physique visée à l’article 69 Cf. D227 / notification placement / P3	Non. Lorsque le TJ a pris une décision, JWZ communique la décision concernant le compte d’épargne du mineur.	Non. Lorsque la porte d’accès intersectiorielle a pris une décision (ouverture avec compte d’épargne), JWZ la communique.
			Oui, lorsque, selon le P3, cet AL ne s’occupe plus de l’enfant ? -> Demander décision via l’institution.	Oui, lorsque, selon le P3, cet AL ne s’occupe plus de l’enfant ? -> Demander décision via l’institution.

3.8.2. Les enfants placés dans les Communautés française et germanophone

Signalons que pour le placement chez un particulier et le paiement à un particulier, une attestation/déclaration/disposition du juge ou le formulaire P3 font office de début de preuve et suffisent pour entamer le paiement provisionnel. La réception du formulaire D227 doit faire l’objet d’un suivi.

Pour ce qui est de la preuve du paiement du supplément spécial visé à l’Art. 70ter, on se référera à la circulaire de FAMIFED CO 1344 du 10 juillet 2003 et à la lettre circulaire 996/45 du 24 décembre 2003, qui restent inchangées.

Pour les enfants placés dans une institution, le formulaire D227 a comme finalité particulière de signaler les enfants pour lesquels on applique une modalité de paiement particulière108 (collective) à l’égard de l’autorité responsable du placement. Le formulaire reste dès lors indispensable. Cette modalité de paiement a été communiquée au moyen de la lettre circulaire II/C/996/c.94/Wam du 18 novembre 2011.

L’arrêté du gouvernement de la Communauté française du 9 décembre 2015 relatif aux subventions et interventions pour frais individuels liés à la prise en charge de jeunes n’a pas de retombées sur les caisses d'allocations familiales. Si certaines institutions d’accueil familial ont besoin d’un décompte des paiements pour leur gestion, du fait que les montants calculés en répartition proportionnelle sont exigés, FAMIFED demande alors de fournir une copie du décompte (D228P) qui a été envoyé au service d’assistance à la jeunesse (courriel du 16 mars 2016 aux caisses d'allocations familiales).

3.8.3. Directives générales supplémentaires

Maintien de l'allocataire précédent si le placement est interrompu

En cas de nouveau placement après une interruption du placement précédent, l'allocataire du solde doit à nouveau être désigné conformément à l'Art. 69 LGAF.
L'allocataire d'avant l'interruption du placement ne peut être maintenu que lorsqu'il continue d'être indiqué sur le formulaire P3-b comme la personne qui s'occupe de l'enfant. Ceci s'applique aussi bien à la désignation de la personne physique conformément à l'Art. 69 LGAF, qu'à la désignation de l'allocataire par une autorité judiciaire (situations visées dans la CM 509 II,1,1.1).
Si le placement avec application de la réglementation relative à la protection de la jeunesse à charge de l'autorité publique est interrompu et est poursuivi après cela dans la même ou dans une autre institution à charge de l'autorité publique avec application de la réglementation relative à la protection de la jeunesse, la décision du tribunal de la jeunesse suite au premier placement peut être maintenue (situations visées au point II, 1.2 de la CM 509).

Notification d'un paiement au dernier allocataire avant un placement dans une famille d'accueil (article 70ter de la loi générale)

La procédure de notification est réglée par la circulaire 1344 du 10 juillet 2003. En annexe à la circulaire figure un modèle de lettre destinée à informer les communautés compétentes pour le placement en famille d'accueil du début du paiement du montant prévu par l'A,rt. 70ter de la loi générale.

Paiement d'intérêts en cas d'une décision judiciaire d'octroi après un refus administratif (avis du service juridique (II/13/60226/contr./Art.70KBW/SVB du 14 mai 2013).

Lorsque le juge attribue les allocations familiales au titre de l'Art. 70 LGAF, la question se pose si les intérêts dus en vertu de l'Art. 20 de la Charte doivent être payés aussi bien à l'institution (bénéficiaire du 2/3) qu'à l'allocataire du 1/3. En outre, il faut fixer le montant sur lequel les intérêts doivent être calculés.

Etant donné que la Charte (Art. 2, al. 1, 7°) ne concerne que les assurés sociaux qui sont des personnes physiques, ainsi que leurs représentants légaux et leurs mandataires, les organismes d'allocations familiales ne doivent pas payer d'intérêts à l'institution où l'enfant est placé, ce bénéficiaire n'étant pas une personne physique. Les institutions où sont placés les enfants ne sont pas de bénéficiaires dans le sens de la Charte. Les intérêts dus sont calculés sur le solde au titre de l'Art. 70 LGAF (1/3) et non pas sur le montant total.

Octroi des allocations familiales forfaitaires 70ter LGAF au dernier allocataire d’avant le placement (CO 1344)

Dans la note de la DG Indépendants du SPF Sécurité sociale du 20 juin 2005 (P.8/05/14), il a été précisé que l’allocation forfaitaire est payée à l’allocataire qui recevait les allocations familiales immédiatement avant la mesure de placement de l’enfant en famille d’accueil. A ce sujet, il n’a pas été spécifié que le placement dans une institution puisse précéder le placement en famille d’accueil. Cette interprétation a été supprimée en raison de la suppression de l’art. 33ter de l’AR du 8 avril 1976. Conformément à l’Art. 175/6 LGAF, le champ d'application des dispositions réglementaires relatives à l’exécution des lois coordonnées est applicable aux travailleurs indépendants. Par conséquent, depuis le 1er juillet 2014, l’allocation forfaitaire peut donc être payée à l’allocataire dans le régime des travailleurs indépendants qui percevait les allocations familiales immédiatement avant le placement en institution (qui précédait le placement en famille d’accueil).

Allocations familiales payées indûment - 2/3 versés par l’organisme aux parents

Les allocations payées indûment sont toujours récupérées de la personne ou de l’organisme qui les a perçues indûment (CO 993 du 26 février 1975). Un éventuel accord ou une convention (unilatérale) sur le versement des allocations familiales n’est en principe pas opposable à l’organisme d'allocations familiales compétent. L’organisme d'allocations familiales n’est donc pas lié par le fait que l’organisme verse les 2/3 des allocations familiales aux parents.

Désignation de l’allocataire pour un enfant majeur placé dont le livret d’épargne a été supprimé.

À la majorité de l’enfant placé, le livret d’épargne est souvent supprimé, si bien que les allocations familiales ne peuvent plus être versées par ce biais. Cela ne signifie pas pour autant qu’il ne faut plus respecter la décision de paiement sur un livret d’épargne au nom de l’enfant. Il convient de continuer à payer le tiers des allocations familiales par l’intermédiaire des voies habituelles (compte en banque au nom de l’enfant ou chèque circulaire) et ce jusqu’à la fin du placement.
Lorsque le paiement n’est plus effectué sur un livret d’épargne en raison de sa suppression, il n’est plus nécessaire de procéder au groupement dans le ménage de l’attributaire conformément au principe de la répartition proportionnelle (groupement autour de l'enfant).
Ce point de vue annule et remplace désormais les points de vue précédents en la matière.

Les réfugiés mineurs non accompagnés (MNA) qui sont placés en institution après un placement en famille d'accueil.

Lorsqu’un réfugié mineur non accompagné est placé dans une famille d'accueil, la possibilité existe d’établir le droit conformément à l’Art. 51, §3, 7° LGAF (placement familial par une instance publique dans une famille d’accueil). Les 3/3 des allocations familiales sont payées au parent d’accueil. Lorsque le MNA quitte ensuite une famille d’accueil pour être placé dans une institution au sens de l’Art. 70 LGAF, il y a, en l’absence d’attributaire, peu de possibilités d’établir un droit. Dans le cas où le placement en famille d'accueil a eu lieu avant que l'enfant n'atteigne l'âge de 12 ans, un droit aux allocations familiales peut, conformément à la CM 599, être établi du chef du parent d'accueil. Si le MNA a été reconnu comme enfant atteint d'une affection, FAMIFED peut examiner un droit aux allocations familiales comme attributaire autonome conformément à l’Art. 56septies LGAF. Dans tous les autres cas, il existe, en dernier recours, la possibilité de demander une dérogation individuelle au ministre des Affaires sociales au sens de l’Art. 51,§ 4 LGAF. Les caisses d'allocations familiales doivent introduire automatiquement une telle demande de dérogation individuelle au SPF Sécurité sociale du chef du parent d’accueil (précédent), lorsque le MNA est placé en institution après un placement en famille d’accueil.

Thème 9 - Formulaires incomplets ou manquants - Décision d'office

3.9.1. Principes généraux

Le formulaire constitue seulement un outil destiné à obtenir des données indispensables. On fait surtout appel à l'assuré social pour recueillir les données concernant sa situation en matière de revenus.

La Charte de l'assuré social précise que si l'assuré social ne répond pas à un premier rappel de renseignements, l'organisme effectue lui-même un examen après un mois et prend d'office une décision sur la base des données connues. Les cas à l'étranger font l'objet d'un rappel après un délai de 45 jours. En fonction de cette disposition, on fait au maximum usage des données en matière de situation socioprofessionnelle et de conditions de vie auxquelles le secteur des allocations familiales a accès.

Malgré le manque de collaboration de la famille, la caisse d'allocations familiales prend d'office une décision sur la base d'indications suffisantes :

par le biais d'une consultation de toutes les banques de données (internes) ou des flux (TRIVIA), suffisamment d'éléments peuvent être obtenus pour décider dans des cas individuels ;
si la demande de l'information doit être considérée comme non pertinente, compte tenu de la situation socioprofessionnelle ou familiale telle qu'elle ressort des flux de données électroniques (non) reçus ou de la consultation des banques de données.

La décision d'office est motivée à l'allocataire.

Le droit ne peut pas être refusé parce que le formulaire n'a pas été renvoyé, et ce, si toutes les données indispensables peuvent être obtenues par des moyens électroniques (Cf. Force probante générale de la preuve électronique, 2.2.).

Si l'information ne peut être obtenue par un canal électronique, un formulaire reste nécessaire. Cette règle est surtout applicable dans les situations où le revenu est déterminant et où les flux de données n'apportent p as de réponse.

3.9.2. Envoi/suivi du formulaire de contrôle

Principe: (Cf. CO 1330 du 21 mai 2001)

Dans tous les cas, le formulaire est envoyé, suivi et traité par l’organisme d’allocations familiales qui est compétent pour payer les allocations familiales pour le mois de l’envoi obligatoire, même lorsque cette caisse paie les allocations familiales à titre provisionnel pour ce mois.

Si cet organisme d’allocations familiales constate que le formulaire de contrôle traité contient des informations qui sont importantes pour la caisse d’allocations familiales à laquelle il a transféré la compétence ou dont il a repris la compétence, il prend contact avec cette caisse (cf. les instructions relatives au brevet d’attributaire).

Si l’assuré social ne donne pas suite à un rappel, l’autre caisse d’allocations familiales en est informée. Chaque organisme d’allocations familiales prend alors une décision d’office (le cas échéant, après un contrôle sur place) pour la période pour laquelle il a payé à titre provisionnel.

Formulaire P7

Exemple 1: La caisse A paie jusqu’au 31 août et la caisse B à partir du 1er septembre. Il y a un enfant bénéficiaire: un étudiant de 20 ans. La caisse B envoie le formulaire P7 en septembre et envoie le rappel en novembre si nécessaire. Si le formulaire rentre et qu'il contient des informations qui sont également importantes pour la caisse A, la caisse B envoie un brevet complémentaire à la caisse A. Si l'assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse B le signale à la caisse A. Celle-ci prend alors une décision (d'office) au sujet de la période jusqu'au 31 août, et la caisse B pour la période à partir du 1er septembre.

Exemple 2: La caisse A paie jusqu’au 30 septembre et la caisse B à partir du 1er octobre. Il y a un enfant bénéficiaire: un étudiant de 20 ans. La caisse A envoie le formulaire P7 en septembre et envoie si nécessaire le rappel en novembre. Si le formulaire rentre, la caisse A envoie un brevet complémentaire à la caisse B. Si l'assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse A le signale à la caisse B. La caisse A prend alors une décision (d'office) au sujet de la période jusqu'au 30 septembre, et la caisse B pour la période à partir du 1er octobre.

