1. Collecte d'informations au moyen de formulaires et de supports électroniques
Depuis quelques années, l'Office tient en permanence un inventaire de toutes les données indispensables pour payer les allocations familiales. Conformément aux dispositions du contrat d'administration, les directives concernant les méthodes et les modalités de collecte de ces données sont évaluées et actualisées chaque année.
Les caisses d'allocations familiales et les autres organismes de paiement des allocations familiales trouveront dès lors ci-après les nouvelles règles applicables à partir du 1er janvier 2010.
2. Principes généraux de la collecte d'informations
Les contacts avec l'assuré social se situent sous le signe de la collecte des données et de la communication d'informations correctes et complètes. L'objectif général de la collecte de données consiste à payer les allocations familiales rapidement et correctement, en conformité avec la Charte :
(a) en élaborant des flux de données électroniques et en interrogeant ainsi le moins possible l'assuré social, grâce à une adaptation et une simplification des formulaires ;
(b) en consultant les banques de données.
Les caisses d'allocations familiales doivent veiller à mettre les paiements " en temps réel " en concordance avec les flux de données électroniques reçus concernant les données personnelles légales et professionnelles.
2.1. Collecte unique d'informations : ne demander les données indispensables qu'une seule fois
2.1.1. Principes généraux
1. Il ne faut demander que les données personnelles qui sont indispensables en vue du traitement correct et ponctuel du dossier. La collecte des données par la voie électronique ou par consultation de banques de données doit être justifiée et correspondre aux attentes du citoyen. Seules les données personnelles nécessaires à l'établissement du droit et au pa iement des allocations familiales (par ex. la composition du ménage) peuvent être consultées.
2. La collecte d'informations ne peut être excessive : il n'est pas permis de demander trop de données ni trop souvent.
3. Les données (collecte unique) sont demandées, de préférence par les canaux électroniques, le plus possible à la " source authentique " ; elles ne peuvent être demandées à l'assuré social au moyen d'un formulaire que si elles ne peuvent être obtenues par des canaux électroniques. Une source authentique est une base données qui est légalement ou réglementairement tenue de rassembler des données fiables, de les gérer et de les mettre à la disposition de tiers qui doivent obligatoirement utiliser ces données.
Exemple
| Type de données |
Source authentique |
| Données d'identification des entreprises |
Banque-carrefour des entreprises
(répertoire des employeurs) |
| Données d'identification des citoyens |
Registre national des personnes physiques
Registre de la Banque-carrefour de la sécurité sociale |
| Données sociales à caractère personnel |
Bases de données gérées par les institutions de la sécurité sociale (dont l'ONSS) |
Exceptions
Certaines informations sur lesquelles le paiement des allocations familiales est basé et pour lesquelles il n'existe pas encore de source électronique " authentique " doivent encore être confirmées au moyen d'un formulaire, d'une attestation ou d'une déclaration.
Aperçu des données
| Nature de l'information |
Mode de preuve |
| 1 |
Mise à la retraite de l'attributaire/pension de survie |
Attestation du service des pensions |
| 2 |
Détention |
Attestation du SPF Justice (adresse dans les tableaux en annexe) |
| 3 |
Placement dans une institution/famille |
Attestation/formulaire P3/P3b/disposition du juge
(voir thème n° 8) |
| 4 |
Conséquences positives
Former/ne pas former un "ménage de fait" (réfutation de la présomption)
Conséquences négatives
Former/ne pas former un "ménage de fait" (réfutation de la présomption)
|
Registre national ou document officiel
+ déclaration sur le formulaire J des partenaires
Registre national ou document officiel
+ déclaration sur le formulaire J des partenaires/enquête sociale (contrôle à domicile)
|
| 5 |
Abandon de l'orphelin par le parent survivant |
Formulaire P16com
(voir tableaux en annexe) |
| 6 |
Disparition ou enlèvement de l'enfant ; l'attributaire a " abandonné " sa famille |
Déclaration des services judiciaires, administratifs ou de police |
| 7 |
Règles concernant l'autorité parentale (garde alternée, coparenté) |
Jugement/arrêt/décision
(voir thème n° 9) |
| 8 |
Hébergement alterné pour les majeurs |
Déclaration des deux parents |
| 9 |
Aide du CPAS (revenu d'intégration + autre aide) |
CPAS non reliés à la Banque-carrefour : attestation/déclaration |
| 10 |
Demande de versement sur un compte |
Formulaire mod. W |
| 11 |
Dans la Communauté flamande :
Enseignement pour adultes, cours du soir, enseignement de promotion sociale, enseignement privé, contrat d'apprentissage, stages (formation de chef d'entreprise ou pour être nommé à une charge), date de remise du mémoire de fin d'études, stage pour être nommé dans une charge (notaire, huissier de justice...)
Dans la Communauté française/germanophone :
Enseignement suivi, contrat d'apprentissage, stages (formation de chef d'entreprise ou pour être nommé à une charge), date de remise du mémoire de fin d'études, stage pour être nommé dans une charge (notaire, huissier de justice...) |
Attestation/formulaire |
| 12 |
Preuve d'un handicap ou d'une affection |
Attestation/Handichild |
| 13 |
Faits juridiques à l'étranger (naissance, décès, adoption,...) |
Attestations/déclarations |
| 14 |
Cohabitation légale |
Déclaration |
| 15 |
Revenu de l'attributaire, du partenaire, de l'étudiant stagiaire, formation en alternance, apprenti, formation en entreprise |
Déclaration sur le formulaire (notamment comme travailleur indépendant - voir thème n° 4) |
| 16 |
Chômeur sanctionné |
Décision de sanction (ONEM)
Déclaration |
| 17 |
Allocation de naissance |
Attestation destinée à l'allocation de naissance/inscription dans les registres de la population |
| 18 |
Allocataire illégal |
|
| 19 |
Contrats FPI (mise au travail des chômeurs) |
Services régionaux de l'emploi |
2.1.2. Débiteurs à l'étranger
Les caisses d'allocations familiales ont été priées de ne pas interrompre l'intégration dans le Cadastre des débiteurs d'allocations familiales payées indûment dont les données d'identification ne sont plus actualisées par le Registre national, par exemple parce qu'elles ont été radiées entre-temps.
2.1.3. Collecte unique et réutilisation de l'information
Réutilisation des données : gestion et échange d'informations sécurisées
Les données (personnelles sociales) ne sont demandées qu'une seule fois ; dès qu'elles sont en la possession d'un organisme d'allocations familiales, elles sont stockées, gérées et actualisées, et sont mises à la disposition des autres utilisateurs dans le secteur, par le biais du Cadastre ou du brevet d'attributaire.
Elles ne doivent pas être disponibles activement plus longtemps que nécessaire pour l'application de la législation des allocations familiales, compte tenu des délais de prescription légaux.
