Afin d’assurer l’échange de données entre les organismes d’allocations familiales en cas de pluralité d’attributaires pour des enfants figurant sur la même composition de ménage que l’(les)allocataire(s) ou considérés comme faisant partie du même que l’(les)allocataire(s)1, des instructions avaient été données aux organismes d’allocations familiales via la lettre circulaire 999/C65 du 27/10/1986. Depuis de nombreuses années, le document papier Yter était échangé massivement entre les différentes caisses de paiement d'allocations familiales tous les trimestres. Cet échange permettait aux caisses de se renseigner mutuellement de leurs situations respectives concernant le groupement des enfants. L'envoi trimestriel leur permettait de s'informer de la situation de paiement du trimestre précédent. Les caisses pouvait également s'envoyer un Yter spontanément afin de se prévenir plus rapidement d'un changement de situation et ainsi diminuer le nombre de régularisations. Dans la pratique, cette dernière option était trop peu utilisée.

La présente circulaire a pour objet de donner de nouvelles instructions relatives à cet échange de données suite à la mise en production du flux Yter. Des exemples d'application sont donnés en annexe.

1. Introduction

Dans l'hypothèse où les allocations familiales sont dues du chef de plusieurs attributaires à un ou plusieurs allocataires en faveur de plusieurs enfants repris sur la même composition de ménage que l'allocataire ou des allocataires,  ou considérés comme faisant partie du ménage de cet allocataire ou ces allocataires, il y a lieu, pour la détermination du rang de l'enfant, de tenir compte de tous les autres enfants bénéficiaires repris sur cette composition de ménage ou considérés comme faisant partie du ménage, même s'ils sont effectivement élevés par des allocataires différents.  Dans ce cas, chaque organisme d’allocations familiales concerné paiera un montant en fonction du rang de l’enfant selon son âge par rapport aux autres enfants.

Il est toutefois fait exception à ce principe en ce qui concerne les orphelins attributaires des allocations familiales au taux majoré, lesquels ne doivent pas être pris en considération (voir article 42, LGAF), ainsi qu'en ce qui concerne les enfants placés dans le régime des Prestations Familiales Garanties, lesquels ne doivent pas non plus être pris en considération puisque les prestations familiales ne sont pas dues à l'exception d'une allocation forfaitaire spéciale (voir article 10 de la loi instituant les prestations familiales garanties).

Afin de payer le montant correct en tenant compte de tous les enfants bénéficiaires d’allocations familiales concernés,  les organismes d’allocations familiales concernés doivent s’informer l’un l’autre. La mise en place d'un flux permet de diminuer les régularisations en misant sur l'envoi systématique d'un flux dès que la situation d'un dossier est modifiée. Cet échange direct d'information se base sur la responsabilisation des caisses d'allocations familiales; elles doivent en effet prendre l'initiative d'envoyer un message Yter directement.

2. Procédure

2.1. Principes généraux

Le flux Yter fonctionne selon les grands principes suivants :

1. Lorsqu'une caisse paie pour un enfant dont la situation change, elle est responsable d'informer directement les autres caisses concernées par un envoi Yter.
2. Chaque caisse informe les autres caisses concernées de la situation des enfants dans son dossier.
3. Le message Yterne demande une réponse que lorsqu'il s'agit d'ajouter un enfant au groupement ou de créer un nouveau groupement.
4. Un message Yter est créé par dossier et par allocataire.
5. L'envoi trimestriel disparait, les caisses établissent dès lors leurs paiements sur la base des renseignements réceptionnés aussi longtemps qu’aucune modification d'une des zones mentionnées dans l'Yter n'intervienne.

2.2. Schéma d'envoi

Lorsqu'une caisse paie pour un enfant dont la situation change, elle prend l'initiative d'envoyer directement un message Yter aux caisses concernées. Il est prévu qu'elle puisse demander une réponse à son message si nécessaire (ajout d'un enfant dans un groupement existant ou création d'un nouveau groupement).

Cet envoi devient donc la seule source d'information.

Le flux Yter est développé selon le schéma suivant qui prévoit deux scénarii possibles d'envoi :

1. Le groupement existe déjà

Ce scénario est utilisé lorsque la caisse qui envoie (Caisse A) n'attend pas de réponse de la caisse qui reçoit (caisse B). Nous nous trouvons ici dans un groupement d'enfant existant.  La caisse destinataire a toujours la possibilité d'envoyer un nouveau message Yter si elle l'estime nécessaire.

