De omzendbrief CO 1217 van 25 juli 1989 geeft een beschrijving van de etappes die voorzien zijn in de hervorming van het Nationaal Repertorium der Rechthebbenden.
Ieder fonds heeft voor de bijwerking van het Repertorium een magneetband of een diskette naar de Rijksdienst gezonden met vermelding van het bestand van hun actieve rechthebbenden op 1 oktober 1989.
Sedertdien wordt de bijwerking van dit bestand iedere week in het Repertorium geregistreerd.
Aangezien de proefperiode nu achter de rug is, kan de tweede fase van het project beginnen met de massale overname van het nationaal identificatienummer van de rechthebbenden op basis van hun naam, voornaam en geboortedatum die opgenomen zijn in het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden.
Verschillende fondsen hebben de Rijksdienst echter al gevraagd om hun bestand opnieuw te laden vooraleer de tweede fase van het project te beginnen.
Rekening houdend met het feit dat deze fonetische opzoekingen enerzijds een aanzienlijke invloed zullen hebben op de volgende fasen van het project (met name het overnemen van het nationaal nummer van het kind en de bijslagtrekkende) en zo oak op de raadpleging van het Rijksregister van de natuurlijke personen in de toekomst en dat anderzijds de bijwerking momenteel volledig in orde is, heeft de Rijksdienst beslist om het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden opnieuw volledig te laden.
Deze operatie zal dus een herhaling zijn van die van oktober 1989.
Zo worden de fondsen verzocht om vóór 1 maart 1990 aan de Rijksdienst - Directie Controle - een testmagneetband of een testdiskette (naar eigen keuze) te bezorgen waarop het werkelijke bestand van de rechthebbenden van het fonds volledig of gedeeltelijk is opgenomen (ten minste 10% van het totale bestand van het fonds) en waarop duidelijk vermeld is "Fonds nr..... -test N.R.R.- aantal gevallen begin recht...."
De magneetband of diskette (naar eigen keuze) voor de herlading moet bij de Rijksdienst - Directie Controle - voor maandag 12 maart 1990 toekomen. Daarop staat het bestand van de actieve rechthebbenden van het fonds zoals het op donderdag 8 maart 1990 gekend is. De band of diskette vermeldt expliciet "Fonds nr..... - N.R.R.- Bijwerking nr. 22- Bestand op 8 maart 1990- aantal gevallen begin recht....".
Elk fonds moet zich strikt aan deze datum van 12 maart 1990 houden omdat alle maatregelen reeds genomen zijn, ook wat de tewerkstelling van het personeel tijdens het weekeinde van 17 en 18 maart 1990 betreft, om de herlading volgens plan te laten verlopen.
Het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden zal dus tussen donderdag 15 maart en woensdag 21 maart 1990 niet kunnen geraadpleegd worden.
De volgende bijwerking (bijwerking nr. 23) zal alle wijzigingen bevatten die in het Repertorium zijn opgetreden in de periode van 9 tot 22 maart 1990. Daarna zullen de inlichtingen net als vroeger, iedere vrijdag, doorgestuurd worden op een magneetband waarop de inlichtingen vermeld staan die tot de dag voordien zijn geregistreerd. (de bijwerking nr.24 bevat de gegevens van de week van 23 tot 29 maart 1990).
Met de opgedane ervaring uit de afgelopen weken konden bovendien de verschillende programma's, zowel bij de fondsen als bij de Rijksdienst, aangepast worden.
Sommige punten worden hierna dus nog eens toegelicht.
De datum van vestiging of beëindiging
De data voor het Repertorium moeten overeenstemmen met de data die voorkomen op de betaalbestanden: een datum van vestiging is in feite een datum waarop de betaling gestart wordt en een datum van beëindiging is een datum waarop de betaling stopgezet wordt.
Voorbeeld: een rechthebbende werkt tot 15 januari 1990 voor werkgever A die aangesloten is bij fonds X. Op 16 januari 1990 begint hij te werken voor werkgever B die aangesloten is bij fonds Y. In de veronderstelling dat
- fonds X de kinderbijslag niet provisioneel uitbetaalt en aangezien fonds Y de kinderbijslag voor de maand februari binnen de vastgestelde termijn kan uitbetalen, zal fonds X een bericht van beëindiging op 31 januari 1990 verzenden en fonds Y een bericht van vestiging op 1 februari 1990 ;
- fonds X de kinderbijslag provisioneel uitbetaalt en fonds Y de betaling van de kinderbijslag vanaf de maand april 1990 kan verzekeren, zal fonds X een bericht van beëindiging verzenden op 31 maart 1990 en fonds Y een bericht van vestiging op 1 april 1990.
