Nos lettres circulaires 997/20 du 15 avril 1993 et 997/20bis du 10 novembre 1993 ont annoncé l'intégration au répertoire des références de la Banque Carrefour de la sécurité sociale des données de base des personnes reprises au RNAF. Cette opération a pu être réalisée en trois semaines, en novembre dernier, sur la base de la situation du RNAF arrêtée à la fin octobre 1994.
Afin que cette étape importante puisse être poursuivie dans les meilleures conditions techniques possibles, afin également de préparer la phase suivante, l'envoi de mail boxes, nous vous communiquons des instructions qui ont trait, d'une part, au traitement des rejets d'intégration, et, d'autre part, au remplacement des numéros fictifs utilisés jusqu'à présent.
II est à noter que I'Office est l'une des premières institutions publiques de sécurité sociale à avoir pu réaliser l'intégration des données de base de sa banque de données au répertoire des références de la BCSS dans sa version définitive, c'est-à-dire avec les codes qualités (attributaire, allocataire, enfant) et les périodes de référence (périodes de paiement). II apparaît donc primordial de continuer dans cette voie.
Vous recevrez sous peu la liste des cas rejetés par la BCSS et qui concernent votre organisme. A la liste sera jointe une notice explicative.
Nous attirons votre attention sur le fait que l'intégration a été automatiquement refusée dès qu'apparaissait une seule discordance, soit au niveau du "signalétique", soit au niveau du ''NISS", et d'autre part, qu'aucune autre vérification ultérieure n'a été effectuée dès la détection d'une première anomalie. Même si plusieurs erreurs peuvent se glisser dans les données relatives à une même personne, le rejet ne met en évidence que la première erreur détectée.
Nous vous demandons dès lors pour chaque cas repris dans la liste des rejets relatifs a votre organisme, de revérifier chacun des composants, du " signalétique", et du ''NISS", selon la procédure reprise ci-après, procédure qui sera à l'évidence superflue si entre-temps la (les) donnée(s) incorrecte(s) a (ont) déjà fait l'objet d'une correction ou d'une demande de correction:
- Si les données que vous possédez sont correctes et que vous êtes en possession d'informations ou de documents probants, il y a lieu d'en informer le Registre national des personnes physiques, selon la procédure décrite à la page 6 de la circulaire 1272 du 12 octobre 1993, afin d'obtenir la rectification nécessaire. Périodiquement, l'Office procédera à un nouvel essai d'intégration à la BCSS pour tous les cas précédemment rejetés et qui n'auront pas été mis à jour dans l'intervalle.
- Sinon, il y a lieu de s'aligner sur les données reprises au RNPP ou au Registre de la BCSS et par ce fait même, de mettre à jour les données reprises au RNAF qui seront ainsi mensuellement transmises à la BCSS pour y être intégrées.
Numéros fictifs utilisés jusqu'à présent
La lettre-circulaire 997/23 du 2 février 1994 vous a déjà priés de procéder le plus rapidement possible au remplacement des numéros fictifs par des ''NISS" . En effet, l'intégration ne peut uniquement être réalisée que pour les personnes pourvues d'un tel numéro d'identification de sécurité sociale.
Afin d'assurer un bon fonctionnement du système mis en place au sein de la Banque Carrefour, il est devenu impératif de remplacer à court terme tous les numéros fictifs attribués précédemment par les ''NISS".
En effet, les numéros fictifs présentent plusieurs inconvénients :
- ils ne valent que pour le régime et perdent toute valeur en dehors de la sphère d'activité du RNAF ;
- les enfants pourvus d'un numéro fictif échappent aux enquêtes de cumuls, ce qui nuit à l'efficacité de ce type de contrôle ;
- d'ores et déjà, dans le respect des règles établies, la BCSS refuse de communiquer la composition du ménage d'une personne dont les données de base ne sont pas intégrées dans son répertoire des références. Bien entendu, pour les demandes formulées on line, la possibilité de procéder à une inscription provisoire est maintenue ;
- quand le système des mail boxes sera opérationnel, les organismes recevront communication automatique de toute modification de l'une des neuf données légales pour les seules personnes qui ont déjà fait I'objet d'une intégration.
En conséquence, nous vous invitons à procéder dans les délais les plus brefs au remplacement systématique de tous les numéros fictifs attribués. A cet effet, vous disposez de tout un éventail de techniques afin de déterminer le "NISS" (recherches phonétiques ou demandes de compositions de ménage, on line ou en batch) et, le cas échéant, de la possibilité de générer un numéro bis de la BCSS.
Le recours à l'attribution d'un nouveau numéro fictif ne sera plus toléré que pour des situations exceptionnelles et nécessairement temporaires, par exemple en cas d'inaccessibilité momentanée du Registre national des personnes physiques, et uniquement afin de ne pas entraver le paiement des allocations familiales. Les numéros attribués provisoirement devront dès lors être remplacés le plus rapidement possible par les ''NISS".
