1. Collecte d'informations au moyen de formulaires et de supports électroniques
Depuis quelques années, l'Office tient en permanence un inventaire de toutes les données nécessaires au paiement rapide et correct des allocations familiales. Chaque année, pour le 30 juin au plus tard, les instructions en rapport avec les méthodes et les procédures de collecte de ces données sont actualisées.
C?est pourquoi les caisses d'allocations familiales et les autres organismes de paiement des allocations familiales trouveront ci-dessous les règles applicables du 1er juillet 2003 au 30 juin 2004.
Etant donné que depuis la dernière adaptation avec la circulaire CO 1340 du 24 juillet 2002 d'importants changements dans la transmission des données sont en cours d'exécution, et compte tenu de la mise en 1/2uvre progressive du cadastre des allocations familiales et des messages de la DMFA et de la DIMONA, les instructions qui s'y rapportent seront applicables dès que ces produits d'" e-government " seront opérationnels dans le cadre du réseau télématique de la sécurité sociale.
2. La collecte des données
2.1. Principes
Rappelons les principes qui sous-tendent la méthode de collecte des données au sein du secteur des allocations familiales:
- seules les données qui sont indispensables au traitement correct du dossier doivent être demandées;
- les informations ne doivent être demandées qu'une seule fois; dès qu'elles sont en possession d'un organisme d'allocations familiales, elles sont mise à la disposition des autres acteurs du circuit de paiement au moyen du brevet d'attributaire;
- la demande d'informations se fait directement à la " source authentique ";
- la demande d'informations à l?assuré social à l'aide d' un formulaire n'est autorisée que pour autant que ces données ne puissent pas être obtenues directement à leur source;
- les formulaires qui restent nécessaires sont mis en concordance par un groupe de travail au sein de l'Office, selon des critères stricts de langue, de facilité de remplissage et de convivialité, en collaboration avec un expert externe (Bureau de conseil en lisibilité de l'IFA).
2.2. Définition d'une demande " valable "
Compte tenu du fait que, d'une part, la Charte de l'assuré social stipule que les prestations sociales sont accordées d'office chaque fois que c'est matériellement possible, et que, d'autre part, selon une opinion récente, le formulaire ne sert que d'outil (cf. infra) permettant d'obtenir des informations, d'autres documents ou messages que les formulaires (de demande) donnent aussi lieu à l'examen automatique d'un droit, à son établissement ou au paiement des prestations familiales.
La condition est que le document ou l'information doivent provenir d'une source fiable ou être basés sur une déclaration d?une personne spécialement mandatée, ce qui signifie que l'identité du demandeur et des bénéficiaires est établie et qu'aucune confusion n'est possible quant à la nature de l'avantage à octroyer.
La CO 1340 mentionnait ainsi en guise d'exemple que l' avis de reprise du travail (ou une situation similaire) après une période limitée d'inactivité ou d'activité indépendante faisait office de demande pour l'obtention des allocations familiales ou de l'allocation de naissance, sans qu'aucune initiative ne soit attendue de nouveau de la part de l'assuré social.
Grâce à une extension continuelle du réseau télématique de la sécurité sociale avec de nouvelles applications et de nouveaux flux de données, et à l'assouplissement des possibilités techniques de consultation des " sources ", la situation est telle que la plupart des processus dans le dossier d'allocations familiales pourront être accomplis automatiquement. Cela signifie que l'intervention de l'assuré social ou d?organismes tiers n'est plus requise que dans des cas exceptionnels.
3. Conséquences pour la gestion du dossier
3.1. Examen du dossier en " back-office "
Le fait que dans le nouveau cadastre des prestations familiales les demandeurs potentiels soient introduits comme " tiers " (code de rôle 105 ou 106) permet d'être informés par messages électroniques de toutes les situations socioprofessionnelles nécessaires et des situations familiales selon le cas.
