996/50 du 6 juillet 2004 - Implémentation administrative RIP, DMFA, examen automatique du droit et utilisation du nouveau brevet

Par sa lettre circulaire II/B/997/58/BI du 7 juin 2004, l'Office a demandé aux organismes d'allocations familiales de traiter systématiquement les messages RIP à partir du 1er juillet 2004 (données relatives au 3e trimestre 2004). En ce qui concerne les messages DMFA, le traitement systématique doit démarrer le 1er octobre 2004 (données pour le 3e trimestre 2004). Ce traitement systématique n'a trait en premier lieu qu'à l'établissement du droit (pour les attributaires avec code de rôle 101 ou, en cas de changement de priorité, pour les allocataires avec code de rôle 103 ou les quatrièmes acteurs avec code de rôle 106) ou à la détermination de la compétence.

La nouvelle procédure concernant l'examen automatique du droit, les paiements provisionnels et l'utilisation du nouveau brevet, telle qu'elle est commentée dans la CO 1348 du 11 février 2004, doit entrer en vigueur parallèlement à l'exploitation systématique des messages RIP et DMFA.

L'Office a présenté ce nouveau processus de travail aux organismes d'allocations familiales au cours de deux séances d'information les 8 et 9 juin derniers.

Un exemplaire de cette présentation figure en annexe 1.

Les réunions d'information ont été interactives et constructives.

Vous trouverez ci-après les réponses aux questions posées ainsi que quelques précisions complémentaires.

Il est fort probable que d'autres problèmes d'application apparaîtront dans les prochains mois. L'Office ne manquera pas de suivre l'évolution de près et de fournir des directives complémentaires le cas échéant.

Après quelques mois, il réalisera également une évaluation des solutions proposées.

A cette occasion il vérifiera particulièrement si les solutions reprises aux rubriques 2.1.2. et 2.1.3. ne donnent pas lieu à problèmes.

1. Valeur des données RIP et DMFA

1.1. Loi D'Hondt

• Les données concernant la maladie de l'attributaire au cours de la période de rémunération garantie obtenues par le biais de la DMFA doivent être prises en considération pour l'application de la loi D'Hondt. Dans ces circonstances, il n'y a en effet pas d'envoi de flux A020. Cette position confirme la pratique administrative existante (déclaration de l'employeur).

1.2. Examen de la norme du mi-temps (articles 59 et 60, L.C.)

• La norme du mi-temps est fixée contractuellement et hebdomadairement à partir du 1er janvier 2003. La CM 508, qui fournit des précisions concernant la norme mensuelle abrogée entre-temps, est donc dépassée sur ce plan.
  Les prestations fournies dans le cadre d'un contrat de travail à durée limitée dans lequel il est satisfait contractuellement à la norme du mi-temps (cf. zones 48, 49 et 50 des messages DMFA) suffisent également pour engendrer un droit trimestriel aux allocations familiales. Les dates de prise de cours et d'extinction de ce droit sont déterminées conformément à l'article 54, L.C.
  Exemple: un ménage se compose du père, travailleur indépendant, de la mère, sans profession, et des enfants. Le 14 juillet, la mère travaille 1 jour à temps plein. Il existe un droit prioritaire dans le régime des travailleurs salariés du 1er juillet au 31 décembre.

1.3. Messages RIP concernant le 2e trimestre 2004

• Conformément à la lettre circulaire II/B/997/58 du 7 juin 2004, les messages RIP reçus en juillet 2004 concernant le 2e trimestre 2004 ne doivent pas être traités systématiquement. Ceci n'empêche toutefois pas que ces données RIP puissent être utilisées pour établir le droit dans des cas individuels, par exemple pour payer les allocations familiales à titre provisionnel.

1.4. Traitement des messages RIP (en distribution) sur lesquels le numéro d'affiliation de l'employeur auprès de son organisme d'allocations familiales fait défaut

• Il ressort des chiffres disponibles qu'il s'agit de 8 à 9 % des messages. Trois possibilités sont commentées ci-après.
  Première possibilité: Il existe une présomption qu'il s'agit d'un service public. Le numéro d'immatriculation de l'employeur à l'ONSS(APL) permet à l'organisme d'allocations familiales de consulter le répertoire national des employeurs (RNE), dans lequel figurent tous les employeurs du secteur privé et du secteur public qui sont immatriculés à l'ONSS. La dénomination de l'organisme d'allocations familiales compétent peut être déterminée sur la base de cette consultation.
  Deuxième possibilité: Il s'agit d'un employeur ayant des sièges d'exploitation dans plusieurs provinces (article 15, L.C.). Dans ce cas, la zone numéro d'affiliation mentionne 999999999999. Dans ces conditions, on cherche une solution cas par cas, ce qui correspond à la pratique actuelle. Pour ce faire, on peut au besoin contacter le service Monitoring de l'Office.
  Troisième possibilité: Il s'agit d'un " nouvel " employeur. Dans ce cas, la zone immatriculation mentionne un numéro commençant par le chiffre 5. L'ONSS attribue un numéro définitif dans les 2 à 3 semaines, après quoi un nouveau message RIP suit. Les organismes d'allocations familiales peuvent dès lors attendre le 2e message RIP.

