Bij punt III. Diversen, D (blz. 11 en 12) van de omzendbrief II/B/997/52/BI van 7 april 2004 ontving u algemene informatie over de behandelingswijze van briefwisseling zonder dossiernummer en werd u meegedeeld dat een procedure zou worden ingesteld om aan de noden te beantwoorden.
Nu het Kadaster volledig operationeel is sedert 1 juli 2004 dienen we u mee te delen hoe een beroep kan gedaan worden op de bij de Rijksdienst gecentraliseerde Oriëntatiedienst.
1. ALGEMENE INLEIDING
Zoals u weet onderscheidde de sector van de kinderbijslag voor werknemers zich de laatste jaren voornamelijk door een toegenomen kwaliteit van de dienstverlening aan de gezinnen, een vereenvoudiging van de bestaande procedures en een grotere solidariteit tussen de kinderbijslaginstellingen. Dankzij een ruime waaier van gerichte maatregelen kwam men zo tot een situatie waar de noden van de sociaal verzekerden onmiddellijk beantwoord worden, vanaf het moment waarop ze een aanvraag om gezinsbijslag indienen. De toegang tot de socioprofessionele gegevensbestanden (Rijksregister, raadpleging van het personeelsbestand RIP of de DMFA, het opvolgingsbestand van de RSVZ, enz.) vormt een platform dat een snel onderzoek van het recht op gezinsbijslag mogelijk maakt en het onverwijld aanvatten van de betalingen op provisionele basis.
Dit voluntaristisch beleid van overeenstemming tussen de noden van de sociaal verzekerden en het onmiddellijke antwoord hierop van de overheid (in ruime zin, dus met inbegrip van instellingen van het secundaire netwerk zoals de fondsen en de kinderbijslaginstellingen), is en blijft een van de hoekstenen van het moderniseringsprogramma waaraan de Rijksdienst zich sedert meer dan tien jaar wijdt.
Een kinderbijslagfonds ontvangt dikwijls documenten (per post of bij een bezoek aan het onthaal) die het begin kunnen vormen van een procedure van onderzoek van het recht op gezinsbijslag, ook al staat vooraf niet vast dat deze documenten vallen onder de bevoegdheid van het fonds.
In dit geval verzoek ik de kinderbijslaginstellingen dan ook om zich strikt te houden aan de procedure voorgesteld tijdens de vergaderingen van 8 en 9 juni 2004 (slide 13), als bijlage gevoegd bij de omzendbrief II/C/996/50/BH van 6 juli 2004. Ze zullen dus zelf dienen te onderzoeken voor welke instelling de aanvraag bestemd is, en die zo snel mogelijk aan deze instelling te bezorgen, eventueel na een provisionele betaling te hebben verzekerd. Deze procedure is volledig in overeenstemming met het voorschrift van de wet van 11 april 1995 tot instelling van het Handvest van de sociaal verzekerde (zie CO 1314 van 7 april 1998) en past perfect bij de sociale rol die wij spelen.
Hierna vindt u een beschrijving van de te volgen modaliteiten wanneer een kinderbijslaginstelling een beroep moet doen op de bij de Rijksdienst gecentraliseerde Oriëntatiedienst (genaamd het fonds 100) om een document dat moet beschouwd worden als een geldige aanvraag om gezinsbijslag correct te identificeren en te oriënteren.
Deze werkwijze onvermijdelijk zal leiden tot een uitbreiding van de termijnen in de behandeling van de aanvraag (in de meeste gevallen twee zendingen door de post). Dit moet dan ook eerder de uitzondering dan de algemene regel zijn, en men moet deze werkwijze enkel toepassen als alle andere interne identificatieprocedures uitgeput zijn.
2. BESCHRIJVING VAN HET FONDS 100 EN ZIJN BEVOEGDHEDEN
Het fonds 100 omvat alle diensten die afhangen van het Departement Controle.
Een hierbij gevoegde lijst vermeldt overigens alle diensten van het fonds 100, belast met meer bepaald het onthaal (bureau 17), de snelle oriëntering (bureau 18), of de taken van meer diepgaand onderzoek die afhangen van de nationale en internationale Mediatie (bureaus 19, 21 en 22). Te noteren valt dat sommige andere bureaus opgenomen zijn in het Kadaster (bijvoorbeeld de Monitoring, het FCUD of de Sociale Controle), maar deze hebben geen enkele invloed op de hier beschreven procedure.
De bevoegdheid van de dienst Oriëntatie is het snel bepalen van de bevoegde kinderbijslaginstelling op basis van de aanvraag ingediend door een sociaal verzekerde, en het onverwijld doorsturen ervan aan het fonds of bureau dat bevoegd is om de gegrondheid van de aanvraag te bepalen en de sociaal verzekerde hiervan in te lichten.
De diensten van de nationale en internationale Mediatie zijn specifiek belast met het onderzoeken van het recht op gezinsbijslag van personen die op deze diensten een beroep doen. Deze diensten onderzoeken ook de klachten die de sociaal verzekerden neerleggen.
De aanvragen ingediend bij het fonds 100 (correcte identificatie en oriëntering) worden geïmmatriculeerd bij het Kadaster, maar vormen geenszins betaaldossiers. Het automatische gevolg hiervan is dat in geen enkel geval een brevet van rechthebbende moet worden gericht aan deze diensten.
