Met deze omzendbrief wordt toelichting gegeven bij het bepaalde in het Koninklijk Besluit van 30 augustus 1996 tot vaststelling van het bedrag van de vergoeding verschuldigd voor het ontvangen van een afschrift van een bestuursdocument, waarvan een afschrift als bijlage gaat en dat is verschenen in het Belgisch Staatsblad van 20 september 1996 (bijlage 1).
1. Wettelijk kader
Artikel 5 van de Wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur (W.O.B.) bepaalt in het algemeen dat elke belanghebbende persoon onder andere het recht heeft een afschrift te verkrijgen van een bestuursdocument dat door een administratieve overheid wordt gehouden.
Artikel 12 van dezelfde wet bepaalt overigens dat de ontvangst van een afschrift van een bestuursdocument kan afhankelijk gesteld worden van het betalen van een vergoeding waarvan het bedrag door de Koning wordt vastgesteld.
Ter herinnering: op de W.O.B. wordt commentaar gegeven in de C.O. 1282 van 22 december 1994.
2. Draagwijdte van het toegelichte koninklijk besluit
Het Koninklijk Besluit van 30 augustus 1996 streeft een tweeledig doel na. Enerzijds wil het de modaliteiten nader omschrijven voor het neerleggen van een aanvraag met het oog op het bekomen van een afschrift van een bestuursdocument.
Anderzijds dient het bedrag van de vergoeding in verband met de overhandiging van een dergelijk afschrift vastgesteld te worden. Omtrent dit punt verdient opmerking dat het principe van de vergoeding in het kader van de toepassing van de W.O.B. nieuw is. Anders dan wat reeds is bepaald in de wet betreffende de bescherming van de particuliere levenssfeer van 8 december 1992 aangaande de toegang tot alle verwerkte gegevens van persoonlijke aard (cf. C.O. 1275 van 12 januari 1994, punt 2.1.), bracht een aanvraag gegrond op de W.O.B. tot dusverre geen betaling vanwege de aanvrager mee.
3. Indieningsmodaliteiten van de aanvraag om een afschrift van een bestuursdocument te krijgen
3.1. Artikel 1 van het toegelichte besluit bepaalt dat het verzoek wordt ingediend:
- hetzij door de aanvrager die zich persoonlijk bij de betrokken administratieve overheid meldt en deze een ingevuld en ondertekend aanvraagformulier overhandigt;
- hetzij schriftelijk, door een brief gericht aan de betrokken administratieve overheid met vermelding van de naam en adres van de aanvrager.
3.2. In de beide gevallen moet de aanvrager aangeven of hij persoonlijk het afschrift in ontvangst wil nemen bij de administratieve overheid dan wel of dit afschrift per post moet worden toegezonden.
4. Berekening van de vergoeding
4.1. Artikel 2 van datzelfde besluit bepaalt dat de vergoeding per bestuursdocument en per aanvraag wordt berekend met een minimum van 50 frank.
Naar luid van artikel 3 is de vergoeding op 2 BEF per pagina bepaald wanneer het afschrift van een bestuursdocument in zwart/wit-versie wordt verstrekt op een formaat dat niet groter is dan formaat A4 behalve wanneer het document meer dan honderd bladzijden bevat, in welk geval de vergoeding wordt verminderd tot 1 BEF per bladzijde vanaf de honderd en eerste.
4.2. In uitzonderlijke gevallen waarin de fondsen zouden te maken krijgen met aanvragen voor kopieën op een groter formaat dan A4, in kleur of op een andere drager dan papier, dient verwezen te worden naar de artikelen 4 tot 7 van het besluit.
5. Betaling door de aanvrager
5.1. Wanneer de afschriften door de aanvrager bij de kinderbijslaginstelling worden afgehaald, wordt de betaling tegen ontvangstbewijs geïnd en de rekening voor administratiekosten gecrediteerd.
Wanneer daarentegen de afschriften als verplicht aangetekend per post aan de aanvrager worden opgestuurd, is het bedrag van de vergoeding verhoogd met de portkosten betaalbaar op de postrekening van de administratiekosten van het fonds en dit vóór de verzending.
5.2. Eens dit uitgevoerd, wordt melding van de betaling gemaakt in het register van de aanvragen (cf. punt 3.1.1. van de C.O. 1282).
6. Inwerkingtreding en praktische regels
Het toegelichte besluit is in werking getreden op 20 september 1996.
De vorenstaande regels zijn van toepassing voor elke aanvraag om een afschrift van een bestuursdocument dat op de datum van verschijning van deze C.O. nog niet afgeleverd is.
Een model van aanvraagformulier dat moet worden ingevuld wanneer de aanvrager zich bij het fonds aanmeldt om een afschrift van een document te krijgen, is als bijlage 2 bijgevoegd.