2. Transfert de la compétence par le biais du brevet

2.1. Application de la nouvelle procédure (examen automatique du droit)

Remarque préalable: La règle pour la clôture de la période de paiement valable dans le Cadastre figure dans la circulaire II/B/997/52/BI du 7 avril 2003. La caisse initiale (Caisse A) doit intégrer la date de fin du paiement valable dans le Cadastre, au plus tard le jour de l'envoi du brevet. Pour éviter tout différend, il est essentiel que tous les organismes d'allocations familiales respectent rigoureusement cette règle.

2.1.1. L'employeur change de caisse d'allocations familiales

• Lorsque l'employeur change de caisse d'allocations familiales, le dossier est immédiatement transmis à la nouvelle caisse de l'employeur. Il ne faut pas attendre le message DMFA. Sur la base des données RIP, on détermine quels attributaires sont (encore) au service de cet employeur et ne se trouvent pas dans une situation neutralisée à la date de prise de cours de la nouvelle affiliation. L'Office confirme le principe figurant dans la CO 1309 du 20 juin 1997. Les brevets sont délivrés dans le courant du premier mois de la " nouvelle " compétence. La caisse initiale paie les allocations familiales pour le mois du transfert.
  Exemple: Un employeur change de caisse d'allocations familiales le 1er janvier 2005. La compétence pour le paiement est transférée à partir du 1er janvier 2005. La caisse initiale envoie les brevets en janvier 2005 et paie encore les allocations familiales pour janvier 2005. La nouvelle caisse de l'employeur traite le message DMFA pour le 4e trimestre 2004 dans le courant du 1er trimestre 2005 et doit y faire correspondre la date de début de l'intégration dans le Cadastre. Les paiements provisionnels effectués à juste titre ne doivent pas être régularisés.

2.1.2. Stabilité de la compétence : pas de délivrance de brevet si la compétence modifiée ne persiste pas

• Pour stabiliser au maximum la compétence pour le paiement, lors du traitement d'un message DMFA confirmant un changement de compétence, l'organisme d'allocations familiales initial ne doit malgré tout pas transmettre le dossier à l'organisme d'allocations familiales suivant, s'il est satisfait simultanément aux conditions suivantes:
  1. Il ressort des données RIP reçues entre-temps que l'attributaire a de nouveau changé d'employeur dans l'intervalle;
  2. Les données RIP font apparaître que l'activité entamée en dernier lieu engendrera à nouveau un changement de compétence (pas de situation neutralisée);
  3. L'organisme d'allocations familiales suivant n'est plus en mesure de reprendre les paiements durant le trimestre de sa compétence, compte tenu de la règle pour le paiement du mois du transfert.

  En cas de carrière changeante de l'attributaire, ce principe peut au besoin être appliqué plusieurs fois de suite.
  Exemple: La Caisse A paie; l'attributaire travaille pour B du 1er août 2004 au 31 août 2004 et pour C à partir du 1er septembre 2004. Au moment de la réception du message DMFA pour le 3e trimestre 2004 de l'employeur B, le 1er décembre 2004, la Caisse A constate que la compétence a changé. Il ressort des données RIP reçues entre-temps que la caisse à laquelle l'employeur C est affilié devient compétente le 1er janvier 2005. Compte tenu de la date de réception du message DMFA, la Caisse A doit de toute façon payer jusqu'en décembre 2004. La caisse de l'employeur B pourrait reprendre les paiements au plus tôt à partir du 1er janvier 2005, mais la caisse de l'employeur C est normalement déjà compétente à partir de cette date. Dans ces conditions, la Caisse A continue à payer à titre provisionnel et attend le message DMFA pour le 4e trimestre 2004. Ce n'est qu'au moment de la réception de ce message que le dossier est transféré avec un brevet à la caisse à laquelle l'employeur C est affilié.

