Sommaire
1. INTRODUCTION
2. PRINCIPALES ADAPTATIONS DE LA CO 1393 DU 19 SEPTEMBRE 2013 DANS LE CADRE DU CONTROLE SOCIAL - PRÉCISIONS ET EXEMPLES
2.1. Objectifs de la CO 1408 du 18 janvier 2016
2.2. Principales adaptations de la CO 1393 du 19 septembre 2013
2.2.1. Précision relative à la notion de nouvelle naissance dans une situation de monoparentalité
2.2.2. La suspension
2.2.3. Dénonciation à l’auditorat du travail, échange d’informations avec l’auditorat du travail
2.2.4. Liste des indicateurs qui requièrent un contrôle
2.2.4.1. Contrôle urgent automatique
2.2.4.2. Contrôle aléatoire
3. INSTRUCTIONS GENERALES
3.1. Demande de contrôle
3.1.1. Contrôles qui doivent être demandés par les caisses d'allocations familiales
3.1.1.1. Contrôles déterminés dans la CO 1408 du 18 janvier 2016
3.1.1.2. Contrôles déterminés dans la CO 1386 du 19 février 2016 relative à l'évaluation annuelle des besoins d'information sur supports électroniques et papier : Actualisation des instructions concernant le contrôle par formulaires
3.1.1.3. Contrôles déterminés dans la CO 1404 du 7 septembre 2015 relative à l'hébergement alterné égalitaire - désaccord des parents à la majorité - moyens de preuve
3.1.2. Contrôles qui ne peuvent être demandés et/ou ne seront pas exécutés par le service Contrôle social
3.2. Mentions qui doivent obligatoirement être reprises sur la demande
3.3. Introduction de la demande
3.4. Valeur et suite à donner à un rapport de contrôle
3.5. Points spécifiques
3.5.1. Intégration des acteurs
3.5.2. Informations relatives aux contrôles à domicile
3.5.3. Caisse compétente pour introduire la demande de contrôle quand plusieurs caisses sont concernées
3.5.4. Communication des rapports de contrôles aux autres caisses concernées
3.5.5. Informations générales
4. CONSIGNES SPECIALES RELATIVES A LA FRAUDE
4.1. Dénonciation auprès de l'auditorat du travail
4.2. Demande de contrôle.
4.2.1. Contrôles qui doivent obligatoirement être demandés.
4.2.1.1. Contrôle urgent automatique.
4.2.1.2. Contrôle à la demande du gestionnaire.
4.2.2. Contrôles qui ne peuvent être demandés et/ou ne seront pas exécutés par le service Contrôle social
4.3. Valeur et suite à donner à un rapport de contrôle.
4.4. Informations générales.
1. INTRODUCTION
La CO 1393 du 19 septembre 2013 reprend dans le cadre de la gestion des dossiers d’allocations familiales, les impacts de la loi programme du 28 juin 2013, publiée au Moniteur belge du 1er juillet 2013. Cette loi programme porte en effet dans ses articles 36, 37 et 40 à 58 des dispositions qui ont des répercussions dans le secteur des allocations familiales, spécialement dans le cadre des contrôles à domicile et des dossiers frauduleux.
Suite à l'évaluation de l'application de cette circulaire, la CO 1408 du 18 janvier 2016 fournit aux gestionnaires de dossiers les instructions générales et clarifications nécessaires dans le cadre des contrôles à domicile et des dossiers frauduleux, leur permettant une gestion plus efficace des dossiers concernés.
La 996/123 du 15 avril 2016 concerne l'impact que les dispositions de la loi programme ont eu sur le traitement des dossiers frauduleux gérés par la Cellule fraude sociale de FAMIFED (ci-après dénommée la Cellule fraude sociale) en application de la CO 1408 du 18 janvier 2016.
Le but de la présente circulaire, quant à elle, est de reprendre les grands principes de la CO 1408 qui concernent le contrôle social de FAMIFED dont la lutte contre la fraude sociale n'est qu'une des missions et de les clarifier par des exemples ainsi que de rassembler les instructions relatives au contrôle social reprises dans les différentes circulaires publiées depuis le 19 septembre 2013 suite à la réorientation et la réorganisation du contrôle social (lettres circulaires 996/106 du 12 novembre 2013, 996/107 du 16 décembre 2013, 996/113 du 27 février 2015, la CO 1404 du 7 septembre 2015 et la CO 1386 du 19 février 2016).
Afin de faciliter la lecture de cette circulaire, celle-ci est scindée en trois parties, la première partie considère les principales adaptations de la CO 1393 du 19 septembre 2013 dans le cadre du contrôle social qui ont été communiquées via la CO 1408 du 18 janvier 2016, la deuxième partie reprend les instructions valables tant pour les contrôles qui concernent des dossiers "non" fraude que des dossiers "fraude". La troisième partie concerne les instructions qui s'appliquent uniquement pour les dossiers "fraude".
2. PRINCIPALES ADAPTATIONS DE LA CO 1393 DU 19 SEPTEMBRE 2013 DANS LE CADRE DU CONTROLE SOCIAL - PRÉCISIONS ET EXEMPLES
2.1. Objectifs de la CO 1408 du 18 janvier 2016
Le 1er juillet 2013, la loi-programme du 28 juin 2013 portant dans ses articles 36, 37 et 40 à 58 des dispositions dans le cadre de la lutte contre la fraude sociale qui ont des répercussions dans le secteur des allocations familiales, a été publiée. Suite à cette publication, la circulaire 1393 du 19 septembre 2013 a été rédigée afin de fournir aux gestionnaires de dossiers des instructions concernant les impacts de ces dispositions dans le cadre de la gestion quotidienne des dossiers.
