Par la lettre circulaire 996/25 du 4 juin 2002, les organismes d'allocations familiales ont été invités à utiliser un nouveau brevet d'attributaire rédigé dans le cadre d'un protocole passé dans le circuit de paiement élargi au secteur des travailleurs indépendants et de l'ONSSAPL. Un guide de l'utilisateur du brevet avait fourni les précisions nécessaires pour que soit garantie la transmission des données indispensables à la continuité des paiements.
Par la lettre circulaire 996/32 du 14 mars 2003, des précisions ont été apportées afin de supprimer les divergences d'application qui avaient été constatées au terme d'une première période d'utilisation de ce nouveau brevet d'attributaire.
Par la circulaire de l'Office 1348 du 11 février 2004, qui a introduit la procédure relative à l'examen automatique du droit, le guide de l'utilisateur du brevet a été adapté. Ainsi les modalités de transmission du brevet dans l'ancienne procédure et dans la nouvelle procédure y ont été définies De plus, le brevet lui-même a été actualisé en fonction des évolutions réglementataires, à savoir: l'allocation forfaitaire liée au droit de l'enfant placé en famille d'accueil (article 70 ter, LC) et les allocations familiales en faveur des enfants atteints d'une affection et nés après le 1er janvier 1996
(articles 63 et 47, LC).
Par les lettres circulaires 996/50 du 6 juillet 2004 et 997/61 du 16 décembre 2004 des précisions complémentaires relatives à l'implémentation administratives RIP, DMFA, à l'examen automatique du droit et à l'utilisation du brevet ont été apportées.
La lettre circulaire 996/58 du 12 janvier 2006 rappelait les principes essentiels de la transmission du brevet, exposés dans les circulaires évoquées ci-dessus. Le guide de l'utilisateur du brevet d'attributaire avait également été actualisé en tenant compte de l'expérience acquise depuis la diffusion du nouveau brevet et de l'application de l'examen automatique du droit.
La présente circulaire a pour objectif d'adapter la circulaire 996/58 en tenant compte des différentes remarques et demande de précisions faites par les différents organismes de paiements d'allocations familiales.
Les modifications effectuées par rapport à la circulaire précédente sont indiquées en italique.
1. POINTS D'ATTENTION
1.1. Concept de l'examen automatique du droit
L'examen automatique du droit a pour but de faire instruire par la caisse qui octroie les allocations familiales le nouveau droit pour la caisse subséquente.
La philosophie de cet 'examen automatique du droit repose sur le fait que toutes les données socioprofessionnelles et familiales sont accessibles à la caisse d'allocations familiales qui examine le droit. Dès lors, quand il y a lieu d'examiner un droit en faveur d'un enfant pour une période antérieure, c'est la dernière caisse compétente qui doit se charger d'examiner le droit de l'attributaire pour toute cette période antérieure même si plusieurs caisses d'allocations familiales ou attributaires sont concernés .
1.2. Délai d'envoi de l'accusé de réception par e-mail
Le délai d'envoi de l'accusé de réception par e-mail est de 20 jours.
1. 3. Régularisation des allocations familiales suite au brevet envoyé hors délai
Le délai de transmission du brevet est d'un mois à compter de la date de réception des données socioprofessionnelles (DMFA, chômage, maladie,...) (voir guide de l'utilisateur joint à la CO 1348). On considère que la date de réception des données par la caisse se situe 7 jours civils après la date de traitement du message par la BCSS; concrètement le délai de transmission du brevet est donc de 1 mois et 7 jours à compter de cette date de traitement.
(......)
La transmission tardive du brevet par la caisse d'origine sera, au sein de la répartition nationale, sanctionnée par une régularisation entre organismes.(....)
C'est à la caisse subséquente "victime" qu'appartient la faculté de demander la régularisation des paiements quand ce délai est dépassé.
