997/55 du 22 décembre 2003 - Flux P051 (RIP) - Message de consultation du Fichier du personnel - Flux D051 (RIP) - Message de distribution du Fichier du personnel

Je vous annonce la mise en production de deux nouveaux flux électroniques en provenance de l'Office national de sécurité sociale.

Il s'agit des flux de consultation et de distribution des données contenues dans la base de données " Fichier du personnel " de l'ONSS.

1. Qu'est-ce que le Fichier du personnel ?
2. Quelle est son utilité dans la gestion des dossiers d'allocations familiales ?
3. Quelles données y trouver ?
4. Le Fichier du personnel en consultation
5. Le Ficher du personnel en distribution
6. Quelle est la valeur des données du Fichier du personnel ?
7. La période de transition

1. LE FICHIER DU PERSONNEL

Dans l'optique de la simplification administrative, le projet d'E-government de la sécurité sociale impose aux employeurs l'envoi de déclarations électroniques à l'Office national de sécurité sociale (ONSS) et à l'Office national de sécurité sociale des administrations provinciales et locales (ONSSAPL): la déclaration immédiate de l'emploi (DIMONA) et la déclaration trimestrielle multifonctionnelle (DMFA).

Tout employeur (secteur privé et secteurs publics fédéraux, communautaires, régionaux, provinciaux et locaux) a l'obligation de déclarer immédiatement par voie électronique à l'ONSS(APL) tout engagement d'un travailleur salarié ou toute cessation de service.

Cette déclaration immédiate, appelée DIMONA, renseigne le début ou la fin d'un contrat de travail liant un travailleur à un employeur.

Le Fichier du personnel est la base de données des DIMONA.

Le secteur des allocations familiales peut consulter cette base de données et recevoir automatiquement l'information de début ou de fin de contrat de travail, à propos d'une personne intégrée au Cadastre des allocations familiales.

Le 15.05.2002, la circulaire 1337 de l'Office vous a présenté le projet global de la " déclaration multifonctionnelle de l'employeur ".

L'introduction progressive des flux RIP et DMFA vous a été annoncée par la lettre circulaire du 15.12.2003 référencée II/C/997/54/BH.

Le Fichier du personnel peut dès à présent être consulté en environnement production, soit par le TRIVIA, soit via le message de consultation P051.

Le 1.04.2004 constitue la date prévue pour l'entrée en production du flux RIP de distribution du Fichier du personnel (flux D051).

Le 15.05.2004 constitue la date-butoir de l'entrée en production du flux de distribution DMFA, pour les données portant sur le 1er trimestre 2004 (flux D054).

2. L'UTILITE DU FICHIER DU PERSONNEL DANS LA GESTION DES DOSSIERS D'ALLOCATIONS FAMILIALES

2.1. La suppression du " papier "

Pour le secteur des allocations familiales, les flux RIP et DMFA signifient la quasi-suppression des formulaires " papier " de récolte des données de temps de travail : les modèles AB (+ AB-OND et C 5755 pour l'Office) sont remplacés par les RIP et les modèles G (+ C 4500, C 4501et C 4502 pour l'Office) sont remplacés par la DMFA.

Certains formulaires adressés aux assurés sociaux sont également rendus superflus (formulaires P4 et P 12 - voir circulaire de l'Office 1345 du 10.07.2003).

2.2. La rapidité de l'information

Le Fichier du personnel est alimenté par plus de 90 % de tous les employeurs du pays, secteurs privé et public confondus (y compris les employeurs relevant de la sécurité sociale des administrations provinciales et locales).

Il permet une information extrêmement rapide de l'existence d'une relation de travail, puisque cette base de données est alimentée dans les 48 heures (après contrôle de conformité) de l'envoi des déclarations DIMONA. Il présente ainsi un grand avantage d'actualité par rapport au LATG (base de données salaires-c arrière, qui sera remplacée par la base de données des DMFA).

