La loi du 26 juillet 1996 portant modernisation de la sécurité sociale traduit le souci de simplifier de façon drastique les flux d'informations entre les entreprises et la sécurité sociale.
Le projet d'E-government de la sécurité sociale, dans son aspect électronisation des déclarations administratives, est l'une des concrétisations de cette simplification.
Le projet de " déclaration multifonctionnelle " par voie électronique en constitue la première phase.
1. Les principes de la declaration multifonctionnelle
La volonté de collecter auprès de l'employeur en une seule déclaration l'ensemble des données relatives aux travailleurs, nécessaires aux divers secteurs de la sécurité sociale, est à la base de la conception de la déclaration multifonctionnelle.
A partir du 1er janvier 2003, au lieu de compléter un formulaire à contenu souvent redondant pour chaque secteur de la sécurité sociale, les employeurs n'enverront plus qu'une seule déclaration à l'O.N.S.S. (à un guichet électronique unique). La déclaration unique comportera l'ensemble des données nécessaires à chaque secteur de la sécurité sociale pour calculer les cotisations et statuer sur la détermination des droits sociaux (ex. allocations familiales).
Ainsi, une multitude de formulaires papier pourra être supprimée ou, du moins, radicalement simplifiée. Les employeurs voient leurs obligations administratives réduites à une seule déclaration, les institutions de sécurité sociale obtiennent à une source unique les données sociales dont elles ont besoin et l'assuré social n'est plus sollicité pour servir d'intermédiaire.
Etant donné que chaque secteur est responsable des données propres à son rôle social, il va de soi que ces données transitent par le secteur concerné afin d'être authentifiées par ce dernier.
Transposé au secteur des allocations familiales, lequel utilise en ordre principal les prestations de travail, la situation se présente comme suit :
- les prestations de travail sont qualifiées par la débition d'une cotisation :
- source de qualification : l'O.N.S.S.
- les situations assimilées au travail sont qualifiées par la reconnaissance d'une qualité et, le cas échéant, par l'octroi d'une prestation sociale (chômage, assurance maladie-invalidité, accident du travail, maladie professionnelle) :
- source de qualification : l'institution de sécurité sociale concernée (ONEM, INAMI, FAT, FMP).
2. Les instruments multifonctionnels
Trois instruments canalisent l'information :
- la déclaration multifonctionnelle trimestrielle proprement dite (DMFA) : il s'agit de la déclaration trimestrielle déposée à l'O.N.S.S., dont le large spectre englobe toutes les données relatives aux travailleurs, nécessaires aux divers secteurs de la sécurité sociale ;
- la déclaration immédiate de l'emploi (DIMONA), généralisée à tous les secteurs de l'économie (à terme, également le secteur public) - (voir arrêté royal du 11 juillet 2001 - M.B. du 9 août 2001). Il s'agit d'une déclaration imposée à tout employeur chaque fois qu'il conclut ou met un terme à un contrat de travail, de manière à ce que l'information aboutisse au gestionnaire du dossier d'allocations familiales dans les 48 heures de l'événement ;
- la déclaration d'un risque social et son annexe (DRS). Dès qu'un risque se concrétise et est susceptible de déclencher une prise en charge par une branche de la sécurité sociale (donc avant qualification par le secteur compétent), l'information est transmise à l'organisme ad hoc : chômage, assurance maladie-invalidité, accident du travail, maladie professionnelle. Le secteur des allocations familiales n'a pas l'usage direct de cette information en raison de la discordance réglementaire entre la période de droit aux allocations familiales et la période génératrice de ce droit.
Outre la distribution spontanée vers les institutions de sécurité sociale, ces déclarations servent à alimenter la base de données DMFA (qui se substitue à l'actuelle base de données LATG) ainsi que la base de données des déclarations immédiates de l'emploi (DIMONA).
Les instruments multifonctionnels fournissent une information primaire qui contient des données à caractère socioprofessionnel (ex. chômage) lesquelles ne sont pas utilisables par un secteur de sécurité sociale (ex. allocations familiales) sans être authentifiées par le secteur expert (ex. chômage).