1.4. Application de l'ancienne procédure entre l'ONSSAPL et les organismes de paiements.
Bien que l'ONSSAPL envoie à présent des DMFA propres à son secteur, la procédure de l'examen parla caisse compétente (ancienne procédure) est toujours maintenue entre cet organisme et les caisses d'allocations familiales et l'ONAFTS.
Les organismes d'allocations familiales seront spécialement avertis de la mise en application de l'examen automatique du droit par et vis-à-vis de cet organisme.
1.5. Délai raisonnable pour clôturer la période d'intégration de tous les intéressés.
Dès que le brevet est envoyé à la caisse subséquente, la caisse d'origine doit clôturer l'intégration de tous les acteurs concernés.
(....)
1.6. Délai raisonnable pour clôturer la période de paiement valable au cadastre
Il est rappelé aux organismes de paiements la circulaire II/B/997/52/BI du 7 avril 2003 suivant laquelle l'organisme de paiement d'origine (Caisse A) doit intégrer la date de fin du paiement valable dans le Cadastre, au plus tard le jour de l'envoi du brevet. Pour éviter tout différend, il est essentiel que tous les organismes d'allocations familiales respectent rigoureusement cette règle
1.7. Envoi des informations reçues après l'envoi du brevet
Les données socioprofessionnelles encore reçues après l'envoi du brevet par la caisse d'origine via les flux comme les D042 (prestations de chômage) ne doivent pas être envoyées via le brevet complémentaire à la caisse subséquente. En effet, les informations qui transitent par les flux socioprofessionnels sont également transmises à la caisse subséquente pour la période d'intégration qui la concerne.
Les mutations en provenance du RNPP réceptionnées après l'envoi du brevet ne doivent pas être transmises via un brevet complémentaire étant donné que la caisse subséquente doit consulter la composition de ménage à la réception du brevet (CO 1355).
Par contre, toute autre information réceptionnée en dehors du circuit des flux électroniques par la caisse d'origine ou subséquente (comme les formulaires de contrôle, modèle X,...) après l'envoi du brevet, doivent être portées à la connnaisance de la caisse concernée, via le brevet complémentaire.
1.8. Mention sur le brevet d'un (de)compte(s) bancaire(s) éventuel(s) au nom d'un enfant
Afin de pouvoir informer, à sa majorité, un enfant bénéficiaire qui a été placé et en faveur duquel les allocations familiales ont été versées sur un (des) livret(s) d'épargne, de l'existence de ce(s) livret(s) d'épargne, il y a lieu dorénavant de mentionner sur le brevet même quand cet enfant n'est plus placé ou que le tiers est à nouveau payé à une personne physique, le n° de compte bancaire et l'organisme bancaire concerné. Le module " brevet " a été adapté en ce sens.
Cette nouvelle donnée doit être reprise sur le brevet dans les plus brefs délais à partir du 1er janvier 2007 et au plus tard à partir du 1er avril 2007 pour tous les cas pour lesquels il y a eu au moins un paiement après le 1er janvier 2007 sur un livret d'épargne.
2. RAPPEL DE QUELQUES RÈGLES ESSENTIELLES
2.1. En ce qui concerne la procédure de l'examen automatique du droit (...)
Lorsque l'événement qui déclenche l'envoi du brevet est un flux électronique, le délai de transmission est d'1 mois + 7 jours à compter de la date de traitement par la BCSS (reprise dans le préfixe de chaque message).
Si l'organisme d'allocations familiales initial reçoit plus d'un message DMFA, le délai de 1 mois commence à courir à partir de la date de réception du message DMFA qui est déterminant pour établir le changement de compétence.
Remarques
- DMFA qui déclenche l'envoi du brevet
La procédure d'examen automatique du droit est applicable tant en cas de changement de la situation socioprofessionnelle de l'attributaire qu'en cas de changement d'attributaire prioritaire.
Cependant, en cas de changement d'attributaire prioritaire, la question est de savoir quelle est la DMFA qui déclenche l'envoi du brevet si l'on reçoit une donnée RIP ou DMFA pour un acteur 103 ou 106 (allocataire ou tiers qui peut devenir prioritaire), auparavant sans activité salariée ou assimilée.
