Certaines caisses ayant demandé à la Caisse Nationale de leur faire connaître les délais pendant lesquels elles sont tenues de conserver leurs archives, nous vous prions de bien vouloir trouver ci-dessous les règles qu'il y aura lieu d'observer à cet égard et qui s'inspirent des vues du Département.
Dossiers d'affiliés:
Les dossiers d'affiliés radiés doivent être conservés pendant une durée au moins égale à celle que l'article 121 des lois coordonnées prévoit quant à la prescription en matière de cotisations.
Demandes d'allocations et documents de service intérieur:
Par demandes d'allocations il y a lieu d'entendre les demandes qui n'ont pas donné lieu au paiement d'allocations familiales. Il n'y a pas lieu de conserver ces demandes pendant plus de trois ans à dater de la notification de refus des allocations familiales pour autant bien entendu que les intéressés n'aient pas réagi contre ce refus et interrompu ainsi la prescription dont question à l'article 120 des lois coordonnées.
Les documents de service ayant plus de trois ans de date peuvent être détruits sauf s'ils constituent une justification quelconque en vue d'un contrôle ordinaire qui se situerait en dehors de ce délai.
Documents comptables et correspondance générale:
Il importe de conserver cette documentation pendant une durée minimum de dix ans. Aux documents comptables sont assimilés les dossiers d'attributaires, les autorisations de paiements et, d'une manière générale, toute pièce contribuant à justifier l'exactitude et la légitimité d'une opération financière.
Au cas où l'un ou l'autre dossier d'attributaire contiendrait des documents personnels (carnet militaire, carnet de salaires, etc...) ayant constitué des instruments de preuve, il est recommandé aux Caisses de restituer ces documents à l'intéressé, dans la mesure du possible.
Il est également recommandé aux Caisses de n'utiliser pour la destruction de leurs archives que les services d'une firme spécialisée offrant toutes les garanties de discrétion.