2. Création d'un nouveau groupement

Ce scenario est prévu pour l'établissement du rang. La caisse A demande à la caisse B de lui envoyer une réponse à l'Yter qu'elle lui soumet. Ce scénario peut être utilisé chaque fois pour ajouter un enfant au groupement. Un  exemple typique est le cas où les données de la caisse A ne sont pas suffisantes pour procéder au paiement (par exemple dans le cas où il y a un nouvel enfant né à la caisse A, mais il faut aussi tenir compte des enfants du dossier de la caisse B).

2.3. Description des données des messages électroniques T007 et T008

Pour l'échange électronique, deux messages ont été créés :

• Le T007 sert pour l'envoi de l'Yter via le Cadastre. Un contrôle des données mentionnées dans l'Yter y est effectué.
• Le T008 : L'application Trivia transforme le T007 en T008 et le place dans le Queue de la caisse destinataire. La caisse destinataire (ou les caisses destinataires) est définie sur base des informations routées que la caisse qui envoie aura complété dans son message (caisse, numéro de dossier ou NISS attributaire). Un enrichissement aura lieu et certaines données seront ajoutées sur base des informations du Cadastre (nom, prénom et date de naissance des différents acteurs) à partir des NISS mentionnés dans le T007).

Un T007 peut engendrer plusieurs messages T008 si la caisse d'envoi a mentionné plusieurs caisses destinataires. Cela peut être le cas lorsque les informations transmises ont un impact pour plusieurs autres caisses.

Le message T007 contient les informations suivantes :

• Creation Date : date de création du message.

Données caisse(s) destinataire(s) :

• Routing : la ou les caisses vers lesquelles les données doivent être routées. Il peut y avoir plusieurs destinataires. Il sera fait mention du numéro de la caisse destinataire, puis soit du numéro de dossier, soit du NISS de l'attributaire.

Données caisse d'envoi :

• File : numéro de dossier, numéro de bureau (optionnel) et numéro de la caisse d’envoi
• FileOwner : NISS de l’attributaire
• Beneficiary : NISS de l’allocataire
• ChildList : peut contenir plusieurs enfants:
• Child :
  • NISS de l’enfant
  • PaymentPeriodList : Contient une ou plusieurs périodes pour  lesquelles les données de paiement suivantes sont complétées :
    • Régime (valeurs possibles : G (= PFG), LGAF)
    • taux (valeurs possibles : 40, 42B, 50B, 50T, 10G)
    • paiement du supplément monoparental ( true or false)
    • code région
    • enfant placé (valeurs possibles : To Beneficiary, ToBankAccount)
• ResponseExpected : Zone obligatoire permettant à la caisse qui envoie l’Yter de demander une réponse à la caisse B.
• Eventdate : date de l'événement
• Changedate : date de réception de l'information impliquant un changement (≠ de la date de traitement de l'info)
• Remark : champ libre dans lequel peuvent être ajoutés des informations explicatives.

Le message T008 contient les mêmes informations que le message T007, à la différence qu'un enrichissement aura lieu pour les données suivantes à partir des données du Cadastre :

• FileOwner : NISS, nom, prénom et date de naissance de l’attributaire
• Beneficiary : NISS, nom, prénom et date de naissance de l’allocataire
  • Child : NISS, nom, prénom et date de naissance de l’enfant

La caisse qui envoie un message Yter ne doit donc mentionner que le NISS des acteurs (attributaire, allocataire, enfant bénéficiaire). Les données complémentaires (nom, prénom et date de naissance) seront ajoutées lors de la transformation du message T007 en T008.

2.4. Consignes générales applicables pour tout envoi de message

Principes de base :