Dans le courant de l’année 2015, les dispositions prises dans cette circulaire ont été évaluées. La circulaire 1408 du 18 janvier 2016 fait suite à cette évaluation et fournit aux gestionnaires de dossiers les instructions générales et clarifications nécessaires dans le cadre des contrôles à domicile et des dossiers frauduleux afin de leur permettre une gestion plus efficace des dossiers concernés.
2.2. Principales adaptations de la CO 1393 du 19 septembre 2013
2.2.1. Précision relative à la notion de nouvelle naissance dans une situation de monoparentalité
Par nouvelle naissance dans une situation monoparentale, il faut entendre toutes les situations où intervient une nouvelle naissance dans une famille monoparentale qui peut bénéficier ou qui bénéficie des allocations familiales à un taux préférentiel qu’il s’agisse d’un premier enfant ou d’un enfant subséquent. C'est aussi valable en cas de naissance d'un enfant naturel (qui porte le nom de la mère).
2.2.2. La suspension
La suspension immédiate des allocations familiales et/ou du supplément social telle qu’elle était prescrite par la CO 1393 est abrogée.
En ce qui concerne les contrôles urgents automatiques: plus aucune suspension d'allocations familiales et/ou suppléments sociaux ne doit être effectuée sur la base d' une demande de contrôle à domicile "automatique". Par contre, une suspension des allocations familiales et/ou suppléments sociaux pourra toujours s'effectuer pour d'autres raisons, par exemple si d'autres éléments dans le dossier font suspecter une fraude (voir contrôles urgents à la demande du gestionnaire) ou à la demande du service Contrôle social sur la base d'éléments de fraude déjà constatés par le contrôleur alors que l'enquête n'est pas encore terminée.
En ce qui concerne les contrôles urgents à la demande du gestionnaire sur la base d’une présomption de fraude (voir point 4.2.1.2.): les paiements des allocations familiales et/ou du supplément social doivent être suspendus 3 mois après l’introduction de la demande de contrôle sur place, en prenant comme date de début du délai, la date de la demande qui a été enregistrée dans Famicontrol. Toutefois ce délai de 3 mois peut être réduit à la demande expresse du service Contrôle social si celui-ci a, par exemple, des éléments nouveaux suite à une enquête entamée mais non encore terminée ou suite aux informations fournies par la Cellule fraude sociale.
Remarque:
La question se pose de savoir si la caisse doit commencer à payer les allocations familiales et/ou le supplément social quand aucun paiement des allocations familiales et/ou du supplément n'a encore été effectué à l'allocataire pour le ou les mois précédant la demande de contrôle. Dans ce cas, dans l'attente du résultat d'un contrôle, les caisses ne doivent pas entamer le paiement des allocations familiales et/ou du supplément. C'est dans le chef de l'allocataire qu'il faut déterminer si un paiement des allocations familiales et/ou suppléments a déjà été effectué et non dans le chef de l'enfant.
Exemples:
- Première naissance dans une famille mono : aucune allocation familiale n’est octroyée -> paiement uniquement du taux de base en attendant le résultat du contrôle.
- Famille mono dans laquelle une nouvelle naissance a eu lieu et pour laquelle aucun supplément mono n’est octroyé car la mère travaille et n'a pas demandé l'octroi du supplément monoparental. De ce fait, aucun contrôle sur place n'a été demandé ni effectué. En 2017, suite au flux fiscal, il est constaté que les revenus de la famille monoparentale sont inférieurs au montant autorisé -> la caisse devra introduire une demande de contrôle et attendre le résultat du contrôle à domicile avant de régulariser s'il y a lieu le supplément provisionnel d'office.
- En cas de nouveau droit en faveur d’une famille venant de l’étranger pour laquelle la caisse n'a encore effectué aucun paiement et pour laquelle il y a une forte suspicion que les enfants ne sont pas élevés en Belgique -> aucun paiement ne peut être effectué avant les résultats du contrôle.
Par contre:
- Famille mono de 2 enfants: Le supplément est payé pour les deux enfants. Naissance d’un troisième enfant -> paiement du supplément pour les trois enfants y compris pour le troisième enfant nouveau-né car un supplément est déjà payé à l'allocataire les mois précédant la demande de contrôle pour les deux autres enfants.
Exemple, le taux 50bis est octroyé pour les deux enfants ainés du ménage. Un troisième enfant d'un père hors ménage nait, le supplément mono pourra lui être octroyé en attendant le résultat du contrôle.
2.2.3. Dénonciation à l’auditorat du travail, échange d’informations avec l’auditorat du travail
Les dénonciations auprès de l’auditorat du travail sont à présent effectuées par le département Contrôle de FAMIFED dès lors qu’une fraude sociale est avérée suite au contrôle effectué.
2.2.4. Liste des indicateurs qui requièrent un contrôle
2.2.4.1. Contrôle urgent automatique
Un contrôle automatique a été ajouté à la liste reprise au point 4.1.b) de la CO 1408: étudiants qui étudient à l’étranger et qui, l'année précédant leurs études à l'étranger, ne séjournaient pas en Belgique ou dans un pays de l'EEE.
