1. Collecte d'informations au moyen du formulaire
1.1. Introduction
A partir de septembre 2007 (année scolaire ou académique 2007-2008), pour les étudiants dans les établissements d'enseignement de la Communauté flamande uniquement (établissements subventionnés et reconnus par les autorités flamandes), les données en matière d'études (inscriptions, radiations, crédits,...) seront transmises aux caisses d'allocations familiales au moyen d'un flux électronique par le biais de la banque de données DTO de la Communauté flamande. Ceci s'applique aussi bien aux étudiants de l'enseignement supérieur (structure BaMa) qu'aux étudiants dans l'enseignement secondaire.
Au cours des contacts avec les établissements d'enseignement, l'Office a souligné qu'il est indispensable pour le bon fonctionnement du secteur des allocations familiales que la transmission des données soit étalée à partir du 15 septembre 2007, ensuite le 15 octobre 2007 et le plus fréquemment possible en novembre 2007, jusqu'au 15 novembre 2007 au plus tard.
Cette innovation a d'importantes conséquences pour le formulaire P7 qui est envoyé chaque année le 5 septembre et par lequel les données relatives aux études étaient jusqu'à présent récoltées sur support papier pour tous les établissements d'enseignement en Belgique.
1.2. Traduction de la double procédure dans le formulaire
Un seul et même formulaire P7 demeure tout d'abord pour les trois Communautés. On ne prévoit pas davantage de différences qui seraient basées sur les caractéristiques régionales en fonction de l'homogénéité ou de l'hétérogénéité des populations d'étudiants.
Une distinction claire et nette est dès lors faite sur le formulaire P7 entre la procédure (a) pour les établissements d'enseignement des Communautés française et germanophone et (b) pour les établissements d'enseignement de la Communauté flamande.
1.3. Adaptations textuelles du formulaire
Le formulaire P7 adapté figure en annexe 1.
La subdivision habituelle du formulaire est maintenue:
1) la première page avec les instructions générales;
2) la feuille d'information;
3) le volet P7-A, partie à compléter par l'intéressé;
4) le volet P7-B, partie à compléter, le cas échéant, par l'établissement d'enseignement.
1.3.1. Première page
Pour éviter tout malentendu, il est déjà fait mention de la double procédure à la première page et, pour les établissements d'enseignement de la Communauté flamande, l'attention est clairement attirée sur le fait qu'une attestation sur papier de l'école, de l'école supérieure ou de l'université ne doit généralement (cf. page 3) pas être fournie à la caisse d'allocations familiales.
Une liste avec une énumération exhaustive des établissements d'enseignement appartenant à la Communauté flamande sera fournie aux caisses d'allocations familiales.
1.3.2. Feuille d'information
La feuille d'information ne subit aucune modification de fond, étant donné qu'il n'y a pas eu de modifications récentes de la réglementation.
1.3.3. Volet P7-A (pages 3 et 4 du formulaire P7)
La structure bien connue consistant à poser une question immédiatement suivie d'une instruction est maintenue.
On a prévu un " routage " clair et précis entre les questions concernant l'enseignement suivi dans les établissements de la Communauté flamande et l'enseignement suivi dans les autres Communautés. Une question est prévue pour le cas où l'enseignement serait suivi dans des établissements appartenant à différentes Communautés. Chaque question s'accompagne d'une instruction adéquate pour l'allocataire.
Chaque formulaire contient la même information, mais le texte et les questions applicables pour la Communauté flamande viennent en premier lieu dans les formulaires en néerlandais, tandis que ce qui est applicable pour les Communautés française et germanophone est d'abord mentionné en français ou en allemand dans les formulaires.
1.3.4. Volet P7-B (page 5 du formulaire P7)
Le contenu de ce volet demeure inchangé. Ce volet est encore très important pour les établissements d'enseignement francophones et germanophones.
Attention!
Pour les établissements d'enseignement de la Communauté flamande, l'attestation sur papier conserve toutefois également sa force probante, à défaut de flux D062. Le cas échéant, le droit aux allocations familiales est tout à fait correctement établi sur la base d'une déclaration authentique sur support papier émanant de l'établissement d'enseignement.
2. Collecte des données au moyen du formulaire P7 selon le type d'enseignement
2.1. Généralités
Pour l'enseignement supérieur et secondaire (général, professionnel ou technique) ou spécial, le flux D062 de la Communauté flamande contient toutes les informations requises pour établir correctement le droit aux allocations familiales conformément à l'arrêté royal du 10 août 2005 (fixant les conditions auxquelles les allocations familiales sont accordées en faveur de l'enfant qui suit des cours ou poursuit sa formation).
