1. Introduction
Par la circulaire CO 1367 du 7 juin 2007, vous avez été informés du fait qu'à partir de septembre 2007 (année scolaire et académique 2007-2008), les données en matière d'études (inscriptions, radiations, crédits, etc.) pour les étudiants dans les établissements d'enseignement de la Communauté flamande (établissements subventionnés et reconnus par les autorités flamandes) sont transmises aux caisses d'allocations familiales au moyen d'un message électronique de la Communauté flamande, et ce, tant pour les étudiants dans l'enseignement supérieur (structure BaMa) que pour les étudiants dans l'enseignement secondaire.
Le flux électronique concernant les données en matière d'études n'est pas applicable pour la promotion sociale, les formations de chef d'entreprise, les cours du soir, les contrats d'apprentissage, l'enseignement à l'étranger et l'enseignement pour adultes.
Pour les étudiants de l'enseignement francophone et germanophone, le formulaire P7 classique demeure intégralement.
Les aspects techniques du flux D062 vous ont été expliqués par la lettre circulaire II/B/997/69/JOB-VIM du 22 août 2007.
L'objectif est avant tout d'apporter une solution au cas dans lequel des étudiants ont demandé un programme d'études individuel, dans le cadre de l'enseignement flexibilisé et dans lequel le nombre définitif de crédits n'est pas connu immédiatement.
Le calendrier en annexe donne un aperçu des différentes démarches à accomplir, le cas échéant, et des conséquences qui s'y rattachent.
Vous trouverez également en annexe 6 modules de lettres liés au flux D062 pour motiver les décisions prises dans les différentes situations.
2. Cadre théorique
2.1. Programmes d'études individualisés dans le cadre de la flexibilisation
Les paiements sont immédiatement interrompus pour les cas dans lesquels un nombre insuffisant de crédits (moins de 27) a été communiqué aux organismes d'allocations familiales. Une lettre est envoyée aux familles pour leur donner la possibilité de fournir des informations complémentaires prouvant le contraire. Les paiements déjà effectués sont récupérés.
Un nombre croissant d'étudiants étudie toutefois avec des parcours d'étudesindividualisés. L'approbation de ces programmes individuels par les différentes facultés peu parfois prendre du temps, de sorte que le nombre exact de crédits n'est parfois pas connu à temps pour pouvoir garantir la continuité des paiements.
Le 15 novembre est en effet la date limite à laquelle les données en matière d'études doivent être reçues pour ne pas compromettre le paiement ponctuel des allocations familiales. A défaut de réception de nouvelles données concernant l'année scolaire ou académique pour cette date, les paiements risquent d'être suspendus.
C'est pourquoi il a été convenu avec les universités et écoles supérieures de transmettre un code provisoire.
Les établissements d'enseignement transmettront le 15 novembre 2007 au plus tard toutes les inscriptions, soit avec le nombre exact de crédits, soit avec l'indication du nombre de crédits probable:
- code 1: le nombre de crédits sera probablement inférieur à 27;
- code 2: le nombre de crédits sera probablement égal ou supérieur à 27.
La Communauté flamande établit le décompte des nombre d'étudiants et de crédits suivant la situation au 1er février (2008). Le nombre définitif de crédits pour tous les étudiants doit être connu pour cette date au plus tard.
2.2. Conséquences de ces codes pour les paiements
Hypothèse 1
Pour le code 2 (probablement 27 crédits au moins), l'Office propose de poursuivre provisoirement les paiements jusqu'à la réception d'un message avec le nombre définitif de crédits. Sous le code 2, les paiements sont limités à 4 mois au maximum (octobre, novembre et décembre 2007 et janvier 2008). Il s'agit de données provisoires, étant entendu que les données définitives doivent être communiquées aux caisses d'allocations familiales le 31 janvier 2008 au plus tard. C'est pourquoi le paiement est suspendu à partir du mois de février 2008 lorsque le code 2 n'est pas confirmé par le nombre définitif de crédits.
Si le code 2 va de pair avec d'autres messages (flux/attestations), l' attestation la plus favorable prime (voir point 4 ci-après).
