999/153 du 1er juillet 2009 - Formulaire P20 : procédure à suivre lorsque le jeune inscrit comme demandeur d'emploi commence à travailler - Application de la Charte

Dans la CO 1378 du 12 janvier 2009, l'Office a annoncé pour le premier semestre de 2009 une lettre circulaire contenant des instructions actualisées, des exemples ainsi qu'un formulaire P20 adapté et un nouveau module de lettre, en complément à la CO 1369 du 2 octobre 2007 et à la lettre circulaire II/C/996/82/BH du 7 mars 2008.

1. Conditions pour avoir droit aux allocations familiales en tant que jeune avant quitté l'école

Condition de base

Pour avoir droit aux allocations familiales, le jeune ayant quitté l'école doit être inscrit à un service régional de l'emploi (FOREM, ACTIRIS, VDAB, AGD1). Ces instances font office de "sources authentiques" pour l'inscription et la radiation du jeune ayant quitté l'école qui cherche du travail.

Pour plus d'informations sur les conditions légales, on se reportera à la circulaire de l'Office CO 1369 du 2 octobre 2007 et à la lettre circulaire II/C/996/82 du 7 mars 2008. La présente lettre circulaire contient également certains compléments et précisions pour les circulaires précitées, suite à l'actualisation des points de vue.

Pour la collecte des informations, une nouvelle procédure est définie ci-après ; elle s'applique à la période d'octroi 2009 - 2010, laquelle prend cours le 1er juillet 2009, c'est-à-dire pour les inscriptions effectuées après cette date ou les inscriptions antérieures à cette date qui ont encore cours.

2. Collecte des données pour les jeunes qui quittent l'école

2.1. Le message d'inscription comme demandeur d'emploi

L'existence de l'inscription ou de la radiation est communiquée (sous forme électronique) au moyen du flux A200 (PO43 dans la terminologie du cadastre).

La (ré)inscription est une donnée qualifiée. Cette donnée est indispensable pour confirmer la qualité de demandeur d'emploi. Un seul avis d'inscription est valable pour toute la période d'attente. Il n'est pas nécessaire, en ce qui concerne les modalités d'inscription comme demandeur d'emploi, de fractionner la période d'attente en plusieurs périodes.

La radiation en tant que demandeur d'emploi est toujours purement "indicative". Le message de radiation doit donc être interprété en relation avec les autres messages (électroniques) (RIP/APL et TRIVIA) et le formulaire P20. Comme indiqué dans la CO 1369, le jeune ne perd pas le droit aux allocations familiales en raison du simple fait de la radiation de son inscription, mais parce que les conditions d'octroi de l'AR du 12 août 1985 ne sont plus remplies.

C'est pourquoi la circulaire prévoyait l'envoi du formulaire P20 lors de la radiation comme demandeur d'emploi. Suite à la présente actualisation des processus de travail sur la base du RIP(APL), il n'est désormais plus nécessaire de sonder les intentions de "rester demandeur d'emploi" malgré un message formel de radiation. Le formulaire P20 a été adapté sur le plan du contenu en fonction de ce point de vue, et il ne doit plus être envoyé à l'occasion de la radiation, afin d'éviter qu'il ne soit envoyé deux fois en raison du même fait (par ex. le début d'une occupation).

2.2. Le formulaire de contrôle P20

Procédure en cas d'inscription comme demandeur d'emploi du jeune ayant quitté l'école

La procédure existante est confirmée. Si l'on communique par le flux des inscriptions que le jeune qui a quitté l'école est inscrit comme demandeur d'emploi, la caisse d'allocations familiales envoie dans les trente jours un formulaire de contrôle P20 et la feuille d'info (P20a) à l'allocataire, en lui demandant de renvoyer spontanément le formulaire lorsqu'un des obstacles à l'octroi des allocations familiales en tant que jeune demandeur d'emploi qui y sont énumérés se présente. Il s'agit simplement d'une procédure d'information destinée à éviter les indus. Le formulaire ne nécessite aucun autre suivi.