La procédure décrite dans la lettre circulaire 999/178 du 5 juillet 2016 prévoit qu’aucun formulaire P7 ne doit être envoyé pour les dossiers dont le code linguistique est N.
L’information est donnée à l’étudiant au cours du mois de septembre. On attend les flux. Si le flux D062 ne vient pas, on envoie un rappel le 15 novembre après le traitement de tous les flux.

Exemple: La caisse A paie jusqu'au 30 octobre et la caisse B à partir de novembre. Il y a un enfant bénéficiaire de 20 ans. La caisse A indique le code N sur le brevet ("Procédure D062"109). La caisse A indique le nombre de crédits: D062 OK/D06201/D062/02110. La caisse B attend le flux. La caisse B envoie le rappel (module 15 novembre) après avoir traité tous les flux. Si elle ne reçoit aucun flux ni aucun formulaire, la caisse B communique le résultat de son enquête. La caisse A prend alors une décision (d’office) au sujet de la période jusqu’au 30 octobre et la caisse B pour la période à partir du 1er novembre.

Remarque: seules les données pertinentes pour l'année académique en cours sont transmises à l'aide du brevet.111

Formulaire P20

Exemple: La CAF A paie jusqu'au 30 juin et la CAF B à partir du 1er juillet. L’enfant bénéficiaire est un jeune ayant quitté l’école et inscrit comme demandeur d’emploi. La période d'octroi court jusque fin juillet (fin de la période d'octroi).La caisse B envoie le formulaire de clôture P20C + SIP1 et, si nécessaire, le rappel. Si le formulaire rentre et qu'il contient des informations qui sont également importantes pour la CAF A, la CAF B envoie un brevet complémentaire à la caisse A. Si l'assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse B le signale à la caisse A. Celle-ci prend alors une décision (d'office) au sujet de la période jusqu'au 30 juin, et la caisse B à partir de juillet.

3.9.3. Rappel de formulaires non renvoyés

Procédure pour l'année 2018: situations dans lesquelles la collaboration de l'assuré social est encore demandée

Les instructions ci-dessous sont valables pour l'année 2018.

En attendant la collecte générale des données par flux de données électroniques, chaque document manquant est rappelé une fois après un mois.
Les cas à l'étranger font l'objet d'un rappel après un délai de 45 à 60 jours civils. La pratique qui consiste à envoyer un rappel en cas de non-renvoi du formulaire de contrôle tout en mettant déjà en garde contre une éventuelle récupération doit être maintenue.

Il faut éviter un deuxième rappel et d'éventuels rappels suivants en consultant TRIVIA de façon interactive et en exploitant les messages RIP et DMFA et les autres flux reçus.

Si les données manquantes peuvent être obtenues en procédant à ces consultations/intégrations, il ne faut plus envoyer aucun rappel automatique, conformément à la Charte de l'assuré social112. Cette procédure remplace le formulaire manquant et valide les paiements pour la période couverte par le formulaire (y compris les paiements provisionnels113). Un contrôle sur place doit être demandé uniquement lorsqu’il est impossible d’obtenir des informations suffisantes. Lorsque la caisse dispose des données nécessaires pour le traitement administratif du dossier ou pour la validation des paiements ou lorsqu’il est possible d’obtenir les renseignements utiles d'une autre manière, elle ne peut demander de contrôle au service de Contrôle social de FAMIFED. Rien n’empêche toutefois les caisses d'allocations familiales d’organiser à leurs frais une visite d’assistance (lettre circulaire 996/124 du 24 juin 2016).

3.9.4. Cas d'application particuliers

3.9.4.1. Le formulaire pour les étudiants (P7-A) n'est pas renvoyé

Adaptations apportées par les lettres circulaires 999/169 du 5 juillet 2013 et 999/176 du 3 juillet 2015, 999/178 du 5 juillet 2016 et 999/178bis du 19 octobre 2016 et 999/182 du 29 juin 2017.

Pour les étudiants en Communauté flamande (code N), aucun formulaire P7 n'est envoyé, mais on attend le flux D062. À défaut d’informations sur les études et en l’absence de réaction du ménage au module de lettre du 15 novembre, la procédure de recouvrement des provisions d’allocations familiales est alors lancée le 15 décembre.

Dans les Communautés française et germanophone où le formulaire P7 est bien envoyé et rappelé, en l’absence de réaction du ménage, il y a encore un dernier courrier d’avertissement qui est envoyé le 15 décembre, à la suite de quoi l’indu est notifié au plus tard le 31 janvier.

Pour les étudiants dans la Communauté flamande (code N), le formulaire P7 n'est pas envoyé, mais on attend le flux D062. On envoie annuellement une seule lettre informative (lettre d'info 18+) sur le droit aux allocations familiales comme étudiant.

Pour la communauté flamande, lorsqu’on ne dispose pas des informations concernant les études le 15 décembre, on entame la procédure de récupération des allocations familiales payées à titre provisionnel. Pour l'année scolaire 2016-2017 pour les Communautés française et germanophone, outre la procédure existante susmentionnée, une seconde méthode de travail facultative est en vigueur. Celle-ci est décrite dans la lettre circulaire 999/178bis du 19 octobre 2016 : après l’envoi d’une dernière lettre d’avertissement à la famille le 15 décembre, l’indu est signifié au plus tard le 31 janvier 2017. L’évaluation de cette méthode de travail montre que, dans une part importante des dossiers, l’attestation d’études arrive encore après le 15 décembre et qu'il ne faut donc rien débiter. Par conséquent, pour l’année académique 2017-2018, la procédure de la lettre circulaire 999/178bis ne sera plus optionnelle mais elle deviendra la méthode de travail généralisée pour les Communautés française et germanophone.

Dans la circulaire de FAMIFED CO 1374 du 25 septembre 2008, point 5.3, vous avez appris quelles sont les conséquences du non-renvoi du formulaire P7-A. Dans les lettres circulaire 999/154 du 15 juillet 2009 et 999/178 du 5 juillet 2016, ces instructions ont été confirmées.

Pour les jeunes à l'étranger, le formulaire P7-A ne doit plus être suivi dès que le formulaire E ou le formulaire P7-int a été reçu, ce qui permet de poursuivre les paiements.

3.9.4.2. Le formulaire pour les jeunes demandeurs d'emploi (P20) n'est pas renvoyé

Dans la lettre circulaire 999/153 du 1er juillet 2009, des instructions vous ont été données pour le cas où le formulaire P20 fait défaut. La CO 1410 du 10 juin 2016 contient nouvelles instructions pour l’envoi et le suivi des formulaires pendant le stage d'insertion professionnelle prolongé.

Décision d'office - Application de la règle des cinq jours (= 38 heures)

Lorsque le formulaire P20 n'est pas renvoyé après un premier rappel, la caisse d'allocations familiales dispose de la possibilité d'appliquer la règle des cinq jours.
Cette modalité rend le contrôle sur place superflu.

L'application de cette règle suppose le renversement de la charge de la preuve. On peut automatiquement établir un paiement indu à partir d'une occupation de cinq jours ouvrables ou de 38 heures ou de journées assimilées au travail (par ex. congés annuels, jours fériés légaux, salaire garanti en cas de maladie ou d'accident...). S'il y a moins de 5 jours de travail ou de 38 heures, la validé du paiement provisionnel peut être admise.

Pendant la durée et à la fin de la période d'octroi (stage d'insertion professionnelle), aucun paiement ne peut être effectué en vertu de cette règle. Les instructions de la lettre circulaire 999/153 doivent être strictement respectées. Cette règle n'a aucun rapport avec l'octroi d'office des allocations familiales suspendues sur la base du message DMFA du troisième trimestre (240 h eures au maximum) ou de la reprise des études après les vacances d'été (enfant ayant la double qualité d'étudiant et de demandeur d'emploi pendant les vacances d'été). Sur la base d'un message RIP reçu après le 15 août, on peut toutefois renoncer à une suspension préventive pour le mois d'août (vacances d'été de l'étudiant dans l'enseignement non supérieur) ou pour les mois d'août et de septembre (vacances d'été de l'enfant dans l'enseignement supérieur).

Cette règle est également appliquée pendant le stage d'insertion professionnelle prolongé (CO 1395 du 14 novembre 2016).

3.9.4.3. Données relatives à la co-parenté114 et à l'hébergement alterné de durée égale

La preuve du régime de parenté en cas de séparation légale (divorce): procédure ajustée

Ancienne procédure:

Conformément à la CM 555 du 26 février 1998, les caisses d'allocations familiales doit écrire à l’allocataire, lorsqu'elle reçoit une notification concernant un divorce dans un ménage comptant des enfants mineurs, pour demander le régime de parenté décidé dans le jugement de divorce. Le cas échéant, la question est rappelée après un mois. En l’absence de réponse, une décision d’office est prise sur la base des données précédemment communiquées en rapport avec le régime de parenté dans le dossier ou la coparenté supposée.

Vu la charge administrative engendrée par cet examen du régime de parenté dans le jugement de divorce et vu qu’en pratique, on n'obtient quasiment pas de nouvelles données sur le régime de parenté , on peut conclure que l’examen du jugement de divorce a peu de valeur ajoutée. De plus, il n’est pas rare que les familles ressentent cette procédure comme une atteinte à la vie privée. Pour cette raison, la procédure a été adaptée comme suit.

Nouvelle procédure :

En cas de séparation de fait uniquement, les parents sont informés de la présomption de coparenté pour le paiement des allocations familiales. Outre les informations données à ce propos sur la possibilité de paiement sur un compte "enfant" et la possibilité que le père puisse demander à être désigné comme l’allocataire pour l’enfant domicilié chez lui, on demande, en cas d’autorité parentale exclusive, de transmettre une copie de la décision judiciaire à la caisse d'allocations familiales le plus rapidement possible. C’est à l’assuré social que revient l’initiative d’informer la caisse d'allocations familiales lorsque la coparenté n’est pas/plus applicable. Pour les messages de séparation légale, on ne procède plus à un nouvel examen.

Formulaire L

Pour ce qui est du régime de l'hébergement alterné de durée égale (bilocation) et du formulaire L créé à ce sujet, on se reportera à la circulaire de FAMIFED CO 1356 du 9 juin 2006.

Si la caisse d'allocations familiales reçoit une déclaration modèle L en retard par rapport à la date de séparation ou de la majorité de l’enfant, cette déclaration modèle L s’applique avec effet rétroactif dans les limites de la prescription prévue à l’article 120 de la LGAF. D'une part, le principe de paiement de bonne foi est invoqué à partir de la date de l’événement (séparation ou majorité). D'autre part, les paiements sont recalculés en fonction de la garde alternée et le supplément est payé à l’allocataire de la coparenté avec effet rétroactif jusqu’à la date de l’événement115. Ce point de vue est valable pour l'ensemble des situations dans lesquelles, en vertu de la CO 1404 du 7 septembre 2015, la fiction juridique doit continuer à être appliquée après la majorité.

Par la circulaire de FAMIFED CO 1404 du 7 septembre 2015, les instructions à suivre ont été revues en cas de désaccord entre les parents au sujet de l’hébergement égalitaire à la majorité de l’enfant ou lorsqu’on ne reçoit pas de réaction de l’un des deux.

3.9.4.4. Le formulaire pour les suppléments sociaux (P19Fisc A et B) n’est pas renvoyé

Pour les cas où le flux fiscal n’est pas applicable, les anciennes de la CO 1386/2014 restent en vigueur lorsque le formulaire de contrôle sériel n’est pas renvoyé.

Rappel du formulaire de contrôle Pfisc A pour les familles à l’étranger après 45-60 jours civils. Pour les familles en Belgique, le rappel est envoyé après 30 jours.
La pratique qui consiste à envoyer un rappel en cas de non-renvoi du formulaire de contrôle tout en mettant déjà en garde contre une éventuelle récupération est maintenue.
Cessation des paiements provisionnels du supplément à partir de mars jusqu’à la réception du formulaire de contrôle.
Un mois après le rappel: décision d’office de récupération des suppléments payés pour l’année écoulée (compte tenu de la trimestrialisation sur la base du mois de novembre), ainsi que pour les mois de janvier et février de l’année en cours.

