997/69 du 22 août 2007 - Message de distribution concernant les données de l'inscription et de la désinscription des étudiants (D062 dans la terminologie du Cadastre)

En collaboration avec le ministère flamand de l'Enseignement et de la Formation, la " Vlaams Integratie Platvorm " (VIP) et la Banque-carrefour de la sécurité sociale (BCSS), l'Office a développé le message de distribution concernant les données d'inscription de jeunes étudiants qui ne sont plus soumis à l'obligation scolaire dans un établissement d'enseignement secondaire ou supérieur néerlandophone en Flandre ou à Bruxelles (D062 dans la terminologie du Cadastre).

1. Généralités

En exécution de l'art. 62 des lois coordonnées, les jeunes qui poursuivent leurs études ou qui suivent une formation après l'obligation scolaire peuvent conserver leur droit aux allocations familiales jusqu'à l'âge de 25 ans. On vérifie chaque année au moyen du formulaire papier P7 si les jeunes étudient ou suivent effectivement une formation.

Une partie de ce formulaire (P7A) doit être complétée par l'intéressé même, une autre partie (P7B) doit l'être par l(es) établissement(s) d'enseignement où le jeune étudie ou suit une formation.

Les données qui sont actuellement communiquées sur papier aux caisses d'allocations familiales par l'intermédiaire des établissements d'enseignement seront échangées de façon électronique grâce à ce nouveau flux.

2. Echange avec la Communauté flamande

Provisoirement, les caisses d'allocations familiales ne recevront au moyen de ces attestations électroniques que des données concernant l'inscription et la désinscription des enfants bénéficiaires non soumis à l'obligation scolaire dans l'enseignement néerlandophone en Flandre et à Bruxelles. Les attestations électroniques sont donc envoyées uniquement pour les enfants bénéficiaires non soumis à l'obligation scolaire inscrits dans les écoles et universités qui sont subsidiées, financées ou reconnues par le ministère flamand de l'Enseignement et de la Formation.

Aucune attestation électronique ne sera toutefois envoyée pour les étudiants qui sont inscrits dans un des types d'enseignement ou d'établissements d'enseignement suivants :

• les centres de formation des Classes moyennes (Syntra) ;
• les écoles internationales ;
• les écoles privées ;
• les établissements d'aide spéciale à la jeunesse ;
• les " centra voor levensvorming " ;
• les écoles reconnues mais non subsidiées ;
• les écoles européennes ;
• les institutions d'aide spéciale à la jeunesse ;
• les centres de formation reconnues ;
• les institutions pour les jeunes non scolarisés ;
• l'enseignement à domicile ;
• les jeunes dispensés temporairement et définitivement ;
• les étudiants inscrits à l'étranger ;
• l'enseignement de promotion sociale (tant secondaire que supérieur).

Provisoirement, cet échange de données électronique ne permet pas encore d'échanger des données concernant les enfants bénéficiaires inscrits dans des établissements d'enseignement subsidiés, financés ou reconnus par les Communautés française ou germanophone.

3. Partie des données

a. Aperçu

Les données suivantes sont disponibles pour gestionnaires de dossiers des caisses d'allocations familiales par le biais du message de distribution D062 :

A) CertificateIdentification : il s'agit des données relatives à l'identification de l'attestation:

• CertificateNr : numéro d'identification unique de l'attestation
• CertificateStatus : indique le statut de l'attestation, il existe deux valeurs possibles :
  • 1: original
  • 3: annulation
• CertificateType : indique le type de l'attestation, il existe 3 valeurs possibles :
  • 1: inscription
  • 2: modification
  • 3: désinscription
• CertificateSituationNbr : indique de la quantième attestation il s'agit pour cette personne durant une même année scolaire
• CertificateCreationDate : la date à laquelle l'attestation a été établie (date à laquelle la VIP a transmis l'attestation à la BCSS)
• SchoolYear : cette zone contient une indication de l'année scolaire, p. ex. 2007-2008
• PersonINSS : le Numéro d'identification de la sécurité sociale (NISS) de la personne à laquelle cette attestation se rapporte

B) InstitutionIdentification : il s'agit des éléments relatifs à l'identification de l'établissement d'enseignement :