Le système est dès lors complété par la distribution de données via des flux électroniques périphériques aux instruments multifonctionnels, émanant des secteurs de sécurité sociale qui interviennent dans la prise en charge d'un risque social.
Le secteur des allocations familiales est déjà réceptionnaire de données par voie électronique :
- le flux A011 pour les données relatives au chômage (qui sera complété par le flux A037 pour les données relatives au chômage temporaire) ;
- le flux A020 pour les données relatives à la maladie, l'invalidité, le repos d'accouchement et l'accident de droit commun ;
- le flux A014 pour les données relatives au crédit-temps ;
- le flux A200 pour les données relatives à l'inscription des jeunes demandeurs d'emploi ;
- le flux A015 pour les données relatives à l'admission aux allocations d'attente ;
- le flux A301 pour les données relatives aux travailleurs indépendants.
Deux autres flux de distribution sont en développement :
- un flux pour les données relatives aux accidents du travail ;
- un flux pour les données relatives aux maladies professionnelles.
A noter que, dans un second temps, les données feront non seulement l'objet d'une distribution mais seront également disponibles à la consultation directe. Ceci signifie qu'une caisse d'allocations familiales pourra récupérer une information historique qui ne lui est pas parvenue parce que, par exemple, elle ne desservait pas l'intéressé au moment des faits.
3. Les allocations familiales et la déclaration multifonctionnelle
3.1. La mise en adéquation des dispositions légales
En vue de parvenir à une collecte unique d'informations à usage multiple, il était essentiel d'harmoniser et, si possible, de simplifier les notions de " salaires ", de " temps de travail " et de " période de référence ", telles qu'elles figuraient dans les diverses législations de sécurité sociale ainsi que sur les formulaires transmis aux employeurs par les divers secteurs. L'exercice était d'autant plus délicat qu'il autorisait des seules adaptations formelles. Il ne pouvait générer ni coûts, ni recettes supplémentaires.
Ainsi, en date du 16 mars 1999 (doc. CG 9465), le Comité de gestion a entériné des projets d'arrêtés royaux qui, entre autres, adaptaient les lois coordonnées relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés (voir en annexe 1, l'arrêté royal du 10 juin 2001 portant définition uniforme de notions relatives au temps de travail à l'usage de la sécurité sociale, en application de l'article 39 de la loi du 26 juillet 1996 portant modernisation de la sécurité sociale et assurant la viabilité des régimes légaux des pensions (M.B. du 31 juillet 2001) et en annexe 2, l'arrêté royal du 10 juin 2001 relatif à l'harmonisation de la sécurité sociale à l'arrêté royal du 10 juin 2001 portant définition uniforme de notions relatives au temps de travail à l'usage de la sécurité sociale, en application de l'article 39 de la loi du 26 juillet 1996 portant modernisation de la sécurité sociale et assurant la viabilité des régimes légaux des pensions (M.B. du 31 juillet 2001).
Les adaptations sont les suivantes :
art. 53, LC : en ce qui concerne les journées assimilées à du travail et, partant, génératrices de droit aux allocations familiales :
- toutes les journées de repos compensatoire (repos en compensation de jours fériés, pour tous les secteurs d'activité, y compris les régimes de réduction du temps de travail) seront prises en considération et plus uniquement celles prévues par la loi du 16 mars 1971 sur le travail ou par une convention collective de travail ;
- les jours de vacances à prendre en considération ne se borneront plus à ceux payés en application de la législation relative aux vacances annuelles et en application d'une convention collective de travail, mais viseront aussi les jours de vacances complémentaires considérés comme tels au niveau de l'entreprise ;
- toutes les journées d'absence non rémunérées pour des raisons impérieuses devront également être prises en compte, à concurrence de dix par an, que ces raisons soient familiales ou non ;
- avec effet au 1er juillet 2002, deux nouvelles formes de congés vont en principe être ajoutées, en application de la loi du 10 août 2001 relative à la conciliation entre l'emploi et la qualité de la vie (arrêté royal en préparation) : le congé de paternité et le congé d'adoption.
art. 59, LC : lorsqu'il est en concurrence avec le régime des travailleurs indépendants, le droit aux allocations familiales des travailleurs salariés est prioritaire, à condition que l'activité salariée soit exercée au moins à mi-temps.