Revenu du travail ou prestation sociale

Conformément à l'art. 4, §3, de l'AR du 12 août 1985, l'octroi des allocations familiales est suspendu pour tout le mois durant lequel l'enfant perçoit un revenu brut tiré d'une activité lucrative ou d'une prestation sociale en application d'un régime belge ou étranger relatif à la maladie, à l'invalidité, aux accidents du travail, aux maladies professionnelle ou au chômage, ou les deux, de plus de 480,47 EUR par mois (indice du 1er octobre 2008).

Le formulaire de contrôle P20 est nécessaire pour vérifier si durant la période d'attente, le jeune a rempli les conditions pour avoir droit aux allocations familiales en ce qui concerne le revenu du travail ou une prestation sociale. Pour le montant du revenu, le formulaire reste à l'heure actuelle la seule source d'information.

Relation entre la déclaration de revenus P20 et les messages électroniques dans le système de la caisse d'allocations familiales

Les messages RIP/APL et les déclarations sur le formulaire se complètent de façon spécifique.

Il est clair que le formulaire P20 constitue en ce moment la seule source de données concernant l'importance du revenu d'un mois. Les déclarations sur l'honneur ne sont pas des données qui sont qualifiées par une source authentique (par ex. par l'ONSS/APL).

Il est toutefois actuellement techniquement impossible de valider de façon systématique les données relatives aux revenus indiquées sur le formulaire P20. En principe, la déclaration sur l'honneur est donc valable jusqu'à ce que le contraire apparaisse dans les données du dossier, soit les données au sujet desquelles il a été décidé par convention de les utiliser pour l'évaluation. Le formulaire est seulement un moyen de recueillir des données indispensables mais il n'est pas la seule source de données. Les données indispensables peuvent également être communiquées par lettre, par un rapport de visite, par téléphone2, par télécopieur ou par courriel. La référence au P20 dans le texte ci-dessous doit donc être comprise dans ce sens.

Le fait qu'une occupation ait été entamée, soit en cours ou soit terminée est par contre déduit du RIP/APL.

L'annexe I contient un schéma de traitement en ce qui concerne les données du dossie r qui doivent obligatoirement être traitées pour les jeunes ayant quitté l 'école et qui donnent lieu à une décision (suspension, paiement, régularisation, récupération, validation des allocations familiales payées).

Il suffit de comparer les données (relatives au revenu) qui sont mentionnées sur le formulaire P20 avec les données du RIP/APL (voir schéma en annexe).

Pour assurer la conformité avec d'autres formulaires (cf. P19), le formulaire P20 a été adapté en vue de demander les revenus mensuellement, c.-à-d. d'une déclaration du salaire, etc., mois par mois (cf. le formulaire P20 en annexe II).

Gestion proactive des dossiers

Un contact téléphonique avec l'intéressé ou un courrier électronique aboutissent plus souvent au résultat souhaité que le fait d'attendre passivement et de rappeler le formulaire P20 jusqu'à ce qu'il soit renvoyé.

Motivation des décisions

L'Office rappelle que conformément à la Charte de l'assuré social, toutes les décisions en rapport avec les allocations familiales (notamment leur suspension) doivent être motivées correctement et de façon complète à l'assuré social. Pour le jeune ayant quitté l'école, le motif légal sur lequel la décision repose doit être communiqué en mentionnant les dispositions spécifiques de la loi. En ce qui concerne la mention des dispositions légales, il suffit de se référer à l'art. 62, §5, des lois coordonnées et à l'arrêté d'exécution du 12 août 1985.