• InstitutionID : numéro d'identification unique de l'établissement d'enseignement, une liste complète de tous les numéros d'identification est disponible via Instellingsnummers.
• MainStructure : cette zone définit le type d'enseignement, les valeurs suivantes sont possibles :
  • 311: secondaire général à temps plein
  • 312: secondaire à temps partiel professionnel
  • 313: secondaire général à temps partiel pêche en mer (1 école)
  • 321: secondaire spécial à temps plein
  • 411: enseignement supérieur à temps plein
  • 511: enseignement universitaire à temps plein
• InstitutionBranchID : numéro d'identification unique de la section de l'établissement d'enseignement, une liste complète de tous les numéros d'identification est disponible via Instellingsnu mmers.
• AdministrativeGroupID : identification du groupe administratif d'étudiants pour lequel cette attestation est valable, une liste complète de tous les groupes administratifs est disponible via Instellingsnummers ou Administratieve groepen.

C) EducationIdentification : il s'agit des données relatives à la formation suivie. Les données concernent soit l'enseignement secondaire, soit l'enseignement supérieur.

1) Secondary : lorsque l'intéressé est inscrit dans l'enseignement secondaire.

• ReferentialDate : date d'inscription ou de désinscription du jeune dans un établissement d'enseignement secondaire. Lorsqu'on envoie une deuxième attestation d'une école secondaire, il s'agit par définition d'une désinscription.
• EducationType : indique le type d'enseignement, il existe deux possibilités :
  • 1: enseignement général
  • 2: enseignement spécial
• EducationRegime : indique la forme d'enseignement, il existe 6 possibilités :
  • 1: ASO (enseignement secondaire général)
  • 2: TSO (enseignement secondaire technique)
  • 3: BSO (enseignement secondaire professionnel)
  • 4: KSO (enseignement secondaire artistique)
  • 5: GSO (enseignement secondaire communautaire)
  • 6: 999 (autre : soit enseignement d'accueil pour primo-arrivants allophones (OKAN), soit classe de transition OKAN champ d'expérimentation, respectivement les groupes administratifs 25002 et 34901).
    Cette zone n'est complétée que pour les étudiants inscrits dans l'enseignement o rdinaire (EducationType = 1) et pour les étudiants dans l'enseignement spécial qui suivent le type d'enseignement 4 (SpecialSecondary-EducationType)
• FullTime : indique que l'enseignement suivi est reconnu comme enseignement à temps plein (plus de 17 heures) :
  • false: moins de 17 heures
  • true: 17 heures et plus
• SpecialSecondaryEducationForm : indique le type de forme d'enseignement lorsque l'étudiant concerné suit l'enseignement spécial (voir la zone EducationType), les valeurs suivantes sont possibles :
  • 1: Adaptation sociale : cette forme d'enseignement donne une formation sociale en vue de l'intégration dans un milieu de vie protégé
  • 2: Adaptation sociale et professionnelle : cette forme d'enseignement donne une formation générale, sociale et professionnelle en vue de l'intégration dans un milieu de vie et de travail protégé
  • 3: Enseignement professionnel : cette forme d'enseignement donne une formation sociale et professionnelle en vue de l'intégration dans un milieu normal de vie et de travail
  • 4: Enseignement général, professionnel, artistique et technique : cette forme d'enseignement prépare aux études dans l'enseignement supérieur et à l'intégration dans la vie active
• Level : indique le degré dans lequel le jeune est inscrit, l'enseignement secondaire est divisé en 3 à 4 degrés. Lorsque cette zone contient la valeur " M ", cela signifie que l'étudiant suit un système modulaire.
• YearInLevel : indique l'année d'études dans laquelle le jeune est inscrit dans ce degré, seules 3 années d'études sont possibles dans un degré.

2) Higher : lorsque l'intéressé est inscrit dans l'enseignement supérieur ou universitaire.

