Dans le cadre du contrôle des prestations de gestion des caisses d'allocations familiales (méthodologie DULBEA), et plus particulièrement de la variable " contrôle sur place ", l'Office est régulièrement confronté à la difficulté de sélectionner un échantillon qui garantisse l'équité et respecte le principe de l'homogénéité de la population contrôlée.
Il est d'usage pour les caisses d'allocations familiales d'effectuer sur la première déclaration trimestrielle modèle II un pronostic du nombre de dossiers pour lesquels un contrôle est exigé durant l'année en cours.
En même temps, le modèle II renseigne, par trimestre, le nombre de contrôles réellement effectués pour les trois catégories suivantes :
- le contrôle périodique par sondages selon la norme générale de 10 % par an ;
- le contrôle triennal des dossiers d'orphelins ;
- les contrôles effectués d'urgence.
Etant donné que les contrôles à effectuer mentionnés sur le premier modèle II de l'année ne seront vérifiés que l'année suivante pour ce qui concerne leur exécution et leur qualité, et en vue de mesurer judicieusement la qualité des prestations fournies, je vous prie de vous conformer à quelques règles pratiques:
- à la première déclaration modèle II doit être jointe une liste des contrôles qui doivent être effectués durant l'année, conformément à la CO 1238 du 20 décembre 1990 ;
- à cette liste, il convient d'ajouter les contrôles de l'année précédente qui en raisond d'un retard n'ont pas été accomplis au 31 décembre dans la mesure où la dossier est encore actifs au 1er janvier de l'année en cours.
Vous trouverez en annexe 1 un modèle de listes établies en Excel. Je vous prie d'en faire usage et de les renvoyer par courrier électronique avec le modèle II à l'adresse suivante : fin.ctrl@RKW.fgov.be. Vous trouverez en annexe 2 une version adaptée du modèle II, qui doit être utilisée dorénavant. L'annexe concernant les rapports est supprimée.
A l'Office, ces fichiers seront protégés afin qu'aucun dossier ne puisse plus y être ajouté ou en être supprimé, sauf pour les contrôles urgents. Ces listes protégées seront renvoyées à la caisse qui devera les compléter chaque trimestre en indiquant les contrôles effectués au cours du trimestre et en notant la date du contrôle dans la colonne appropriée de ce trimestre.
Seuls les contrôles effectués qui ont été communiqués avec le premier modèle II de l'année et les contrôles effectués d'urgence seront subventionnés.
Pour la mesure de la qualité dans le cadre de la variable " contrôle sur place ", l'échantillon sera prélévé dans la masse globale des contrôles qui figurent sur la liste jointe à la première déclaration trimestrielle modèle II de l'année, masse à laquelle s'ajouteront tous les contrôles effectués en d'urgence.
