Par la lettre-circulaire 997/8 du 2 octobre 1990, vous avez pris connaissance des nouvelles instructions relatives aux mises à jour du Répertoire National des Attributaires.
Ainsi, tous les attributaires repris au Répertoire National des Attributaires sont identifiés par un numéro national ou un numéro fictif s'y substituant momentanément, et, depuis le mois de décembre 1990, chaque enregistrement communiqué lors 'une mise à jour (dans la mesure du possible même en cas d'une ouverture en faveur d'un nouvel attributaire du régime) doit reprendre le numéro national ou le numéro fictif de l'attributaire concerné par le mouvement.
Or, il a été constaté que, contrairement à ce qui. a été demandé par l'Office (lettre-circulaire 997/8 du 2 octobre 1990, annexe I, p. 4), en cas de changement de Caisse, le numéro national ou le numéro fictif n'était pas toujours repris sur le brevet d'attributaire.
Cela perturbe considérablement les mises à jour du Répertoire National des Attributaires car, sans l'indication du numéro national ou du numéro fictif, la nouvelle Caisse ne peut pas communiquer l'avis d'ouverture.
Il est donc essentiel que chacun prenne conscience de l'importance de ce numéro d' identification ; aujourd'hui pour communiquer avec le Répertoire National des Attributaires, mais demain pour entrer en liaison on-line avec le Registre National des Personnes Physiques.
L'Office demande donc que la communication entre Caisses du numéro national ou du numéro fictif se généralise.
Que doit on faire lorsqu'on veut introduire une ouverture au Répertoire National des Attributaires en faveur d'un attributaire dont on ne connaît pas le numéro national ou le numéro fictif ?
1. Nouvel attributaire du régime (code A)
Si la recherche du numéro national réel a été infructueuse, c'est-à-dire qu'il n'est mentionné ni sur le modèle Z, ni sur la carte d'identité, que la commune de résidence de l'attributaire refuse de le communiquer, et que l'attributaire n'a jamais été repris au Répertoire, l'ouverture peut être transmise sans numéro national et l'Office enregistrera sur le support magnétique de la Caisse, le numéro fictif qui aura été attribué et enregistré au Répertoire National des Attributaires.
Il est rappelé qu'il va dans l' intérêt de la Caisse de trouver le numéro national réel du nouvel attributaire par tous les moyens qui. sont à sa disposition. En effet, l'Office va régulièrement interroger le Registre National des Personnes Physiques pour trouver les numéros nationaux réels des attributaires repris au Répertoire National des Attributaires avec un numéro fictif, ce qui va provoquer toutes les procédures manuelles et automatiques décrites dans la lettre circulaire 997/5 du 31 mai 1990.
2. Autres attributaires (code B)
Le numéro national ou le numéro fictif doit impérativement être repris sur l'enregistrement.
En cas de changement de compétence de Caisse, si le brevet d'attributaire a été rempli de manière incomplète, il est nécessaire de contacter :
- la Caisse précédente qui a été négligente ;
- ou l'Office, afin de consulter le Répertoire National des Attributaires, ce qui permettra également de s'assurer que l'attributaire y est bien repris sous les références de la Caisse précédente.
Si la négligence se répète, la nouvelle Caisse peut contacter la Direction du Contrôle qui interviendra auprès de la Caisse en faute.
La réforme de la gestion du Répertoire National des Attributaires a également des conséquences au niveau des échanges d'informations entre les Caisses et le Répertoire. Chaque Caisse peut ainsi recevoir des demandes d'informations du Répertoire, générées par les mises à jour. Celles-ci sont communiquées sous forme de listes papier et peuvent être de 3 types :
- les informations relatives aux cumuls détectés;
- les informations relatives aux anomalies, c'est-à-dire les incohérences entre l'information reprise dans la mise à jour et l'information présente au Répertoire ;
- les informations relatives aux modifications de numéros nationaux.
Les cumuls
Lorsqu'un attributaire est repris sous plusieurs immatriculations à la fois (soit au sein d'une Caisse, soit auprès de plusieurs Caisses), il fera l'objet d'une "enquête cumul" et la (les) Caisse(s) en cause devra(ont) corriger les informations transmises au Répertoire National des Attributaires.
Cette règle est valable pour les cas actifs et pour l'historique (droits fermés repris dans la banque de données créée le 1er mars 1990).
Chaque Caisse recevra donc, tous les 15 jours, une liste informative qui reprendra la totalité des cumuls qui la concerne. Seule la dernière liste transmise par l'Office devra être traitée par la Caisse. Chaque cumul sera identifié sur la liste par un indice qui représentera son "âge" au Répertoire National des Attributaires. Comme cette liste récapitulative sera émise tous les 15 jours, l'indice 1, par exemple, signifiera que le cumul est présent au Répertoire depuis 15 jours, tandis que l'indice 9, par exemple, signifiera que le cumul est présent au Répertoire depuis 4 mois et demi (9 fois 15 jours).
