Inhoudsopgave                                                                                                   

1. INLEIDING

2. BELANGRIJKSTE AANPASSINGEN VAN CO 1393 VAN 19 SEPTEMBER 2013 IN HET KADER VAN HET SOCIAAL TOEZICHT - TOELICHTING EN VOORBEELDEN

2.1. Doelstellingen van CO 1408 van 18 januari 2016

2.2. Belangrijkste aanpassingen van CO 1393 van 19 september 2013

2.2.1. Toelichting bij het begrip 'nieuwe geboorte' in een eenoudergezin

2.2.2. Opschorting

2.2.3. Aangifte bij het arbeidsauditoraat, informatie-uitwisseling met het arbeidsauditoraat

2.2.4. Lijst met de indicaties waarvoor een controle vereist is

2.2.4.1. Automatische dringende controle

2.2.4.2. Willekeurige controle

3. ALGEMENE RICHTLIJNEN

3.1. Controleaanvraag

3.1.1. Controles die door de kinderbijslagfondsen aangevraagd moeten worden

3.1.1.1. Controles bepaald in CO 1408 van 18 januari 2016

3.1.1.2. Controles bepaald in CO 1386 van 19 februari 2016 - Jaarlijkse evaluatie van de behoeften aan informatie met elektronische en papieren dragers: actualisering van de richtlijnen in verband met controle door formulieren

3.1.1.3. Controles bepaald in CO 1404 van 7 september 2015 - Gelijkmatig verdeelde huisvesting - onenigheid tussen de ouders bij meerderjarigheid - bewijsmiddelen

3.1.2. Controles die niet aangevraagd mogen worden en/of niet uitgevoerd zullen worden door de dienst Sociaal Toezicht

3.2. Vermeldingen die op de aanvraag moeten staan

3.3. De aanvraag indienen

3.4. Waarde van en te geven gevolg aan een controleverslag

3.5. Specifieke punten

3.5.1. De actoren invoeren

3.5.2. Informatie over de huisbezoeken

3.5.3. Fonds dat bevoegd is om de controleaanvraag in te dienen wanneer meerdere fondsen betrokken zijn

3.5.4. De controleverslagen aan andere betrokken fondsen bezorgen

3.5.5. Algemene informatie

4. BIJZONDERE INSTRUCTIES BIJ FRAUDE

4.1. Aangifte bij het arbeidsauditoraat

4.2. Controleaanvraag

4.2.1. Controles die verplicht aangevraagd moeten worden

4.2.1.1. Automatische dringende controle

4.2.1.2. Controle op verzoek van de dossierbeheerder

4.2.2. Controles die niet aangevraagd mogen worden en/of niet uitgevoerd zullen worden door de dienst Sociaal Toezicht

4.3. Waarde van en te geven gevolg aan een controleverslag

4.4. Algemene informatie.

1. INLEIDING

In CO 1393 van 19 september 2013 wordt de impact van de programmawet van 28 juni 2013 (gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 1 juli 2013) op het beheer van de kinderbijslagdossiers behandeld. Die programmawet bevat namelijk in zijn artikelen 36, 37 en 40 tot 58 bepalingen met gevolgen voor de kinderbijslagsector, in het bijzonder voor de huisbezoeken en de fraudedossiers.

Na evaluatie van de toepassing van die omzendbrief werd omzendbrief CO 1408 van 18 januari 2016 opgesteld met de algemene richtlijnen en de noodzakelijke toelichting over huisbezoeken en fraudedossiers voor de dossierbeheerders zodat ze die dossiers efficiënter kunnen beheren.

In dienstbrief 996/123 van 15 april 2016 wordt de impact behandeld die de programmawet had op de behandeling van de fraudedossiers die de cel Sociale Fraude van FAMIFED (hierna cel Sociale Fraude genoemd) conform CO 1408 van 18 januari 2016 beheert.

In de huidige dienstbrief worden de hoofdlijnen van CO 1408 weergegeven die van toepassing zijn op de dienst Sociaal Toezicht van FAMIFED, waarvan de strijd tegen sociale fraude slechts een van de opdrachten is, en worden ze verduidelijkt aan de hand van voorbeelden. Daarnaast zijn hier de richtlijnen omtrent sociaal toezicht samengevoegd die sinds 19 september 2013, na de heroriëntatie en reorganisatie van het sociaal toezicht, in verschillende dienst- en omzendbrieven gepubliceerd zijn (dienstbrief 996/106 van 12 november 2013, dienstbrief 996/107 van 16 december 2013, dienstbrief 996/113 van 27 februari 2015, CO 1404 van 7 september 2015 en CO 1386 van 19 februari 2016).

Om de leesbaarheid van deze dienstbrief te vergroten, is hij in drie delen opgesplitst. In het eerste deel worden de belangrijkste aanpassingen van CO 1393 van 19 september 2013 in het kader van het sociaal toezicht (meegedeeld via CO 1408 van 18 januari 2016) behandeld. Het tweede deel bevat de richtlijnen die gelden voor de controles van zowel fraudedossiers als niet-fraudedossiers. Het derde deel betreft de richtlijnen die enkel van toepassing zijn op fraudedossiers.

2. BELANGRIJKSTE AANPASSINGEN VAN CO 1393 VAN 19 SEPTEMBER 2013 IN HET KADER VAN HET SOCIAAL TOEZICHT - TOELICHTING EN VOORBEELDEN

2.1. Doelstellingen van CO 1408 van 18 januari 2016

Op 1 juli 2013 werd de programmawet van 28 juni 2013 gepubliceerd. De artikelen 36, 37 en 40 tot 58 bevatten bepalingen in het kader van de strijd tegen sociale fraude die gevolgen hebben in de kinderbijslagsector. Na die publicatie werd omzendbrief 1393 van 19 september 2013 opgesteld om de dossierbeheerders richtlijnen te geven omtrent de gevolgen van die bepalingen voor het dagelijkse beheer van de dossiers.