Bijzondere aandacht is echter vereist voor het geval waarin werkn:emers voor meer dan één werkgever tewerkgesteld zijn.
Wanneer het forfait bereikt is, zal de rechthebbende voor een welbepaalde maand door het fonds dat de kinderbijslag voor diezelfde maand zal uitbetalen, actief verklaard worden. Wanneer er in de daaropvolgende maand verandering van bevoegdheid is, zal het eerste fonds uiteraard een bericht van beëindiging verzenden op de laatste dag van de maand van bevoegdheid en het fonds dat de bevoegheid tot betalen overneemt, zal een bericht van vestiging versturen op de eerste dag van de eerste maand waarvoor het bevoegd is. Wanneer het forfait niet bereikt is, zal ieder fonds dat de kinderbijslag per dag uitbetaalt, de rechthebbende actief verklaren. Dit geval zal automatisch aan een onderzoek onderworpen worden (vermoeden van cumulatie) en ieder betrokken fonds zal het geval aan de Rijksdienst meedelen.
De rechthebbenden in het Repertorium
Enkel de actieve rechthebbenden van een fonds (d.w.z. hoofdens wie de kinderbijslag wordt uitbetaald) worden in het Repertorium opgenomen.
Moeten niet in het Repertorium worden opgenomen:
- de rechthebbende wees zoals bedoeld in art. 56bis G.W.
- de rechthebbenden van wie het dossier nog in onderzoek is. Aangezien het Nationaal Repertorium der Rechthebbenden moet gezien worden als een gegevensbestand waarin de betalingen Z1Jn opgenomen, worden de rechthebbenden van wie het dossier nog steeds in onderzoek is bij een fonds dat de betalingen nog niet heeft aangevat, niet als actieve rechthebbenden in dat fonds beschouwd.
Er moet evenwel een onderscheid gemaakt worden tussen de dossiers in onderzoek, zoals hierboven aangehaald, en de dossiers waarvan de betaling tijdelijk is opgeschort (bijvoorbeeld wanneer een periodiek formulier niet teruggestuurd is); voor deze rechthebbenden moet er bij de schorsing van de betalingen uiteraard geen bericht van beëindiging verstuurd worden.
- de rechthebbenden voor wie het fonds niet meer bevoegd is, zelfs wanneer het dossier op administratief vlak nog niet is afgesloten.
Voorbeeld: Een rechthebbende verlaat fonds A voor fonds B. Zodra fonds A het definitief brevet naar fonds B heeft verstuurd, moet het een stopzetting van betaling aan het Repertorium meedelen zelfs wanneer de achterstallen nog moeten betaald worden.
- de gevallen waarvoor alleen kraamgeld (vooruitbetaald of niet) werd betaald.
Wij dringen er ten slotte op aan dat er voor iedere rechthebbende slechts een referentie wordt opgegeven, zelfs wanneer er binnen het fonds verschillende registratienummers zijn (bijvoorbeeld omdat de kinderbijslag ten behoeve van verschillende bijslagtrekkenden wordt uitbetaald).
De registraties op de magneetbanden of disketten
De registraties op de magneetbanden of disketten moeten door het fonds uiterst nauwkeurig nagekeken worden.
Wij wijzen er nogmaals op dat de banden of disketten voor de bijwerking geen onnodige en tussentijdse registraties moeten be-watten maar wel de wijzigingen die aan de in het Nationaal Repertorium der Rechthebbenden geregistreerde gegevens moeten worden aangebracht.
Varia
- de lijst van de sectienummers die door de betaaldiensten van de Rijksdienst gebruikt worden, gaat als bijlage 1. Aan de hand van deze lijst kan een dossier teruggevonden worden waarvoor een onderzoek naar cumulatie aan de gang is.
- een samenvatting van de technische richtlijnen over het gebruik van de magnetische dragers vindt U in bijlage 2 met modelvoorbeeld van begeleidende listing. Zij annuleert en vervangt alles wat voorheen gezegd of geschreven is. De aanpassingen aan de vroegere richtlijnen zijn in de tekst in vette letters gedrukt.
Wij dringen erop aan dat deze richtlijnen nauwgezet gevolgd worden aangezien de betrouwbaarheid van het Nationaal Repertorium der Rechthebbenden hier op het spel staat. Het is immers een logistieke steun voor de toepassing van de nieuwe reglementering inzake de provisionele betaling, zoals die ia vastgelegd in het koninklijk besluit van 12 juni 1989 tot uitvoering van art. 71 § 2 van de samengeordende wetten betreffende de kinderbijslag voor werknemers.
