La loi-programme du 27 décembre 2004 a été publiée au Moniteur belge du 31 décembre 2004. Les articles 12 et 22 à 48 concernent le secteur des allocations familiales pour travailleurs salariés.
Les commentaires sur les articles 12, 34 à 42 et 44 à 46 de la loi-programme font l'objet de la circulaire ministérielle n° 588.
La présente circulaire traite des mesures de type technique, organisationnel ou financier, en particulier celles relatives aux statuts des caisses libres d'allocations familiales (voir texte légal en annexe).
CHAPITRE I. MESURES DE TYPE TECHNIQUE, ORGANISATIONNEL OU FINANCIER.
A titre informatif, la finalité des dispositions suivantes de la loi-programme est précisée:
- articles 22 à 33 de la loi-programme: ces dispositions ont trait aux statuts des caisses libres d'allocations familiales (voir ci-après chapitre II);
- article 43 de la loi-programme: cette disposition permet au Roi de déterminer les mentions devant obligatoirement figurer sur les brevets d'attributaire, sans fixation d'un modèle ;
- article 47 de la loi-programme : cet article vise à la réduction des frais de fonctionnement des caisses libres d'allocations familiales;
- article 48 de la loi-programme: cette disposition concerne les moyens financiers complémentaires alloués au FESC.
CHAPITRE II. LES DISPOSITIONS RELATIVES AUX STATUTS DES CAISSES LIBRES D'ALLOCATIONS FAMILIALES
I. CADRE LÉGAL - ENTRÉE EN VIGUEUR DES NOUVELLES DISPOSITIONS - TIMING
Les articles 22 à 33 de la loi-programme actualisent les dispositions des lois coordonnées, relatives aux caisses d'allocations familiales libres, qui constituent une exception à ou un complément de la loi sur les asbl.
Cette actualisation s'impose suite à la modification en profondeur de la loi sur les asbl par la loi du 2 mai 2002. L'arrêté royal du 2 avril 2003 a fixé les phases de l'entrée en vigueur de la loi modifiée sur les asbl, avec le 1er juillet 2003 comme première date d'entrée en vigueur. Toutes les dispositions sont entre-temps entrées en vigueur, mais les associations ayant acquis la personnalité juridique avant le 1er janvier 2004 se sont vues octroyer un délai pour se mettre en règle avec de nombreuses dispositions de la loi sur les asbl. Le délai initial accordé a été prolongé d'un an jusqu'au 31 décembre 2005.
Comme il a été communiqué aux caisses d'allocations familiales, il a été décidé que les statuts doivent être adaptés en une seule opération aux modifications de la loi sur les asbl et aux lois coordonnées, étant donné qu'elles constituent un ensemble. Les nouvelles dispositions des lois coordonnées sont entrées en vigueur le 1er janvier 2005, mais la loi-programme a accordé un délai d'un an pour l'adaptation des statuts des caisses d'allocations familiales tant à la loi sur les asbl qu'aux lois coordonnées.
Il en résulte concrètement pour l'adaptation des statuts ce qui suit
- Les statuts doivent être adaptés dans le courant de 2005 aux nouvelles dispositions de la loi sur les asbl et des lois coordonnées. Compte tenu de l'ampleur de la réforme, il est fortement recommandé que les caisses d'allocations familiales remplacent la totalité du texte existant des statuts par un nouveau texte.
- Les caisses d'allocations familiales doivent déposer les statuts adaptés au greffe du tribunal de commerce dans le courant de l'année 2005.
- Etant donné que les statuts ne peuvent être déposés qu'après leur approbation par arrêté royal, les statuts doivent donc être présentés pour approbation dès que possible et en tous cas avant le 1er juillet 2005.
- Le dossier doit être introduit en même temps auprès du Service public fédéral Sécurité sociale et de l'Office national d'allocations familiales pour travailleurs salariés, de préférence également en version électronique en ce qui concerne les statuts.
- Le dossier doit contenir les pièces suivantes :
1. la convocation pour l'assemblée générale (lettre de convocation individuelle avec ordre du jour ou avis au Moniteur belge et dans 2 quotidiens (art. 21, § 1er, LC));
2. le procès-verbal de l'assemblée générale, y compris le texte adopté et le résultat du vote, ainsi que la liste des présences.
