Conformément à la note de service du 7 avril 2003 (référence II/B/997/52/BI), toutes les données doivent être transmises régulièrement et avec précision au Cadastre. Tous les dossiers dans lesquels est examiné le droit aux allocations familiales, à l'allocation de naissance ou à la prime d'adoption doivent être intégrés dans le Cadastre. Par conséquent, le Cadastre donne une image exacte du nombre de dossiers à l'examen, refusés, en paiement ou en indu.
Une procédure de contrôle au niveau des caisses d'allocations familiales doit vérifier si le système de paiement des allocations familiales est conçu de façon concluante. Le système peut être considéré comme étant " sans faille " si toute introduction d'un nouveau dossier dans la banque de données propre, d'une part, et toute modification ou mutation pertinente dans un dossier existant dans la banque de données propres, d'autre part, se reflètent automatiquement dans le Cadastre.
Le réviseur d'entreprises doit :
- valider la procédure de contrôle ;
- décrire la procédure de contrôle dans son rapport de base ;
- certifier le système de paiement des allocations familiales.
Sur la base d'un sondage approprié, le réviseur doit confirmer chaque trimestre que les données de tous les dossiers dans la banque de données de la caisse ont été transmises régulièrement et avec précision au Cadastre. Le sondage effectué doit comprendre au moins 50 dossiers choisis tout à fait au hasard. Les numéros des dossiers doivent être mentionnés dans le rapport trimestriel. Si le réviseur constate qu'un ou plusieurs dossiers n'ont pas été intégrés dans le cadastre, il y a lieu de faire un sondage supplémentaire sur 50 autres dossiers choisis au hasard, d'examiner en détail où se situe le problème et d'y remédier.
Etant donné que le Cadastre des allocations familiales est devenu entièrement opérationnel le 1er juillet 2004, le réviseur doit garantir l'intégrité des banques de données. Cela signifie qu'il doit donner cette garantie dans son rapport à partir du premier trimestre 2005. Dans le cadre de la responsabilisation, il en sera tenu compte pour le quatrième critère, " Qualité de l'organisation ", à partir de l'année 2005 (exercice 2006 pour la subvention de responsabilisation).