2.2.4.2. Contrôle aléatoire
La CO 1408 modifie le pourcentage d'extraction des contrôles aléatoires et leur réalisation est dorénavant modulée au prorata du nombre de contrôles urgents demandés. Du fait que la priorité est réservée aux contrôles "urgents", les contrôles aléatoires sont donc effectués lorsque la quantité de contrôles urgents le permet.
De plus, grâce au flux fiscal, les contrôles aléatoires prévus pour les familles non monoparentales bénéficiant d'un supplément social n'ont plus lieu d'être puisque ce contrôle portait sur les revenus et que les revenus seront contrôlés via ce flux fiscal.
Cependant, si l' importance du contrôle aléatoire semble moins évidente en raison de la priorité accordée aux demandes de contrôles urgents et du flux fiscal qui garantit le supplément social provisionnel d'office ou à terme aux familles qui répondent aux conditions socioprofessionnelles pour l'octroi de ce droit, le contrôle aléatoire garde toute son importance en ce qui concerne son rôle social et son rôle dans la lutte contre la fraude sociale. En effet, via les contrôles aléatoires, des droits non revendiqués peuvent être découverts (par exemple un droit au supplément handicapé) ainsi que des fraudes au domicile et aux mises en ménage, sans qu'il y ait au préalable des indices dans le dossier qui puissent le faire supposer.
La périodicité pour fournir à FAMIFED la liste de contrôles aléatoires n'est pas imposée, elle peut être trimestrielle ou annuelle. Toutefois les listes trimestrielles offrent l'avantage de fournir des données actualisées.
Les nouveaux critères de sélection sont repris au point 3.1.1.1.
3. INSTRUCTIONS GENERALES
3.1. Demande de contrôle
3.1.1. Contrôles qui doivent être demandés par les caisses d'allocations familiales
3.1.1.1. Contrôles déterminés dans la CO 1408 du 18 janvier 2016
Contrôle aléatoire
- Contrôle annuel des dossiers pour les familles bénéficiant des prestations familiales garanties sur base des ressources ou d'une aide privée;
- 10% des dossiers pour les familles bénéficiant des prestations familiales garanties et du RIS;
- 3% des dossiers pour les familles bénéficiant des allocations familiales au taux 41, 42bis et 50ter, et pour les familles bénéficiant des allocations familiales au taux 50bis.
3.1.1.2. Contrôles déterminés dans la CO 1386 du 19 février 2016 relative à l'évaluation annuelle des besoins d'information sur supports électroniques et papier : Actualisation des instructions concernant le contrôle par formulaires
Conformément à la CO 1386, des contrôles doivent être demandés :
- Pour examiner le cumul possible entre la prime d'adoption et l'allocation de naissance si après l'enquête administrative effectuée par la caisse, des données sont encore manquantes (point 4.2.4.2.).
- Lorsqu'il est impossible d'obtenir des informations suffisantes après avoir consulté les banques de données disponibles (TRIVIA) ou les flux via la consultation TRIVIA, avant d'établir un indu (points 3.9.3 + 3.10.2).
- En cas de doute ou de déclarations contradictoires au sujet de la personne qui est responsable de l’éducation de l’enfant, quand la mère est mineure (point 3.11.2).
- Pour établir l'abandon de l'orphelin ou le maintien de celui-ci (formulaire P16com) en cas de doute sur la réalité de l'abandon (dans ce cas, le contrôle doit s'effectuer au domicile de l’allocataire - annexe de la CO 1386).
3.1.1.3. Contrôles déterminés dans la CO 1404 du 7 septembre 2015 relative à l'hébergement alterné égalitaire - désaccord des parents à la majorité - moyens de preuve
Conformément à la CO 1404, un contrôle à domicile doit être demandé en cas de désaccord entre les parents dans le cadre du maintien ou non, à la majorité de l'enfant, du régime d'hébergement alterné égalitaire.
3.1.2. Contrôles qui ne peuvent être demandés et/ou ne seront pas exécutés par le service Contrôle social
Les caisses ne peuvent pas demander de contrôle au service Contrôle social de FAMIFED quand elles disposent déjà de toutes les données utiles pour résoudre leurs dossiers administrativement ou quand elles peuvent obtenir les informations nécessaires d'une autre manière. Rien ne leur interdit cependant d'organiser par leurs propres moyens, des visites d'assistance.
Exemples:
-
Un enfant majeur arrête ses études, il n’est pas inscrit au Forem et il commence à travailler -> le contrôle sur place ne peut pas être demandé puisque le dossier peut être réglé administrativement via des flux.
-
Une première naissance dans une situation monoparentale, la mère déclare sur le modèle E qu’elle cohabite avec le père de l’enfant qui réside illégalement dans le pays _ pas de contrôle sur place nécessaire pour l’octroi éventuel de l’article 41.
-
Une première naissance dans une situation monoparentale -> le contrôle sur place ne peut être demandé qu’après la réception du flux concernant la naissance de l’enfant, étant donné que jusque-là, on peut recevoir des modifications de la composition du ménage rendant le contrôle superflu (cohabitation avec le père de l’enfant, par exemple).