2.1.4. Conservation des informations qui ne sont plus actuelles
Les données qui ne sont plus utilisées pour l'octroi des allocations f amiliales doivent être archivées. Elles ne doivent pas rester disponibles pour être consultées directement, mais elles sont enregistrées dans les archives ou stockées sur des supports électroniques (cf. circulaire de l'Office CO 1380 du 23 décembre 2009).
2.2. Conséquences de la collecte unique des informations
2.2.1. Examiner le droit d'office ou attendre une demande ?
L'Office pose comme principe général que les droits aux allocations familiales soient examinés et établis au maximum de la propre initiative de la caisse d'allocations familiales dans le cadre de l'examen automatique du droit. Lors de l'établissement de droits pour lesquels on fait encore appel à l'assuré social, l'information électronique disponible doit néanmoins être utilisée au maximum.
La caisse d'allocations familiales doit faire le nécessaire pour obtenir automatiquement l'information sur les droits potentiels qui ne peuvent pas encore être exercés automatiquement. Pour y parvenir, les acteurs exacts doivent être intégrés dans le Cadastre des allocations familiales avec le code de rôle adéquat et les flux d'informations qui en découlent doivent être traités de manière effective et efficiente.
Pour ce qui est de l'intégration des conjoints en vue de l'octroi des suppléments sociaux, on se reportera à la circulaire de l'Office CO 1377 du 8 décembre 2008.
| Statut de " quatrième acteur " : aperçu des intégrations |
| Toujours intégrer avec le code 106 (allocataire = code 103). |
Tous les attributaires potentiels (" quatrièmes " acteurs : cf. les schémas en annexe). |
| |
L'attributaire prioritaire qui a cédé son droit. |
| |
Le partenaire, lorsque l'attributaire n'est pas le parent. |
| |
Le partenaire en cas de dérogation générale basée sur la CM 599. |
| Toujours intégrer avec le code 105. |
L'autre parent de l'enfant qui n'est pas encore intégré avec un autre code. |
| |
Les chefs de ménage qui ne sont pas encore intégrés avec un autre code. |
Conformément aux dispositions de la Charte de l'assuré social, lorsque l'assuré social n'a pas donné suite dans le mois à la demande de renseignements (par ex. en ne renvoyant pas le formulaire), les caisses d'allocations familiales peuvent recueillir d'office des renseignements et prendre des décisions sur cette base, lesquelles sont valables en droit jusqu'à preuve du contraire (voir thème n° 9 : Formulaires incomplets ou manquants - Décision d'office).
2.2.2. Force probante générale des données électroniques et priorité sur les formulaires
Les données sur lesquelles le paiement des allocations familiales est basé sont attestées en priorité par des moyens électroniques (flux de données ou consultation de banques de données par l'intermédiaire de TRIVIA).
Toutes les conséquences juridiques connues découlent d'une preuve qui a été obtenue de cette manière : le paiement des allocations familiales de base et éventuellement d'un supplément (voir thème n° 9 : Formulaires incomplets ou manquants - Décision d'office), le paiement provisionnel, le refus du droit ou la récupération éventuelle. Ceci vaut tant dans le cadre de la demande que dans le cadre de la poursuite des paiements.
2.2.3. Collecte unique des informations sur la base du numéro unique (par ex. le numéro d'entreprise ou le NISS)
S'il apparaît que toutes les données peuvent être obtenues à la source authentique, les mêmes données ne peuvent être demandées une seconde fois au moyen de formulaires.
Tout organisme doit utiliser au maximum les données qui sont déjà disponibles auprès d'autres services (art. 12 de la charte pour une administration à l'écoute des usagers).
2.3. Force probante des données d'information électroniques
Les données d'information électroniques (par ex. celles du Registre national) font foi jusqu'à preuve du contraire et peuvent être utilisées valablement en remplacement des données des registres de la population et des étrangers.
Différences entre les données du Registre national et les autres documents officiels ?
Un arrêté royal stipule que quiconque constate des différences entre les données du Registre national et les autres documents officiels est tenu de les signaler immédiatement au Registre national. Les caisses d'allocations familiales sont dès lors priées de signaler le cas au Helpdesk du Registre national (tél. 02/518 21 31 - courriel : callcenter.rrn@rrn.fgov.be).
2.4. Suppression de la légalisation des copies
Une copie bien lisible du document ou du formulaire suffit
Rappelons que depuis le 31 mars 2004 (art. 508 de la loi-programme du 22 décembre 2003), les services publics fédéraux ne peuvent plus réclamer de documents certifiés conformes.
Toutes les obligations légales ou réglementaires sont remplies par la remise d'une copie du document original.
Que faire en cas de doute concernant l'authenticité ?
S'il existe un doute au sujet de l'authenticité d'un document, il y a lieu de prendre contact avec l'autorité qui peut fournir l'information. Si cela ne suffit pas, le service peut s'adresser au citoyen ou à l'entreprise. Une lettre recommandée avec accusé de réception doit être adressée à la personne qui a fourni la copie lisible. Dans la lettre, on lui demandera de fournir le document original, en mentionnant également le motif de cette demande.
La suppression de la légalisation concerne uniquement les copies que les citoyens ou les entreprises doivent fournir. Cette mesure ne s'applique pas aux documents que les organismes échangent en cas de nécessité (voir les lettres circulaires concernant le brevet d'attributaire).
2.5. L'autre communication (électronique) avec le citoyen
Conformément à la charte pour une administration à l'écoute des usagers, approuvée par le conseil des ministres du 23 juin 2006, tout service public accepte que la communication avec les citoyens ou les entreprises se fasse par le biais de différents canaux, tels que le courrier électronique, le courrier, le téléphone et le télécopieur (art. 6).
Les données obtenues par d'autres canaux que le courrier ou les formulaires (courrier électronique, téléphone ou télécopieur) doivent être acceptées pour établir le droit si l'expéditeur est suffisamment identifié ou si les mesures techniques nécessaires ont été prises concernant l'authenticité de la signature (signature électronique sur l'eID). Les caisses d'allocations familiales sont priées d'examiner, conformément aux objectifs du gouvernement en matière de simplification électronique, la possibilité technique de mettre à disposition des formulaires authentifiés par la signature électronique.
Vous trouverez davantage d'informations à ce sujet et au sujet des formulaires électroniques dans le guide de simplification sur le site web de l'Agence pour la simplification administrative (ASA) : www.simplification.be.
Tout service public répond aux lettres et aux courriers électroniques par les mêmes voies, à moins que les données soient de nature à déconseiller toute communication électronique (par ex. la motivation d'une décision dans le cadre de la Charte ou la notification d'un indu). Les envois recommandés ne sont utilisés que s'ils sont réellement nécessaires ou lorsque la loi le prévoit (article 9 de la Charte). Pour le secteur des allocations familiales, ceci signifie concrètement que les envois recommandés sont utilisés exclusivement :
- pour interrompre le délai de prescription de 1, 3 ou 5 ans pour les paiements indus ;
- pour la demande de retenues intersectorielles.
