1. Introduction
Les organismes d'allocations familiales du régime des travailleurs salariés ont maintenant accès au Registre National des Personnes Physiques (RNPP) via le Répertoire National des Allocations familiales (RNAF) et la Banque Carrefour de la sécurité sociale.
Depuis le 1er juillet dernier, seul ce canal peut être utilisé pour obtenir les neuf données de base identifiant une personne physique, en ce compris les compositions de ménage, visées à l'art. 3, alinéas 1er et 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre National des Personnes physiques.
En effet, la loi du 4 avril 1991, mise en application par l'arrêté royal du 31 décembre 1992, précise les conditions d'utilisation du RNPP et introduit dans les lois coordonnées, notamment l'article 173 quater qui oblige les caisses à s'adresser dorénavant auprès du RNPP pour obtenir les renseignements qui y sont présents. Cette loi introduit également l'article 173 quinquies, dont voici le texte :
"Les informations visées à l'article 173 quater, obtenues auprès du Registre national des personnes physiques et consignées sur une fiche d'identification versée au dossier, font foi jusqu'à preuve du contraire.
Cette fiche d'identification peut être datée et signée pour certifier l'origine des informations et la date à laquelle elles font foi.
Lorsqu'ils décident de faire usage de cette faculté, l'organe compétent de chaque organisme d'allocations familiales et l'autorité compétente des services ministériels chargé de l'exécution des présentes lois, désignent les membres du personnel autorisés à procéder à cette certification.
Lorsque la preuve du contraire visée à l'alinéa 1er est acceptée par l'organisme d'allocations familiales ou le service ministériel chargé de l'exécution des présentes lois, ceux-ci communiquent le contenu de l'information ainsi acceptée, à titre de renseignement, au Registre national des personnes physiques en y joignant les documents justificatifs."
Il semble utile de situer cet article dans les différents textes traitant de la force probante des informations gérées dans le cadre du régime des allocations familiales pour travailleurs salariés :
- l'article 173ter traite de la force probante en ce qui concerne les copies et s'applique tout particulièrement au domaine de l'archivage ;
- l'article 173quinquies traite de la force probante des informations en provenance du RNPP;
- enfin, l'arrêté royal du 22 mars 1993 relatif à la valeur probante en matière de sécurité sociale des informations enregistrées, conservées ou reproduites par des institutions de sécurité sociale définit la procédure à suivre pour que la force probante soit conférée aux renseignements obtenus.
2. Application de l'art. 137quinquies
Pour des raisons d'uniformité et de sécurité la présente circulaire généralise les procédures par lesquelles les caisses devront enregistrer, conserver ou reproduire les informations qu'elles obtiennent par des moyens informatiques auprès du RNPP en leur garantissant la force probante. Puisque ces informations font foi, il s'agit d'en garantir l'origine par une présentation et une certification sans équivoque.
En effet le recours aux extraits des actes de l'Etat civil et plus particulièrement des registres de la population et des étrangers donnant la composition de ménage est essentiel pour l'établissement du droit aux allocations familiales. Il est donc essentiel que ces documents puissent avoir pleinement force probante.
2.1. Fiches d'identification
Il s'agit de la reproduction de la composition de ménage ou des autres données d'identification, dites données légales, présentes au RNPP; cette reproduction peut se faire sur papier, pour être versée dans le dossier composé de documents sur support papier ou encore sur support informatique, pour apparaître en direct à l'écran lors d'une consultation. Dans les deux cas, pour être considérées comme ayant force probante, les fiches d'identification doivent précisément correspondre aux critères définis ci-dessous, y compris la présentation. Des instructions techniques complémentaires vous parviendront sous peu à ce propos, sous forme d'une lettre-circulaire.
Ces instructions seront valables aussi longtemps que les échanges d'informations s'effectueront en émulation, dans le cadre du réseau secondaire intermédiaire. De nouvelles dispositions devront être prises lorsqu'on abordera l'étape suivante, c'est-à-dire la liaison d'application à application dans le cadre du réseau secondaire définitif.