Le nombre exact de crédits est communiqué pour l'enseignement supérieur. Pour l'enseignement secondaire, tous les cas communiqués par flux satisfont à la norme de 17 heures de cours.
2.2. Enseignement suivi dans plus d'un établissement, éventuellement dans des établissements de Communautés différentes
Si l'étudiant est inscrit ou suit les cours dans deux établissements d'enseignement ou plus de la même Communauté ou de Communautés différentes, les signaux éventuellement reçus par flux, ou sur support papier en combinaison avec le flux, doivent être regroupés pour établir si la norme de 17 heures (enseignement secondaire) ou de 27 crédits (enseignement supérieur) est atteinte.
2.3. Catégories spéciales d'enseignement ou de formation
L'attention est attirée sur le fait que le flux D062 ne contient pas (encore) de signal pour:
- les cours du soir/l'enseignement de promotion sociale/l'enseignement pour adultes;
- l'enseignement privé;
- la formation de chef d'entreprise (les formations des classes moyennes);
- les formations reconnues;
- les contrats dapprentissage.
Pour ces catégories, les données doivent encore être fournies sous forme d'attestation sur papier. Le formulaire P9 existant reste applicable pour les contrats d'apprentissage. Toutes les données relatives à la formation de chef d'entreprise (avec ou sans stages) sont désormais recueillies au moyen du formulaire P9bis. Le formulaire P9bis adapté vous sera fourni sous peu.
Pour les autres cas, le formulaire P7 contient une rubrique distincte à la page 3 du formulaire.
2.4. Enseignement à temps partiel (professionnel/technique et ordinaire/spécial)
L'enseignement à temps partiel est indiqué avec le code 312 dans le flux D062. Les cas sont soumis à la norme de revenus. Les données obtenues par le biais de messages DMFA ne sont qu'indicatives. Une question relative aux revenus est prévue à la page 4 du formulaire P7.
2.5. Stages dans le cadre de l'enseignement
Dans le flux, les stages sont compris dans les heures de cours ou dans les crédits. Le flux ne contient pas d'informations concernant les revenus perçus pour ces stages. Une question relative aux revenus est prévue à la page 4 du formulaire.
2.6. Année spéciale de thèse
Pour les étudiants qui s'inscrivent pour une année spéciale de thèse (mémoire/travail de fin d'études/thèse) à la fin de la formation de bachelier ou de master ou pour les anciennes structures de formation (en extinction licence, graduat, régentat') de l'enseignement supérieur, les données du flux D062 ne suffisent pas pour déterminer s'il s'agit d'une année spéciale de thèse. Le flux contient uniquement le renvoi à une année au cours de laquelle un diplôme peut être obtenu (" l'année du diplôme ").
Une question distincte est dès lors prévue sur le formulaire P7 (question 1.2.3 à la page 3).
Aperçu de la collecte des données pour l'année de thèse
Théoriquement, les situations donnant droit aux allocations familiales doivent être interprétées comme suit:
La déclaration sur le P7 concernant l'année spéciale de thèse est complétée La rubrique concernant l'année du diplôme est complétée dans le flux Nombre de crédits Droit aux allocations familiales
Oui Oui Au moins 27 Oui
Oui Oui Pas 27 crédits Oui
Oui Oui Non complété Oui
Oui Pas complétée Non complété Non
2.7. Formations de doctorat
Les formations dans le cadre de la thèse de doctorat sont indiquées avec le code 99 dans le flux D062. Si le nombre de 27 crédits est atteint, ces formations donnent en principe droit aux allocations familiales pour toute l'année académique.
Etant donné que ces étudiants travaillent souvent, par dérogation à la procédure prévue dans la CO 1354, par mesure de sécurité, c'est-à-dire pour éviter que des allocations familiales soient payées en faveur d'étudiants préparant un doctorat qui travaillent plus de 240 heures par trimestre, il convient de consulter le registre du personnel (Trivia) ou les messages RIP avant d'octroyer les allocations familiales pour l'année académique 2007-2008. Plus aucun paiement anticipé n'est donc effectué pour les étudiants préparant un doctorat.
2.8. Périodes de vacances
Dans l'enseignement secondaire, les périodes de vacances sont fixées par la Communauté concernée ; dans l'enseignement supérieur, par l'établissement même. Le flux D062 ne contient pas de données à ce sujet. Conformément à l'arrêté royal du 10 août 2005 (relatif aux allocations familiales pour les étudiants), les vacances d'été sont dès lors censées commencer au début du troisième trimestre (le 1er juillet). Dans l'enseignement secondaire, les vacances d'été sont censées prendre fin le 31 août au plus tard et dans l'enseignement supérieur, le 30 septembre au plus tard.