2.1.3. Le brevet est insuffisant

• Si l'organisme d'allocations familiales suivant (Caisse B) reçoit un brevet d'office, il doit reprendre le dossier immédiatement. Ce n'est que si le brevet d'office est insuffisant pour reprendre les paiements que l'organisme d'allocations familiales suivant (Caisse B) en informe immédiatement l'organisme d'allocations familiales initial (Caisse A), de sorte que ce dernier puisse compléter le dossier et éventuellement entamer ou poursuivre le paiement (provisionnel). Le brevet n'est pas renvoyé pour une question de détail.

2.1.4. Contrats APE

• Si l'attributaire travaille sous contrat APE (aides à la promotion de l'emploi), les données dans la zone 37 (indices de travailleurs) du message DMFA permettent aux organismes d'allocations familiales de déterminer l'organisme d'allocations familiales compétent. Il s'agit de contractuels subventionnés pour lesquels l'Office est compétent (cf. lettre circulaire 996/48 du 19 février 2004).

2.1.5. Responsabilité des organismes d'allocations familiales pour les données fournies

• L'Office confirme son point de vue concernant la responsabilité des organismes d'allocations familiales concernés lorsque l'organisme d'allocations familiales initial est à la base, à la suite d'un transfert de données " erronées ", de paiements indus effectués par l'organisme d'allocations familiales suivant (cf. annexe 1 de la CO 1348 du 11 février 2004 - point 3 à la page 16).
  Tous les frais de recouvrement, y compris les frais judiciaires et les frais pour la défense au tribunal, sont imputables à l'organisme d'allocations familiales initial. L'organisme d'allocations familiales suivant reste toutefois l'organisme de contact pour l'ayant droit. Si l'organisme d'allocations familiales suivant reçoit par exemple un remboursement (partiel) de la dette, il doit immédiatement transférer cette somme à l'organisme initial.

2.1.6. La nouvelle procédure est également applicable pour et envers la SNCB

• La nouvelle procédure d'examen automatique du droit doit également être appliquée par et envers la SNCB.

2.1.7. Passage à l'examen automatique du droit le 1er octobre 2004

• Lorsque la compétence pour le paiement pour le 3e trimestre 2004 peut être établie sur la base des données qualifiées concernant l'occupation de l'attributaire durant le mois de référence, telles qu'elles sont mentionnées sur le modèle AB (jusqu'au 30 juin 2004) ou sur le modèle G(jusqu'au 31 mai 2004), les procédures existantes restent applicables. Ceci signifie concrètement que le brevet est envoyé immédiatement à l'organisme d'allocations familiales compétent.
  A partir du 1er juillet 2004, les employeurs ne doivent plus envoyer systématiquement des modèles AB. La mise en oeuvre du traitement systématique des messages RIP implique que les messages RIP priment les modèles AB à partir de cette date.
  Si la compétence et les paiements provisionnels (pour le 3e trimestre) sont basés sur les données RIP, il faut immédiatement appliquer la nouvelle procédure d'examen automatique du droit. Il faut attendre les données DMFA, et le brevet n'est envoyé que si ces données confirment le changement de compétence.
  En résumé, en ce qui concerne les compétences établies sur la base des modèles AB et G, l'ancienneprocédure est encore appliquée jusqu'au 30 septembre 2004. La nouvelle procédure est immédiatement appliquée à partir du 1er juillet 2004 pour les compétences présumées sur la base des données RIP.
  L'Office invite les caisses à appliquer ces règles avec la souplesse voulue au cours de la période transitoire. En cas de doute, il faut toujours accorder la priorité à la prévention d'interruptions dans les paiements et à la stabilité de la compétence.
  La procédure d'examen automatique du droit sera applicable dans tous les cas à partir du 1er octobre 2004.

2.1.8. Date de prise de cours du délai pour l'envoi du brevet d'office

• Si le message DMFA confirme le changement de compétence, l'organisme d'allocations familiales initial doit transmettre le dossier dans le mois, avec un brevet, à l'organisme d'allocations familiales suivant. Si l'organisme d'allocations familiales initial reçoit plus d'un message DMFA, le délai de 1 mois commence à courir à partir de la date de réception du message DMFA qui est déterminant pour établir le changement de compétence.
  Exemple: Un attributaire travaille jusqu'au 14 octobre pour l'employeur A, affilié à la Caisse A. A partir du 15 octobre, il travaille pour l'employeur B, affilié à la Caisse B. La Caisse A paie et reçoit, dans le courant du 1er trimestre, le 15 février le message DMFA de l'employeur B et le 15 mars, le message DMFA de l'employeur A. Etant donné que le premier message DMFA confirme le changement de compétence, le délai de 1 mois pour la délivrance du brevet d'office commence à courir le 15 février.