Hypothèse 2
Pour le code 1 (probablement moins de 27 crédits), l'Office propose de suspendre immédiatement les paiements en cas de réception d'un tel message, et ce, jusqu'à ce que la caisse d'allocations familiales dispose éventuellement de données complémentaires. Les cas concernés doivent faire l'objet d'un suivi jusqu'à la réception de la preuve du nombre définitif de crédits. Les paiements effectués à titre provisionnel font l'objet d'une récupération s'il apparaît par après que le nombre de crédits est inférieur à 27.
Les lettres pour la notification de la cessation et de la récupération figurent en annexe II (cf. infra).
Hypothèse 3
Flux avec code 1, accompagné d'éléments supplémentaires (désigné comme cas code 1+)
Il se peut que la caisse d'allocations familiales ne reçoive pas seulement un message avec code 1, mais soit également avisée d'inscriptions supplémentaires dans l'enseignement supérieur ou non supérieur. Il est question du code 1+ dans les situations suivantes:
- plusieurs codes 1;
- code 1 et un 2e message par flux avec un nombre de crédits inférieur à 27;
- code 1 combiné avec des attestations concernant des études dans le cadre de cours du soir, de l'enseignement de promotion sociale, dans une autre région linguistique.
Conséquences
En cas de combinaison d'" heures de cours " et de " crédits ", il est légalement prévu de convertir le nombre de crédits en heures pour pouvoir atteindre la norme des 17 heures de cours.
En cas de messages successifs avec crédits et/ou code 1, tous les crédits doivent être additionnés.
Ces opérations s'avèrent impossibles aussi longtemps que le message dans lequel le code 1 est transformé en un nombre exact de crédits n'a pas été reçu.
Procédure
L'Office propose de poursuivre les paiements en cas de " code 1+ " jusqu'à la réception des attestations/messages par flux avec les valeurs définitives complètes, et ce, pendant 4 mois au maximum, à savoir octobre, novembre et décembre 2007 et janvier 2008 (solution identique à celle pour le code 2).
Un flux avec le nombre définitif de crédits communique des données qui ne confirment pas les codes provisoires 1 et 2.
Conséquences
Code 1 : Il apparaît finalement que la caisse a reçu un message électronique avec un nombre suffisant de crédits/d'heures de cours. Les paiements suspendus sont repris avec effet rétroactif.
Code 2 : Il apparaît finalement que le nombre de crédits est inférieur à 27. Les paiements sont immédiatement suspendus. Il faut procéder à la récupération des paiements effectués à titre provisionnel.
Code 1+ : Il apparaît finalement que le nombre de crédits/d'heures de cours est inférieur à la norme légale. La solution est la même que pour les paiements provisionnels sous le code 2. Dans ce cas, il faut immédiatement suspendre les paiements. Il faut procéder à la récupération des paiements effectués à titre provisionnel.
Vous trouverez en annexe II les lettres de notification de la cessation des paiements et de la récupération des allocations familiales déjà payées (cf. infra).
3. Aperçu dans le temps
Vous trouverez ci-après un aperçu des actions à entreprendre dans le temps. La procédure exposée est spécifique au flux D062 des étudiants dans les établissements d'enseignement flamands. La procédure applicable lorsque le formulaire P7 n'est renvoyé a déjà été décrite dans la circulaire CO 1367 du 7 juin 2007, page 8 (même procédure pour les trois Communautés).
Un schéma plus détaillé sous forme de tableau figure en annexe I.
3.1. A partir de septembre 2007
Pour tous les étudiants (cf. CO 1367, page 10), les allocataires ont été invités à fournir une déclaration concernant la poursuite ou éventuellement la cessation des études (formulaire P7-A à compléter obligatoirement). Des messages électroniques provenant de la Communauté flamande sont par ailleurs transmis aux caisses d'allocations familiales.
Il est réglementairement prévu que le mois d'octobre, c'est-à-dire le mois après l'envoi du formulaire P7, est encore payé à titre provisionnel (paiement le 10 novembre 2007).