3. TE VOLGEN PROCEDURE
Wanneer een fonds een beroep moet doen op de diensten van het fonds 100 dient het zich enkel te richten tot bureau 18 (Oriëntatiedienst), bevoegd voor het ontvangen en behandelen van aanvragen.
Een oriënteringsdossier wordt gevormd door een document dat kan beschouwd worden als een aanvraag om gezinsbijslag, dan kan leiden tot een recht op gezinsbijslag.
Algemene regel: volledig en intern onderzoek
Een fonds dat in het bezit gesteld wordt van een "aanvraag" waarvoor zijn bevoegdheid niet duidelijk is vastgesteld, moet de volgende procedure volgen:
(a) aandachtig het document lezen, aangezien soms bij eenvoudige lezing blijkt dat de eventuele bevoegdheid van een andere instelling kan worden afgeleid uit de vermelde gegevens;
(b) indien het document feiten suggereert zonder die te preciseren, dan kan het fonds uiteraard de sociaal verzekerde telefonisch contacteren om verduidelijkingen te vragen, om zo eventueel de werkgever te identificeren, de beroepssituatie of daarmee gelijkgestelde situatie en aldus de bevoegde instelling te bepalen;
(c) het Kadaster raadplegen om te zien of er niet reeds een recent bestaand dossier is op naam van de sociaal verzekerde bij een andere instelling; het NRW raadplegen op basis van een aanduiding van de huidige of een recente werkgever (bijvoorbeeld voor werkloosheid of ziekte): als een dergelijk dossier wordt gevonden en toelaat vast te stellen dat een andere instelling bevoegd zou zijn om te beslissen over het recht op gezinsbijslag, dan moet het fonds het document doorsturen naar deze instelling met naleving van het voorschrift van de wet van 11 april 1995 tot instelling van het Handvest van de sociaal verzekerde (zie CO 1314 van 17 april 1998) en met naleving van de modaliteiten betreffende de provisionele betaling;
(d) bij het ontbreken van afdoende elementen ter identificatie van de bevoegde instelling, creëert het fonds de rechthebbende in het Kadaster en heeft zo toegang tot de socioprofessionele gegevens die nodig zijn voor het bepalen van het recht op gezinsbijslag (gezinssamenstelling, RIP, L301) en/of het bepalen van de bevoegde instelling (via de RIP en het NRW).
Uitzonderingsprincipe
Elk fonds of specifiek bureau van een fonds dat na alle in het vorig punt beschreven interne procedures te hebben uitgeput een beroep doet op de diensten van de Oriëntatie, (bureau 18 van het fonds 100) groepeert zijn zendingen, tot maximum eenmaal per dag, gericht aan deze dienst, vergezeld van een gestandaardiseerd begeleidend borderel, in twee exemplaren, waarvan een model hierbij als bijlage gaat (een elektronische kopie van dit model wordt de fondsen per e-mail bezorgd na de verschijning van deze omzendbrief).
De dienst Oriëntatie bevestigt de ontvangst door aan de oorspronkelijke instelling het dubbel van het verzendingsborderel, voorzien van de datumstempel van de dienst en geparafeerd, terug te sturen. Dit ontvangstbewijs ontslaat het oorspronkelijke fonds of bureau dat verantwoordelijk was voor de verzending van alle verantwoordelijkheid betreffende uit te voeren onderzoeken.
De dienst Oriëntatie creëert een dossier bij het Kadaster en stuurt het document door naar het bureau, het fonds of de kinderbijslaginstelling die bevoegd is voor het onderzoek.
Conform het voorschrift van de wet op het Handvest van de sociaal verzekerde wordt een brief gericht door de Oriëntatie aan de sociaal verzekerde die oorspronkelijk een aanvraag om gezinsbijslag heeft ingediend. Indien de dienst Oriëntatie geen enkel gegeven vindt na raadpleging van de socioprofessionele gegevensbestanden, dan wordt het document doorgestuurd naar de dienst Mediatie, die het onderzoek zal voortzetten, eventueel door zich te richten tot de betrokkene.
Indien het oorspronkelijke fonds of bureau vervolgens een stuk briefwisseling ontvangt dat volgt op het aanvankelijke document, dan raadpleegt het eerst het Kadaster om na te gaan of inmiddels een ander fonds nog geen recent dossier heeft geopend op naam van de betrokkene; als geen dergelijk dossier gevonden wordt (cf. datum van creatie) in het Kadaster, dan wordt het document doorgestuurd naar de dienst Oriëntatie van de Rijksdienst, volgens dezelfde procedure.
De dienst Oriëntatie is in geen geval bevoegd om een uitspraak te doen over de gegrondheid van een aanvraag, noch om een weigering te betekenen aan de sociaal verzekerde; zijn rol beperkt zich tot een snelle identificatie en het doorsturen van het stuk briefwisseling aan de betrokken instelling die bevoegd is voor het onderzoek.
Verder valt op te merken dat de dienst niet beschikt over andere of meer verfijnde onderzoeksmiddelen dan die van de dossierbeheerders van de kinderbijslagfondsen.
De dienst Oriëntatie kan per telefoon op de nummers 02-237 23 53 of 02-237 23 54 in het Nederlands en op het nummer 02-237 23 55 in het Frans worden gecontacteerd voor verdere inlichtingen.
