Afin de répondre aux obligations de la Charte de l’assuré social en matière de motivation des décisions et de communication de l’information à l’assuré social, des « modules de motivation » ont été rédigés. Il s’agit de lettres types et de modules distincts à envoyer aux familles dans des situations courantes.
Actuellement, les lettres types suivantes sont encore à jour:
I. Divers
- Accusé de réception
- Accusé de réception + demande de renseignements
- Demande de renseignements
II. Octroi des allocations familiales
- Prime de naissance a posteriori et prime d'adoption non suivies de paiements d’allocations familiales
- Prime de naissance a posteriori et prime d'adoption suivies de paiements d’allocations familiales
- Paiement anticipé de l’allocation de naissance
- Droit établi et début des paiements
- Reprise des paiements des allocations familiales en faveur d’un étudiant
- Continuation du droit et paiement à un autre allocataire
- Paiement d’arriérés d’allocations familiales ou de suppléments sans intérêts
- Paiement d’arriérés d’allocations familiales ou de suppléments avec intérêts
III. Changement d'un montant
- Montant moins élevé suite à la fin d’un droit à un supplément social
- Montant moins élevé suite à la fin d’un droit aux allocations familiales majorées pour familles monoparentales
- Montant plus élevé suite à l’établissement d’un droit à un supplément social
- Montant plus élevé suite à l’établissement d’un droit au supplément social et changement d’attributaire en cas de dérogation générale Art. 66 LGAF
- Montant plus élevé suite à l’établissement d’un droit aux allocations familiales majorées pour familles monoparentales
- Montant plus élevé suite à l’établissement d’un droit aux allocations d’orphelins
- Montant moins élevé suite à la fin d’un droit aux allocations d’orphelins
- Montant plus ou moins élevé suite à un placement ou à une fin de placement, avec ou sans paiement de bonne foi
- Montant moins élevé suite au changement d’allocataire, avec ou sans paiement de bonne foi
- Montant moins élevé suite à la fin d’un droit pour un ou plusieurs enfants
IV. Fin de droits ou des paiements
- Fin de droit de l’attributaire et paiements provisionnels
- Fin de droit de l’attributaire et fin des paiements
- Fin des paiements après la fin du droit de l'enfant bénéficiaire
- Fin des paiements provisionnels
V. Refus
- Refus sans paiements provisionnels d’un droit aux allocations familiales, à la prime de naissance, à la prime d’adoption - info aux assurés sociaux
- Refus avec paiements provisionnels d’un droit aux allocations familiales, à la prime de naissance, à la prime d’adoption - info aux assurés sociaux
- Refus avec paiements provisionnels d’un droit aux allocations familiales, à la prime de naissance - info à la caisse compétente
- Refus administratif
VI. Information
- Information relative aux délais
- Information relative aux chômeurs
- Information relative aux allocations aux handicapés
- Information relative à la reconnaissance d’un handicap
- Information relative au groupement
- Information relative à la désignation de l’allocataire - coparenté - information à la mère
- Information relative à la désignation de l’allocataire - coparenté - information au père - accord
- Information relative à la désignation de l’allocataire - coparente - information au père - refus
- Information relative à l’enfant allocataire pour lui-même, avec ou sans paiement de bonne foi
- Information relative à la cession du droit
- Information relative au paiement du 1/3 sur compte d’épargne après placement - information à l’enfant
VII. Gestion des indus
- Notification de l’indu - dossier actif avec retenues possibles - montant peu élevé
- Notification et motivation d'une dette causée par l’activité lucrative de l’étudiant - dossier actif avec retenues possibles - montant peu élevé
- Notification d’un indu - dossier actif avec retenues possibles - montant élevé
- Notification de l’indu - dossier actif sans retenues possibles
- Notification de l’indu dans le cadre d’un paiement en lieu et place d’un autre organisme
- Indu complètement remboursé par les organismes compétents dans le cadre d’un paiement en lieu et place d’un autre organisme
- Indu partiellement ou pas du tout remboursé par l’organisme compétent dans le cadre d’un paiement en lieu et place d’un autre organisme