Le terme " paiement provisionnel " a trait:
- aux mois de septembre et octobre, lorsque l'étudiant passe de l'enseignement secondaire à l'enseignement supérieur (secondaire --supérieur);
- au mois d'octobre, pour l'étudiant qui étudie déjà dans l'enseignement supérieur (supérieur -- supérieur).
En cas de code 2, les paiements sont poursuivis.
Pour les cas visés par le code 1+, les paiements sont poursuivis à titre provisoire (annexe II - lettre 1) et éventuellement récupérés ultérieurement, au moment de la réception du nombre définitif de crédits/d'heures de cours (annexe II - lettre 2).
En cas de réception de messages électroniques faisant état d'un nombre insuffisant d'heures (< 17 heures de cours dans l'enseignement secondaire) ou de crédits (< 27 crédits dans l'enseignement supérieur), la caisse d'allocations familiales suspend immédiatement les paiements.
La cessation des paiements doit être motivée. Vous trouverez en annexe II les lettres 3 et 4 pour la motivation de la suspension des paiements et de la récupération éventuelle.
Pour les dossiers avec paiement provisionnel sous le code 1 pour lesquels le nombre définitif de crédits n'est pas encore connu, les paiements sont également interrompus et éventuellement récupérés par la suite. Vous trouverez en annexe II un module de lettre pour la motivation de la suspension des paiements (lettre 5) et de la récupération éventuelle des allocations familiales au moment où il apparaît que le nombre définitif de crédits est inférieur à 27 (lettre 2).
3.2. Novembre 2007
Si la caisse d'allocations familiales n'a pas encore reçu de flux avec le nombre définitif de crédits à la fin du mois de novembre et si la famille a déclaré que le jeune poursuit ses études (P7-A reçu), la procédure suivante doit être suivie.
- les paiements (provisionnels) sont immédiatement interrompus;
- la suspension des paiements est motivée;
- l'allocataire est invité à fournir des attestations (supplémentaires) concernant la fréquentation scolaire dans les 15 jours;
- les paiements provisionnels sont récupérés, si les attestations/messages par flux supplémentaires ne démontrent pas la norme légale minimale de 17 heures de cours ou de 27 crédits ou n'ont pas été reçus.
Vous trouverez en annexe II un module de lettre 6 pour la motivation de la suspension des paiements et de la récupération éventuelle.
3.3. Fin février 2008
Les paiements provisionnels liés aux messages par flux avec code 1, 1+ et 2, (voir note de bas de page) pour lesquels le nombre définitif de crédits/d'heures de cours n'est pas encore connu, doivent être revus.
Code 1
A défaut de renseignements complémentaires, les paiements provisionnels doivent être récupérés.
Vous trouverez en annexe II un module de lettre 6 que vous pouvez adapter pour la motivation de la récupération éventuelle.
Code 1+
Il faut arrêter les paiements provisionnels lorsque les attestations/messages par flux ne prouvent pas la norme légale minimale de 27 crédits/17 heures de cours ou n'ont pas été reçus fin février 2008. La cessation des paiements doit être motivée. Si la famille ne prouve pas dans les 15 jours que la norme légale est atteinte, les paiements provisionnels doivent être récupérés.
Vous trouverez en annexe II un module de lettre 6 pour la motivation de la suspension des paiements et de la récupération éventuelle.
Code 2
Les cas de paiements provisionnels sous le code 2 pour lesquels le nombre définitif de crédits n'est pas encore connu sont suspendus jusqu'à preuve du contraire (cf. solution code 1+).
Vous trouverez en annexe II un module de lettre 6 pour la motivation de la suspension des paiements et de la récupération éventuelle.
4. Suivi des dossiers: mesures pratiques
Contrairement à ce qui est indiqué dans la CO 1367, l'Office ne demande de signaler les anomalies éventuelles que dans les situations suivantes :
1) à partir du 1er décembre 2007 : la déclaration P7-A a été renvoyée avec la mention selon laquelle l'enfant poursuit ses études, et l'établissement d'enseignement n'a pas encore transmis le nombre de crédits ou un code provisoire, fin novembre 2007;
2) à partir du 1er février 2008 : les cas avec codes 1 et 2 pour lesquels des données définitives n'ont pas été " communiquées;
3) à partir du 1er février 2008 : les cas avec code 2 pour lesquels moins de 27 crédits sont communiqués par après ;
4) à partir d'aujourd'hui : les cas dans lesquels l'attestation sur papier et le flux électronique ne concordent pas.