2.3. Une valeur indicative

Les données contenues dans le Fichier du personnel ont une valeur indicative, dans l'attente de leur authentification par les DMFA, déclarations contrôlées et sanctionnées sur le plan de l'assujettissement (voir ci-après point 6. valeur des données).

2.4. La possibilité de consultation

Le Fichier du personnel peut être consulté de deux manières : ou bien " ponctuellement " ou bien " en masse ".

La consultation ponctuelle se fait " on line " (voir ci-après point 4. le fichier du personnel en consultation).

Pareille consulatation répond à un besoin d'information urgente.

Par exemple, lors de la demande d'une allocation de 1ère naissance, il est essentiel de savoir si l'attributaire potentiel se trouve dans une relation de travail : au moyen de l'information obtenue par la consultation, le paiement de l'allocation de naissance et des allocations familiales peut être entamé, sous réserve de leur validation par une DMFA subséquente.

Un tel " feu vert " de paiement peut également être obtenu en cas d'examen du droit d'un nouvel attributaire suite à un changement familial (par exemple, pour un enfant recueilli par une tante).

La consultation en masse se fait " en batch ".

Elle est particulièrement utilisée dans le dépistage des droits prioritaires dans le régime des travailleurs salariés (cf. la solution temporaire prévue dans la lettre circulaire précitée du 15.12.2003).

2.5. La distribution

Le message de distribution du Fichier du personnel donne automatiquement l'information du début d'une nouvelle relation contractuelle ou de la fin d'une relation contractuelle existante, ainsi que des données d'affiliation " allocations familiales ". La portée de son information est, elle aussi, limitée car elle doit être confirmée (ou infirmée) par une DMFA.

La gestion conjointe des deux messages (RIP et DMFA) permet l'évaluation d'un changement de compétence.

3. LES DONNEES DU FICHIER DU PERSONNEL : LES ZONES DES MESSAGES RIP

Ces données sont renseignées en " zones ".

Voici les zones principales des messages RIP, de consultation ou de distribution.

3 autres zones sont ajoutées au message Rip de distribution :

caisse d'allocations familiales

numéro d'affiliation de l'employeur

numéro du bureau

Les zones essentielles sont les identifiants de l'employeur et du travailleur, ainsi que les dates d'entrée et de sortie de service.

Les 3 zones relatives à l'affiliation " allocations familiales " du RIP de distribution sont également essentielles

Les messages RIP de consultation et de distribution renseignent également la qualité d'intérimaire du travailleur ou celle d'étudiant.

4. LE FICHIER DU PERSONNEL EN CONSULTATION (RIP P051)

Les flux RIP ont fait l'objet d'une autorisation du Comité de surveillance près la Banque carrefour de la sécurité sociale en date du 3.12.2002 (délibération n° 02/110).

Le schéma technique détaillé du message P051 (schéma XSD, description format XML) est disponible via " Trivia " sur le site que le CTI de l'Office met à disposition des caisses d'allocations familiales.

Le Fichier du personnel peut être consulté de deux manières :

• via le GUI (Trivia), cette consultation en ligne permettant d'avoir accès aux données selon un écran standardisé ;
• via le ComTool, ce type de consultation (message P051) permettant les consultations en masse.

La consultation se fait sur la base du NISS du travailleur et d'une période (avec une date de début et une date de fin).

Une telle consultation nécessite préalablement une intégration au Cadastre. Dans la réponse, seules les données relatives à la période indiquée seront reprises pour ce qui concerne les différentes dates d'entrée et/ou de sortie de service auprès de (des) l'employeur(s) concerné(s).

Pour les travailleurs qui sont au service du même employeur depuis une très longue période sans discontinuer (25 ans par exemple), la donnée qui apparaîtra sera celle de cette (dernière) occupation.

Pour ce qui concerne les écrans de consultation, à noter également que les données sont classées par ordre de date d'entrée en service.

Deux codes-retour distincts indiquent si le cas n'est pas intégré ou s'il n'y a pas de données disponibles pour le travailleur concerné.