Doit-on tenir compte de la DMFA relative au mois de l'événement qui justifie le changement d'attributaire, ou de la DMFA relative au premier jour du trimestre qui suit celui dans lequel l'évènement s'est produit sachant que le changement d'attributaire prioritaire produit ses effets pour autant que la qualité d'attributaire puisse toujours être revendiquée par l'attributaire prioritaire le premier jour du trimestre qui suit l'événement.
Pour autant qu'aucun RIP-out n'ait été réceptionné, le flux qui va déterminer l'envoi du brevet est celui de la DMFA relatif au mois de l'événement qui justifie le changement d'attributaire.
Ainsi, si on reçoit une RIP-in (= évènement) pour un allocataire potentiellement prioritaire, auparavant sans activité salariée ou assimilée, il faut attendre la confirmation du changement de compétence, c'est-à-dire la DMFA du trimestre couvrant la RIP-in (= évènement). En effet, si la DMFA couvrant le trimestre en question ne reprend pas de date de fin d'occupation, cela signifie que la personne est toujours occupée au travail au moins le 1er jour du trimestre suivant.
La caisse doit alors transmettre le brevet d'office à la caisse subséquente dans les délais impartis, soit au plus tard 1 mois et 7 jours à compter de la date de traitement de la DMFA à la BCSS.
La même question se pose en cas de changement d'attributaire quand l'allocataire ou tiers qui devient attributaire est en situation d'attribution. Dans ce cas également, le brevet devra être envoyé un mois et 7 jours après réception du flux D042 ou D046 relatif au mois de l'évènement qui justifie le changement de l'attributaire.
NB : Ce qui précède est valable dans le cadre de la nouvelle procédure d'examen automatique du droit. Si la compétence est transférée vers un organisme envers lequel les caisses appliquent l'ancienne procédure, c'est la RIP ou la réception des flux D042 ou D046 qui déclenche l'envoi du brevet d'office (avec éventuel paiement provisionnel en attendant la quittance).
L'examen automatique du droit implique que l'organisme d'allocations familiales d'origine assure le suivi du dossier dans tous ses aspects, y compris l'établissement et le paiement d'un barème majoré ou d'un supplément social (42bis ou 50ter). Ce n'est qu'au moment où l'organisme d'allocations familiales d'origine possède toutes les données qualifiées confirmant le changement de compétence que le dossier est transféré à l'organisme d'allocations familiales subséquent avec un brevet.
Cependant, dès que la caisse subséquente est en possession du brevet, il lui appartient de vérifier s'il n'y a pas eu d'interruption dans le chômage, en ce compris le mois du transfert.
Exemple: Un enfant majeur quitte le ménage de sa mère salariée pour aller vivre chez son père chômeur dans le courant du mois de janvier. Le changement d'attributaire s'effectuera le 1er avril. La caisse d'origine doit donc examiner le droit de l'attributaire chômeur. Après examen confirmant le droit " chômeur de longue durée", elle envoie le brevet en mars et verse les allocations familiales ainsi que le supplément 42bis pour les mois de février et mars. La caisse d'origine peut dès lors clôturer ses intégrations, ses paiements étant validés sur base des flux en sa possession. Par contre, bien que le mois de mars soit encore payé par la caisse d'origine, c'est à la caisse subséquente qu'appartient l'obligation de s'assurer que l'attributaire n'a pas perdu sa qualité de chômeur durant le mois de mars.
