0. Exposé de la situation
Dans le cadre de l'optimalisation du service à rendre aux familles, l'Office s'efforce sans relâche de leur fournir la réponse adéquate dans le meilleur délai : un paiement juste et ponctuel des allocations familiales.
C'est ainsi qu'un éventail d'outils a été mis sur pied ces dernières années pour simplifier et accélérer l'instruction des dossiers des caisses d'allocations familiales :
- l'accès aux bases de données socioprofessionnelles (Registre national des personnes physiques, DMFA, Fichier du personnel, RGTI,...),
- l'examen automatique du droit,
- l'utilisation d'un nouveau brevet,...
L'utilisation des ces outils repose sur les devoirs d'information, d'initiative et de conseil des institutions (au sens large) de sécurité sociale, institués par la " Charte de l'assuré social ".
Or, il apparaît que nombre de pièces de courrier (demandes d'allocations familiales, brevets,...) sont adressées à l'Office, soit de manière intempestive (elles concernent un autre destinataire), soit de manière imprécise (le service réellement concerné n'est pas mentionné sur l'envoi).
Cet état de fait a entraîné une inflation des pièces inopportunément réceptionnées par les services Médiation - Orientation et Prestations familiales garanties de l'Office, et ce, au détriment de la célérité et donc de l'efficacité de l'instruction des demandes.
C'est pourquoi, je tiens par la présente à rappeler les directives en la matière.
Plus particulièrement, la présente prévoit aussi des processus spécifiques dans les échanges de demandes et brevets avec le service Prestations familiales garanties.
Les règles diffèrent selon que la caisse d'allocations familiales possède ou non un dossier pour l'enfant concerné par la correspondance.
1. Orientation des demandes/pièces dans l'hypothèse de l'absence de dossier
Lorsqu'une caisse d'allocations familiales reçoit une demande (ou toute information pouvant être considérée comme une demande, y compris une demande de prestations familiales garanties) d'allocations familiales, elle est tenue d'examiner si cette dernière lui est destinée, et, à défaut, d'examiner à quel organisme la demande est destinée et à la lui transmettre sans délai.
Règle générale : examen complet par la caisse d'allocations familiales :
Une caisse mise en possession d'une " demande " pour laquelle sa compétence n'est pas clairement établie, suivra la procédure suivante :
(a) lire attentivement le document car, parfois, il apparaît très clairement à la simple lecture que la compétence éventuelle d'un autre organisme peut être déduite des éléments indiqués ;
(b) si le document suggère des faits sans les préciser, la caisse peut évidemment contacter l'assuré(e) social(e) par téléphone afin de demander des précisions qui, le cas échéant, seraient susceptibles d'identifier l'employeur, la situation professionnelle ou assimilée et, ainsi, déterminer l'organisme compétent ;
(c) consulter le Cadastre afin de voir s'il n'y a pas déjà un dossier récent existant au nom de l'assuré(e) social(e) auprès d'un autre organisme ; consulter le RNE sur la base d'une indication d'employeur actuel ou récent (par exemple, avant chômage ou maladie) : si un tel dossier est trouvé et permet d'établir qu'un autre organisme serait compétent pour statuer sur le droit aux prestations familiales, la caisse transmettra le document à cet organisme, en respectant le prescrit de la Charte de l'assuré social et en respectant les modalités relatives au paiement provisionnel ;
(d) à défaut d'éléments d'identification probants de l'organisme compétent, la caisse immatricule (intègre) l'assuré social au Cadastre et accède ainsi aux données socioprofessionnelles nécessaires pour établir le droit aux prestations familiales (composition de ménage, RIP,...) et/ou déterminer l'organisme compétent (via le RIP et le RNE). Ces recherches se limitent aux assurés sociaux du ménage et aux (demi-)frères et soeurs connus hors du ménage.
Principe d'exception :
Après avoir épuisé les modalités de la procédure décrite sous le point précédent, la caisse fait appel au service Médiation - Orientation de l'Office (bureau 18 de la caisse 100).
Que la demande concerne ou non le service Prestations familiales garanties, la " demande " est envoyée à ce service Médiation - Orientation.
Si aucune information complémentaire n'est trouvée par le service Médiation - Orientation, le document est transmis au service Médiation nationale ou internationale (bureaux 19 et 21 de la caisse 100), qui poursuit les recherches, éventuellement en s'adressant à l'intéressé.
