Vervanging van een identificatienummer

Hierna volgt de procedure voor de vervanging

• van een KSZ-nummer door een INSZ
• of van een KSZ-nummer door een KSZ-nummer
• of van een INSZ door een INSZ.

Procedure

Vele actoren zijn in het Kadaster opgenomen via een KSZ-nummer, ofwel omdat ze nog geen INSZ hadden op het ogenblik van die opname ofwel omdat hun INSZ niet gevonden was bij hun opname in het Kadaster (voorbeelden: verkeerd gespelde naam of foute geboortedatum).

Er mag niet systematisch een KSZ-nummer gecreëerd worden.

De kinderbijslagfondsen mogen bijvoorbeeld niet voor elk pasgeboren kind een KSZ-nummer creëren als ze het speciaal geboorteattest ontvangen.

Ze moeten wachten tot het einde van de maand na de geboortemaand van het kind om een KSZ-nummer te creëren als het INSZ hen niet automatisch meegedeeld is via een elektronisch bericht, behalve voor doodgeboren kinderen.

Voor doodgeboren kinderen mag het kinderbijslagfonds geen KSZ-nummer creëren.

Maar als een kinderbijslagfonds de KSZ vraagt een KSZ-nummer te creëren voor een rechthebbende, een bijslagtrekkende, een rechtgevend kind of een vierde actor, verbindt zij zich ertoe de distributieberichten zo vlug mogelijk na ontvangst te verwerken.

Als een kinderbijslagfonds een INSZ-nummer ontvangt via een andere bron dan de distributieberichten, neemt zij geen initiatief en wacht zij de distributieberichten af.

Als een kinderbijslagfonds vaststelt dat een actor die oorspronkelijk gecreëerd is via een KSZ-nummer ook een INSZ heeft, mag het die actor in geen geval een tweede keer creëren.

Als een kinderbijslagfonds na twee maanden vaststelt dat het geen distributieberichten ontving die de informatie uit een andere bron bevestigen, gaat het om een onregelmatigheid die gesignaleerd moet worden aan de dienst Monitoring van FAMIFED, die ervoor zorgt dat het KSZ-nummer vervangen wordt door het INSZ.

De kinderbijslagfondsen moeten naam, voornamen, KSZ-nummer en INSZ meedelen van de personen voor wie ze aan de dienst Monitoring de vervanging van een KSZ-nummer door een INSZ vragen.

Zo nodig vraagt de dienst Monitoring van FAMIFED hen om aanvullende informatie.

Dezelfde procedure is van toepassing voor de vervanging van een KSZ-nummer door een KSZ-nummer of voor de vervanging van een INSZ door een INSZ.