2.1.1. Fiches d'identification sur support papier
Ces documents seront imprimés en direct par la caisse ou en différé par le CTI de l'Office lorsque les caisses auront recours ponctuellement au RNPP via le réseau secondaire, que ce soit lors de l'instruction ou de la mise à jour d'un dossier. Cette impression sera également utilisée pour les compositions de ménage demandées dans le cadre du renouvellement triennal et obtenues en batch sur un support magnétique provenant de la BCSS, via le CTI de l'Office, lorsque la caisse d'allocations familiales ne dispose pas des moyens lui permettant de reprendre ces données sur un support informatique dans les conditions requises.
Ces documents seront :
- soit une "hard copy" d'un écran BSC 005 (composition de ménage) ou BSC 008 (autres données légales) obtenu via le réseau secondaire intermédiaire (voir annexes 1 et 2).
Il portera la référence du demandeur et la date d'obtention de l'information puisque ces éléments apparaissent à l'écran;
- soit l'impression en différé par le CTI de l'Office, des compositions de ménage obtenues sur l'écran BSC 005 (voir annexe 3).
Ce document portera la mention "composition de ménage issue du Registre National via la BCSS" et reprendra la référence du demandeur ainsi que la date de la demande.
- soit l'impression de compositions de ménage obtenues en batch (voir annexe 4).
Ce dernier type de document portera la mention "composition de ménage issue du Registre National via la BCSS, obtenue sur support magnétique le..." où la date représente la date figurant sur le bordereau d'accompagnement du support magnétique, envoyé par le CTI de l'Office (voir annexe 5).
Pour être considérée comme ayant pleinement force probante, chaque fiche d'identification sur support papier doit être certifiée conforme, suivant la procédure décrite plus loin (point II.2).
2.1.2. Fiches d'identification sur support informatique
Ces fiches d'identification seront établies au départ d'un support magnétique (bande ou disquette) reprenant les réponses aux demandes de composition de ménage formulées également sur support magnétique par les caisses, principalement dans le cadre du renouvellement triennal des compositions de ménage prévu par la C.O. 1238 du 20 décembre 1990. Cette procédure a été décrite dans la lettre circulaire 997/17 du 30 octobre 1992.
Ces fiches d'identification doivent être stockées sur un support informatique inaltérable, ne permettant d'apporter aucune modification aux informations qui y figurent.
Elles seront accessibles on-line dans la même banque de données que les autres éléments du dossier ou dans une autre banque de données, à condition qu'apparaissent clairement au niveau de l'écran "gestion du dossier" les dates des modèles Z obtenus.
Cela signifie qu'il est indispensable que soient conservées et consultables en direct les compositions de ménage successives d'un dossier en respectant pour celles-ci les délais d'archivage prescrits.
De plus, la fiche d'identification qui apparaît à l'écran sera semblable à l'impression obtenue sur papier au départ du support magnétique (voir annexe 4).
La sécurité développée autour des procédures informatiques de transfert des informations du support magnétique transmis par le CTI de l'Office devra être telle que les informations apparaissant sur l'écran puissent être considérées comme conformes à celles existant au RNPP au moment de leur transmission. Il n'y a donc à ce stade aucune procédure de certification nécessaire.
Cependant, l'impression sur papier de la fiche d'identification disponible à l'écran doit faire l'objet de la procédure de certification (voir point II.2) pour être considérée comme ayant pleinement force probante, à l'instar de chaque fiche d'identification sur support papier.
2.2. Procédure de certification
Pour être considérée comme ayant pleinement force probante, chaque fiche d'identification sur support papier doit être certifiée conforme, datée et signée par un membre du personnel habilité par l'organe compétent de chaque caisse. Vu l'importance de la mission, c'est l'organe de gestion même de l'organisme (Conseil d'Administration ou Comité de Gestion) qui désignera les membres du personnel autorisés à procéder à la certification.