In de loop van 2015 werden de bepalingen in die omzendbrief geëvalueerd. Na die evaluatie werd omzendbrief 1408 van 18 januari 2016 opgesteld waarin de dossierbeheerders algemene richtlijnen en de noodzakelijke toelichting over huisbezoeken en fraudedossiers kregen om die dossiers efficiënter te kunnen beheren.

2.2. Belangrijkste aanpassingen van CO 1393 van 19 september 2013

2.2.1. Toelichting bij het begrip 'nieuwe geboorte' in een eenoudergezin

Met 'nieuwe geboorte' in een eenoudergezin wordt iedere situatie bedoeld waarin een nieuw kind geboren wordt in een eenoudergezin dat een hogere kinderbijslag ontvangt of kan ontvangen, ongeacht of het om een eerste of een volgend kind gaat. Dat geldt ook bij de geboorte van een natuurlijk kind (dat de naam van de moeder draagt).

2.2.2. Opschorting

De onmiddellijke opschorting van de kinderbijslag en/of sociale toeslag zoals in CO 1393 was bepaald, wordt afgeschaft.

Wat de automatische dringende controles betreft: de kinderbijslag en/of sociale toeslagen moeten niet meer opgeschort worden op basis van een "automatische" aanvraag om een huisbezoek. De kinderbijslag en/of sociale toeslagen zullen echter nog steeds opgeschort kunnen worden om andere redenen, bijvoorbeeld als andere elementen in het dossier fraude doen vermoeden (zie dringende controles op verzoek van de dossierbeheerder) of op verzoek van de dienst Sociaal Toezicht op basis van reeds door de controleur vastgestelde fraude-elementen terwijl het onderzoek nog niet afgerond is.

Wat de dringende controles op verzoek van de dossierbeheerder op basis van een vermoeden van fraude betreft (zie punt 4.2.1.2.): de kinderbijslag en/of sociale toeslag moet(en) drie maanden nadat de aanvraag om een huisbezoek werd ingediend, opgeschort worden, waarbij de termijn begint te lopen op de datum waarop de aanvraag in Famicontrol geregistreerd is. Die termijn van drie maanden kan echter ingekort worden op uitdrukkelijk verzoek van de dienst Sociaal Toezicht als die bijvoorbeeld over nieuwe elementen na een begonnen - maar nog niet afgesloten - onderzoek beschikt of als gevolg van informatie van de cel Sociale Fraude.

Opmerking:
Hier rijst de vraag of het fonds de kinderbijslag en/of de sociale toeslag moet beginnen te betalen wanneer nog geen kinderbijslag en/of toeslag1 betaald is aan de bijslagtrekkende voor de maand(en) vóór de controleaanvraag. In dat geval moet het fonds, in afwachting van het controleresultaat, de kinderbijslag en/of de toeslag niet beginnen te betalen. Het is op basis van de situatie van de bijslagtrekkende, en niet op basis van de situatie van het kind, dat bepaald moet worden of de kinderbijslag en/of toeslag al betaald is.

Voorbeelden:

• Eerste geboorte in een eenoudergezin: er wordt geen kinderbijslag toegekend -> enkel betaling van het basisbedrag in afwachting van het controleresultaat.
• Eenoudergezin waarin een nieuw kind geboren wordt en waarvoor geen eenoudertoeslag wordt toegekend, want de moeder werkt en heeft geen eenoudertoeslag aangevraagd. Daarom werd geen huisbezoek aangevraagd of afgelegd. In 2017 blijkt uit de fiscale flux dat het inkomen van het eenoudergezin onder het grensbedrag ligt ->het fonds zal een controleaanvraag moeten indienen en het resultaat van het huisbezoek moeten afwachten voordat het ambtshalve eventueel de provisionele toeslag regulariseert.
• Bij een nieuw recht voor een gezin uit het buitenland waarvoor het fonds nog niet betaald heeft en waarover een sterk vermoeden bestaat dat de kinderen niet in België worden opgevoed -> er mag niet betaald worden voordat de resultaten van de controle bekend zijn.

Maar:

• Eenoudergezin met twee kinderen: De toeslag wordt betaald voor beide kinderen. Geboorte van een derde kind -> betaling van de toeslag voor de drie kinderen, ook voor het derde pasgeboren kind, want er werd vóór de controleaanvraag al een toeslag aan de bijslagtrekkende voor de twee andere kinderen betaald.

Bijvoorbeeld: de toeslag 50bis wordt toegekend voor de twee oudste kinderen van het gezin. Een derde kind van een vader buiten het gezin wordt geboren. De eenoudertoeslag kan toegekend worden in afwachting van het resultaat van de controle.

2.2.3. Aangifte bij het arbeidsauditoraat, informatie-uitwisseling met het arbeidsauditoraat

Momenteel doet het departement Controle van FAMIFED aangifte bij het arbeidsauditoraat zodra na de controle de sociale fraude bewezen is.

2.2.4. Lijst met de indicaties waarvoor een controle vereist is

2.2.4.1. Automatische dringende controle

Er werd een automatische controle toegevoegd aan de lijst onder punt 4.1.b) van CO 1408: studenten in het buitenland2 die in het jaar vóór hun buitenlandse studies niet in België of een land van de EER woonden.