-
Radiation d’office, pas de nouvelle adresse connue, le courrier n’est plus reçu à la dernière adresse connue -> si on ne connaît aucune adresse où un contrôle peut être effectué, il n’est pas judicieux de demander un contrôle sur place et les paiements doivent être interrompus sans
demande de contrôle sur place. Ce n’est que lorsqu’une adresse est connue ou qu’aucune nouvelle adresse n’est connue mais que la radiation d’office a été effectuée en raison de la perte du droit de séjour, qu’un contrôle sur place peut être demandé (étant donné qu’il existe alors une réelle possibilité que l’assuré social habite encore à l’ancienne adresse). Dans ces cas, tant que la (les) personne(s) n’est (ne sont) pas inscrite(s) à nouveau dans le Registre national, un contrôle sur place doit être demandé chaque année pour pouvoir poursuivre les paiements.
-
Un plan de remboursement a été fixé avec l’assuré social mais celui-ci ne s’y tient pas ; le montant est trop insignifiant (500 € dans l'Arrêté royal du 26/06/1987, porté aujourd'hui à 620 €) pour justifier un contrôle de solvabilité et il n’y a aucune (nouvelle) indication de fraude -> aucun contrôle sur place ne peut être demandé pour mettre l’assuré social en demeure de poursuivre le plan de remboursement.
-
Une mère réside avec son enfant dans un refuge ou un foyer d’accueil et la
caisse a reçu des attestations le confirmant -> un contrôle sur place n’est pas nécessaire.
-
Pour les dossiers dans lesquels les parents mariés en Belgique n'ont jamais cohabité, il n'y a aucun signe de désunion et donc, aucun droit au supplément monoparental -> un contrôle est inutile.
-
Si l'intéressé ne renvoie pas les formulaires de
demande et que le paiement des allocations familiales et/ou du supplément est suspendu, il ne faut pas demander de contrôle pour faire remplir les formulaires. En effet, les contrôles d'assistance ne sont plus réalisés par le service Contrôle social de
FAMIFED. Par contre, les demandes de contrôle pour valider les paiements provisionnels ou justifier un
débit quand les informations reçues via les flux et notamment le flux fiscal ne sont pas suffisantes sont toujours acceptées.
3.2. Mentions qui doivent obligatoirement être reprises sur la demande
- La caisse d'allocations familiales doit communiquer le maximum d’informations au sujet de toutes les personnes à contrôler. La demande doit toujours contenir tous les éléments pertinents du dossier : NISS, état civil, adresse (fonctionnelle) actuelle, situation socioprofessionnelle (salarié à temps plein/temps partiel, travailleur indépendant, chômeur, invalide, CPAS...).
En cas de présomption de fraude, la caisse doit communiquer tous les éléments qui font présumer la fraude et tous les éléments qui réfutent cette présomption. Par exemple, en cas de doute sur la présence en Belgique, les éléments qui font naître ce doute doivent être joints à la demande.
Toutes les coordonnées de la personne à contrôler dont dispose la caisse doivent être communiquées dans la demande de contrôle, sur le D42 (adresse effective la plus récente, numéro de téléphone portable et/ou fixe). Un bref résumé de leur historique doit être ajouté : ont-elles déjà cohabité? Si oui, quand et à quelle adresse ? Depuis quand les personnes sont-elles séparées ? Les personnes sont-elles actuellement domiciliées chez un membre de la famille (par ex. les parents de la personne) ? Ce résumé doit donner une idée claire des éléments pertinents contenus dans le dossier. Si un contrôle sur place a déjà été réalisé dans le passé chez l’assuré social, il y a lieu de le signaler dans la demande et d'ajouter le(s) rapport(s) de ce(s) contrôle(s) et les conclusions. Si ce(s) rapport(s) est (sont) déjà introduit(s) dans Famicontrol, il suffit d'en donner la référence. Si des informations sur le dossier ont été reçues de l'auditorat du travail, elles doivent être mentionnées dans la demande de contrôle. Chaque demande doit mentionner toutes les personnes pertinentes, clairement identifiées : attributaire, allocataire, 4es acteurs, enfants (y compris ceux pour lesquels c’est une autre caisse d'allocations familiales qui paie), afin que le contrôleur ait une image claire et complète de la famille à contrôler. Il est important de mentionner le numéro NISS des deux parents en cas de contrôle suite à une naissance dans une famille monoparentale.
- La caisse mentionne clairement à quel taux le paiement est effectué, à quel allocataire et pour quel(s) enfant(s) pour toute la période concernée par le contrôle.
- La demande doit être rédigée dans la même langue que la langue officielle correspondant à la région de résidence de la personne à contrôler (application des règles linguistiques). Pour rappel, un contrôle dans une commune à facilités ou à Bruxelles doit être réalisé dans la langue de la personne à contrôler, pour autant qu’il s’agisse d’une langue officielle de la commune, sinon dans la langue du dossier de la caisse.
- Aucune nouvelle demande de contrôle sur place urgente pour le même dossier ne peut être introduite si un contrôle pour ce dossier est toujours en cours. Un nouveau contrôle ne pourra donc être demandé pour un même dossier que lorsque le rapport de contrôle de la demande précédente aura été délivré à la caisse d'allocations familiales. Si des questions supplémentaires, auxquelles il convient de répondre par le biais d’un contrôle sur place, se posent dans le dossier ou si des informations pertinentes supplémentaires sont reçues après la demande de contrôle et avant la réception du rapport de contrôle, la caisse doit ajouter ces questions ou informations supplémentaires le plus rapidement possible à la demande déjà introduite par le biais de l’application Famicontrol et prévenir le secrétariat du service Contrôle social par email (soc.ctrl@famifed.be) que des éléments supplémentaires ont été ajoutés au dossier.
