Depuis le 1er octobre 2008, les déclarations immédiates de l'emploi (DIMONAPPL) et trimestrielles (DMFAPPL) des employeurs relevant de la sécurité sociale des administrations provinciales et locales (Office national de sécurité sociale des administrations provinciales et locales - ONSSAPL) sont gérées de la même manière que celles relevant de la sécurité sociale (DIMONA et DMFA).
A la même date, les employeurs du secteur public, qui paient eux-mêmes les allocations familiales à leur personnel, ont intégré leurs dossiers d'allocations familiales dans le Cadastre des allocations familiales ou ont été repris par l'Office national d'allocations familiales pour travailleurs salariés (article 33 de la loi programme du 20 juillet 2006 et article 28 de la loi programme du 27 avril 2007). Depuis le 1er octobre 2008, ces organismes participent au système de l'examen automatique du droit.
Depuis le 1er octobre 2011, les services Enseignement et Onderwijs de l'Office national d'allocations familiales pour travailleurs salariés collaborent également au système de l'examen automatique du droit avec régularisation, puisque les prestations familiales octroyées le sont à charge de la Communauté concernée.
La présente lettre circulaire a dès lors pour objectif de modifier la lettre circulaire II/A/997/73/agy du 26.09.2008.
Le système de l'examen automatique du droit est rappelé dans la présente lettre circulaire et ses participants précisés.
Les mécanismes d'intégration des dates de paiements dans le Cadastre et de régularisation des comptes entre régimes d'allocations familiales y sont également précisés.
1. SYSTÈME DE L'EXAMEN AUTOMATIQUE DU DROIT
La Circulaire 1348 de l'Office du 11 février 2004 décrit ce système, applicable depuis le 1er juillet 2004, date de début de la gestion des messages électroniques DIMONA/RIP et DMFA (voir également lettre circulaire 996/50 du 6 juillet 2004).
Préalable : la procédure de l'examen automatique du droit ne s'applique que si les deux organismes d'allocations familiales concernés participent à ladite procédure (voir ci-après point 1.2.Participants). A défaut, c'est la procédure de l'examen par l'organisme compétent qui est applicable.
1.1. Mécanisme
L'examen automatique du droit consiste à faire instruire le droit par l'organisme actif d'allocations familiales (c'est-à-dire celui qui est en train de liquider les allocations familiales, appelé 'caisse A') pour le compte de l'organisme qui devient compétent (appelé 'caisse B').
Apprenant par exemple que l'attributaire est occupé au travail pour le compte d'un employeur relevant d'un autre organisme (au moyen des flux DIMONA/RIP et DMFA), la 'caisse A' :
1° se charge de l'instruction du droit en fonction de la nouvelle situation,
2° garantit la continuité du paiement par un paiement provisionnel, même dans l'éventualité, en cas de changement d'attributaire, où l'ancien attributaire n'a plus la qualité d'attributaire potentiel dans le régime des salariés et à la condition que le nouvel attributaire possède cette qualité,
3° détermine le début de l'intervention de la 'caisse B',
4° adresse à cette dernière un brevet d'attributaire, consignant à la fois les éléments récapitulatifs du dossier et les paramètres de changement de compétence, dès qu'elle possède tous les éléments pour établir le droit (éventuellement du chef du nouvel attributaire) - cf. lettre circulaire 997/61 du 16 décembre 2004.
Les modalités de transmission du brevet sont définies dans un 'guide de l'utilisateur' dont la dernière version figure dans la lettre circulaire 996/67 du 7 novembre 2006, la dernière version du brevet figurant dans la lettre circulaire 996/77 du 26 juin 2007.
La règle générale est le 'brevet d'office', c'est-à-dire le brevet transmis 'd'autorité' par la 'caisse A' à la 'caisse B', dès que la première a instruit le droit, établi la compétence de la suivante et qu'elle arrête les paiements provisionnels. A ce moment, la suivante est en mesure et se doit de poursuivre les paiements, car elle est munie de tous les éléments nécessaires.