La procédure pour le traitement des formulaires P19-fisc incomplets a été communiquée dans la lettre circulaire 996/121 du 14 mars 2016

Thème 10 - Procédure à suivre avant de procéder au recouvrement d'allocations familiales payées indûment

3.10.1. Principes généraux

La CO 1360 vous a expliqué dans quels cas un indu naît par suite d'une erreur commise par la caisse d'allocations familiales (indu A) ou par la faute de l'allocataire (indu B).
Dans le prolongement, les caisses d'allocations familiales établissent des paiements indus même si l'assuré social n'a commis aucune faute. Une jurisprudence constante veut que ces actions soient rejetées. Il est donc désormais superflu d'entamer des procédures inutiles devant les juridictions du travail, sauf lorsqu'un défaut, une faute, un manquement peuvent être reprochés à l'assuré social.
Des instructions détaillées ont été communiquées avec la CO 1402 du 26 février 2015 au sujet de l’application de la notion de "bonne foi".

Prévention des indus

Afin de réduire le nombre de paiements indus, on mentionne sur chaque formulaire: "Vous devez nous communiquer le plus rapidement possible toute modification de votre situation familiale ou de celle des enfants (travail, fin des études, étranger,...). Vous pouvez le faire par lettre, par téléphone, par fax, par courriel..."
Avant la signature, on indiquera le texte: "J'ai lu l'information qui accompagne ce formulaire". FAMIFED adapte les formulaires et communiquera la version modifiée aux caisses d'allocations familiales. (Cf. lettre circulaire 999/168 du 2 mai 2013).

Le simple fait de ne pas renvoyer un formulaire de contrôle ne constitue en aucun cas une base juridique suffisante pour entamer une procédure de recouvrement des allocations familiales payées. De telles actions risquent presque toujours d'être déclarées non fondées par le tribunal. Les caisses d'allocations familiales doivent donc utiliser tous les moyens qui sont mis à leur disposition pour éviter que des procédures de récupération des allocations familiales basées sur des formulaires manquants soient intentées devant les juridictions du travail (par les assurés sociaux ou par les caisses elles-mêmes).

3.10.2. Instructions pratiques pour l'établissement des indus

Il est exclu de notifier un indu sans avoir consulté les banques de données disponibles (TRIVIA) ou sans consulter les flux reçus pour examiner le montant indu. Les caisses d'allocations familiales peuvent prendre comme indication suffisante ou comme paramètre le volume de travail pour évaluer la norme des revenus.

On donne connaissance au débiteur du paiement indu par une simple lettre ou par un contrôle à domicile. Conformément à la Charte de l'assuré social, l'indu est envoyé par recommandé ou rappelé chaque fois que la prescription menace (CO 1360 du 1er août 2006). La lettre circulaire 996/83 du 19 mars 2008 a fourni des instructions supplémentaires pour l'établissement des indus.

Une occupation à temps plein ou suffisante indique jusqu'à preuve du contraire que la norme des revenus est dépassée (uniquement pour les enfants soumis au plafond de revenus).
Pour le demandeur d'emploi, on applique la règle des cinq jours (= 38 heures), conformément au point 3.9.3.2.

Exemple:

L'inscription comme demandeur d'emploi a été reçue le 5 septembre. Le formulaire P20 n'est pas renvoyé, pas même après un rappel. Il apparaît dans TRIVIA que l'enfant a exercé une activité lucrative. Les données de TRIVIA prouvent suffisamment que le plafond des revenus est dépassé, par conséquent, la caisse prend une décision à ce sujet concernant les paiements d'allocations familiales qui ont été effectués. On tient compte du fait que la DMFA doit être traitée pour le troisième trimestre (au maximum 240 heures). Les données relatives à la remise au travail des chômeurs (par ex. les contrats de formation professionnelle individuelle) peuvent être demandées aux services régionaux de l'emploi.

Lorsque les données qui sont mises à la disposition via les différentes banques de données116 ne permettent pourtant pas de prendre une décision et qu'il manque en outre des informations (par ex. concernant les revenus à l'occasion d'une occupation au cours d'un mois civil) ou qu'il existe un doute à ce sujet, les caisses sont priées, lorsque le formulaire n'est pas renvoyé malgré la menace d'une récupération, de demander les données manquantes par le biais d'un contrôle au domicile. La procédure décrite est également valable pour engager une procédure de récupération devant le tribunal du travail.

3.10.3. Présentation schématique de la procédure en cas de formulaires manquants - Procédure à suivre avant d'établir un indu - Valider/Payer/Récupérer

Procédure en cas de formulaires manquants
Etape	Action	Moment/délai	Teneur de la décision
1	Envoi du formulaire, P20...	Voir tableaux en annexe
2	Formulaire non reçu	Rappel après 30 jours (étranger117 45-60 jours) Cessation des paiements provisionnels le mois qui suit l'envoi du formulaire.
3	Si possible, décision (finale) sur la base d'une consultation des banques de données. Pour le demandeur d'emploi, application d'office de la règle des 5 jours (= 38 heures), sans P20 (validation ou récupération118)	Dans le mois suivant le rappel	régularisation récupération aucune action autre action motivation
4	Contrôle sur place + décision finale	Dans les 4 mois suivant le premier envoi	régularisation récupération aucune action motivation

Interruption de la prescription après la disparition du débiteur

Dans la CO 1363 du 9 novembre 2006, on explique que les dossiers de débiteurs "disparus sans laisser de trace" doivent être traités en partie de la même manière que les dossiers dans lesquels les débiteurs sont établis à l’étranger:

vérifier si le débiteur possède encore des biens saisissables en Belgique et les saisir s’ils sont suffisants,
maintenir la personne disparue dans le Cadastre durant une période d'une longueur équivalente à la durée du délai de prescription et imputer l’indu au fonds de réserve sur la base du recouvrement techniquement impossible.

Les actions doivent être effectuées durant la période où l’indu n’est pas prescrit (au sens de l’Art. 120 bis LGAF). Ce délai est calculé à partir de la dernière mise en demeure du dossier (variable selon la cause de l’indu et donc du type d’indu). Passé ce délai, l’indu est prescrit et il est imputé au fonds de réserve119.

Thème 11 - Le Registre national

3.11.1. Actualisation périodique des données d'identification par le biais du Registre national

En vue d'une concordance maximale des données personnelles dans la base de données des caisses d'allocations familiales avec les données d'identification du Registre national, les caisses d'allocations familiales sont priées de consulter le Registre national en cas de changement de compétence (+ conserver une impression (d'écran) dans le dossier électronique ou tout autre élément prouvant la consultation comme check-list des actions effectuées).

Recommandation

FAMIFED conseille vivement à toutes les caisses d'allocations familiales la pratique existante dans certaines caisses, qui consiste à effectuer ensuite tous les trois ans "par lots" une actualisation des fichiers en provenance du Registre national.

3.11.2. Le Registre national et la localisation des différents acteurs du droit120

Le thème a fait l'objet d'une lettre circulaire spécifique 996/109. Un addendum à cette lettre circulaire a été publié le 23 décembre 2015. Les instructions complémentaires suivantes sont applicables. Les instructions complémentaires suivantes sont applicables.

a. Valeur de preuve de la feuille d’audience

Dans l’addendum du 23 décembre 2015 à la lettre circulaire 996/109, il est précisé qu’un jugement/arrêt est un document officiel au sens de la LGAF, s’il constate que les époux habitent à des adresses différentes. Dans ce cas, il faut encore constater si le jugement est aussi effectivement exécuté.

Le code judiciaire stipule que la feuille d’audience (procès-verbal de la séance) est un document officiel qui est signé par le juge (le juge de la famille) et le greffier et dont les mentions possèdent d’office force probante jusqu'à preuve du contraire. Par analogie avec le point de vue sur le jugement dans la lettre circulaire susnommée, la feuille d’audience est donc également acceptée comme document officiel au sens de la LGAF lorsqu’elle constate des domiciles séparés ou lorsqu’il en ressort que les parties ont l’intention de vivre séparément (le conjoint étant détenu)121. La date en vigueur est celle figurant sur la feuille d’audience.

b. Attestation du directeur de prison ou attestation de détention du SPF Justice

Dans le cas d’un couple domicilié à la même adresse dont l’un des partenaires est détenu, une attestation du directeur de la prison peut être prise en compte comme preuve que le mariage est suivi par une séparation de fait, sans que l’inscription à la prison soit enregistrée dans le Registre national. Cette attestation comme preuve de réfutation de la formation d’un ménage de fait est valable pour la durée de la détention. Conformément aux directives sur le suivi du statut de l’attributaire comme détenu (Cf. annexe 2), pour réfuter la présomption de ménage de fait, il faut présenter chaque année une attestation de détention.

Vu les difficultés à obtenir ces attestations des directions de prisons, il est aussi possible de prendre en considération les attestations de détention du SPF Justice comme preuve officielle de la séparation de fait, pour autant que le détenu soit totalement privé de liberté. Ces attestations donnent un aperçu du régime et des modalités d’exécution de la peine dans lesquelles le détenu purge sa peine jusqu’au moment de la signature de l’attestation. Cette attestation ne donne cependant aucune information sur le lieu où le détenu passe les périodes à l’extérieur de la prison. Dans ce sens, elle ne fournit donc pas suffisamment d’éléments pour prouver la séparation de fait quand il s’agit d’une autre situation que de la privation complète de liberté. Tant pour les attestations de détention que pour les déclarations de la direction de la prison, il s’agit en outre de constats à un moment donné et il n’y est rien indiqué sur d’éventuels futurs changements de régime.

Pour les raisons évoquées ci-dessus, les caisses d'allocations familiales sont priées de demander dorénavant chaque année une attestation de détention au SPF Justice afin de vérifier si des modifications ont été apportées au régime habituel:

Lorsque ce régime habituel est maintenu, cette attestation vaut comme preuve officielle d’une séparation de fait.
Quand le régime a été adapté (détention limitée, contrôle électronique, permission de sortie ou congé pénitentiaire), la séparation de fait n’est plus suffisamment prouvée et l’intéressé doit remettre des pièces justificatives supplémentaires pour prouver la séparation de fait à l’aide d’une preuve officielle ; par exemple à l’aide d’attestations de maisons de justice ou de la direction de la prison ou de jugements du tribunal de l’application des peines.

Dès que le détenu est inscrit à une autre adresse dans le Registre national, ceci prime comme preuve de séparation de fait et l’on peut mettre fin au suivi annuel.

c. Accueil d'un demandeur d'asile dans le ménage d'un particulier

Lorsqu’une famille accueille un demandeur d’asile, l’inscription du demandeur d’asile à l’adresse de la famille fait apparaître une présomption de formation d’un ménage de fait. Pour réfuter la présomption de ménage de fait due à l’inscription d’une personne non apparentée dans le ménage, la famille doit soumettre un document du SPF Intérieur qui démontre qu’une demande d’asile a été introduite. De plus, une attestation d’immatriculation doit être présente. Si la procédure d’asile est clôturée et que le réfugié est reconnu comme demandeur d’asile, la poursuite de la cohabitation entraîne la présomption de formation d’un ménage de fait. Pendant la procédure en appel, il n’est pas question de formation d’un ménage de fait. Si le délai de l’immatriculation est arrivé à terme, il faut lancer un nouvel examen pour réfuter la présomption de ménage de fait122

d. Mères mineures: la présomption et la preuve de l'éducation

En cas de domicile partagé de la mère et de l'enfant, on présume que l'enfant est élevé par sa mère jusqu'à preuve du contraire (Cf. lettre circulaire 996/109 du 17 avril 2014). Quand il s'agit toutefois d'une mère mineure très jeune, qui vit avec son enfant chez les grands-parents de celui-ci, il est légitime de douter que la mère mineure élève elle-même son enfant, car dans ce cas, les personnes qui élèvent la mère mineure sont probablement aussi celles qui élèvent son enfant.

Pour éviter un désaccord sur le plan de l’éducation, on déroge toutefois à la procédure123 qui prescrivait, dans pareils cas, un contrôle systématique des mères mineures pour vérifier si elles élevaient réellement elles-mêmes leur enfant. A ce jour, une directive plus souple est en vigueur, permettant de payer les allocations familiales à la mère mineure en l'absence de contre-indications. Si cela mène à une réaction de la grand-mère, l’allocataire est déterminé sur la base d’une déclaration sur l’honneur signée par les deux parties. En cas de désaccord, on procède à un contrôle à domicile est organisé en vue d’un règlement à l’amiable entre les parties concernées. Dans de tels cas, il n’est pas recommandé de suspendre immédiatement les paiements à l’allocataire légal en attendant le résultat du contrôle sur place.