- Il est important que la demande soit complète. De plus, il est demandé aux caisses de faire le tri des informations utiles et nécessaires et de les centraliser sur le D42 (résumé complet de la situation), ou via les annexes chargées dans Famicontrol, qui doivent être nommées en fonction de leur contenu ou être accompagnées d'une description de leur contenu (par exemple, composition de ménage, documents scolaires, …). Par exemple, il n'est pas nécessaire de joindre à la demande de contrôle les DMFA de l'un des acteurs pour les dix dernières années, mais uniquement les éléments pertinents.
- La demande doit mentionner les coordonnées téléphoniques du gestionnaire du dossier (et non pas les coordonnées de la personne chargée de la gestion des demandes à introduire dans Famicontrol). En effet bien que le SPOC désigné par la caisse reste la personne de contact pour l'introduction des demandes de contrôles et leur gestion, le gestionnaire du dossier est la personne la plus habilitée à fournir l'information au contrôleur lorsqu'il s'agit d'informations concrètes au sujet d'un dossier.
Points d’attention:
Si différentes personnes doivent être contrôlées dans le même dossier ou le même ménage, une seule demande doit être introduite. Comme personne à contrôler, la caisse sélectionne la personne chez qui le premier contrôle sur place doit logiquement être effectué. Elle indique ensuite clairement dans la demande, quelles autres personnes doivent également être contrôlées (coordonnées complètes). Pour le contrôle d’une situation monoparentale avec présomption de cohabitation (par exemple suite à la domiciliation d'un tiers à la même adresse dans une composition de ménage différente), la première personne à contrôler est normalement l’allocataire. Les coordonnées du partenaire supposé (ou du père de l’enfant nouveau-né) doivent toutefois être mentionnées comme deuxième personne à contrôler dans le dossier. Cependant, ce sont les inspecteurs et contrôleurs sociaux qui décident s'il est pertinent de poursuivre le contrôle chez d'autres personnes mentionnées ou non sur la demande, sauf si le service détient dans son dossier des éléments pertinents qui justifient que le contrôle soit effectué chez une personne en particulier (par exemple la caisse a connaissance d'une adresse fonctionnelle du père qui est domicilié officiellement à l'adresse de référence d'un CPAS).
3.3. Introduction de la demande
Le contrôle sur place est demandé uniquement via Famicontrol conformément à la lettre circulaire 996/113 du 27 février 2015.
3.4. Valeur et suite à donner à un rapport de contrôle
- La caisse doit prendre en compte la conclusion faite par le contrôleur sur la base des éléments qu'il a constatés chez l’assuré social. Toutefois, si la caisse ne peut rencontrer les arguments et les conclusions repris dans le rapport de contrôle soit parce qu'elle dispose de nouveaux éléments dans son dossier non connus du contrôleur, susceptibles de modifier cette conclusion, soit parce qu'elle considère le rapport de contrôle non concluant, elle en fait part via son SPOC aux inspecteurs du service Contrôle social (insp.soc@famifed.be). Ceux-ci vérifieront le bien fondé des arguments de la caisse. Suite à cet examen, les inspecteurs valideront le rapport de contrôle, modifieront les conclusions du rapport ou organiseront un nouveau contrôle. Ce principe vaut également pour les conclusions des rapports de contrôle pour lesquels un feedback n'a pas été demandé. Dans ce cas, la caisse motive sa décision dans Famicontrol. Le feedback doit être introduit dans Famicontrol dans les 3 mois ouvrables suivant la réception du rapport de contrôle complété. Toutefois, si la caisse ne peut fournir les informations demandées dans ce délai et notamment l'impact financier, le SPOC "contrôle social" en avisera le secrétariat du service Contrôle social (soc.ctrl@famifed.be) en motivant la raison qui empêche la caisse de compléter le feedback.
- Lorsque suite au contrôle, la caisse régularise les paiements non octroyés, le montant de cette régularisation doit être introduit comme un nombre positif (+€) ; lorsque la caisse crée un indu suite au contrôle, le montant doit être introduit comme un nombre négatif (-€). Le montant repris dans le feedback financier ne peut tenir compte que des régularisations (positives ou négatives) qui sont intervenues suite aux informations qui ont été recueillies par le biais ou en conséquence du rapport de contrôle. Si une modification du barème se produit suite à l’information provenant du rapport de contrôle, cette modification doit être complétée dans le feedback dans Famicontrol.
- Dans les « remarques », il convient de détailler l’incidence financière (par ex. indu art. 42 bis pour la période du mm/aaaa au mm/aaaa pour les enfants X et Y). Si le feedback diffère de l’impact escompté (par ex. une régularisation alors que le service Contrôle social attendait l'établissement d'un indu), cette différence doit être clairement motivée dans les « remarques » dans Famicontrol.
- Lorsqu’un feedback erroné a été envoyé par accident par le biais de Famicontrol, un erratum mentionant les données correctes à introduire dans Famicontrol doit être envoyé par courriel au secrétariat du service Contrôle social: soc.ctrl@famifed.be.
- Si un assuré social conteste les conclusions du rapport, par exemple quand le contrôleur a déterminé une perte de droit à un supplément, les objections éventuelles ou la contestation de la décision de l'assuré social ne peuvent donner lieu à une nouvelle demande de contrôle. Dans ce cas, l'assuré social qui veut contester la décision peut introduire une action devant le tribunal du travail.
