La communication de données sociales à caractère personnel est autorisée à des personnes physiques et morales et à des associations qui fournissent la preuve qu'elles ont reçu un mandat exprès de l'assuré social concerné.
Le mandat doit remplir diverses conditions.
- Il est donné par écrit par le titulaire des données, autrement dit par l'assuré social ou par son représentant légal.
- Il identifie le titulaire des données en mentionnant ses nom, prénoms, adresse et date et lieu de naissance.
- Il est signé et daté par le mandant, c'est-à-dire l'assuré social.
- Il identifie le mandataire en mentionnant ses nom, prénoms et adresse ou en mentionnant les nom, prénoms et qualité de la personne qui peut représenter la personne morale ou l'association.
- Il précise le type de données sociales à caractère personnel que le mandataire peut obtenir.
- Il indique dans quel but le mandataire peut utiliser ces données.
- Il mentionne la durée de validité du mandat.
Contenu des réponses au mandataire de l'assuré social
Seules les données sociales à caractère personnel qui sont pertinentes pour la question posée peuvent être communiquées. L'objet de la question doit être strictement en rapport avec le droit aux prestations familiales d'une personne déterminée. Il en va de même pour les données communiquées.
Avec un mandat explicite, le mandataire ne peut obtenir que les données sociales qui correspondent à l'objet du mandat.
L'information peut-elle aussi être demandée par téléphone?
Il n'est possible de demander l'information par téléphone que lorsque la personne qui appelle a communiqué au préalable le mandat écrit à l'organisme d'allocations familiales. Durant l'entretien téléphonique, le mandataire communique son identité (et si nécessaire, aussi son numéro de téléphone) ainsi que les nom, prénoms, adresse, lieu et date de naissance et numéro de dossier de l'assuré social.
L'institution peut alors communiquer au mandataire les données relatives à l'identité de l'assuré social et l'état de son dossier (et fournir éventuellement des renseignements au sujet de la nature des problèmes constatés).