Actuellement, la mesure du volume de travail est opérée en fonction de l'activité du travailleur à plein temps dans l'entreprise ou la branche d'activité. Par souci d'uniformité entre les différentes législations sociales, la nouvelle disposition renvoie à l'activité d'une " personne de référence ", cette dernière est définie dans l'arrêté du 10 juin 2001 portant définition uniforme de notions relatives au temps de travail à l'usage de la sécurité sociale comme étant " le travailleur à temps plein dans l'entreprise ou la branche d'activité ".
art. 77, LC : pour les travailleurs soumis à cotisations capitatives (travailleurs non assujettis à la sécurité sociale pour le secteur des allocations familiales), des cotisations " par tête " sont versées à l'organisme d'allocations familiales. Les journées assimilées à du travail sont à prendre en considération de la même manière qu'à l'article 53, LC adapté (cf. ci-avant).
art. 173 septies, LC : ce nouvel article se réfère expressément au nouvel arrêté portant définition uniforme de notions relatives au temps de travail à l'usage de la sécurité sociale en ce qui concerne les définitions de données relatives au temps de travail, de manière à éviter toute équivoque à propos de la nature des données (les définitions des notions de repos compensatoire, de vacances, de personne de référence,...).
Par ailleurs, comme les données du mois de référence sont incluses dans une déclaration trimestrielle disponible sur le réseau télématique seulement 5 mois après les faits, le Comité de gestion a également proposé, lors de sa réunion du 16 mars 1999, d'étendre le paiement provisionnel actuel (un mois) à trois mois pour les attributaires occupés au travail. Cette proposition a été traduite dans l'arrêté royal du 10 juin 2001 modifiant certaines dispositions en matière de période de référence relative aux données concernant les salaires et le temps de travail (M.B. du 31 juillet 2001) (voir annexe 3).
Parallèlement, la déclaration immédiate de l'emploi (appelée DIMONA, c'est-à-dire l'obligation pour l'employeur de déclarer, dès le 1er jour d'occupation, la conclusion d'un contrat de travail), actuellement applicable aux secteurs de la construction, du transport et du travail intérimaire, sera généralisée à tous les employeurs et travailleurs : cette déclaration renseignera une date de début ou de fin de contrat de travail et elle remplacera le formulaire (modèle AB) transmis à présent à l'employeur lors d'un changement d'emploi ou d'un nouveau droit (voir en annexe 4, l'arrêté royal du 11 juillet 2001 modifiant l'arrêté royal du 22 février 1998 instaurant une déclaration immédiate de l'emploi, en application de l'article 38 de la loi du 26 juillet 1996 portant modernisation de la sécurité sociale et assurant la viabilité des régimes légaux des pensions (M.B. du 9 août 2001).
Ce formulaire AB sera toutefois maintenu pour les occupations antérieures au 1er janvier 2003 ou pour des cas exceptionnels.
Toutes ces adaptations doivent entrer en vigueur le 1er janvier 2003 (arrêtés de mise en vigueur en préparation).
3.2. Les formulaires papier remplacés par des flux électroniques
Les formulaires actuellement envoyés aux employeurs en vue de la collecte des données concernant les prestations de travail seront supprimés (à l'exception du modèle F et, dans des cas exceptionnels, du modèle AB) et remplacés par les flux déjà décrits.