2.2.4.2. Willekeurige controle

In CO 1408 wordt het percentage willekeurige controles gewijzigd en ze worden voortaan in evenredigheid met het aantal aangevraagde dringende controles uitgevoerd. Aangezien voorrang wordt gegeven aan de dringende controles, worden willekeurige controles uitgevoerd wanneer er niet te veel dringende controles zijn.

Bovendien hebben dankzij de fiscale flux willekeurige controles voor niet-eenoudergezinnen die een sociale toeslag ontvangen, geen zin meer, want bij die controle werd het inkomen nagekeken en dat inkomen zal nu via de fiscale flux gecontroleerd worden.

Hoewel het belang van willekeurige controles minder voor de hand lijkt te liggen door de voorrang van aanvragen om een dringende controle en door de fiscale flux die ambtshalve of op termijn de provisionele sociale toeslag garandeert aan de gezinnen die aan de socioprofessionele voorwaarden voldoen, blijft hun sociale rol en hun rol in de fraudebestrijding waardevol. Via willekeurige controles kunnen immers "niet-opgeëiste" rechten opgespoord worden (bijvoorbeeld een recht op een gehandicaptentoeslag) en kan fraude in verband met de woonplaats of gezinssamenstelling vastgesteld worden, zonder dat er vooraf indicaties in het dossier zijn die fraude doen vermoeden.

Hoe vaak de lijst van willekeurige controles aan FAMIFED bezorgd moet worden, is niet vastgelegd; dat mag per kwartaal of per jaar. Kwartaallijsten hebben echter als voordeel dat ze bijgewerkte gegevens verstrekken.

De nieuwe selectiecriteria staan onder punt 3.1.1.1.

3. ALGEMENE RICHTLIJNEN

3.1. Controleaanvraag

3.1.1. Controles die door de kinderbijslagfondsen aangevraagd moeten worden

3.1.1.1. Controles bepaald in CO 1408 van 18 januari 2016

Willekeurige controle 3

• Jaarlijkse controle van de dossiers voor gezinnen die gewaarborgde gezinsbijslag ontvangen op basis van hun bestaansmiddelen of privéhulp;
• 10 % van de dossiers voor gezinnen die gewaarborgde gezinsbijslag en een leefloon ontvangen;
• 3 % van de dossiers voor gezinnen die kinderbijslag ontvangen tegen schaal 41, 42bis en 50ter, en voor gezinnen die kinderbijslag ontvangen tegen schaal 50bis.

3.1.1.2. Controles bepaald in CO 1386 van 19 februari 2016 - Jaarlijkse evaluatie van de behoeften aan informatie met elektronische en papieren dragers: actualisering van de richtlijnen in verband met controle door formulieren

Conform CO 1386 moeten controles aangevraagd worden:

• om te onderzoeken of er een cumulatie is tussen de adoptiepremie en het kraamgeld als nog gegevens ontbreken na het administratief onderzoek door het fonds (punt 4.2.4.2.);
• als onvoldoende gegevens verkregen kunnen worden via de beschikbare gegevensbanken (TRIVIA) of de fluxen raadpleegbaar via TRIVIA, voordat een onverschuldigd bedrag wordt vastgesteld (punten 3.9.3 + 3.10.2);
• bij twijfel of tegenstrijdige verklaringen over de persoon die verantwoordelijk is voor de opvoeding van het kind, als de moeder minderjarig is (punt 3.11.2);
• bij twijfel of een weeskind werkelijk verlaten is (formulier P16com) (in dat geval moet een huisbezoek bij de bijslagtrekkende worden afgelegd - bijlage van CO 1386).

3.1.1.3. Controles bepaald in CO 1404 van 7 september 2015 - Gelijkmatig verdeelde huisvesting - onenigheid tussen de ouders bij meerderjarigheid - bewijsmiddelen

Conform CO 1404 moet een huisbezoek aangevraagd worden als de ouders het oneens zijn over het al dan niet behouden van de regeling van gelijkmatig verdeelde huisvesting bij meerderjarigheid van het kind.

3.1.2. Controles die niet aangevraagd mogen worden en/of niet uitgevoerd zullen worden door de dienst Sociaal Toezicht

De fondsen mogen geen controle aanvragen bij de dienst Sociaal Toezicht van FAMIFED als ze al over alle gegevens beschikken om hun dossiers administratief af te handelen of wanneer ze op een andere manier de nodige informatie kunnen verkrijgen. Niets verbiedt hen echter met eigen middelen een bijstandsbezoek af te leggen. 

Voorbeelden4:

• Het kinderbijslagfonds moet het maximum aan informatie over alle te controleren personen meedelen. De aanvraag moet altijd alle relevante elementen van het dossier bevatten: INSZ, burgerlijke staat, huidig (functioneel) adres, socioprofessionele situatie (voltijds/deeltijds werknemer, zelfstandige, werkloze, invalide, OCMW etc.).

Bij vermoeden van fraude moet het fonds alle elementen meedelen die de fraude doen vermoeden en alle elementen die dat vermoeden weerleggen. Bij twijfel over de aanwezigheid in België bijvoorbeeld moeten de elementen die dat vermoeden doen rijzen bij de aanvraag gevoegd worden.