Le service Médiation (sections Orientation, Médiation nationale ou internationale) n'est en aucun cas habilité à statuer sur le bien-fondé d'une demande, ni à signifier un refus à l'assuré(e) social(e), ni a fortiori à procéder à un paiement ; son rôle se borne à une identification rapide et à la transmission du document à l'organisme compétent pour l'examen.
Comme ce service n'est pas partie prenante dans le circuit de paiement, il ne participe nullement à la procédure de l'examen automatique du droit qui exige l'aboutissement de l'instruction des dossiers : ainsi par exemple, dès qu'il détecte le dernier employeur (via la base de données DMFA ou antérieurement le LATG) d'un attributaire au chômage, il est tenu de transmettre immédiatement sa demande à la caisse compétente, elle, pour l'examen du droit.
Par ailleurs, il est à noter que ce service ne dispose pas de moyens de recherche différents ou plus affinés que ceux dont disposent l'ensemble des gestionnaires de dossiers des caisses d'allocations familiales.
Je vous demande de suivre strictement les processus décrits : toute pièce qui ne permettrait pas à l'Office une orientation valable serait automatiquement retournée à l'envoyeur, pour suite conforme.
2. Orientation des demandes/pièces/brevets dans l'hypothèse de l'existence d'un dossier
2.1. Transfert de compétence entre les caisses d'allocations familiales et le service Prestations familiales garanties
Contexte
Le régime des prestations familiales garanties est un régime résiduaire. Cela signifie que le droit aux prestations familiales garanties ne peut être examiné que lorsqu'il n'existe aucun autre droit aux allocations familiales en vertu d'un régime belge, étranger ou international ou qu'il n'existe, dans l'autre régime d'allocations familiales, qu'un droit à un montant qui est inférieur à celui des prestations qui peuvent être accordées conformément à la loi du 20 juillet 1971 instituant des prestations familiales garanties.
Chaque droit dans le régime des travailleurs salariés a donc la priorité sur les prestations familiales garanties.
Depuis le 1er juillet 2004 (données du troisième trimestre 2004), les organismes d'allocations familiales traitent systématiquement les messages RIP. Pour les messages DMFA, le traitement systématique a débuté le 1er octobre 2004 (données du troisième trimestre 2004). Ce traitement systématique concerne l'établissement du droit (pour les attributaires avec le code de rôle 101 ou, en cas de changement de priorité, pour les allocataires avec le code de rôle 103 ou les quatrièmes acteurs avec le code de rôle 106) ou la détermination de la compétence.
Avec cette exploitation systématique des messages RIP et DMFA, la nouvelle procédure d'examen automatique du droit, des paiements provisionnels et d'utilisation du nouveau brevet, exposée dans la CO 1348 du 11 février 2004, est entrée en vigueur.
La CO 1348 dispose qu'un message RIP suffit pour entamer le paiement provisionnel des allocations familiales dans le régime des travailleurs salariés, même dans le cadre d'un premier (nouveau) droit. La validation des paiements effectués à titre provisionnel s'effectue à l'aide des messages DMFA.
Dans un certain nombre de situations, l'ancienne procédure (examen par l'organisme d'allocations familiales compétent) reste toutefois d'application. C'est notamment le cas pour le régime des prestations familiales garanties ou à son égard.
L'objectif de la présente lettre circulaire est de préciser :
1° à quel moment les organismes d'allocations familiales doivent transmettre le dossier au service Prestations familiales garanties lorsqu'ils constatent qu'il n'existe plus aucun autre droit aux prestations familiales ;
2° quand et comment le transfert de compétence doit être réglé lorsque le service Prestations familiales garanties établit un droit prioritaire
dans le régime des travailleurs salariés.
Sur la base de l'expérience acquise depuis le 1er octobre 2004, on appliquera dès lors les procédures uniformes suivantes.
2.1.1. Transfert de compétence vers le service Prestations familiales garanties
2.1.1.1. Principe de base
Les organismes d'allocations familiales ne transmettent le dossier au service Prestations familiales garanties - Gewaarborgde Gezinsbijslag que lorsqu'ils ont vérifié et établi qu'il n'existe aucun autre droit aux allocations familiales. A cette occasion, il convient de tenir compte de la trimestriali¬sation.