Les cumuls étant classés par ordre décroissant sur la liste (de l'indice le plus élevé à l'indice le plus bas), il sera facile de déterminer les cas urgents à résoudre.
Lorsqu'un cumul concernera deux Caisses, il sera repris sur la liste de ces deux Caisses.
Par ailleurs, l'Office désire être informé des régularisations financières que doivent effectuer les Caisses à la suite d'un cumul au Répertoire National des Attributaires. Un formulaire identique à celui présenté en annexe I devra donc être complété chaque trimestre et renvoyé au secrétariat du Contrôle, dans les deux mois qui suivent le trimestre concerné. La Caisse y indi quera le cumul régularisé et le montant à déduire (le document sera vierge si aucune régularisation ne doit être signalée).
Les anomalies
Les anomalies sont des incohérences entre les données fournies par la Caisse et les données reprises au Répertoire National des Attributaires et sont révélées lors de l'enregistrement de la mise à jour. L'enregistrement qui a généré l'anomalie n'est pas intégré au Répertoire National des Attributaires et la Caisse est donc invitée à renvoyer s'il y a lieu un nouveau mouvement en tenant compte des informations reprises sur ces listes papier.
Ces anomalies peuvent être de différents types :
1. Numéro fictif inconnu
Cette anomalie peut apparaître lorsque la Caisse communique
- une ouverture en faveur d'un nouvel attributaire du régime (code A). Le numéro fictif repris sur l'enregistrement est inconnu au Répertoire ;
- une rectification d'un numéro national (code D). Le nouveau numéro fictif (repris dans la zone "attributaire") est inconnu au Répertoire.
Devant ce type d'anomalie, il est nécessaire de contacter le Secrétariat du Contrôle.
2. Attributaire inexistant
Cette anomalie peut apparaître lorsque la Caisse a communiqué des mouvements avec codes B, C, D, E, F, G, H, I, J. Elle signifie que le numéro national (réel ou fictif) repris sur l'enregistrement n'existe pas au Répertoire National des Attributaires.
Devant ce type d'anomalie, il est nécessaire de consulter le Répertoire National des Attributaires afin de s'assurer que l'attributaire existe réellement au Répertoire (recherche sur base des nom, prénom et date de naissance) et, dans l'affirmative sous quel numéro national (réel ou fictif) il y est repris.
3. Création double
Cette anomalie peut apparaître lors de l'envoi d'une ouverture (code A ou code B).
L'attributaire existe au Répertoire National des Attributaires avec un mat ricule et une date d'ouverture identiques à ceux repris sur le mouvement.
La Caisse doit donc vérifier l'origine de ce double envoi.
4. Droit inexistant
Cette anomalie peut apparaître suite à l'envoi :
- d'une fermeture (code C) : dans ce cas, l'attributaire existe mais il n'y a aucun droit ouvert au Répertoire National des Attributaires ayant le même matricule et la même date d'ouverture ;
- de mouvements avec codes D, E, F, G dans ces cas, l'attributaire existe mais aucun matricule n'a le numéro de Caisse correspondant au mouvement ;
- de mouvements avec codes H, I, J : dans ces cas, l'attributaire existe, mais aucun matricule ne correspond à celui repris sur l'enregistrement.
Les données du Répertoire National des Attributaires imprimées juste après l'enregistrement erroné doivent permettre à la Caisse de générer les mouvements qui accorderont les deux fichiers (fichier de la Caisse et Répertoire National des Attributaires).
5. Fermeture double
Cette anomalie peut apparaître lors de l'envoi d'une fermeture (code C). L'attributaire et le matricule communiqué dans le mouvement existent mais le droit est déjà fermé au Répertoire à la même date que celle du mouvement.
La Caisse doit donc vérifier l'origine de ce double envoi.
6. Date inexistante
Cette anomalie peut apparaître lors de l'envoi :
- d'une rectification de matricule (code G). L'attributaire existe et a un ou plusieurs droits dans la Caisse, mais aucun d'eux n'a la même date d'ouverture que celle de l'enregistrement ;
- d'une rectification de date d'ouverture (code H). L'attributaire et le(s) droit(s) existent mais aucun n'a la même date de fermeture que celle reprise sur l'enregistrement ;
- d'une rectification de date de fermeture (code I). L'attributaire et le(s) droit(s) existent mais aucun n'a la même date d 'ouverture que celle reprise sur l'enregistrement ;
- d'une radiation (code J). L'attributaire et le droit existent mais la (les) date(s) d'ouverture et/ou de fermeture du Répertoire ne correspond(ent) pas à celle(s) reprise(s) sur l'enregistrement.
Les données du Répertoire National des Attributaires imprimées juste après l'enregistrement erroné doivent permettre à la Caisse de générer les mouvements qui accorderont les deux fichiers (fichier de la Caisse et Répertoire National des Attributaires).
7. Droit déjà fermé
Cette anomalie peut apparaître lors de l'envoi d'une fermeture (code C). L'attributaire et le matricule fourni dans le mouvement existent mais il est déjà fermé au Répertoire à une date différente que celle du mouvement. La Caisse doit donc vérifier l'origine de cet envoi.
