1. Collecte d'informations au moyen de formulaires et de supports électroniques
Depuis quelques années, l'Office tient en permanence un inventaire de toutes les données requises pour payer les allocations familiales. En vertu du contrat d'administration, les directives concernant les méthodes et les modalités de collecte de ces données sont évaluées et actualisées chaque année.
Les caisses d'allocations familiales et les autres organismes de paiement des allocations familiales trouveront dès lors ci-après les nouvelles règles applicables à partir du 1er janvier 2005.
2. Principe général
L'objectif général de la collecte de données consiste à payer les allocations familiales rapidement et correctement, en conformité avec la Charte, et ce, en interrogeant le moins possible l'assuré social, grâce à l'adaptation et au remplacement de formulaires par des données électroniques et par la consultation des banques de données. Les caisses d'allocations familiales mettent tout en oeuvre pour mettre les paiements " en temps réel " en concordance avec les flux de données électroniques reçus concernant les données personnelles légales et professionnelles.
2.1. Rappel des principes de la collecte d'informations dans le secteur
Les principes suivants sont à la base de la méthode de collecte de données dans le secteur:
- il ne faut demander que les données qui sont indispensables en vue du traitement correct et ponctuel du dossier;
- les données ne sont demandées qu'une fois; dès qu'elles sont en possession d'un organisme dans le secteur, elles sont mises à la disposition des autres participants dans le circuit, par le biais du Cadastre ou du brevet d'attributaire ;
- les données sont demandées le plus possible directement à la " source authentique ";
- les données ne peuvent être demandées à l'assuré social au moyen d'un formulaire que si elles ne peuvent être obtenues par des canaux électroniques;
- un groupe de travail au sein de l'Office met les formulaires qui sont encore nécessaires en concordance avec les nouveaux flux de données. Ces formulaires doivent en outre répondre à des critères rigoureux en matière d'intelligibilité, de convivialité et de facilité de complètement.
3. " Copie bien lisible " au lieu de " copie certifiée conforme "
3.1. Généralités
Depuis le 31 mars 2004, on ne peut plus demander à l'assuré social de produire des copies de documents originaux certifiées conformes par l'administration communale. L'article 508 de la loi-programme du 22 décembre 2003 stipule, en ce qui concerne les services publics fédéraux, que les " copies certifiées conformes " sont supprimées et remplacées par la production d'une simple copie bien lisible.
Quoiqu'il ne soit nulle part concrètement exigé que des copies de documents soient certifiées conformes pour le secteur des allocations familiales, il arrive toutefois dans la pratique administrative que ceci soit demandé à l'assuré social. Il arrive aussi que l'assuré social soit persuadé qu'il s'agit d'une instruction générale et prenne lui-même l'initiative de faire certifier la copie conforme pour en garantir l'authenticité.
Il est dorénavant exclu d'encore demander une " copie certifiée conforme ", et il faut informer l'assuré social des cas dans lesquels le document original est indispensable et des cas dans lesquels une copie bien lisible suffit.
Pour le secteur des allocations familiales, les conséquences sont les suivantes.
3.2. Faits juridiques en Belgique
Dans le régime des allocations familiales, l'utilisation de copies de documents originaux pour prouver les données légales concernant la personne ou la carrière professionnelle est exceptionnelle.
Les données légales (naissance, décès, descendance...) et socioprofessionnelles sont obtenues directement à la source authentique.
Dans des cas exceptionnels, lorsqu'une donnée n'a pas encore été obtenue par le biais du réseau électronique, pour éviter toute erreur ou irrégularité, il faut toujours demander une déclaration originale directement aux instances auprès desquelles l'événement est enregistré (exemples: une attestation de décès du parent dans la commune où l'intéressé est décédé; l'acte de naissance avec les mentions marginales dans la commune où l'enfant est né,...).
En guise de preuve d'une adoption, pour un accord ou un jugement concernant le droit de garde ou l'autorité parentale, une copie bien lisible de l'acte, du jugement ou de la décision juridique suffit par contre. Il en va de même pour les preuves de naturalisation dans le cadre d'une demande de prestations familiales garanties.
Exceptions
Les attestations et documents qui sont spécifiquement destinés à l'obtention des prestations familiales doivent être des originaux. On ne peut pas accepter de copie (de certificats de scolarité par exemple) comme preuve. En attendant la révision de la procédure par le SPF Intérieur, il reste aussi absolument indispensable que la caisse d'allocations familiales qui a payé l'allocation de naissance soit en possession de l'attestation originale " Attestation spéciale de naissance pour obtenir l'allocation de naissance ". Une copie ne suffit pas davantage.
3.3. Faits juridiques à l'étranger
Ces règles ne sont en principe pas applicables aux actes, tant pour les documents originaux que pour les traductions légalisées de documents émanant d'instances étrangères.