On trouvera ci-dessous une liste des codes de rôles à utiliser en fonction de la situation:
Code de rôle dans le cadastre Acteur/Situation Flux d'informations
101 Attributaire Toutes les données civiles (Registre national et de la BCSS) et socioprofessionnelles
102 Allocataire Uniquement les données civiles (Registre national et de la BCSS)
103 Allocataire avec un droit prioritaire
Allocataire partenaire d'un attributaire qui est chômeur, malade, invalide, pensionné ou handicapé (avec ou sans droit prioritaire) Toutes les données civiles (Registre national et de la BCSS) et socioprofessionnelles
104 Enfant bénéficiaire (notamment handicapés occupés dans un atelier protégé) Toutes les données civiles (Registre national et de la BCSS) et socioprofessionnelles
105 Tiers - personne de référence dans le ménage qui n?est ni attributaire ni allocataire ou qui a un droit prioritaire
Parent(s) de l'enfant uniquement pour l'examen automatique des allocations d'orphelins Uniquement les données civiles (Registre national et de la BCSS)
106 Tiers avec un droit prioritaire
Partenaire d'un attributaire qui est chômeur, malade, invalide, pensionné ou handicapé Toutes les données civiles (Registre national et de la BCSS) et socioprofessionnelles
Etant donné que les organismes d'allocations familiales pourront spécifier en fonction des besoins l?information requise pour appliquer correctement la réglementation, le traitement du dossier " back-office " et la généralisation de l?examen d?office sont la conséquence logique dans la plupart des situations.
Etant donné qu'on dispose à présent des possibilités techniques à cet effet, les caisses d'allocations familiales sont priées de procéder d'office à l'examen des droits, en partant de n'importe quel signal électronique ou d'un brevet d'attributaire.
Par conséquent, il n'est plus nécessaire que dans des cas exceptionnels de demander les allocations familiales au moyen d'un formulaire (mod. AA ou E) (cf. infra).
3.2. Feed-back des paiements
Une intégration ciblée de différents acteurs dans le cadastre des allocations familiales avec le code de rôle approprié pour leur situation (lettre circulaire II/B.997/52/BI du 7 avril 2003) permettra aux organismes d'allocations familiales d'être informés plus rapidement de certaines données et de réagir adéquatement au changement de situation. Le paiement indu des allocations familiales peut ainsi être évité. Grâce au feed-back des paiements aux différentes banques de données, le secteur est en mesure d'exercer un contrôle de la continuité de certaines situations et de contrôler en permanence la véracité des données sur lesquelles les paiements sont basés, sans exiger chaque fois une nouvelle déclaration de l'assuré social (par exemple si l'étudiant a commencé de travailler).
Les procédures exposées ci-dessous contiennent la traduction en pratique de ces deux principes, à savoir la maximalisation de l'enquête d'office et la vérification systématique des paiements. En outre, les directives émises à l'occasion de l'implémentation du nouveau " brevet d'attributaire " (lettre circulaire II/C/996/25/BH du 4 juin 2002) acquièrent ainsi un contenu concret.
4. Traduction des principes dans la gestion des dossiers
4.1. Procédure d'établissement du droit aux allocations familiales en cas de changement de la situation socioprofessionnelle et de modification de la situation familiale
Situation de départ
La caisse d'allocations familiales qui disposera d?un dossier répertorié dans le cadastre reçoit un signal en provenance d?une DMFA, DIMONA, d'une autre flux électronique ou d?une boîte aux lettres électronique du Registre national.
Selon le cas, il ressort du signal reçu que:
* en raison d'un changement de la situation professionnelle, un attributaire prioritaire potentiel dans le ménage est (re)devenu travailleur salarié, indépendant, chômeur, malade, bénéficiaire du revenu d'intégration...
* en raison d'une modification de la situation familiale, un droit prioritaire potentiel s'ouvre dans le ménage, du chef d'une autre personne ;
* en raison du décès du parent (adoptif), il existe un droit aux allocations d'orphelins.