Alle gegevens van de te controleren persoon waarover het fonds beschikt, moeten in de controleaanvraag, op de D42 meegedeeld worden (meest recente, werkelijk adres, gsm-nummer en/of telefoonnummer). Hun historiek moet kort samengevat worden: hebben ze al samengewoond?7?  Zo ja, wanneer en op welk adres? Sinds wanneer zijn de personen gescheiden? Zijn de personen momenteel ingeschreven bij een familielid (bijvoorbeeld de ouders van de persoon)? Die samenvatting moet een duidelijk idee geven van de relevante elementen in het dossier. Als in het verleden al een huisbezoek bij de sociaal verzekerde afgelegd is, dient dat in de aanvraag vermeld te worden en moeten het (de) verslag(en) van die controle(s) en de conclusies toegevoegd worden. Als de verslagen al in Famicontrol zitten, volstaan de referentie. Als informatie over het dossier van het arbeidsauditoraat ontvangen werd, moet die in de controleaanvraag vermeld worden. In iedere aanvraag moeten alle relevante personen duidelijk geïdentificeerd zijn: rechthebbende, bijslagtrekkende, vierde actoren, kinderen (ook die waarvoor een ander kinderbijslagfonds betaalt), zodat de controleur een duidelijk en volledig beeld van het te controleren gezin heeft. Bij controle na een geboorte in een eenoudergezin is het belangrijk het INSZ-nummer van beide ouders te vermelden.

• Het fonds moet voor de volledige te controleren periode duidelijk vermelden tegen welke schaal betaald wordt, aan welke bijslagtrekkende en voor welk(e) kind(eren).

• De aanvraag moet in dezelfde taal opgesteld worden als de officiële taal van de verblijfplaats van de te controleren persoon (toepassing van de taalregels). Ter herinnering: een controle in een faciliteitengemeente of in Brussel moet opgesteld worden in de taal van de te controleren persoon, voor zover het om een officiële taal van de gemeente gaat, en anders in de taal van het dossier van het fonds.

• Er mag geen nieuwe dringende aanvraag om een huisbezoek voor hetzelfde dossier ingediend worden als er nog een controle voor dat dossier lopende is. Er kan dus pas een nieuwe controle voor hetzelfde dossier aangevraagd worden nadat het controleverslag van de vorige aanvraag aan het kinderbijslagfonds bezorgd is. In het geval van bijkomende vragen in het dossier, die via een huisbezoek beantwoord moeten worden, of als er bijkomende relevante informatie is na de controleaanvraag en vóór ontvangst van het controleverslag, moet het fonds die vragen of bijkomende informatie zo snel mogelijk bij de reeds ingediende aanvraag voegen via de toepassing Famicontrol en het secretariaat van de dienst Sociaal Toezicht per e-mail (soc.ctrl@famifed.be) waarschuwen dat bijkomende elementen aan het dossier werden toegevoegd.

• Het is belangrijk dat de aanvraag volledig is. Bovendien wordt de fondsen gevraagd de nuttige en noodzakelijke informatie te selecteren en die te centraliseren op de D42 (volledige samenvatting van de situatie) of via de geüploade bijlagen in Famicontrol, waarvan de naam moet verwijzen naar de inhoud, of een beschrijving van de inhoud moeten krijgen (bijvoorbeeld gezinssamenstelling, schoolattesten etc.). Het is bijvoorbeeld niet nodig om bij de controleaanvraag de DMFA van een van de actoren voor de laatste tien jaar te voegen, enkel de relevante elementen moeten worden doorgegeven.

• In de aanvraag moet het telefoonnummer van de dossierbeheerder staan (en niet het nummer van de persoon die de aanvragen in Famicontrol invoert). Hoewel de door het fonds aangewezen SPOC de referentiepersoon blijft om de controleaanvragen in te voeren en te beheren, is de dossierbeheerder namelijk het meest bevoegd om concrete informatie over een dossier mee te delen aan de controleur.

Aandachtspunten:

Als verschillende personen in hetzelfde dossier of hetzelfde gezin gecontroleerd moeten worden, moet slechts één aanvraag ingediend worden. Als te controleren persoon kiest het fonds de persoon bij wie logischerwijze het eerste huisbezoek uitgevoerd moet worden. Daarna duidt het fonds duidelijk op de aanvraag aan welke andere personen eveneens gecontroleerd moeten worden (volledige gegevens). Voor de controle van een eenoudergezin met vermoeden van samenwoonst (bijvoorbeeld domicilie van een derde persoon op hetzelfde adres, maar die geen deel uitmaakt van het gezin), is de eerste te controleren persoon normaal gezien de bijslagtrekkende. De gegevens van de vermoedelijke partner (of de vader van het pasgeboren kind) moeten echter vermeld worden als tweede te controleren persoon in het dossier. Het zijn evenwel de sociaal inspecteurs en controleurs die beslissen of het relevant is de controle ook bij andere al dan niet op de aanvraag vermelde personen uit te voeren, behalve als relevante elementen in het dossier een controle bij een bepaalde persoon te rechtvaardigen (het fonds is bijvoorbeeld op de hoogte van het functionele adres van de vader die officieel gedomicilieerd is op een referentieadres van een OCMW).

3.3. De aanvraag indienen

Conform dienstbrief 996/113 van 27 februari 2015 wordt een huisbezoek enkel via Famicontrol aangevraagd.