Il faut toutefois examiner avec une attention toute particulière l'authenticité d'actes étrangers relatifs à la naissance, au mariage, au décès ou à l'adoption et les comparer à d'autres documents (cf. infra: en cas de doute). Ainsi, pour les familles percevant des allocations familiales à l'étranger, il faut régulièrement demander une composition officielle du ménage émanant d'une instance étrangère officielle.
3.4. Preuve de situations de fait
Dans la pratique de la gestion des dossiers, il arrive que l'assuré social soit invité à prouver un fait déterminé (par exemple la résidence dans un ménage bien précis), et ce, sur la base du témoignage de deux personnes indépendantes. Dans de tels cas, on demande que les signatures soient légalisées. Il s'agit d'une procédure dans le cadre de laquelle le fonctionnaire contrôle l'exactitude des signatures. Cette procédure ne relève pas de la nouvelle obligation et peut encore toujours être demandée aux administrations communales.
3.5. Procédure en cas de doute quant à l'authenticité de la copie
En cas de doute fondé quant à l'authenticité de la copie, il faut tout d'abord interroger l'instance qui a délivré le document.
Si la copie n'est pas claire, est illisible ou présente un autre défaut (la copie semble incomplète), la personne qui détient l'original doit être invitée à montrer la déclaration au service même. Dans le secteur des allocations familiales, ceci signifie que dans le cadre d'un contrôle par visite à domicile, on demande de montrer le document proprement dit au délégué de la caisse d'allocations familiales.
Pour éviter toute confusion, on indiquera désormais lors de toute demande de documents si un document original est nécessaire ou si l'envoi d'une copie bien lisible suffit. Les organismes d'allocations familiales sont priés d'adapter les formulaires et modules de lettres en conséquence.
4. Innovations dans la structure de l'enseignement - Régime transitoire pour les allocations familiales
A partir de l'année académique 2004-2005, à la suite de la déclaration de Bologne, une nouvelle structure d'enseignement entre en vigueur dans les universités et écoles supérieures, et ce, en vertu des décrets en matière de structure de la Communauté flamande et de la Communauté française. Cette modification est appelée structure Bama.
Pour les étudiants en première année, les candidatures et les licences sont remplacées par le titre de bachelier, après 3 ans, et de master, après un an au moins. Des crédits ECTS se substituent aux heures de cours. A partir de l'année académique 2005-2006, il sera possible d'étudier d'une manière flexible selon un système semestriel dans les universités et écoles supérieures.
En attendant une adaptation fondamentale de l'arrêté royal du 30 décembre 1975, les règles suivantes restent applicables en ce qui concerne les attestations d'études pour l'année académique 2004-2005.
L'Office a demandé aux universités et écoles supérieures de délivrer les certificats de scolarité (année académique 2004-2005) de la manière suivante:
- L'étudiant qui est inscrit à temps plein ou à mi-temps (une année d'études en 2 ans) pour une formation comportant de 54 à 66 crédits ECTS satisfait à l'article 4, 1°, de l'arrêté royal du 30 décembre 1975. Dans ce cas, la réponse à la question 41 du formulaire P7 est affirmative.
- Létudiant qui est inscrit à temps partiel pour des branches séparées représentant au total au moins 27 crédits ECTS satisfait aux conditions de l'article 4, 2°, de l'arrêté royal du 30 décembre 1975 (programme d'études de 13 heures de cours par semaine). Dans ce cas, la réponse à la question 44 du formulaire P7 est affirmative.
En attendant la réforme de l'arrêté royal, la norme de 27 crédits ECTS est la condition minimale absolue pour avoir droit aux allocations familiales en tant qu'étudiant suivant un enseignement supérieur (universitaire ou non) à temps partiel.
Concernant les stages, les questions restent identiques.
5. Collecte de données par le biais de messages RIP et DMFA - Impact sur l'établissement et le suivi des droits aux allocations familiales et les procédures de collecte d'informations par formulaires
5.1. Etablissement du droit et de la compétence: traitement des données RIP/DMFA
Dans les circulaires CO 1340 et 1345, la notion de " demande valable " de formulaires papier a été étendue à toute donnée provenant d'une source de données authentique pouvant engendrer un droit prioritaire éventuel, un droit aux allocations familiales, à l'allocation de naissance ou à un autre avantage. La réception des messages RIP et DMFA crée des flux de données d'où résultent de " nouvelles demandes ".
Les organismes d'allocations familiales ont reçu les instructions requises en fonction de l'établissement du droit et de la compétence, et ce, par la CO 1348 et par les lettres circulaires II/C/996/50, II/C/997/55, II/C/997/56 et II/C/996/58.