• AdministrativeDate : date à laquelle l'attestation a été enregistrée au département Enseignement de la Communauté flamande, le but est de mentionner dans cette zone, à partir de l'année scolaire 2008-2009, la date de validité des données (p. ex. en cas de modification des crédits)
• RegistrationDate : date à laquelle l'inscription a été effectuée dans le groupe administratif
• DeregistrationDate : date à laquelle l'étudiant est désinscrit du groupe administratif
• StudyPoints : nombre de crédits
• CanAttainDiploma : indique si le diplôme peut être obtenu durant l'année d'études en question : true ou false
• RegistrationType : indique le type d'inscription, il existe deux valeurs possibles :
  • 1: inscription principale
  • 2: inscription complémentaire
• ContractType : indique quel type de contrat l'étudiant a choisi, il existe 4 valeurs possibles :
  • 01: contrat de diplôme : inscription comme " étudiant à part entière " en vue de l'obtention d'un diplôme
  • 02: contrat de crédit : inscription comme " étudiant libre " en vue de l'obtention d'une ou plusieurs attestations de crédits
  • 03: contrat d'examen : inscription uniquement pour se présenter à des examens en vue d'obtenir un diplôme, comparable à l'ancien " jury central1 "
  • 99: doctorat + formation de doctorat (dans ces cas il n'est pas vraiment question d'un contrat).

b. Remarques

Afin d'interpréter correctement les données qui sont reprises dans l'aperçu, il convient de tenir compte des remarques qui suivent.

1. Zone SchoolYear

En principe, ne seront transmises que des attestations se rapportant à l'ann ée scolaire en cours.

2. Zone ReferentialDate dans l'enseignement secondaire

Pour tous les étudiants qui s'inscrivent dans un établissement de l'enseignement secondaire entre le 1er et le 30 septembre 2007, on mentionnera le 1er octobre 2007 comme date d'inscription. Ceci est la conséquence d'un recensement que la Communauté flamande organisera dans l'enseignement secondaire le 1er octobre 2007.

A partir de l'année scolaire 2008-2009, la Communauté flamande communiquera la date d'inscription effective des étudiants.

Pour l'année scolaire 2007-2008, les gestionnaires de dossiers doivent interpréter la date d'inscription du 1er octobre 2007 comme une inscription effective le 1er septembre 2007, autrement dit, le droit aux allocations familiales pour le mois de septembre 2007 reste maintenu pour ces étudiants.

Un certain nombre d'établissements d'enseignement secondaire adressent à la Communauté flamande une attestation de désinscription pour tous leurs étudiants le dernier jour de l'année scolaire. Etant donné que ces attestations n'ont aucune influence sur l'octroi des allocations familiales, elles ne seront pas transmises par la Communauté flamande à l'intention des caisses d'allocations familiales.

3. Zone Level dans l'enseignement secondaire

Dans l'enseignement secondaire, il est possible de suivre des parcours modulaires. Dans ces formations, l'année scolaire est scindée en modules. L'élève obtient un certificat partiel lorsqu'il a achevé un module avec succès. En principe, ces modules se succèdent sans interruption, de sorte qu'ils forment ensemble une année scolaire entière. Ces formations sont indiquées par la valeur M.

Les écoliers non soumis à l'obligation scolaire peuvent décider de ne pas suivre tous les modules d'une année scolaire. Ceci peut toutefois être vérifié au moyen de leurs attestations d'inscription et de désinscription.

4. Zone FullTime

La zone FullTime indique si la formation suivie dans l'enseignement secondaire est reconnue comme enseignement à temps plein (soit 17 heures et plus).

Cette zone peut contenir deux valeurs :

• false: moins de 17 heures
• true: 17 heures et plus

5. Zone StudyPoints

Comme déjà expliqué dans la CO 1354 du 7 juillet 2005, les étudiants ont la possibilité d'étaler les études le plus largement dans la Communauté flamande. Au moment de l'inscription, les étudiants peuvent choisir entre un parcours type pour un groupe d'étudiants ou un parcours individualisé avec l'autorisation de l'établissement d'enseignement.

Cet étalement flexible des études a pour conséquence que le 15 novembre, le nombre exact de crédits n'est toujours pas établi pour un groupe de plus en plus important d'étudiants.