Il en résulte concrètement en ce qui concerne le respect des nouvelles dispositions ce qui suit
Les dispositions de la loi sur les asbl pour lesquelles l'arrêté royal du 2 avril 2003 n'accorde pas de délai devaient déjà être appliquées l'année passée. Les dispositions pour lesquelles un délai a été accordé en décembre 2004 jusqu'au 31 décembre 2005 ne doivent pas encore être appliquées en attendant la modification des statuts.
Les nouvelles dispositions des lois coordonnées entrent en vigueur le 1er janvier 2005.
En attendant la modification des statuts, il ne s'agit ici que d'un nombre limité de dispositions.
II. LES NOUVELLES DISPOSITIONS ET LEUR INTÉGRATION DANS LES STATUTS
Les dispositions des lois coordonnées sont commentées en corrélation avec les dispositions de la loi sur les asbl qu'elles complètent ou auxquelles elles dérogent. Les autres dispositions de la loi sur les asbl sont commentées selon leur importance pour la modification des statuts.
A. Mentions à intégrer obligatoirement dans les statuts
1. Les données minimales énumérées à l'article 2, alinéa 1er, de la loi sur les asbl
En ce qui concerne l'association: la dénomination, la forme juridique (association sans but lucratif), l'adresse du siège de l'association, l'arrondissement judiciaire dont relève l'association, le but et la durée pour laquelle elle a été créée.
Dorénavant l'adresse complète du siège (nom de la rue et numéro de maison, commune et code postal) doit donc aussi être mentionnée ainsi que l'arrondissement judiciaire. L'article 1er de la loi sur les asbl précise que le siège de l'association doit être établi en Belgique.
En ce qui concerne les membres : le nombre minimum, les conditions et les formalités d'admission et de sortie des membres.
En ce qui concerne l'assemblée générale: les compétences, le mode de convocation et le mode de notification de ses décisions aux membres et aux tiers.
En ce qui concerne les administrateurs, les personnes déléguées à la gestion journalière et les personnes habilitées pour représenter l'association: le mode de nomination, la cessation des fonctions et la révocation, l'étendue de leurs pouvoirs et la manière de les exercer (seul/conjointement/en tant que collège), ainsi que la durée du mandat des administrateurs.
La destination du patrimoine en cas de dissolution.
2. Eléments devant être intégrés dans les statuts, conformément aux lois coordonnées, ou parce qu'ils renferment des informations importantes pour les membres:
- la région à laquelle les employeurs doivent appartenir;
- les règles relatives à la démission et l'exclusion de membres (motifs d'exclusion, désignation de l'organe compétent et procédure);
- la cotisation supplémentaire qui peut être demandée aux employeurs affiliés;
- l'assemblée générale: présidence, convocation (par qui, modalités et motifs - dispenses) et prise de décision;
- le droit de consultation par les membres du registre des membres et d'autres pièces (sauf si l'association a désigné un commissaire).
Par ailleurs, il est indiqué de mentionner également les éléments suivants:
- le registre des membres et sa mise à jour;
- la disposition concernant les données à mentionner sur les factures, actes et autres pièces émanant de l'association;
- le conseil d'administration: présidence, convocation et prise de décision;
- les ressources de l'association.
B. Les dispositions de la loi sur les asbl non applicables aux caisses d'allocations familiales (article 20 LC)
L'article 2, alinéa 1er, 8°, de la loi sur les asbl, sur la base duquel le montant maximum de la cotisation complémentaire devait être mentionné dans les statuts, n'est dorénavant plus applicable compte tenu de la modification de l'article 94, § 8, LC (voir plus loin).
L'article 2ter de la loi sur les asbl
Tous les membres d'une caisse d'allocations familiales doivent avoir la possibilité de participer au fonctionnement de l'association au moyen de l'assemblée générale. Dès lors, les caisses d'allocations familiales ne peuvent créer la catégorie de membres adhérents. Il s'agit en effet de membres dont les droits et obligations sont fixés, selon l'article 2ter de la loi sur les asbl, par les statuts et non pas par la loi sur les asbl.
A cet effet, l'article 2ter de la loi sur les asbl n'est pas rendu applicable aux caisses d'allocations familiales et l'article 20bis LC dispose que les droits et obligations fixés par la loi sur les asbl sont applicables à tous les membres de l'association. Il en résulte essentiellement que tous les membres des caisses d'allocations familiales font partie de l'assemblée générale et ont dès lors droit de vote.