Remarque:
Les conclusions d’un rapport de contrôle se rapportent à la demande introduite par la caisse. Toutefois, la caisse doit rester attentive à toute information reprise dans le rapport qui pourrait influencer le droit aux allocations familiales de la famille contrôlée ou d’un autre dossier d’allocations familiales de sa propre caisse ou d’une autre caisse. Dans ce dernier cas, la caisse qui a demandé le contrôle devra informer l’autre caisse concernée directement. Elle devra également en informer via mail le secrétariat du service Contrôle social (soc.ctrl@famifed.be). La caisse B devra quant à elle communiquer l'impact financier de sa caisse via un mail à ce secrétariat.
Exemples:
- Le contrôleur constate que l'allocataire et les enfants bénéficiaires n'habitent pas à l'adresse officielle mais à une autre adresse où réside également une autre famille bénéficiaire d'allocations familiales auprès d'une autre caisse. Les informations recueillies sur place par le contrôleur nécessitent une action également pour la caisse de cette famille. La caisse qui a demandé le contrôle devra donc communiquer à la caisse B les éléments qui la concernent.
- Le contrôle effectué aboutit à une suppression du droit au supplément monoparental car l’allocataire non attributaire intégré dans le Cadastre sous le code 102 et donc pour lequel aucun flux socioprofessionnel n'est délivré, vit en ménage de fait. Mais l’allocataire informe le contrôleur qu’elle bénéficie d’une indemnité de maladie. La caisse devra examiner s’il n’existe pas un droit sur la base de l’article 56, LGAF.
3.5. Points spécifiques
3.5.1. Intégration des acteurs
- Dans certains cas, le contrôleur doit effectuer un contrôle sur place (supplémentaire) chez une personne qui n’est pas intégrée dans le Cadastre, par exemple en cas de présomption de cohabitation qui n’apparaît pas dans le Registre national des personnes physiques. Pour pouvoir consulter l’adresse de cette personne dans Trivia, une intégration dans le Cadastre est nécessaire. Dans ces situations, le contrôleur demandera (par courriel) à la caisse qui a introduit la demande de contrôle d’intégrer la personne en question comme 4e acteur dans le dossier. La caisse devra intégrer ce quatrième acteur, au plus tard dans les huit jours ouvrables suivant la réception du courriel.
- La caisse qui demande le contrôle ne peut pas clôturer l’intégration des acteurs pertinents dans le Cadastre tant qu’elle n’a pas reçu le rapport de contrôle afin que toute information pertinente de la source authentique qui est diffusée par les flux électroniques soit également reçue immédiatement par la caisse. Toutefois, l'intégration de ces acteurs doit être clôturée à la réception du rapport s'il appert que ces acteurs n'ont aucun impact potentiel sur le dossier d'allocations familiales.
3.5.2. Informations relatives aux contrôles à domicile
- La caisse ne peut pas annoncer les contrôles sur place aux assurés sociaux. C'est au contrôleur d'évaluer s'il annonce ou non sa visite, en fonction de chaque situation particulière.
- Toutefois, les gestionnaires de dossiers restent toujours les personnes de contact pour les assurés sociaux. Ainsi, les coordonnées du contrôleur social, de l’inspecteur ou de la Cellule fraude sociale de FAMIFED ne peuvent jamais être communiquées aux intéressés. Le contrôleur transmettra ses propres coordonnées à la personne contrôlée lorsqu'il effectuera son contrôle. Ces coordonnées servent uniquement à fournir au contrôleur les informations encore manquantes dans un dossier ainsi qu'à permettre à l'assuré social de contacter le contrôleur lors d'une visite annoncée, pour informer par exemple ce dernier qu'il ne pourra pas être présent à la date de contrôle proposée.
- Pour les questions portant sur le contenu du rapport de contrôle, les assurés sociaux ne peuvent pas être renvoyés au service Contrôle social de FAMIFED. Les questions posées par l’assuré social peuvent être posées au besoin par le gestionnaire de dossiers ou le responsable de la caisse au service Contrôle social de FAMIFED (insp.soc@famifed.be).
- De même, après la remise du rapport, les caisses ne peuvent pas solliciter le contrôleur social suite à la réception de courriers de l'assuré social, de son avocat ou d'autres intervenants. Ces informations doivent être transmises à l'équipe des inspecteurs sociaux (insp.soc@famifed.be).
- Dans les lettres adressées aux assurés sociaux suite aux modifications dans le dossier qui découlent du rapport de contrôle, il est demandé de ne pas mentionner le service Contrôle social de FAMIFED. Les phrases telles que « le contrôleur social qui s’est présenté chez vous a constaté une fraude » seront mieux formulées comme suit: « un examen de votre dossier a permis de constater une fraude ».
- Certains assurés sociaux demandent à recevoir une copie du rapport d'audition. Les caisses ne peuvent transmettre que le rapport d'audition, les annexes ne peuvent pas leur être être communiquées.
3.5.3. Caisse compétente pour introduire la demande de contrôle quand plusieurs caisses sont concernées
- Lorsque différentes caisses sont compétentes pour un ménage, seule la caisse qui est compétente pour la personne chez laquelle l’indice de fraude se manifeste, introduit une demande de contrôle sur place.
