I. INTRODUCTION
Par sa circulaire 522 du 27 avril 1993, le Ministre des Affaires sociales vous a informés qu'en application de l'article 2 de l'arrêté royal du 17 décembre 1992 réglant l'utilisation des informations du Registre national des personnes physiques, dans le cadre de la législation relative aux allocations familiales pour travailleurs salariés et aux prestations familiales garanties, les attributaires et allocataires étaient dispensés d'informer immédiatement l'organisme d'allocations familiales de toute modification à l'une des neuf données légales, pour autant qu'ils aient signalé cette modification à l'administration communale compétente.
Cette circulaire avait précisé, en outre, que toute modification à l'une des neuf données "légales" serait communiquée, via la Banque carrefour de la sécurité sociale, à l'Office, et, par l'intermédiaire du réseau secondaire géré par l'O.N.A.F.T.S., aux caisses d'allocations familiales, pour les attributaires, allocataires et enfants bénéficiaires dont les données ont été intégrées au répertoire des références de la Banque carrefour de la sécurité sociale.
Cet organisme reçoit les communications, du R.N.P.P. et des autres institutions de sécurité sociale, relatives à des modifications légales, identifie les organismes à qui les informations sont utiles, et les leur fait parvenir par mailboxes.
Ce système ne pouvait être mis en place tant que les données de base des personnes reprises au R.N.A.F. n'avaient pas été intégrées. Maintenant que cette phase d'intégration a été réalisée et que, conformément aux instructions de la lettre-circulaire 0997/24/-BI/NID du
26 janvier 1995, vous procédez au remplacement systématique des numéros fictifs par des "NISS", nous pouvons entamer la phase suivante, qui est celle de la mise en application du système des mailboxes.
II. CIRCUIT DES MUTATIONS
Voir document PDF en annexe.
III. LES MAILBOXES
A. But des mailboxes
Dans un souci de service de qualité et de convivialité, depuis le 1er juillet 1993, les attributaires et les allocataires ne doivent donc plus vous communiquer directement et spontanément les changements intervenus dans leur situation légale.
Pour pallier ce manque d'information, un nouveau système a été imaginé, qui a pour but de communiquer automatiquement toute modification à l'une des neuf données légales de toute personne reprise dans un dossier de sécurité sociale aux organismes directement concernés. Ce système électronique de boîtes aux lettres est connu sous l'appellation de mailboxes (cfr. lettre-circulaire D997/20bis/-FDT/OC du 10 novembre 1993).
La Banque carrefour de la sécurité sociale y joue un rôle pivot. C'est elle qui centralise le flux de données et les diffuse aux organismes concernés, sous forme de mailboxes.
Ces mailboxes contiennent les mutations, c'est-à-dire tout ajout ou toute modifi- cation à l'une des données légales, concernant des assurés sociaux dont les données sont intégrées au répertoire des références de la B.C.S.S.
Ces mutations lui sont transmises par :
- le Registre national des personnes physiques si la personne concernée est inscrite au registre de la population ou au registre des étrangers. Les communes sont responsables de la validité de ces données ;
- d'autres institutions pour les personnes qui sont reprises dans son propre registre (cfr. registre de la B.C.S.S.).
Ainsi donc, chaque semaine :
- le R.N.P.P. crée un fichier qui reprend toutes les modifications ou tous les ajouts et le transmet à la B.C.S.S.
- la B.C.S.S. transmet ces mutations ainsi que celles qui ont trait à son propre registre, à toutes les institutions primaires, dont l'O.N.A.F.T.S., après avoir effectué les mises à jour tant au répertoire des références qu'en ce qui concerne son registre propre.
- l'Office à son tour transmet ces mutations aux organismes d'allocations familiales.
L'Office ne reçoit en fait que des mailboxes pour des personnes dont les don nées ont été intégrées au répertoire des références ou se trouvant au registre de la B.C.S.S.
B. Nature des messages de mutations
Un mailbox comprend des mutations qui sont subdivisées par sujet, repris par TYPE D'INFORMATION.
Hormis les compositions de ménage, pour lesquelles des mutations " historiques" peuvent être obtenues, les mailboxes transmis à l'Office ne reprennent que des muta- tions "récentes".
Mutations récentes : ces mutations reflètent la situation actuelle de la personne con-cernée.
Mutations historiques : ces mutations ont trait à des situations antérieures de la personne concernée.
1. Sortes d'informations en provenance du R.N.P.P.
Le type d'information est composé de 3 chiffres, suivis d'une lettre, R pour une mutation récente, H pour une mutation historique.
| IT |
|
| OOOR |
Modification du sexe/de la date de naissance. |
| OOlR |
Modification du lieu de résidence principal. |
| OlOR |
Changement de nom. |
| 020R |
Changement d'adresse. |
| 022R |
Changement de l'adresse du lieu de résidence à l'étranger. |
| 023R |
Modification de l'adresse postale à l'étranger. |
| 031R |
Changement de nationalité. |
| 120R |
Modification de l'état civil. |
| 140H |
Modification dans la composition de ménage. |
| 141R |
Changement en ce qui concerne le chef de ménage. |
| lSOR |
Décès. |
2. Sortes d'informations en provenance du (registre) de la B.C.S.S.
Le type d'information est composé de 3 chiffres, suivis de la lettre M.
| IT |
|
| OOOM |
Modification du sexe/de la date de naissance. |
| OlOM |
Changement de nom et/ou de prénom. |
| 031M |
Changement de nationalité. |
| 120M |
Modification de l'état civil. |
| 150M |
Avis de décès. |
| 900M |
Modification de l'adresse du lieu de résidence principal. |
| 910M |
Numéro national/numéro BCSS remplace un numéro BCSS. |
C. Instructions techniques
Vous trouverez ci-joint, deux annexes techniques :
Annexe technique 1 qui reprend les instructions sur la manière de lire les bandes magnétiques ou disquettes.
