Via le Cadastre des allocations familiales et l'application de " recherche phonétique ", vous avez la possibilité de faire attribuer un numéro BCSS (numéro bis) pour des personnes qui ne possèdent pas de numéro national.
Jusqu'à présent, une fois les données définitivement encodées (via la touche de fonction " créer " de l'application " Attribuer un nouveau numéro BCSS " du Trivia), il n'était plus possible d'y effectuer une quelconque mise à jour ou de corriger une erreur.
En accord avec la Banque carrefour de la sécurité sociale, l'Office a développé une nouvelle structure de mise à jour online ou en asynchrone des données du Registre BCSS, via le message standardisé P021. La description de ce message est disponible via l'application Trivia sur le site " Docs " (cliquer sur " Aide ", ensuite sur " Documentation et manuel de l'utilisateur ", ensuite sur " Description Message Cadastre " et finalement sur " P021 ").
A la suite d'une réunion préparatoire au projet tenue à la BCSS et à la demande expresse de cet organisme gérant les Répertoire BCSS, vous trouverez ci-après une série de règles de base à respecter. Ces règles sont d'autant plus importantes que toute insertion ou modification d'une donnée des Registres BCSS (comme par exemple l'adresse, la date de naissance, la date de décès, etc.) a un impact automatique immédiat sur la gestion de dossiers d'assurés sociaux par d'autres organismes de sécurité sociale (secteurs assurance maladie-invalidité, pensions, chômage, etc.).
Règles générales à respecter
- Toute mise à jour des données des Registres BCSS implique obligatoirement l'existence d'un dossier d'allocations familiales pour la Caisse souhaitant introduire une modification et, plus particulièrement, pour la ou les peronne(s) faisant l'objet d'un message P021 online ou asynchrone ;
- Tout organisme d'allocations familiales participant au réseau " Cadastre " recevant une information nouvelle au sujet d'une des données des Registres BCSS a l'obligation de mettre à jour les données des Registres BCSS qui ne le sont plus. Seule une " source authentique " peut être à la base d'une soumission de mise à jour, telle par exemple : une demande de prestations familiales, des formulaires E 401, B.M.24, B.Tun., B.Alg.21, une demande d'examen de droit dans le cadre des règlements européens ou des conventions bilatérales, ou dans le cadre de l'accord de coopération avec le " Bureau voor Belgische zaken ", etc.). Il va de soi que seules des données correctes peuvent être introduites en remplacement des données précédemment connues aux Registres BCSS et que le gestionnaire de dossier ou de système a la responsabilité de s'assurer de la conformité absolue des données qu'il soumet pour mise à jour avant de finaliser l'opération ;
- Une mise à jour ne peut avoir pour résultat d'aboutir à moins d'information en mettant par exemple à blanc des zones précédemment complétées et pour lesquelles aucune information nouvelle ne serait communiquée (voir à ce sujet dans le chapitre " Points d'attention à propos des différentes zones ", la remarque relative à la zone " prénoms ") ;
- Lorsqu'une zone ou donnée particulière requiert une date de prise d'effet, il ne peut jamais être question d'y insérer automatiquement une date-système, mais il faut y insérer la date effective de prise d'effet de la donnée nouvelle.
Hiérarchie des données
Le Collège intermutualiste national (CIN) joue un rôle essentiel du point de vue de la hiérarchie de la vérification des données des Registres BCSS.
Le CIN intervient obligatoirement du point de vue hiérarchique lorsque les données à mettre à jour ont fait l'objet de la délivrance d'une carte SIS. Les règles suivies dans ce domaine sont les suivantes :
- si la mise à jour concerne une des données reprises sur la carte SIS, cette mise à jour est soumise à l'approbation finale du CIN, la réponse dans un tel cas peut prendre plusieurs semaines et est transmise via une mutation normale (la BCSS et le CIN ont conclu un accord qui prévoit un délai 30 jours calendrier) ; passé ce délai, la BCSS introduit les données " manuellement " sur la base de la soumission originale de l'organisme concerné. L'organisme peut également transmettre, à la BCSS, des documents authentiques sur lesquels la Caisse d'allocations familiales se base pour effectuer la soumission de mise à jour (adresse BCSS : Banque carrefour de la sécurité sociale, à l'attention de l'Equipe Registre bis, Chaussée de Saint-Pierre 375, 1040 BRUXELLES, objet : Mise à jour du Registre BCSS) ;
- s'il s'agit d'une donnée non présente sur la carte SIS, c'est la BCSS qui statue dans un délai ne dépassant pas quelques jours, la réponse à la soumission de mise à jour étant transmise via une mutation normale.
Il est également à noter qu'à partir du 15 octobre 2004, la Banque carrefour a mis en place un processus de blocage automatique de certaines données pour la BCSS, ce dans le cadre de la finalisation de la hiérarchie des secteurs.