2.3. Les messages RIP/APL

Dans la circulaire de l'Office CO 1371 du 15 janvier 2008, rappelée dans la CO 1378 du 12 janvier 2009, il était dit que les déclarations DIMONA/RIP(APL) seraient désormais intégrées dans l'examen du droit aux allocations familiales pour les jeunes demandeurs d'emploi en période d'attente. Ceci signifie que si la caisse d'allocations familiales reçoit des données RIP/APL, un nouvel examen du droit aux allocations familiales au cours de la période d'attente est effectué.

Exposé du problème

La situation de certains demandeurs d'emploi se caractérise par la réception répétée durant une brève période de différents messages RIP(APL)in/RIP(APL)out, combinée ou non avec une succession de messages de (ré)inscription et de radiation en tant que demandeur d'emploi.

Afin d'éviter des réactions superflues et/ou pléthoriques à ces messages, on fait une distinction entre:

(a) la situation type ;

(b) la situation d'itération (répétition).

On tient également compte de la collaboration des intéressés (réponse au formulaire P20) pour déterminer la procédure.

2.3.1. La situation type : quand?

2.3.1.1. Définition

La situation type se présente lors d'une PREMIERE réception d'un message RIP/APL au cours de la période d'attente. La constatation de la situation type entraîne une action :

• la suspension immédiate du paiement ;

• la motivation de la suspension ;

• l'envoi du formulaire P20 à la fin du mois où un message RIP a été reçu.

On trouvera en annexe le module adapté pour la motivation de la suspension du paiement (annexe III). Dans la motivation, on indique sans équivoque que les paiements sont suspendus en raison de l'occupation et que la suspension n'est levée que lorsque le formulaire est renvoyé et qu'il ressort des déclarations qui y figurent qu'aucun obstacle ne s'oppose à la poursuite du paiement des a llocations familiales.

La suspension des paiements est levée lorsqu'aucun obstacle n'est communiqué par le formulaire reçu.

Exemple : Selon le message RIP reçu le 20 septembre, le jeune a entamé une activité le 10 septembre. Le message est traité le 10 octobre. Le mois de septembre a déjà été payé. Le formulaire P20 est envoyé en même temps que la motivation de la cessation du paiement.

Exception : les messages STU

Les messages RIP/APL portant la mention "STU" (contrats d'étudiants) durant la dernière période de vacances3 sont exclus parce qu'ils nécessitent une évaluation DMFA supplémentaire des 240 heures durant le quatrième trimestre en fonction de la double qualité4 (étudiant et jeune ayant quitté l'école inscrit comme demandeur d'emploi durant les dernières vacances d'été).

Procédure à suivre dans de tels cas :

• suspension provisoire des paiements sur la base de la déclaration sur le formulaire P7 reçu ;

• évaluation du droit en tant que jeune ayant quitté l'école sur la base du revenu mentionné sur le premier formulaire P20 reçu ;

• évaluation du droit en tant qu'étudiant sur la base de la DMFA du troisième trimestre.

2.3.1.2. Suite de la procédure

En fonction de la réponse sur le formulaire P20, on procède ensuite comme suit:

Hypothèse I : le formulaire P20 est BIEN reçu

• confrontation des données sur le formulaire P20 reçu et des messages RIP reçus, éventuellement avec inscription et radiation en tant que demandeur d'emploi ;

• le cas échéant, paiement : le module 18 bis a été adapté de façon qu'aucune nouvelle motivation ne soit nécessaire ;

• imputation au débit et notification d'un indu pour le(s) mois pour le(s)quel(s) les allocations familiales n'étaient plus dues selon la procédure standard (note 3) ;

• envoi du formulaire P20 à l'issue de la période d'attente (voir point 2.3.1.3 ci-dessous) ;

• le suivi (ainsi que la radiation de l'enfant dans le cadastre) peut être interrompu avant la fin de la période d'attente dans les conditions suivantes (voir question 4 sur le formulaire P20) :

  1. lorsque la durée de l'empêchement n'est pas connue et qu'on déclare qu'elle dépassera normalement la période d'attente (trouvé un travail définitif) ;

  2. lorsque l'allocataire a déclaré que le revenu dépasse le plafond pour avoir encore droit aux allocations familiales en tant que jeune demandeur d'emploi ;

  3. lorsque la raison de la cessation du paiement et la fermeture du dossier sont motivés correctement ;

  4. lorsqu'une information a été fournie au sujet de la manière dont le droit peut être obtenu à nouveau, lorsque l'obstacle cessera d'exister. La feuille d'information ou le dépliant sont envoyés en même temps.