Annexe technique 2 qui reprend les instructions et les modèles pour l'impression sur support papier des données transmises par support magnétique.
Nous attirons votre attention sur le fait que les instructions reprises dans la circulaire de l'Office C.O. 1272 du 12 octobre 1993 sont d'application pour que la force probante puisse être conférée aux informations en cause. Ces instructions restent valables aussi bien pour ce qui concerne les fiches d'identification tant sur support papier que sur support magnétique. Par ailleu rs, nous vous signalons qu'en ce qui concerne les codes INS de pays, le C.T.I. peut, pour les organismes qui le désirent, fournir les éléments sur supp ort magnétique. Les organismes intéressés voudront bien se manifester par l'envoi d'une bande magnétique/disquette vierge, accompagnée d'une lettre reprenant l'objet de la demande.
Il vous incombera évidemment de traiter ces mutations pour ce qui concerne vos dossiers à proprement parler, de reprendre ces nouvelles données dans votre fichier si c'est nécessaire, et, si elles ont une incidence sur les données reprises au R.N.A.F. de l'Office, d'effectuer une mise à jour de la manière habituelle.
D. Entrée en vigueur
La procédure de transmission des mailboxes sera opérationnelle le 1er septembre 1995 au plus tard. A partir de cette date, vous recevrez systématiquement, chaque semaine, sur support magnétique (bande ou disquette) les mutations destinées à votre organisme.
Pour que l'application soit fonctionnelle au 1er septembre 1995, vous voudrez bien adresser au Secrétariat du Contrôle pour le 11 août 1995 au plus tard une bande magnétique/disquette vierge destinée à recevoir un fichier de test, accompagnée d'une note spécifiant l'objet de l'envoi.
Les organismes qui le souhaitent, et, dans la mesure où le test est concluant et qu'ils veulent obtenir les mutations hebdomadaires dès avant le 1er septembre 1995, voudront bien en informer préalablement le Secrétariat du Contrôle.
De même, si certaines caisses éprouvaient des difficultés pour respecter l'échéance indiquée, il y aurait lieu d'en avertir le Secrétariat du Contrôle dès que possible.
Etant donné que cette nouvelle application entraînera un mouvement de bandes magnétiques/disquettes assez important, il vous est demandé de faire le nécessaire pour qu'un stock de 3 bandes/disquettes parvienne au C.T.I. (à adresser O.N.A.F.T.S./C.T.I./Rue de Trèves 70/1040 BRUXELLES) pour le 21 août 1995 au plus tard.
De plus, nous vous demandons de faire en sorte d'y envoyer deux bandes/disquettes chaque fois que vous en aurez reçu deux en retour, à dater du 1er septembre 1995, afin d'éviter toute rupture de stock.
E. Remarques finales
Nous tenons également à attirer votre attention sur trois points particuliers :
- les données qui vous seront communiquées par mailbox seront fiables, elles ne devront dès lors pas être revérifiées à l'écran, dans la mesure ou l'écran n'apportera aucun élément neuf, différent ou complémentaire ;
- l'instauration de ce nouveau système de communication automatique aux organismes ne devrait pas, en soi, occasionner un surcroît de travail pour les gestionnaires de dossier. La tâche du gestionnaire dépendra du type de donnée légale qui aura subi une modification. ll est évident que l'arrivée dans le ménage (ou le départ) d'un attributaire prioritaire, ou d'un enfant bénéficiaire, exigera plus de travail qu'une simple modification du lieu de résidence sans aucun changement dans la situation du ménage. Les tâches qu'auront les gestionnaires resteront semblables. Le nouveau système a l'avantage d'être automatique et direct. L'information est transmise de la source au gestionnaire en trois étapes automatisées et fiables ;
- les mailboxes seront adressés pour toutes les personnes reprises au répertoire des références ou au registre de la B.C.S.S. Il est impossible, au niveau de l'Office, de faire la distinction entre information "utile" et " inutile". Donc, vous recevrez, en ce qui concerne les compositions de ménage, des mutations pour des personnes dont la présence au sein de la famille n'influence en rien le droit aux allocations familiales ; par exemple, le départ du ménage du frère aîné, travailleur salarié depuis cinq ans, dans une famille composée, outre lui, du père attributaire, de la mère et de deux enfants bénéficiaires, vous sera signalé par mailbox.
Addendum du 15 décembre 1995.
Erratum du 5 janvier 1996 à l'addendum 1 du 15 décembre 1995.
Addendum du 23 janvier 1996.