L'article 12, alinéas 1er et 2 de la loi sur les asbl, qui traite de l'exclusion des membres, n'est pas applicable, comme auparavant, vu les règles spécifiques de l'article 38 LC (voir plus loin).
Etant donné que les caisses d'allocations familiales sont, conformément à l'article 20, alinéa 1er, LC, nécessairement des associations sans but lucratif et qu'elles ont un objet strictement légal, elles ne peuvent se transformer en des sociétés à finalité sociale (articles 26bis à 26septies de la loi sur les asbl).
C. Les membres de l'association
1. Qualité de membre, démission et exclusion
Comme il a déjà été précisé plus haut, tous les membres de l'association font partie de l'assemblée générale, de sorte que tous les membres sont des membres effectifs.
L'article 38, § 1er, LC règle la démission donnée par les membres qui ont la qualité d'employeur affilié. Cette démission ne peut être donnée endéans les 4 années suivant l'affiliation. L'employeur doit respecter un délai de préavis de 30 jours minimum. La démission produit ses effets à la fin du trimestre au cours duquel le délai de préavis se termine.
L'article 38, § 2, LC a trait à l'exclusion de (tous) les membres par la caisse d'allocations familiales. Ils peuvent être exclus lorsqu'ils ne paient pas la cotisation complémentaire qui serait demandée en application de l'article 94, § 8, LC ou dans les autres cas prévus par les statuts. Les statuts doivent donc mentionner les motifs d'exclusion pour tous les membres.
Dorénavant, l'exclusion des membres peut uniquement être décidée par l'assemblée générale ou par le conseil d'administration. Les statuts doivent désigner un de ces deux organes.
Le membre concerné doit être invité au préalable afin d'être entendu par l'organe compétent. L'exclusion lui est notifiée par lettre recommandée.
2. Le registre des membres et le droit de consultation (article 10 loi sur les asbl et article 22ter LC)
Le registre des membres comporte une série de mentions obligatoires pour chaque membre. Il est tenu par le conseil d'administration au siège de l'association.
Compte tenu de la fluctuation relativement importante du nombre de membres des caisses d'allocations familiales et de la sanc tion prévue en cas de non-respect de l'obligation, il est dérogé au délai bref de 8 jours fixé dans la loi sur les asbl, dans lequel le registre doit être adapté à l'admission, à la démission ou à l'exclusion d'un membre. Le délai d'adaptation est prolongé à 30 jours suivant la date d'entrée en vigueur de l'admission, de la démission ou de l'exclusion.
Les membres ont un droit de consultation du registre des membres, ainsi que de tous les procès-verbaux et décisions de l'assemblée générale, du conseil d'administration, des personnes investies d'un mandat (exerçant une fonction dirigeante ou non) et de tous les documents comptables. Si l'association a désigné un commissaire, ce droit de consultation n'est pas applicable (article 10, alinéa 2, in fine, loi sur les asbl, comme ajouté par la loi du 9 juillet 2004).
3. La cotisation complémentaire (article 94, § 8, LC)
Les statuts ne peuvent dorénavant plus fixer le montant maximum de la cotisation complémentaire. En effet, la cotisation complémentaire doit combler le déficit total qui serait dû à l'insuffisance de la réserve administrative. L'article 2, alinéa 1er, 8°, de la loi sur les asbl a ainsi été rendu non applicable aux caisses d'allocations familiales. Par ailleurs, le mode de calcul de la cotisation complémentaire a été fixé.
D. L'assemblée générale
1. Matières pour lesquelles une délibération de l'assemblée générale est requise
La nécessité d'une délibération de l'assemblée générale pour la création des sièges administratifs et des succursales a été intégrée dans l'article 22, § 2, LC. Voir par ailleurs la note de base de page n° 19.
2. La convocation pour l'assemblée générale et la prise de décision
a. La convocation pour l'assemblée générale et l'ordre du jour
Le conseil d'administration convoque l'assemblée générale entre autres lorsque au moins 1/5 des membres le demande (article 5 loi sur les asbl). Chaque proposition signée par au moins 1/20 des membres est portée à l'ordre du jour (article 6, alinéa 1er, loi sur les asbl).
L'ordre du jour est joint à la convocation. L'assemblée générale ne peut décider au sujet d'un point qui n'est pas inscrit à l'ordre du jour. Les statuts peuvent toutefois déroger à cette règle.