- En cas de nouvelle naissance dans une famille monoparentale, c’est la caisse qui est compétente pour l’enfant nouveau-né qui est responsable de la demande de contrôle sur place, même si d'autres caisses sont impliquées dans le dossier.
3.5.4. Communication des rapports de contrôles aux autres caisses concernées
- Dans les cas où plusieurs caisses sont compétentes en cas de groupement d'enfants, le rapport de contrôle doit être transmis aux autres caisses concernées dès sa réception par le flux Yter.
- La caisse qui a demandé un contrôle à domicile doit informer directement toutes les caisses concernées (subséquentes et précédentes) dans le cas où le contrôle peut avoir un impact sur le paiement des allocations familiales effectué par ces caisses.
- En cas de transfert de compétence, la caisse doit mentionner via le brevet qu’un contrôle à domicile est en cours ou a déjà été réalisé (qu’il soit encore pertinent ou non), l’impact de ce contrôle (fraude, indus, RAS, …) ainsi que les références complètes du dossier (tant les références du service Contrôle social que les références de la Cellule fraude sociale lorsque le contrôle est clôturé et a conclu à une fraude). Lorsque le contrôle est effectué après un transfert de compétence, la caisse qui a introduit la demande de contrôle, transmet le résultat du contrôle à la nouvelle caisse.
3.5.5. Informations générales
- Toutes les questions de fond (supplémentaires) portant sur la conclusion d’un dossier pour lequel un contrôle sur place a été demandé/effectué doivent être envoyées à l’adresse e-mail centrale des inspecteurs du service Contrôle social : insp.soc@famifed.be. S’il s’agit d’un dossier de fraude, la Cellule fraude sociale (cel.fraude@famifed.be) doit être mise en copie.
- Toutes les questions administratives et techniques concernant des dossiers pour lesquels un contrôle sur place a été demandé/effectué doivent être adressées au secrétariat du service Contrôle social: soc.ctrl@famifed.be. Par exemple les questions concernant le statut d’un dossier (une visite est-elle déjà prévue), un rapport de contrôle auquel il manque une annexe, les questions concernant le feedback d’un dossier, etc.
- En cas de présomption de fraude ou de fraude avérée, toutes les questions concernant la communication avec les auditorats du travail (zones de police), toutes les IPSS, les institutions publiques en dehors de la sécurité sociale et les services publics fédéraux (SPF), doivent être adressées à la Cellule fraude sociale de FAMIFED (cel.fraude@famifed.be).
- La circulaire 996/106 ne s'applique plus pour les demandes de contrôles introduites après le 1er mars 2015. Depuis cette date, toute demande de contrôle, doit être introduite dans Famicontrol.
- Les points 1.4 et 1.8 de la circulaire 996/107 sont abrogés.
- En annexe 1, vous trouverez un tableau récapitulatif des différentes adresses email pour contacter les services Contrôle social et cellule fraude sociale, et les deadlines à respecter en fonction des différentes situations.
- En annexe 2, vous trouverez les réponses aux différentes questions posées par les caisses d’allocations familiales.
- En annexe 3a et 3b, vous trouverez des schémas reprenant la procédure à suivre suite à une naissance dans une famille monoparentale.
4. CONSIGNES SPECIALES RELATIVES A LA FRAUDE
4.1. Dénonciation auprès de l'auditorat du travail
Lorsque le département Contrôle de FAMIFED (Contrôle social/Cellule fraude sociale) constate une fraude, il transmet entre autre le rapport de contrôle complété à l’auditorat du travail compétent dès réception du feedback de la caisse.
Ceci implique que :
1°) La caisse doit compléter le feedback des dossiers de fraude dans Famicontrol dans les 15 jours ouvrables, afin que le rapport puisse être envoyé rapidement à l’auditorat du travail. Celui-ci est compétent dès la réception du dossier pour la suite du traitement de l’enquête. Toutefois, si la caisse ne peut fournir les informations demandées dans ce délai et notamment l'impact financier, le SPOC en avisera le secrétariat du service Contrôle social (soc.ctrl@famifed.be) en motivant la raison qui l'empêche de compléter le feedback.
2°) Le feedback envoyé au service Contrôle social doit impérativement être identique au feedback envoyé à la Cellule fraude sociale et donc reprendre les mentions suivantes :
- la ou les période(s) frauduleuse(s) exacte(s);
- le ou les enfant(s) bénéficiaire(s) impacté(s) par la fraude;
- le ou les article(s) impacté(s) par la fraude (Loi Générale des Allocations Familiales ou Prestations Familiales Garanties);
- l'impact financier et si celui-ci est nul, une justification précise devra être fournie. (Dans l'impossibilité de fournir l'impact financier, le SPOC-fraude veillera également à en justifier la raison).
3°) Quand une dénonciation a déjà été introduite auprès de l'auditorat du travail, l’accord de celui-ci est nécessaire pour transmettre les informations à tout autre organisme et dès lors toute communication ultérieure avec d’autres IPSS ou la police par exemple doit se faire par l’intermédiaire ou avec l’autorisation de l’auditorat du travail. Lorsque d’autres éléments qui confirment ou réfutent la fraude apparaissent dans le dossier, la caisse doit transmettre immédiatement ces éléments aux inspecteurs sociaux du service Contrôle social de FAMIFED (insp.soc@famifed.be). Exemple, un rapport d'enquête FAMIFED qui précise que l'ONEM est impacté ne peut pas être transmis à cet organisme.