L'allocation de naissance doit être payée aux mères mineures (Art. 69, §1er, al. 1 et art. 73bis LGAF). Ce qui est déterminant dans ce cas n'est pas la personne qui élève l'enfant mais exclusivement celle qui a donné naissance à l'enfant.

e. Logement autonome supervisé - application de l’Art. 69, §2 LGAF

L'Art. 69, §2, b) LGAF stipule que les allocations familiales peuvent être payées à l'enfant bénéficiaire lui-même s'il est émancipé ou a atteint l'âge de 16 ans et ne réside pas avec l'allocataire, conformément à l'Art. 69, §1er. Cela ne peut être prouvé que par une résidence principale séparée dans le Registre national ou par d'autres documents officiels produits à cet effet, attestant que l'information portée par le Registre ne correspond plus à la réalité.

L’avenant de la lettre circulaire 996/109 commente le point de vue sur le logement autonome supervisé et l’application de l’Art. 69 LGAF: seuls les documents officiels (modèle 2, attestation du CPAS) peuvent prouver que le jeune n’est plus domicilié auprès de l’allocataire légal et que les allocations familiales peuvent être payées au jeune même. Les décisions du Comité de sollicitude pour la jeunesse et les documents émanant de la porte d’accès intersectorielle ou des centres de soutien d’aide sociale à la jeunesse ne sont pas considérés comme des documents officiels124. Lorsqu'elles reçoivent les attestations des centres de soutien d'aide sociale à la jeunesse et de la porte d'entrée intersectorielle, les caisses doivent informer les jeunes que ces attestations ne suffisent pas pour que les allocations familiales leur soient versées et qu'un document officiel de la commune attestant d'une (demande de) modification est nécessaire.

Thème 12 - L'échange électronique d'informations avec l'étranger

3.12.1. L'échange des données dans le cadre des règlements européens125

L'échange électronique d'informations avec l'étranger

Il a été communiqué par la lettre circulaire II/A/997/78 TL que le système d'échange électronique d'informations entre les Etats membres, l'EESSI (Electronic Exchange of Social Security Information) au moyen de SED (Structured Electronic Document) en remplacement de la transmission d'informations sur papier avait été reporté à une date indéterminée. Les versions papier d'un SED peuvent toutefois être utilisées et ont la même valeur qu'un E-formulaire. Elles doivent être utilisées comme document à valeur réglementaire entre les organismes des différents Etats membres si l'un des organismes le demande à un autre.

Preuve d’authenticité sur les formulaires E

Il arrive que des administrations communales étrangères refusent des formulaires E si l’identité et l’authenticité du signataire n’est pas garantie par un cachet. Pour éviter leur renvoi, il est conseillé de prévoir un cachet sur tous les formulaires E

Envoi des formulaires E411 lors de la reprise de la compétence

Conformément à l’annexe 43 à la CO 949 du 3 juillet 1991, le calcul différentiel doit être effectué deux fois par an, ce qui implique qu’un formulaire E411 doit chaque fois être envoyé après six mois. Lors de la reprise du dossier, la nouvelle caisse compétente doit envoyer le formulaire E411 au plus tard après six mois calculés à partir de la reprise des paiements.

Echange de données pour les familles en Pologne

Pour l’échange des données avec la Pologne, on se référera à la lettre circulaire 996/115 du 28 octobre 2015. Les instructions supplémentaires relatives au paiement différentiel sont communiquées à l'annexe 2 de la circulaire 996/115 du 16 septembre 2016.
L’attention est attirée sur le fait que lorsqu’elle envoie le formulaire, la caisse d'allocations familiales demande déjà les informations nécessaires pour pouvoir trouver le ROPS compétent126 (Cf. point 2. Echange de données entre les organismes de paiement belges et les ROPS).

Pour le formulaire E402 également, le ROPS doit chaque fois valider le contenu. Le ROPS souhaite en effet garder une vue d’ensemble. Le ROPS assure également la surveillance et les contrôles des écoles. Par conséquent, un E402 n’est valable que lorsqu’il a été validé par le ROPS compétent.

Les caisses d'allocations familiales sont priées de transférer la demande reçue en Belgique (modèles AA) à la Pologne, même si l’intéressé déclare ne pas avoir introduit de demande en Pologne parce que le demandeur sait que ses revenus sont trop élevés pour prétendre aux allocations familiales là-bas. La Pologne ne requiert aucun formulaire spécifique pour l’interruption de la prescription ou pour l’examen du droit. Tout document valable pour l’organisme de paiement belge peut être envoyé comme demande, pour autant qu’il mentionne les données d’identification et la période. Si aucun document de ce type n’existe dans le dossier ou en cas de doute, il est plausible de compléter le dossier par un modèle AA, mais ce n’est en aucun cas une obligation pour chaque dossier. En ce qui concerne la langue du document également, aucune obligation n’est imposée. Dans le cas du formulaire annuel E411, il convient de joindre systématiquement le modèle AA en indiquant que ce document est toujours valable. Quand un brevet d’une famille en Pologne est délivré, la caisse d'allocations familiales doit envoyer le modèle AA à la caisse repreneuse.

L’échange de données avec les Pays-Bas

Les directives pratiques concernant le paiement différentiel avec les Pays-Bas ont été communiquées par le biais de la CO 1383, annexe 7/1 du 16 septembre 2016 et 7/2 du 28 juin 2017. L’annexe 7/3 du 29 juin 2017 esquisse les critères pour déterminer la Banque d’assurance sociale (Sociale Verzekeringsbank) compétente aux Pays-Bas.

Au Pays-Bas les Sociale Verzekeringsbanken (SVB) représentent la source authentique pour les allocations familiales. Cependant, le formulaire E401 doit désormais être envoyé à l’intéressé et non plus à la SVB. Les données de la SVB doivent être acceptées pour ce qui concerne la composition du ménage. Toutefois, en cas de contradiction avec la déclaration sur le P12, la caisse d’allocations familiales doit en informer la SVB et demander de délivrer une déclaration modifiée. Tant que la Sociale Verzekeringsbank confirme la composition de ménage et utilise également celle-ci comme base des allocations familiales néerlandaises, peu importe si c’est fait par le biais du formulaire E401 ou par toute autre attestation. En ce qui concerne le formulaire E401, les données complétées tant par la commune que par la SVB sont valablement acceptées.

Exportation de l’allocation de naissance aux Pays-Bas

Le point 5 de l'annexe 67 de la CO 949 prévoit qu’en cas de cumul, l’allocation de naissance belge ne peut être octroyée que par différence. Avant de pouvoir payer l’allocation de naissance en application du règlement européen V492/2011, il est aussi recommandé de vérifier si le pays prioritaire quant à l’octroi des prestations peut payer ou non une allocation analogue127.
Pour rappel, la législation néerlandaise ne prévoit pas d’allocation analogue.
Il est par conséquent inutile de demander systématiquement aux SVB de constater l’existence d’un droit prioritaire aux Pays-Bas pour l’allocation de naissance (ou une allocation analogue).

L’échange de données avec la France

Dans le cadre d’une meilleure communication entre la Belgique et la France, un contrat de service a été conclu, permettant de consulter les informations des allocataires de la Caisse d'allocations familiales (Caf) du Nord par l’intermédiaire d’un service internet sécurisé, Cafpro.
La CO 1383 annexe 11 du 14 septembre 2017 reprend les données consultables du profil d’accès, la procédure de demande d’autorisation et les conditions d’utilisation.

En cas de doute sur les directives en vigueur pour les différents pays, vous pouvez contacter le service Médiation internationale de FAMIFED: Internationale.Bemiddeling@famifed.be.

3.12.2. L’échange des données dans un contexte bilatéral

Allocations familiales pour les travailleurs indépendants

Les pays suivants ont conclu une convention bilatérale avec la Belgique qui inclut les allocations familiales pour travailleurs indépendants dans son champ d'application:

la Bosnie-Herzégovine (en vigueur depuis le 1er juin 2009): le montant des travailleurs indépendants comme des travailleurs salariés est celui des taux de base de la LGAF, à l’exception de tous les autres compléments ou majorations (pas de prime de naissance).
la Macédoine (en vigueur depuis le 1er juin 2009): le montant des travailleurs indépendants comme des travailleurs salariés est celui des taux de base de la LGAF, à l’exception de tous les autres compléments ou majorations (pas de prime de naissance).
le Monténégro (en vigueur depuis le 1er juin 2014): le montant des travailleurs indépendants comme des travailleurs salariés est celui des taux de base de la LGAF, à l’exception de tous les autres compléments ou majorations (pas de prime de naissance).
la Serbie (en vigueur depuis le 1er septembre 2014): le montant des travailleurs indépendants comme des travailleurs salariés est celui des taux de base de la LGAF, à l’exception de tous les autres compléments ou majorations.
la Turquie (en vigueur depuis le 1er mai 1968): les allocations familiales dues sont des montants sui generis, où l’on fait une distinction entre les allocations familiales pour les travailleurs salariés et celles pour les travailleurs indépendants. La nouvelle convention bilatérale conclue avec la Turquie n’est pas encore entrée en vigueur. Elle prévoit aussi des montants sui generis, mais ne fait aucune distinction entre les travailleurs salariés et les indépendants.
la Tunisie (en vigueur à partir du 1er mai 2017): le nouvel accord, qui n’est pas encore entré en vigueur prévoit des montants sui generis tant pour les travailleurs indépendants que pour les travailleurs salariés. La convention bilatérale actuellement en vigueur ne prévoit pas de prestations familiales pour les travailleurs indépendants.
Israël (en vigueur à partir du 1er mai 2017)128: le nouvel accord, qui n’est pas encore entré en vigueur prévoit les montants de base de la LGAF tant pour les travailleurs indépendants que pour les travailleurs salariés. La convention bilatérale actuellement en vigueur ne prévoit pas de régime de prestations familiales, ni pour les travailleurs salariés, ni pour les travailleurs indépendants.

Convention bilatérale et détachement

Tant que le travailleur reste assujetti à la sécurité sociale belge sur la base de l'accord conclu entre la Belgique et l’Etat contractant (c'est ce qu'il ressort dans la pratique des données DMFA de l'ONSS), la dérogation générale à la condition de l'Art. 52 LGAF, selon lequel les enfants doivent être élevés en Belgique, est applicable, de sorte que, sur la base de la législation belge interne, des allocations familiales peuvent être payées pour les enfants qui vivent avec le travailleur à l’étranger pendant le détachement de celui-ci.

Lorsque la convention bilatérale se limite à quelques branches de la sécurité sociale, la totalité de la sécurité sociale belge est toutefois toujours applicable en cas de détachement. La CM 312 est applicable. Il n’est pas nécessaire de demander une dérogation individuelle.

Convention bilatérale avec la Turquie - Champ d'application

Le SPF Sécurité sociale confirme que les situations visées à l’Art. 56octies LGAF relèvent du champ d'application de l’Art. 56 de l’arrangement administratif de la Convention bilatérale avec la Turquie. L’accord bilatéral est, en d’autres termes, d’application pour les enfants qui résident en Turquie si l’attributaire bénéficie, en tant que travailleur salarié en Belgique, d’allocations d’interruption dans le cadre d’une période de crédit-temps ou d’interruption de carrière. Et ce, car l’intéressé dispose toujours d’un contrat de travail, dont seule l’exécution est suspendue.

3.12.3. Paiements provisionnels pour les enfants à l’étranger

Concernant le paiement provisionnel, les allocations familiales doivent être payées jusqu’au mois suivant le mois de l’envoi du formulaire périodique, conformément à l’Art. 9 AR du 12 juin 1989129. Suivant l’Art. 2, §2 de l’AR susmentionné, ce paiement provisionnel n’est valable que pour les enfants bénéficiaires résidant en Belgique. C’est toutefois contraire au principe d’égalité de traitement inscrit dans la réglementation européenne: il faut appliquer le même timing et le même calendrier de paiement que pour les paiements sur le territoire belge.

La règle concernant cette problématique, qui a été fixée dans la lettre circulaire 999/176 du 3 juillet 2015, relative aux formulaires pour l’enseignement peut aussi être appliquée à d’autres formulaires de contrôle.

