Mechanisme
De volgende instelling (fonds " B ") moet na een aanvraag (aanvraag van de betrokkene of informatie van haar lid):
- de oorspronkelijke instelling opzoeken;
- een brevetaanvraag naar die instelling " A " versturen;
- inlichtingen geven over het recht op basis van de gegevens in haar bezit en op basis van de via het brevet van rechthebbende verstuurde gegevens.
Als de oorspronkelijke instelling (fonds " A ") wordt ingelicht over een bevoegdheidswijziging, moet ze:
- het fonds van de nieuwe voorrangsgerechtigde rechthebbende opzoeken;
- via een brevet de gegevens waarover ze beschikt ambtshalve versturen naar de instelling van die nieuwe rechthebbende (instelling " B ");
- provisioneel betalen zolang instelling " B " de betalingen niet heeft overgenomen.
Verzenden van het brevet van rechthebbende
Brevet verstuurd na een aanvraag
-
Brevetaanvraag
Het gaat om de door instelling " B " naar instelling " A " verstuurde aanvraag waarbij instelling " B " instelling " A " vraagt om een brevet te bezorgen.
-
Versturen van het brevet van rechthebbende
Het gaat om het versturen van het ingevulde brevet door instelling " A " naar instelling " B ". Daardoor moet instelling " A " niet langer provisioneel betalen.
Ambtshalve verstuurd brevet
-
Versturen van het ambtshalve brevet
Als instelling " A " beschikt over elementen waaruit blijkt dat instelling " B " bevoegd is, moet die ambtshalve een ingevuld brevet naar instelling " B " sturen. Dat betekent niet dat instelling " A " niet langer eventueel provisioneel moet betalen.
Als een provisionele betaling mogelijk is, kan geen datum van einde betaling vermeld worden. Instelling " A " moet immers op de kwitantie wachten om de betalingen stop te zetten. Als een provisionele betaling daarentegen niet mogelijk is, moet instelling " A " een datum van einde betaling op het brevet vermelden en moet instelling " B " geen kwitantie versturen.
-
Kwitantie
Als instelling " B " een ambtshalve brevet ontvangt, moet ze een kwitantie versturen naar instelling " A " (enkel als instelling " A " geen datum van einde betaling vermeld heeft).
Instelling " B " heeft een ambtshalve brevet van instelling " A " ontvangen. Ze stuurt dus een kwitantie naar instelling " A " om die ervan op de hoogte te brengen dat ze de betalingen vanaf een bepaalde datum overneemt.
Door die kwitantie moet instelling " A " definitief niet langer provisioneel betalen. Instelling " A " moet echter betalen voor de maand waarin de kwitantie werd verstuurd.
Aanvullend brevet
Als een instelling in het bezit komt van een element dat een instelling " A " of " B " zou kunnen interesseren, stuurt die een aanvullend brevet om die instelling ervan op de hoogte te brengen. Het gaat hier niet om de gegevens die via de fluxen of via het RNP ontvangen worden.
Verzendtermijnen en datum waarop die termijnen ingaan
De brevetaanvraag, het brevet, de kwitantie en het aanvullend brevet moeten binnen een maand verstuurd worden. Als de laatste dag van een maand in een weekend valt of een feestdag is, moet het brevet de dag voor de feestdag of het weekend bezorgd worden.
Als het element dat zorgt voor het verzenden van het brevet een elektronische flux is, is de verzendtermijn een maand en zeven dagen vanaf de behandeldatum door de KSZ.
Datum waarop de termijn voor het versturen van de brevetaanvraag ingaat
De termijn om de brevetaanvraag te verzenden begint te lopen op de dag waarop instelling " B ", die in het bezit van een geldige aanvraag is, beschikt over elementen op basis waarvan instelling " A " bepaald kan worden. De datum waarmee rekening gehouden moet worden is die van de poststempel van het fonds bij ontvangst van de brief of de datum van het fluxbericht dat nodig is om de instelling te bepalen.
Datum waarop de termijn voor het versturen van het brevet ingaat
De termijn voor het versturen van het brevet gaat in:
-
Verzending op aanvraag: op de dag dat instelling " A " de brevetaanvraag van instelling " B " ontvangt.
Voorbeeld: Als instelling " A " op 4 april 2013 een brevetaanvraag ontvangt, bezorgt ze uiterlijk op 3 mei 2013 een ingevuld brevet. -
Verzending na een ambtshalve verzending: op de dag dat instelling " A " informatie ontvangt die erop wijst dat een andere instelling met zekerheid bevoegd is.
Voorbeeld: Op 31 augustus 2013 stelt instelling " A " vast dat fonds " B " bevoegd is. Het brevet moet dus uiterlijk op 30 september 2013 verstuurd worden.
Datum waarop de verzendtermijn van de kwitantie en de eventuele herinnering begint te lopen
De verzendtermijn voor de kwitantie of de eventuele herinnering begint te lopen vanaf de datum waarop het ambtshalve brevet is verstuurd.
Als geen kwitantie naar instelling " A " werd verstuurd binnen een maand na het versturen van het brevet moet die na het verstrijken van die termijn een herinnering naar instelling " B " sturen.
Datum waarop de termijn voor het versturen van het aanvullend brevet ingaat
De verzendtermijn van het aanvullend brevet is een maand vanaf de dag waarop het nieuwe element wordt ontvangen. Als de laatste dag van een maand in een weekend valt of een feestdag is, moet het brevet de dag voor de feestdag of het weekend bezorgd worden.
Instelling die de kinderbijslag na de verzending van het brevet moet betalen
Brevet verstuurd na een aanvraag
Instelling " A ", die, na een aanvraag, het brevet aan instelling " B " bezorgt, moet de kinderbijslag betalen voor de maand waarin het brevet verstuurd is en moet op het brevet de datum van einde betaling vermelden (opgepast voor de trimestrialisering). Instelling " B " moet de betalingen overnemen vanaf de volgende maand.
Ambtshalve verstuurd brevet
Door de kwitantie moet instelling "A" niet langer provisioneel betalen. Als die geen kwitantie ontvangt binnen de termijn (zie 1.3), moet ze een herinnering naar instelling "B" sturen.
Instelling "A" betaalt nog voor de maand waar de verzending van de kwitantie betrekking op heeft en instelling "B" begint te betalen vanaf de maand na de verzending van de kwitantie.