FORMULAIRES ACTUELS
(y compris les formulaires spécifiques au Département Familles de l'ONAFTS)
CIRCUITS ACTUELS
NOUVELLES SOURCES D'INFORMATION
G (prestations trimestrielles)
transmis à l'employeur au début du 3ème mois du trimestre
DMFA
(en distribution)
F (prestations trimestrielles pour travailleurs soumis à cotisations capitatives)
transmis à l'employeur au début du 3ème mois du trimestre
usage maintenu (déclaration spécifique)
G-INT (déclaration des activités professionnelles des travailleurs intérimaires)
transmis au travailleur au début du 3ème mois du trimestre
DMFA
(en distribution)
AB (déclaration de l'employeur)
transmis une fois à l'employeur ou au travailleur (entrée en service ou 1er droit)
DIMONA
(en distribution ou en consultation)
AB OND (enseignants de la Communauté flamande)
transmis une fois à l'employeur (entrée en service ou 1er droit)
DIMONA
(en distribution ou en consultation)
C 5755 (établissement d'enseignement ou centre PMS : contrat temporaire, stagiaire, ACS, PRIME, autre)
transmis une fois au travailleur (entrée en service ou 1er droit) et au début du 3ème mois du trimestre
DIMONA
(en distribution ou en consultation)
DMFA
(en distribution)
C 4500 (employeur inconnu)
transmis au travailleur au début du 3ème mois du trimestre
DMFA
(en consultation)
C 4501 (porte sur d'autres mois que ceux du trimestre concerné)
transmis une fois au travailleur ou à l'employeur (nouveau droit ou régularisation)
DMFA
(en consultation)
C 4502 (attributaire occupé par deux employeurs au moins)
transmis au travailleur au début du 3ème mois du trimestre
DMFA
(en consultation)
Comme la date d'entrée en vigueur des arrêtés est prévue au 1er janvier 2003, les adaptations aux processus informatiques devront être opérationnelles à cette date pour les déclarations de début ou de fin du contrat de travail (DIMONA) et au 15 mai 2003 pour la collecte des prestations de travail (DMFA) du 1er trimestre 2003.
4. L'Application
4.1. La DMFA et les mécanismes réglementaires
En cas de changement d'employeur, de situation socioprofessionnelle ou de situation familiale, les règles suivantes conditionnent le processus de travail :
1ère règle : les principes de compétence des caisses d'allocations familiales (arrêté royal du 25 avril 1997 portant exécution de l'article 71, § 1 bis, LC) restent d'application, mais sont assortis d'un paiement provisionnel (arrêté royal du 12 mars 1990 modifiant l'arrêté royal du 12 juin 1989 portant exécution de l'article 71, § 2, LC, arrêté royal du 10 juin 2001 modifiant certaines dispositions en matière de période de référence relative aux données concernant les salaires et le temps de travail) ;
2ème règle : le brevet d'attributaire (projet d'arrêté ministériel instituant un brevet d'attributaire en exécution de l'article 71, § 3, LC) reste l'instrument de régulation des prises en charge respectives des paiements d'allocations familiales ;
3ème règle : c'est la caisse de l'employeur d'origine qui assure le pilotage : c'est elle qui possède tous les éléments de droit, se charge de l'instruction en fonction de la nouvelle situation, évalue la pertinence d'un changement de compétence, garantit au besoin la continuité du paiement par un paiement provisionnel, détermine le début de l'intervention d'une autre caisse et adresse à cette dernière un brevet d'attributaire, consignant à la fois les éléments récapitulatifs du dossier et les paramètres de changement de compétence.
4.2. Les flux de travail sous DMFA
une mesure exceptionnelle de transition
Dans l'optique d'une transition entre le système actuel et celui de la déclaration multifonctionnelle, une mesure exceptionnelle s'impose.
En effet, le modèle G comporte un caractère trimestriel " décalé " par rapport au trimestre civil : son dernier envoi aura lieu au début du mois de décembre 2002 et portera sur la période du 1er septembre 2002 au 30 novembre 2002.
Or, la première déclaration multifonctionnelle (DMFA) portera sur le 1er trimestre 2003 et les éventuelles déclarations immédiates de l'emploi (DIMONA) seront opérées à partir du 1er janvier 2003.
Il y aura donc un vide d'information entre le 1er et le 31 décembre 2002 à l'égard d'éventuelles ruptures et/ou conclusions de contrats de travail intervenues en décembre 2002.
Par ailleurs, tout nouveau système comporte un risque dans sa mise en place.
De manière à combler ce vide d'information, à prévenir tout risque inhérent au démarrage du projet, à permettre une comparaison fonctionnelle des deux sources d'information et à garantir dans ce contexte de transition la continuité des paiements d'allocations familiales aux familles, les caisses d'allocations familiales sont invitées à envoyer exceptionnellement début mars 2003 un modèle G portant sur les mois de décembre 2002 à février 2003.
la gestion du nouveau processus
Il convient de distinguer deux étapes dans le paiement des allocations familiales : le paiement provisionnel trimestriel et la validation de ce paiement.