8. Cumul interne
L'anomalie peut apparaître suite à l'envoi :
- d'une rectification d'un matricule (code G). L'attributaire et plusieurs droits existent avec la date d'ouverture reprise sur l'enregistrement ;
- d'une rectification d'une date d'ouverture (code H). L'attributaire et plusieurs droits ouverts à des dates différentes correspondent à la date de fermeture reprise sur l'enregistrement. On ne peut donc pas déterminer le droit pour lequel il faut rectifier la date d'ouverture ;
- d'une rectification d'une date de fermeture (code I). L'attributaire et plusieurs droits fermés à des dates différentes correspondent à la date d'ouverture reprise sur l'enregistrement. On ne peut donc pas déterminer le droit pour lequel il faut rectifier la date de fermeture.
Les données du Répertoire National des Attributaires imprimées juste après l'enregistrement erroné doivent permettre de résoudre ces différents problèmes.
9. Droit non fermé
Cette anomalie peut apparaître lors de l'envoi d'une rectification d'une date de fermeture (code I).
L'attributaire et le droit repris sur l'enregistrement existent mais le cas est actif au Répertoire.
La Caisse doit donc vérifier ses fichiers et générer le mouvement qui accordera les deux fichiers (ficher de la Caisse et Répertoire National des Attributaires).
Ces anomalies seront donc communiquées sous forme de listes papier classées par type d'anomalie et par code de mouvement.
Les explications reprises ci-dessus permettront de résoudre chacune des anomalies soumises.
Les numéros nationaux
Lorsqu'une Caisse doit rectifier un numéro fictif repris au Répertoire National des Attributaires par le numéro national de l'attributaire ou si elle constate qu'un numéro national réel a été attribué à tort à un de ses attributaires, elle transmet un enregistrement de code D. Cette rectification aura pour conséquence de rectifier ce numéro fictif ou national pour tous les droits que l'attributaire a ou a eus au sein de cette Caisse.
Si l'attributaire a ou a eu des droits dans une autre Caisse, ceux fermés seront modifiés par l'Office (archives de la Caisse au sein du Répertoire National des Attributaires).
Néanmoins, la Caisse sera avertie de la modification au moyen d'un document papier pour la réactivation éventuelle des données des cas sortis.
Pour les droits éventuels ouverts d'une autre Caisse, aucune rectification automatique du numéro national ne sera faite par l'Office ; une liste papier sera envoyée à la Caisse concernée qui devra générer son mouvement rectificatif (code D) similaire à celui précédemment transmis par l'autre Caisse.
Exemple : la Caisse A modifie le numéro fictif de son attributaire en un numéro national. La modification sera effectuée sur tous les droits (ouverts ou fermés) de la Caisse A. Si l'attributaire a été actif à la Caisse B, la modification sera également effectuée pour cette Caisse. Elle sera d'ailleurs avertie de cette modification effectuée mais ne devra plus procéder à la rectification puisque le cas est archivé. Par contre, si l'attributaire est actif auprès d'une autre Caisse (la Caisse B ou encore la Caisse C), alors, dans ce cas, la rectification du numéro national au moyen d'un mouvement de code D devra être effectuée par cette Caisse.
Ce changement sera obligatoire.
Cependant, si la Caisse B ou C estime qu'il s'agit de deux attributaires différents, elle devra le justifier par écrit, au Secrétariat du Contrôle, et ainsi ne devra plus effectuer la rectification.
Il est rappelé qu'il sera également possible, par la procédure manuelle décrite ci-dessous, de rectifier le numéro fictif ou le numéro national réel d'un attributaire pour un droit déterminé. Il peut arriver, en effet, qu'un numéro national (ou un numéro fictif) ait été attribué, à tort, à deux personnes différentes qui ont les mêmes nom, prénom et date de naissance. Dans ce cas, il faut adresser une demande écrite au Secrétariat du Contrôle en y mentionnant les nom, prénom, date de naissance et matricule complet de l'attributaire ainsi que le numéro national qui devra s'y rapporter et celui qui est repris erronément au Répertoire National des Attributaires. Si le numéro national réel n'est pas connu de la Caisse, elle le signalera clairement et un numéro fictif lui sera attribué. Ce numéro fictif est alors renvoyé à la Caisse via sa prochaine bande de mouvements, conjointement avec les numéros fictifs des nouveaux attributaires de la Caisse.
Ainsi chaque Caisse recevra une liste reprenant :
- les numéros fictifs ou numéros nationaux réels à modifier (c'est-à-dire les droits ouverts en faveur d'attributaires qui ont eu leur numéro national ou leur numéro fictif modifié par une autre Caisse) ;
- les numéros fictifs ou numéros nationaux réels modifiés par l'Office l'initiative d'une autre Caisse (c'est-à-dire les droits fermés des attributaires pour lesquels la rectification a été effectuée par une autre Caisse).
Le numéro de la Caisse qui a eu l'initiative de la rectification sera repris sur le document.