3.4. Waarde van en te geven gevolg aan een controleverslag

• Het fonds moet rekening houden met de conclusie die de controleur heeft opgesteld op basis van de elementen die hij bij de sociaal verzekerde heeft vastgesteld. Als het fonds de argumenten en de conclusies in het controleverslag niet in aanmerking kan nemen omdat het over nieuwe - voor de controleur onbekende - elementen in het dossier beschikt die de conclusie kunnen wijzigen of omdat het fonds het controleverslag niet overtuigend vindt, meldt het fonds dat via zijn SPOC aan de inspecteurs van de dienst Sociaal Toezicht (insp.soc@famifed.be). Die gaan na of de argumenten van het fonds gegrond zijn. Na dat onderzoek zullen de inspecteurs het controleverslag valideren, de conclusies van het verslag wijzigen of een nieuwe controle plannen. Dat principe geldt ook voor de conclusies van controleverslagen waarvoor geen feedback gevraagd is. In dat geval verantwoordt het fonds zijn beslissing in Famicontrol. De feedback moet binnen 3 werkmaanden8 na ontvangst van het controleverslag in Famicontrol ingevuld worden. Als het fonds echter de gevraagde informatie, met name over de financiële impact, binnen die termijn niet kan bezorgen, brengt de SPOC "sociaal toezicht" het secretariaat van de dienst Sociaal Toezicht (soc.ctrl@famifed.be) daarvan op de hoogte met de reden waarom het fonds de feedback niet kan invullen.

• Wanneer na de controle het fonds de niet-toegekende bedragen uitbetaalt, moet het bedrag van die regularisatie als een positief getal (+€) ingevoerd worden; wanneer het fonds een onverschuldigde betaling aangemaakt heeft na de controle, moet het bedrag als een negatief getal (-€) ingevoerd worden. Het bedrag in de financiële feedback mag enkel rekening houden met de positieve of negatieve regularisaties als gevolg van het controleverslag. Als door informatie uit het controleverslag het barema wijzigt, moet die wijziging in de feedback van Famicontrol vermeld worden.

• Onder 'opmerkingen' moet de financiële impact (bv. onverschuldigd bedrag art. 42bis voor de periode van mm/jjjj tot mm/jjjj voor de kinderen X en Y) in detail weergegeven worden. Als de feedback verschilt van de verwachte impact (bv. een regularisatie terwijl de dienst Sociaal Toezicht een onverschuldigde betaling verwachtte), moet die afwijking duidelijk verantwoord worden onder 'opmerkingen' in Famicontrol.

• Wanneer per vergissing een foutieve feedback via Famicontrol werd verzonden, moet via e-mail (soc.ctrl@famifed.be) een erratum met de in Famicontrol in te voeren, correcte gegevens naar het secretariaat van de dienst Sociaal Toezicht verzonden worden.

• Als een sociaal verzekerde de conclusies van een verslag betwist, bijvoorbeeld wanneer een controleur bepaald heeft dat hij het recht op een toeslag verliest, kunnen de eventuele bezwaren of de betwisting van de beslissing door de sociaal verzekerde geen aanleiding geven tot een nieuwe controleaanvraag. In dat geval kan de sociaal verzekerde die de beslissing wil betwisten, een vordering bij de arbeidsrechtbank instellen.

Opmerking:

De conclusies van een controleverslag hebben betrekking op de aanvraag die het fonds indiende. Het fonds moet echter aandacht besteden aan alle informatie in het rapport die het recht op kinderbijslag van het gecontroleerde gezin of een ander kinderbijslagdossier van zijn eigen fonds of een ander fonds kan beïnvloeden. In dat laatste geval zal het fonds dat de controle heeft aangevraagd, het andere betrokken fonds rechtstreeks op de hoogte moeten brengen. Het fonds informeert ook via e-mail het secretariaat van de dienst Sociaal Toezicht (soc.ctrl@famifed.be). Fonds B moet op zijn beurt de financiële impact voor zijn fonds via mail doorgeven aan dat secretariaat.

Voorbeelden:

• De controleur stelt vast dat de bijslagtrekkende en de rechtgevende kinderen niet op het officiële adres wonen, maar op een adres waar ook een ander gezin woont dat kinderbijslag ontvangt bij een ander fonds. De informatie die de controleur ter plaatse inwint, moet ook door het fonds van dat gezin behandeld worden. Het fonds dat de controle aangevraagd heeft, zal dus aan fonds B de relevante elementen over het andere gezin moeten meedelen.
• Als gevolg van een controle wordt het recht op de eenoudertoeslag geschrapt want de bijslagtrekkende - die geen rechthebbende is, geïntegreerd is in het Kadaster onder de code 102 en voor wie dus geen socioprofessionele gegevens ontvangen worden - vormt een feitelijk gezin. Maar de bijslagtrekkende informeert de controleur dat ze een ziekte-uitkering ontvangt. Het fonds zal moeten onderzoeken of er geen recht op basis van artikel 56 AKBW bestaat.

3.5. Specifieke punten

3.5.1. De actoren invoeren

• In bepaalde gevallen moet de controleur een (bijkomend) huisbezoek afleggen bij een persoon die niet in het Kadaster ingevoerd is, bijvoorbeeld bij vermoeden van samenwonen met een persoon die niet in het Rijksregister van de Natuurlijke Personen staat. Om het adres van die persoon in Trivia te vinden is het noodzakelijk de persoon in het Kadaster in te voeren. In dergelijke situaties moet de controleur (via e-mail) aan het fonds die de controleaanvraag heeft ingediend, vragen om de persoon in kwestie als vierde actor in het dossier in te voeren. Het fonds moet die vierde actor uiterlijk binnen acht werkdagen na ontvangst van de e-mail invoeren.

• Het fonds dat de controle aanvraagt, mag het invoeren van de relevante actoren in het Kadaster niet afsluiten, zolang het het controleverslag niet ontvangen heeft, zodat ook het fonds alle relevante informatie van de authentieke bron die via de elektronische fluxen verspreid wordt, onmiddellijk ontvangt. Het invoeren van die actoren moet echter afgesloten worden bij ontvangst van het verslag als blijkt dat die actoren geen enkele potentiële impact op het kinderbijslagdossier hebben.