- paiement provisionnel trimestriel
Comme les données du mois de référence sont incluses dans une déclaration trimestrielle disponible sur le réseau télématique 5 mois après les faits, le paiement provisionnel actuel (un mois : mécanisme de la CO 1226 du 26 mars 1990) est étendu à trois mois pour les seuls attributaires occupés au travail (pas pour les attributaires en situation d'attribution).
Ce paiement provisionnel de trois mois maximum est subordonné à la condition qu'aucune date de sortie ne soit renseignée sur le dernier message trimestriel (DMFA) en provenance de l'O.N.S.S. et qu'aucun avis (DIMONA) n'ait renseigné à l'organisme d'allocations familiales une fin de contrat de travail avant le 1er jour du mois de référence générateur d'un droit trimestriel.
Ces deux éléments permettent de présumer que le contrat de travail est toujours en vigueur et que, par voie de conséquence, le travailleur maintient son droit aux allocations familiales.
- validation du paiement provisionnel trimestriel
Les données DMFA permettent la validation d'un paiement provisionnel pour le trimestre en cours et sont également génératrices d'un paiement provisionnel pour le trimestre suivant.
L'investigation du gestionnaire du dossier doit donc porter :
1. sur la recherche de prestations de travail durant le mois de référence ;
2. sur l'information d'une éventuelle date de fin de contrat de travail ;
La date de fin de contrat de travail et/ou de début de contrat de travail pour le compte d'un autre employeur est immédiatement connue (en cours de trimestre) grâce au flux DIMONA.
3. sur la couverture sociale éventuelle par un autre secteur de sécurité sociale (ex. chômage).
La prise en charge du travailleur par un secteur de la sécurité sociale est connue par la réception d'un message électronique à itération mensuelle - assurance maladie-invalidité (A020), chômage (A011) - ou d'un message à itération événementielle (accident de travail, maladie professionnelle, crédit-temps).
Le message électronique en provenance du secteur des travailleurs indépendants (A301) doit permettre de pallier tout cumul avec ce secteur.
4.3. Les situations concrètes
4.3.1. En cas de nouveau droit (changement d'attributaire, attributaire auparavant travailleur indépendant, attributaire en provenance de l'étranger, nouvelle naissance,...), la caisse consulte le LATG pour les activités exercées jusqu'au 31 décembre 2002 ou la base de données DMFA pour les activités postérieures au 31 décembre 2002.
Sur base des données relatives au mois de référence, la caisse détermine sa compétence et, s'il y a lieu, assure un paiement, tantôt définitif, tantôt provisionnel, d'allocations familiales.
A défaut d'information dans ces bases de données, la DIMONA, soit en distribution, soit en consultation, constitue l'instrument générateur du paiement provisionnel pour le trimestre en cours et pour le trimestre suivant.
Les paiements provisionnels seront validés par la DMFA subséquente.
4.3.2. En cas de passage d'une situation de travail à une situation d'attribution (chômage, maladie,...), la dernière DMFA conditionne le paiement définitif d'un trimestre et le paiement provisionnel du trimestre suivant.
L'attestation électronique (flux A020, A014,...) relative au mois de référence génère le droit aux allocations familiales pour le trimestre suivant et le recours au paiement provisionnel déclenché par la dernière DMFA devient inopérant.
4.3.3. En cas de passage d'une situation d'attribution à une reprise de travail au service du même employeur (pas de changement d'employeur), le droit trimestriel aux allocations familiales prend appui sur l'attestation électronique (flux A020, A014,...) relative au mois de référence. Il est suivi éventuellement d'un mois de paiement provisionnel.
Dès la réception d'une information sur la reprise du travail (flux A020, A014,...), le paiement provisionnel recouvre son caractère trimestriel et sera suivi d'une nouvelle DMFA.
Il convient de noter que dans l'hypothèse envisagée, il n'y a pas de message DIMONA étant entendu que ce dernier est lié à une rupture ou un début de contrat de travail.
