La présente circulaire commente la délibération n° 00/68 du 25 juillet 2000 par laquelle le Comité de Surveillance près la BCSS a autorisé, entre institutions de sécurité sociale, l'échange des données nécessité par la mise en oeuvre des retenues intersectorielles.
Vous trouverez en annexe le texte de la délibération concernée.(1)
Dans la mesure où l'autorisation commentée ci-après concerne exclusivement les échanges d'informations intervenant au sein du réseau BCSS, les directives données par la C.O. 1322 ainsi que dans le vade-mecum y annexé, relatives aux communications de données hors du même réseau, demeurent entièrement d'application.
1. Rappel du contexte légal
1.1. Principe de la mise en oeuvre de retenues intersectorielles
L'article 1410 du Code judiciaire fixe les conditions dans lesquelles des retenues d'office peuvent être opérées sur des prestations sociales de même nature afin de permettre aux institutions de sécurité sociale de récupérer les indus qu'elles ont constaté. On parle ainsi de retenues sectorielles lorsque, par exemple, des retenues sont opérées sur des allocations familiales dues afin de récupérer des allocations familiales versées indûment.
La même disposition, suite aux modifications qui y ont été introduites par l'arrêté royal du 20 février 1997 (cf. C.O. 1308 du 20 juin 1997), puis par la loi du 25 janvier 1999 (cf. C.O. 1319 du 18 mars 1999), fixe également les conditions dans lesquelles peuvent être réalisées des retenues intersectorielles, c'est à dire des retenues opérées sur des prestations sociales d'une nature différente de celles qui ont été indûment versées. De la sorte, par exemple, des allocations de chômage peuvent faire l'objet de retenues permettant d'apurer un débit formé par des allocations familiales payées à tort.
Pour plus de détails sur les conditions de fond et de forme qui doivent être respectées afin de procéder à des retenues intersectorielles, il convient de se reporter à la C.O. 1319 précitée.
On rappellera seulement ici l'essentiel, soit :
- que les caisses ne peuvent demander la mise en oeuvre de retenues intersectorielles que dans la mesure où aucune prestation familiale n'est plus due à l'allocataire/débiteur ;
- que des institutions de sécurité sociale autres que des organismes d'allocations familiales ne peuvent jamais demander aux caisses de procéder à des retenues pour leur compte.
1.2 Nécessité d'une autorisation du Comité de Surveillance
De façon à mettre pratiquement en oeuvre les retenues intersectorielles prévues par l'article 1410 C.J., il est obligatoire que les institutions de sécurité sociale puissent échanger entre elles les données nécessaires : l'institution créancière doit pouvoir " localiser " l'institution débitrice, puis informer cette dernière de l'existence d'un indu à charge de l'assuré social qu'elle dessert, indu dont elle demandera la récupération par voie de retenues.
De tels échanges de données sociales à caractère personnel requièrent l'autorisation du Comité de Surveillance en vertu de l'article 15, alinéa 2, de la loi du 15 janvier 1990 instituant la Banque-Carrefour de la sécurité sociale.
2. Echanges de données autorisés par le Comité de Surveillance dans le cadre de la mise en oeuvre des retenues intersectorielles
2.1. Types d'échanges autorisés par le Comité de Surveillance
Les échanges d'informations autorisés par le Comité de Surveillance sont de deux ordres :
- d'une part, un échange électronique de données entre l'institution créancière et le répertoire des personnes de la BCSS, échange destiné à " localiser " le secteur de la sécurité sociale qui est susceptible de verser des prestations sociales à son débiteur ;
- d'autre part, après ce premier échange électronique, un échange " papier " entre l'institution créancière et l'institution qui est effectivement redevable d'une prestation sociale au profit du débiteur. La consultation électronique aura seulement permis de déterminer qu'un secteur donné de la sécurité sociale possède un dossier qui concerne le débiteur, il conviendra ensuite de déterminer si des paiements sont concrètement en cours au bénéfice de ce débiteur, et sur cette base, de demander l'application de retenues par l'institution effectuant ces paiements.
2.2. Conditions générales posées par le Comité de Surveillance pour procéder aux échanges d'informations
Le Comité de Surveillance précise que les échanges qu'il autorise doivent reposer sur une finalité légitime.
D'une part, en ce qui concerne l'institution interrogeant le répertoire des personnes de la BCSS, il est précisé par le Comité de Surveillance que cette interrogation doit être strictement limitée à la vérification de l'existence d'un dossier géré par une autre institution de sécurité sociale dans le but de demander l'application de retenues intersectorielles.
D'autre part, en ce qui concerne l'échange " papier " d'informations entre l'institution demandant l'application de la retenue et l'institution appelée à mettre en oeuvre cette retenue, cet échange doit porter sur les données strictement nécessaires à la réalisation de la retenue intersectorielle.
Il faut à ce titre rappeler que le courrier par lequel une caisse demande à une institution de sécurité sociale de procéder à une retenue (intersectorielle) à son profit, doit en tout cas obligatoirement mentionner les éléments suivants :
- les données identifiant le débiteur ;
- le montant de l'indu et les modalités des retenues demandées (10 % au maximum) ;
- la date de la notification adressée au débiteur qui a informé ce dernier qu'une procédure de retenue intersectorielle était mise en oeuvre.
La caisse devra bien entendu également communiquer à l'institution de sécurité sociale dont la collaboration a été demandée, tout élément nouveau de nature à modifier sa demande originale (modification du montant de la dette, réduction du pourcentage des retenues consentie au débiteur, renonciation à la récupération du débit ou d'une fraction de celui-ci, etc.).
3. Application concrète par les caisses
3.1. Echange "papier "
Les caisses d'allocations familiales qui disposent d'une information précise permettant d'identifier l'institution qui octroie des prestations sociales à l'allocataire/débiteur, peuvent d'ores et déjà procéder à la demande de récupération pour leur compte, dans le respect des principes évoqués ci-avant.
3.2. Echange électronique
L'Office a entamé un projet de consultation on line du Répertoire des personnes de la Banque-carrefour, qui permettra d'identifier rapidement tout organisme, cité dans l'autorisation consentie par le Comité de Surveillance, octroyant des prestations sociales à l'allocataire/débiteur à charge duquel une procédure de retenue intersectorielle est envisagée. Cette procédure devrait être opérationnelle pour le mois d'avril 2001. Une lettre circulaire et une adaptation du guide de l'utilisateur du système informatique de l'ONAFTS vous parviendront en temps utile.