Comme auparavant, il ne peut être décidé au sujet d'une modification des statuts si les modifications ne sont pas indiquées dans la convocation qui contient l'ordre du jour
(article 8, alinéa 1er, loi sur les asbl). Il en va de même pour la dissolution de l'association (article 20 loi sur les asbl). Il ne peut pas non plus être dérogé à l'ordre du jour lorsqu'il est fait usage de la dispense de convocation (voir point b).
b. Qui est convoqué et de quelle manière?
Tous les membres de l'association font partie de l'assemblée générale et sont convoqués individuellement à l'assemblée générale. Cette convocation doit dorénavant se faire au moins 8 jours à l'avance (article 6, alinéa 1er, loi sur les asbl).
Première exception pour les associations qui comptent plus de 2.000 membres (article 21, § 1er, LC)
Comme auparavant, la convocation individuelle pour tous les membres de l'association peut être remplacée par une convocation publiée au Moniteur belge et dans deux quotidiens publiés dans la province où le siège de l'association est établi. Dans ce cas, la convocation doit se faire au moins 14 jours à l'avance.
Deuxième exception pour l'assemblée générale ordinaire annuelle (article 21, § 2, LC)
Une convocation n'est dorénavant plus nécessaire pour l'assemblée générale ordinaire annuelle, à condition que le lieu et la date (par ex. tous les premiers jeudis du mois X, à heure fixe) soient mentionnés dans les statuts.
Lorsqu'il est fait usage de la dispense de convocation, il ne peut être décidé à l'assemblée générale de la modification des statuts ni d'un point qui ne figure pas à l'ordre du jour.
Etant donné que la non-convocation signifie que l'ordre du jour n'est pas non plus rendu public, il est prévu que les membres peuvent obtenir l'ordre du jour au moins 14 jours à l'avance. Les statuts doivent donc accorder un délai de 14 jours (ou plus).
Chaque caisse d'allocations familiale a le choix de reprendre ou non la dispense de convocation dans ses statuts. Si elle choisit de la mentionner, elle doit, à titre d'information de ses membres, reprendre la règle complète de dispense de convocation dans ses statuts.
c. Droit de vote et prise de décision au sein de l'assemblée générale
i. Le droit de vote (article 7 loi sur les asbl et article 22bis, § 1er, LC)
En règle générale, chaque membre de l'association dispose d'une voix au sein de l'assemblée générale. Toutefois, les statuts peuvent y déroger. Ils peuvent dorénavant accorder, aux
conditions suivantes, un droit de vote multiple aux employeurs affiliés :
- une voix supplémentaire peut être accordée par 50 attributaires ou plus, du chef duquel des allocations familiales étaient effectivement dues au 31 décembre du dernier exercice
clôturé, avec un maximum de 24 voix supplémentaires par employeur affilié;
- la caisse d'allocations familiales ne peut faire de distinction entre les employeurs affiliés auprès d'elle.
Lorsqu'une caisse d'allocations familiales prévoit dans ses statuts qu'une voix supplémentaire est accordée par 100 attributaires, avec un maximum de 19 voix supplémentaires, cette règle doit donc être applicable à l'ensemble des employeurs affiliés auprès d'elle.
Les caisses d'allocations familiales dont les statuts prévoient actuellement un droit de vote multiple non conforme aux nouvelles règles doivent adapter leurs statuts sur ce point.
ii. Le système de mandats (article 6, alinéa 2, loi sur les asbl et article 22bis, § 2, LC)
Chaque membre peut se faire représenter à l'assemblée générale. L'article 22bis, § 2, LC précise qu'il doit s'agir d'un mandat écrit et que celui-ci peut (uniquement) être donné à un autre membre. Le nombre de mandats par membre est limité à 5.
Les caisses d'allocations familiales dont les statuts prévoient actuellement un système de mandats non conforme aux nouvelles règles doivent adapter leurs statuts sur ce point.
iii. Le quorum de présence (articles 8, alinéas 1er et 4, et 20 loi sur les asbl)
Comme précédemment, un quorum de présence d'au moins 2/3 est exigé pour la modification des statuts et la dissolution de l'association. La loi sur les asbl précise qu'il faut également tenir compte du nombre de membres représentés. Si le quorum n'est pas atteint, une seconde assemblée générale doit être convoquée, qui pourra délibérer valablement quel que soit le nombre des membres présents ou représentés. Cette deuxième assemblée générale ne peut pas être tenue dans les 15 jours suivants et sa décision ne doit plus être homologuée par le tribunal.