3. Collecte des données au moyen de formulaires (par thème)
Thème n° 1 - Virement sur un compte à vue en Belgique et à l'étranger
3.1.1. Protection légale des avoirs se trouvant sur le compte
Conformément à l'article 1410, §2, 1°, du Code judiciaire, les prestations familiales sont protégées contre la cession et la saisie. Les prestations perdent toutefois cette protection après avoir été portées sur un compte à vue, parce qu'elles ne sont plus identifiables comme telles.
La loi du 27 décembre 2005 portant des dispositions diverses a complété le Code judiciaire sur ce point, et prévoit l'attribution d'un code spécial à certaines prestations lors du versement sur un compte. L'arrêté royal du 4 juillet 2006 rend ces dispositions applicables à partir du 1er janvier 2007 (cf. circulaire de l'Office CO 1361 du 6 novembre 2006).
L'information figurant sur le formulaire Mod. W a été adaptée dans ce sens, afin d'informer ainsi suffisamment l'assuré social.
3.1.2. Virement SEPA
Le formulaire a également été adapté à la directive européenne relative à l'exécution des virements européens. Par conséquent, le numéro de compte actuel du bénéficiaire sera remplacé par le code IBAN composé de 16 caractères alphanumériques. En outre, le code BIC destiné à identifier la banque du bénéficiaire est demandé sur le mod. W.
Pour les virements vers l'étranger, un formulaire W-int a été élaboré.
3.1.3. Service bancaire de base
Conformément à l'article 3 de la loi instaurant un service bancaire de base (MB, 24 mars 2003), toute institution de crédit doit pouvoir ouvrir pour tout consommateur qui a sa résidence principale en Belgique pour 12 EUR (indexés) au maximum par an un compte à vue et pouvoir réaliser certaines opérations (service bancaire de base). La feuille d'information du formulaire W contient une brève référence à cette loi.
Le nouveau formulaire vous a été communiqué avec la lettre circulaire de l'ONAFTS 999/c.150 du 18 décembre 2008.
Thème n° 2 - Preuve de la naissance et de la vie
3.2.1. Procédure avant la naissance
Lors du paiement anticipé de l'allocation de naissance, on demande à l'allocataire l'" attestation de naissance spéciale ".
Examen : cf. point 3.2.3.
3.2.2. Procédure après la naissance
La naissance de l'enfant est prouvée par " l' attestation de naissance spéciale " ou par un message électronique provenant du Registre national. Dès que la naissance et la vie de l'enfant ont été établies d'une des deux façons, on dispose d'une base suffisante pour :
- payer l'allocation de naissance ou justifier le paiement anticipé de l'allocation de naissance ;
- payer les allocations familiales.
Pour déceler les fraudes au moyen d'une " attestation de naissance spéciale " falsifiée ou d'attestations de grossesse en fonction du paiement anticipé de l'allocation de naissance, les caisses sont priées de toujours être attentif au message électronique (mailbox) du Registre national en cas de paiement de l'allocation de naissance.
Si aucun message n'a été reçu trois mois après la date de naissance (présumée), l'information reçue est confrontée à la source authentique :
- consulter le Registre national,
- et/ou demander (à la commune qui a émis l'attestation de naissance spéciale) de confirmer la naissance (ou, le cas échéant, le décès ou la mortinaissance) de l'enfant.
Exemple : Une demande d'allocation de naissance est introduite au cours du huitième mois de grossesse. L'allocation de naissance est payée de façon anticipée et il s'agit du premier enfant des parents. Dans la notification du paiement anticipé de l'allocation de naissance, on demande " l' attestation de naissance spéciale ". Aucun message mailbox du Registre national n'est reçu après la naissance. Le fait de la naissance n'est pas suffisamment prouvé pour justifier le paiement anticipé de l'allocation de naissance et payer les allocations familiales. À partir du troisième mois après la date de naissance présumée, contact est pris avec les services de la population du domicile de la mère.
3.2.3. Mesures destinées à éviter que l'allocation de naissance soit demandée et payée plus d'une fois
3.2.3.1. Intégration
Pour prévenir le cumul de paiements de l'allocation de naissance, les caisses d'allocations familiales sont priées d'intégrer immédiatement à partir du paiement (anticipé) de l'allocation de naissance le paiement et les données sur l'allocataire, l'attributaire et tous les attributaires potentiels (" quatrièmes " acteurs, cf. les schémas en annexe) dans le Cadastre.
3.2.3.2. Consultation
Compte tenu des possibilités accrues de collecte des données via TRIVIA, la caisse d'allocations familiales effectue d'office une enquête au sujet d'un c umul de paiements possible en consultant les répertoires de données. S'il apparaît qu'aucun cumul n'est possible, l'allocation de naissance est payée (de façon anticipée).
Si un cumul s'avère possible après une consultation de TRIVIA (par ex. si un des parents est connu durant cette période dans le RGTI ou dans la DMFA(APL) comme fonctionnaire), la caisse d'allocations familiales prend contact avec l'administration ou le service concerné. Si, après enquête, on ne dispose pas de suffisamment de données, on achève le cas échéant au moyen d'une visite de contrôle chez la personne qui a reçu l'allocation de naissance.
3.2.3.3. L'attestation de naissance spéciale fait défaut
Si la naissance est prouvée par un message électronique du Registre national, il n'est plus nécessaire de demander l'attestation de naissance spéciale. Le rang de la naissance est déterminé sur la base des indications figurant dans le dossier ou, à défaut, sur la base d'une demande individuelle. S'il existe un doute au sujet du rang de la naissance, on interroge les parents dans une lettre distincte. Il suffit qu'il s'agisse du premier enfant d'un des deux parents pour accorder le premier rang. Etant donné que l'information concernant le rang de la naissance ou la filiation ne peut être obtenue au moyen de l'attestation E, celle-ci est supprimée. La CO 1318 du 15 janvier 1999 n'a plus aucune raison d'être et a par conséquent été abrogée.
Thème n° 3 - Octroi d'un supplément aux chômeurs, malades et pensionnés - Majoration des allocations familiales pour les familles monoparentales
3.3.1. Octroi sur la base d'un formulaire de demande
Principe : Les formulaires de contrôle sont envoyés à des moments fixes déterminés au préalable.
Dans de nombreux cas, l'Office constate des retards dans l'examen du droit aux suppléments. Les caisses d'allocations familiales sont informées de ces con statations par le biais du rapportage annuel. Elles sont dès lors priées de s'efforcer d'envoyer les formulaires aux dates préalablement fixées.
3.3.2. Envoi groupé des formulaires P19/P19ter en 2010
La question est de savoir quand le formulaire doit être envoyé pour payer à temps le supplément ou ne pas interrompre le paiement d'un supplément. Les instructions ont été adaptées dans la circulaire de l'Office CO 1377 du 8 décembre 2008.
Ces instructions restent applicables pour l'envoi groupé de janvier 2010.
