Par lettre-circulaire D/997/25 du 15 juin 1995, vous avez été informés de la mise en application du système des mailboxes, opérationnel depuis le premier septembre 1995.
Les principes de base qu'elle énonce restent toujours valables mais certaines modifications ont été apportées, principalement pour répondre aux demandes des utilisateurs, mais également en raison d'adaptations techniques de programmation à la BCSS.
Les modifications commentées dans la première partie de la présente lettre-circulaire sont de deux ordres. Elles se situent, d'une part dans la distribution aux Caisses par l'Office, d'autre part dans le contenu des messages.
Le changement majeur apporté aux messages se situe au niveau de l'introduction des codes INS des rues et des communes/pays. La seconde partie du présent document sera donc consacrée à la transmission de ces codes.
I. MODIFICATIONS APPORTEES AU SYSTEME DES MAILBOXES
A. Distribution des messages
Jusqu'à présent, les messages sont orientés vers les caisses suivant le schéma suivant:
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mutation à une des données signalétiques (00R et 010R):
envoi à toutes les caisses qui connaissent ou ont connu la personne comme acteur d'un dossier, sauf si le dossier est archivé au RNAF, auquel cas l'Office procède lui-même à la mise à jour des données reprises au R.N.A.F.
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tous autres types de mutations:
envoi à la caisse qui est compétente au moment de la date de prise de cours de cette mutation et aux caisses qui sont compétentes ultérieurement.
Désormais, les mutations qui ne portent pas sur une des données signalétiques seront envoyées uniquement à la dernière caisse compétente, que le droit y soit actif ou éteint. Cette caisse aura la responsabilité de communiquer l'information à la (aux) caisse(s) compétente(s) antérieurement à son intervention, dans la mesure où cette information est relevante pour elle(s).
Pour ce qui concerne les mutations à une des données signalétiques, nous travaillerons comme par le passé puisqu'il est indispensable que le RNAF soit mis à jour.
Nous avons observé un manque de régularité dans la transmission des informations ainsi qu'une multiplication du nombre de supports (jusqu'à 3 traitements en 2 jours). Nous avons à nouveau insisté auprès de la BCSS pour qu'elle respecte le planning prévu et procède éventuellement au groupement des données avant d'effectuer leur traitement, de sorte que l'Office ne doive transmettre aux caisses qu'un seul support magnétique par semaine.
A ce propos, nous insistons sur le fait qu'un support magnétique peut comprendre tous les types de mailboxes, qu'il s'agisse de messages en provenance du RNPP comme ceux qui font l'objet de la présente lettre-circulaire, de messages en provenance des organismes de paiement d'allocations de chômage comme ceux visés dans les lettres-circulaires D/997/27 et 28 ou encore, dans le futur, d'autres messages faisant l'objet de flux nouveaux via la BCSS.
B. Contenu
Différentes modifications ont été apportées au contenu des avis de mutation. Les annexes techniques I et II jointes au présent document - la première relative au traitement des avis de mutation transmis sur support magnétique, la seconde à leur impression - intégrent l'ensemble de ces modifications. Elles annulent et remplacent donc les précédentes, annexées à la lettre-circulaire D997/25 déjà citée.
Voici la liste des changements intervenus:
- Intégration du code INS-rue dans les messages suivants:
- 020R: Changement d'adresse
- 140H: Modification dans la composition de ménage
- Intégration du code INS-commune/pays dans les messages suivants:
- 031R: Changement de nationalité
- 140H: Modification dans la composition de ménage
- 150R: Décès
- 900M: Modification de l'adresse du lieu de résidence principal
- Communication d'un message de mutation vide:
Il s'agit en fait de l'annulation d'un message précédent ayant trait au même objet. Il figure dans les messages suivants:
- 022R Changement de l'adresse du lieu de résidence à l'étranger
- 023R Modification de l'adresse postale à l'étranger
- 031R Changement de nationalité
- 120R Modification de l'état civil
- 140H Modification dans la composition de ménage
- 150R Décès
II. INTRODUCTION DES CODES INS RUES ET COMMUNES/PAYS
A. Fichier de base
L'Office vous fera parvenir dans les prochaines semaines, sur bande ou disquette suivant le type de support magnétique généralement utilisé par votre organisme, les fichiers reprenant l'ensemble des codes INS rues et ceux des communes/pays. Ils feront l'objet de deux envois séparés. Les supports seront prélevés sur le stock constitué pour les fichiers mailboxes. Nous vous demandons dès lors de bien vouloir renvoyer à ce moment deux supports vierges pour reconstituer le stock en question.
Les annexes techniques II et III jointes au présent document vous permettront de traiter les fichiers puiqu'elles reprennent la structure des enregistrements, respectivement pour les codes INS rues et communes/pays.
B. Mises à jour
Les mises à jour des codes INS communes/pays (peu fréquentes) sont spontanément communiquées par la BCSS. Nous vous les ferons parvenir au fur et à mesure de leur réception.
En revanche, celles des codes INS rues ne nous sont jamais communiquées. Nous nous proposons dès lors de susciter une mise à jour semestrielle et de vous en faire part au même rythme.
Il faut noter que les fichiers de mises à jour ne seront pas constitués uniquement des modifications ou ajouts éventuels mais qu'il s'agira toujours d'un fichier complet qui annule et remplace le précédent. Il sera accompagné, le cas échéant, d'une liste sur papier reprenant les changements intervenus.
III. DATE D'ENTREE EN VIGUEUR
Les messages de mutations seront dès le 1er avril 1997 structurés suivant le schéma commenté ci-avant.