Hypothèse II: le formulaire P20 n'est PAS reçu

• maintien de la suspension des paiements jusqu'à la fin de la période d'attente, malgré le message RIP-out (voir point 2.3.2 ci-dessous) ;
• envoi du formulaire P20 à l'issue de la période d'attente (voir point 2.3.1.3 ci-dessous).

2.3.1.3. Fin de la période d'attente théorique

Le formulaire P20 est envoyé à l'issue de la période d'attente au cas où il s'agit d'occupations à durée déterminée qui n'excèdent pas la durée de la période d'attente dans l'hypothèse I (par ex. une occupation intérimaire ou des contrats à durée déterminée qui n'excèdent pas la durée de la période d'attente) ou lorsque le formulaire P20 n'a pas été reçu (hypothèse II).

Si ce formulaire n'est pas reçu, on applique la procédure prévue en cas de formulaires manquants par la CO 1378 du 12 janvier 2009 (un seul rappel et décision d'office). Les messages RIP reçus (messages IN et OUT) sont évalués soit pour valider les paiements effectués, soit pour imputer les paiements indus au débit.

Traitement du formulaire P20

Confrontation des données sur le formulaire et des messages RIP/APL reçus, éventuellement avec inscription et radiation en tant que demandeur d'emploi. Les allocations familiales continuent d'être payées lorsqu'aucun obstacle n'est communiqué par le biais du formulaire reçu, compte tenu des messages RIP/APL reçus entre-temps.

Imputation au débit et notification d'un indu pour le(s) mois pour le(s)quel(s) les allocations familiales n'étaient plus dues, selon la procédure appropriée (note 3).

2.3.2. Situation de répétition (itération) : quand ?

Définition

Une situation de répétition se présente lorsque la caisse d'allocations familiales a suspendu les allocations familiales après la situation type et l'action qui en découle, ou a fermé le dossier et qu'elle reçoit ensuite des messages électroniques d'un RIP/APL ou d'une inscription ou radiation en tant que demandeur d'emploi.

Ces messages ne donnent pas lieu à un nouvel examen, sauf lorsque ceux-ci sont vont de pair avec une demande du ménage concerné. Cette demande peut être exprimée par le renvoi du formulaire P20, par une lettre, un fax, un coup de téléphone ou un courrier électronique.

EXCEPTION : Lorsque le dossier est fermé, il faut malgré tout envoyer une fois un formulaire P20 lors de la réception d'un message D043 (réinscription) ou D045 (allocations d'attente) mentionnant comme période le mois de la réinscription / des allocations d'attente jusqu'à la fin de la période d'attente.

Vous trouverez en annexe I un schéma destiné au traitement du formulaire P20 et des messages électroniques, ainsi que:

• le formulaire P20 adapté (annexe II);

• le module de motivation 18 bis (annexe III);

• des exemples en vue d'expliciter la procédure (annexe IV).

• 1. Arbeitsamt der Deutschsprachigen Gemeinschaft
• 2. Limité à la suspension et à la récupération des allocations familiales (voir aussi le schéma en annexe).
• 3. Jusqu'au 31 août pour l'étudiant de l'enseignement secondaire et jusqu'au 30 septembre pour celui de l'enseignement supérieur.
• 4. Attention: pour l'étudiant qui sort de l'enseignement secondaire, la période de vacances ne dure que jusqu'au 31 août. Pour l'étudiant âgé de plus de 18 ans, la période d'attente débute le 1er août.