Afin de parvenir à cette consolidation et à cette exploitation des données financières, un nouveau modèle de rapportage annuel a été établi pour les caisses d'allocations familiales libres, en concertation avec celles-ci. Ce modèle de rapportage annuel figure en annexe.
Ce rapportage annuel vise à obtenir une information maximale avec le moins de charges administratives possible pour les caisses d'allocations familiales. On trouvera ci-après les lignes essentielles de ce nouveau rapportage annuel.
Le rapportage annuel exploite les données des caisses jusque dans les détails du nouveau plan comptable, c'est-à-dire:
- la déclaration de tous les comptes de bilan qui présentent un solde;
- tous les soldes des comptes de frais répartis entre les frais directs et les frais communs, et tous les soldes des comptes de produits;
- les opérations des réserves (fonds de réserve et réserve administrative).
- Déclaration électronique
Le rapportage annuel sera transmis sous forme de déclaration électronique. Pour l'exercice 2005, la déclaration a été conçue comme un fichier Excel, qui doit être renvoyé à l'Office par courriel. Les caisses d'allocations familiales doivent communiquer les données précitées dans le formulaire à compléter. Ces données sont reprises automatiquement -sans charges administratives supplémentaires pour les caisses- dans le bilan et le compte de résultats (compte de gestion), qui sont présentés de la façon classique.
Ces bilan et compte de résultats remplacent les rapports qui doivent actuellement être transmis à l'Office en application de la circulaire de l'Office n° 602. Il n'est donc plus nécessaire d'établir une déclaration distincte pour les frais de gestion, le compte de gestion, le fonds de réserve et la réserve administrative. Outre la normalisation des données, la nouvelle déclaration présente donc l'avantage que par la réunion de différentes déclarations, on évite de devoir déclarer plusieurs fois les mêmes données.
Les rapportages annuels doivent parvenir à l'Office au plus tard le 31 mai de l'année suivant l'exercice comptable.
En raison de leur statut légal particulier, les caisses d'allocations familiales spéciales sont tenues de suivre un autre plan comptable que celui des caisses libres. Afin de consolider aussi leurs données, une concertation sera organisée avec ces caisses spéciales, afin de veiller à ce que par une conversion de leurs comptes, le même rapport annuel puisse être complété.
3. Dépôt du compte annuel à la Banque nationale
Avec le nouveau plan comptable, l'Office n'a apporté aucune modification à l'obligation prévue dans la loi sur les ASBL de déposer les comptes annuels à la Banque nationale de Belgique, excepté que les caisses d'allocations familiales qui sont de petites ASBL doivent aussi déposer leur compte annuel.
En d'autres termes, le rapportage annuel à l'Office ne remplace pas le dépôt du compte annuel à la Banque nationale de Belgique, qui divulgue au monde extérieur les données financières des caisses.
Selon la loi sur les ASBL, le compte annuel doit être soumis à l'assemblée générale dans les six mois suivant la clôture de l'exercice comptable, et déposé à la Centrale des bilans dans les trente jours qui suivent son approbation par l'assemblée générale.
4. Rapportage annuel au ministre
De nouvelles instructions seront fournies aux caisses d'allocations familiales au sujet du rapportage adapté qui doit être adressé au ministre des Affaires sociales avant le 1er octobre de chaque année, conformément à l?article 140, alinéa 1er, LC.
Cette circulaire entre en vigueur immédiatement. La circulaire CO 602 du 20 février 1961 est abrogée.
1. Contexte
Au cours de la réunion du 7 septembre 2004, le Comité de gestion a approuvé le plan comptable des caisses d'allocations familiales libres, qui a pris cours le 1er janvier 2005 (doc. CG 10448).
Le Comité de gestion a ensuite approuvé, au cours de sa réunion du 4 janvier 2005, le Manuel pour la comptabilité et le compte annuel des caisses d'allocations familiales libres (doc. CG 10517). Le manuel est actualisé en permanence au moyen des instructions " FAQ " (Foire aux questions), qui permettent de donner régulièrement des explications concernant des questions ou des problèmes spécifiques et de répondre aux évolutions récentes sur les plans technique et réglementaire. De cette manière, on réalise un objectif important qui avait été fixé lors du développement du nouveau plan comptable, à savoir d'aboutir à un mode de comptabilisation uniforme, afin de pouvoir procéder ensuite à une consolidation et à une exploitation rationnelles des données financières des caisses d'allocations familiales.
2. Rapportage financier sur une base annuelle - Compte annuel
