Mechanisme
Het brevet kan na een aanvraag (uitzonderlijk) of ambtshalve (algemene regel) worden verstuurd.
Brevet verstuurd na een aanvraag
-
Brevetaanvraag
De brevetaanvraag wordt gebruikt als drie voorwaarden vervuld zijn:
- De rechthebbende wijzigt.
- Er bestaat een actief dossier op naam van de nieuwe rechthebbende bij instelling " B ".
- Een aanvraag om kinderbijslag werd bij instelling " B " ingediend voor rechtgevende kinderen voor wie instelling " A " kinderbijslag toekent.
Als instelling " B " een aanvraag ontvangt, moet ze het Kadaster raadplegen om instelling " A " te bepalen die haar bevoegdheid uitoefent voor dezelfde kinderen en haar een brevetaanvraag sturen. Instelling " A " moet het brevet rechtstreeks, zonder het recht te onderzoeken, naar fonds " B " sturen.
-
Verzending van het brevet
Op verzoek van fonds B moet het brevet door fonds " A " worden ingevuld en naar fonds " B " worden verstuurd. Door dat verzoek moet instelling " A " niet langer provisioneel betalen.
Ambtshalve verstuurd brevet
Als een instelling "A" informatie ontvangt (een wijziging van werkgever of rechthebbende bijvoorbeeld) op basis waarvan een instelling " B " bevoegd wordt, moet die, nadat ze het recht van de rechthebbende van instelling " B " heeft onderzocht en dat recht heeft vastgesteld, een ingevuld brevet naar instelling " B " sturen.
Opmerkingen:
- De relevante gegevens moeten betrekking hebben op de rechthebbende van het volgende fonds.
- De gegevens over de rechthebbende van het oorspronkelijke fonds zijn niet relevant voor het volgende fonds.
Het kind verlaat het gezin van zijn ouders en gaat bij zijn grootouders wonen. Als gevolg van die wijziging wordt de gepensioneerde grootvader de voorrangsgerechtigde rechthebbende. Een brevet wordt naar het fonds van de grootvader verstuurd. Op het brevet moet bij de rubriek band van de rechthebbende met het rechtgevend kind art. 51, §3, 3° (grootvader) worden ingevuld en niet art. 51, §3, 1° (vader), wat de band tussen de vroegere rechthebbende en het kind was.
In de rubriek bijslagtrekkende moeten de gegevens van de grootmoeder en niet die van de moeder van het kind worden ingevuld.
In de rubriek rechtgevende kinderen moet voor de toegekende schaal de schaal die aan de grootvader is toegekend worden vermeld, dus schaal 42bis.
Ontvangstbevestiging via e-mail
Als instelling " B " een ambtshalve brevet ontvangt moet die daarvoor een ontvangstbevestiging sturen via een daartoe opgestelde e-mail.
Aanvullend brevet
Als een instelling in het bezit komt van een element dat een instelling " A " of " B " zou kunnen interesseren, stuurt die een aanvullend brevet om die instelling ervan op de hoogte te brengen. Het gaat hier niet om de gegevens die via de fluxen of via het RNP ontvangen worden..
Verzendtermijnen en datum waarop die termijnen ingaan
Verzendtermijn van het brevet en datum waarop die termijn ingaat
De termijn voor het versturen van het brevet is een maand vanaf de brevetaanvraag of de ontvangst van de informatie die het versturen van het brevet met zich brengt. Als de laatste dag van een maand in een weekend valt of een feestdag is, moet het brevet de dag voor de feestdag of het weekend bezorgd worden.
Als de informatie die het versturen van het brevet met zich brengt een elektronische flux is, is de verzendtermijn een maand + zeven dagen vanaf de behandeldatum door de KSZ.
Verzendtermijn van de ontvangstbevestiging via e-mail en datum waarop die termijn ingaat
Instelling " B " moet binnen twintig kalenderdagen nadat het brevet verstuurd is een ontvangstbevestiging van het brevet naar fonds " A " mailen. Als fonds " A " geen e-mail ontvangt binnen die termijn, moet een duplicaat van het brevet verstuurd worden.
Verzendtermijn van het aanvullend brevet en datum waarop die termijn ingaat
De verzendtermijn voor het aanvullend brevet is een maand vanaf de dag waarop het nieuwe element wordt ontvangen.
Instelling die de kinderbijslag na de verzending van het brevet moet betalen
Instelling " A ", die het brevet naar instelling " B " verstuurt, moet een datum van einde betaling vermelden. Ze betaalt ook de kinderbijslag voor de maand van de overdracht. Instelling " B " moet de betalingen overnemen vanaf de volgende maand.
Verantwoordelijkheid van de instellingen
Bij een onverschuldigde betaling als gevolg van door instelling " A " via het brevet van rechthebbende onjuiste of onvolledige bezorgde gegevens moeten de volgende richtlijnen gevolgd worden:
-
Als de onjuiste gegevens van het brevet van rechthebbende het gevolg van onjuiste verklaringen van de sociaal bijslagtrekkende zijn en de fout niet bij het fonds ligt, vordert het fonds dat de onverschuldigde betaling heeft uitgevoerd die via alle rechtswegen terug. Bij een betwisting over de oorsprong van het debet moet het geval aan FAMIFED worden voorgelegd.
-
Als de onjuiste gegevens van het brevet aan instelling " A " te wijten zijn, staat het oorspronkelijke fonds in voor het debet volgens een proces in vijf fases. Als instelling " A " niet erkent dat ze verantwoordelijk is, moet het geval aan het departement Controle van FAMIFED worden voorgelegd.
De procedure in vijf fases is:
-
De instelling die de onjuiste gegevens ontvangen heeft stelt een onverschuldigd bedrag van type C vast en vraagt het oorspronkelijke fonds om onmiddellijk terug te betalen.
-
De oorspronkelijke instelling stelt een debet van type A op terwijl ze de gevraagde terugbetaling uitvoert.
-
Als het onverschuldigd bedrag via inhoudingen op de verschuldigde kind erbijslag kan worden teruggevorderd, contacteert de oorspronkelijke instelling rechtstreeks de betalende instelling om het onverschuldigd bedrag waarvoor ze verantwoordelijk is terug te vorderen.
-
De instelling die de onverschuldigde betaling heeft uitgevoerd blijft de officiële schuldeiser en contactpersoon van de sociaal bijslagtrekkende.
-
Als geen instelling het onverschuldigd bedrag nog via inhoudingen kan terugvorderen, vraagt de oorspronkelijke instelling de schuldeisende instelling (dus die die de onverschuldigde kinderbijslag betaald heeft) om het terugbetalingsproces te beheren (betekening, rechtbanken etc.). De oorspronkelijke instelling staat echter in voor de gerechts- en verdedigingskosten.