Lors des réunions des 18 et 19 mars derniers, les responsables des Caisses ont pu constater l'état d'avancement des travaux du R.N.A.F. et apprécier les services que le raccordement par le réseau secondaire intermédiaire est susceptible de leur rendre dans la suite. Ils ont assuré l'Office de leur entière collaboration dans la mise en place rapide du nouveau répertoire qui doit assurer dès le 1er juillet l'intégration de tous les acteurs de dossiers d'allocations familiales à la Banque Carrefour de la Sécurité sociale. Cela est indispensable pour avoir accès au registre national des personnes physiques auquel il faudra désormais s'adresser pour obtenir les données d'état civil légales que, conformément aux dispositions de l'article 173quater des lois coordonnées, les organismes de notre régime ne pourront plus demander directement aux administrations communales.
Tout est mis en oeuvre tant à la Banque Carrefour qu'à l'Office National pour travailleurs salariés pour que les opérations techniques se déroulent correctement.
Ci-après vous trouverez le calendrier des travaux prévus d'ici fin décembre, des compléments d'information générale à la lettre circulaire numéro 997/19 ainsi que la première instruction technique, avec divers compléments, qui forment l'annexe n°1 à la présente circulaire. D'autres annexes à la circulaire vous parviendront successivement en temps utile sous la même référence 997/20 (annexes 2 et 3).
Calendrier des opérations
1. Le vendredi 18 juin, le C.T.I. de l'Office devra être en possession des supports magnétiques reprenant tous les attributaires, allocataires et enfants des dossiers actifs au 1er juin pour chaque caisse. Sur cette base, et non à partir du R.N.A., un R.N.A.F. statique sera constitué.
Pour garantir la bonne conformité de l'opération, les caisses sont tenues de fournir des bandes tests répondant au format décrit dans l'annexe ci-jointe, le plus rapidement possible, et au plus tard pour le vendredi 4 juin.
La dernière mise à jour du R.N.A. sera celle portant le numéro 24 (semaine du 11 au 17 juin).
2. Le jeudi 1er juillet, le R.N.A.F. sera intégré au répertoire des références de la Banque Carrefour. Le C.T.I. de l'Office réceptionnera et transmettra alors les premiers mailbox. Ceux-ci devront être traités sur base des instructions qui vous auront été envoyées entretemps (deuxième annexe technique qui vous parviendra
ultérieurement).
3. Au début d'août, s'appuyant sur le R.N.A.F. constitué en juin, on tirera, sur papier, une première liste de cumuls constituée d'après la situation des enfants dans le régime (l'application ne deviendra régulière et complète qu'à partir de décembre de cette année).
4. Au 1er octobre, les mises à jour devront être opérationnelles. En attendant que toutes les précisions voulues vous soient communiquées (par une troisième annexe technique à paraître) on aura noté que le R.N.A.F. ne fonctionnera, initialement, que de façon statique.
Considérant les enseignements de l'expérience du R.N.A., nous conseillons fortement qu'il soit tenu compte, dans la programmation, de la possibilité de rechargements complets éventuels.
Spécifications générales
1. Le matricule R.N.A.F. sera constitué:
- du numéro de la caisse;
- du numéro du dossier réel propre à la caisse;
la référence d'un bureau interne à un organisme sera reprise à part, au titre d'information complémentaire (voyez la table d'identification desdits bureaux dans l'annexe; vous voudrez bien vérifier les informations vous concernant).
2. L'orphelin aura la qualité d'enfant bénéficiaire, et l'attributaire sera celui des parents dont la carrière ouvre le droit aux allocations familiales sur base de l'article 56bis.
3. Nous confirmons l'obligation, pour assurer l'intégration à la B.C.S.S., de reprendre pour tous les acteurs d'un dossier, y compris l'allocataire, les dates de début (et de fin) de paiement.
Il est confirmé qu'on ne retiendra pas d'indications concernant les allocations de naissance ou les primes d'adoption aux premiers stades du R.N.A.F.
4. Nous avons pu réunir les éléments concernant l'archivage des dossiers dans les différents répertoires des caisses.
Les directives à propos du traitement qui y sera réservé dans le R.N.A.F. vous parviendront en même temps que celles consacrées à la mise à jour (voir troisième annexe technique prévue au calendrier).
5. Nous avons renoncé à la notion d'institution et d'allocataire personne morale dans le R.N.A.F.
Lors de consultations à l'écran on pourra ainsi lire la mention "pas d'allocataire renseigné au R.N.A.F. pour ce dossier", ce qui doit être compris comme l'absence de personne physique en tant qu'allocataire dans ce dossier.
6. Nous subdiviserons la qualité d'enfant bénéficiaire entre les enfants placés au sens de l'article 70, L.C. et les autres.
A l'écran les nom et prénom de l'enfant placé seront précédés d'un signe en forme d'étoile.
7. La gestion des numéros fictifs (dont vous trouvez la description dans l'annexe qui suit) sera laissée à la responsabilité des caisses. Toutefois, il y a lieu de maintenir le premier numéro fictif décerné dans le cadre du R.N.A.F. à l'acteur d'un dossier et cela aussi longtemps qu'un numéro B.C.S.S. ou que le numéro national correct n'aura pas été décerné : on s'en tiendra à ce premier numéro fictif même s'il arrivait que le dossier doive être transféré auprès d'un autre organisme.
La solution, à terme, est de demander un numéro B.C.S.S. pour tous les cas n'étant pas identifiés par un numéro du registre national.
8. Tout n'est pas encore déterminé pour le traitement des mises à jour.
Nous pouvons cependant vous faire part d'une modification importante qui va être introduite au niveau des contrôles préalables.
En effet, les envois de supports magnétiques ne comportant qu'une faible proportion de fautes de syntaxe (le seuil reste à déterminer) pourront être acceptés sans autre intervention, de façon à ne pas retarder l'intégration de l'ensemble des personnes reprises sur ces supports. Néanmoins, les mouvements à syntaxe incorrecte seront bien rejetés, au même titre que les incohérences par rapport aux données figurant au R.N.A.F. et devront faire l'objet d'une enquête systématique pour déterminer l'origine de ces anomalies. Une seule liste reprendra l'ensemble de ces rejets.
Erratum du 4 mai 1993
Page 2, Calendrier des opérations, point 1, alinéa 3, il convient de remplacer le texte existant par celui qui suit:
"La dernière mise à jour du R.N.A. sera celle portant le n° 22- semaine du 28 mai au 3 juin. Les enquêtes de cumul seront tirées une dernière fois et les résultats vous seront communiqués pour la mi-juin."