3.5.2. Informatie over de huisbezoeken

• Het fonds mag de huisbezoeken niet aan de sociaal verzekerden aankondigen. Het is aan de controleur om na te gaan of hij zijn bezoek, al naargelang iedere afzonderlijke situatie, al dan niet aankondigt.

• De dossierbeheerders blijven wel de contactpersonen voor de sociaal verzekerden. De contactgegevens van de sociaal controleur, de inspecteur of de cel Sociale Fraude van FAMIFED mogen dus nooit aan de betrokkenen worden meegedeeld. De controleur zal zijn eigen contactgegevens aan de gecontroleerde persoon meedelen wanneer hij de controle uitvoert. Die gegevens dienen enkel om nog ontbrekende informatie in het dossier aan de controleur te bezorgen en om bijvoorbeeld de controleur te kunnen contacteren wanneer de sociaal verzekerde bij een aangekondigd bezoek niet aanwezig zal kunnen zijn op de voorgestelde controledatum.

• Voor vragen over de inhoud van het controleverslag mogen de sociaal verzekerden niet naar de dienst Sociaal Toezicht van FAMIFED doorverwezen worden. Vragen die de sociaal verzekerde stelt, kunnen indien nodig door de dossierbeheerder of de verantwoordelijke van het fonds aan de dienst Sociaal Toezicht van FAMIFED (insp.soc@famifed.be) gesteld worden.

• Na ontvangst van het verslag, mogen de fondsen geen beroep doen op de sociaal controleur naar aanleiding van brieven van de sociaal verzekerde, zijn advocaat of andere betrokkenen. Die informatie moet naar het team van de sociaal inspecteurs doorgestuurd worden (insp.soc@famifed.be).

• In brieven aan sociaal verzekerden na wijzigingen in het dossier op basis van het controleverslag wordt verzocht de dienst Sociaal Toezicht van FAMIFED niet te vermelden. Zinnen zoals “De sociaal controleur die bij u langsgekomen is, heeft fraude vastgesteld.”, zouden beter als volgt geformuleerd worden: “Bij onderzoek van uw dossier werd fraude vastgesteld.”

• Sommige sociaal verzekerden vragen een kopie van het verslag van het verhoor. De fondsen mogen enkel het verslag van het verhoor doorgeven, de bijlagen mogen niet aan hen bezorgd worden.

3.5.3. Fonds dat bevoegd is om de controleaanvraag in te dienen wanneer meerdere fondsen betrokken zijn

• Wanneer meerdere fondsen bevoegd zijn voor één gezin, vraagt enkel het fonds dat bevoegd is voor de persoon bij wie er een vermoeden van fraude is, een huisbezoek aan.
• Bij een nieuwe geboorte in een eenoudergezin moet het fonds dat bevoegd is voor het pasgeboren kind het huisbezoek aanvragen, zelfs als andere fondsen in het dossier betrokken zijn.

3.5.4. De controleverslagen aan andere betrokken fondsen bezorgen

• Wanneer andere fondsen bevoegd zijn in het geval van groepering van kinderen moet het fonds het controleverslag naar de andere betrokken fondsen doorsturen eens ontvangen via de flux Yter.
• Het fonds dat een huisbezoek heeft aangevraagd, moet alle betrokken (volgende en vorige) fondsen rechtstreeks informeren in het geval dat de controle een impact kan hebben op de kinderbijslag betaald door die fondsen.9
• Bij bevoegdheidsoverdracht moet het fonds via het brevet meedelen dat een huisbezoek aangevraagd of uitgevoerd is (ongeacht of het al dan niet nog relevant is), en moet het de impact van die controle (fraude, onverschuldigde betalingen, niets te melden etc.) en alle referenties van het dossier vermelden (zowel die van de dienst Sociaal Toezicht als die van de cel Sociale Fraude wanneer de controle afgesloten is en fraude vastgesteld is). Als de controle na een bevoegdheidsoverdracht uitgevoerd wordt, stuurt het fonds die de controle aangevraagd heeft, het resultaat van de controle naar het nieuwe fonds door.

3.5.5. Algemene informatie

• Alle (bijkomende) inhoudelijke vragen over de conclusie van een dossier waarvoor een huisbezoek aangevraagd/uitgevoerd werd, moeten naar het centrale e-mailadres van de inspecteurs van de dienst Sociaal Toezicht verzonden worden: insp.soc@famifed.be. Als het om een fraudedossier gaat, moet de cel Sociale Fraude (cel.fraude@famifed.be) in cc gezet worden.
• Alle administratieve en technische vragen over dossiers waarvoor een huisbezoek werd aangevraagd/uitgevoerd, moeten aan het secretariaat van de dienst Sociaal Toezicht gesteld worden: soc.ctrl@famifed.be. Bijvoorbeeld vragen over de status van een dossier (is er al een huisbezoek gepland?), een controleverslag waarvan een bijlage ontbreekt, vragen over de feedback van een dossier etc.
• Bij vermoeden van fraude of bij bewezen fraude moeten alle vragen over de communicatie met de arbeidsauditoraten (politiezones), alle OISZ, de overheidsinstellingen buiten de sociale zekerheid en de federale overheidsdiensten (FOD's) aan de cel Sociale Fraude van FAMIFED gesteld worden (cel.fraude@famifed.be).
• Dienstbrief 996/106 is niet meer van toepassing op controleaanvragen die na 1 maart 2015 zijn ingediend. Sindsdien moeten alle controleaanvragen in Famicontrol ingevoerd worden.
• De punten 1.4 en 1.8 van dienstbrief 996/107 worden opgeheven.
• Als bijlage 1 gaat een tabel met de verschillende e-mailadressen om de dienst Sociaal Toezicht en de cel Sociale Fraude te contacteren en de deadlines die naargelang de uiteenlopende situaties gerespecteerd moeten worden.
• Als bijlage 2 vindt u de antwoorden op verscheidene vragen van de kinderbijslagfondsen.
• Als bijlage 3a en 3b gaan de schema's met de procedure die gevolgd moet worden bij een geboorte in een eenoudergezin.

