La méthode utilisée actuellement pour mesurer la variable " contrôle sur place " ne donne pas satisfaction pour mesurer la qualité des prestations des caisses d'allocations familiales. La sélection est en effet basée sur les contrôles effectués, et non sur la population à contrôler. La lettre du 19 mars 2003 (réf. II/C/996/33/SVB) a essayé de combler cette lacune.
En prévision de la révision de la CO 1238 concernant la variable " contrôle chez les allocataires et les attributaires ", l'Office tient à fournir des explications claires et précises concernant la manière de compléter l'état des opérations de contrôle (modèle II) et les listes des contrôles à effectuer et effectués qui s'y rattachent.
1) Sélection des contrôles à effectuer
A) Contrôles annuels
Les instructions de la CO 1238 du 20 décembre 1990 seront adaptées à l'évolution de la législation et aux nouvelles méthodes de travail. En attendant cette adaptation, les instructions de cette CO restent applicables pour sélectionner les cas à contrôler. Le premier modèle II de l'année doit être accompagné d'une liste reprenant les numéros de dossier de tous les dossiers devant être contrôlés au cours de cette année.
B) Contrôles des orphelins
Les contrôles à effectuer concernent les nouveaux cas de l'année précédente (contrôle un an après le décès) et les contrôles triennaux à effectuer dans l'année. Le premier modèle II de l'année doit être accompagné d'une liste reprenant les numéros de dossier de tous les dossiers qui seront contrôlés au cours de cette année.
Les dossiers taux 47bis ne doivent plus être contrôlés dans le cadre du contrôle des orphelins. Ils ne doivent donc plus être intégrés dans la population à contrôler, étant donné que le risque a disparu.
2) Modèle II
Il existe aujourd'hui trois grandes catégories de contrôle, à savoir les contrôles annuels, les contrôles des orphelins et les contrôles urgents. Pour des raisons organisationnelles, il n'est pas toujours possible d'effectuer tous les contrôles prévus pour le 31 décembre. C'est pourquoi une nouvelle catégorie est ajoutée, à savoir les contrôles visant à rattraper les retards.
Doivent être repris dans cette nouvelle catégorie des contrôles visant à rattraper les retards, les contrôles qui étaient prévus les années précédentes et qui n'ont pas été effectués, si le dossier est encore actif dans la caisse le 1er janvier de l'année suivante.
Le modèle II a été légèrement modifié pour mettre un terme à toute confusion. C'est pourquoi il faut à chaque fois mentionner par rubrique le nombre de la population totale et le nombre de contrôles à effectuer.
Les modifications suivantes ont été apportées à la première page du modèle II:
- Nombre de dossiers pour lesquels un contrôle s'impose:
Annuellement
- population totale (le nombre doit correspondre aux normes de la CO 1238);
- 10 % à contrôler au cours de l'année (doit correspondre à la liste).
Orphelins
- population totale (nombre total d'orphelins à contrôler);
- nombre à contrôler au cours de l'année (doit correspondre à la liste).
Rattrapage du retard pour les dossiers qui sont encore actifs le 1er janvier
- Ce nombre doit correspondre à la liste.
3) Listes
Il faut établir des listes des catégories contrôle annuel, contrôle des orphelins et retards. Ces listes doivent être annexées à la première déclaration du modèle II, c'est-à-dire à la déclaration du modèle II du premier trimestre.
Sur ces listes, il faut compléter les numéros des dossiers qui doiven t être contrôlés au cours de cette année, et donc pas la population totale.
En ce qui concerne la liste des contrôles visant à rattraper les retards, il convient de prévoir une subdivision en fonction de l'année au cours de laquelle le contrôle aurait normalement dû être effectué (cf. liste des retards).
L'Office a dressé les listes en Excel. Ces listes doivent être utilisées par toutes les caisses. Les caisses éprouvant des problèmes techniques sont toutefois provisoirement encore autorisées à transmettre les listes sur support papier.
Les listes en Excel doivent être envoyées par e-mail à l'adresse: fin.ctrl@rkw-onafts.fgov.be, après quoi elles sont sécurisées de sorte que plus aucune modification ne peut y être apportée. Ces listes sécurisées sont ensuite renvoyées par e-mail, et les caisses doivent indiquer pour chaque trimestre les contrôles qui ont été effectués, et ce, en remplissant la date après le numéro du dossier dans le trimestre correspondant. Les listes complétées doivent être transmises chaque trimestre par
e-mail, avec le modèle II. Ces listes sont alors à nouveau sécurisées et renvoyées à la caisse par
e-mail, de sorte qu'elles peuvent à nouveau être utilisées pour le trimestre suivant.
Pour les contrôles urgents, il suffit de compléter chaque trimestre sur la liste des contrôles urgents, les numéros de dossier et la date à laquelle le contrôle a été effectué.
Pour les contrôles qui ne peuvent plus être effectués, il faut indiquer en regard de ce numéro de dossier sur la liste, la date à laquelle cet élément a été constaté, suivie d'un astérisque (*). Le motif de la non-exécution du contrôle doit être clairement indiqué dans le dossier, de sorte que sa validité puisse être appréciée au moment du contrôle a posteriori de la variable " contrôle sur place ". Il s'agit des cas suivants:
- l'attributaire est décédé;
- l'attributaire a été rayé d'office;
- l'attributaire a déménagé à l'étranger.
Il faut toutefois évaluer cas par cas s'il n'est effectivement plus possible ou s'il n'est plus utile de procéder à ce contrôle. Il s'agit en effet à chaque fois d'un contrôle portant sur le passé. Ce n'est donc pas parce qu'un allocataire passe à une autre caisse que ce contrôle ne doit plus être effectué.
Au moment du contrôle a posteriori de la variable " contrôle sur place ", on examinera si le contrôle n'a pas été effectué pour une raison valable. Dans l'affirmative, cette absence de contrôle ne sera pas sanctionnée. Aucune subvention ne peut être demandée pour les contrôles non effectués.
Vous trouverez ci-joint le modèle II adapté, ainsi que les listes à utiliser.
Cette procédure entre en vigueur le 1er janvier 2004.