2.1.1.2. Application pratique
Les organismes d'allocations familiales doivent rechercher préalablement un droit prioritaire des membres du ménage/des parents et des (demi-)frères et soeurs connus en dehors du ménage Ce n'est que lorsqu'aucun autre droit ne peut être trouvé qu'ils transmettent le dossier avec un brevet au service Prestations familiales garanties.
Rappelons à ce sujet les directives fournies avec la CO 1348 du 11 février 2004. Lorsque l'organisme d'allocations familiales qui effectue les paiements ne dispose pas de données concernant la situation socioprofessionnelle de l'attributaire à la date de fin du droit trimestrialisé, il doit immédiatement consulter les bases de données disponibles. Si ces consultations ne donnent aucun résultat, l'organisme d'allocations familiales demande les données manquantes aux intéressés. Pour éviter que des questions supplémentaires ne doivent encore être posées au moment de la réception de la réponse, les données pertinentes concernant la carrière professionnelle des autres attributaires potentiels doivent également être demandées à cette occasion.
Afin d'éviter une interruption des paiements, la réponse doit être traitée de façon prioritaire. Ce n'est que lorsqu'aucun autre droit ne peut être trouvé à l'issue de cette enquête que le dossier est transmis avec un brevet au service Prestations familiales garanties.
Exemple
L'attributaire quitte son travail le 31 janvier 2006 (RIP-out). Le 31 mars 2006 (date de fin du droit trimestrialisé), l'organisme d'allocations familiales n'a encore reçu aucune autre information concernant la situation socioprofessionnelle de l'attributaire à partir du 1er février 2006. En consultant les bases de données et éventuellement en interrogeant l'intéressé, l'organisme d'allocations familiales vérifie si l'attributaire, un membre du ménage, un parent ou un (demi-)frère ou une (demi-)soeur connu hors du ménage peut ouvrir un droit aux allocations familiales. Ce n'est que lorsqu'il ressort de cet examen qu'il n'existe aucun autre droit aux allocations familiales à partir du 1er avril 2006, hormis les prestations familiales garanties, que le dossier est transmis avec un brevet au service Prestations familiales garanties. Etant donné que plus aucun paiement (provisionnel) n'est possible, on mentionne la date de fin des paiements sur le brevet.
2.1.2. Transfert de compétence depuis le service Prestations familiales garanties
2.1.2.1. Principes de base
Le droit aux prestations familiales garanties est résiduaire par rapport à tout autre droit aux allocations familiales dans le régime des travailleurs salariés. Dès qu'un paiement (provisionnel) est possible dans le régime des travailleurs salariés, le paiement des prestations familiales garanties est donc interrompu et le dossier est transmis avec un brevet au nouvel organisme d'allocations familiales compétent.
Cette procédure est appliquée, que la possibilité de paiement dans le régime des travailleurs salariés soit la conséquence de la réception d'un message RIP, d'un message DMFA, d'un autre flux socioprofessionnel (chômage, maladie,...) ou d'une modification de la situation familiale.
Afin d'éviter une interruption des paiements, le service Prestations familiales garanties paie toutefois encore les allocations familiales (au taux de l'article 40, LC) pour le mois au cours duquel il délivre le brevet lorsque l'enfant continue d'habiter dans le même ménage. En envoyant le brevet, il demande également la régularisation des prestations familiales garanties payées indûment.
L'organisme d'allocations familiales qui reçoit le brevet doit reprendre le paiement (provisionnel) des allocations familiales sur la base des données figurant sur le brevet et du message indiquant le droit au paiement (provisionnel) dans le régime des travailleurs salariés, et régulariser les prestations familiales garanties payées indûment.
Remarque
Si le droit s'ouvre dans le régime des travailleurs salariés parce que l'enfant quitte le ménage de l'" attributaire dans le régime des prestations familiales garanties ", l'enfant perd en toute hypothèse son droit aux prestations familiales garanties (l'enfant n'est plus à charge du demandeur). Dans ce cas, le service Prestations familiales garanties ne peut dès lors plus effectuer aucun paiement provisionnel pour le mois du transfert de la compétence.