- Procédure en cas de démission de l'employeur
Lorsque l'employeur change de caisse d'allocations familiales, le dossier est immédiatement transmis à la nouvelle caisse de l'employeur. Il ne faut pas attendre le message DMFA. Sur la base des données RIP, on détermine quels attributaires sont (encore) au service de cet employeur et ne se trouvent pas dans une situation neutralisée à la date de prise de cours de la nouvelle affiliation. L'Office confirme le principe figurant dans la CO 1309 du 20 juin 1997. Les brevets sont délivrés dans le courant du premier mois de la " nouvelle " compétence. La caisse initiale paie les allocations familiales pour le mois du transfert (via " consultation attestations reçues "
2.2. En ce qui concerne le complètement du brevet
L'objectif du brevet est de garantir la transmission de toutes les données pertinentes pour le droit aux allocations familiales au départ d'un organisme d'allocations familiales qui les possède (caisse " A ") vers un autre organisme d'allocations familiales qui en a besoin pour reprendre les paiements d'allocations familiales (caisse " B ").
2.2.1 Complètement du brevet en cas d'examen automatique du droit.
Afin de répondre à cet objectif en ce qui concerne l'examen automique du droit, les données pertinentes doivent impérativement concerner l'attributaire de la caisse subséquente.
Les données relatives à l'attributaire de la caisse d'origine ne sont pas pertinentes pour la caisse subséquente.
La rubrique B doit cependant dans tous les cas être complétée.
2.2.2 Complètement exhaustif des rubriques nécessaires à l'examen aut omatique du droit
Toujours pour répondre à l'objectif fixé, le brevet a été conçu en tenant compte de la majorité des situations socioprofessionnelles et familiales des intéressés. Par conséquent, toutes les rubriques ou zones ne doivent pas nécessairement être complétées . Le guide de l'utilisateur précise les rubriques ou zones qui doivent toujours être remplies. Mais dans les cas où il est nécessaire de compléter la rubrique et/ou les zones, il est indispensable de les compléter exhaustivement.
Souvent, en effet, il a été constaté que certaines rubriques n'étaient pas ou pas correctement remplies, notamment :
- Rubrique " attributaire "
Zone: " Constitution et maintien du statut de chômeur de longue durée ".
Quand un chômeur est engagé chez un nouvel employeur, la caisse d'origine doit compléter cette rubrique, soit afin de garantir la période de chômage déjà constituée en cas de constitution du statut de chômeur de longue durée, soit afin d'assurer l'application de la loi d'Hondt.
Les caisses, dans de trop nombreux cas,omettent de répondre à cette rubrique bien que l'attributaire ait été chômeur ou complètent le point relatif à l'acquisition du statut de chômeur en lieu et place du point relatif au maintien du statut de chômeur.
Zone: " contrôles domiciliaires et/ou contrôles par formulaires "
Celles-ci ne doivent, être complétées que si le changement de compétence est la conséquence d'un changement d'attributaire et que ce nouvel attributaire a le statut de chômeur, d'invalide ou de pensionné.
- Rubrique " quatrième acteur " : Cette rubrique doit être complétée dans tous les cas ou il existe un (ou des) quatrième acteur(s).
- Rubrique " divers " : Cette rubrique est prévue pour consigner toutes les informations non reprises sous les différentes rubriques et qui sont susceptibles d'intérêt pour l'organisme subséquent. Dans cette rubrique, il y a lieu également de mentionner les données relatives à une modification de la réglementation ou nouvelle réglementation qui n'est pas encore reprise sur le brevet en attendant une adaptation de celui-ci.
- Les formulaires de contrôle réceptionnés par la caisse d'origine doivent être mentionnés sur le brevet.
Si ces formulaires de contrôle sont réceptionnés après l'envoi du brevet, la caisse d'origine doit en faire part à la caisse subséquente via le brevet complémentaire.
Le formulaire de contrôle doit être envoyé par la caisse qui doit justifier ses paiements. Ainsi si le brevet est envoyé en septembre, c'est encore la caisse A qui doit envoyer le P7 à l'allocataire. De même si le brevet est envoyé dans le courant du dernier mois de stage d'attente, ex. au mois d'avril, c'est encore à la caisse A d'envoyer le P20.