5. LE FICHIER DU PERSONNEL EN DISTRIBUTION (RIP D051)

Le schéma technique détaillé du message D051 (schéma XSD, description format XML) est disponible via le Trivia sur le site que le CTI de l'Office met à disposition des caisses d'allocations familiales.

Toutes les 2 semaines, des attestations (ou messages de distribution) sont confectionnées au départ du Fichier du personnel. Elles recensent la dernière situation de chaque relation de travail après validation (par l'ONSS, l'employeur lui-même, les services d'inspection sociale, CIMIRE).

Ces attestations sont transmises à l'ONSS, puis à la Banque carrefour de la sécurité sociale (BCSS).

Sur base des intégrations connues du Répertoire des références de la BCSS, un flux " RIP " est distribué - 2 fois par mois - au secteur des allocations familiales, à l'égard des attributaires, des allocataires de type 2, des enfants et des tiers de type 2 (codes rôles 101, 103, 104 et 106).

Les zones en provenance du Répertoire national des employeurs (RNE) sont complétées automatiquement.

Des limites sont toutefois à observer :

• s'il n'y a qu'un enregistrement d'affiliation (actif ou supprimé) autre qu'un dossier en cours d'affiliation d'office (code 990), ce sont ces données qui apparaissent dans la zone ;
• s'il y a plusieurs enregistrements dont un seul actif - autre que 990 -, ce sont les données du dossier actif qui apparaissent ;
• s'il y a plusieurs enregistrements clôturés - autres que 990 -, c'est la date du dossier le plus récent qui apparaîtra ;
• par contre, si le nombre d'affiliations au RNE est supérieur à 1, ce sont les chiffres " 999 " qui apparaîtront dans la zone (c'est le cas notamment lors de l'application de l'article 15 des lois coordonnées : affiliations multiples) ;
• si l'employeur relève du secteur public ou d'un secteur qui ne peut pas faire l'objet d'une affiliation, ces zones ne seront évidemment pas complétées.

6. LA VALEUR DES DONNEES DU FICHIER DU PERSONNEL

6.1. Les principes

Le RIP sert de feu vert au paiement des allocations familiales, lors de l'examen initial d'un droit et l'évaluation de l'attributaire prioritaire, du régime, secteur, ou de l'organisme compétent : dans cette optique, ces données peuvent donc servir de base pour le paiement de l'allocation de naissance anticipée, le commencement ou la poursuite du paiement provisionnel trimestriel des allocations familiales.

Les données du RIP peuvent également avoir valeur indicative de la fin de la relation de travail et/ou du début d'une nouvelle relation. Les organismes d'allocations familiales consultent et reçoivent en effet des RIP en provenance de tous les employeurs de la personne intégrée.

Les données contenues dans le message RIP doivent être authentifiées par la déclaration trimestrielle subséquente : en effet, étant donné que la DMFA porte sur l'assujettissement du travailleur à la sécurité sociale, ce sont les données de cette dernière qui priment lorsqu'il y a divergence entre des données en provenance du Fichier du personnel et celles issues de la déclaration multifonctionnelle (par exemple à propos de la qualité d'étudiant).

Ainsi, les paiements devront toujours faire l'objet d'une validation au moyen de la déclaration multifonctionnelle DMFA portant sur le trimestre concerné.

En dépit de l'absence de RIP, la DMFA a toujours valeur authentique.

Inversement, si un RIP n'est pas confirmé par une DMFA (absente), il convient d'interroger l'assuré social.

Comme le RIP livre une information de début ou de fin d'une relation contractuelle entre un employeur et un travailleur, il représente la source d'information de l'existence d'un contrat de travail : cette information est déterminante pour l'application de l'arrêté de compétence, car la DMFA subséquente ne mentionnera que les dates d' " occupation " et non la base contractuelle.

En l'espèce, c'est le message RIP qui donnera la donnée qualifiée, dans la mesure où cette dernière ne sera pas contredite par la DMFA afférente à la même période.