Le délai est d' 1 mois + 7 jours après la date de traitement du flux électronique (qui comporte l'événement déclencheur du changement de compétence) par la Banque-carrefour de la sécurité sociale.
L'organisme subséquent dispose de 20 jours calendrier pour en accuser réception par e-mail.
Les responsabilités des organismes quant à la teneur des données dans le brevet sont définies dans le guide susmentionné.
Les règles du paiement provisionnel sont prescrites par la CO 1348 et sont basées sur l'arrêté royal du 12 juin 1989.
1.2. Participants
Organismes participant au mécanisme de l'examen automatique du droit à dater du 1er octobre 2011 :
o l'Office national d'allocations familiales pour travailleurs salariés (sauf les services Prestations familiales garanties, Gewaarborgde Gezinsbijslag et les droits dits résiduaires lorsque l'Office est la caisse B), en ce compris:
* les employeurs du secteur public pour le compte desquels l'Office gère les dossiers et procède au paiement des allocations familiales, y incluses les Communautés pour le personnel enseignant (article 101, alinéa 3, 7° et 8° L.C.),
* les bureaux qui paient les droits dits résiduaires lorsque l'Office est la caisse A,
* les services Enseignement et Onderwijs,
o les caisses d'allocations familiales du secteur des travailleurs salariés,
o la SNCB,
o l'ONSSAPL pour les employeurs relevant de la sécurité sociale des administrations provinciales et locales,
o les employeurs du secteur public payant eux-mêmes les allocations familiales et intégrés au Cadastre.
Organismes ne participant pas au mécanisme de l'examen automatique du droit à dater du 1er octobre 2011 :
o les services Prestations familiales garanties et Gewaarborgde Gezinsbijslag,
o les bureaux qui paient les droits dits résiduaires lorsque l'Office est la caisse B,
o le secteur des travailleurs indépendants.
2. MECANISMES D'INTEGRATION DES DATES DE PAIEMENT DANS LE CADASTRE
ET DE REGULARISATION DES COMPTES ENTRE REGIMES D'ALLOCATIONS
FAMILIALES
Vecteur de l'information électronique grâce à l'intégration des données d'identification des acteurs inscrits au Répertoire des personnes de la Banque-carrefour de la sécurité sociale, le Cadastre des allocations familiales est un instrument de prévention des cumuls, inscrit dans la lutte contre la fraude aux allocations sociales.
C'est pourquoi, ses mécanismes de fonctionnement sont d'application stricte, particulièrement à l'égard des données de paiement. Ces mécanismes sont décrits dans la lettre circulaire 997/52bis du 13 mai 2011 et doivent être complétés par la présente dans la mesure où chaque transfert de dossier entre organismes relevant de régimes différents (Régime général, APL et Etat) fait, depuis le 1er octobre 2008, l'objet d'une régularisation de comptes.
2.1. Paiement valide
Un paiement valide est un paiement opéré en fonction des règles de compétence : il s'agit du paiement des allocations familiales (en ce compris les prestations familiales garanties), étant entendu que l'organisme qui paie le taux de base a aussi l'obligation de payer les suppléments qui seraient dus durant toute la période de son intervention, qu'il s'agisse de paiements provisionnels, de paiements définitifs ou de paiements sujets à remboursement à charge d'autres secteurs.
Deux organismes ne peuvent apparaître au Cadastre pour la même période de paiement et à l'égard du même enfant, l'une ayant payé le taux de base et l'autre uniquement un supplément.
2.2. Prévention du cumul
Par cumul, il faut entendre deux ou plusieurs périodes de paiement qui se chevauchent pour un même enfant bénéficiaire dans plusieurs dossiers différents.
En vue de prévenir les cumuls, le Cadastre a été organisé de telle manière que deux périodes de paiement ne puissent se chevaucher.