5.2. Traitement des données RIP/DMFA en fonction des autres objectifs
Les flux RIP et DMFA ne sont provisoirement pas encore exploités pour l'établissement du droit à un supplément social ou de la qualité d'enfant bénéficiaire.
Les caisses d'allocations familiales seront informées en temps utile de la date à partir de laquelle les flux susmentionnés doivent être pleinement exploités. Elles seront également avisées des adaptations à apporter aux processus de travail et aux formulaires existants.
6. Contrôle par formulaires - Régime transitoire 2004-2005
6.1. Envoi des formulaires
La procédure existante pour l'envoi des formulaires P2, P3, P5, P7, P9, P9bis et P20 reste applicable pour l'année académique en cours.
L'arrêté royal du 26 octobre 2004 portant exécution des articles 42bis et 56, § 2, des lois coordonnées relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés instaure un nouveau système pour les suppléments sociaux à partir du 1er janvier 2005. La circulaire CO 1351 du 20 décembre 2004 fournit aux caisses d'allocations familiales les instructions requises pour la validation des suppléments payés pour l'année 2004 et pour l'octroi de ces suppléments dans le nouveau système à partir du 1er janvier 2005.
6.2. Rappel de formulaires non renvoyés
Généralités
Le formulaire constitue un outil pour obtenir des données et est encore trop souvent considéré comme la seule base pour l'établissement du droit aux allocations familiales ou à un supplément. Ceci ne signifie toutefois pas que le formulaire soit toujours indispensable, notamment (a) lorsque la caisse peut obtenir la donnée par le biais d'une banque de données ou d'un flux (TRIVIA) ou (b) lorsque la demande de la donnée doit être considérée comme non pertinente, compte tenu de la situation socioprofessionnelle ou familiale telle qu'elle ressort des flux de données électroniques.
Procédure pour l'année 2005
En attendant le traitement général de tous les flux de données électroniques, pour les formulaires ayant trait à l'année 2004-2005, tout document manquant doit être rappelé une fois. La pratique qui consiste à envoyer un rappel en cas de non-renvoi du formulaire de contrôle tout en mettant déjà en garde contre une éventuelle récupération est maintenue.
Il faut anticiper sur un deuxième rappel et sur d'autres rappels éventuels de formulaires en consultant TRIVIA et en exploitant les messages RIP et DMFA et les autres flux reçus.
Si les données manquantes peuvent être obtenues en procédant à ces consul tations, il ne faut plus envoyer de rappel.
Si les données disponibles par le biais des différentes banques de données n'apportent pas de réponse et si des informations (concernant les revenus par exemple) font malgré tout défaut ou sont douteux, si le formulaire n'est pas renvoyé en dépit de la menace de recouvrement, les caisses d'allocations familiales sont priées de compléter l'examen en demandant les données à l'occasion d'un contrôle par visite à domicile.
6.3. Procédure à suivre avant de procéder au recouvrement d'allocations familiales payées indûment
Le simple fait de ne pas renvoyer un formulaire de contrôle ne constitue en aucun cas une base juridique pour entamer une procédure de recouvrement des allocations familiales payées. De telles actions risquent presque toujours d'être déclarées non fondées. Les caisses d'allocations familiales doivent donc utiliser tous les moyens qui sont mis à leur disposition pour éviter que des procédures de récupération des allocations familiales basées sur des formulaires manquants soient intentées devant les juridictions du travail (par les assurés sociaux ou par elles-mêmes).
Instructions pratiques pour l'établissement des indus
Dans le prolongement de ce qui est indiqué au point 6.2. " Rappel de formulaires non renvoyés ", il est donc exclu de notifier un indu (par lettre recommandée) sans avoir consulté les banques de données disponibles (TRIVIA) ou sans consulter les flux reçus pour examiner le montant indu. Ceci vaut bien entendu pour l'introduction d'une procédure de recouvrement de l'indu devant la juridiction du travail.
7. Enfants placés: rappel de diverses instructions
A la demande de la Communauté flamande, il est rappelé aux caisses d'allocations familiales que les paiements pour les enfants placés doivent être groupés et qu'un bordereau de paiement collectif doit être envoyé une fois par mois. Le montant sur le bordereau de paiement doit correspondre exactement à la somme effectivement versée.
Les caisses sont par ailleurs priées de toujours mentionner le numéro de code du service et, si possible, le numéro du registre national de l'enfant placé dans tous leurs contacts avec les Communautés concernant des enfant placés.
Il est par ailleurs essentiel que le formulaire D228 soit correctement complété et indique clairement le motif du non-paiement.
8. Schémas de la collecte des données
Vous trouverez en annexe les schémas actualisés concernant la collecte d'informations au moyen de formulaires.
Pour vous informer en permanence, l'Office actualisera constamment le guide de l'utilisateur.