Procédure à suivre
Dans ce cas, la caisse d'allocations familiales qui reçoit le signal électronique ouvre d'office une enquête concernant la base du droit et l'organisme de paiement compétent. Elle consulte à cet effet selon le cas et en fonction de l'information qui lui est encore nécessaire toutes les banques de données disponibles : le Registre national, le cadastre des allocations familiales, le répertoire des employeurs...
La caisse d'allocations familiales qui a effectué la recherche de l'organisme compétent informe, le cas échéant, la caisse compétente de l'ouverture du droit prioritaire au moyen du brevet d'attributaire.
Cette procédure s'applique d'une manière générale dans les cas suivants :
* changement d'organisme compétent en raison d'une modification de la situation socioprofessionnelle du chef du même attributaire ;
* changement du droit prioritaire du chef d'un (autre) attributaire prioritaire en raison d'un modification de la situation socioprofessionnelle ;
* changement du droit prioritaire du chef d'un (autre) attributaire prioritaire en raison d'une modification de la situation familiale ;
* changement de régime d'allocations familiales (p. ex. travailleurs salariés vers indépendants, fonctionnaire vers travailleur salarié) ;
* changement de compétence pour les catégories relevant exclusivement de la compétence de l'Office (p. ex. les prestations familiales garanties).
La mise en 1/2uvre pratique de ces instructions entraîne, par exemple, que la caisse d'allocations familiales ouvrira préalablement une enquête à propos d'un droit prioritaire potentiel des membres du ménage/des parents en dehors du ménage, et quand aucun autre droit ne peut être décelé, elle transmettra le cas avec un brevet au service " Prestations familiales garanties " de l'Office, le cas échéant avec la preuve de la qualité d'assisté d'un CPAS (avis A036 : voir lettre circulaire II/B/997/51/BI).
4.2. Suppression de l'obligation de demander les allocations familiales au moyen d?un formulaire
Sans préjudice des dispositions de la CO 1340 (pp. 5, 6, 7, 8) concernant le paiement anticipé de l'allocation de naissance et l?établissement du droit aux allocations familiales pour le premier enfant, une demande d'allocations familiales au moyen d'un formulaire n'est plus nécessaire que lorsqu'aucune caisse d'allocations familiales n'aura reçu un signal par le réseau télématique de la sécurité sociale ou n'aura reçu aucun brevet d'une autre caisse d'allocations familiales (p. ex. lorsque la famille provient de l'étranger).
Exemple 1 :
La mère, travailleuse salariée, est attributaire parce que le père exerce une activité indépendante. Le père devient salarié. La caisse d?allocations familiales de la mère a intégré le père comme attributaire prioritaire dans le cadastre (code de rôle 106), de sorte qu'en cas d'occupation du père comme travailleur salarié, elle reçoit des messages DIMONA et DMFA. Le traitement de ces messages est ensuite réglé en " back-office " : la caisse de la mère examine le droit prioritaire et envoie le brevet d'attributaire à l'organisme compétent pour le père.
Exemple 2 :
Un fonctionnaire travaille au Ministère X. Ce service n'a pas (encore) intégré ses attributaire dans le cadastre des allocations familiales. Le 1er décembre, le travailleur devient salarié. Il doit introduire une demande d'allocations familiales auprès de la caisse de son employeur.
Les caisses d'allocations familiales sont priées de conserver dans le dossier toutes les preuves de l'examen et des consultations, en vue du contrôle selon la méthode DULBEA.
4.3. Contrôle des paiements effectués et de la véracité des déclarations soumises
Moyennant une intégration appropriée et l'adaptation du " code de rôle " des acteurs dans le cadastre des allocations familiales, les caisses d'allocations familiales seront en mesure de " moduler " l'information en fonction des besoins et des situations concrètes des dossiers.