Par conséquent, une caisse constatant qu'elle a payé à tort les derniers mois de son intervention, modifiera la date de fin de paiement valide dans le Cadastre, afin que cette zone reflète la réalité des paiements valides effectués. Concrètement, cela signifie que, à l'exception des caisses du régime des allocations familiales des travailleurs salariés qui ne procèdent pas entre elles à la régularisation de leurs comptes (cf. article 71 § 1er bis, LC), si un organisme d'allocations familiales a payé des prestations en lieu et place d'un autre, les dates de début et/ou de fin de paiement valide doivent être modifiées pour permettre le remboursement du lieu et place. Les modifications doivent intervenir tant dans les bases de données internes que dans le Cadastre, afin de refléter la réalité des paiements valides.
2.3. Procédure
Tout organisme subséquent (caisse B) appelé à intervenir à partir d'une date convenue (selon le brevet d'attributaire) ne pourra introduire une date de début de paiement valide liée à sa propre compétence - au niveau de l'enfant - que si l'organisme d'origine (caisse A) a introduit une date de clôture du paiement valide pour l'enfant concerné. Toute date de fin de paiement valide laissée ouverte par l'organisme d'origine donnera lieu à un refus d'intégration de la date de début de paiement valide pour l'organisme subséquent.
Pour ces motifs, une procédure standardisée, à utiliser en cas de régularisation de comptes, a été définie :
o la caisse A envoie le brevet à la caisse B et procède encore au paiement des allocations familiales afférentes au mois de l'envoi
=> elle introduit, au moment de l'envoi du brevet, la date de fin de paiement valide
= date de fin du mois de l'envoi du brevet
o la caisse B réceptionne le brevet, envoie un accusé de réception (e-mail)
=> elle introduit, au moment de l'envoi de l'accusé de réception, la date de début de paiement valide
= 1er jour du mois qui suit la fin de paiement de la caisse A
o la caisse A, après le dernier paiement, envoie la demande de remboursement du 'lieu et place' (par lettre)
=> elle introduit, au moment de l'envoi de la demande de remboursement, la date de fin de paiement valide
= date de fin du mois de compétence (paiement valide)
o la caisse B reçoit la demande de remboursement
=> elle introduit la date de début de paiement valide
= 1er jour du mois de compétence (paiement valide) et procède au remboursement en faveur de la caisse A.
EXEMPLES :
Changement d'employeur :
L'attributaire est occupé pour le compte d'un employeur (A) affilié à l'ONSSAPL. Ce dernier (caisse A) lui liquide les allocations familiales.
Il sort de service le 07.11.2011 et, le 12.11.2011, entame une activité d'enseignant pour le compte d'un employeur B affilié à la caisse d'allocations familiales ONAFTS (caisse B).
Le changement de compétence se produit le 01.04.2012, étant donné que le 1er jour du mois de référence du droit continué en raison de la nouvelle activité est le 1er février 2012 (voir arrêté royal de compétence du 25 avril 1997).
Schéma du processus :
la caisse A reçoit la DMFA du 1er trim/2012 de l'employeur B
envoie le brevet à la caisse B
paie les allocations familiales jusqu'au
intègre la date de fin de paiement valide |
15.06.2012
03.07.2012
31.07.2012
" 31.07.2012 " |
la caisse B accuse réception à la caisse A le
intègre la date de début de paiement valide |
20.07.2012
" 01.08.2012 " |
la caisse A modifie la date de fin de paiement valide
demande le remboursement pour la période |
" 31.03.2012 "
du 01.04.2012 au 31.07.2012 |
la caisse B modifie la date de début de paiement valide
procède au remboursement pour la période |
" 01.04.2012 "
du 01.04.2012 au 31.07.2012 |
Changement d'attributaire :
Les parents sont séparés et élèvent les enfants sous le régime de la coparenté. Les enfants habitent chez la mère allocataire.