Pour cette raison, la Communauté flamande a demandé dans ses instructions aux écoles supérieures et aux universités d'appliquer la méthode suivante :

• pour toutes les inscriptions pour lesquelles le nombre de crédits n'est pas encore établi le 5 novembre, les établissements d'enseignement doivent transmettre une attestation pour le 15 novembre au plus tard ;
• dans ces attestations, les établissements d'enseignement doivent indiquer le nombre de crédits prévu, et ce, en utilisant les valeurs 1 et 2 ;
• lorsque l'établissement s'attend à ce que le nombre de crédits soit inférieur à 27, il transmet la valeur 1 ;
• lorsque l'établissement s'attend à ce que le nombre de crédits soit égal ou supérieur à 27, il transmet la valeur 2 ;
• étant donné qu'aucune orientation d'études ne peut comporter moins de 3 crédits, les valeurs 1 et 2 doivent uniquement être interprétées comme des indications du nombre probable de crédits, les valeurs 1 et 2 ne peuvent donc pas être ajoutées au nombre effectif de crédits ;
• dès que les établissements d'enseignement connaissent le nombre exact de crédits, ils doivent le communiquer au moyen d'une attestation de modification (CertificateType 2, vois ci-dessous), autrement dit les valeurs 1 et 2 seront remplacées par le nombre exact de crédits qui s'élève au moins à 3

6. Inscriptions, radiations et modifications après le 1er février

Pour l'enseignement secondaire, toutes les inscriptions et désinscriptions qui ont lieu après le 1er février seront communiquées sur une base régulière par les établissements concernés.

Pour ce qui est de l'enseignement supérieur et universitaire, toutes les attestations qui sont établies après le 1er février seront transmises à la fin de l'année académique.

L'Office fournira l'information nécessaire dès que cette procédure aura été définie par la Communauté flamande.

4. Exemples

a. Attestations modificatives

Comme il est décrit au point 3.b.5. Zone StudyPoints, de nombreuses attesta tions qui seront transmises début novembre seront modifiées par la suite en ce qui concerne les crédits.
Des attestations de modification (CertificateType 2) ne seront transmises que lorsque le nombre de crédits figurant sur l'attestation initiale d'un étudiant dans l'enseignement supérieur ou universitaire sera modifié. Aucune attestation de modification n'est donc envoyée pour les personnes inscrites dans l'enseignement secondaire.

Exemple 1 :

Un étudiant non soumis à l'obligation scolaire, de moins de 25 ans, s'inscrit à l'école supérieure de Flandre occidentale (enseignement supérieur à temps plein) le 18 septembre 2007. Il s'inscrit pour la formation " PBA multimédia et technologie de la communication " (groupe administratif). Le 5 novembre, le nombre exact de crédits est incertain, mais selon l'établissement d'enseignement il sera certainement de 27.

Cette inscription est communiquée par l'établissement au moyen de l'attestation suivante que la caisse d'allocations familiales reçoit mi-novembre :

CertificateIdentification

InstitutionIdentification

EducationIdentification

Le 8 décembre 2007, il apparaît que le nombre de crédits de l'étudiant concerné est de 29. Le nombre exact de crédits est communiqué au moyen de l'attestation modificative suivante :

CertificateIdentification

InstitutionIdentification

EducationIdentification

Exemple 2 :

Un étudiant non soumis à l'obligation scolaire, de moins de 25 ans, s'inscrit à l'école supérieure de Flandre occidentale (enseignement supérieur à temps plein) le 18 septembre 2007. Il s'inscrit pour la formation " PBA multimédia et technologie de la communication " (groupe administratif) pour 36 crédits. Ces crédits étaient donc connus dès l'inscription.

Cette inscription est communiquée par l'établissement au moyen de l'attestation suivante que la caisse d'allocations familiales reçoit fin septembre :

CertificateIdentification

InstitutionIdentification

EducationIdentification

Le 8 décembre 2007, l'étudiant décide d'abandonner un certain nombre de matières à option, ce qui ramène le nombre de crédits à 29. Les modifications du nombre de crédits sont communiquées au moyen d'attestations modificatives.