2.1.9. Paiement pour le mois d'envoi du brevet d'office

• Pour éviter toute interruption dans les paiements, l'organisme d'allocations familiales suivant doit tenir compte de la date mentionnée sur le brevet d'office pour déterminer la date à laquelle l'organisme d'allocations familiales initial cessera les paiements.
  Exemple: Le 31 mars, la Caisse A envoie un brevet d'office à la Caisse B, qui le reçoit dans le courant du mois d'avril. La Caisse A paie jusqu'au 31 mars et la Caisse B à partir du 1er avril.

2.1.10. Examen complet du droit

• La procédure d'examen automatique du droit est applicable tant en cas de changement de la situation socioprofessionnelle de l'attributaire qu'en cas de changement d'attributaire prioritaire. L'examen automatique du droit implique que l'organisme d'allocations familiales initial assure le suivi du dossier dans tous ses aspects, y compris l'établissement et le paiement d'un barème majoré ou d'un supplément social (42bis ou 50ter). Ce n'est qu'au moment où l'organisme d'allocations familiales initial possède toutes les données qualifiées confirmant le changement de compétence que le dossier est transféré à l'organisme d'allocations familiales suivant avec un brevet.

2.1.11. Aperçu des organismes publics ayant confié le paiement des allocations familiales à l'Office

• Vous trouverez en annexe 2 à la présente lettre circulaire les données concernant les organismes publics qui ont confié le paiement des allocations familiales à l'Office et pour lesquels la nouvelle procédure d'examen automatique du droit est applicable.

2.2. Application de l'ancienne procédure (examen par l'organisme d'allocations familiales compétent)

Remarque préalable: L'Office rappelle que lorsque l'organisme d'allocations familiales B reçoit d'office de l'organisme d'allocations familiales A, un brevet ne mentionnant pas de date de cessation des paiements, il doit envoyer une quittance à l'organisme d'allocations familiales A dès qu'il est en mesure de reprendre les paiements (cf. rubrique 2.1.3 de l'annexe 1 à la CO 1348 du 11 février 2004). Cette directive reste intégralement applicable.

2.2.1. Paiement pour le mois d'envoi de la quittance

• Pour éviter toute interruption dans les paiements, l'organisme d'allocations familiales initial doit tenir compte de la date mentionnée sur la quittance pour déterminer la date à laquelle l'organisme d'allocations familiales suivant reprendra le paiement.
  Exemple: Le 31 mars, la Caisse B envoie une quittance à la Caisse A, qui la reçoit dans le courant du mois d'avril. La Caisse A paie jusqu'au 31 mars, et la Caisse B à partir du 1er avril.

3. Demande de données manquantes concernant la situation socioprofessionnelle de l'attributaire dans le courant du mois de référence

A qui faut-il demander les données manquantes concernant la situation socioprofessionnelle de l'attributaire?

• Si les données manquantes ont trait à une période au cours de laquelle l'attributaire était au service d'un employeur d'après les données RIP ou DMFA, les organismes d'allocations familiales demandent les données requises concernant le(s) mois de référence à l'employeur. S'il s'agit d'une nouvelle occupation pour laquelle l'organisme d'allocations familiales n'a pas encore reçu de modèle AB, ni de modèle G, ni de message DMFA dans le passé, il demande les données qui étaient demandées avec le modèle AB jusqu'au 30 juin 2004. S'il s'agit d'une occupation pour laquelle l'organisme d'allocations familiales a déjà reçu un modèle AB, un modèle G ou un message DMFA dans le passé, il demande les données qui étaient réclamées avec le modèle G jusqu'au 31 mai 2004.
• Si les données manquantes ont trait à une période au cours de laquelle l'attributaire n'était plus au service de son (dernier) employeur, les données socioprofessionnelles manquantes doivent être réclamées à l'attributaire.
• Si un organisme d'allocations familiales doit suspendre les paiements, faute de données socioprofessionnelles, il doit de toute façon signaler à l'allocataire, à la date d'expiration du droit trimestrialisé ou au plus tard à la date limite de la poursuite des paiements à titre provisionnel (c'est-à-dire avant que le dernier paiement soit effectué) pour quelle raison il ne peut pas poursuivre les paiements et quelles données ou preuves doivent être fournies pour pouvoir reprendre les paiements.
• Pour prévenir la suspension des paiements, les caisses sont priées de traiter les réponses reçues en priorité.
• L'examen automatique du droit implique que l'organisme initial examine tous les droits prioritaires et continue à payer les allocations familiales à titre provisionnel, en attendant la fin de cet examen, jusqu'à ce qu'il reçoive les données qualifiées confirmant le changement de compétence. Le dossier n'est en outre transmis que si le changement de compétence persiste durant le trimestre suivant. La stabilité de la compétence est prioritaire. C'est pourquoi un examen des données manquantes ne s'impose que si les données socioprofessionnelles obtenues par le biais des flux de données électroniques (DMFA, RIP, flux A011...) ou par le biais de la consultation des banques de données disponibles ne permettent pas à la caisse d'établir un droit (trimestrialisé) aux allocations familiales.
  Ce n'est que pour les attributaires habitant en dehors de la Belgique qu'en cas de réception d'un RIP-out, les paiements sont arrêtés à la fin du mois de la fin de l'occupation et qu'une lettre est envoyée immédiatement à l'attributaire pour qu'il explique et prouve éventuellement sa nouvelle situation socioprofessionnelle.

