Première partie : Reprise massive du numéro d'identification national des personnes physiques
La lettre circulaire 997/4 vous a décrit le déroulement des étapes prévues lors de la reprise massive du numéro d'identification national des attributaires, des allocataires et des enfants bénéficiaires, en vue de la création du Répertoire national des Allocations familiales (R.N.A.F.).
INTRODUCTION
L'Office a donc envoyé au Registre National des personnes physiques, via la Banque-carrefour de la sécurité sociale les bandes magnétiques contenant les interrogations phonétiques des attributaires repris au Répertoire National des Attributaires (RNA) et pour lesquels le numéro national était inconnu.
Ces interrogations ont donné lieu à trois types de réponses :
- les individus identifiés de manière unique au Registre National;
- les individus identifiés de manière non unique : questions qui ont donné lieu à plusieurs réponses concernant des individus synonymes déterminés selon les règles de phonétisation du Registre National ;
- des cas non trouvés au Registre National.
Les cas non trouvés au Registre National (type c) ont fait l'objet d'une seconde interrogation avec une tolérance de 5 ans sur la date de naissance. Ce deuxième train d'interrogations a donné lieu à deux types de réponses
- a-bis) et b-bis) des individus identifiés (de manière unique ou non) ;
- c-bis) des individus toujours non trouvés au Registre National malgré la tolérance sur la date de naissance.
La procédure utilisée pour que chaque Caisse puisse introduire les numéros nationaux de ses attributaires dans ses propres fichiers est la suivante :
- La Caisse recevra :
- un tableau reprenant une statistique sur les différents types de réponses;
- une liste papier reprenant, pour chaque réponse de type b), tous les synonymes
- une liste papier reprenant les réponses de type a-bis) et b-bis).
- La Caisse est invitée ensuite à renvoyer les listes de synonymes à l'Office, après y avoir coché manuellement les bonnes réponses parmi celles proposées par le Registre National.
- L'Office enverra alors à la Caisse, sur un support magnétique, un fichier reprenant tous les numéros nationaux des réponses de type a) et les réponses de type b) et de type a-bis) et b-bis) qui avaient été cochées sur les listes papier.
- Les cas toujours non identifiés malgré le deuxième train d'interrogations (réponses de type c-bis) devront faire l'objet d'un traitement spécifique ultérieur qui sera déterminé en fonction de l'analyse de ces cas spéciaux.
L'expérience montre qu'en moyenne, environ 85 à 90 % des cas sont de type a) c'est-à-dire sont identifiés de manière unique lors du premier train d'interrogations et peuvent donc être traités sans aucune intervention manuelle.
TRAITEMENT DE SYNONYMES (réponses de type b)
Pour chaque interrogation phonétique ayant donné lieu à plusieurs réponses synonymes, la Caisse recevra une liste sur support papier reprenant les informations suivantes :
- une ligne contenant !'"enregistrement-question"
- une ligne par synonyme reprenant les données suivantes :
i nrn (i} nom (i} prl (i} pr2 (i} n°(i} rue (i} ins(i} com(i}
où i = le numéro de séquence du synonyme (1 < et égal à i < et égal à 100)
nrn (i} = le numéro national du ième synonyme
nom (i} = le nom du ième synonyme
pr1 (i} = le premier prénom du ième synonyme
pr2 (i} = le deuxième prénom du ième synonyme
n° (i} = le numéro d'habitation du ième synonyme
rue (i} = la rue d'habitation du ième synonyme
ins (i) = le code INS (Institut natioanl de statistique) de la commune d'habitation du ième synonyme
com (i) = la commune d'habitation du ième synonyme.
Pour trouver le bon numéro national, il faut comparer cette liste des synonymes avec le dossier d'allocations familiales dont le matricule (syntaxe matricule du RNA) se trouve à la fin de !"'enregistrement- question" (1ère ligne). L'adresse de l'attributaire (à rechercher dans le dossier) devrait permettre de choisir la bonne réponse. Cette comparaison devra donc se faire manuellement.
Les numéros nationaux qui auront été choisis devront alors être introduits dans le R.N.A. Dans ce but, chaque Caisse devra renvoyer à l'Office, sa liste des synonymes après avoir coché clairement pour chaque question la réponse choisie. Vous trouverez en annexe 1, un exemple de cette liste et la manière de cocher les numéros nationaux choisis.