- Allocataire débiteur décédé - notification de l’indu aux ayants droit
- Rappel
- Rappel + avertissement de la possibilité de procéder à des retenues intersectorielles
- Notification d’une récupération d’un indu par retenues intersectorielles
- Demande de retenues intersectorielles à un organisme tiers
- Mise en demeure avec menace de récupération par voie judiciaire
- Accusé de réception d’une demande de renonciation à la récupération de l’indu
- Communication de la décision de renoncer ou non à la récupération de l’indu
- Dette remboursée
- Annulation de l’indu suite à la révision du dossier
- Communication de la décision suite à une demande d’étaler le remboursement de l’indu
Suite au passage à la LGAF et à la reprise des dossiers des indépendants, des lettres ont été ajoutées à cette liste. Actuellement, trois lettres sont encore d’application:
-
Lettre 3: Droit établi et début des paiements: après reprise avec brevet
Cette lettre est envoyée par la caisse d’allocations familiales qui reprend les paiements avec un brevet. La caisse qui arrête les paiements et qui délivre le brevet ne doit plus motiver cette décision. -
Lettre 4: Droit établi et début des paiements: activité professionnelle de travailleur indépendant
-
Lettre 5: Octroi d’un montant plus élevé suite à l’établissement d’un droit au supplément social: activité professionnelle de travailleur indépendant
Ces deux modèles de lettre utilisés fréquemment ont été adaptés aux caractéristiques spécifiques d’une activité professionnelle de travailleur indépendant.
Lors du décès d’un parent, de l’allocataire ou de l’enfant bénéficiaire, on peut utiliser les modules suivants:
- Lettre 1: Décès d’un parent et paiement des allocations d'orphelins au taux majoré au même allocataire
- Lettre 2: Décès de l’allocataire et paiement à un nouvel allocataire dans le même ménage ou dans un autre ménage
- Lettre 3: Fin du droit en raison du décès de l’enfant et adaptation du rang des autres enfants dans le même dossier ou dans un dossier payé par une autre caisse d'allocations familiales
Afin d’éviter un double emploi des lettres de motivation, cette lettre prévoit la possibilité d’intégrer, lors du décès d’un enfant, l’adaptation du rang des autres enfants bénéficiaires pour lesquels une autre caisse d'allocations familiales paie au même allocataire dans la décision concernant la fin du droit. L’autre caisse ne doit plus envoyer aucune lettre à l’allocataire.
Pour la notification de décisions dans des dossiers de fraude, on utilise les modules de lettres suivants:
- Modules pour la motivation de la suspension de la partie contestée des allocations familiales
En cas de suspicion de fraude, les allocations familiales pour les enfants concernés sont partiellement ou entièrement suspendues. Si l’examen est encore en cours après 6 mois, la suspension est prolongée. -
Notification et motivation d’une récupération en cas de fraude
Lorsqu’en cas de fraude avérée un indu est constitué.
Pour informer l'assuré social sur ses possibilités de recours, des modules spécifiques doivent être intégrés aux lettres, indiquant si l'intéressé doit s'adresser au tribunal du travail, au tribunal de la famille ou au juge de paix, ainsi que les modalités applicables.
Attention
Suite à la création des tribunaux de la famille, certains modules de la lettre circulaire 999/146 du 15 mai 2008 doivent être adaptés:
-
Module 37 : Information sur le recours en cas de coparenté
Ce module doit être remplacé dans les trois lettres de motivation sur la désignation de l'allocataire en cas de coparenté:- Information relative à la désignation de l’allocataire - coparenté - information à la mère
- Information relative à la désignation de l’allocataire - coparenté - information au père - accord
- Information relative à la désignation de l’allocataire - coparenté - information au père - refus
-
Module 37 bis : information générale concernant le recours contre la désignation de l'allocataire ou l'opposition
Dans les lettres de motivation utilisées en cas de changement d'allocataire avec application générale, le nouveau fragment de texte 37 bis doit venir en remplacement du module 23:- Octroi d’un montant moins élevé suite au changement d’allocataire, avec ou sans paiement de bonne foi
- Continuation du droit et paiement à un autre allocataire