4. BIJZONDERE INSTRUCTIES BIJ FRAUDE

4.1. Aangifte bij het arbeidsauditoraat

Als het departement Controle van FAMIFED (dienst Sociaal Toezicht/cel Sociale Fraude) fraude vaststelt, verstuurt het onder andere het controleverslag naar het bevoegde arbeidsauditoraat zodra het de feedback van het fonds ontvangen heeft.

Dat betekent het volgende:

1°) Het fonds moet de feedback van de fraudedossiers in Famicontrol binnen 15 werkdagen invullen, zodat het verslag snel naar het arbeidsauditoraat verstuurd kan worden. Het auditoraat is bevoegd voor de verdere behandeling van het onderzoek zodra het het dossier ontvangen heeft. Als het fonds echter de gevraagde informatie, met name over de financiële impact, binnen die termijn niet kan bezorgen, brengt de SPOC het secretariaat van de dienst Sociaal Toezicht (soc.ctrl@famifed.be) daarvan op de hoogte met de reden waarom het fonds de feedback niet kan invullen.

2°) De feedback aan de dienst Sociaal Toezicht moet dezelfde zijn als de feedback aan de cel Sociale Fraude en dus het volgende vermelden:

• de exacte periode(s) van de fraude;
• het of de rechtgevende kind(eren) waarop de fraude betrekking heeft;
• het of de artikel(en) die op de fraude van toepassing zijn (Algemene Kinderbijslagwet of Wet Gewaarborgde Gezinsbijslag);
• de financiële impact en als die nihil is, een duidelijke verantwoording (als het onmogelijk is de financiële impact door te geven, moet de SPOC Fraude ook de reden daarvoor vermelden).

3°) Wanneer al aangifte bij het arbeidsauditoraat is gedaan10, is de instemming van het auditoraat vereist om de informatie aan andere instellingen door te geven en bijgevolg moet alle latere communicatie met andere OISZ of de politie bijvoorbeeld via of met toestemming van het auditoraat gebeuren. Wanneer andere elementen die de fraude bevestigen of weerleggen in het dossier opduiken, moet het fonds die elementen onmiddellijk aan de sociaal inspecteurs van de dienst Sociaal Toezicht van FAMIFED doorgeven (insp.soc@famifed.be). Voorbeeld: een onderzoeksverslag van FAMIFED waarin staat dat de RVA betrokken is, mag niet naar die instelling doorgestuurd worden.

4.2. Controleaanvraag

4.2.1. Controles die verplicht aangevraagd moeten worden

4.2.1.1. Automatische dringende controle11

Conform CO 1408 moeten controles ambtshalve aangevraagd worden in de volgende situaties:

• als een gezin kinderbijslag ontvangt en niet in het RNP ingeschreven is, maar het referentieadres in België bekend is;
• als een gezin op een referentieadres of een ander adres dan het correspondentieadres in het dossier ingeschreven is;
• als een bijslagtrekkende de kinderbijslag met eenoudertoeslag op een gemeenschappelijke rekening ontvangt (sinds 1 oktober 2013);
• als een eerste of nieuw kind wordt geboren in een eenoudergezin dat een hogere kinderbijslag ontvangt;12
• als een kind tijdens het vorige schooljaar geen individuele of algemene afwijking met toestemming van de minister kreeg en zijn studies in het buitenland voorzet, terwijl hij tijdens het vorige schooljaar buiten België of de EER was..

4.2.1.2. Controle op verzoek van de dossierbeheerder13

De dossierbeheerder moet een controle aanvragen wanneer hij twijfelt of de verklaring of beschreven situatie correct is of wanneer hij twijfelt of de werkelijke situatie met de officiële situatie overeenstemt.

Voorbeelden: betaling van de kinderbijslag op een rekening buiten de SEPA-zone terwijl de actoren in België gedomicilieerd zijn; het kinderbijslagfonds ontvangt enkel telefoonoproepen vanuit het buitenland van een gezin dat in België gedomicilieerd is; documenten (loonfiches etc.) op naam van de vader die verstuurd zijn naar het adres van de moeder terwijl ze niet op hetzelfde adres ingeschreven zijn; brieven worden teruggestuurd met de vermelding “verblijft niet meer op het adres” etc.

4.2.2. Controles die niet aangevraagd mogen worden en/of niet uitgevoerd zullen worden door de dienst Sociaal Toezicht14

• Fictieve werkgevers: als het fonds een werkgever verdenkt, moet het geen controleaanvraag indienen. Het fonds moet wel aan de cel Sociale Fraude de elementen meedelen op basis waarvan het de werkgever van fraude verdenkt. De cel Sociale Fraude zal dan de inspectie van de RSZ op de hoogte brengen. In afwachting van bijkomende informatie van de cel Sociale Fraude zet het kinderbijslagfonds zijn betalingen voort.15 Zodra de cel Sociale Fraude relevante informatie ontvangt, geeft de cel die via de SPOC Fraude aan het kinderbijslagfonds door.

•  Als het fonds van een auditeur of een politiezone verneemt dat een persoon samenwoont met een persoon die een sociale uitkering ontvangt, en die informatie volledig en nauwkeurig genoeg is, is het niet zinvol een controle aan te vragen.