L'ONSSAPL (caisse A) paie les allocations familiales ordinaires sur la base des prestations du père.
Le 4 octobre 2011, l'ONSSAPL apprend que la mère est malade depuis le 20 octobre 2009. Elle est occupée en tant qu'enseignante par l'employeur B, affilié à la caisse d'allocations familiales ONAFTS (caisse B).
L'ONSSAPL examine le droit au supplément social 50 ter et continue entre-temps de payer à titre provisionnel. Le 16 novembre 2011, l'ONSSAPL constate qu'il existe un droit au supplément social 50 ter à partir du 20 avril 2010, avec effet au 1er mai 2010.
Schéma des régularisations :
ONSSAPL
(caisse A)
le 16.11.2011 |
- paie les allocations familiales jusqu'au 30.11.2011 ;
- paie le supplément social 50 ter du 01.05.2010 au 30.11.2011 ;
- envoie un brevet à la caisse B mentionnant le 30.11.2011 comme date
de fin des paiements ;
- clôture sa période de paiement dans le Cadastre à la date du 30.11.2011. |
ONAFTS (caisse B)
le 24.11.2011 |
- envoie un accusé de réception par e-mail à l'ONSSAPL ;
- reprend les paiements des allocations familiales ordinaires ainsi que du
supplément social 50 ter à partir du 01.12.2011 ;
- intègre ses paiements dans le Cadastre à partir du 01.12.2011. |
ONSSAPL
le 05.12.2011 |
- modifie la date de fin de paiement valide dans le Cadastre en
30.06.2010 ;
- demande à la caisse B de régulariser les allocations familiales payées du
01.07.2010 au 30.11.2011 (allocations familiales ordinaires +
supplément 50 ter). |
ONAFTS
le 15.12.2011 |
- modifie la date de début de ses paiements dans le Cadastre en
01.07.2010 ;
- rembourse les allocations familiales dues (allocations familiales
ordinaires + supplément) du 01.07.2010 au 30.11.2011 à l'ONSSAPL. |
2.4. Charge de l'erreur et du débit en ce qui concerne les éventuels doubles paiements
Si, en dépit des instruments de consultation et de prévention du cumul qui ont été insérés dans le Cadastre des allocations familiales, il devait s'avérer que deux prestations familiales de même type (allocation de naissance, allocations familiales, prime d'adoption), portant sur la même période ont été payées pour le même enfant, l'organisme qui a omis d'en encoder à temps les données dans le Cadastre ou qui n'a pas respecté la procédure de remboursement supportera la charge de l'erreur et le débit qui en résulte. A l'évidence, l'organisme subséquent (caisse B) qui liquide pour la seconde fois à la famille le montant qui devait être remboursé à l'organisme d'origine (caisse A) aura à supporter la gestion et la charge du débit.
3. PRISE DE COURS
Le passage de l'ancienne procédure à la nouvelle pour les services Enseignement et Onderwijs de l'Office national d'allocations familiales pour travailleurs salariés le 1er octobre 2011 signifie concrètement :
3.1. Changement d'employeur
La nouvelle procédure d'examen automatique du droit s'applique à l'égard des messages RIP-in indiquant une date de début d'activité à partir du 1er octobre 2011 et à l'égard des messages DMFA à partir du 1er janvier 2012 en ce qui concerne le 4e trimestre 2011.
3.2. Autres cas
A partir du 1er octobre 2011, la nouvelle procédure d'examen automatique du droit s'applique, quelle que soit la période à laquelle la modification se rapporte, même s'il s'agit d'une période bien précise qui se situe entièrement avant le 1er octobre 2011.
Concrètement, application de la règle générale décrite ci avant au point 2.1. Paiement valide.
La période de transition prendra fin en toute hypothèse le 31 mars 2012. À partir du 1er avril 2012, seule la nouvelle procédure sera applicable dans toutes les situations.