Une attention particulière est requise pour deux situations pour lesquelles des allocations familiales sont actuellement payées sur la base de déclarations soumises, à savoir les allocations familiales en faveur de l'étudiant et du jeune demandeur d'emploi, et le paiement du supplément pour les chômeurs de longue durée, les malades, les invalides, les pensionnés et les handicapés.
4.3.1. L'occupation des étudiants et des jeunes demandeurs d'emploi
Conformément à l'article 12 de l'arrêté royal du 30 décembre 1975, l'activité lucrative de l'enfant ne fait pas obstacle à l'octroi des allocations familiales lorsqu'elle exercée dans le cadre d'une occupation d?étudiants ou durant moins de 80 heures. Pour les jeunes demandeurs d?emploi, il existe un plafond de revenus. Pour les périodes de vacances, on applique un régime spécial.
Toutes les données socioprofessionnelles de l'enfant bénéficiaire s'obtiendront en introduisant le code de rôle 104.
La pratique ayant démontré que toutes les caisses d'allocations familiales ne sont pas en mesure de traiter les données socioprofessionnelles au niveau des enfants bénéficiaires, elles sont priées d'effectuer les adaptations techniques nécessaires de leur logiciel, afin que les flux de données relatifs à l'activité lucrative de l'étudiant et/ou du jeune demandeur d'emploi soient communiquées aux gestionnaires de dossiers. De cette manière, ceux-ci seront à même de mettre les dates de début et de fin des paiements en concordance avec les signaux reçus au sujet de l'occupation (avis DIMONA pour l'enfant bénéficiaire).
4.3.2. Paiement du supplément pour chômeurs de longue durée, malades, invalides, pensionnés et handicapés
Pour le paiement du supplément pour les chômeurs de longue durée, les malades, les invalides, les pensionnés et les handicapés sur la base de l'arrêté royal du 12 avril 1984 portant exécution des articles 42 bis et 56, § 2, des lois coordonnées, on demande chaque année le 15 janvier le montant des revenus du ménage au moyen des formulaires P19/P19 bis.
Les caisses d'allocations familiales sont priées d'adapter les " codes de rôle " des partenaires à l'occasion de la réception et de la vérification des formulaires P19 expédiés le 15 janvier 2004, de telle manière que les données (socioprofessionnelles) soient transmises, lesquelles influencent selon le cas l'octroi ou non d'un supplément.
De cette manière, les caisses d'allocations familiales seront en mesure de corriger à temps les paiements d'un supplément, compte tenu de la trimestrialisation du droit. Une nouvelle enquête est par conséquent ouverte immédiatement si la caisse reçoit le signal que le partenaire commence à travailler, qu'il bénéficie aussi d'un revenu de remplacement ou qu'il quitte le ménage. Ainsi, les paiements d'un supplément sont adaptés plus rapidement à un changement de situation, ce qui nécessite ensuite moins de rectifications et de récupérations.
4.4. Procédure devant les juridictions du travail
A plusieurs reprises déjà, les organismes d'allocations familiales ont intenté une procédure devant les tribunaux du travail afin de récupérer des paiements ou parce que l'assuré social avait négligé de renvoyer un formulaire de contrôle dûment complété.
Deux possibilités peuvent se présenter :
* l'assuré social introduit lui-même un recours devant le tribunal du travail contre une décision de la caisse d'allocations familiales de récupérer les allocations perçues en raison du fait qu'un formulaire n'a pas été renvoyé, dûment complété ;
* la caisse d'allocations familiales essaie, après une enquête complémentaire, comme il est indiqué ci-dessous, de récupérer, si nécessaire par la voie judiciaire, les paiements des allocations familiales qui ne sont pas couverts par une déclaration sur l'honneur transmise à l'aide d?un formulaire.