Cette liste vous parviendra durant la semaine du 4 au 8 juin 1990 et devra être renvoyée pour le VENDREDI 29 JUIN 1990 au plus tard à la Direction du Contrôle.
Grâce à la liste retournée par chaque Caisse, l'Office se chargera d'introduire dans le RNA, pour chaque attributaire, le numéro national choisi.
TRAITEMENT DU DEUXIEME TRAIN D'INTERROGATIONS (réponses de type a-bis) et b-bis)
Pour le deuxième train d'interrogations comportant donc une tolérance de 5 ans sur la date de naissance (réponse de type a-bis) et b-bis), la Caisse recevra une liste sur support papier reprenant les mêmes informations que pour les synonymes du premier train d'interrogations (réponse de type b).
Toutefois, même les cas où la réponse est unique se retrouveront sur cette liste. En effet, puisque dans ce train d'interrogations la date de naissance des réponses proposées n'est pas identique à celle reprise au RNA, on ne peut pas valider la réponse de manière automatique. Donc, même si la réponse est unique, il faut la vérifier manuellement par la confrontation avec le dossier d'allocations familiales.
Cette liste vous parviendra durant la semaine du 4 au 8 juin 1990 et devra être renvoyée pour le VENDREDI 29 JUIN 1990 au plus tard à la Direction du Contrôle.
La Caisse traitera cette liste de la même manière que la liste des synonymes du premier train d'interrogations.
ENVOI DES REPONSES SUR SUPPORT MAGNETIQUE
Dès que la Caisse aura rentré ses listes de synonymes, elle recevra, sur un support magnétique, un fichier contenant tous les cas identifiés de manière unique au Registre National ainsi que les réponses qui auraient été cochées sur les deux listes de synonymes.
Donc, tous les numéros nationaux qui ont été trouvés suite aux deux opérations précédentes (les réponses de type a), les réponses de type b) et a-bis) et b-bis) après le traitement des listes de synonymes) seront mis sur un support magnétique. Celui-ci sera envoyé à la Caisse afin qu'elle puisse introduire ces numéros nationaux trouvés dans ses propres fichiers.
LA CAISSE NE DOIT DONC PAS INTRODUIRE MANUELLEMENT DANS SES FICHIERS LES REPONSES CHOISIES SUR LES LISTES PAPIER.
La syntaxe des enregistrements repris sur ce support magnétique sera la suivante :
Syntaxe des enregistrements
| Position |
Longueur |
Description |
| 1-21 |
21 |
Matricule de l'attributaire au 8 mars 1990, la syntaxe du matricule étant celle du RNA |
| 22-32 |
11 |
Numéro national |
Chaque Caisse traitera ce fichier de manière à introduire dans ses propres fichiers les numéros nationaux trouvés.
Le support magnétique utilisé sera le même que celui que la Caisse utilise lors des mises à jour du RNA :
1° Pour une bande
densité : 1600 au 6250 bpi (suivant la Caisse)
label : pas de label
nom du fichier : rn ccc
format : EBCDIC
recsize : 32 (records de longueur fixe)
bloksize : 6400
2° Pour une disquette
format 3"1/2 ou 5"1/4 suivant la Caisse
nom du fichier : rn.ccc
format : ASCII
recsize : 32 chaque record étant terminé par un caractère "carriage return"
PROCEDURES ADMINISTRATIVES
L'Office se chargera d'introduire les numéros nationaux dans le RNA et d'envoyer un fichier à la Caisse pour qu'elle introduise ces numéros nationaux dans ses propres fichiers.
De manière à limiter le volume des mises à jour du RNA, lorsque la Caisse traitera le fichier de l'Office, il est demandé de veiller à ce que l'introduction des numéros nationaux dans ses propres fichiers ne génère pas de mouvement sur le RNA, sans pour autant supprimer les autres mouvements transmis de manière hebdomadaire.
