Le premier article du règlement (CE) n°987/2009 du 16 septembre 2009 fixant les modalités d’application du règlement (CE) n°883/2004 portant sur la coordination des systèmes de sécurité sociale détermine la mission des entités qui sont désignées comme organe de liaison par les autorités compétentes d'un Etat. La mission des organes de liaison des Etats membres pour un ou plusieurs secteurs de la sécurité sociale est de répondre aux demandes de renseignements ou d'assistance relatives à l'application des règlements de base et règlements applicables.
FAMIFED, l'organe de liaison belge pour le secteur des prestations familiales :
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répond aux demandes générales d'informations qui sont posées par les organismes de paiement, les instances belges, les organes de liaison des autres Etats membres et par les assurés sociaux eux-mêmes ;
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répond aux questions des organismes de paiement belges sur des dossiers individuels (consulter des bases de données et demander des informations à des organes de liaison étrangers) ;
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répond aux questions des caisses d'allocations familiales étrangères ou organes de liaison des autres Etats membres européens sur des dossiers individuels (contrôler des bases de données et demander des informations aux organismes de paiement belges) ;
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dispose de bases de données qui permettent de répondre à des questions statistiques internes ou externes.
En tant qu'organe de liaison, FAMIFED a reçu plusieurs questions de divers organismes de paiement relatives à l'échange de données entre la Belgique et la Pologne. Les réponses à ces questions se trouvent dans la présente lettre circulaire.
- Structure en Pologne
Au niveau politique, le Ministry of Labour and Social Policy, l'équivalent du SPF Affaires sociales, est compétent. Les 16 bureaux régionaux (ROPS = Regionalne Ośrodki Polityki Społecznej) se situent au niveau décisionnel des prestations familiales et correspondent avec l'organe de liaison et les organismes de paiement belges. Les communes en Pologne gèrent le paiement des prestations familiales. Cela implique l'application pure et simple de la décision du ROPS.
- Echange de données entre les organismes de paiement belges et les ROPS
Les formulaires Exxx et courriers pour l'examen du droit en Pologne ou les courriers concernant des remboursements doivent être envoyés au ROPS compétent et pas à l'intéressé. Vous trouverez la liste actualisée des adresses en annexe.
Les ROPS polonais demandent toujours des données au moyen des formulaires SED. Comme indiqué dans la lettre circulaire 997/78, les réponses doivent être formulées au moyen d'un formulaire SED.
Les organismes de paiement belges peuvent continuer à utiliser les formulaires Exxx s'ils souhaitent demander des informations en Pologne. Afin de pouvoir effectuer une enquête détaillée, nous vous demandons de compléter le mieux possible les formulaires Exxx. Les ROPS polonais demandent que l'assuré social indique toujours son numéro PESEL (l'équivalent de notre numéro de registre national) sur les formulaires. Ils peuvent ainsi effectuer les recherches nécessaires. Si ce n'est pas possible, ils demandent que l'assuré social joigne une copie de sa carte d'identité polonaise à la demande.
Nous soulignons le fait que seuls les ROPS sont compétents pour prendre des décisions dans des dossiers individuels. Ils sont autorisés à remplir les formulaires SED et Exxx, contrairement aux communes. Seul le formulaire E402 peut être envoyé à l'assuré social, mais il doit être rempli par l'école. Sans cachet d'un ROPS, le contenu du formulaire n'est pas valide.
Vous retrouverez le ROPS compétent :
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en demandant à l'assuré social dans quel province habite le demandeur et ensuite en recherchant l'adresse du bureau régional dans la liste actualisée des adresses ;
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en demandant à l'assuré social la dernière adresse connue en Pologne si plus personne ne vit en Pologne et s'il vous faut une attestation de fin de paiement. Sur la base du code postal du dernier domicile connu, vous pouvez rechercher le ROPS compétent via le lien http://kody.poczta-polska.pl .
En Pologne, le droit aux prestations familiales est lié aux revenus. Une enquête sur les revenus ne peut être réalisée qu'à la demande de l'intéressé lui-même. Si celui-ci n'introduit pas de demande, le droit aux prestations familiales polonaises n'est pas examiné. En Pologne, le droit n'existe qu'à partir de la date de la demande (pas d'application du principe de rétroactivité).
Sur la base de l'art. 2, § 3, du règlement CE 987/2009, une demande introduite à une date antérieure en Belgique (peut être valable en Pologne avec effet rétroactif si la caisse d'allocations familiales belge a transféré la demande au ROPS compétent. Le ROPS compétent pourrait alors remonter jusqu'à la date de la demande en Belgique, et ce au plus tôt au 01/05/2010.
L'assuré social doit introduire chaque année une nouvelle demande en Pologne (le formulaire de demande est automatiquement renvoyé chaque année après une première demande). A cet effet, il doit cocher le supplément auquel il pourrait prétendre. Si l'assuré social ne coche pas de supplément, celui-ci n'est pas examiné.
Si l'intéressé n'a introduit aucune demande en Pologne, il est demandé aux organismes de paiement belges de transmettre la demande au ROPS compétent. Vous pouvez ainsi connaître les montants polonais. Le montant polonais doit être déduit des allocations familiales belges.
- Composition de ménage en Pologne
La composition de ménage polonaise ne mentionne que les parents (ou les tuteurs légaux désignés par le tribunal) et les enfants qui résident au même domicile. Les oncles, tantes, grands-parents, ... qui ne sont pas les tuteurs légaux des enfants mais qui habitent au même domicile ne sont pas renseignés. Ils n'influencent aucunement le dossier polonais d'allocations familiales. Si vous avez besoin de ces données, nous vous conseillons de contacter le ROPS compétent.
- Communication de données personnelles au CUF
Le CUF (Centrum Uslug Finansowych) a demandé à FAMIFED d'examiner la possibilité de leur communiquer les données relatives aux dossiers de leurs clients. Le CUF est un organisme qui s'occupe de services financiers. Ils souhaitent également accompagner leurs clients polonais qui travaillent en Belgique dans les dossiers d'allocations familiales.
Sur présentation d'une autorisation expresse donnée par écrit par l'allocataire, les données personnelles peuvent être communiquées à des tiers dans les limites du mandat. L'autorisation que le CUF nous a transmise, dont une copie est jointe en annexe, répond aux conditions pour demander les données du dossier.
Le CUF a également joint un mandat en vue du paiement des allocations familiales sur leur compte. Etant donné que les prestations familiales ne sont pas cessibles, en application de l'art. 1410 § 2 du Code judiciaire, il ne peut être répondu favorablement à cette demande.