Ces personnes conféreront la force probante aux documents reproduisant les informations obtenues du RNPP en y prévoyant la formule suivante "certifié conforme aux données du RNPP" (éventuellement au moyen d'un cachet ou d'une pré-impression), ensuite en les datant, en les signant et en y apposant le cachet reprenant leurs nom et prénom et la mention "agent habilité" suivant le modèle
Nom, Prénom
Agent habilité
2.3. Preuve du contraire
Lorsque la preuve du contraire des éléments présents au RNPP est acceptée par l'organisme d'allocations familiales, celui-ci en communique sans délai le contenu au Registre National, en y joignant les preuves qui justifient sa décision. Cette communication sera adressée à Monsieur le Directeur du Registre National des Personnes Physiques, Boulevard Pacheco 19 boîte 20 - 1000 BRUXELLES, avec copie à l'Office (secrétariat du contrôle).
Les modes de preuve à apporter dépendent du type d'information contesté et sont obligatoires lors de toute communication au RNPP. Les caisses ne devront donc contacter cet organisme que lorsqu'elles sont en possession de ces preuves, que ce soit pour un acteur direct ou indirect du dossier d'allocations familiales.
S'il s'agit d'une information relative à l'état civil, la preuve ne pourra consister que dans un extrait d'acte de l'état civil (nom, prénom, lieu et date de naissance, nationalité, situation maritale, décès).
S'il s'agit d'une information relative à la résidence principale ou à la composition du ménage, la preuve consistera dans un certificat ou une attestation de la commune de résidence (extrait des registres de la population ou des étrangers).
Quant à la profession, laquelle doit normalement faire l'objet d'une déclaration à la commune, il peut se produire que la commune omette d'en informer le Registre national. Dans ce cas, une déclaration sur l'honneur de la personne concernée peut suffire à moins qu'il ne s'agisse d'une profession dont le titre est reconnu par la loi (docteur en médecine, avocat, architecte, etc...) auquel cas un document écrit doit être joint.
Il est bien entendu que l'information ainsi acceptée par les services qui gèrent journellement les dossiers (prouvant le contraire de l'information disponible dans le Registre national) vaut à l'égard de l'assuré social, mais pas à l'égard du Registre national, vu qu'elle est fournie seulement à titre informatif et n'a en soi aucune valeur juridique absolue à l'égard dudit Registre. L'organisme d'allocations familiales qui a accepté des informations contraires à celles du RNPP peut cependant maintenir sa position même si ce dernier ne les prend pas en compte.
En outre, nous attirons particulièrement votre attention sur le fait que les divergences dans les données signalétiques (nom, 1ère lettre du prénom, date de naissance et numéro national) dont dispose un organisme et celles reprises au RNPP ont toujours des conséquences négatives. En effet, l'intégration d'un attributaire, allocataire ou enfant à la BCSS ne pourra se faire qu'avec un signalétique identique à celui du RNPP. Les organismes doivent donc viser à une concordance parfaite de ces éléments.
3. Date d'entrée en application
La présente circulaire est d'application immédiate.
Les organismes d'allocations familiales sont donc tenus de mettre tout en oeuvre, dès la parution de cette circulaire, pour adapter les procédures existantes aux exigences qui y sont reprises.
Les fiches d'identification qui ne présenteraient pas les caractéristiques des fiches d'identification ayant force probante parce qu'elles ont été confectionnées avant la parution de cette circulaire peuvent, au titre de mesure transitoire, être prises en compte pour l'instruction du droit ou la mise à jour du dossier.
En ce qui concerne les personnes habilitées à procéder à la certification des pièces, elles peuvent temporairement être désignées par l'organe chargé de la gestion journalière avant d'être proposée à cette mission lors de la première réunion du conseil d'administration ou du comité de gestion qui se tiendra après la parution de cette circulaire.