La caisse d'allocations familiales concernée recevra l'attestation suivante le 20 décembre :

CertificateIdentification

InstitutionIdentification

EducationIdentification

b. Attestations d'annulation

Les modifications du nombre de crédits sont donc communiquées au moyen d'attestations modificatives. En cas de modification d'un des autres zones de l'attestation (p. ex. la date d'inscription, le groupe administratif,...), l'attestation initiale sera annulée.

La Communauté flamande enverra ensuite une nouvelle attestation originale. Celle-ci contiendra la valeur 2 comme CertificateSituationNbr, afin d'indiquer qu'il s'agit de la deuxième attestation de l'étudiant concerné.

Pour une attestation d'annulation, seules les zones CertificateNr, CertificateStatus, Certificate-CreationDate et PersonINSS sont reproduites.

En cas d'annulation, on mentionne dans la zone CertificateNr le numéro d'attestation de l'attestation qui est annulée.

Exemple :

Un étudiant non soumis à l'obligation scolaire, de moins de 25 ans, s'inscrit à l'école supérieure de Flandre occidentale (enseignement supérieur à temps plein) le 20 septembre 2007. Il s'inscrit pour la formation suivante : " PBA multimédia et technologie de la communication " (groupe administratif), pour 32 crédits.

Pour cette inscription, la caisse d'allocations familiales concernée reçoit l'attestation suivante :

CertificateIdentification

InstitutionIdentification

EducationIdentification

L'école supérieure de Flandre occidentale constate le 15 octobre, lors d'un contrôle interne, que l'étudiant s'est inscrit à une autre formation : PBA Technologie de la mode.

Dans une telle situation, la Communauté flamande envoie un message d'annulation pour la première attestation. Ce message d'annulation contient les données suivantes :

CertificateIdentification

L'école envoie ensuite une nouvelle attestation d'inscription contenant les données correctes :

CertificateIdentification

InstitutionIdentification

EducationIdentification

c. Inscription complémentaire

Un étudiant non soumis à l'obligation scolaire, de moins de 25 ans, s'inscrit à l'école supérieure de Flandre occidentale (enseignement supérieur à temps plein) le 10 octobre 2007. Il s'inscrit pour la formation suivante : " PBA multimédia et technologie de la communication " (groupe administratif), pour 45 crédits.

Pour cette inscription, la caisse d'allocations familiales concernée reçoit l'attestation suivante :

CertificateIdentification

InstitutionIdentification

EducationIdentification

L'étudiant s'inscrit le 16 novembre pour une formation complémentaire dans la même école, à savoir PBA Technologie de la mode, et ce, pour 12 crédits.

La caisse d'allocations familiales en sera informée par un deuxième message d'inscription :

CertificateIdentification

InstitutionIdentification

EducationIdentification

5. Modalités pratiques

A partir du 7 septembre 2007, l'Office transmettra le nouveau message D062 aux caisses d'allocations familiales en environnement de production.

Les données des attestations ont immédiatement une valeur authentique, et elles doivent dès lors être gérées systématiquement.

A ce jour, les données de l'inscription des étudiants qui ne sont plus soumis à l'obligation scolaire dans un établissement d'enseignement néerlandophone ne peuvent être consultées à la source authentique, la Communauté flamande. C'est pour cette raison que l'Office a développé un système complémentaire pour son réseau secondaire afin que les données de ce flux puissent encore être consultées pendant une durée d'un an (à partir de la réception de l'attestation de l'Office). Cet outil est disponible dans l'application Trivia, sous la rubrique " Consultation des attestations reçues ".

Vous serez informés lorsque les données de l'inscription des étudiants non soumis à l'obligation scolaire dans un établissement d'enseignement néerlandophone pourront être consultées à la source authentique, la Communauté flamande.

Comme à l'accoutumée, toutes les questions techniques et les rapports d'anomalies ou de défauts peuvent être adressés au service Monitoring du Département Contrôle :

Téléphone : 02-237 23 55 (Fr) - 02-237 23 35 (Nl)
Télécopieur : 02-237 23 09
E-mail : monitoringfr@rkw-onafts.fgov.be (Fr)
monitoringnl@rkw-onafts.fgov.be (Nl)

• 1. Voir la CO 1354 du 08.07.2005 concernant les réformes dans l'enseignement supérieur et les modifications dans la réglementation relative aux allocations familiales.