Sous le point III. Divers, D (pages 11 et 12), de la lettre circulaire II/B/997/52/BI du 7 avril 2004, vous avez reçu une information générale sur la manière de traiter les courriers non identifiés et vous avez été avisés de ce qu'une procédure serait mise en place afin de répondre aux besoins.
Maintenant que le Cadastre est pleinement opérationnel depuis le 1er juillet 2004, il convient de vous communiquer de quelle manière recourir au service d'orientation centralisé à l'Office.
1. INTRODUCTION GENERALE
Comme vous le savez, ces dernières années le secteur des allocations familiales pour travailleurs salariés s'est essentiellement distingué par une qualité de service aux familles accrue, une simplification des procédures existantes et une plus grande solidarité entre organismes d'allocations familiales. Ainsi donc, il a été permis, grâce à tout un éventail de mesures ciblées, d'arriver à ce qu'il soit répondu immédiatement aux besoins des assurés sociaux, dès le moment même où ils introduisent une demande de prestations familiales. L'accès aux bases de données socioprofessionnelles (Registre national, consultation du Fichier du personnel RIP ou de la DMFA, du fichier de suivi de l'INASTI, etc.) constitue une plate-forme permettant d'instruire rapidement un droit aux prestations familiales et d'entamer le paiement à titre provisionnel sans délai.
Cette politique volontariste de mise en adéquation entre les besoins des assurés sociaux et la réponse immédiate que l'administration (au sens large du terme, incluant donc les institutions du réseau secondaire que sont les caisses et les organismes d'allocations familiales) y apporte, est et reste l'un des fondements du programme de modernisation auquel l'Office s'est attelé depuis plus de dix ans.
Une caisse d'allocations familiales reçoit fréquemment des documents (par la poste ou lors d'une visite à l'accueil) susceptibles de constituer le départ d'une procédure d'examen du droit aux prestations familiales, bien qu'il ne soit pas établi a priori que ceux-ci relèvent de sa compétence.
Dans ce cas, j'invite tous les organismes d'allocations familiales à appliquer strictement la procédure proposée lors des réunions des 8 et 9 juin dernier (slide 13), présentation annexée à la lettre circulaire II/C/996/50/BH du 6 juillet 2004. Ils devront donc examiner eux-mêmes à quel organisme la demande est destinée et la lui transmettre dans les meilleurs délais, éventuellement après avoir assuré un paiement provisionnel. Cette procédure est tout à fait conforme au prescrit de la loi du 11 avril 1995 visant à instituer la " charte de l'assuré social " (cfr. C.O. 1314 du 17 avril 1998) et cadre parfaitement avec le rôle social qui est le nôtre.
Vous trouverez ci-après une description des modalités à suivre lorsqu'un organisme d'allocations familiales est contraint de recourir au service d'orientation centralisé à l'Office (dénommé caisse 100) aux fins d'identification et d'orientation correctes d'un document considéré comme une demande de prestations familiales valables.
Ce recours provoquera inévitablement un allongement des délais dans le traitement de la
demande (dans la majorité des cas, deux envois par la poste). Il doit donc être l'exception et non la règle générale et n'intervenir qu'après que toutes les autres procédures d'identification internes ont été épuisées.
2. DESCRIPTION DE LA CAISSE 100 ET DE SES ATTRIBUTIONS
La caisse 100 regroupe l'ensemble des services relevant du Département Contrôle.
Une liste ci-jointe reprend par ailleurs les services de la caisse 100 qui sont plus particulièrement chargés de l'accueil (bureau 17), de l'orientation rapide (bureau 18) ou des tâches d'examen plus approfondi qui relèvent de la médiation nationale et internationale (bureaux 19, 21, 22). Il est à noter que certains autres bureaux sont repris dans le Cadastre (Monitoring, FESC, Contrôle social...) mais n'ont aucune incidence sur la procédure décrite ici.
L'attribution du service Orientation est de déterminer rapidement l'organisme d'allocations familiales compétent du fait de la demande introduite par un assuré social, de la transmettre dans les meilleurs délais à la caisse ou au bureau appelé à statuer sur le bien-fondé de la demande et à en avertir l'assuré social.
Les services de Médiation nationale et internationale sont spécifiquement chargés d'examiner le droit aux prestations familiales des personnes qui font appel à leur service. Ces services examinent aussi les plaintes que les assurés sociaux déposent.
Les demandes introduite auprès de la caisse 100 (identification et orientation correctes) font l'objet d'une immatriculation au Cadastre mais ne constituent en aucun cas des dossiers de paiement. Ce qui implique automatiquement que dans aucun cas de figure un brevet d'attributaire ne devra jamais y être adressé.
