Conformément à la lettre circulaire 997/15 du 17 avril 1992, tous les attributaires, tous les allocataires et tous les enfants bénéficiaires du régime des travailleurs salariés seront repris dans le Répertoire national des allocations familiales (R.N.A.F.).
Dans ce contexte, une reprise massive du numéro du Registre national est nécessaire. Celle-ci s'opère en deux phases :
- par la recherche phonétique du numéro national des allocataires et des enfants bénéficiaires, et éventuellement des attributaires qui portent encore un numéro fictif dans le R.N.A. ;
- au moyen d'extraits du registre de la population qui reprendront le numéro national des personnes dont le numéro n'est pas encore connu après la phase précédente.
La première partie, la recherche phonétique, a déjà été effectuée et les réponses en ont été communiquées aux diverses caisses au cours du mois de mai ou de juin 1992.
A présent, il faut passer à la demande d'extraits du registre de la population. Ces extraits, qui reprennent notamment le numéro national de tous les membres du ménage, seront obtenus à partir du numéro national de n'importe quel membre de ce ménage.
Avant de pouvoir demander des extraits du registre de la population, chaque caisse doit désigner un responsable pour cette application. C'est pourquoi le formulaire ad hoc (voir annexe 3) doit être renvoyé dûment complété et signé au secrétariat du Contrôle pour le 20 novembre 1992 au plus tard.
Les caisses doivent alors faire parvenir à l'Office un ou plusieurs supports magnétiques reprenant les numéros nationaux au moyen desquels ils souhaitent obtenir un extrait du registre de la population. Les instructions techniques à ce sujet figurent en annexe 1. Chaque support magnétique doit être accompagné d'un bordereau, suivant l'exemple qui figure en annexe 2.
Les caisses qui utilisent des bandes magnétiques sont priées de joindre une bande vierge supplémentaire à chaque bande qui contient les demandes.
Pour plus de sûreté, il est recommandé de prendre une copie de sauvegarde de chaque fichier de demandes avant d'envoyer celui-ci (ceux-ci) à l'Office.
Avant qu'un fichier de demandes soit transmis à la Banque-carrefour, sa validité sera contrôlée par l'Office. Si un fichier contient 5 % d'enregistrements fautifs ou plus, tout ce fichier sera renvoyé à la caisse concernée pour correction.
Après le traitement des demandes par le Registre national, les réponses seront communiquées aux caisses compétentes sur un ou plusieurs supports magnétiques. Ces réponses devront être traitées par les caisses mêmes et contiendront notamment les renseignements suivants, utiles à la gestion du dossier :
- Renseignements concernant le ménage :
- numéro national du chef de ménage
- nom et prénoms du chef de ménage
- adresse complète
- nombre de membres du ménage.
- Renseignements concernant chaque membre du ménage :
- date d'entrée dans le ménage
- situation dans le ménage (p. ex. conjoint, fils, fille,...)
- numéro national
- nom et prénoms.
Vous trouverez en annexe 1 les instructions techniques et une description détaillée des renseignements fournis.
Les caisses doivent introduire dans leurs fichiers les numéros nationaux qui auront été obtenus au moyen de ces extraits.
Important : les numéros nationaux de tous les attributaires encore repris sous un numéro fictif dans le R.N.A. doivent être mis à jour à l'aide du code D.
Addendum
Addendum du 6 juillet 1995
Addendum du 23 janvier 1996