• Een controleaanvraag voor afstand van terugvordering kan enkel ingediend worden wanneer de sociaal verzekerde meewerkt en van goede wil is. Als fraude is vastgesteld met een onverschuldigd bedrag als gevolg, is het niet meer mogelijk afstand van een terugvordering te doen.16 Bijgevolg is het niet mogelijk een controle aan te vragen om afstand te doen van die terugvordering.

• Controleaanvragen waarvoor enkel het adres van het OCMW bekend is of enkel een referentieadres vermeld is, en het werkelijke adres van de sociaal verzekerde niet bekend is.

4.3. Waarde van en te geven gevolg aan een controleverslag

Het fonds moet rekening houden met de conclusie die de controleur heeft opgesteld op basis van de elementen die hij bij de sociaal verzekerde heeft vastgesteld. Als de controleur dus op basis van zijn onderzoek besluit dat het om een fraudegeval gaat, moet ook het fonds besluiten dat er sprake is van fraude. Als het fonds de argumenten en de conclusies in het controleverslag niet in aanmerking kan nemen omdat het over nieuwe - voor de controleur onbekende - elementen in het dossier beschikt die de conclusie kunnen wijzigen of omdat het fonds het controleverslag niet overtuigend vindt, meldt het fonds dat via zijn SPOC aan de inspecteurs van de dienst Sociaal Toezicht (insp.soc@famifed.be). Die gaan na of de argumenten van het fonds gegrond zijn. Na dat onderzoek zullen de inspecteurs het controleverslag valideren, de conclusies van het verslag wijzigen of een nieuwe controle plannen. In afwachting van de beslissing of het nieuwe verslag, wordt de kinderbijslag niet geregulariseerd noch teruggevorderd.

Als in het besluit van het controleverslag melding van fraude wordt gemaakt, moet de feedback binnen 15 werkdagen na ontvangst van het controleverslag in Famicontrol ingevoerd worden. Als het fonds de gevraagde informatie, met name de financiële impact, binnen die termijn niet kan bezorgen, moet het fonds verantwoorden waarom het de feedback niet kan invullen.

4.4. Algemene informatie

• Alle (bijkomende) inhoudelijke vragen over de conclusie van een fraudedossier waarvoor een huisbezoek aangevraagd/uitgevoerd werd, moeten naar het centrale e-mailadres van de inspecteurs van de dienst Sociaal Toezicht (insp.soc@famifed.be) verzonden worden. De cel Sociale Fraude (cel.fraude@famifed.be) moet in cc gezet worden. 

• Indien er sprake is van vermoeden van fraude of bewezen fraude, moeten alle vragen over de communicatie met de arbeidsauditoraten (politiezones), alle OISZ, de overheidsinstellingen buiten de sociale zekerheid en de federale overheidsdiensten (FOD's) aan de cel Sociale Fraude van FAMIFED gesteld worden  (cel.fraude@famifed.be).

• 1. Met toeslag worden de toeslagen 41, 42bis, 50ter en 50bis bedoeld.
• 2. Zie CO 1408, hoofdstuk 4, punt 1, b) en dienstbrief 996/120 van 24 februari 2016.
• 3. In dat geval gaat het formeel gezien niet om controles die het fonds aanvraagt, maar om een steekproef die het kinderbijslagfonds uit het geheel van actieve dossiers neemt en aan de dienst Sociaal Toezicht van FAMIFED moet doorgeven.
• 4. Deze lijst met voorbeelden is limitatief.
• 5. Bijvoorbeeld omdat het fonds post ontvangt waarop het adres van de sociaal verzekerde vermeld staat of omdat de sociaal verzekerde zijn nieuw adres aan het fonds meegedeeld heeft etc.
• 6. Zie dienstbrief 996/109 van 17/04/2014 en addendum van 23/12/2015.
• 7. Voor zover de situatie niet officieel is, en dus niet opgenomen is in het RNP.
• 8. Opgelet: bij fraudedossiers moet de feedback binnen de 15 werkdagen bezorgd worden (zie punt 4.1.).
• 9. Zie ook opmerking onder punt 3.4.
• 10. Wanneer het departement Controle van FAMIFED aangifte doet of om het even welk verzoek indient bij het arbeidsauditoraat, brengt het het betrokken fonds op de hoogte.
• 11. Ter herinnering: de kinderbijslag en/of de toeslagen moeten niet meer opgeschort worden op basis van een automatische aanvraag om een huisbezoek als geen enkel ander element in het dossier fraude doet vermoeden.
• 12. Zie ook punt 2.2.1..
• 13. Ter herinnering: wanneer de dossierbeheerder een controle aanvraagt, moeten de kinderbijslag en/of de sociale toeslagen opgeschort worden vanaf de derde maand na de contoleaanvraag als het controleverslag niet klaar is.
• 14. Deze lijst met voorbeelden is limitatief.
• 15. Onderzoeken over fictieve werknemers nemen namelijk veel tijd in beslag en het duurt langer dan twaalf maanden voordat een definitieve beslissing wordt genomen. Gezien die onderzoekstermijnen zou het geen enkele zin hebben de betalingen op te schorten. De fondsen zouden dan verplicht zijn de betalingen na een jaar te regulariseren. Volgens artikel 71, § 1, AKBW kan de kinderbijslag opgeschort worden zolang het vermoeden van fraude niet weerlegd is, voor een termijn van maximaal zes maanden die eenmaal verlengd kan worden.
• 16. Zie CO 1346 van 15 december 2003 - Wijzigingen aan het vademecum over de mogelijkheden om af te zien van terugvordering van ten onrechte betaalde gezinsuitkeringen, dat gevoegd was bij CO 1332 van 21 juni 2001.