3. Collecte dinformations au moyen du formulaire P7 -Procédures particulières
3.1. Inscriptions par semestre
Dans la procédure actuelle, il est prévu que les inscriptions à partir du 1er février 2008 ne pourront être transmises que durant le troisième trimestre 2008. Les établissements d'enseignement ne transmettront donc pas d'informations électroniques aux caisses d'allocations familiales au cours de la période du 1er février à fin juin 2008. Ceci implique que les inscriptions pour le deuxième semestre, prenant cours le 1er février 2008, ne seront communiquées que dans le courant du troisième trimestre 2008.
Les conséquences sont les suivantes pour le droit aux allocations familiales.
Première hypothèse : l'étudiant est déjà inscrit pour 27 crédits au moins: on continue à payer les allocations familiales.
Deuxième hypothèse : le paiement des allocations familiales est suspendu parce que l'étudiant ne satisfait pas à la norme de 27 crédits. Pour ces cas, à la demande de l'Office, la Communauté flamande a invité les universités et écoles supérieures à délivrer à l'étudiant une attestationd'études avec le nombre de crédits supplémentaires, et ce, pour éviter que la famille doive encore attendre la régularisation plusieurs mois, jusqu'à la réception du message par flux.
Exemple : L'étudiant s'inscrit pour 16 crédits le 20 octobre 2007. La caisse d'allocations familiales reçoit un message électronique à ce sujet le 8 novembre 2007. Il prend une nouvelle inscription pour 12 crédits le 1er février. Dans ce cas, l'université délivre une attestation sur papier pour l'inscription supplémentaire à l'étudiant, qui la transmet à la caisse d'allocations familiales. La caisse d'allocations familiales paie les allocations familiales avec effet rétroactif sur la base de cette attestation (total: 28 crédits).
3.2. Radiation ou diminution du nombre de crédits
Dans la procédure actuelle, tout comme pour les inscriptions (cf. 3.1), la transmission de la radiation/diminution du nombre de crédits après le 1er février n'est également prévue que pour le troisième trimestre de l'année suivante (2008). Ces données seront obtenues de la source authentique, ce qui représente tout simplement une plus-value par rapport à la collecte actuelle des données, dans le cadre de laquelle ces données ne peuvent être obtenues par le biais de formulaires qu'en septembre de chaque année.
L'Office a insisté auprès des établissements d'enseignement de la Communauté flamande pour qu'ils communiquent uniquement, sous la rubrique " Radiation ", le fait que l'étudiant a déclaré à l'établissement d'enseignement qu'il a volontairement mis fin aux études dans le courant de l'année scolaire ou académique. Dans ce cas, les allocations familiales sont accordées jusqu'à la date de la cessation déclarée des études, sans préjudice de l'application de l'article 48, L.C.
Concernant la diminution du nombre de crédits, il a été demandé de ne commu niquer la diminution que lorsque le nombre de crédits n'atteint plus 27, de sorte que le droit aux allocations familiales disparaît.
3.3. Paiement provisionnel
Conformément à la réglementation, on continue à effectuer des paiements à titre provisionnel pour 1 mois, à savoir le mois d'octobre (payé le 10 novembre 2007). A défaut de réception du formulaire/flux pour le 30 novembre, il est mis fin aux paiements à partir du mois de novembre (payé le 10 décembre) (sans préjudice de la procédure de rappel: cf. infra).
3.4. Suspension des paiements
- Pour les étudiants dans les établissements d'enseignement de la Communauté flamande, l'instruction a été modifiée par rapport à l'année dernière. Les parents sont priés de renvoyer immédiatement le formulaire P7-A, soit si l'étudiant a terminé ou arrêté ses études, soit lorsque l'étudiant est inscrit dans un établissement d'enseignement de la Communauté flamande. Le paiement provisionnel du mois d'octobre n'est bien entendu plus effectué lorsqu'un élément constituant un obstacle est communiqué au moyen du formulaire P7-A.
- Les parents d'étudiants dans des établissements d'enseignement de la Communauté germanophone ou française ne doivent renvoyer le formulaire P7-A que dès qu'ils sont en possession de l'attestation d'études sur papier (P7-B). L'instruction à ce sujet figure sur le formulaire P7 et n'a pas été modifiée par rapport à l'année dernière.
A défaut de réception d'un flux ou d'une attestation d'études pour fin novembre 2007 au plus tard, le paiement des allocations familiales est suspendu.
Aperçu schématique pour toutes les Communautés
(PAS REPRIS)
4. Procédure de rappel et de récupération
Il est prévu à la page 8 de la CO 1366 du 16 février 2007 qu'une nouvelle procédure serait élaborée, compte tenu du développement d'un flux avec la Communauté flamande.