Toutefois, les deux opérations d'introduction des numéros nationaux, dans le RNA par l'Office d'une part, et dans les fichiers de la Caisse d'autre part, doivent être synchronisées, de manière à éviter qu'une mise à jour de la Caisse ne supprime un numéro national du RNA introduit par l'Office, comme le montre l'exemple suivant :
jour 1: le RNA comporte l'enregistrement concernant DUPONT JEAN, né le 10 mars 1945 et de numéro national inconnu
jour 2 : l'Office introduit dans le RNA les numéros nationaux relatifs à la Caisse ccc où le dossier est traité. L'enregistrement du RNA renseigne à présent DUPONT JEAN, né le 10 mars 1945 et de numéro national 45031013934.
jour 3 : l'Office reçoit la bande de mise à jour de la Caisse ccc qui contient une rectification du numéro de l'affilié. Cette rectification doit être exécutée en 2 enregistrements :
- fermeture du droit de DUPONT JEAN avec l'ancien numéro de l'affilié
- ouverture du droit de DUPONT JEAN avec le nouveau numéro de l'affilié
La Caisse ccc n'ayant pas encore procédé à sa reprise massive des numéros n ationaux dans ses propres fichiers, l'enregistrement d'ouverture ne comporte pas le numéro national alors qu'il le comportait auparavant.
jour 4 : La Caisse ccc procède à sa reprise massive à partir du fichier transmis par l'Office et sur lequel l'attributaire DUPONT JEAN est identifié sur base de son matricule RNA du 8 mars 1990. Cette opération ne générant pas de mise à jour au RNA, l'attributaire DUPONT JEAN reste sans numéro national dans le RNA (à cause de l'opération du jour 3)
jour 9 : l'Office passe en revue le RNA pour interroger le Registre national au sujet de tous les attributaires n'ayant pas de numéro national. DUPONT JEAN fera donc partie des interrogations phonétiques alors que la Caisse ccc possède déjà son numéro natianal. La Caisse ccc devra donc traiter la réponse inutilement.
La procédure à suivre pour synchroniser les deux opérations sera la suivante :
- la Caisse clôture ses mises à jour hebdomadaires du RNA et envoie son support magnétique à l'Office.
- la Caisse introduit les numéros nationaux dans ses fichiers grâce à la bande fournie par l'Office.
- les mises à jour hebdomadaires de la semaine suivante peuvent commencer en complétant la zone "NUMERO NATIONAL" chaque fois que celui-ci est connu.
- l'Office traite les mises à jour cloturées en 1).
- l'Office introduit les numéros nationaux relatifs à la Caisse dans le RNA.
- la procédure de mises à jour hebdomadaires reprend son cours normal. Aucun numéro national déjà présent dans le RNA ne sera effacé si chaque Caisse suit la règle émise en 3).
De manière à permettre la préparation de l'opération 5), chaque Caisse sera tenue d'avertir l'Office-Direction du contrôle - au moins une semaine à l'avance lorsqu'elle procèdera à l'opération 2).
Tous les attributaires traités lors de cette reprise massive sont ceux présents au RNA au moment du rechargement du 8 mars 1990. Depuis cette date, les mouvements hebdomadaires sur le RNA ont fait apparaître de nouveaux attributaires éventuellement sans numéro national, il en sera bien évidemment de même pour les semaines à venir.
C'est pourquoi l'Office enverra régulièrement des interrogations phonétiques au Registre national de manière à déterminer ces numéros nationaux. Le traitement se fera alors de la même manière que pour la reprise massive actuellement en cours, c'est-à-dire comme décrit précédemment. La fréquence de ces envois n'est pas encore déterminée car elle dépendra dynamiquement du nombre de nouveaux attributaires sans numéro national au RNA.
Il faut remarquer que cette procédure d'interrogations en batch au Registre National est appelée à disparaître progressivement au profit de connexions on-line entre les Caisses et l'Office d'une part et entre l'Office et la Banque-carrefour de la sécurité sociale d'autre part.
En conséquence, si le numéro national d'un attributaire n'est pas présent dans le RNA, tôt ou tard cet attributaire fera l'objet d'une interrogation au Registre national, suivie d'une réponse devant être ensuite traitée par la Caisse (éventuellement manuellement s'il y a plusieurs synonymes). Il y va donc de l'intérêt de chaque Caisse que tout renseignement de mise à jour du RNA comporte le numéro national si celui-ci est connu, sinon la Caisse devra traiter une réponse du Registre National qu'elle a peut-être déjà traitée auparavant.
D'une manière générale, on insiste donc pour que, dès qu'une Caisse a procédé à la reprise massive des numéros nationaux de ses attributaires, TOUT ENREGISTREMENT DE MOUVEMENT SUR LE RNA COMPORTE LE NUMERO NATIONAL CHAÇUE WQIQU'IL EST CONNU PAR LA CAISSE.