De manière générale:

Formulaire pour un pays de l’EEE: paiement provisionnel jusqu’au mois après l’envoi.
Formulaire pour un autre pays: pas de paiement provisionnel.

3.12.4 Décision d’office en cas de formulaires manquants pour l’étranger

Le schéma au point 3.10.3 esquisse la procédure en cas de formulaires incomplets ou manquants.

La règle actuelle est de demander les formulaires de clôture dans les 30 jours suivant la réception des informations dont il ressort que le droit prend fin. Pour l’étranger, un rappel du formulaire est envoyé dans les 45-60 jours. Si le formulaire (de clôture) fait défaut, une décision finale est d’office prise sur la base des données disponibles. Pour l’étranger, il faudra souvent décider d’office "aucune action" en raison du défaut de sources pertinentes, autres que des déclarations sur l’honneur.

Aperçu des décisions d'office (après un rappel)

Formulaire manquant	Paiement par différence	Pas de paiement par différence	Formulaire reçu/ pas reçu après rappel
E401	Bloquer le paiement +Envoyer à CAF130 si connue, si non, organe de liaison	Bloquer les paiements +Envoyer à CAF si connue ou organe de liaison/ commune si inconnue	Compléter/Débiter à partir du mois suivant le dernier E401 reçu si impossible de récupérer-> CO 1409 + CO 1346
P12	Bloquer le paiement contrôler la situation professionnelle sur E411 (question 6.1.)	Bloquer les paiements envoyer E411 à CAF, ou organe de liaison si inconnue	Compléter/Débiter à partir du mois suivant le dernier P12 reçu si impossible de récupérer-> CO 1409 + CO 1346
E401 + P12	Bloquer les paiements +E401 envoyer à CAF si connue ou organe de liaison si inconnue contrôler la situation professionnelle sur E411 (question 6.1.)	Bloquer les paiements + envoyer E401111 et E411 à CAF/organe de liaison/commune	Compléter/Débiter à partir du mois suivant le dernier E401 +P12 (dernière date) si impossible de récupérer-> CO 1409 + CO 1346
E402/E403	Paiement provisionnel jusqu’à un mois après envoi du formulaire		Récupérer paiement/ paiement provisionnel
P7 Int + formulaires bilatéraux	Pas de paiement provisionnel		Paiement/ Pas d’autre action
P19 Fisc A (envoi 15 janvier131.)	Cessation des paiements provisionnels du supplément à partir de mars jusqu’à la réception du formulaire de contrôle sériel.		Récupération des suppléments payés pour l’année écoulée (compte tenu de la trimestrialisation sur la base du mois de novembre), ainsi que pour les mois de janvier et février de l’année en cours.

4. Divers

4.1. Point de vue des tribunaux du travail en rapport avec le devoir d 'information

Compte tenu de l'Art. 3 (devoir d'information) et de l'art. 6 (dans un langage compréhensible) de la Charte de l'assuré social132, de plus en plus de jugements et d'arrêts ont été prononcés ces derniers temps, dans lesquels l'information était considérée insuffisante pour le maintien des droits. Suite à ces points de vue, FAMIFED adaptera les informations sur les formulaires.

4.2. Déclaration aux organismes assureurs pour les orphelins de père et mère

Il est rappelé aux caisses d'allocations familiales que la déclaration destinée aux mutualités doit être envoyée à temps (Cf. CM 605 du 9 octobre 2008). Les caisses sont priées de conserver dans le dossier un duplicata de l'envoi du document ou de l'enregistrer sous forme électronique.

4.3. Délai d'envoi de l'accusé de réception du brevet (nouvelle procédure)

En accord avec les caisses d'allocations familiales, le délai d'envoi de l'accusé de réception du brevet a été modifié. A partir de la date d'entrée en vigueur de la présente circulaire, le courriel (accusé de réception du brevet) est envoyé au plus tard le 20 du mois suivant celui au cours duquel la caisse d'origine (caisse A) a envoyé le brevet d'attributaire (Mod. Y) à la caisse B. Le délai d'envoi d'un rappel à la caisse B par la caisse A lorsque celle-ci ne reçoit pas le courriel est adapté dans le même sens.
Le rappel n'est plus nécessaire lorsque la caisse A constate que la caisse B a intégré l'attributaire, l'allocataire et le(s) enfant(s) bénéficiaire(s). Cette modification du délai et de la procédure ne nécessite pas immédiatement une adaptation des programmes informatiques étant donné que ceux-ci prévoient un délai plus court (20 jours après la réception du brevet).

Exemple

La caisse A envoie le brevet d'attributaire à la caisse B le 31 mai, avec transfert de compétence à partir du 1er juin. La caisse B confirme la réception du brevet au plus tard le 20 juin. Si ce n'est pas le cas et que la caisse B a intégré l'attributaire, l'allocataire et le(s) enfant(s) bénéficiaire(s) et les délais de paiement dans le Cadastre, la caisse A ne doit en principe plus envoyer de rappel.

La caisse d'allocations familiales qui avait déjà envoyé l’accusé de réception s’engage alors à assurer la continuité des paiements: quand la caisse d'allocations familiales constate, après l’envoi d’un accusé de réception, qu’elle n’est pas compétente, elle assure le prochain mois de paiement (y compris l’envoi des formulaires) et transmet le dossier à la caisse compétente. Tout risque d’interruption du paiement doit être évité.

Transfert de la compétence133 au moyen d'un brevet d'attributaire pour un droit potentiel (nouvelle procédure)

Dans le cadre d'un examen automatique du droit, un changement de compétence est constaté à un moment auquel il n'existe qu'un droit potentiel aux allocations familiales.

Exemple

Un enfant va vivre chez ses grands-parents. Pendant son stage d'insertion professionnelle, il entame une activité. Puisque la caisse du grand-père (caisse B) ne peut payer pour aucun enfant (consulter le Cadastre), le dossier reste à la caisse A jusqu'à ce qu'il y ait de nouveau des paiements. Ce n'est qu'à ce moment que la caisse A envoie le dossier, accompagné d'un brevet, à la caisse compétente, selon la procédure de l'examen automatique du droit.

Situation neutralisée: détermination de l'organisme compétent

Exemples

L'attributaire, occupé chez un employeur affilié à la caisse A, se retrouve sans emploi. L'employeur passe à la caisse B le 1er juillet. L'attributaire commence à travailler à temps partiel auprès de l'employeur A et reçoit une allocation de garantie de revenus. Au mois de juin, le plafond de revenus est dépassé et le travailleur à temps partiel ne perçoit aucun supplément du chômage. Un supplément est de nouveau perçu au mois de juillet: à la compétence n'est pas transférée à la CAF B car le 1er juillet, le bénéficiaire se trouve dans une situation neutralisée chez son employeur.
L'attributaire, occupé chez un employeur affilié à la caisse A, se retrouve sans emploi. L'employeur passe à la caisse B le 1er juillet. L'attributaire commence à travailler à temps partiel et reçoit une allocation de garantie de revenu auprès de l'employeur A. Pour le mois de novembre, aucun flux D042 n'est reçu parce qu'aucun supplément de chômage n'est perçu: -> à la compétence est transférée le 1er janvier car activité non neutralisée pendant un mois de référence.
Le travailleur occupé chez un employeur affilié à la caisse A est malade de longue durée. Le contrat de travail est maintenu. L'employeur change de caisse (passe à la caisse B) le 1er juillet. -> Etant donné que le contrat de travail se poursuit, le dossier passe en même temps à la nouvelle CAF B.
Le travailleur occupé chez un employeur affilié à la caisse A est malade de longue durée. Le contrat de travail prend fin. L'employeur change de caisse (passe à la caisse B). Le travailleur malade reprend le travail à temps partiel auprès d'un employeur (CAF C) avec l'autorisation du médecin conseil de la mutualité. -> Le dossier ne passe pas de la caisse A à la caisse C car l'occupation a été neutralisée.

4.4. Délai de traitement de l’information en cas d’échange de données à l’aide du modèle Y ter

Le délai de 30 jours pour le traitement de l’information dans le cadre de l’échange avec le modèle Yter concerne l’ensemble des caisses d'allocations familiales et non chaque caisse distincte qui est concernée par le traitement d’une information. Afin d’éviter qu’une inégalité apparaisse entre les assurés sociaux en raison d’une prolongation importante du délai de traitement, il est essentiel qu’un délai de traitement identique soit appliqué pour les assurés sociaux, quel que soit le nombre de caisses qui doivent intervenir pour établir le droit. Les caisses d'allocations familiales forment une communauté (Cf. CO 1402 du 26 février 2015).

Il est rappelé aux caisses qu’elles doivent transmettre immédiatement l’information.

4.5. Mention de la date de début de l'assimilation sur le brevet d'attributaire (Mod. Y)

Il est apparu lors du contrôle administratif que les caisses d'allocations familiales indiquent la date du début de "l'assimilation" de différentes manières sur le brevet d'attributaire Mod. Y, ce qui crée un risque de paiements erronés. Par conséquent, la règle générale est désormais la suivante: c'est la date du début de la première activité qui doit être complétée dans les périodes manquantes sur le brevet dans la case "début de l'assimilation".
Ce principe reste intégralement applicable dans la nouvelle procédure liée au flux fiscal.

Lorsqu’à la date de la reprise du travail (qui entraîne l’assimilation) un supplément est effectivement payé à titre provisionnel sur la base de la procédure de paiement provisionnel du supplément, le brevet doit être complété comme indiqué ci-dessus.

Lorsqu’il apparaît toutefois, lors de l’établissement définitif du droit au supplément sur la base des données fiscales, que le supplément n’est pas dû effectivement au moment de la reprise du travail, l’assimilation prend fin également, et la caisse d'allocations familiales doit revoir les paiements et envoyer un brevet corrigé à l’organisme d'allocations familiales suivant.

4.6. Imputation aux entités fédérées des prestations familiales payées

Au cours de l'année 2014, les organismes d'allocations familiales de FAMIFED ont reçu les directives134 nécessaires pour octroyer un code de région à chaque bénéficiaire à partir du 1er janvier 2015.

A dater du 1er janvier 2015, ce code région135 doit toujours figurer sur le brevet de l'attributaire.

4.7. Application de la non-indexation des prestations familiales en Flandre

À partir de juin 2017, des montants différents s’appliquent pour l’octroi de prestations familiales à charge de la Communauté flamande, vu que les montants à octroyer pour les enfants bénéficiaires dont le code de région est la Flandre n’ont pas été indexés. Lorsque les caisses d'allocations familiales reçoivent tardivement les données relatives aux facteurs de rattachement, elles doivent, si nécessaire, régulariser les paiements (compléter ou récupérer). Toutes les régularisations doivent être effectivement réalisées, quel que soit leur montant. Les instructions pratiques relatives à l’exécution des régularisations à la suite de la non-indexation en Flandre ont été communiquées dans la CO 1413 du 24 juillet 2017.

4.8. Accueil d'enfants de Tchernobyl dans des familles belges

Dans certains cas, il est possible d'accorder, pour une durée limitée, des allocations familiales à des familles qui accueillent des enfants, et ce, de la même manière quelle que soit la caisse d'allocations familiales du régime des t ravailleurs salariés ou du secteur public qui est compétente pour cette famille.

L'association concernée "Accueil Santé ASBL Enfants de Tchernobyl" et les organismes d'allocations familiales ont été informés des conditions et de la procédure.

L'enfant doit avoir moins de 12 ans (CM 599 du 16 juillet 2007).

- La famille doit introduire une demande auprès de la caisse qui paie déjà les allocations familiales si cette famille compte d'autres enfants. Si elle n'a pas d'autres enfants bénéficiaires, elle doit introduire une demande auprès de la caisse à laquelle est affilié l'employeur du membre le plus âgé de la famille. Dans les deux cas, elle doit utiliser le formulaire AA, disponible sur le site web de la caisse concernée.

- Au formulaire de demande, elle doit joindre la copie du "visa pour court séjour" sur lequel est mentionnée l'adresse du domicile provisoire de l'enfant bénéficiaire, ainsi que les dates de séjour précises.