Pour l'envoi groupé de juillet 2010, l'Office examinera en temps voulu son opportunité et communiquera la procédure adaptée aux caisses.
3.3.3. Quel organisme envoie quel formulaire de contrôle?
Principe (cf. CO 1330 du 21 mai 2001)
Dans tous les cas, le formulaire est envoyé, suivi et traité par l'organisme d'allocations familiales qui est compétent pour payer les allocations familiales pour le mois de l'envoi obligatoire, même lorsque cette caisse paie les allocations familiales à titre provisionnel pour ce mois.
Si cet organisme d'allocations familiales constate que le formulaire de contrôle traité contient des informations qui sont importantes pour la caisse d'allocations familiales à laquelle il a transféré la compétence ou dont il a repris la compétence, il prend contact avec cette caisse (cf. les instructions relatives au brevet d'attributaire).
Si l'assuré social ne donne pas suite à un rappel, l'autre caisse d'allocations familiales en est informée. Chaque organisme d'allocations familiales prend alors une décision d'office (le cas échéant, après un contrôle sur place) pour la période pour laquelle il a payé à titre provisionnel.
Exemples
Formulaire P19
1. La caisse A paie jusqu'au 31 décembre et la caisse B à partir du 1er janvier. Il existe un droit au supplément monoparental. La caisse B envoie un formulaire P19 en janvier et envoie si nécessaire le rappel en février. Si le formulaire rentre et contient l'information qui est également importante pour la caisse A, la caisse B envoie un brevet complémentaire à la caisse A. Si l'assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse B le signale à la caisse A. La caisse A prend alors une décision (d'office) au sujet de la période jusqu'en décembre et la caisse B pour la période à partir du 1er janvier.
2. La caisse A paie jusqu'au 31 janvier et la caisse B à partir du 1er février. Il existe un droit au supplément monoparental.
La caisse A envoie un formulaire P19 en janvier, et envoie si nécessaire le rappel en février. Si le formulaire rentre, la caisse A envoie un brevet complémentaire à la caisse B. Si l'assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse A le signale à la caisse B. La caisse A prend alors une décision (d'office) au sujet de la période jusqu'en janvier et la caisse B pour février (date de fin des paiements provisionnels).
Formulaire P7
3. La caisse A paie jusqu'au 31 août et la caisse B à partir du 1er septembre. Un enfant bénéficiaire: un étudiant de 20 ans.
La caisse B envoie le formulaire P7 en septembre et envoie si nécessaire le rappel en novembre. Si le formulaire rentre et contient l'information qui est également importante pour la caisse A, la caisse B envoie un brevet complémentaire à la caisse A. Si l'assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse B le signale à la caisse A. La caisse A prend alors une décision (d'office) au sujet de la période jusqu'au 31 août et la caisse B pour la période à partir du 1er septembre.
4. La caisse A paie jusqu'au 30 septembre et la caisse B à partir du 1er octobre. Un enfant bénéficiaire: un étudiant de 20 ans.
La caisse A envoie le formulaire P7 en septembre et envoie si nécessaire le rappel en novembre. Si le formulaire rentre, la caisse A envoie un brevet complémentaire à la caisse B. Si l'assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse A le signale à la caisse B. La caisse A prend alors une décision (d'office) au sujet de la période jusqu'au 30 septembre et la caisse B pour la période à partir du 1er octobre.
Formulaire P20
5. La caisse A paie jusqu'au 31 mars et la caisse B à partir du 1er avril. L'enfant bénéficiaire est un jeune ayant quitté l'école et inscrit comme demandeur d'emploi. La période d'octroi s'achève fin avril.
La caisse B envoie le formulaire de clôture P20c et, si nécessaire, le rappel. Si le formulaire rentre et contient l'information qui est également importante pour la caisse A, la caisse B envoie un brevet complémentaire à la caisse A. Si l'assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse B le signale à la caisse A, qui prend alors une décision (d'office) au sujet de la période jusqu'au 31 mars et la caisse B pour avril.
Thème n° 4 - Octroi des allocations familiales ou d'un supplément - Preuve des revenus
Aucune source authentique n'est encore actuellement disponible pour fournir la preuve des revenus du travail en tant que travailleur salarié ou indépendant ou d'une prestation sociale. Les données provenant d'une source authentique sont par définition validées par une instance compétente pour les informations (par ex. l'ONSS), tandis que les déclarations sur les formulaires ne le sont pas. Rappelons que les " déclarations sur l'honneur " des revenus sur les formulaires P19 doivent néanmoins être acceptées et servent de base à l'établissement du droit à un supplément jusqu'à preuve du contraire. Sont également des déclarations sur l'honneur, les notes, fiches de salaire, etc. jointes au formulaire, par lesquelles l'assuré social fait preuve de la volonté de déclarer un certain revenu. Ce qui compte comme déclaration est l'intention ou l'expression de la volonté, et non la forme extérieure.
Pour les étudiants visés à l'article 3 de l'arrêté royal du 10 août 2005 qui sont soumis à la norme des revenus (études à temps partiel - formation en alternance) et les jeunes ayant quitté l'école et inscrits comme demandeurs d'emploi, les mêmes principes sont applicables durant la période d'attente. Les déclarations sur l'honneur (notamment sur les formulaires P7 et P20) doivent êt re acceptées jusqu'à preuve du contraire.
Thème n° 5 - Octroi du droit aux allocations d'orphelins
3.5.1. Contrôle au moyen du formulaire P16
Les circulaires de l'Office CO 1340 du 24 juillet 2002 (pp. 4 et 5) et 1355 du 16 janvier 2006 ont communiqué aux caisses d'allocations familiales la nouvelle procédure d'établissement du droit aux allocations d'orphelins. L'envoi du formulaire P16 a été supprimé et remplacé par un suivi, par le biais du Registre national, de la cohabitation (ménage de fait) ou du remariage du conjoint survivant pour les ménages en Belgique.
En exécution de la loi-programme du 27 décembre 2004, le droit aux allocations majorées est rétabli (50 bis) au moment de la séparation après un mariage ou la formation d'un ménage de fait. Il en va de même lorsque le parent survivant est remarié et ne cohabite pas avec le nouveau beau-parent, qui réside par exemple à l'étranger. Ces faits sont prouvés au moyen d'un document officiel. Le modèle J (déclaration de non-formation d'un ménage de fait) ou la déclaration de témoins ne peuvent servir dans cette situation.
Pour établir l'abandon de l'orphelin (formulaire P16 com), qui donne lieu à l'octroi des allocations majorées d'orphelins, les instructions restent inchangées (cf. annexes).
Il en va de même pour l'établissement du droit aux allocations d'orphelins pour les enfants à l'étranger (demande avec mod. B et contrôle périodique avec le formulaire P16).
Rappelons que tous les parents (adoptants) des enfants bénéficiaires doivent être intégrés dans le Cadastre au moins avec le code 105 en fonction de l'examen automatique du droit aux allocations d'orphelins en Belgique. Le parent (connu) résidant à l'étranger sans NISS ne doit pas être intégré avec un numéro bis.