4.3.4. En cas de changement d'employeur, la dernière DMFA continue à conditionner le paiement définitif d'un trimestre et le paiement provisionnel du trimestre suivant, effectué au moins en partie par la caisse d'origine.
La première information de changement adressée à la caisse d'origine est fournie par une DIMONA in et une DIMONA out. Ces dernières n'ont qu'une valeur indicative, car elles contiennent des données embryonnaires (début et fin de contrat de travail) dépourvues de qualification certaine.
Dans l'hypothèse envisagée, la DIMONA est utilisée comme un outil de surveillance du bien-fondé du paiement provisionnel.
La DMFA portant sur le mois de référence pertinent pour le droit aux allocations familiales permet de valider le paiement provisionnel, de générer un nouveau paiement provisionnel pour le trimestre suivant et, le cas échéant, de déclencher le basculement vers la nouvelle caisse.
La caisse d'origine évalue d'abord si la nouvelle activité n'est pas constitutive d'une situation neutralisée, cette dernière étant sans impact de changement de caisse.
Pour rappel, une activité constitutive d'une situation neutralisée est soit :
- une activité s'étendant sur maximum 27 jours civils ;
- une activité n'incluant pas le 1er jour d'un mois de référence ;
- une activité d'une personne qui est en situation d'attribution (chômage, maladie,...) ;
- une activité qui est basée sur un contrat de travail intérimaire ;
- une activité exercée alors que le travailleur se trouve déjà dans les liens d'un contrat de travail ou lié à un statut (double activité).
Si la nouvelle activité est génératrice de changement de caisse, la caisse d'origine confronte les dates des données de la prochaine DMFA aux règles de l'arrêté de compétence et au mécanisme du brevet.
Si la caisse d'origine envoie le brevet à la caisse devenue compétente avant le 11ème jour d'un mois, elle cesse tout paiement au dernier jour du mois précédent et inscrit cette même date dans le Répertoire national des allocations familiales (RNAF) comme date de fin d'intervention.
Si la caisse d'origine envoie le brevet à la caisse devenue compétente après le 10ème jour d'un mois, elle procède au paiement d'un mois supplémentaire et inscrit le dernier jour de ce même mois dans le RNAF comme date de fin d'intervention.
Pour garantir une complète information, les DMFA qui couvrent un trimestre desservi par deux caisses leur sont transmises à toutes deux (double routage).
4.3.5. En cas de passage d'une situation d'attribution à une nouvelle situation de travail (nouvel employeur), les processus décrits au point 4.3.4. sont d'application, sous réserve que ce sont ici des données socioprofessionnelles (maladie : A020, crédit-temps : A014,...) qui servent de point d'appui à la transition et conditionnent le paiement définitif d'un trimestre.
TRANSFERT DE COMPETENCE
- si cumulativement :
1. la nouvelle activité n'est pas constitutive d'une situation neutralisée
2. une telle activité se situe au début d'un mois de référence
3. la caisse possède une DMFA qui renseigne des prestations portant sur ce mois de référence
- quand utilisation du mécanisme du brevet : avant le 11 du mois ou après le 10 du mois
5. Conclusion
Pour permettre aux caisses d'allocations familiales de procéder sans tarder à l'adaptation de leurs processus de travail et d'être en mesure de garantir aux familles un service ininterrompu dans leur chaîne de qualité, elles trouveront en annexe une série non exhaustive d'exemples pratiques.
Les solutions, à difficulté graduelle, sont apportées à l'aide des produits des nouveaux flux d'information et des mécanismes de collaboration qui vont de pair avec ces flux.
La mise au point des flux électroniques est toujours en cours entre l'Office, la Banque-carrefour de la sécurité sociale, l'Office national de sécurité sociale et les autres secteurs de sécurité sociale, dans le dessein d'être opérationnelle au 1er janvier 2003.
Dès que les messages auront été définis avec toute la pertinence requise pour le secteur des allocations familiales, à la fois quant à leur contenu, leur forme, leur routage et leur itération, l'Office ne manquera pas de diffuser un guide technique d'utilisation.