- Pour pouvoir bénéficier des allocations avec effet rétroactif (cinq ans au maximum), il faut demander un historique du "visa pour court séjour" à la commune ou à l'Office des étrangers (World Trade Center II, chaussée d'Anvers 5 9 B, 1000 Bruxelles, à l'attention du Service Publicité, Madame Deval), en mentionnant le nom et le prénom de l'enfant bénéficiaire.

Attention: L'Art. 48 des lois générales prévoit que les allocations familiales ne sont dues qu'à partir du mois qui suit l' ouverture du droit. Cela signifie que si le séjour de l'enfant couvre pas deux mois, aucun droit aux allocations familiales ne peut être accordé.

Exemple:

Un enfant est inscrit à l'Office des étrangers dans la famille d'accueil le 30 juin; les allocations familiales sont dues à partir du mois de juillet, et sont payables à partir du 10 août. Si toutefois l'enfant arrive le 3 juillet et repart avant le 1er août, il n'existe aucun droit aux allocations familiales.

4.9. Le brevet des prestations familiales garanties - Rappel des règles

En fonction de l'examen automatique du droit, les caisses d'allocations familiale s doivent délivrer d'office un brevet au service Garanties lorsqu'elles ne peuvent plus établir aucun droit suite à une sanction en matière de chômage qui constitue un obstacle pour le paiement des allocations familiales, de la cessation d'une activité, d'une allocation du CPAS, etc. Uniquement informer le ménage de la possibilité de droit à des prestations familiales garanties sans lui délivrer de brevet ne suffit pas. Il est toutefois rappelé aux organismes d'allocations familiales de ne transmettre le dossier au service Prestations familiales garanties - Gewaarborgde Gezinsbijslag - que lorsqu’ils ont vérifié et constaté qu’il n’existe aucun autre droit aux allocations familiales dans la LGAF136

4.10. Date de fin de l'incapacité de travail dans le flux D046 (A020)

La date qui est introduite comme date finale de l'incapacité de travail dans le flux D046 (A020) en cas de guérison est le dernier jour de la reconnaissance de l'incapacité de travail et non le premier jour de la guérison (lettre circulaire 997/35sexies du 6 novembre 2012).

4.11. Suivi du droit du chef du chômeur non indemnisé

La lettre circulaire technique 997/79 quinquies du 6 juillet 2017 fournissait des instructions complémentaires pour la consultation des données relatives au chômage non indemnisé au moyen du flux de consultation L035, en particulier en cas de code d’erreur indiquant que des données ne sont pas ou plus consultables. Elle expliquait également la procédure à suivre lorsque le message de flux donne un article d’admissibilité ou d’indemnisation ne figurant pas sur les listes en annexe de la description technique du message P063 (à consulter sur le site web de FAMIFED).

En ce qui concerne le droit du chef du chômeur non indemnisé, on attire en outre l’attention sur les situations suivantes137:

Droit prioritaire en cas de séparation des parents et d’exécution conjointe de l’autorité parentale.

Pour rappel, dans certaines situations, le chômeur complet non indemnisé obtient le droit aux allocations familiales à condition que ce droit ne puisse être obtenu par un autre membre du ménage. C’est ici la situation de fait qui s’applique. L’établissement du statut d’attributaire se fait donc sur la base de la situation de fait.

Si les parents sont séparés et exercent conjointement l’autorité parentale, la fiction juridique est en revanche bien d’application en vue de régler la priorité des droits entre les parents.
Conclusion : si le père est attributaire en tant que chômeur non indemnisé et la mère ouvre aussi un droit aux allocations familiales, le père est l’attributaire prioritaire si les parents exercent conjointement l’autorité parentale sur les enfants.

Exemples d’application :

a. Le père chômeur exclu avec droits résiduaires vit seul. L’enfant bénéficiaire habite chez la mère salariée et il y a coparenté -> le père est attributaire

b. Le père chômeur exclu avec droits résiduaires vit avec un partenaire. L’enfant bénéficiaire habite chez la mère salariée et il y a coparenté -> le père reste attributaire

c. Le père chômeur exclu droit "résiduaire" vis avec sa conjointe. L’enfant bénéficiaire habite chez la mère salariée et il y a coparenté -> le père perd le statut d’attributaire au profit de la mère138 en application de l’Art. 64 LGAF

d. Le père chômeur exclu avec droits résiduaires vit seul avec l’enfant bénéficiaire. Il y a coparenté avec la mère salariée -> le père est attributaire

e. Le père chômeur exclu avec droits résiduaires vit avec un partenaire et l’enfant bénéficiaire. Il y a coparenté avec la mère salariée -> le père perd le statut d’attributaire au profit de la mère137 en application de l’Art. 64 LGAF.

f. Le père chômeur exclu avec droits résiduaires vit avec son conjoint et l’enfant bénéficiaire. Il y a coparenté avec la mère salariée -> le père perd le statut d’attributaire. La mère137 devient attributaire en application de l’Art. 64 LGAF.

Droit du chômeur non indemnisé en cas de radiation d’office du Registre national des personnes physiques

Les instructions relatives au traitement des messages P063 ont été communiquées au moyen des lettres circulaires 997/79quater du 30 novembre 2015 et 997/79quinquies du 6 juillet 2017. Il est apparu que les messages de radiation d'office des chômeurs non indemnisés n'étaient pas traités systématiquement par l'ONEM et que les flux de consultation L035 indiquaient uniquement le dernier statut reconnu du chômeur non indemnisé.

Lors de la radiation d’office, il n’est plus possible de voir si le chômeur non indemnisé est toujours disponible sur le marché de l’emploi, une condition pourtant fixée dans l’AR du 25 février 1994.

Dans ces circonstances et en vue du traitement uniforme des dossiers de chômeur non indemnisé, les caisses d'allocations familiales doivent présumer, pendant la période de radiation, que le chômeur exclu n’est pas disponible sur le marché de l'emploi et qu’il perd donc sa qualité d’attributaire. Si l’attributaire chômeur non indemnisé est effectivement radié pendant le mois de référence, il convient d’examiner un autre droit potentiel aux allocations familiales.

En conséquence du gel de la compétence à partir du 1er janvier 2018, lorsqu’un autre droit aux allocations familiales existe, le dossier n’est plus transféré à la caisse d’allocations familiales du nouvel attributaire, mais la caisse d’allocations familiales poursuit les paiements du chef du nouvel attributaire. Dès réception du message indiquant que l’intéressé est à nouveau inscrit au Registre national des personnes physiques et si le flux de consultation L035 existe toujours, la caisse doit à nouveau examiner le droit prioritaire et rouvrir le dossier du chef du chômeur non indemnisé.

Lorsqu’il n’y a pas d’autre droit aux allocations familiales dans la LGAF, il convient de transférer le dossier au service prestations familiales garanties de FAMIFED. Si ce service reçoit un message indiquant que l’intéressé est à nouveau inscrit au Registre national des personnes physiques et si le flux de consultation L035 existe toujours, FAMIFED poursuivra les paiements dans la LGAF conformément aux dispositions de la CO 1415.

4.12. Remboursement des avances du CPAS

Il convient de considérer comme des arriérés pouvant être remboursés par la caisse au CPAS, toutes les sommes que le CPAS a déjà payées comme avances sur les allocations familiales avant la notification par la caisse d’allocations familiales de l’établissement du droit aux allocations familiales139.

4.13. La répartition en divisions des cours et tribunaux

L'AR du 14 mars 2014 définit la répartition de la compétence des cours et tribunaux en divisions. L'adresse du tribunal du travail compétent est l'une des mentions obligatoires dans le cadre des articles 14 et 15 de la Charte concernant la motivation à l'assuré social des décisions d'octroi ou de refus et des décisions de récupération de prestations familiales payées indûment. L'AR a été transmis par courriel à tous les organismes d'allocations familiales le 3 avril 2014.

Les conséquences pour les allocations familiales de la création des tribunaux de la famille ont été expliquées dans la circulaire CO 1399 du 18 novembre 2014. Les lettres circulaires 996/126 du 19 décembre 2016 et 996/126bis du 14 décembre 2017 fournissaient des instructions plus précises à cet égard.

Directives complémentaires

Communication des décisions judiciaires auxquelles la caisse d’allocations familiales est partie (demandeur ou défendeur)

Les directives contenues dans la CM 561 ont été actualisées dans la CO 1406 du 13 janvier 2016 relative à la communication des procédures devant la Cour de cassation ou la Cour constitutionnelle à FAMIFED. Vu le transfert de compétence vers les communautés, le SPF Sécurité sociale a demandé de ne plus être informé, au sens général, des décisions judiciaires auxquelles la caisse d’allocations familiales est partie. L’instruction contenue dans la CM 378 du 20 octobre 1980 demandant de communiquer les jugements et arrêts relatifs aux allocations familiales au service Allocations familiales du SPF est supprimée.

Les communications ne sont plus envoyées qu’à FAMIFED, selon la procédure décrite dans la CO 1390 du 27 mai 2013.

Règlement collectif de dettes - Notification de l’ordonnance d’admissibilité

La pratique consistant à ne pas communiquer l’ordonnance d’admissibilité à la caisse d’allocations familiales va à l’encontre de l’Art. 1675/9, §1er, 4° du Code judiciaire. Les articles du Code judiciaire relatifs à la notification de l’ordonnance d’admissibilité à la caisse d’allocations familiales et le versement des allocations familiales sur un compte bloqué restent néanmoins d’application. L’Art. 1675/9 du Code judiciaire dispose qu’après le prononcé de la décision d’admissibilité, le greffier doit la notifier aux débiteurs concernés. D’après l’Art. 1675/16, § 1er du Code judiciaire, la décision d’admissibilité, visée à l’Art. 1675/6, est notifiée par le greffier sous pli judiciaire.

Les directives précisées à ce sujet dans la lettre circulaire 996/104 du 17 avril 2012 restent aussi entièrement d’application.

Exécution des jugements prononcés à l’étranger

Pour les décisions judiciaires datant d’avant le 10 janvier 2015, la partie qui souhaite exécuter doit obtenir la déclaration de force exécutoire du tribunal compétent dans un autre État membre pour pouvoir la mettre à exécution (exequatur). La procédure a été modifiée par la suite, et pour faire exécuter une ordonnance judiciaire, l’intéressé doit demander un certificat d’exécution dans le pays où le jugement a été prononcé. (article 53 du règlement bruxelles I bis).

Annexes

Tableaux des formulaires actualisés

Les organismes d'allocations familiales trouveront en annexe les tableaux reprenant les procédures de contrôle et d'utilisation des formulaires pour 2017.

Annexe I : aperçu des formulaires sous forme de tableau

Annexe II : aperçu des situations des dossiers pour lesquels des informations sont requises

Annexe IIIa : Fiche sur le droit de l'étudiant et le jeune demandeur d'emploi pendant le stage d'insertion professionnelle pendant la période de vacances.