• Le message Yter électronique est routé sur base des données du dossier de la ou des caisses destinataires que la caisse qui envoie mentionne dans son message.
• Un Yter électronique est créé par allocataire. Lorsqu'il y a plusieurs allocataires concernés, il y aura un Yter créé par allocataire.
• L'Yter n'aura plus deux volets. Chaque caisse remplit sa propre situation. Il est donc possible que deux caisses envoient un Yter au même moment. Dans ce cas, les attestations se croiseront.
• Les modifications doivent toujours être accompagnées de la situation précédente. Il y aura donc plusieurs périodes de paiement complétées avec la situation précédente et une date de fin de paiement et pour les nouvelles situations une période ouverte.
• Toute modification d'une des données mentionnées dans le message Yter entraine l'envoi d'un message Yter.
• Réception d'un brevet : la caisse qui réceptionne le brevet envoie un message Yter aux caisses concernées. La caisse qui a envoyé le brevet n'a aucune action à entreprendre. (cf annexe : exemple 5).
• Chaque T007 sera stocké dans les "attestations reçues", et pourra être consulté par toutes les caisses pendant deux ans. La consultation dans les attestations reçues se fera sur base du NISS de l'attributaire de la caisse qui envoie l'Yter (caisse A).
• L'envoi de l'Yter est obligatoire pour l'échange des données entre 2 ou plusieurs caisses différentes.Lorsqu'une modification a lieu au sein d'une même caisse, ouau sein d'une même caisse de l'un bureau à l'autre: la caisse n'a pas l'obligation d'envoyer un Yter, pour autant que cette information soit transmise d'une autre façon (par exemple via une tâche).

Précisions concernant les différents champs du message :

• Une zone est prévue pour compléter les informations nécessaires dans le cas d'enfant placé, notamment la destination du tiers (cf annexe : exemple 6).En cas de destination sur livret, on pourra alors déduire que l'enfant sera dorénavant groupé autour de l'attributaire (cf. annexe : exemple 7).
• Lorsqu'un enfant est placé dans le régime des Prestations familiales garanties, la caisse informera l'autre caisse par l'envoi d'un Yter mentionnant le taux 10G.  A partir de ce moment, l'enfant quitte donc le groupement. De la même manière, à partir du moment où un enfant bénéficie du taux orphelin, la caisse informera l'autre caisse par l'envoi d'un Yter mentionnant le taux 50bis.
• La date de l'événement (Event date) est toujours complétée. Il s'agit de la date à laquelle l'événement impliquant la modification a eu lieu.
• La date de réception de l'information (change date) doit être complétée lorsque la modification va engendrer un débit pour la caisse B. Elle peut en effet être déterminante pour déterminer la bonne foi de l'assuré social, ainsi que le pourcentage de retenue appliqué en cas de récupération(cf annexe : exemple 4).
• La zone ResponseExpected ne contient la réponse True que lors de la création d'un groupement ou l'ajout d'un enfant à un groupement existant (cfannexe : exemple 3).

Délai de traitement :

• Comme le spécifie la CO 1402, pour évaluer la bonne foi de l'allocataire, le délai de traitementà compter de la date de réception de l'information est fixé à 30 jours.  Ce délai de 30 jours vise dès lors l'ensemble des caisses appelées à intervenir dans un dossier et ne s'applique donc pas caisse par caisse. Cela signifie que toute modification dans un dossier impactant d'autres caisses doit être transmise viamessage Yter le plus rapidement possible afin de permettre à la caisse qui réceptionne l'Yter de régulariser ses paiements dans un délai global de 30 jours.
• Lorsqu'une caisse envoie un message Yter demandant une réponse, la caisse qui réceptionne le message Yter doit y répondre dans un délai de 30 jours. (cf annexe : exemples 3 et 8).
• Toute suspension de paiement doit être transmise par message Yter directement. Si par la suite, lors de la décision définitive, les paiements sont différents, un nouveau message Yter doit être envoyé.

3. Transition

La mise en production du nouveau flux débutera le 31 mars 2016.

Un dernier envoi massif de formulaires Yter sur papier sera effectué suivant la procédure actuelle le 30 mars 2016 (soit la veille du changement de procédure).

Ces données reflétant la situation connue au 30 mars 2016 constitueront la base pour l'application de la nouvelle procédure.

A partir du 31 mars 2016 toutes les modifications seront signalés par un flux T007, même s'il s'agit de modifications relatives à une période antérieure au 31 mars 2016.

4. Situations particulières

La procédure papier est cependant maintenue lorsqu'il s'agit d'un échange de données avec une caisse étrangère.

Si la caisse constate que l'information qu'elle a reçue par un flux Yter est erronée, elle doit prendre contact par téléphone avec la caisse qui lui a fourni l'information erronée et lui demander d'envoyer un Yter rectificatif qui mentionnera clairement dans la zone "remark" quel message est annulé et remplacé.

Comme à l’accoutumée, toutes les questions techniques et les rapports d’anomalies ou de défauts peuvent être adressés au service Monitoring du Département Contrôle :

Téléphone : 02-237 27 29
Fax : 02-237 23 09
E-mail : monitoringnl@famifed.be

• 1. Cas de co-parenté