Les listes avec les anomalies ou messages électroniques manquants doivent être envoyées à:
Courriel: monitoringfr@rkw-onafts.fgov.be (F)
monitoringnl@rkw-onafts.fgov.be (N)
Téléphone: 02-237 23 55 (F) - 02-237 23 35 (N)
Fax: 02-237 23 09
Remarque importante
L'Office rappelle qu' aucune action, régularisation ou transmission au Service Monitoring ne s'impose lorsque les caisses d'allocations familiales ont été informées des heures de cours/crédits au moyen d'une attestation sur papier et n'ont pas reçu de message électronique ou un message mentionnant un nombre insuffisant ou provisoire de crédits. Dans ce cas, les paiements sont tout simplement justifiés par les documents justificatifs requis sur papier.
Lorsque la caisse d'allocations familiales dispose de données contradictoires, la solution de l'attestation (électronique ou sur papier) la plus favorable prime dans tous les cas.
Pendant combien de temps le dossier doit-il être intégré dans le Cadastre?
Lorsqu'il a déjà été mis fin aux paiements, les données concernant les études peuvent encore être transmises au départ de différentes sources, entre autres par le biais d'un flux électronique, et ce, pendant tout un temps. La possibilité de continuer à recevoir des messages par flux électronique est réglée par le biais du routage du flux.
5. Contacts avec les établissements d'enseignement de la Communauté flamande
Contrairement à ce qui a été signalé dans le passé, les nouvelles données ou les données modifiées concernant les inscriptions et radiations à partir du 1er février 2008 ne seront pas transmises aux organismes d'allocations familiales au cours du 3e trimestre 2008, mais plus tôt, c'est-à-dire dès mars 2008. La production de la preuve au moyen d'attestations sur papier est complémentaire, pour ce qui concerne les inscriptions durant le 2e semestre, sur lesquelles l'accent a été mis dans la circulaire CO 1367 précédente.
6. Indications sur le brevet
Pour informer la caisse d'allocations familiales suivante qui reprend la compétence des données déjà obtenues, les indications suivantes doivent figurer sur le brevet:
- les formulaires P7-A et P7-B doivent être mentionnés séparément;
- à côté du formulaire P7-B, en cas de réception du code provisionnel, il faut fournir l'une des précisions suivantes:
soit - code 1;
soit - code 1+;...... crédits +..... heures de cours;
soit - code 2.
Au moment de la réception des messages avec le nombre définitif de crédits, chaque organisme de paiement doit entreprendre les actions ou régularisations requises concernant sa période (potentielle) de paiement.
En attendant l'adaptation du brevet, ces données doivent être mentionnées dans la rubrique " divers ".
7. Modules de lettres
Vous trouverez 6 modules de lettres en annexe II.
En voici un aperçu:
Lettre Situation à modifier
1 (Reprise du) paiement provisoire dans la situation d'un code 1+
2 Récupération des paiements provisionnels après réception du nombre exact de crédits insuffisants après code 1+ ou code 2
3 Récupération des paiements provisionnels après réception du nombre exact de crédits insuffisants, avec précision des crédits et de l'établissement d'enseignement
4 Récupération des paiements provisionnels après réception du nombre exact de crédits insuffisants, sans précision des crédits et de l'établissement d'enseignement
5 Suspension des paiements après réception d'un code 1
6 Cessation des paiements et annonce d'un indu éventuel à défaut de réception du nombre de crédits (fin novembre) ou du nombre définitif de crédits (fin février pour les codes 1+ et 2)
La déclaration concernant l'enseignement suivi doit être jointe aux lettres 2 à 6.
8. Schéma pour les décisions
Vous trouverez également un schéma pour les décisions en annexe III (pas repris).
L'Office s'engage à fournir au besoin des directives détaillées dans une lettre circulaire complémentaire.
ANNEXES: pas repris.