4.2. Demande de contrôle
4.2.1. Contrôles qui doivent obligatoirement être demandés
4.2.1.1. Contrôle urgent automatique
Conformément à la CO 1408, des contrôles doivent d'office être demandés dans les situations suivantes :
- Familles bénéficiant d'allocations familiales qui ne sont pas inscrites au RNPP mais dont l'adresse de référence en Belgique est connue;
- Familles qui sont inscrites à une adresse de référence ou à une adresse différente de l'adresse de correspondance du dossier;
- Le versement des allocations familiales à un allocataire bénéficiant du supplément mono se fait sur un compte commun, à partir du 1er octobre 2013;
- Une première ou nouvelle naissance a eu lieu dans une famille monoparentale bénéficiant d'un taux préférentiel;
- Un étudiant qui ne bénéficiait pas d'une dérogation ministérielle individuelle ou générale l'année scolaire précédente et qui poursuit ses études à l'étranger alors qu'il était hors territoire belge ou EEE l'année scolaire précédente.
4.2.1.2. Contrôle à la demande du gestionnaire
Un contrôle doit être introduit à la demande du gestionnaire en cas de doute quant à l'exactitude de la déclaration ou de la situation décrite ou en cas de doute en ce qui concerne la correspondance entre la situation réelle et la situation officielle.
Exemples : paiement des allocations familiales sur un compte hors zone SEPA alors que les acteurs sont domiciliés en Belgique; la caisse d'allocations familiales reçoit des appels téléphoniques exclusivement de l'étranger pour une famille domiciliée en Belgique; documents (fiches de paie, …) au nom du père envoyés à l'adresse de la mère alors qu'ils ne sont pas domiciliés à la même adresse; retours des courriers avec la mention "ne réside plus à l'adresse" …
4.2.2. Contrôles qui ne peuvent être demandés et/ou ne seront pas exécutés par le service Contrôle social
- Employeurs fictifs : si la caisse a des suspicions quand à un employeur, elle ne doit pas introduire de demande de contrôle. Par contre, elle doit communiquer à la Cellule fraude sociale les éléments qui lui font suspecter la fraude. C'est la Cellule fraude sociale qui informera l'inspection de l'ONSS.
Dans l'attente d'information supplémentaire de la Cellule fraude sociale, la caisse d'allocations familiales maintient ses paiements. Dès que la Cellule fraude sociale reçoit une information pertinente, elle la transmettra à la caisse d'allocations familiales via son SPOC-fraude.
- Si la caisse reçoit l'information d'un auditeur ou d'une zone de police qu'une personne cohabite avec un allocataire social et que cette information est suffisamment complète et précise, il est inutile de demander un contrôle.
- Les demandes de contrôle pour renonciation ne peuvent être introduites que lorsqu’il est question de collaboration et de bonne volonté de la part des assurés sociaux. Après un constat de fraude engendrant un indu, la renonciation est impossible. Par conséquent, il n’est pas possible de demander un contrôle en vue de la renonciation à cet indu.
- Les demandes de contrôles pour lesquelles seule l'adresse du CPAS est connue ou seule une adresse de référence est mentionnée alors que l'adresse réelle de l'assuré social n'est pas connue.
4.3. Valeur et suite à donner à un rapport de contrôle
La caisse doit prendre en compte la conclusion faite par le contrôleur sur la base des éléments qu'il a constatés chez l’assuré social. Ainsi, si le contrôleur, sur la base de son enquête, conclut à une fraude, la caisse doit également conclure à une fraude. Toutefois, si la caisse ne peut rencontrer les arguments et les conclusions repris dans le rapport de contrôle soit parce qu'elle dispose de nouveaux éléments dans son dossier non connus du contrôleur, susceptibles de modifier cette conclusion, soit parce qu'elle considère le rapport de contrôle non concluant, elle en fait part via son SPOC aux inspecteurs du service Contrôle social (insp.soc@famifed.be). Ceux-ci vérifieront le bien fondé des arguments de la caisse. Suite à cet examen, les inspecteurs valideront le rapport de contrôle, modifieront les conclusions du rapport ou organiseront un nouveau contrôle. Dans l'attente d'une décision ou du nouveau rapport, les allocations familiales ne pourront ni être régularisées ni récupérées.
Lorsque la conclusion du rapport de contrôle fait mention d’une fraude, le feedback doit être introduit dans Famicontrol dans les 15 jours ouvrables suivant la réception du rapport de contrôle complété. Toutefois, si la caisse ne peut fournir les informations demandées dans ce délai et notamment l'impact financier, la caisse motivera la raison qui l'empêche de compléter le feedback.
4.4. Informations générales
- Toutes les questions de fond (supplémentaires) portant sur la conclusion d’un dossier fraude pour lequel un contrôle sur place a été demandé/effectué doivent être envoyées à l’adresse e-mail centrale des inspecteurs du service Contrôle social : insp.soc@famifed.be. La Cellule fraude sociale (cel.fraude@famifed.be) doit être mise en copie.
- En cas de présomption de fraude ou de fraude avérée, toutes les questions concernant la communication avec les auditorats du travail (zones de police), toutes les IPSS, les institutions publiques en dehors de la sécurité sociale et les services publics fédéraux (SPF), doivent être adressées à la Cellule fraude sociale de FAMIFED (cel.fraude@famifed.be).