En effet, jusqu'à présent, certaines caisses hésitaient à remplir la zone du numéro national par crainte de se voir refuser leurs mises à jour hebdomadaires si un numéro national était invalide. Rappelons que la syntaxe d'un numéro national valide est la suivante :
Cas 1 : le Registre National connaît la date de naissance exacte de l 'individu
Le numéro national vaut AAMMJJNNNCC où
AA est l'année de la date de naissance de l'individu
MM est le mois de la date de naissance de l'individu
JJ est le jour de la date de naissance de l'individu
NNN est un numéro de séquence identifiant les personnes nées le même jour. Il est attribué dans l'ordre des inscriptions. Il est pair pour les femmes (de 002 à 998) et impair pour les hommes (de 001 à 997).
CC est un nombre de contrôle valant 97 moins le reste de la division des 9 premiers chiffres par 97.
Cas 2 : le Registre National ne connaît que l'année et le mois de naissance de l'individu
Le numéro national vaut AAMMONNNNCC où
AA est l'année de la date de naissance de l'individu
MM est le mois de la date de naissance de l'individu
NNNN est un numéro de séquence identifiant les personnes dont le Registre national ne connaît que l'année de naissance AA.
Il est attribué dans l'ordre des inscriptions.
Il est pair pour les femmes (de 0002 à 0998, puis de 1002 à 1998, puis de 2002 à 2998, etc).
Il est impair pour les hommes (de 0001 à 0997, puis de 1001 à 1997, puis de 2001 à 2997, etc).
CC est un nombre de contrôle valant 97 moins le reste de la division des 9 premiers chiffres par 97.
Cas 3 : le Registre National ne connaît que l'année de naissance de l'individu
La règle est la même que pour le cas N° 2 où MM est remplacé par 00.
EXEMPLES
- Une femme née le 30 janvier 1947 aura par exemple le numéro 47013027909.
Un homme né le même jour pourrait avoir le numéro 47013075815.
Pour ces deux cas, la zone date de naissance du RNA doit être remplie par 300147.
- Une femme dont le Registre National ne connaît que l'année de naissance, par exemple 1949 pourrait porter le numéro 49000047371.
Un homme dont le Registre National ne connaît que l'année de naissance, par exemple 1949 pourrait porter le numéro 49000123882.
Pour ces deux cas, la zone date de naissance du RNA doit être remplie par 000049.
Deuxième partie : accès au registre national des personnes physiques
L'application de certaines dispositions de l'arrêté royal du 5 décembre 1986, organisant l'accès aux informations et l'usage du numéro d'identification du Registre National des personnes physiques dans le chef des Caisses de compensation pour allocations familiales v1sees par l'article 19 des lois coordonnées relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés, subordonne à une désignation nominative par arrêté royal l'autorisation de recevoir communication des informations nécessaires et/ou du numéro d'identification du Registre national des personnes physiques (voir annexe 2).
En conséquence, les Caisses qui confient à un organisme de droit belge qui remplit une mission d'intérêt général, l'exécution de travaux nécessitant l'accès et l'usage du numéro d'identification national ainsi que des 9 données enregistrées et conservées au Registre National des Personnes Physiques (nom et prénoms; lieu et date de naissance; sexe; nationalité; résidence principale; lieu et date de décès; profession; état civil et composition de ménage), sont invitées à remplir le questionnaire repris en annexe 3; ceci afin que cet organisme puisse recevoir l'autorisation d'accéder et d'utiliser ces informations pendant le temps nécessaire à l'exécution des tâches que vous lui confiez.
Les Caisses peuvent solliciter l'application de l'article 2, alinéa 2, 3° et/ou de l'article 2, alinéa 2, 5,0 et/ou de l'article 4, alinéa 2, 3° et/ou de l'article 5, alinéa 1er, 1° et alinéa 2, 3° et/ou de l'article 5, alinéa 1er, 2° et alinéa 2, 3°, mais il convient IMPERATIVEMENT de remplir un questionnaire pour chacune des dispositions réglementaires dont l'application est sollicitée. Ce(s) questionnaire(s) doit (doivent) être renvoyé(s), dûment complété(s) au :
Ministère de la Prévoyance Sociale
Direction générale des Etudes et de la programmation sociale
rue de la Vierge Noire 3c à 1000 BRUXELLES.
Annexes
Annexe 1
Annexe 2
Annexe 3
Erratum du 12 mai 1990
Dans les deux exemples de la page 9 le mot "femme" doit être remplacé par le mot "homme" et le mot "homme" par le mot "femme".