4. Conservation de preuves des consultations opérées ou des données reçues

• Aux fins de contrôle et pour pouvoir reconstituer l'historique de l'examen en cas de contestation ultérieure, les organismes d'allocations familiales sont priés de conserver dans une première phase la preuve (document imprimé, scanning, base de données...) de toutes les consultations opérées (y compris celles qui n'ont pas donné de résultats) et données reçues. Un groupe de travail composé de représentants de l'Office et des caisses d'allocations familiales examinera la problématique de l'archivage à la lumière des changements dans la collecte des données et établira au besoin de nouvelles instructions en la matière.

5. Exécution de la solution de remplacement temporaire

• La lettre circulaire II/C/997/54/BH du 15 décembre 2003 explique comment les caisses d'allocations familiales doivent rechercher les droits prioritaires internes et externes en attendant le basculement vers le Cadastre et l'implémentation des flux RIP et DMFA. Une solution de remplacement temporaire a été prévue. Le 18 mai 2004, l'Office a communiqué aux caisses d'allocations familiales, par e-mail, le calendrier de l'exécution de ces recherches par le biais de la procédure " ComTool ". Il a été précisé à cet égard que les consultations devaient être effectuées pour la période du 1er janvier 2003 à la date prévue dans le planning pour la caisse concernée. A l'époque, l'Office considérait que la phase du travail en parallèle prendrait fin le 31 mai 2004. Cette période a entre-temps été prolongée jusqu'au 30 juin 2004. Le basculement vers le Cadastre n'interviendra que le 1er juillet 2004. La question se pose ici de savoir de quelle manière les caisses d'allocations familiales doivent rechercher les droits prioritaires qui sont nés dans le courant du mois de juin 2004.
  Un droit prioritaire dans le régime des travailleurs salariés qui est né en juin 2004 ne produit ses effets que le 1er juillet 2004. Il est donc permis d'attendre les messages DMFA pour le 3e trimestre 2004.
  La situation est différente en ce qui concerne la naissance d'un droit prioritaire dans le régime des travailleurs indépendants. Un message n'est transmis au moyen du flux A301 que lorsque l'activité indépendante est entamée ou prend fin ou lorsque la catégorie de cotisations est modifiée. Pour les caisses d'allocations familiales ayant intégré tous les attributaires prioritaires potentiels dans le RIO dans les délais (cf. CO 1340 du 24 juillet 2002), la collecte des données ne présente pas de lacunes. Elles recevront les avis de modification jusqu'à fin juin 2004 par le biais des flux routés par l'intermédiaire du RNAF et/ou du RIO. L'intégration de tous les attributaires prioritaires potentiels dans le Cadastre avec le code de rôle exact aura pour effet que les messages seront transmis à partir du 1er juillet 2004 par le biais des flux routés par l'intermédiaire du Cadastre.
  Pour les attributaires prioritaires potentiels qui ont uniquement été intégrés dans le Cadastre, mais pas dans le RIO, les organismes d'allocations familiales doivent procéder à une consultation supplémentaire du répertoire de suivi L301, à moins que le traitement systématique des messages routés par le biais du Cadastre fasse immédiatement suite à la consultation par le biais de la procédure " ComTool ". En résumé, les organismes d'allocations familiales doivent en fait veiller à contrôler la période jusqu'au 30 juin 2004.

6. Annexes

L'Office vous enverra prochainement par e-mail la version électronique des annexes à la présente lettre circulaire (la présentation et un aperçu des " tiers " payés par l'Office).