4.1. Procédure de rappel
Un double timing est prévu pour entreprendre une action:
La procédure proposée requiert, dans le cadre de la gestion des dossiers, une analyse adéquate des données sur le formulaire P7-A et l'introduction correspondante de codes dans le système de traitement des données, afin de pouvoir faire une distinction suffisante entre les différentes situations qui requièrent un suivi au moyen d'une lettre de rappel. Toutes les rubriques du formulaire P7 sont numérotées en fonction de l'exécution de cette procédure de rappel.
Premier rappel le 5 novembre 2007
Hypothèse 1 : La caisse d'allocations familiales n'a reçu aucun message, formulaire P7 ou flux.
Hypothèse 2 : La caisse d'allocations familiales a reçu le volet P7-A du formulaire, sur lequel il est indiqué, soit que l'enfant étudie dans un établissement d'enseignement de la Communauté française/germanophone (point 1.1 à la page 3 du formulaire P7), soit que l'enfant appartient à l'une des catégories (cf. point 1.2.2 de la page 3) pour lesquelles la Communauté flamande n'envoie pas de messages électroniques.
Dans ces cas, la caisse d'allocations familiales envoie à la famille une lettre de rappel dans laquelle elle demande de fournir l'attestation d'études pour le 25 novembre 2007 au plus tard. Cette lettre indique qu'à défaut d'attestation d'études, le paiement des allocations familiales sera interrompu à partir du mois de novembre.
Ceci signifie concrètement que la procédure actuelle est maintenue pour ces cas.
Si la caisse a uniquement reçu le volet P7-B du formulaire, une attestation d'études ou un message électronique, la procédure de rappel pour le volet P7-A du formulaire commence également à cette date.
Premier rappel le 15 novembre 2007
Hypothèse 3 : La caisse d'allocations familiales a reçu le volet P7-A du formulaire P7 sur lequel il est indiqué que l'enfant étudie dans un établissement d'enseignement de la Communauté flamande (points 1.2.1 et 1.2.3 à la page 3 du formulaireP7).
Pour ces cas, la caisse d'allocations familiales envoie une lettre avec un texte adapté. Elle signale qu'à défaut de message électronique, le paiement des allocations familiales sera interrompu à partir du mois de novembre. Elle signale également à la famille que l'inscription doit être communiquée par voie électronique par l'établissement d'enseignement de l'enfant, compte tenu de l'accord avec la Communauté flamande. L'Office s'engage à prendre contact avec le help-desk de la Communauté flamande pour ces cas. A cette fin, les caisses d'allocations familiales sont priées de transmettre au Département Contrôle les listes des cas de l'hypothèse 3 (c'est-à-dire des cas dans lesquels une déclaration a été faite sur le volet P7-A du formulaire concernant l'enseignement dans un établissement de la Communauté flamande et dans lesquels le flux D062 n'a pas été reçu le 15 novembre), et ce, pour pouvoir prendre contact à ce sujet comme il se doit avec la Communauté flamande.
L'Office s'engage par ailleurs à envoyer en temps opportun une lettre circulaire avec des instructions plus détaillées aux caisses d'allocations familiales et à rédiger les modules de lettres.
4.2. Procédure de récupération
La procédure de récupération sera entamée à partir du 5 décembre 2007, comme c'est le cas à l'heure actuelle.
La procédure a trait tant à la récupération des allocations familiales de l'année scolaire ou académique précédente qui ne sont pas couvertes par les déclarations adéquates qu'au paiement provisionnel pour le mois d'octobre 2007, pour lequel la caisse n'a pas reçu de P7-B/certificat de scolarité/message électronique.
Attention!
Contrairement à ce qui vous a été communiqué pour l'année scolaire ou académique écoulée, à partir de l'année scolaire ou académique 2007-2008, il faudra examiner dans tous les cas si l'étudiant n'a pas interrompu, arrêté ou terminé ses études (cf. question 2 sur le formulaire P7). Ceci signifie que le volet A du formulaire P7 ou une déclaration similaire (de l'établissement d'enseignement par exemple) est désormais indispensable. Il faudra au besoin procéder à un contrôle à domicile, comme prévu dans la procédure exposée dans la circulaire CO 1366, page 9.
5. Contacts avec les établissements d'enseignement de la Communauté flamande
Pour éviter le plus possible les suspensions et lettres de rappel, on a fortement insisté auprès des établissements d'enseignement pour qu'ils respectent le timing pour l'envoi, de sorte que tous les cas (y compris d'étudiants avec session différée ou ayant des parcours d'études individuels) soient transmis avec le dernier envoi du 15 novembre 2007.