Annexe IIIb : Schéma de l'(ex-)ETUDIANT - période des vacances + stage d'insertion professionnelle + prolongation du SIP

1. Une version imprimée de chaque consultation est conservée comme preuve dans le dossier (électronique).
2. L'allocation de transition est assimilée à une pension de survie pour l'application de l'article 56quater, LGAF, cf. lettre circulaire 996/122 du 7 avril 2016.
3. Pas de valeur probante relative au début et à la fin du placement suite au décret " Integrale Jeugdhulp " (uniquement Communauté flamande).
4. Abrogé suite au décret "Integrale Pleegzorg" à partir du 1er janvier 2014 (uniquement Communauté flamande).
5. Conformément à l'article 42, §1, al. 2 LGAF, lorsqu'il y a plusieurs allocataires, on tient compte, pour la détermination du rang, du nombre total d'enfants bénéficiaires, à condition que les allocataires déclarent former un ménage de fait. Cette déclaration vaut jusqu'à la preuve du contraire. Pour les dossiers repris des caisses d'assurances sociales pour travailleurs indépendants, on applique la règle de la continuité. Sur la base des données figurant sur le brevet, les enfants continuent à être regroupés sans déclaration de ménage de fait jusqu'à ce qu'un changement ayant une conséquence sur la formation d'un ménage de fait survienne. Dans ce cas, il faut envoyer un modèle J.
6. Soit le bail enregistré, soit le contrat de travail (personnel domestique résidant). Cf. point 3.4.1.
7. Cf. circulaire ministrérielle CM 588 du 17 mars 2005. Le modèle J (déclaration de l'intéressé) ne peut servir comme preuve de la séparation.
8. Lettre circulaire 996/109 du 17 avril 2004 et addendum à la lettre circulaire 996/109 du 23 décembre 2015. Voir aussi thème 11. Le Registre national.
9. cf. CO 1404 du 7 septembre 2015.
10. Lettre circulaire 996/114 du 9 avril 2015
11. A partir du 1er octobre 2008.
12. Lettre circulaire 999/177 du 17 novembre 2015 et addendum du 4 mai 2016.
13. Circulaire de FAMIFED, CO 1376 du 8 septembre 2008.
14. Non disponible par le biais de la DMFA mais bien par le biais du RIP (cf. lettre circulaire 996/64 du 7 août 2006).
15. Services régionaux de l'emploi
16. Voir lettre circulaire 996/110 du 4 juin 2014
17. Conversion obligatoire du code de rôle 102 en 103 dès la fin des retenues ou l'absence de remboursement.
18. Quand la correspondance est adressée à des tiers, le numéro de registre national de l’attributaire est mentionné comme référence.
19. Courriel de FAMIFED du 25 avril 2016 adressé aux caisses d'allocations familiales.
20. La règle des cinq jours équivaut à une semaine de 38 heures.
21. Voir: Circulaire ministérielle CM 393 du 9 novembre 1981 et addendum du 20 mai 2011.
22. Le formulaire P16com ne doit être envoyé que lorsque le parent survivant forme un ménage de fait ou est remarié.
23. Cf. CO 1393 du 19 septembre 2013 et lettre circulaire 996/113 du 27 février 2015.
24. Ce n’est que lorsque les données ne sont pas disponibles par voie électronique qu’elles peuvent être demandées à l’assuré social, qui peut ensuite fournir la preuve à l’aide d’une attestation papier (cf. point 2.2.3). Les attestations papier issues d’une source authentique ont la même force probante que les flux électroniques et constituent donc une preuve valable en vue de déterminer le droit aux allocations familiales ou à un supplément. Toutefois, la non-réception d’une attestation normalement fournie par voie électronique via la source authentique constitue une anomalie qu’il convient de signaler au service Monitoring de FAMIFED.
25. Approuvée par la Conseil des ministres du 23 juin 2006. Cette charte complète la Charte de l'utilisateur des services publics du 4 décembre 1992. Le but est d'ajouter à cette Charte un certain nombre de nouveaux principes de bon service public.
26. AR du 19 mars 2008, MB du 15 avril 2008.
27. Cette question a déjà fait l'objet d'une directive: voir le point 3 de la circulaire de FAMIFED CO 1352 du 20 décembre 2004 - Une copie "bien lisible" suffit au lieu d'un document authentique.
28. Cf. par exemple, l'attestation spéciale de naissance: voir rubrique 3.2.2. de cette circulaire (après la naissance).
29. Point de vue sur la base de l’Art 9,§ 1er de la loi "Only Once" du 5 mai 2014.
30. Circulaire de FAMIFED CO 1360 du 1er août 2006 et la CO 1393 du 19 septembre 2013.
31. En cas de doute, l'authenticité peut toujours être vérifiée sur le site web de l'administration.
32. Cf. AR du 12 juin 1989 (commenté dans la CO 1216 du 26 juin 1989)
33. En 2018, le service bancaire de base coûte au maximum 15,76 EUR. Le prix maximum du service bancaire de base est adapté chaque année en tenant compte de l'évolution de l'indice des prix à la consommation au mois de novembre. L'information concernant l'adaptation du montant figure sur le site web du SPF Economie, PME, Classes moyennes et Energie. + adresse du site web.
34. Loi du 5 mai 2014 portant établissement de la filiation de la coparenté - CO 1403 du 27 février 2015.
35. L'Agence pour la simplification administrative (ASA) a confirmé les principes existants et a demandé à FAMIFED de les rappeler dans les textes introductifs sur les formulaires A et E (demandes d'allocations familiales et d'allocation de naissance).
36. Voir lettre circulaire 999/168 du 2 mai 2013.
37. Cf. CO 1415 du 8 septembre 2017 relative au gel de la compétence à partir du 1er janvier 2018: voir point 3.2.3.4.
38. Les allocations familiales et l'allocation de naissance sont payées à titre provisionnel. La réception du message électronique concernant la naissance doit faire l'objet d'un suivi.
39. Dans le sens de la CM 599 du 16 juillet 2007.
40. Y compris le régime s'appliquant au secteur public.
41. Cf. CO 1415 du 8 septembre 2017 relative au gel de la compétence à partir du 1er janvier 2018: voir point 3.2.3.4.
42. Voir le tableau en annexe à la lettre circulaire 997/52bis du 13 mai 2011.
43. Loi du 5 mai 2014 portant établissement de la filiation de la coparenté
44. Sur l’avertissement-extrait de rôle : pour les travailleurs salariés les «revenus professionnels imposables globalement» sont augmentés des frais professionnels divisés par 12. Pour les indépendants, les revenus professionnels imposables sont brutés en les multipliant par 100 puis en les divisant par 80, pour obtenir le revenu annuel imposable. Division par 12 pour obtenir les revenus professionnels mensuels imposables moyens.
45. L’allocation est imposable lorsque la prime est encodée comme frais professionnels ou lorsque l’allocation couvre une perte effective de revenus.
46. Cf. CO 1416 du 10 janvier 2017 : adaptations du modèle S et de la feuille d'info
47. Explication de la procédure de la lettre circulaire 996/121 du 14 mars 2016.
48. Cf. CO 1416 du 10 janvier 2017: adaptations du modèle S et de la feuille d'info.
49. Cf. lettre circulaire 999/186 du 19 janvier 2018: pour les familles dont un acteur influençant le droit au supplément est un fonctionnaire international, le formulaire P19Fisc B a été supprimé et c'est également le formulaire P19Fisc A qui est utilisé.
50. Ainsi que les emails aux caisses d'allocations familiales des 15 septembre 2017, 29 septembre 2017, 4 octobre 2017, 12 octobre 2017, 19 octobre 2017 et 27 octobre 2017. Attention: seuls les cas dont le calcul sur la base des données de l'avertissement-extrait de rôle déroge au résultat suivant le message T10 peuvent être soumis au service Monitoring de FAMIFED.
51. Cf. lettre circulaire 999/186 du 19 janvier 2018: un même formulaire et une même procédure pour les familles à l'étranger et les familles dont un acteur influençant le droit au supplément est un fonctionnaire international.
52. Voir Thème 9 pour les instructions concernant le traitement des formulaires P19fisc incomplets.
53. En 2018, l'envoi groupé a été déplacé du 15 au 31 janvier.
54. La consigne de la CO 1412 consistant à demander le montant concret du revenu belge au service Monitoring en cas de revenus mixtes est supprimée. La somme des revenus est effectuée sur la base de la déclaration sur le formulaire.
55. CO 1412 du 20 février 2017.
56. Cf. Lettre circulaire 999/177 du 17 novembre 2015
57. La personne qui enregistre son contrat de location en ligne peut imprimer un accusé de réception avec l'en-tête du SFP Finances. Cette preuve est acceptée.
58. La seule déclaration sur l’honneur ne constitue pas une preuve concluante.
59. Cf. la lettre circulaire 999/169 du 5 juillet 2013.
60. Les droits voisins sont une série de droits, voisins des droits d'auteur et qui donnent le droit à un artiste-interprète ou exécutant ou à un producteur de décider de l'enregistrement, de la reproduction et de la diffusion d'une réalisation et de recevoir en contrepartie une indemnité juste.
61. Les arrêtés royaux du 22 mai 2014 prévus à cet effet sont retirés.
62. Un règlement similaire s'applique aux types de ménages visés à l'art. 1, 3° et 4° (les attributaires sont l'ex-partenaire [type de ménage III] et [type de ménage IV] l'autre parent en dehors du ménage) de l'AR du 26 octobre 2004 portant exécution des Art. 42bis et Art. 56, §2 LGAF. Voir aussi le régime de la lettre circulaire 996/119 du 29 septembre 2015
63. Voir la circulaire du Ministre des Affaires sociales CM 588 du 17 mars 2005: déclaration d'une instance officielle, ex. des services de la population.
64. L'asbl CIMIRe est dissoute. Pour les données de carrière, il faut désormais contacter le service Gestion des carrières de l'Office national des Pensions (gestioncarriere@onp.fgov.be).[/fn], banque de données des caisses d'allocations familiales, etc.), le formulaire de demande est superflu.
Le formulaire a été adapté pour répondre à la réglementation de la loi Only onceCf. la lettre circulaire 999/180 du 24 janvier 2017.
65. Le principe est appliqué immédiatement sans attendre davantage d'explications dans une lettre circulaire.
66. Voir aussi point 3.12.2.4.
67. Voir tableau paiement provisionnel de la lettre circulaire 999/178 du 5 juillet 2016.
68. Cf. lettre circulaire 996/21 du 19 novembre 2001.
69. Si enseignement non supérieur (CM 599 point 2.1 ) ou poursuite d’études complémentaires dans l’enseignement supérieur (CM 599 point 2.3).
70. Il existe en outre aussi une dérogation pour l’année académique ou scolaire sur la base de la CM 190 à la suite du bénéfice d’une bourse d’études en Belgique ou à l’étranger.
71. Les combinaisons AA et BB ne sont pas possibles.
72. L'Art. 102 du "Décret définissant le paysage de l'enseignement supérieur et l'organisation académique des études" du 7 novembre 2013 (MB du 18 décembre 2013)
73. Voir lettre circulaire 996/2 du 28 octobre 1997.
74. Art.4, §1er AR du 12 août 1985
75. Reprise des études dans les 5 jours ouvrables après la guérison ou au début de la nouvelle année scolaire en cas de guérison pendant les vacances d'été.
76. Cf. lettre circulaire 999/178 du 5 juillet 2016
77. Voir CM 593 du 3 novembre 2005.
78. Si le jeune est absent de manière injustifiée pendant le mois entier, il n'y a pas de droit en vertu de la condition de l'article 1er de l'AR du 10 août 2005. Dans ce cas, aucun paiement n'a lieu pour ce mois.
79. Le week-end précédant la reprise des cours n'est pas inclus dans la période de vacances.
80. Dans l'apprentissage sur le lieu de travail, les étudiants suivent un enseignement à mi-temps et accomplissent un stage à mi-temps. La norme des salaires est applicable.
81. IFAPME = Institut wallon de formation en alternance et des indépendants et petites et moyennes Entreprises
SFPME = Service Formation PME.
82. CEFA = Centre d'éducation et de formation en alternance.
83. Décret flamand du 10 juin 2016 ratifiant l'arrêté du Gouvernement flamand du 22 avril 2016 (MB du 26 juillet 2016) relatif au projet temporaire « schoolbank op de werkplek » (banc d'école sur le lieu de travail) relatif à l'apprentissage en alternance dans l'enseignement secondaire
84. Décret flamand du 10 juin 2016 (MB du 17 août 2016) réglant certains aspects des formations en alternance.
85. Voir lettre circulaire 999/182 du 29 juin 2017.
86. Procédure et formulaires de la lettre circulaire 999/178 du 5 juillet 2016.
87. Les messages de flux DMFA ont été adaptés à partir du premier trimestre 2017 à la nouvelle législation sur le travail étudiant, selon laquelle les étudiants peuvent à partir de 2017 travailler comme étudiant au total 475 heures par an au lieu de 50 jours auparavant. L’ancienne conversion du nombre de jours en heures selon la fraction d’occupation 38/5 (lettre circulaire 997/74 du 30 avril 2009) n’est encore d’application que si l’ancien code StudentNbrdays est quand même encore utilisé dans le message DMFA. Voir adaptation du schéma de décision dont les instructions ont été communiquées dans le mail du 20 février 2017 envoyé à toutes les caisses d'allocations familiales.
88. Cf. notre courriel à toutes les caisses d'allocations familiales du 10 avril 2013. Néanmoins, la formation de doctorat donne droit aux allocations familiales au taux ordinaire (27 crédits).
89. Il s'agit des études visées à l'article 1er de l'arrêté royal du 10 août 2005.
90. Demander les données de la carrière à l'ONP.
91. Le stage d’insertion a la valeur "TRI" dans la zone KindofWorker du message Dimona Cf. Thème 7 - Le jeune en stage d'insertion professionnelle.
92. Pour 2013, le maximum journalier s'élève à 32,71 euro et le maximum annuel à 1.308,38 euro.
93. Cf. mail du département Contrôle à tous les caisses d'allocations familiales du 10 avril 2013.
94. Courriel de FAMIFED du 16 septembre 2016 adressé aux caisses d'allocations familiales.
95. Cf. lettre circulaire 999/146 quater du 24 mai 2017.
96. Cf. Art. 1er, §2, 5° de l'AR du 12 août 1985: si la période entre la fin de la formation précédente et de la nouvelle s'élève à plus de 15 mois, la nouvelle formation doit durer au minimum 6 mois.
97. Par conséquent, plusieurs périodes d’octroi de 360 jours sont possibles pour un même enfant.
98. Equivaut à une occupation de 38 heures.
99. Bien que chaque donnée soit acceptée en soi comme preuve, la hiérarchie suivante est proposée pour la force probante lorsque plusieurs sources de données se contredisent.
100. Contrats conclus avant le 1er septembre 2015 (Communauté française) et avant le 1er septembre 2016 (Communauté flamande).
101. Cf. CM 521 du 12 mars 1993
102. Courriel de FAMIFED aux caisses d'allocations familiales du 20 octobre 2016.
103. Toutefois, lorsqu’on reçoit un message D227, il faut prendre en compte qu’il s’agit d’un placement en application de l’Art. 70 LGAF. Le message D227 ne doit pas susciter de doute.
104. Cf. article 28, 4° du décret du 12 juillet 2013 relatif à l'aide intégrale à la jeunesse et Art. 43, §3 de l'AR du gouvernement flamand du 21 février 2013 relatif à l'aide intégrale à la jeunesse.
105. Arrêtés du gouvernement flamand du 11 janvier 2013 et du 14 février 2014
106. CO 1415 du 8 septembre 2017: Gel de la compétence à partir du 1er janvier.
107. Cf. procédure CO 1344 du 10 juillet 2003.
108. Voir lettre circulaire de FAMIFED, 996/94 du 18 novembre 2009.
109. Sur le brevet de l'attributaire, il est mentionné "Procédure D062", ce qui implique que la procédure de la circulaire 999/169 est suivie. A mentionner aussi si la caisse B délivre un brevet à la caisse C.
110. Aucune mention signifie que le D062 n'a pas encore été reçu pour l'année académique en cours.
111. Par exemple, thèse/mémoire d'étudiant dans la rubrique "Divers" si pertinent pour l'année académique en cours
112. La Charte prévoit un délai de 4 mois pour prendre une décision.
113. L'Art. 9 AR du 12 juin 1989 portant exécution de l'Art. 71, §2 LGAF dispose d'une manière générale que l'organisme continue de payer les prestations familiales à titre provisionnel durant le mois civil suivant celui au cours duquel il a réclamé les formulaires périodiques devant confirmer la qualité d'enfant bénéficiaire, d'allocataire ou d'attributaire.
114. Aussi pour les enfants mineurs prolongés.
115. La CO 712 du 14 décembre 1963 et la note d'information 1986/50.
116. Attention: pour certaines prestations, une intégration préalable dans le Cadastre est nécessaire.
117. Voir aussi point 3.12.4
118. La récupértion est possible également sur la base d'une nota signé concernant un entretien téléphonique avec l'interessé (999/153).
119. Voir CO 1409 du 18 avril 2016 relative à l'imputation des indus constatés à partir du 1er janvier 2015.
120. Une lettre circulaire technique est en préparation.
121. La feuille d'audience qui confirme la séparation de fait est acceptée comme preuve que l'inscription du détenu à l'adresse du ménage n'est plus souhaitée.
122. Cf. lettre circulaire 996/125 du 10 juin 2016 - Accueil des demandeurs d’asile - Incidence sur la présomption de formation d’un ménage de fait.
123. Procédure communiquée par le biais de la CO 1386/2016 du 19 février 2016
124. Des points de vue antérieurs contradictoires sont désormais remplacés par ce point de vue.
125. CO 1383 du 11 mai 2010 (nouvelle version - mai 2014) - Règlements 883/2004 et 987/2009: nouveaux règlements européens de sécurité sociale applicables à partir du 1er mai 2010
126. Au niveau politique, le Ministry of Labour and Social Policy, l'équivalent du SPF Affaires sociales, est compétent. La fonction des institutions polonaises compétentes en termes de coordination des allocations familiales, exécutée par les 16 bureaux régionaux de politique sociale (ROPS = Regionalne Ośrodki Polityki Społecznej), est reprise, à partir du 1er janvier 2018, par les départements de politique sociale dans les Bureaux de Voïvodie. Une lettre circulaire sur ce sujet est en préparation. Les communes en Pologne gèrent le paiement des prestations familiales.
127. Voir CO 1327 du 20 avril 2001 p. 4 "...En outre, parmi les pays limitrophes, seuls la France et le Luxembourg octroient des prestations analogues lors d'une naissance...").
128. La publication avec les directives pratiques pour l'application de l'accord bilatéral avec Israël est en préparation.
129. Arrêté royal portant exécution de l’Art. 71, §2 LGAF - MB 30 juin 1989 - continuation du paiement en l'absence des attestations ou formulaires périodiques. - continuation du paiement en l'absence des attestations ou formulaires périodiques.
130. Sauf Pays-Bas: Envoyer E401 à l’allocataire (Cf. infra)
131. En cas de fin de droit au supplément ou aux allocations familiales dans l’année X, le formulaire de clôture P19Fisc A est envoyé le 15 janvier de l’année X+1
132. Les institutions de sécurité sociale sont tenues de fournir à l'assuré social qui en fait la demande écrite toute information utile concernant ses droits et obligations et de communiquer d'initiative à l'assuré social tout complément d'information nécessaire à l'examen de sa demande ou au maintien de ses droits. Conformément à l'article 6, les institutions de sécurité sociale doivent utiliser, dans leurs rapports avec l'assuré social, quelle qu'en soit la forme, un langage compréhensible pour le public.
133. Cf. CO 1415 du 8 septembre 2017: gel de la compétence à partir du 1er janvier 2018
134. Cf. 996/111 du 24 février 2015 - Imputation des prestations familiales dues et indues aux entités fédérées compétentes.
135. 1= Communauté flamande2= Région de Bruxelles-Capitale3= Communauté française4= Communauté germanophone
136. Cf. directives de l’annexe 2 à la CO 1348 du 11 février 2004 et de la lettre circulaire 997/67 du 16 mars 2007.
137. Voir courriel de FAMIFED aux caisses d’allocations familiales du 17 mars 2017.
138. En conséquence du gel de la compétence à partir du 1er janvier 2018, le dossier n’est pas transféré à la caisse d'allocations familiales de la mère, mais la caisse qui était compétente du chef du père ouvre le dossier du chef de la mère.
139. Cf. arrêt de la Cour de cassation du 6 février 2006 précisé dans la lettre circulaire 996/128 du 26 avril 2017.