6.2. La valeur des données

Le RIP apporte donc une valeur dans la gestion du dossier d'allocations familiales :

• feu vert : lorsqu'il indique une entrée en service (RIP-in), il permet la détermination de l'organisme compétent en cas de nouveau droit (exemple de l'allocation de 1ère naissance) ainsi que le début et/ou la poursuite du paiement provisionnel d'un maximum de 3 mois ;
• feu orange, feu rouge : lorsqu'il indique une sortie de service (RIP-out), il génère l'arrêt d'un paiement provisionnel basé sur une relation de travail (sous réserve d'autre information : RIP-in, autre flux de donnée socioprofessionnelle,...) ;
• les dates d'entrée et de sortie de service font foi de la période de relation contractuelle, sous réserve de l'absence d'information contraire fournie par la DMFA.

Le RIP (en distribution) apporte enfin une valeur ajoutée par rapport au flux DMFA, car il est le seul à renseigner les données d'affiliation à une caisse d'allocations familiales.

Concrètement, lorsque le gestionnaire reçoit un RIP qui lui donne le signal d'un éventuel changement de compétence, il en note l'existence et en gère les données à la réception de la DMFA subséquente : si la compétence du paiement des allocations familiales est affectée, les données d'affiliation contenues dans le RIP (et non dans la DMFA) permettent l'envoi du brevet.

7. LA PERIODE DE TRANSITION

Le RIP est actuellement accessible en consultation.

La distribution du RIP est planifiée à partir du 1.04.2004.

La distribution de la DMFA est planifiée à partir du 15.05.2004 (date-butoir).
(portant sur le 1er trimestre 2004).

Les flux périphériques portant sur le chômage temporaire, les accidents du travail et les maladies professionnelles seront mis à disposition au plus tôt fin 2004.

RIP :

Le message RIP de consultation est utilisé en masse pour le dépistage des droits prioritaires dans le régime des travailleurs salariés (solution provisoire proposée au point 2.4. la possibilité de consultation).

Le message RIP de consultation est utilisé en ligne pour aider à la gestion.

Le modèle AB est encore utilisé jusqu'au 31.03.2004.

-> priorité des données papier contenues dans les modèles AB jusqu'au 31.03.2004.

Ensuite, les modèles AB sont remplacés par les messages RIP de distribution et de consultation, qui ont alors valeur authentique.

DMFA :

Un modèle G est en tout cas encore envoyé aux employeurs début mars 2004 (portant sur les mois de 12/2003 et 1 et 2/2004).

-> priorité des données papier contenues dans les modèles G jusqu'au 29.02.2004.

Ensuite, les modèles G sont remplacés par les messages DMFA, qui ont alors valeur authentique (cf. date-butoir).

Ce scénario n'est valable que dans l'hypothèse où les DMFA relatives au 1er trimestre 2004 sont distribuées avant la fin du 2ème trimestre 2004.

Si ce n'est pas le cas, des modèles G doivent encore être envoyés et ce sont leurs données qui ont valeur authentique.

Flux périphériques :

Les données de chômage temporaire sont authentifiées par les codes indicatifs contenus dans la DMFA.

Les données d'accidents du travail et de maladies professionnelles continuent à être authentifiées par des attestations " papier ".

INFORMATIONS FINALES

Une lettre circulaire relative au message de distribution DMFA (flux D054) sera publiée en temps utile, ainsi qu'un guide d'utilisation et des fiches d'application conjointe des flux RIP et DMFA.

Toute information technique peut être obtenue au service Monitoring de l'Office (+ déclaration d'une éventuelle anomalie) :

tél. 02-237 23 35 - fax 02-237 23 09 - monitoring.ctrl@onafts-rkw.fgov.be

Toute information administrative peut être obtenue au service Médiation de l'Office :

tél. 02-237 23 58 - fax 02-237 23 09 -coord.ctrl@onafts-rkw.fgov.be