Pour établir la filiation entre le défunt et l'orphelin, on demandait toujours dans le passé l'acte de naissance à la commune où l'enfant était né. Rappelons que cette procédure est superflue et que les données de filiation qui figurent sur la " composition du ménage " que l'on obtient par l'intermédiaire du Registre national ou la preuve que l'enfant est né pendant le mariage de son (ses) parent(s) (décédés) peuvent être utilisées comme preuve de la filiation du parent décédé.
La circulaire du ministre CM 602 du 12 mars 2008 a communiqué les instructions pratiques pour l'application des nouvelles dispositions en matière d'établissement du droit aux allocations d'orphelins (majorées) lorsque le(s) parent(s) décédé(s) ne peut (peuvent) ouvrir un droit en raison de l'absence de toute qualité d'attributaire durant la dernière année avant le décès.
Ces nouvelles dispositions sont entrées en vigueur le 1er octobre 2007. Les organismes d'allocations familiales ont été priés de prendre les mesures nécessaires pour faire connaître cette mesure (cf. circulaire CO 1378 du 12 janvier 2009 et adaptation des formulaires P3-a et P3-b avec la lettre circulaire II/C/999/c.151/SN du 18 mars 2009).
3.5.2. Demande au moyen du formulaire Mod. B (demande d'allocations d'orphelins)
L'Office a adapté le formulaire Mod. B au fait que la caisse d'allocations familiales ne connaît pas tous les acteurs qui peuvent entrer en ligne de compte en tant qu'attributaires pour le droit aux allocations d'orphelins dans le cadre de la nouvelle réglementation. Lorsque tous les acteurs sont connus et que le droit peut être établi sur la base des données dont la caisse dispose par l'intermédiaire des banques de données (Trivia, Cimire, banque de données des caisses d'allocations familiales, etc.), le formulaire de demande est superflu.
Thème n° 6 - Contrôle des enfants bénéficiaires au moyen de formulaires
3.6.1. Adaptation du formulaire P7 (étudiants) à la nouvelle structure de l'enseignement
Depuis l'année académique 2004-2005, à la suite de la déclaration de Bologne, une nouvelle structure de l'enseignement, appelée réforme BaMa, est entrée en vigueur dans les universités et les écoles supérieures. Pour les étudiants en première année, le titre de bachelier est attribué après 3 ans et celui de master après au moins 1 an, et ce, au lieu des grades de candidat et de licencié. Des crédits remplacent les heures de cours.
Depuis l'année académique 2005-2006, il est possible d'étudier aux universités et écoles supérieures sur une base flexible dans un système de semestres pour toutes les années.
L'arrêté royal du 10 août 2005 a adapté la réglementation relative aux allocations familiales aux nouveaux développements sur le plan de l'enseignement.
En collaboration avec les caisses, l'Office a entièrement adapté le formulaire P7 (droit aux allocations familiales en faveur des étudiants) pour les écoles supérieures et universités en fonction de la collecte électronique des données au moyen du flux D062 pour l'année académique 2009-2010 (cf. lettre circulaire II/999/c.154 du 15 juillet 2009).
Pour l'étudiant à l'étranger, le formulaire P7a reste indispensable (cf. circulaire de l'Office CO 1374 du 25 septembre 2008, p. 6).
Paiement fractionné du minerval
Des problèmes peuvent surgir en rapport avec le paiement régulier des allocations familiales lorsque les établissements d'enseignement refusent de compléter le formulaire ou de délivrer une attestation d'études tant que la totalité du minerval n'a pas été payée. Ce problème a déjà été évoqué dans la circulaire de l'Office CO 1340 du 24 juillet 2002 (p. 13).
L'Office a pris en 2009 l'initiative de demander à nouveau aux établis sements d'enseignement de remettre l'attestation d'études destinée aux allocations familiales immédiatement après l'inscription.
Les caisses sont invitées à signaler les problèmes au service " Médiation " du département Contrôle de l'Office.
3.6.2. Autres adaptation du formulaire P7 (étudiants)
3.6.2.1. Occupation de l'étudiant
Lors de la rédaction du formulaire P7a, des questions spécifiques ont été prévues pour certaines catégories d'étudiants qui exercent une activité professionnelle, et pour lesquelles ce n'est pas la norme des heures qui doit être appliquée, mais la norme des revenus (stagiaires et étudiants à temps partiel visés aux articles 3, 14 et 15 de l'arrêté royal du 10 août 2005), de sorte qu'aucun suivi ne peut être opéré au moyen de la DMFA. Ceci s'applique éga lement à l'occupation à l'étranger.
Pour l'enseignement spécial, la norme de 240 heures est applicable.
Dans le flux D062, les cas d'enseignement à temps partiel sont signalés par le code 312. Par contre, les cas qui sont communiqués avec le code 321 (enseignement spécial) ne sont pas soumis à la norme des revenus mais à celle des heures (cf. CO 1374 du 25 septembre 2008, p. 5). Les caisses d'allocations familiales sont priées de tenir compte de ces catégories spéciales lors de l'encodage des cas.
L'étudiant travailleur indépendant
Pour l'étudiant travailleur indépendant en ordre principal, la déclaration sur l'honneur fait office de preuve pour la norme des 240 heures. La disposition à ce sujet dans la CO 1354 du 8 juillet 2007 (p. 16) est abrogée.
3.6.2.2. Réorientation au cours de l'année académique et enseignement supérieur professionnel
Le formulaire P7 a été adapté en fonction des innovations dans l'enseignement en ce qui concerne le flux D062 et l'enseignement supérieur professionnel (voir : lettres circulaires de l'Office II/C/997/69ter du 24 septembre 2009).
3.6.3. Suppression du contrôle au moyen des formulaires P2 et P5 pour les enfants handicapés en Belgique
Dans le passé, le droit à l'allocation spéciale des enfants atteints d'un handicap jusqu'à 21 ans, ou des handicapés plus âgés (+ 25 ans), était contrôlé au moyen de formulaires. Etant donné que l'activité lucrative peut être contrôlée au moyen des flux (RIP/DMFA/flux d'indemnités) par le biais de la Banque-carrefour, le formulaire P2 a été supprimé à partir de l'année 2008 pour les enfants atteints d'une affection, par la circulaire de l'Office CO 1371 du 15 janvier 2008. Pour les handicapés plus âgés, le formulaire P5 avait déjà été supprimé à partir de l'année 2007 (voir CO 1366 du 16 février 2007). La suppression du formulaire P2 implique l'utilisation de codes électroniques, pour lesquels des informations ont été données dans le cadre de l'actualisation du g uide de l'utilisateur de la DMFA (voir circulaire de l'Office CO 1373 du 5 août 2008).
