Certains organismes d'allocations familiales ayant demandé à l'Office national d'allocations familiales pour travailleurs salariés de leur faire connaître les délais pendant lesquels ils sont tenus de conserver les données relatives aux dossiers de prestations familiales, l'Office a adopté la circulaire n° 399 du 18 mai 1951 relative au délai de conservation des archives.
Depuis cette époque, de nouvelles technologies ont été développées et de nouvelles dispositions juridiques ont été adoptées de sorte qu'il convient de revoir les instructions en matière de conservation.
La présente circulaire a pour objectif d'actualiser les règles à suivre en matière d'archivage et de destruction des données anciennes et de fixer les délais de conservation des données dans les dossiers de prestations familiales (quelque soit la nature du support) ayant une utilité administrative courante et des données dont l'utilité administrative est devenue sporadique.
Ces règles sont applicables à l'Office et son réseau secondaire.
Avant d'aborder les délais de conservation proprement dits, il convient d'apporter quelques précisions par le biais d'avertissements préalables.
I. Avertissements préalables
1. Dans le cadre de la présente circulaire, la question du mode de conservation des données n'est pas abordée.
Les organismes d'allocations familiales veilleront à respecter sur ce point les dispositions de l'Arrêté Royal du 22 mars 1993, publié au Moniteur Belge le 1er avril 1993, relatif à la valeur probante, en matière de sécurité sociale, des informations enregistrées, conservées ou reproduites par des institutions publiques de sécurité sociale.
Ils veillent ainsi à conserver les données systématiquement, sans lacunes, avec soin, à les classer systématiquement et à les protéger contre toute altération. Ils conservent également quant au traitement des informations, l'identité du responsable du traitement ainsi que de celui qui l'a exécuté, la nature et l'objet des informations auxquelles le traitement se rapporte, la date et le lieu de l'opération, les perturbations éventuelles constatées lors du traitement.
2. Pour ce qui concerne les données en provenance de tous les types de messages électroniques, celles-ci font partie intégrante d'un dossier et doivent être conservées au même titre que des documents " papier ". C'est à l'organisme gérant le dossier et qui a reçu l'information électronique qu'incombe la charge d'en conserver l'original avant tout traitement informatique interne.
Les organismes d'allocations familiales ont évidemment le choix du support de conservation des messages " électroniques ".
II. Règles à suivre concernant la conservation des données relatives aux dossiers de prestations familiales
Nous vous prions de bien vouloir trouver ci-dessous les règles actualisées qu'il y a lieu d'observer concernant les dossiers clôturés, les dossiers ouverts et les documents comptables.
1. Les dossiers clôturés
Les dossiers d'affiliés radiés au 31 décembre 2008 doivent, pour autant que la prescription n'ait pas été interrompue par les intéressés, être conservés pendant une durée de cinq ans à dater du lendemain du jour de la radiation effective de l'affilié.
Les dossiers d'affiliés radiés à partir du 1er janvier 2009 doivent, pour autant que la prescription n'ait pas été interrompue par les intéressés, être conservés pendant une durée de trois ans à dater du lendemain du jour de la radiation effective de l'affilié.
Les dossiers relatifs aux demandes d'allocations qui n'ont pas donné lieu au paiement de prestations familiales doivent, pour autant que la prescription n'ait pas été interrompue par les intéressés, être conservés :
- cinq ans à dater du dernier jour du trimestre au cours duquel l'acte d'adopt ion a été signé,
- cinq ans à dater du dernier jour du trimestre au cours duquel la demande des allocations familiales est introduite,
- cinq ans à dater du dernier jour du trimestre au cours duquel la naissance a eu lieu.
L es dossiers clôturés relatifs à des demandes de prestations familiales ayant donné lieu à au moins un paiement et ne donnant plus lieu à d'autres paiements doivent, pour autant que la prescription n'ait pas été interrompue par les intéressés, être conservés durant sept années à compter du 31 décembre de l'année au cours de laquelle a eu lieu le transfert des comptes à la Cour des Comptes, sachant que le délai de transmission des comptes à la Cour des Comptes est fixé au 30 juin de l'année qui suit l'exercice.
2. Les dossiers ouverts
Les données dans les dossiers ouverts c'est-à-dire les dossiers en paiement, les dossiers en récupération d'indus, les dossiers à l'examen dans lesquels se pose la question de savoir s'il y aura paiement, doivent, pour autant que la prescription n'ait pas été interrompue par les intéressés, être conservés durant sept années à compter du 31 décembre de l'année au cours de laquelle a eu lieu le transfert des comptes à la Cour des Comptes, sachant que le délai de transmission des comptes à la Cour des Comptes est fixé au 30 juin de l'année qui suit l'exercice.
3. Les documents comptables
Les documents comptables et assimilés doivent être conservés durant sept années à compter du 31 décembre de l'année au cours de laquelle a eu lieu le transfert des comptes à la Cour des Comptes, sachant que le délai de transmission des comptes à la Cour des Comptes est fixé au 30 juin de l'année qui suit l'exercice.
Pour les amortissements sur une période plus longue que sept ans à dater du 31 décembre de l'année au cours de laquelle a lieu le transfert des comptes à la Cour des Comptes, les documents doivent être conservés pendant toute la durée de l'amortissement.
III. Règles à suivre concernant l'archivage et la destruction des données anciennes
1. Le secteur public
Les documents datant de plus de trente ans conservés par les organismes publics doivent, sauf dispense, être déposés aux Archives de l'Etat.
Il pourra être procédé au versement aux Archives de l'Etat des documents ayant moins de trente ans et ne présentant plus d'utilité administrative, à la demande des autorités publiques auxquelles elles appartiennent.
Les documents déposés aux Archives de l'Etat ne peuvent être détruits sans le consentement des autorités publiques responsables qui en ont opéré le transfert, ni sans l'autorisation de l'archiviste général du Royaume ou de ses délégués.
2. Les caisses d'allocations familiales
Les caisses d'allocations familiales ne peuvent pas conserver les données anciennes plus longtemps que nécessaire à leur finalité pour l'application de la sécurité sociale, ce qui signifie qu'elles doivent procéder à la destruction de leurs données lorsque la conservation de celles-ci n'est plus justifiée.
Il est recommandé aux organismes d'allocations familiales de n'utiliser, pour la destruction de leurs données, que les services d'une firme spécialisée offrant toutes les garanties de discrétion.
A titre transitoire, les caisses d'allocations familiales disposent d'un délai jusqu'au 30 juin 2010 pour prendre toutes mesures utiles à la mise en oeuvre de la présente circulaire.
IV. Recommandations
Au cas où l'un ou l'autre dossier d'attributaire contiendrait des documents personnels (carnet militaire, carnet de salaires, etc....) ayant constitué des instruments de preuve, il est recommandé aux organismes d'allocations familiales de restituer immédiatement ces documents personnels originaux à l'intéressé, dans la mesure du possible, et d'en conserver copie durant le même délai que celui qui s'applique au dossier.
V. Entrée en vigueur de la présente circulaire et abrogation de la circulaire de l'Office n°399 du 18 mai 1951
La présente circulaire entre en vigueur le 1er janvier 2010.
La circulaire de l'Office n° 399 du 18 mai 1951 relative au délai de conservation des archives est dès lors abrogée à dater du jour de l'entrée en vigueur de la présente circulaire.
Les caisses d'allocations familiales disposent toutefois, à titre transitoire, d'un délai jusqu'au 30 juin 2010 pour prendre toutes mesures utiles à la mise en oeuvre de la présente circulaire.