3. PROCEDURE À SUIVRE
Lorsqu'une caisse se voit contrainte de recourir aux services de la caisse 100, il conviendra de s'adresser au seul bureau 18 (service Orientation), compétent pour réceptionner et traiter les demandes.
Un dossier d'orientation est constitué d'un document pouvant être considéré comme une demande de prestations familiales, susceptible de déboucher sur un droit aux prestations familiales.
Règle générale : examen complet en interne
Une caisse mise en possession d'une " demande " pour laquelle sa compétence n'est pas clairement établie, suivra la procédure suivante :
(a) lire attentivement le document car, parfois, il apparaît très clairement à la simple lecture que la compétence éventuelle d'un autre organisme peut être déduite des éléments indiquées ;
(b) si le document suggère des faits sans les préciser, la caisse peut évidemment contacter l'assuré(e) social(e) par téléphone afin de demander des précisions qui, le cas échéant, seraient susceptibles d'identifier l'employeur, la situation professionnelle ou assimilée et, ainsi, déterminer l'organisme compétent ;
(c) consulter le Cadastre afin de voir s'il n'y a pas déjà un dossier récent existant au nom de l'assuré(e) social(e) auprès d'un autre organisme ; consulter le RNE sur la base d'une indication d'employeur actuel ou récent (par exemple, avant chômage ou maladie) : si un tel dossier est trouvé et permet d'établir qu'un autre organisme serait compétent pour statuer sur le droit aux prestations familiales, la caisse transmettra le document à cet organisme en respectant le prescrit de la loi du 11 avril 1995 visant à instituer la " charte de l'assuré social " (cfr. C.O. 1314 du 17 avril 1998) et en respectant les modalités relatives au paiement provisionnel ;
(d) à défaut d'éléments d'identification probants de l'organisme compétent, la caisse crée l'attributaire au Cadastre et accède ainsi aux données socioprofessionnelles nécessaires pour établir le droit aux prestations familiales (composition de ménage, RIP, L301) et/ou déterminer l'organisme compétent (via le RIP et le RNE).
Principe d'exception
Chaque caisse ou bureau spécifique d'une caisse qui, après avoir épuisé les modalités de la procédure décrite sous le point précédent, fait appel aux services de l'Orientation (bureau 18 de la caisse 100), le fera en groupant ses envois - au maximum une fois par jour - qu'elle adresse à ce service accompagné d'un bordereau d'accompagnement standardisé, en double exemplaire, dont le modèle se trouve en annexe (une copie électronique de ce modèle sera transmise aux caisses par e-mail dès après la parution de cette lettre circulaire).
Le service Orientation accuse réception de l'envoi en transmettant à l'organisme d'origine le double du bordereau d'accompagnement revêtu du cachet-dateur du service et du paraphe. Cet accusé de réception décharge la caisse ou le bureau d'origine responsable de l'envoi de toute responsabilité en ce qui concerne les recherches à effectuer.
Le service Orientation crée un dossier au Cadastre, fait les recherches nécessaires et transmet le document au bureau, à la caisse ou à l'organisme d'allocations familiales, compétent pour l'examen.
Conformément au prescrit de la loi sur la charte de l'assuré social, un courrier à l'intention de l'assuré social ayant introduit à l'origine une demande de prestations familiales lui est adressé par l'Orientation. Si, par ailleurs, aucune information n'est trouvée par le service Orientation, après consultation des bases de données socioprofessionnelles, le document est transmis au service de Médiation, qui poursuivra les recherches, éventuellement en s'adressant à l'intéressé.
Si par la suite, la caisse ou le bureau d'origine reçoit une pièce de courrier faisant suite au document initial, elle consulte au préalable le Cadastre afin de vérifier si, dans l'intervalle, une quelconque autre caisse n'aurait pas déjà ouvert un dossier récent au nom de l'intéressé(e) ; à défaut d'avoir trouvé un tel dossier (cfr. date de création) au Cadastre, la pièce sera transmise au service Orientation de l'Office, selon la même procédure.
Le service Orientation n'est en aucun cas habilité à statuer sur le bien-fondé d'une demande ni à signifier un refus à l'assuré(e) social(e) ; son rôle se borne en effet à une identification rapide et à la transmission du document à l'organisme compétent pour l'examen.
Par ailleurs, il est à noter que ce service ne dispose pas de moyens de recherche différents ou plus affinés que ceux dont dispose l'ensemble des gestionnaires de dossiers des caisses d'allocations familiales.
Le service Orientation peut être contacté par téléphone aux numéros 02-237 23 53 ou 02-237 23 54 en néerlandais et au 02-237 23 55 en français, pour des renseignements complémentaires