Formulaire P5 - allocations familiales pour handicapés plus âgés
Les handicapés plus âgés (art. 47 bis des lois coordonnées) peuvent seuleme nt être occupés dans un atelier protégé ou bénéficier d'une prestation limitée (cf. article 63 des lois coordonnées).
Les caisses d'allocations familiales sont priées de ne plus utiliser les formulaires P5 à partir de 2007 et de recueillir les informations nécessaires du traitement des flux socioprofessionnels correspondants relatifs à l'occupation, à la maladie, au chômage, aux maladies professionnelles et aux accidents du travail.
Les données concernant le revenu d'une pension (de survie) ne peuvent pas encore être communiquées électroniquement et sont demandées par lettre à l'Office national des pensions (ONP) ou à l'Institut na tional d'assurances sociales pour travailleurs indépendants (INASTI) :
- à partir de l'âge de 60 ans, sauf lorsqu'ils sont pensionnés à la suite d'une occupation dans un atelier protégé ou après avoir été malades ou chômeurs après une période d'occupation dans un atelier protégé (dernière occupation) ;
- les handicapés plus âgés à partir de l'âge de 45 ans qui sont veufs/veuves, à moins qu'ils soient occupés dans un atelier protégé ou soient devenus malades, chômeurs ou pensionnés suite à une occupation dans un atelier protégé (dernière occupation).
La pension ne peut pas être plus élevée que le revenu garanti aux personnes âgées, sauf lorsqu'elle découle d'une occupation pour handicapés dans un atelier protégé. Une seule preuve suffit.
3.6.4. Révision de l'incapacité - Fait nouveau?
La lettre circulaire II/C/996/c.92/wam du 6 mai 2009 a modifié les conditions de demande d'une révision médicale énumérées dans la circulaire de l'Office CO 1373 du 5 août 2008.
L'inscription comme demandeur d'emploi n'est plus définie comme un nouveau fait et n'entraîne désormais plus une demande de révision de l'incapacité médicale ni une suspension des allocations familiales (allocations ordinaires et spéciales de l'article 47, LC). Le SPF doit être informé des autres fait ; il décidera si une révision est nécessaire.
La suspension des allocations familiales est seulement nécessaire lorsque l'occupation représente en soi un obstacle pour l'octroi des allocations familiales comme défini à l'article 12 de l'arrêté royal du 3 mai 1991 portant exécution des articles 47, 56 septies et 63, LC.
3.6.5. L'enfant handicapé atteint l'âge de 21 ans
Les caisses d'allocations familiales sont priées d'examiner le statut de l'enfant handicapé trois mois avant son vingt-et-unième anniversaire, en consultant Trivia (étudiant, contrat d'apprentissage, formation de chef d'entreprise, inscrit comme demandeur d'emploi, occupation...).
Le formulaire qui est envoyé avec la lettre d'information doit y être adapté. Il ne faut plus envoyer le formulaire P7 que lorsque le statut de l'enfant handicapé n'est pas connu. Le module de motivation 20 transmis avec la lettre circulaire II/C/999/146 du 15 mai 2008 sera adapté.
3.6.6. Régime particulier pour le volontariat (loi du 27 décembre 2005 portant des dispositions diverses)
Les formulaires mentionnent une formule générale : " Pour les volontaires, on applique un régime spécial. Vous pouvez obtenir de plus amples informations à ce sujet auprès de votre caisse d'allocations familiales. "
Rappelons que la circulaire de l'Office CO 1357 du 7 juin 2006, p. 7, a communiqué les règles spécifiques pour le suivi des revenus issus du volontariat.
Nouveau point de vue
Le SPF Sécurité sociale a attiré l'attention de l'Office sur le point suivant (lettre du 23 avril 2008, réf. DLDGSOC REG JV PG/421.865/426823).
Lorsque l'intéressé est assujetti à la sécurité sociale, le message DMFA indique en principe si cette personne est considérée ou non comme volontaire.
S'il existe un doute à ce sujet, parce que le volontaire déclare que son revenu équivaut au remboursement de ses frais, la caisse d'allocations familiales s'adresse à l'Office national de la sécurité sociale ou aux services de l'Inspection sociale qui décideront si le volontaire en question remplit ou non les conditions.
Thème n° 7 - Occupation du jeune demandeur d'emploi au cours de la période d'attente
Les données concernant le revenu du jeune demandeur d'emploi au cours de la période d'attente continuent d'être recueillies au moyen du formulaire P20. Par ailleurs, les déclarations DIMONA/RIP sont intégrées dans l'examen du droit aux allocations familiales pour les jeunes demandeurs d'emploi en période d'attente. Ceci signifie que si la caisse d'allocations familiales reçoit des données RIP, un nouvel examen du droit aux allocations familiales est effectué (pour la procédure : voir la circulaire de l'Office CO 1371 du 15 janvier 2008). Pour le montant du revenu, le formulaire reste à l'heure actuelle la seule source d'information. Il n'est pas possible de valider systématiquement les données indiquées sur le formulaire P20 au moyen d'une consultation de TRIVIA.
L'Office a élaboré pour la période de stage 2009-2010 une lettre circulaire contenant des instructions actualisées, des exemples et une adaptation du formulaire P20 et des modules (lettre circulaire II/C/c.153/SN du 1er juillet 2009).
Début de la période de consultation
Règle générale
Conformément à l'article 1er, § 2, de l'arrêté royal du 12 août 1985, la période d'attente débute le 1er juillet ou le 1er août après la dernière année scolaire ou académique, selon que l'enfant a moins de 18 ans ou 18 ans ou plus le jour de son inscription comme demandeur d'emploi.
Exceptions
| Début de la période d'attente : |
Ordre des preuves |
| le jour après la fin de toutes les activité imposées par le programme d'études, lorsque cette fin a lieu après le 1er juillet ou le 1er août ou le jour après la fin de l'apprentissage ou de la formation ; |
Source authentique (message de radiation D062) ; à défaut, la déclaration sur l'honneur sur le formulaire P7a (question 3), P20 (question 2 ou 3 du formulaire) ou P9. |
| le jour après la remise d'un mémoire de fin d'études supérieures ou le jour après l'interruption de la préparation de celui-ci ; |
Source authentique (message de radiation D062) ; à défaut, la déclaration sur l'honneur sur le formulaire P7a (question 3), P20 (question 2 ou 3 du formulaire) ou P9. |
| le jour après la fin de la période de stage, exigée pour être nommé à une charge publique, ou le jour après l'interruption de ce stage ; |
Source authentique (déclaration du maître de stage). |
le jour après la date à laquelle il a été mis fin prématurément à de nouvelles études, un apprentissage ou une formation, à condition :
a) qu'il ne se soit pas écoulé un délai de plus de quinze mois entre la fin d'études, d'un apprentissage ou d'une formation et la reprise d'études, d'un apprentissage ou d'une formation ;
b) que les nouvelles études, l'apprentissage ou la formation aient duré au moins six mois, lorsque le délai visé sous a) est dépassé. |
Source authentique (message de radiation D062) ; à défaut, la déclaration sur l'honneur sur le formulaire P7a (question 3), P20 (question 2 ou 3 du formulaire) ou P9. |
Thème n° 8 - Les enfants placés
Preuve du placement dans une institution
Signalons que pour le placement chez un particulier et le paiement à un particulier, une attestation/déclaration/disposition du juge ou le formulaire P3 font office de début de preuve et suffisent pour entamer le paiement provisionnel. La réception du formulaire D227 doit faire l'objet d'un suivi.