Deux phases sont prévues qui, toutes les deux, font l'objet du code retour " 301020 " :
- phase 1, le blocage concerne les nom, prénom(s), date et lieu de naissance et le sexe ; cette règle est déjà d'application pour les dossiers RAD (radiés d'office) ; les autres zones restant libres d'accès et de mise à jour ;
- phase 2, le blocage concerne le décès ; lorsqu'une date de décès est introduite par un collaborateur de l'équipe bis de la BCSS, le numéro bis sera entièrement bloqué pour le compte de la BCSS et plus aucune mise à jour ne sera possible.
L'organisme soumettant une mise à jour pour des données ou un dossier bloqué par la BCSS recevra donc un message retour signifiant que les modifications prop osées tombent sous l'application de la hiérarchie. Le cas échéant la BCSS se mettra en rapport avec l'organisme concerné, afin d'obtenir des doucments justifiant la demande de mise à jour.
Cette hiérarchie supplémentaire ne modifie en rien les règles concernées par la hiérarchie qu'exerce le CIN sur cette matière.
Points d'attention à propos des différentes données
Ne sont mentionneés ci-dessous que les données qui doivent faire l'objet d'une attention particulière :
Nom
Les noms sont écrits en majuscules sans accents ou signes particuliers, à l'exception de l'accent circonflexe (^) et du tréma (¨) qui sont admis. A cet égard d'ailleurs, il est recommandé aux Caisses qui souhaiteraient créer un acteur au Cadastre disposant d'un numéro BCSS, dont l'une des lettres du nom s'écrit avec un accent circonflexe ou tréma, de procéder à une intégration online car les schémas XSD actuels n'admettent pas ces signes en asynchrone.
Prénom(s)
- une mention de prénom(s) est toujours obligatoire. Si l'assuré social n'a pas de prénom légal, il faut d'office insérer SPZV (= sans prénom/zonder voornaam). Des mentions telles que " inconnu ", " pas connu ", " niet gekend ", ne sont pas permises ;
- Il faut veiller à ne pas perdre de l'information. Si la zone contenait précédemment deux prénoms et que la mise à jour aboutit (par oubli ou distraction) à n'insérer qu'un seul prénom, le deuxième prénom disparaîtra automatiquement et sera perdu ;
- Le deuxième prénom peut être à blanc.
Date de naissance
L'année de naissance est obligatoire si le jour et/ou le mois de naissance est (sont) inconnu(s). Dans ce cas, il faut insérer " 0000 " dans les positions prévues pour jour et mois de naissance. La BCSS recommande instamment de ne pas insérer des jours ou des mois de naissance imaginaires, car cela nuit à la qualité des informations reprises au Registre BCSS et dont se servent tous les organismes de sécurité sociale.
Lieu de naissance
Pour la Belgique : indiquer le nom de la commune et le code INS de la commune en 5 positions
Pour l'étranger : indiquer le nom du lieu et le code INS du pays.
Adresse
Pour le secteur ONAFTS, cette zone doit être complétée. Sont également obligatoires :
- le code INS de la commune (lien avec le code postal)
- le nom de la rue du lieu de résidence principal
- pour l'étranger (code autre que 00150), il faut uniquement indiquer le nom de lieu de résidence ou du pays et le code postal. Une Caisse disposant d'une adresse complète est naturellement invitée à la reprendre dans les Registres BCSS.
Pour les personnes radiées d'office il faut uniquement indiquer le code pays à l'étranger (sans poste diplomatique).
Pour les dossiers orphelins, il faut indiquer 00999 comme code pays et " wezendossier/dossier orphelin " dans la zone "rue " et " kinderbijslag/allocations familiales " dans la zone " code commune ".
En ce qui concerne l'utilisation des codes postaux, les Caisses voudront bien se référer aux particularités pour certains pays, mentionnées d'une part sous la section " ZIPCode " du message P024 existant (Attribution d'un numéro BCSS) et qui concerne le Royaume-Uni, le Portugal, le Canada et les Etats-Unis d'Amérique ainsi que ce qui a été communiqué par e-mail aux Caisses en date du 18 octobre 2004 (concernant le Brésil, le Japon et l'Australie).
CodeNationalité et état-civil
Seuls les codes existants peuvent être utilisés.
Date de décès
La date insérée doit être égale ou supérieure à la date de naissance. Elle ne peut en aucun cas correspondre à) une date système insérée le jour de la mise à jour de cette donnée.
L'application sera disponible à partir du 4 janvier 2005, tant online qu'en asynchrone.
Mes collaborateurs du Service Monitoring ou du CTI sont à votre disposition si vous souhaitez de plus amples informations ou une aide quelconque.