La jurisprudence récente estime toutefois que le non-complètement ou le non-renvoi d'un formulaire n'implique pas que les allocations familiales ont été payées indûment. Dans ce cas, la caisse d'allocations familiales doit démontrer par d?autres moyens que les allocations familiales ont été payées indûment. Grâce à une intégration appropriée et à l'adaptation du " rôle " des acteurs, les caisses d'allocations familiales disposeront dans la plupart des cas de suffisamment de données pour juger cas par cas si un paiement indu a été effectué. La caisse juge individuellement cas par cas s'il convient de renoncer à l'instance ou de poursuivre la procédure, selon que les paiements effectués concordent ou non avec les signaux électroniques reçus ou qu'aucune information qui forme légalement un obstacle pour les paiements n'ait été signalée.
5. Formulaires
5.1. Le formulaire P16 (droit aux allocations d'orphelins)
Procédure de contrôle des allocations d'orphelins majorées : suppression du contrôle annuel à l'aide du formulaire P16
Point de départ
Conformément à l?article 56 bis des lois coordonnées, les allocations d'orphelins majorées se perdent et un droit aux allocations familiales ordinaires s'ouvre à nouveau lorsque le survivant des père et mère contracte un mariage ou forme un ménage de fait avec une personne qui n'est ni parente ni alliée jusqu'au troisième degré inclus.
L'enquête et le suivi du droit aux allocations d?orphelins se déroulent désormais suivant trois axes :
* l'examen automatique du droit aux allocations d'orphelins à l'occasion de la réception d'un avis de décès. Afin de pouvoir procéder dans tous les cas à l'examen des allocations d'orphelins d'une manière automatique, les caisses d'allocations familiales font le nécessaire pour intégrer les parents d'enfants bénéficiaires qui ne sont pas encore connus comme attributaires ou comme allocataires en tant que " tiers " dans le cadastre des allocations familiales, ce qui implique que les besoins d'informations concernant le parent intégré seront spécifiés selon le cas. Un formulaire de demande d'allocations d'orphelins n'est nécessaire que pour autant qu'il s'agisse d'un parent qui réside à l?étranger et qui n'est pas inscrit en Belgique ;
* en raison de l'intégration dans le cadastre, les modifications des neuf données légales à caractère civil et celles de la situation familiale sont communiquées directement à la caisse d?allocations familiales par les boîtes aux lettres électroniques (" mail-boxes "). De cette manière, les caisses sont automatiquement informées du décès d'un parent, du remariage ou de la séparation du parent survivant, de la formation d'un ménage de fait par le parent survivant ou de l?adoption de l'enfant ;
* le contrôle social au moyen d'une visite au domicile du parent survivant à l'issue de la première année suivant le décès et ensuite tous les trois ans a pour objectif de fournir sur place des informations au parent survivant, mais aussi de vérifier si toutes les conditions légales (mariage de fait, remariage du parent survivant, disparition de la parenté par l'adoption de l'enfant) sont encore remplies pour payer les allocations d'orphelins majorées.
Conséquences pour la gestion du dossier
Jusqu'à présent, pour le droit aux allocations d'orphelins, on demandait chaque année une déclaration du parent survivant au moyen du formulaire P16 (droit aux allocations d'orphelins). Ce formulaire permet de demander les modifications des données légales et de la composition du ménage, essentiellement en vue de disposer d'une déclaration supplémentaire qui confirme que le parent survivant ne forme pas un ménage de fait.
Conformément à l'article 173 quater des lois coordonnées, les services chargés de l'exécution de ces lois coordonnées sont cependant tenus de s'adresser au Registre national des personnes physiques pour obtenir les neuf données légales ou pour vérifier l'exactitude des ces informations. Faire appel à une autre source d'information que le Registre national n'est en principe autorisé que lorsque l'information nécessaire ne peut être obtenue auprès du Registre national.
L'article 2 de l'arrêté royal du 17 décembre 1993 réglant l'utilisation des informations du Registre national des personnes physiques dispense les attributaires et les allocataires de l'obligation d'informer immédiatement l'organisme d'allocations familiales de toute modification de l'une des neuf données légales, s'ils ont communiqué cette modification à l'administration compétente.