Pour ce qui est de la preuve du paiement du supplément spécial visé à l'article 70 ter, on se référera à la circulaire de l'Office CO 1344 du 10 juillet 2003 et à la lettre circulaire II/A/996/45 du 24 décembre 2003, qui restent inchangées.
Pour les enfants placés dans une institution, le formulaire D227 a comme finalité particulière de signaler les enfants pour lesquels on applique une modalité de paiement particulière (collective) à l'égard de l'autorité responsable du placement. Le formulaire reste dès lors indispensable.
Notification du montant pour un enfant placé
Pour les placements dans une famille d'accueil à charge du Fonds Jongerenwelzijn, la Communauté flamande ne doit plus être informée des montant payés depuis le 1er janvier 2009, mais les services de placement familial doivent encore l'être (lettre circulaire II/C/999/c.152/SN du 29 juin 2009). Pour la Communauté française, on applique également une nouvelle modalité de paiement, qui vous a été communiquée par la lettre circulaire II/C/996/c.94/Wam.
Thème n° 9 - Formulaires manquants ou incomplets - Décision d'office
3.9.1. Principes généraux
Le formulaire constitue seulement un outil en vue d'obtenir des données indispensables. On fait surtout appel à l'assuré social pour recueillir les données concernant la situation en matière de revenus.
La Charte de l'assuré social précise que si l'assuré social ne répond pas à un premier rappel de renseignements, l'organisme effectue lui-même un examen après un mois et prend d'office une décision sur la base des données connues. En fonction de cette disposition, on fait au maximum usage des données en matière de situation socioprofessionnelle et de conditions de vie auxquelles le secteur des allocations familiales a accès.
Malgré le manque de collaboration de la famille, la caisse d'allocations familiales prend d'office une décision sur la base d'indications suffisantes :
- par le biais d'une consultation de toutes les banques de données (internes) ou des flux (TRIVIA), suffisamment d'éléments peuvent être obtenus pour prendre une décision dans des cas individuels ;
- si la demande de l'information doit être considérée comme non pertinente, compte tenu de la situation socioprofessionnelle ou familiale telle qu'elle ressort des flux de données électroniques (non) reçus ou de la consultation des banques de données.
La décision d'office est motivée à l'allocataire.
Le droit ne peut pas être refusé parce que le formulaire n'a pas été renvoyé, et ce, si toutes les données indispensables peuvent être obtenues par des moyens électroniques (Force probante générale de la preuve électronique, 2.2).
Si l'information ne peut être obtenue par un canal électronique, un formulaire reste nécessaire. Cette règle est surtout applicable dans les situations où le revenu est déterminant et où les flux de données n'apportent pas encore de réponse.
3.9.2. Rappel de formulaires non renvoyés
Procédure pour l'année 2010 : situations dans lesquelles la collaboration de l'assuré social est encore demandée
Les instructions existantes sont confirmées. Voici un aperçu :
En attendant une collecte générale des données par flux de données électroniques, pour les formulaires ayant trait à l'année 2009-2010, chaque document manquant doit être rappelé une fois. La pratique qui consiste à envoyer un rappel en cas de non-renvoi du formulaire de contrôle tout en mettant déjà en garde contre une éventuelle récupération est maintenue.
Il faut anticiper un deuxième rappel et d'éventuels rappels suivants en consultant TRIVIA de façon interactive et en exploitant les messages RIP et DMFA et les autres flux reçus.
Si les données manquantes peuvent être obtenues en procédant à ces consultations/intégrations, il ne faut plus envoyer aucun rappel automatique, conformément à la Charte de l'assuré social. Cette procédure remplace le formulaire manquant et valide les paiements pour la période couverte par le formulaire (y compris les paiements provisionnels). Lorsqu'il est impossible d'obtenir des informations suffisantes, un contrôle sur place doit être effectué.
3.9.3. Cas d'application particuliers
3.9.3.1. Le formulaire pour les étudiants (P7a) n'est pas renvoyé
La circulaire de l'Office CO 1374 du 25 septembre 2008, point 5.3, vous a présenté les conséquences du non-renvoi du formulaire P7A. Ces instructions ont été confirmées dans la circulaire de l'Office II/C/999/C.154/SN du 15 juillet 2009.
3.9.3.2. Le formulaire pour les jeunes demandeurs d'emploi (P20) n'est pas renvoyé
La circulaire de l'Office II/C/999/C.153/SN du 1er juillet 2009 vous a donné des instructions pour le cas où le formulaire P20 fait défaut.
3.9.3.3. Le formulaire pour les suppléments sociaux (P19) n'est pas renvoyé - Continuation du paiement du supplément
Pour la validation du supplément contrôlée au moyen du formulaire P19, on applique le principe exposé ci-dessus. Pour les paiements futurs du supplément, les formulaires P19 et P19ter sont cependant à nouveau nécessaires. Si ces formulaires ne sont pas reçus, les paiements se poursuivent au taux ordinaire. La mesure particulière en rapport avec le formulaire de demande P19 (premier envoi) figure ci-dessous, au point 4.
3.9.3.4. Données incomplètes ou manquantes en rapport avec la coparenté
Conformément à la circulaire ministérielle CM 555 du 26 février 1998, les caisses d'allocations familiales doivent examiner quel régime de parenté est applicable lorsque les parents sont séparés et qu'elles ont vent d'un jugement de divorce. A défaut de transcription du jugement de divorce et de preuve contraire fournie par les intéressés, les caisses d'allocations familiales peuvent supposer que les parents séparés élèvent les enfants en coparenté.
Concrètement, cela signifie que lorsqu'elles reçoivent un courrier mailbox contenant un message de divorce, les caisses d'allocations familiales s'adressent à l'allocataire pour connaître le régime de parenté. Un mois après le premier envoi, on insiste à nouveau dans une seconde lettre pour obtenir le jugement ou l'acte (passages relatifs au régime d'éducation).
Lorsque l'intéressé ne réagit pas, contrairement aux dispositions de la CO 1345, point 6, du 10 juillet 2003, le paiement n'est plus suspendu, mais la caisse d'allocations familiales prend une décision d'office sur la base des données communiquées précédemment au sujet du régime de parenté qui figurent dans le dossier ou de la présomption de coparenté conformément à la circulaire ministérielle CM 555.