Comme précédemment, le quorum de présence n'est pas exigé pour une modification des statuts, lorsque l'association compte plus de 500 membres (article 22, § 1er, LC).
iv. Les majorités spéciales (articles 8, alinéa 2, et 20 loi sur les asbl)
En règle générale, une majorité simple des membres présents ou représentés suffit, mais les statuts peuvent y déroger. Dans les cas suivants, une majorité spéciale est en tout cas exigée:
- 2/3 des voix sont, comme précédemment, nécessaires pour la modification des statuts;
- 4/5 des voix sont dorénavant nécessaires en cas de dissolution de l'association.
E. Le conseil d'administration
L'article 13 de la loi sur les asbl a été modifié en profondeur.
1. Composition
Le conseil d'administration est composé de 3 personnes au moins. Le nombre d'administrateurs doit toujours être inférieur au nombre de personnes qui sont membres de l'association.
2. Compétences
Le conseil d'administration gère les affaires de l'association et la représente dans tous les actes judiciaires et extrajudiciaires. En outre, il a tous les pouvoirs qui ne sont pas expressément
réservés par la loi à l'assemblée générale. Les statuts peuvent limiter les pouvoirs du conseil d'administration sans que cette limitation soit opposable aux tiers.
F. La représentation et la gestion journalière (articles 13, alinéa 4, et 13bis loi sur les asbl)
La loi sur les asbl traite à présent également de l'organe de représentation et de l'organe de gestion journalière. Les statuts peuvent déléguer la représentation judiciaire et extrajudiciaire de l'association à une ou plusieurs personnes, administrateurs ou non, membres ou non de l'association. La même règle vaut pour la gestion journalière de l'association et la représentation au sujet de cette gestion. Ces délégations sont en règle générale opposables aux tiers conformément aux prescriptions de l'article 26novies, § 3, de la loi sur les asbl.
G. Les formalités de publicité (articles 26novies loi sur les asbl et art. 22quater LC)
1. Le dépôt du dossier au greffe du tribunal de commerce
L'article 26novies, § 1er, de la loi sur les asbl énumère les documents que doit contenir le dossier que chaque association doit déposer au greffe. Il s'agit entre autres des statuts et du registre des membres.
En ce qui concerne le dépôt des statuts, il s'agit du texte initial ainsi que des modifications ultérieures accompagnées du texte coordonné des statuts après la modification.
En ce qui concerne le registre des membres, il s'agit de la copie du registre tenu au siège de l'association. Contrairement au registre original, ce régistre ne doit être actualisé qu'une fois par an (dans le mois suivant la date anniversaire du dépôt).
2. La publication aux annexes du Moniteur belge
Pour la plupart des pièces du dossier, le dépôt au greffe ne suffit pas. Conformément à l'article 26novies, § 2, de la loi sur les asbl, elles doivent également être publiées par extrait aux annexes du Moniteur belge.
Une exception est toutefois prévue pour les caisses d'allocations familiales, en ce qui concerne les modifications des statuts. Compte tenu de la publication au Moniteur belge de l'arrêté royal portant approbation de la modification des statuts avec, en annexe, la modification des statuts, les modifications apportées aux statuts ne doivent pas être publiées aux annexes du Moniteur belge.
Les pièces qui doivent être rendues publiques sont opposables aux tiers à partir de la date de dépôt du dossier, si le dépôt suffit, ou à partir de la date de publication aux annexes du Moniteur belge, si cette publication est également exigée. Une exception est toutefois prévue pour les caisses d'allocations familiales, en ce qui concerne les modifications des statuts: elles sont opposables aux tiers à partir de la date de publication de l'arrêté d'approbation au Moniteur belge.
H. La dissolution et la liquidation de l'association (article 22 loi sur les asbl)
Les règles en matière de convocation et de prise de décision, applicables lorsque l'assemblée générale décide la dissolution de l'association, ont déjà été exposées plus haut.
L'assemblée générale, qui décide la dissolution, nomme en même temps un ou plusieurs liquidateurs et fixe leurs pouvoirs et, le cas échéant, leur rétribution, à défaut d'une disposition statutaire réglant ces points. La destination de l'actif est, à défaut d'une disposition statuaire, fixée par l'assemblée générale. L'affectation doit se rapprocher autant que possible du but pour lequel l'association a été constituée.