Etant donné, d'une part, que le formulaire P16 demande des données qu'il est légalement interdit de demander encore à l'assuré social, et, d'autre part, qu'une expérience de plusieurs années démontre que le formulaire n'apporte aucune plus-value à la collecte des données parce que les autres canaux de données (Registre national, contrôle sur place) sont suffisants, l'expédition annuelle du formulaire P16 le 15 janvier est supprimée à partir de l'année 2004 pour les ménages en Belgique.
La procédure d'examen et d'établissement du droit aux allocations d'orphelins majorées et de l'abandon de l'orphelin, comme l'a définie la CO 1340, est confirmée.
5.2. Les formulaires P7 (Allocations familiales après l'obligation scolaire - Etudiants) - P20 (Allocations familiales pour les demandeurs d'emploi) - (Formulaires P2 et P5 - Allocations familiales pour les enfants handicapés)
P7
La pratique ayant démontré que la procédure actuelle présente trop peu de convivialité, les caisses d?allocations familiales doivent prendre des mesures pour garantir que la procédure prévue dans la circulaire CO 1340 se déroule plus convivialement :
* l'expédition du formulaire P7 reste fixée au 5 septembre ;
* un premier rappel neutre et informatif a lieu durant la deuxième moitié du mois d'octobre, selon les possibilités de la caisse ;
* un deuxième rappel avec menace de cessation du paiement si aucune réaction ne suit avant le........... est envoyé dans le courant du mois de novembre, en fonction des possibilités de la caisse.
Le contenu des actuels formulaires P7 (allocations familiales pour l'étudiant) et P20 (allocations familiales pour le demandeur d'emploi) sera mis en concordance avec les nouveaux flux de données socioprofessionnelles, dès qu'il sera établi que les caisses pourront traiter les données. Le contenu et l'utilité des formulaires pour les enfants handicapés (formulaires P2 et P5) seront également examinés à la lumière des nouveaux flux de données.
6. Preuve du régime de parenté
La CO 1340 indique à la page 14 que les éléments suivants peuvent fournir la preuve du régime de parenté : une déclaration sur l'honneur, une copie du jugement ou de l'arrêt prononçant le divorce, une copie d'un acte notarial entériné par un jugement (divorce par consentement mutuel).
La présomption de la coparenté (CO 1307) ne peut être confirmée ou infirmée (autorité parentale exclusive) que par un jugement ou arrêt ou, dans le cadre d'un divorce par consentement mutuel, par un acte rédigé devant notaire.
Les caisses d'allocations familiales n'accepteront désormais plus aucune déclaration sur l'honneur en rapport avec le régime de parenté. Elles sont donc priées, au moment où le divorce est signalé par un message automatique, d'insister au moyen d'une première lettre pour que le jugement, l'arrêt ou un acte définitif réglant le divorce leur soit transmis (circulaire ministérielle CM 555 du 26 février 1998). Pour des raisons de protection de la vie privée, il suffit de communiquer les passages ayant trait à l'autorité parentale dans l'acte, le jugement ou l'arrêt.
Un mois après le premier envoi, on insistera à nouveau dans une seconde lettre pour obtenir le jugement ou l'acte.
Afin d'éviter que des paiements ne soient effectués indûment dans le régime des travailleurs salariés, les caisses d'allocations familiales sont priées de suspendre les paiements basés sur la présomption de coparenté à partir du premier mois suivant le rappel, tant que la preuve authentique du régime de parenté applicable n'a pas été fournie. On évitera ainsi le risque que des paiements ne soient effectués indûment dans le régime des travailleurs salariés s'il apparaissait par la suite que le parent qui exerce l'autorité exclusive est travailleur indépendant. En effet, lorsque le parent indépendant exerce l'autorité exclusive, ce n'est pas le régime des travailleurs salariés mais celui des allocations familiales pour travailleurs indépendants qui est compétent.