2.1.2.2. Application pratique
Aperçu de la procédure sous forme de tableau
| Message indiquant la possibilité de paiement (provisionnel) dans le régime des travailleurs salariés |
Jusqu'à quand le service Prestations familiales garanties paie t il ? |
Quand l'organisme d'allocations familiales suivant entame-t-il les paiements (provisionnels) ? |
Quand est effectué le remboursement des prestations familiales garanties payées indûment ? |
| Message RIP |
Jusqu'à la fin du mois au cours duquel le message est traité et le brevet est délivré. |
A partir du premier jour du mois suivant celui au cours duquel le brevet est délivré. |
Lors de l'exécution du premier paiement au cours du mois suivant la remise du brevet. |
| Message DMFA |
|
| Autres flux socioprofessionnels (chômage, maladie,...) |
| Modification de la composition du ménage |
Exemples
1. Le service Prestations familiales garanties paie. Le 14 février, le frère faisant partie du ménage commence à travailler. Le message RIP est reçu fin février et est traité en mars. Le service Prestations familiales garanties paie jusqu'au 31 mars et remet en mars un brevet à l'organisme d'allocations familiales du frère. Il demande alors la régularisation des allocations fa miliales payées pour février et mars. Sur la base du message RIP, l'organisme d'allocations familiales du frère peut payer les allocations familiales à titre provisionnel jusqu'au 30 juin en attendant le message DMFA. L'organisme d'allocations familiales reprend par conséquent immédiatement les paiements, régularise les paiements pour février et mars avec le service Prestations familiales garanties, et paie à l'allocataire à partir du 1er avril. A la réception du message DMFA, l'organisme d'allocations familiales du frère valide ses paiements.
2. Le service Prestations familiales garanties paie à la mère. Le 28 mai, le service apprend que le grand-père est venu habiter dans le ménage le 14 avril. Le grand-père peut ouvrir un droit aux allocations familiales en faveur de ses petits-enfants sur la base de sa pension. Le service Prestations familiales garanties paie encore pour mai et délivre un brevet à la caisse d'allocations familiales du grand-père. Les paiements pour avril et mai sont régularisés avec le service Prestations familiales garanties.
2.2. Les brevets en général : numéros de bureau et d'affiliation
Lorsqu'une caisse d'allocations familiales transmet un brevet à l'Office ou à une autre caisse d'allocations familiales, elle est invitée à y préciser le numéro de bureau concerné et le numéro d'affiliation.
L'organisme qui complète le brevet (organisme " A ") mentionne dans les cases prévues à cet effet ses propres données d'identification et celles de l'autre organisme impliqué. Les données relatives au nouvel employeur doivent également être mentionnées.
Comme précisé ci-dessus, les demandes introduites auprès de la caisse 100 pour identification et orientation correctes font si nécessaire l'objet d'une immatriculation (intégration) au Cadastre mais ne constituent en aucun cas des dossiers de paiement.
Ce qui implique que des brevets d'attributaire ne peuvent pas y être adressés.
Pour tous les autres services de l'Office et les bureaux des caisses, les numéros d'affiliation et de bureau sont obligatoirement mentionnés. Les numéros de bureaux de l'Office ont été répertoriés en annexe de la lettre circulaire 996/50 (+ voir adresses en annexe).
Le message RIP en distribution (D051) fournit le numéro d'affiliation de l'employeur (EmployerFileNbr) tel qu'il figure au Répertoire national des employeurs (RNE) ainsi que le numéro de bureau (FundOfficeID).
En cas de consultation du Fichier du personnel (P051 = base de données de l'ONSS), seul le matricule de l'employeur est mentionné. Il convient dans ce cas de se reporter à la DMFA pour obtenir la " catégorie employeur " (EmployerClass) et au RNE pour obtenir le numéro d'affiliation " allocations familiales " et le numéro de bureau de la caisse d'allocations familiales.
La règle vaut pour les institutions européennes affilées à l'ONSS et à l'Office pour leur personnel auxiliaire (catégories " employeurs " = 032 et 443, en aucun cas 043) :
- la Commission européenne, ONSS 032-0275377-17, affiliation 148/17047, bureau 11 et
- le Conseil de l'Union européenne, ONSS 443-1121932-06, affiliation 148/69594, bureau 11.
A noter enfin que, si la SNCB (B-holding) est affiliée auprès de l'Office sous les références 148/00017, bureau 11, elle liquide elle-même les allocations familiales aux membres de son personnel. Il y a dès lors lieu d'adresser les brevets d'attributaires directement à la Caisse 98 (voir liste des caisses).
3. Entrée en vigueur
Les directives exposées ci-dessus s'inscrivent dans l'uniformisation des processus de travail et entrent immédiatement en vigueur.