Metadata

Date d'entrée en vigueur:

01/03/2017

Date de promulgation:

20/02/2017

Mots clés:

FLUX ELECTRONIQUE

NAISSANCE

CONTROLE PERIODIQUE \ FORMULAIRES

RNPP (REGISTRE NATIONAL DES PERSONNES PHYSIQUES)

ETUDIANT

VOLONTARIAT

ORPHELIN \ TAUX MAJORE

DEMANDEUR D'EMPLOI \ JEUNE AYANT QUITTE L'ECOLE

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Convention sur la sécurité sociale entre la Belgique et la Turquie

Convention sur la sécurité sociale entre la Belgique et la Bosnie-Herzégovine

CO 1386 du 9 février 2018 - Evaluation annuelle des besoins d'information sur supports électroniques et papier: Actualisation des instructions concernant le contrôle par formulaires

Tabs

1. Collecte d'informations au moyen de formulaires et de supports électroniques

2. Principes généraux de la collecte d'informations

2.1. Collecte unique d'informations: ne demander les données indispensables qu'une seule fois

2.1.1. Principes généraux

Exemple

Exceptions

Aperçu des données :

2.1.2. Indus

2.1.3. Collecte unique et réutilisation de l'information

2.1.4. Conservation des informations qui ne sont plus actuelles

2.2. Conséquences de la collecte unique des informations

2.2.1. Examiner le droit d'office ou attendre une demande?

2.2.2. Force probante générale des données électroniques et priorité sur les formulaires

2.2.3. Collecte unique des informations sur la base du numéro unique (ex. le numéro d'entreprise ou le NISS)

2.3. Force probante des données d'information électroniques

2.4. Suppression de la légalisation des copies27

Une copie bien lisible du document ou du formulaire suffit.

Quand un document original est-il encore nécessaire?

Force probante des documents scannés

2.5. L'autre communication (électronique) avec le citoyen

Lettres de motivation par courriel

2.6. Opposabilité des renseignements obtenus par téléphone

Procédure à suivre:

2.7 Le cachet numérique

Exemple de la ville de Malines

2.8. Echange d'information en cas de paiement à une personne autre que l'allocataire légal

3. Collecte des données au moyen de formulaires par thème

Thème 1 - Virement sur un compte à vue en Belgique et à l'étranger

3.1.1. Protection légale des avoirs se trouvant sur le compte

3.1.2. Le virement SEPA

3.1.3. Le service bancaire de base

3.1.4. Contrôle direct du titulaire du compte en banque communiqué par l’allocataire

Thème 2 - Preuve de la naissance/de la vie et de l'adoption

Dépôt d'une demande et des documents justificatifs en vue d'obtenir le paiement anticipé de l'allocation de naissance.

Le modèle E

Qu'est-ce qu'une demande d'allocations familiales (notamment d'allocation de naissance)?35

Cumul avec les prestations familiales garanties

3.2.2. Procédure après la naissance

Note:

Exemple:

Remarque:

3.2.3. Mesures destinées à éviter que l'allocation de naissance soit demandée et payée plus d'une fois

3.2.3.1. Consultation de TRIVIA

Principe:

Remarque

3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre

3.2.3.3. "Attestation de naissance spéciale"

3.2.3.4. Gel de la compétence à partir du 1er janvier 2018

3.2.4. Conditions d’obtention d’une prime d’adoption

3.2.4.1. Preuves à fournir pour obtenir une prime d’adoption auprès d’une caisse d'allocations familiales

3.2.4.2. Mesures destinées à éviter le cumul de paiements entre la prime d'adoption et l'allocation de naissance

3.2.5. Application de la CM 599 pour l'allocation de naissance et la prime d'adoption dans les dossiers de travailleurs indépendants

Thème 3 - Octroi d'un supplément aux chômeurs, malades et pensionnés - Majoration des allocations familiales pour les familles monoparentales

3.3.1. Octroi provisionnel des suppléments sociaux et du supplément monoparental

3.3.2. Etablissement définitif du droit

3.3.2.1. Décision d'office définitive sur la base des données fiscales

3.3.2.2. Validation du supplément payé sur la base du formulaire sériel P19fisc A51 (familles à l’étranger ou si le partenaire travaille pour une organisation internationale)

Aperçu des formulaires en rapport avec les suppléments

Thème 4 - Octroi des allocations familiales ou d'un supplément

3.4.1. Preuve de la situation monoparentale

3.4.2. Preuve du mariage à l'étranger

3.4.3. Déclaration sur l'honneur pour établir le revenu

Thème 5 - Octroi du droit aux allocations d'orphelins

3.5.1. Contrôle au moyen du formulaire P16

Présomption d'abandon de l'orphelin

3.5.2. Demande au moyen du formulaire Mod. B (demande d'allocations d'orphelins)

Thème 6 - Contrôle des enfants bénéficiaires au moyen de formulaires

3.6.1. Adaptation du formulaire P7 (étudiants) à la nouvelle structure de l'enseignement

3.6.1.1. Etudiant qui met fin à ses études au cours de l'année scolaire ou académique - Preuves de la cessation des études - Présomption de cessation des études - Cessation durant les examens

Cessation des études pour un étudiant BaMa

Situation particulière:

3.6.1.2. Etudiant à l'étranger

Directives pour les contrôles à domicile en cas d'études à l'étranger

Formulaires de clôture pour les enfants à l'étranger