De modaliteiten van de mededeling van de sociale gegevens variëren naargelang de mededeling plaatsvindt binnen of buiten het netwerk van de sociale zekerheid.
De uitwisseling van sociale gegevens tussen de instellingen van de sociale zekerheid gebeurt in principe via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ).
Rol van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid
De Kruispuntbank heeft een elektronisch netwerk uitgebouwd dat de verschillende instellingen van sociale zekerheid en de meewerkende instellingen met elkaar verbindt. Via dit netwerk kan voor elke sociaal verzekerde worden weergegeven welke sociale gegevens beschikbaar zijn en waar ze worden bewaard.
Iedere instelling van sociale zekerheid is verantwoordelijk voor de opslag en de bijwerking van de informatie in haar eigen gegevensbank. Zo is FAMIFED wettelijk verplicht om alle sociale gegevens over gezinsbijslagen die de Kruispuntbank nodig heeft voor haar werking, mee te delen aan de Kruispuntbank.
Op basis van strikte machtigingen kunnen andere instellingen van sociale zekerheid via het netwerk van de Kruispuntbank de informatie uit de verschillende gegevensbanken raadplegen. Hierdoor vermijdt men herhaaldelijke inzameling van identieke gegevens.
In de gegevensbank van de KSZ wordt dus geen inhoudelijke informatie bewaard, maar enkel verwijzingsgegevens, die per persoon aangeven welke gegevens in welke tak(ken) van de sociale zekerheid of sociale zekerheidsinstelling(en) worden bijgehouden en kunnen worden verkregen.
Werking van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid
Het opvragen van sociale gegevens door een instelling van de sociale zekerheid moet gebeuren via de Kruispuntbank, tenzij de instelling zelf instaat voor de opslag van de gezochte gegevens.
Het meedelen van sociale gegevens van persoonlijke aard door de instellingen van de sociale zekerheid moet gebeuren door bemiddeling van de Kruispuntbank. Op dit principe zijn er een aantal uitzonderingen. Soms kan de mededeling van de gegevens gebeuren buiten de Kruispuntbank om.
Dit geldt voor de volgende personen en instellingen:
- de personen op wie de gegevens betrekking hebben, hun wettelijke vertegenwoordigers en de personen die door hen uitdrukkelijk werden gemachtigd om de gegevens te verkrijgen.
- de personen (andere dan de instellingen van sociale zekerheid) die de betrokken gegevens voor het vervullen van hun verplichtingen inzake sociale zekerheid nodig hebben, alsook zij die in onderaanneming van deze personen de sociale zekerheid moeten toepassen.
- de instellingen van sociale zekerheid, hun aangestelden of lasthebbers en degenen die door hen uitdrukkelijk werden gemachtigd om de gegevens te verkrijgen voor de vervulling van hun taken.
Art. 14, 1ste lid, Wet van 15 januari 1990
Aangezien iedere instelling van sociale zekerheid zich in principe tot de Kruispuntbank moet richten wanneer ze gegevens nodig heeft die zich bij andere instellingen bevinden, kan de Kruispuntbank nagaan of de vragende instelling deze gegevens echt nodig heeft voor de uitvoering van haar opdracht. Die preventieve controle op de rechtmatigheid verkleint de kans op eventuele misbruiken aanzienlijk.
De Kruispuntbank beslist niet zelf of de gevraagde gegevens al dan niet onontbeerlijk zijn voor de uitvoering van de opdracht van de instelling. Voor elke mededeling van sociale gegevens van persoonlijke aard binnen het netwerk is immers een principiële machtiging van het Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid vereist. Dat Comité is samengesteld uit onafhankelijke deskundigen benoemd door het Parlement en het wordt voorgezeten door een magistraat.