Remarque
Si l'organisme d'allocations familiales subséquent (Caisse B) reçoit un brevet d'office, il doit reprendre le dossier immédiatement. Ce n'est que si le brevet d'office est insuffisant pour reprendre les paiements que l'organisme d'allocations familiales suivant (Caisse B) en informe immédiatement l'organisme d'allocations familiales d'origine (Caisse A), de sorte que ce dernier puisse compléter le dossier et éventuellement entamer ou poursuivre le paiement (provisionnel). Le brevet n'est pas renvoyé pour une question de détail.
2.3. Rappel du brevet
En cas de rappel d'un brevet, un duplicata doit être renvoyé et non un simple rappel.
2.4. Envoi du brevet d'office dans la procédure de l'examen du droit par la caisse compétente (ancienne procédure)
Lorsqu'un organisme envoie un brevet d'office, une date de fin de paiement doit être indiquée si la caisse met fin à ses paiements. Cette hypothèse est celle où la caisse d'origine ne peut payer provisionnellement les allocations familiales. Dans ce cas, aucune quittance ne doit être envoyée par l'organisme.
Si par contre l'organisme d'origine poursuit le paiement provisionnel des allocations familiales, aucune date de fin de paiement ne doit être mentionnée. Dans ce cas, une quittance doit être envoyée par l'organisme subséquent avant que celui-ci ne puisse entamer ses paiements.
L'organisme " A " assure encore le paiement du mois relatif à l'envoi de la quittance.
L'organisme " B " commence ses paiements dès le mois qui suit celui de l'envoi de la quittance.
(.....)
Pour éviter toute interruption dans les paiements, l'organisme d'allocations familiales d'origine doit tenir compte de la date mentionnée sur la quittance pour déterminer la date à laquelle l'organisme d'allocations familiales subséquent reprendra le paiement.
3. Guide de l'utilisateur du brevet
Le guide de l'utilisateur, en annexe, a été adapté en tenant compte de tous les points d'attention, les rappels des règles, les modifications législatives et réglementaires et autres remarques faites par les organismes d'allocations familiales suite à l'application de la nouvelle procédure et la transmission du nouveau brevet.
Dans le brevet lui-même sous la rubrique " enfants bénéficiaires " quatre zones relatives à ont été modifiées, soit pour être en conformité avec des modifications réglementaires, soit pour la clarté de l'information demandée. De plus, une rubrique relative aux enfants bénéficiaires potentiels a été ajoutée et la rubrique relative aux données DMFA et aux données RIP a été supprimée.
Les quatre zones de la rubrique " enfants bénéficiaires " modifiées sont les suivants :
- le statut de l'enfant : une question relative à la nouvelle structure BaMa a été ajoutée.
la zone " étudiant " a été supprimée
- l'enfant handicapé : une information supplémentaire est demandée : l'enfant bénéficiait-il en juillet 2002 du supplément handicapé ?
- le régime de l'autorité parentale : ce cadre a complètement été remanié pour une meilleure lisibilité de l'information ;
- le fondement de la priorité : désormais cette zone ne doit être complétée que si le fondement de la priorité déroge à l'article 64, LC. De plus, un point concernant les conventions européennes ou bilatérales a été ajouté.
Nouvelle rubrique: Enfants bénéficiaires potentiel
Cette rubrique doit être complétée pour tous les enfants bénéficiaires potentiels qui, bien que possédant un statut d'enfants bénéficiaires, ne perçoivent plus d'allocations familiales en raison d'une activité lucrative qui fait obstacle .
Rubrique supprimée: Données DMFA et données RIP.
Dans un souci d'efficacité et dans la logique de l'examen automatique du droit, l'Office insiste pour que ces données ne soient pas revérifiées par la caisse subséquente.
Je vous prie de vous conformer aux directives reprises dans ce guide et d'utiliser désormais le brevet ainsi adapté.
J'attire votre attention sur le fait que cette note de service ne met pas en cause la note de service 996/61/BH du 29/03/2006 ni ne préjudicie à l'examen en cours relatif à une éventuelle nouvelle procédure en prestations familiales garanties.
Cette circulaire qui abroge la circulaire 996/58 du 12 janvier 2006 entre en vigueur à partir du 1er janvier 2007.