Thème n° 10 - Procédure à suivre avant de procéder au recouvrement d'allocations familiales payées indûment
3.10.1. Principes généraux
Le simple fait de ne pas renvoyer un formulaire de contrôle ne constitue en aucun cas une base juridique suffisante pour entamer une procédure de recouvrement des allocations familiales payées. De telles actions risquent presque toujours d'être déclarées non fondées par le tribunal. Les caisses d'allocations familiales doivent donc utiliser tous les moyens qui sont mis à leur disposition pour éviter que des procédures de récupération des allocations familiales basées sur des formulaires manquants soient intentées devant les juridictions du travail (par les assurés sociaux ou par les caisses mêmes).
3.10.2. Instructions pratiques pour l'établissement des indus
Il est exclu de notifier un indu sans avoir consulté les banques de données disponibles (TRIVIA) ou sans consulter les flux reçus pour examiner le montant indu. Les caisses d'allocations familiales peuvent prendre comme indication suffisante ou comme paramètre le volume de travail lors de l'évaluation de la norme des revenus.
On informe le débiteur du paiement indu par une simple lettre ou par un contrôle à domicile. Conformément à la Charte de l'assuré social, l'indu est communiqué ou rappelé par lettre recommandée, chaque fois que la prescription menace (CO 1360 du 1er août 2006). La lettre circulaire II/C/996/83/BH du 19 mars 2008 a fourni des instructions supplémentaires pour l'établissement des indus.
Une occupation à temps plein ou suffisante indique jusqu'à preuve du contraire que la norme des revenus est dépassée.
Exemple : L'inscription comme demandeur d'emploi a été reçue le 5 septembre 2008.
Le formulaire P20 n'est pas renvoyé, pas même après un rappel. Il apparaît dans TRIVIA que l'enfant a exercé une activité lucrative. Les données de TRIVIA prouvent suffisamment que le plafond des revenus est dépassé, dès lors la caisse prend une décision en conséquence concernant les paiements d'allocations familiales qui ont été effectués. On tient compte du fait que la DMFA doit être traitée pour le troisième trimestre (au maximum 240 heures). Les données relatives à la remise au travail des chômeurs (par ex. les contrats de formation professionnelle individuelle) peuvent être demandées aux services régionaux de l'emploi.
Exemple : Le formulaire P19 a été envoyé en janvier 2009 (période du 1er janvier 2008 au 31 décembre 2008). Un premier rappel n'a donné aucun résultat. Le partenaire de l'attributaire chômeur travaille à temps plein depuis le 1er juillet 2007. Il existe suffisamment de preuves que la limite des revenus est dépassée, la caisse prend donc une décision en conséquence concernant les paiements du supplément qui ont été effectués.
Lorsque les données qui sont mises à la disposition via les différentes banques de données ne permettent pas malgré tout de prendre une décision et qu'il manque malgré tout des informations (par ex. concernant les revenus à l'occasion d'une occupation au cours d'un mois civil) ou qu'il existe un doute à ce sujet, les caisses sont priées, lorsque le formulaire n'est pas renvoyé malgré la menace d'une récupération, de demander les données manquantes au moyen d'un contrôle au domicile. La procédure décrite est également valable pour engager une procédure de récupération devant le tribunal du travail.
3.10.3. Présentation schématique de la procédure en cas de formulaires manquants - Procédure à suivre avant d'établir un indu - Valider/Payer/Récupérer
| Etape |
Action |
Moment/délai |
Teneur de la décision |
| 1 |
Envoi du formulaire P19, P20,... |
Selon les directives |
|
| 2 |
Formulaire non reçu |
Rappel après un mois.
Cessation des paiements provisionnels.
Le mois qui suit l'envoi du formulaire. |
|
| 3 |
Si possible, décision (finale) sur la base d'une consultation des banques de données. |
Dans le mois suivant le rappel. |
- régularisation
- récupération
- aucune action
- autre action
- motivation
|
| 4 |
Contrôle sur place + décision finale. |
Dans les 4 mois. |
- régularisation
- récupération
- aucune action
- motivation
|
4. Divers
4.1. Le formulaire de demande d'un supplément (formulaire de demande P19) n'est pas renvoyé
Pour éviter que certaines familles ne demandent ni la majoration pour familles monoparentales, ni le supplément, les mesures actuelles en matière de contrôle sur place restent maintenues en attendant leur remplacement par les nouvelles directives en vue de concrétiser la réorientation du contrôle social (doc. CG 11033 du 4 décembre 2007).
Lorsque le formulaire de demande d'un supplément n'est pas renvoyé, le suivi se limite provisoirement encore à l'envoi annuel d'une feuille d'information et à la question de savoir si l'enquête doit être rouverte (P19 ter).
Dans le cadre du remplacement progressif des contrôles récurrents par des contrôles plus " ciblés ", les caisses d'allocations familiales sont priées de procéder à une visite à domicile des familles et de les informer en détail des conditions pour percevoir un supplément et de leur faire compléter le cas échéant le formulaire P19 correspondant. Les cas dans lesquels un contrôle à domicile ciblé doit avoir lieu sont résumés dans la CO 1366 du 16 février 2007, p. 10.
Cette instruction reste en vigueur pour 2010.
4.2. Point de vue des tribunaux du travail au sujet de devoir d'information
Compte tenu de l'article 3 (devoir d'information) et de l'article 6 (dans un langage compréhensible) de la Charte de l'assuré social, de plus en plus de jugements et d'arrêts ont été prononcés ces derniers temps, dans lesquels l'information qui est fournie sur le formulaire P7 était considérée insuffisante pour le maintien des droits. Compte tenu de ce qui précède, le formulaire P7 a été adapté en fonction du point de vue des tribunaux du travail. L'Office a rev u cette information. La version étendue du formulaire P7 a été transmise aux services de paiement avec la circulaire II/C/999/c.154/SN du 15 juillet 2009.
4.3. Valeur probante des documents scannés
La valeur probante de l'information enregistrée de cette manière est réglée par l'article 8 de l'arrêté royal du 22 mars 1993. La caisse d'allocations familiales qui a accompli toutes les procédures juridiques pour l'agrément de l'archivage électronique des pièces reçues satisfait à toutes les conditions légales.
Les informations enregistrées, conservées ou reproduites sur la base des ces procédures agréées ainsi que les copies ont valeur probante en matière de sécurité sociale, jusqu'à preuve du contraire.
Sur cette base, il faut conclure que par exemple une copie de l'attestation de naissance qui est archivée par la caisse d'allocations familiales a une valeur probante légale et peut donc servir de base pour la régularisation de paiements.
4.4. Déclaration aux organismes assureurs pour l'orphelin de père et mère
Il est rappelé aux caisses d'allocations familiales que la déclaration destinée aux mutualités doit être envoyée à temps (cf. circulaire du ministre CM 605 du 9 octobre 2008). Les caisses sont priées de conserver dans le dossier un duplicata de l'envoi du document ou de l'enregistrer sous forme électronique.
Vous trouverez en annexe les tableaux adaptés concernant les procédures de contrôle et d'utilisation des formulaires pour 2010.
